CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO PER IL SERVIZIO DI RESOCONTAZIONE MEDIANTE STENOTIPIA DELLE RIUNIONI DEGLI ORGANI ISTITUZIONALI DEL CONSIGLIO REGIONALE

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1 CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO VIII LEGISLATURA CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO PER IL SERVIZIO DI RESOCONTAZIONE MEDIANTE STENOTIPIA DELLE RIUNIONI DEGLI ORGANI ISTITUZIONALI DEL CONSIGLIO REGIONALE Art. 1 - Oggetto dell appalto Il presente capitolato speciale ha per oggetto il servizio di resocontazione mediante stenotipia delle riunioni degli Organi istituzionali (Assemblea legislativa, Commissioni consiliari permanenti e speciali e riunioni diverse) del Consiglio regionale. Art. 2 - Durata e importo del servizio L incarico avrà durata di anni tre a decorrere dall 1 gennaio Prima della scadenza triennale del contratto il Consiglio regionale del Veneto potrà richiedere la proroga del servizio per un massimo di mesi sei e l impresa aggiudicataria avrà l obbligo per l intero periodo di continuare l espletamento del servizio alle stesse condizioni di offerta. L ammontare annuo presunto del servizio di resocontazione è di circa ,00 (IVA esclusa). L ammontare per il triennio presunto del servizio di resocontazione è di circa ,00 (IVA esclusa). Art. 3 - Organizzazione del servizio L impresa dovrà provvedere, con la propria organizzazione, a tutte le fasi necessarie per espletare il servizio, anche in contemporanea per più organi. L espletamento del servizio comprende: - la fornitura della strumentazione necessaria per la registrazione e per la resocontazione (macchine elettroniche per la stenotipia, personal computers, stampanti, computers per registrazione e quant altro necessario); - manutenzione e assistenza tecnica per detta strumentazione; - assicurazione, in particolare furto e incendio, della strumentazione stessa; - messa a disposizione del personale occorrente anche per la registrazione audio.

2 - 2 - Sono a carico del Consiglio regionale: - le varie utenze; - il materiale di consumo. Il servizio in argomento consiste: Art. 4 - Modalità di esecuzione del servizio 1) nell attività di resocontazione e registrazione delle sedute del Consiglio regionale e degli Organi consiliari. L aggiudicatario deve garantire la perfetta esecuzione della registrazione delle sedute collegando, all impianto di amplificazione presente in sala, un proprio PC che sarà utilizzato come registrazione digitale di back-up a quella effettuata dal Consiglio regionale del Veneto; 2) nella consegna del resoconto della riunione, completo di indici degli argomenti e degli interventi per ciascun argomento e entro il termine previsto per ciascuna delle tipologie di servizio richiesto, a mezzo file inviato mediante posta elettronica oppure inserito nella rete locale del Consiglio regionale, nei formati e con le modalità stabilite dal competente dirigente del Servizio per il sistema informativo; 3) L impresa che si aggiudicherà l appalto dovrà essere in grado di svolgere l attività di resocontazione di cui al punto 1) almeno secondo tutte le seguenti modalità: - tramite stenotipia elettronica con presenza di operatore in sala consiliare o in altro locale messo a disposizione dal Consiglio regionale del Veneto; - tramite sistemi di registrazione digitale (file audio digitali) oppure su supporti non digitali (nastro, cassetta, etc.); - tramite sistemi informatici di riconoscimento automatico e trascrizione automatica, al fine di ottenere testi sincronizzati con l audio delle sedute registrate predisposti al possibile impiego di sottotitolazione nelle videoregistrazioni delle sedute. DESCRIZIONE DELLE PRESTAZIONI E COSTI. L aggiudicatario dovrà fornire, a suo carico, la strumentazione atta ad effettuare la stenotipia elettronica con operatore presente in Aula o in altro locale messo a disposizione dal Consiglio regionale del Veneto. L aggiudicatario dovrà inoltre fornire un sistema informatico di trascrizione automatica, la cui eventuale licenza software e quant altro sarà integralmente a suo carico che consenta di ottenere una sincronizzazione audio-testo, una indicizzazione dei documenti prodotti ed essere in grado di essere utilizzato, su richiesta, per la sottotitolazione delle videoregistrazioni con gli applicativi e l ambiente operativo utilizzato dall Amministrazione. Il Consiglio regionale effettua di norma n. 4 sedute giornaliere al mese, per una durata media di complessive 32 ore mensili.

3 - 3 - Gli Organi istituzionali si riuniscono, di norma, durante i giorni feriali della settimana previo ordine del giorno predisposto almeno tre giorni prima della data di convocazione. Sia il Consiglio che i suoi Organi per dibattiti su tematiche particolari connesse con il territorio, possono tenere riunioni fuori sede nelle località interessate. In particolare le Commissioni consiliari permanenti si riuniscono di norma una volta alla settimana. Le Commissioni possono riunirsi simultaneamente nello stesso giorno con la conseguente necessità di separati e distinti servizi di resocontazione. La durata del servizio di resocontazione tenuto conto delle riunioni del Consiglio regionale e delle Commissioni consiliari, nel triennio è stato pari ad una media mensile di ore 120, con incrementi anche notevoli nei mesi di giugno-luglio e novembre-dicembre e flessioni nei mesi di settembre e gennaio e con diminuzione considerevole nel mese di agosto. Il servizio, secondo le esigenze e le richieste degli organi istituzionali, dovrà essere di volta in volta fornito secondo le seguenti tipologie e modalità: a) servizio normale (circa n. 800 ore annue previste): consegna del resoconto entro il secondo giorno lavorativo (sabato escluso) successivo a quello in cui si è svolta la riunione; per il servizio normale verrà riconosciuto il prezzo offerto in sede di gara; b) servizio urgente (circa n. 250 ore annue previste): consegna del resoconto entro il giorno lavorativo (sabato escluso) successivo a quello in cui si è svolta la riunione; per il servizio urgente verrà riconosciuto il 10% (dieci per cento) in più rispetto al prezzo riconosciuto per il servizio normale ; c) servizio immediato (circa n. 50 ore annue previste): consegna, in tempo differito al massimo di due ore rispetto allo svolgimento della seduta, del resoconto e sua immissione, a mano a mano che è prodotto, nel sistema informativo del Consiglio regionale secondo le modalità stabilite dal dirigente competente; per il servizio immediato verrà riconosciuto il 20% (venti per cento) in più rispetto al prezzo riconosciuto per il servizio normale ; d) servizio di registrazione con trascrizione differita (circa n. 200 ore annue previste): la seduta è registrata a cura del personale interno del Consiglio regionale su file digitali o altro supporto (nastro, cassetta, etc.) e la registrazione è trasmessa alla ditta che provvede alla trascrizione entro due giorni lavorativi dalla data di consegna se il materiale è registrato su supporto digitale, oppure, entro cinque giorni lavorativi se registrato su supporto non digitale (nastro, cassette etc.); per il servizio di registrazione con trascrizione differita verrà riconosciuto il prezzo offerto in sede di gara.

4 - 4 - Nel caso in cui sia stato richiesto un servizio normale o urgente e nel corso della seduta venga richiesta la consegna immediata di parti del resoconto è riconosciuto, oltre al prezzo orario del servizio richiesto, un ulteriore compenso pari a cinque euro per ogni cartella di testo consegnata ( per cartella di testo si intendono convenzionalmente 30 righe di circa 80 battute ciascuna ). Il Consiglio può richiedere l integrazione o la revisione del testo specificando le modifiche da apportare con assunzione della relativa responsabilità da parte del Consiglio. L impresa aggiudicataria dovrà restituire il testo corretto entro il secondo giorno lavorativo (sabato escluso) successivo alla richiesta di integrazione o revisione, provvedendo, nel contempo, a reinserirlo, in sostituzione del testo originario, nel sistema informativo del Consiglio. Il servizio verrà erogato, di regola, sulla base di un calendario delle riunioni settimanalmente determinato e comunicato, nelle forme stabilite dal Consiglio regionale del Veneto, tre giorni prima della data fissata per la riunione e in caso d urgenza, 24 ore prima. Il Consiglio e gli Organi consiliari possono riunirsi anche di sabato e nei giorni festivi. Le riunioni, inoltre, possono svolgersi al di fuori del consueto orario di lavoro ( ) e le stesse possono aver luogo anche fuori dalle sedi del Consiglio in Venezia. Le riunioni possono essere disdettate anche all ultimo momento. Nel caso in cui le riunioni abbiano luogo di sabato o in giornate festive è riconosciuta alla ditta una maggiorazione pari al 2% (due per cento) del prezzo orario del servizio richiesto. Nel caso in cui le riunioni abbiano luogo nelle ore comprese tra le e le 8.00, è riconosciuta alla ditta una maggiorazione pari al 2% (due per cento) del costo orario offerto in sede di gara. Nel caso in cui le riunioni abbiano luogo di sabato o in giornate festive e nelle ore comprese tra le e le 8.00, è riconosciuta alla ditta una maggiorazione complessiva pari al 4% (quattro per cento) del costo orario offerto in sede di gara. Nel caso in cui le riunioni si svolgano fuori dalle sedi del Consiglio regionale in Venezia, è riconosciuto un rimborso spese calcolato in base a tariffe ACI e riferito alla percorrenza determinata dalla distanza chilometrica tra la sede della riunione e la sede in Venezia del Consiglio regionale. Nel caso di riunione disdettata all ultimo momento, si riconosce alla ditta un indennità forfetaria di Euro 25,00. Per il tempo di attesa dell inizio della riunione e nel caso di riunione deserta, è riconosciuto alla ditta un rimborso orario pari al 50% (cinquanta per cento) del prezzo orario previsto per il servizio normale, riferito alle effettive ore di attesa, da parte degli addetti alla stenotipia a disposizione degli organi consiliari. I periodi di sospensione che si verifichino dopo l inizio della riunione verranno così conteggiati: - per pause che si protraggano fino a 30 minuti verrà riconosciuto alla ditta la tariffa oraria intera (100%); - per pause che superino i 30 minuti si applica sull intero periodo la tariffa oraria ridotta della metà (50%).

5 - 5 - Art. 5 - Costi Il prezzo offerto in sede di gara, potrà su richiesta scritta della società e comunque solo dopo il primo anno di vigenza del contratto, essere revisionato sulla base dell indice ISTAT di variazione dei prezzi (c.d. FOI - art. 115 D.Lgs. n. 163/2006). Art. 6 Importi a base d asta a) L importo fissato a base d asta per ogni ora di seduta consiliare/commissione con utilizzo della tecnica della stenotipia è di 200,00 euro IVA esclusa [lettera a) art. 4 del presente capitolato]. b) L importo fissato a base d asta per ogni ora di servizio di registrazione su file audio digitale o altro supporto non digitale (nastro, cassetta, etc.) registrati da personale del Consiglio regionale con trascrizione differita, è di 120,00 euro IVA esclusa [lettera d) art. 4 del presente capitolato]. Art. 7 Obblighi derivanti dal rapporto di lavoro L impresa aggiudicataria si obbliga ad ottemperare, verso i propri dipendenti, a tutti gli obblighi derivanti da disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di lavoro, ivi comprese quelle in materia di igiene e sicurezza, previdenza e disposizioni in materia antinfortunistica, assumendo a proprio carico tutti i relativi oneri. L impresa aggiudicataria si obbliga altresì ad applicare, nei confronti dei propri dipendenti occupati nell esecuzione del contratto, condizioni normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dai contratti collettivi ed integrativi di lavoro applicabili alla categoria, alla data di stipula del contratto d appalto, nonché a quelle risultanti da successive modificazioni ed integrazioni, anche dopo la scadenza dei contratti medesimi e fino al loro rinnovo. Gli obblighi relativi ai contratti collettivi nazionali di lavoro di cui sopra, vincolano l impresa aggiudicataria anche nel caso in cui questa non aderisca alle associazioni stipulanti ovvero receda da esse, per tutto il periodo di validità del contratto d appalto. Art. 8 - Cauzione definitiva A garanzia degli obblighi assunti, l impresa aggiudicatrice, entro dieci giorni dal ricevimento della comunicazione di aggiudicazione, costituirà una cauzione fissata nella misura del 10% dell importo contrattuale, nei modi indicati dall'articolo 113 del D.Lgs. n. 163/2006. Non è ammessa la cauzione per contanti. La cauzione definitiva copre gli oneri per il mancato o inesatto adempimento, rimarrà vincolata fino al termine del rapporto contrattuale, e sarà restituita alla impresa solo dopo la liquidazione dell ultima fattura e, comunque, non prima che siano state definite tutte le ragioni di

6 - 6 - debito e credito ed ogni altra eventuale pendenza. Art. 9 - Contestazioni e penali Nel caso in cui l impresa aggiudicataria, alla quale viene comunicato tre giorni prima, o 24 ore prima in caso d urgenza, la data della riunione, non sia in grado di effettuare il servizio, il Consiglio regionale provvederà agli adempimenti a mezzo di altra impresa, facendosi rimborsare le spese sostenute per il maggior prezzo pagato, rispetto alle condizioni di aggiudicazione, applicando contestualmente una penale pari al 10% (diecipercento) dell onere giornaliero sostenuto, riferito al periodo di mancata prestazione. L addebito dell importo sarà effettuato, su richiesta della Struttura del Consiglio regionale preposta, in occasione del primo pagamento che dovrà essere fatto all impresa aggiudicataria o sul deposito cauzionale prestato, fatto salvo ogni altro diritto per ulteriori danni eventuali. Le ulteriori inadempienze riscontrate dal Consiglio regionale, in ordine ai tempi e alle modalità di svolgimento del servizio, come descritto nel presente capitolato speciale d appalto, verranno contestate per iscritto all'impresa la quale, entro 20 giorni, potrà presentare le proprie controdeduzioni. Presa visione delle eventuali controdeduzioni, il Consigilio regionale provvederà eventualmente all'applicazione di una penale giornaliera di Euro 50,00. L'applicazione del presente articolo non esclude la facoltà da parte del Consiglio regionale di risolvere il contratto né il suo diritto al risarcimento di eventuali danni. Art Risoluzione del contratto e recesso Nel caso in cui l impresa aggiudicataria risulti inadempiente in tutto o in parte rispetto agli obblighi contrattuali, causando disagi e/o disservizi, il Consiglio regionale, dopo aver assegnato mediante lettera raccomandata AR un termine di 10 gg. dalla data di ricevimento della comunicazione per adempiere, si riserva la facoltà di risolvere di diritto il contratto in corso, ai sensi dell articolo 1454 del c.c., fatto salvo il diritto all incameramento della cauzione di cui all art. 7 del presente capitolato speciale d appalto, e salvo il risarcimento del danno ulteriore da parte dell impresa aggiudicataria inadempiente. Il Consiglio regionale si riserva inoltre il diritto di procedere alla risoluzione del contratto, ai sensi dell art c.c.. 1) qualora il ritardo nella consegna del resoconto entro i termini previsti dall art. 4, si ripeta per più di 20 volte in un anno; 2) qualora l impresa aggiudicataria, alla quale venga comunicato tre giorni prima, o 24 ore prima in caso d urgenza, la data della riunione, non sia in grado di effettuare il servizio, per più di tre volte in un anno; 3) qualora venga meno, durante l esecuzione del contratto, uno dei requisiti generali richiesti per la partecipazione alla gara. La risoluzione si verificherà di diritto al momento del ricevimento da parte dell impresa

7 - 7 - aggiudicataria di una lettera raccomandata A/R con la quale il Consiglio regionale dichiari di volersi avvalere della clausola risolutiva. In seguito alla risoluzione, non si farà luogo alla corresponsione di alcuna indennità all impresa aggiudicataria. È fatto salvo per il Consiglio regionale il diritto di chiedere il risarcimento degli ulteriori danni subiti e di intraprendere ogni altra iniziativa ritenuta opportuna. E facoltà del Consiglio regionale recedere dal contratto di appalto ex art e art del Codice Civile, anche se è già iniziata la prestazione del servizio. Tale facoltà verrà esercitata per iscritto mediante invio all impresa aggiudicataria di apposita comunicazione a mezzo di raccomandata A.R. anticipata via fax la quale dovrà pervenire almeno un mese prima della data del recesso. Dalla data di efficacia del recesso, l impresa aggiudicataria dovrà cessare tutte le prestazioni contrattuali, assicurando che tale cessazione non comporti alcun danno per il Consiglio regionale. In caso di recesso l impresa aggiudicataria ha diritto al pagamento dei servizi prestati, purché correttamente ed a regola d arte, secondo il corrispettivo e le condizioni contrattuali, rinunciando a qualsiasi ulteriori pretesa. Art Costituzione in mora I termini e le comminatorie contenute nel presente capitolato operano di pieno diritto senza obbligo, per il Consiglio regionale, della costituzione in mora dell impresa appaltatrice. Art Modalità di fatturazione e pagamenti La fatturazione del servizio effettuato sarà fatta al prezzo convenuto alla fine di ogni mese, ed il pagamento sarà eseguito entro sessanta giorni dalla data di ricevimento della fattura riscontrata regolare, con mandato emesso sul tesoriere del Consiglio regionale. L I.V.A. rimane a carico del Consiglio regionale. Art Spese contrattuali e di registrazione Tutti gli oneri fiscali di qualsiasi genere, fatta eccezione per l IVA, riguardanti il servizio in oggetto sono a carico dell impresa aggiudicataria, così pure tutte le spese inerenti al contratto e alla sua registrazione. Art Domicilio dell impresa appaltatrice

8 - 8 - Per tutti gli effetti del presente contratto, l impresa appaltatrice dovrà eleggere il domicilio nel Comune di Venezia. Art Foro competente Eventuali controversie derivanti dal presente appalto verranno deferite al foro di Venezia. Art Rinvio alla normativa statale Per quanto non espressamente previsto nel presente capitolato speciale si intendono richiamate, in quanto compatibili, le norme regionali, nazionali e comunitarie vigenti in materia.