PIANO DELLE ATTIVITA DEL PERSONALE

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1 ISTITUTO COMPRENSIVO DI CANNETO SULL OGLIO VIA FERRANTE APORTI N CANNETO SULL OGLIO (MN) / / iccanneto@virgilio.it codice meccanografico Istit u to Compren sivo MN IC80100 Q codice fiscale Prot.n.4448 /B4 Canneto sull Oglio,21/09/2013 AL DIRIGENTE SCOLASTICO AL PERSONALE ASSISTENTE AMMINISTRATIVO ISTITUTO COMPRENSIVO DI CANNETO S/OGLIO PIANO DELLE ATTIVITA DEL PERSONALE ASSISTENTE AMMINISTRATIVO A.S. 2013/2014 COMPLETO DELLE PROPOSTE PER LA CONTRATTAZIONE DI ISTITUTO IL DIRETTORE SGA Rossetti Angela 1

2 INDIVIDUAZIONE E ARTICOLAZIONE DEI SERVIZI Tabella A - Profili professionali B/1: Profilo: Assistente amministrativo 1. Svolge attività specifiche con autonomia operativa e responsabilità diretta; 2. Nelle istituzioni scolastiche ed educative dotate di magazzino può essere addetto, con responsabilità diretta, alla custodia, alla verifica e alla registrazione delle entrate e delle uscite del materiale e delle derrate in giacenza; 3. Esegue attività lavorativa richiedente specifica preparazione professionale e capacità di esecuzione delle procedure, anche con l utilizzazione di strumenti di tipo informatico, pure per finalità di catalogazione; 4. Ha competenza diretta nella tenuta dell archivio e del protocollo; 5. Oltre alle attività e alle mansioni espressamente previste dall area di appartenenza, all assistente amministrativo possono essere affidati incarichi specifici, che comportano l assunzione di ulteriori responsabilità, rischio o disagio,necessari per la realizzazione del Piano dell Offerta Formativa ( P.O.F.), così come previsto dal piano delle attività. 2

3 ISTITUTO COMPRENSIVO DI CANNETO SULL OGLIO VIA FERRANTE APORTI N CANNETO SULL OGLIO (MN) fax iccanneto@virgilio.it codice meccanografico Istituto Compren sivo MNIC80100Q codice fiscale In due anni di organizzazione dell Ufficio di segreteria impermeato sul funzionamento di un vero e proprio UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO ( inteso come alunni famiglie e personale), un FRONT OFFICE articolato su due sportelli di cui il primo per il ricevimento dei genitori e degli allievi ed il secondo per il ricevimento del personale docente ed ATA dell Istituto ( vedi orario di funzionamento Ufficio), nonché sull organizzazione di una serie di CELLULE AMMINISTRATIVE INTERNE, distinte per settore di competenza, BACK OFFICE, teso nel suo complesso al miglioramento dell efficacia e dell efficienza dell azione amministrativa si ritiene consolidata l organizzazione. SERVIZI E COMPITI DEGLI ASSISTENTI AMMINISTRATIVI Nell ambito dell Ufficio gestione del Personale, gli assistenti amministrativi addetti si occupano del personale docente ed ATA per la costituzione, svolgimento, modificazione ed estinzione del rapporto di lavoro, degli organici, delle graduatorie, della gestione assenza e predisposizione delle visite fiscali e degli adempimenti connessi, della gestione dei servizi digitalizzati, della gestione delle attività di natura sindacale ; si occupano di tutto l iter istruttorio dei provvedimenti di inquadramento e di ricostruzione di carriera del personale docente ed ata.; nell ambito della gestione del Front Office attendono al ricevimento allo sportello del personale docente ed ATA. Nell ambito Ufficio gestione Alunni, gli assistenti amministrativi addetti si occupano del supporto all attività curricolare per le iscrizioni, frequenza, esami, certificazioni,valutazioni, documentazioni, gestione anche digitalizzata e interattiva dei rapporti scuola famiglia, visite guidate, attività sportiva,; gestione delle attività inerenti agli OO.CC.; nell ambito della gestione del Front Office attendono al ricevimento allo sportello dell utenza esterna e degli allievi. Nell ambito Protocollo-Archivio, gli assistenti, a turno, si occupano del protocollo e archivio, dello smistamento della corrispondenza in arrivo, dello smistamento e dell avvio della corrispondenza in partenza a mezzo servizio postale o con consegna differenziata, 3

4 dell archiviazione secondo il titolario degli Atti in generale, della gestione e della pubblicazione all albo dell istituto degli atti e dei documenti per i quali è prevista l affissione. Nell ambito Ufficio gestione Contabilità e Bilancio, gli assistenti amministrativi addetti si occupano di programmazione, gestione, rendicontazione finanziaria, di liquidazione e pagamenti dei trattamenti economici ( fondamentale e accessorio) della liquidazione delle fatture e pagamento dei progetti interni ed esterni di provenienza MIUR, Enti locali ecc. e dei connessi adempimenti contributivi e Fiscali, del Programma annuale, delle variazioni, impegni liquidazioni e pagamenti delle spese, degli accertamenti e delle riscossioni e versamenti delle entrate con la supervisione del DSGA. Si occupano degli adempimenti relativi all anagrafe tributaria e Mod.770. Nell ambito della gestione del Front Office attendo al ricevimento dell utenza esterna. Assegnazione del personale amministrativo alle aree Area SIT. GIURID. Cognome Nome PERSONALE I.T.I. ROSSETTI ANNA MARIA I.T.I. MANARINI CORINNA ALUNNI/PROTOCOLLO I.T.I. SURPI IVANA CONTABILITA /PATRIMONIO I.T.I PELIZZARI STEFANIA 4

5 Assegnazione del personale amministrativo SPORTELLO FRONT OFFICE per ricevimento Utenza Esterna e per gli allievi SURPI IVANA SPORTELLO FRONT OFFICE per ricevimento Personale Docente ed ATA MANARINI CORINNA SPORTELLO FRONT OFFICE per ricevimento Utenza Esterna area amministrativa PELIZZARI STEFANIA RESPONSABILE BACK OFFICE DELLE AREE: PERSONALE-CONTABILITA - ALUNNI ROSSETTI ANNA MARIA sostituisce in caso di assenza il D.s.g.A. 5

6 Orario e turnazione del personale amministrativo PERSONALE MANARINI CORINNA ORARIO settimanale GIORNO rientro pomeridiano ORARIO rientro pomeridiano * 7,40/13,40 Lunedì 11,00/17,00 PELIZZARI STEFANIA 8,00/14,00 Giovedì 11,00/17,00 ROSSETTI ANNAMARIA 8,00/14,00 Martedì 11,00/17,00 SURPI IVANA 8,00/14,00 Venerdì 11,00/17,00 TOTALE ORE SETTIM. 36 su 6 giorni 36 su 6 giorni 36 su 6 giorni 36 su 6 giorni NOTE Ha chiesto la flessibilità dell orario che consiste nell anticipare di 30 minuti l entrata del lunedì e di anticipare di 30 minuti l uscita del sabato. Nulla Osta alla richiesta. Il mercoledì l ufficio rimarrà aperto dalle ore 7,40 alle 14,00. *: gli assistenti hanno la possibilità di effettuare orario straordinario, in frazioni non minori ad 1 ora, nel giorno del rientro, così come richiesto dal personale stesso. ** l anticipo del proprio orario di servizio tranne che si tratti di esigenze scolastiche, non consente la contabilizzazione dei minuti e non avrà alcuna rilevanza. L orario del DSGA, tenuto conto della complessa articolazione, della quantità e della diversificazione degli impegni inerenti e collegati alla gestione ed al coordinamento della generale organizzazione tecnica, amministrativa, contabile nonché della tenuta e dello svolgimento dei rapporti con gli Organismi Istituzionali Territoriali, sempre nel rispetto assoluto dell orario d obbligo, sarà improntato alla massima flessibilità onde consentire l ottimale adempimento degli impegni per un azione tecnico-giuridico-amministrativa improntata ai criteri dell efficacia, dell efficienza e dell economicità. Eventuali prestazioni di orario straordinario aggiuntive all orario obbligatorio saranno autorizzate dal DS e conseguentemente potranno essere retribuite unicamente facendo ricorso a risorse economiche non facenti parte del F.I.S. salvo che il DSGA non chieda per le stesse di poter fruire del riposo compensativo ( art.54, comma 4, CCNL 29/11/2007) 6

7 ORARIO DI FUNZIONAMENTO UFFICIO A.S. 2013/14 Funzionamento Lunedì-Martedì -Giovedì Venerdì Dalle 7,40 Alle 17,00 Mercoledì Dalle 7,40 Alle 14,00 sabato Dalle 7,40 Alle 14,00 Apertura all Utenza Docenti e ATA antimeridiana post meridiana Genitori, Alunni e Satellitare Dalle 10,30 Dalle 15,30 SEMPRE Alle 13,00 Alle 16,30 7

8 Direttive a cui il personale si deve attenere Sistema qualità L assistente amministrativo è tenuto alle seguenti principali mansioni: garantire, a rotazione, il servizio sul turno pomeridiano di una unità; garantire la presenza allo sportello nelle ore destinate all utenza; attivarsi affinché tutti i documenti elaborati, secondo procedure rapide e trasparenti, prima di essere presentati alla firma del Dirigente Scolastico e del Direttore Amministrativo, siano sottoposti a controllo ortografico e verificati nei contenuti; consegnare tutte le certificazioni all utenza entro il termine massimo di tre giorni; attivarsi per la lettura quotidiana dei documenti in entrata sulla posta elettronica; Al fine di ottimizzare i costi si precisa: tutti i documenti prima di essere duplicati dovranno essere sottoposti ad attento controllo da parte di chi se ne sta occupando; dovrà essere, di volta in volta, valutato il numero di fotocopie da effettuare; gli amministrativi sono invitati ad apporre la propria sigla al termine degli atti elaborati. Registro firme presenza Tutto il personale deve firmare sugli appositi fogli o registri l entrata e l uscita corredate degli orari. Il personale amministrativo dovrà inserire sul registro anche l assenza dell assistente o del direttore. Il registro sarà controllato mensilmente dal Direttore. Posto di lavoro Ogni unità dovrà garantire la presenza sul posto di lavoro negli orari assegnati. La recidività dei ritardi sarà causa di richiami scritti. Salvaguardia dei beni dello Stato Tutto il personale deve avere cura dei beni della scuola (arredi, attrezzature, dispositivi di sicurezza) e dei locali della scuola dato che può essere coinvolto in azioni di responsabilità per danneggiamento. 8

9 Norme di sicurezza Il personale ATA deve conoscere la Normativa di sicurezza, per cui è stato anche formato, relativa agli aspetti generali e a quelli specifici della propria attività. Deve segnalare qualunque comportamento non conforme alla normativa e qualunque pericolo insito in installazioni, impianti, edifici, ecc. Si ricorda che le vie di fuga non devono mai essere ostruite. Divieto di fumo A tutto il personale, ai sensi del DPCM n. 584, è vietato fumare nei luoghi pubblici. Pertanto in tutta la scuola, bagni inclusi. E anche opportuno che il personale non fumi davanti alla porta d ingresso. Utilizzo dei telefoni E vietato utilizzare i telefoni dell Istituto per uso personale. In caso di motivi particolari dovrà essere chiesta l autorizzazione all amministrativa che sostituisce il Direttore SGA (sig.ra Anna Rossetti). Inoltre, visto il Regolamento di Istituto, i telefoni cellulari durante l orario di lavoro saranno utilizzati solo in via eccezionale. 9

10 PRIVACY NEL MONDO DELLA SCUOLA Il personale amministrativo è invitato ad operare con la massima diligenza sulle pratiche che ciascuno lavora al fine della protezione dei dati in esse citati. Nessuna pratica deve essere lasciata aperta sulla scrivania, o altrove, se l addetta al trattamento si assenta anche momentaneamente. In caso di assenza, anche momentanea, i monitor dei PC devono essere oscurati. Le pratiche contenenti dati sensibili devono essere protette dalle copertine adottate appositamente per celarne il soggetto ed il contenuto. I codici di accesso al proprio computer e le password non devono essere svelate ad alcuno, neanche ai colleghi, se non per necessità urgenti (in tal caso vanno immediatamente cambiate). Il personale non deve salvare i file sensibili sui floppy ed è assolutamente vietato inserire sui computers degli uffici i floppy dell utenza esterna, compresi quelli dei docenti, i quali devono servirsi dei PC dei laboratori. Il personale deve controllare che il software dell antivirus sia sempre aggiornato e funzionante. A fine servizio ogni operatore provvede a riporre tutti i documenti su cui sta lavorando in luogo chiuso a chiave, e verifica di avere spento la propria postazione informatica, monitor compreso. Tutte le scrivanie, gli armadi e i classificatori degli uffici devono essere chiusi a chiave (sempre che le serrature siano funzionanti). 10

11 C.C.N.L. 29 novembre 2007 RITARDI USCITE ANTICIPATE E RECUPERI Vedi Contratto art. 54. PRESTAZIONI ECCEDENTI Qualsiasi prestazione eccedente deve essere autorizzata dal Direttore o dal Dirigente. Sul modulo firma accanto all orario sarà descritta la motivazione, pena la non autorizzazione al recupero. PERMESSI BREVI RETRIBUITI Vedi Contratto art. 16. ASSENZE PER SALUTE Vedi Contratto art. 17 personale I.T.I. e art. 19 Supplenti. Si ricorda che le assenze per salute, anche nel caso di eventuale prosecuzione, al fine di non incorrere in sanzioni disciplinari devono essere comunicate all Ufficio di segreteria prima dell orario di servizio. Nel caso di pratiche non terminate e prossime a scadenze il personale deve mettere al corrente i/la collega dell Area e dare tutte le coordinate perché la pratica venga terminata con esito favorevole. Le pratiche e gli atti documentativi devono essere sempre tenuti in perfetto ordine, anche per permettere ai colleghi di supplire in modo dignitoso eventuali assenze. FESTIVITA E attribuita una giornata ogni tre mesi lavorativi e devono essere fruite nel corso dell anno scolastico cui si riferiscono (non sono monetizzabili). PATRONO La giornata è ritenuta festiva purché ricadente in giorno lavorativo. La sede rimane aperta in quanto gli uffici sono aperti per le altre scuole e per l utenza. Gli amministrativi possono scegliere di godere la festività, in parte nel giorno ricadente e in parte in altro periodo. E bene comunque che in ogni Area sia presente un addetto. FERIE La durata delle ferie è di 32 giorni lavorativi per il personale con più di tre anni di servizio. I dipendenti con servizio fino a tre anni hanno diritto a 30 giorni lavorativi. Le modalità di fruizione saranno materia di contrattazione di istituto. Per il buon funzionamento ed il raggiungimento dell efficienza del servizio estivo, è bene che sia sempre presente un addetto per ciascuna Area (soprassedendo il periodo che va dal 10 al 20 agosto) Entro il 30 aprile 2014 tutte le ferie dell anno precedente dovranno essere interamente fruite. Le ferie estive dovranno essere richieste entro il 30 aprile Se tutto il personale sarà puntuale nella richiesta delle ferie l amministrazione potrà elaborare il piano ferie e pubblicarlo, massimo, entro la prima settimana di giugno

12 CREDITI DI LAVORO Dovranno essere recuperati entro il 31 agosto PREFESTIVI Nei periodi di interruzione dell attività didattica e nel rispetto delle attività programmate dagli organi collegiali è possibile richiedere la chiusura dell unità scolastica nelle giornate prefestive. Il relativo provvedimento di adozione dei prefestivi deve essere previsto dalla contrattazione integrativa di istituto. Il provvedimento di chiusura deve essere pubblicato all albo della scuola, comunicato all U.S.P. e agli Enti locali. Le ore di servizio non prestate devono essere recuperate con: - giorni di ferie, - festività soppresse, - ore straordinarie non retribuite. 12

13 PROPOSTE PER LE ATTIVITÀ DI FORMAZIONE A.S. 2013/14 In ossequio alla normativa prevista per la formazione e tenuto conto sia dell art.14 del D.P.R. 275/2000 che dell art.66 del CCNL 29/11/2007, il DSGA procederà, con successiva comunicazione al Dirigente Scolastico, a formalizzare il piano annuale di formazione destinato a tutto il personale ATA dei profili esistenti nell Istituzione scolastica, che verrà inserito quale progetto autonomo nel Programma Annuale di riferimento. IL DIRETTORE S.G.A Rossetti Angela 13