MODALITA DI SVOLGIMENTO DELLE PROCEDURE TELEMATICHE SU ALBOFORNITORI.IT

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1 MODALITA DI SVOLGIMENTO DELLE PROCEDURE TELEMATICHE SU ALBOFORNITORI.IT L invito a partecipare a una trattativa arriva al Fornitore per posta elettronica, all indirizzo di posta elettronica specificato dal Fornitore stesso all atto della sua iscrizione. Ogni invito può essere accettato o rifiutato. E importante che il Fornitore risponda accettando o rifiutando: la mancanza di comunicazioni, infatti, equivale a un rifiuto, ma segnala la noncuranza del Fornitore, noncuranza che potrebbe costituire criterio di valutazione negativa per l Ente e, quindi, condizionare i prossimi inviti. L accettazione di un invito comporta: segnalazione automatica di avvenuta accettazione all'ente; accesso ai documenti della trattativa; possibilità di richiedere informazioni all'ente tramite un forum (se predisposto); possibilità di partecipare alle procedure associate alla trattativa; la presa visione e l'accettazione delle condizioni di svolgimento delle procedure telematiche (di seguito descritte). Una volta accettato l invito, il fornitore si troverà la gara nell Elenco Trattative. Questo elenco presenta a fianco di ogni trattativa un segnale di spunta di colore differente a seconda dello stato della gara. Dall elenco può essere visualizzata, con un click sull oggetto, la scheda della trattativa prescelta. La scheda di gara riporta: i tempi fissati per le varie fasi di gara; i documenti che l ente ha pubblicato; le procedure tramite cui si svolgerà la gara telematica. Ogni procedura si apre in una scheda di dettaglio cliccando sul relativo oggetto. Le procedure si distinguono per tipologia: Aste a rilancio dinamico Gare con valutazione interna Preventivi Contrattazioni ASTA A RILANCIO DINAMICO (ARD) E la procedura usata per l acquisizione al prezzo più basso tramite la modalità dei rilanci successivi. La scheda di asta è raggiungibile, per ogni Fornitore che abbia accettato l invito, dall interno della scheda trattativa (sotto la sezione procedure associate) e conterrà le informazioni principali della stessa e cioè: l oggetto della richiesta i documenti collegati, con possibilità di download (cliccando sul nome del documento) istruzioni d uso durante la fase di gara definita: strumenti per l inoltro delle offerte, in particolare: o un timer che indica il tempo rimanente di gara;

2 o o il comando aggiorna stato asta che serve al fornitore per aggiornare la pagina. Oltre ai dati di gara e al timer (che viene sincronizzato con il server), viene aggiornata anche la prima cifra rilanciabile nel campo a fianco del comando rilancia. il comando rilancia che permette al fornitore di inviare al server l offerta, digitata nell apposito campo, o di inviare al server quella già presente. Il valore proposto dal sistema nel campo rilancia rappresenta la prima offerta rilanciabile, calcolata all ultimo aggiornamento della pagina. Questo importo, a seguito di successivi rilanci dei concorrenti, potrebbe non rappresentare più un offerta valida. La scelta di effettuare un rilancio è sempre sotto la completa responsabilità del fornitore. In fondo alla scheda viene visualizzata (aggiornata automaticamente ogni secondo) la graduatoria dei rilanci fin li effettuati dando al fornitore l informazione delle cifre rilanciate senza il nome dei concorrenti. Al posto del nome dei concorrenti compare infatti la dicitura altro fornitore. Se un offerta rilanciata dal fornitore non viene accettata dal server o perché anormalmente bassa (oltre il ribasso massimo possibile per ogni singola offerta inviata se previsto) o perché non tiene conto del ribasso minimo previsto o perché più alta di una che l ha preceduta, il sistema avverte il fornitore stesso attraverso la visualizzazione di un messaggio nella pagina ricaricata e non procede con l inserimento di tale offerta nella graduatoria provvisoria. Il sistema non accetta offerte superiori o uguali al prezzo posto a base d asta. La prima offerta, fatta da uno qualsiasi dei partecipanti e accettata dal sistema, è libera, purchè inferiore al base d asta (unico vincolo rimane l eventuale ribasso massimo definito dall Ente, anche la prima offerta infatti non può essere inferiore alla differenza tra il prezzo posto a base d asta e l eventuale ribasso massimo previsto). Il ribasso minimo eventualmente definito dall Ente entra invece in gioco dalla seconda offerta valida pervenuta al sistema. Questa dovrà essere necessariamente più bassa rispetto alla precedente di una cifra almeno pari al ribasso minimo previsto. NB: Per partecipare all Asta Elettronica gli Operatori Economici concorrenti devono dotarsi, a propria cura e spese, della seguente strumentazione tecnica e informatica necessaria: 1 - Personal Computer collegato ad Internet Tutte le funzionalità disponibili sulla Piattaforma albofornitori.it sono usufruibili mediante un Personal Computer Standard dotato di un Browser (tra quelli indicati nel punto 2) e collegato ad Internet. E necessaria una connessione ADSL (banda consigliata: almeno 640 kb) o connessione internet aziendale. Nota: Se l accesso ad internet avviene attraverso la rete aziendale, si raccomanda di consultare il personale IT interno per verificare la disponibilità di banda e la possibilità di accesso in base alle configurazioni di proxy/firewall. Risoluzione schermo minima 1024 x Web Browser (programma che permette di collegarsi ad Internet) Internet Explorer 7 o superiore; Mozillla Firefox 3 o superiore; Safari 4 o superiore. 3 - Configurazione Browser E supportata la configurazione di default, come da installazione standard, in particolare per quanto riguarda le impostazioni di security, di abilitazione javascript, di memorizzazione cookies e di cache delle pagine web.

3 Apre questo foglio di istruzioni per il corretto utilizzo della pagina Offerte asta a rilancio dinamico Dati riassuntivi della gara Timer che indica il tempo rimanente per la formulazione delle offerte Prossimo rilancio accettato: aggiornato a ogni refresh della graduatoria Ora del server al refresh della graduatoria Aggiorna stato asta è il comando che, se cliccato, aggiorna l intera pagina Offerte asta a rilancio dinamico Graduatoria delle offerte. Si aggiorna automaticament e ogni secondo visualizzando in tempo reale le offerte fin li pervenute. Le offerte dei concorrenti vengono visualizzate con la dicitura Altro Fornitore Il comando rilancia permette al fornitore di inviare al server l offerta. E obbligatorio cliccare su rilancia per inviare la propria offerta all Ente. Cliccando su questo comando l intera pagina Offerte asta a rilancio dinamico viene aggiornata. Campo per l inserimento di una nuova offerta. L offerta va inserita non utilizzando separatori per le migliaia e utilizzando il punto come separatore dei decimali. Es. un rilancio di milleduecentotrentaquattro virgola cinquantasei euro va inserito nel seguente modo: Cliccando su aggiorna stato asta nel campo Nuova offerta viene visualizzato il primo importo rilanciabile. La prima offerta pervenuta al sistema da uno qualsiasi dei fornitori deve essere inferiore al base d asta.

4 GARA CON VALUTAZIONE INTERNA (OEV) La gara con valutazione interna coniuga l utilizzo degli strumenti informatici che permettono di stabilire una graduatoria valutando l offerta economica dei fornitori, con il lavoro di una commissione che definirà i punteggi relativi alla parte tecnica dell offerta stessa. In questa procedura, per un tempo prestabilito, i Fornitori, invitati alla gara dall Azienda, possono predisporre offerte in via elettronica per il materiale richiesto ed inviare le stesse entro i termini prestabiliti. La scheda della gara con valutazione è raggiungibile, per ogni Fornitore che abbia accettato l invito, dall interno della scheda trattativa (sotto la sezione procedure associate) e conterrà le informazioni principali della stessa e cioè: l oggetto della gara fasi temporali previste per l effettuazione delle operazioni i documenti collegati, con possibilità di download (cliccando sull icona del documento) strumenti specifici, che variano a seconda della fase di gara, per l invio dell offerta economica e dei documenti tecnici. LA COMPILAZIONE DELL OFFERTA L offerta deve essere formulata inserendo un prezzo nel campo apposito. L offerta deve essere salvata entro e non oltre il termine ultimo indicato come scadenza. Si procede al salvataggio facendo click sul comando salva presente nella scheda fintanto che questa fase di gara è attiva. INSERIMENTO DOCUMENTAZIONE TECNICA Oltre all offerta economica l Ente può richiedere al fornitore di inviare telematicamente tutta o parte della documentazione tecnica prevista dal disciplinare. Per questo motivo è stata inserita nella scheda l apposita procedura di upload che permette di sfogliare il contenuto del proprio computer e scegliere il documento da inserire; una volta inserito è sufficiente cliccare su aggiungi per salvarlo sul server Albofornitori. L operazione va ripetuta per ogni file da inviare. I documenti aggiunti saranno visualizzati in un elenco che comparirà nella stessa scheda. MODIFICA DELL OFFERTA Per tutto il periodo previsto per l inserimento dell offerta il fornitore potrà rientrare nella scheda e modificare i termini della stessa, variando il prezzo precedentemente inserito, cancellando o aggiungendo ulteriori documenti. Il fornitore è tutelato poiché nel lasso temporale in cui può formulare e modificare l offerta, nessuno, nemmeno l Ente promotore della gara, potrà visualizzare l offerta medesima e i documenti inviati. La possibilità di modifica viene meno con lo scadere della data di conferma dell offerta medesima. Solo successivamente alla scadenza della gara l Ente avrà la possibilità di visualizzare le offerte dei fornitori e di valutarle. PUBBLICAZIONE PRIMA GRADUATORIA Al termine del periodo previsto per l inserimento dell offerta e dopo la chiusura del periodo di valutazione della commissione viene resa disponibile sul sistema la graduatoria, determinata secondo l algoritmo di seguito riportato.

5 Le valutazioni - tecnica ed economica - associate a ciascun fornitore sono così calcolate dal sistema: Valutazione tecnica (VT): Dove: PT = Punteggio assegnato alla ditta dalla Commissione in fase di valutazione tecnica MaxVT = Punteggio massimo definito dalla Commissione per la parte tecnica Valutazione economica (VE): Dove: MaxVE = Punteggio massimo definito dalla Commissione per la parte economica MP = Miglior prezzo MPditta = Miglior prezzo proposto dalla ditta RIAPERTURA AD ASTA DELLA GARA L Ente può decidere di riaprire ad asta, per un periodo temporale predeterminato, le offerte economiche dei fornitori. In questo caso, collegandosi nella scheda di dettaglio gara nel periodo temporale previsto, il fornitore troverà gli strumenti per rilanciare la propria offerta e rideterminare così punteggi economici e graduatoria complessiva. Sono altresì possibili riaperture automatiche del periodo di asta (Tot volte per Tot minuti con offerte ricevute negli ultimi Tot secondi di gara), se previste dalla Stazione Appaltante. Nella scheda di gara sarà presente un timer che verrà sincronizzato con l orario del server ogni qual volta si cliccherà sul comando aggiorna stato asta. Questo comando aggiorna anche l intera scheda di gara visualizzando la situazione dell asta e della graduatoria in quel particolare momento. L offerta può essere rilanciata scrivendo il proprio prezzo nell apposito campo e cliccando sul comando rilancia. Nel campo di rilancio il sistema, ad ogni click su aggiorna stato asta o dopo ogni rilancio, farà comparire la prima offerta rilanciabile da parte del fornitore (ultima sua offerta già ribassata del ribasso minimo previsto dall Ente). Se il fornitore lo ritiene utile può, anziché inserire una nuova cifra, cliccare su rilancia per rilanciare la prima offerta rilanciabile. Allo scadere del periodo di asta la pagina visualizzerà al fornitore la graduatoria finale. In tutto il periodo di gara e anche dopo la pubblicazione della graduatoria finale sulla pagina, il fornitore potrà vedere il proprio nome ma non il nome degli altri concorrenti.

6 Dati riassuntivi della gara Ora del server al refresh della graduatoria Timer che indica il tempo rimanente per la formulazione delle offerte Il comando rilancia permette al fornitore di inviare al server l offerta economica. E obbligatorio cliccare su rilancia per inviare la propria offerta all Ente. Cliccando su questo comando l intera pagina Offerte di gara con valutazione interna viene aggiornata. Aggiorna stato asta è il comando che, se cliccato, aggiorna l intera pagina Offerte gara con valutazione interna Icona ciccabile tramite cui è possibile prendere visione degli algoritmi utilizzati per il calcolo dei punteggi tecnici ed economici Elenco delle offerte economiche giunte durante la fase di rilancio dinamico (se prevista). Si aggiorna automaticamente ogni secondo visualizzando in tempo reale le offerte fin li pervenute. Le offerte dei concorrenti vengono visualizzate con la dicitura Altro Fornitore Campo per l inserimento di una nuova offerta. L offerta va inserita non utilizzando separatori per le migliaia e utilizzando il punto come separatore dei decimali. Es. un rilancio di milleduecentotrentaquattro virgola cinquantasei euro va inserito nel seguente modo: Cliccando su aggiorna stato asta nel campo Nuova offerta viene visualizzato il primo importo rilanciabile. Graduatoria complessiva di gara, visibile dal giorno-ora fissato per la pubblicazione della prima graduatoria. Durante la fase di rilancio dinamico (se prevista) si aggiorna automaticamente ogni secondo visualizzando in tempo reale per ciascun fornitore la migliore offerta, e i punteggi economici e totali ricalcolati.

7 PREVENTIVI E la procedura usata per l acquisizione di preventivi da parte dell Ente. In questa procedura, per un tempo prestabilito, i Fornitori, invitati dall Azienda, possono predisporre preventivi in via elettronica per il materiale richiesto ed inviare gli stessi entro i termini prestabiliti. L Ente ha visibilità immediata dei documenti inviati dai fornitori. La scheda della richiesta preventivo è raggiungibile, per ogni Fornitore che abbia accettato l invito, dall interno della scheda trattativa (sotto la sezione procedure associate) e conterrà le informazioni principali della stessa e cioè: l oggetto della richiesta i documenti collegati, con possibilità di download (cliccando sul nome del documento) istruzioni riguardanti l inoltro delle offerte procedura di upload documenti dal computer del Fornitore a quello dell Azienda. LA PROCEDURA DI UPLOAD Per inviare un documento nel periodo in cui è possibile farlo è sufficiente cliccare sul pulsante Sfoglia (o Browse) nella scheda dettaglio e scegliere il file da aggiungere, dopo di che è necessario fare click sul comando Aggiungi e il documento verrà automaticamente salvato sul sistema. L operazione va ripetuta per ogni file da inviare. I documenti che si intendono inoltrare devono avere una dimensione massima di 8 Mb e non devono contenere caratteri speciali. CONTRATTAZIONI In questa procedura, per un tempo prestabilito, i Fornitori, invitati dall Azienda, possono predisporre la propria offerta in via elettronica per il materiale richiesto, compilando la scheda di offerta messa a disposizione dall Ente, e inviare la stessa entro i termini prestabiliti. Una volta trascorso il termine ultimo di offerta, l Ente potrà visualizzare le offerte pervenute da parte dei fornitori. La scheda della contrattazione è raggiungibile, per ogni Fornitore che abbia accettato l invito, dall interno della scheda trattativa (sotto la sezione procedure associate) e conterrà le informazioni principali della stessa e cioè: l oggetto della richiesta i documenti collegati, con possibilità di download (cliccando sul nome del documento) istruzioni riguardanti l inoltro delle offerte procedura di upload documenti dal computer del Fornitore a quello dell Azienda. LA PROCEDURA DI UPLOAD Per inviare un offerta nel periodo previsto è sufficiente cliccare sul pulsante sfoglia nella scheda dettaglio e scegliere la scheda di offerta da aggiungere, dopo di che è necessario fare click sul pulsante aggiungi ed il documento verrà automaticamente inviato al sistema. L operazione va ripetuta per ogni file da inviare. L Ente avrà visibilità di quanto inviato solo alla chiusura della contrattazione.