Servizio e-procurement eni. Manuale per il Fornitore. Marketplace : Portal e O2I Guida alla creazione ASN

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1 Servizio e-procurement eni Manuale per il Fornitore Marketplace : Portal e O2I Guida alla creazione ASN

2 Sommario Descrizione scenario Come si accede a O2I-Order to Invoice Selezione dell Ordine da evadere ASN parziale : selezionare le righe d Ordine evase Compilare i dati di intestazione ASN Cosa bisogna sapere sul dettaglio di un ASN Compilare le quantità evase Concludere e spedire Casi speciali nella creazione ASN e colli di spedizione Creazione dei colli di spedizione Suddividere una riga articolo in più colli Pag.03 Pag.05 Pag.07 Pag.08 Pag.09 Pag.10 Pag.11 Pag.12 Pag.13 Pag.14 Pag.16 2

3 Sommario Asn con quantità maggiore della ordinata ASN con articoli non presenti nell Ordine Verificare il buon esito di un ASN Informazioni utili Copyright e trademark Pag.22 Pag.23 Pag.24 Pag.25 Pag.26 3

4 Descrizione scenario Questo Manuale è dedicato ai fornitori che ricevono Ordini via Markeplace e che accedono al sistema O2I del relativo Portale per la loro gestione Sono richieste una connessione internet e l utilizzo di MS Internet Explorer; altri browser possono funzionare ma non sono certificati dal gestore del servizio Hubwoo. Questo Manuale è dedicato alla creazione degli Avvisi di Spedizione. Le altre funzionalità del Portale e la Ricezione degli Ordini sono descritte nel Manuale O2I-Guida del Fornitore sul portale del Servizio Sono disponibili anche i Manuali del Gestore del Servizio Hubwoo, richiedibili tramite emai agli indirizzi di contatto sul portale del Servizio 4

5 Descrizione Scenario : Gestione Ordini via Markeplace Richiedente Markeplace Fornitore Azienda ENI VARIAZIONE Di ORDINE (CO) ORDINE DI ACQUISTO (PO) On-Demand: Fornitore che utilizza O2I E-procurement RISPOSTA A Ordine: ACCETTO / RIFIUTO (POR) Altri enti ENI AVVISO DI SPEDIZIONE Anticipato (ASN) Fattura Integrato : Fornitore con ERP direttamente collegato al marketplace 5

6 Marketplace Come si accede a O2I Order to Invoice Dal sito e-procurement, nella pagina FORNITORI, cliccando nell area a destra ACCESSO AI SERVIZI sul Marketplace si apre una opzione e selezionando il link Gestione Ordini O2I, si accede al Portale con la richiesta di User name e Password 6

7 Come si accedere al Portale e a O2I Dalla pagina principale di O2I selezionare la pagina degli Ordini Accettati. La pagina principale può essere personalizzata cliccando su Personalizza Visualizzazione e sul nome Utente in alto a destra. 7

8 Selezione dell Ordine da evadere Dalla pagina degli Ordini Accettati selezionare un Ordine da evadere tramite il check-box a sinistra; 1. Se si vuole creare un Avviso di Spedizione a completa evasione dell ordine, allora procedere cliccando su Crea avviso di Spedizione. 2. Se si vuole creare un Avviso di Spedizione parziale, allora procedere cliccando sull icona di Apri Ordine. 8

9 ASN parziale : selezionare le righe d ordine evase Una volta aperto l Ordine, selezionare le righe da evadere tramite il check-box a sinistra, oppure con le azioni di aiuto Seleziona tutto, cancella tutto ed Espandi tutto per vedere bene. Poi cliccare su Crea avviso di Spedizione : solo le righe d Ordine selezionate saranno riportate nel nuovo Avviso di Spedizione 9

10 Compilare i dati di intestazione ASN Dati obbligatori: Numero di Tracking: riportare il numero del Documento di Consegna ( DDT ) Data di Spedizione: riportare la data della spedizione(*) Seguendo una delle due modalità in ogni caso si apre la finestra del nuovo ASN: bisogna compilare i dati di intestazione e le quantità evase. (*) è necessario riportare la data effettiva di consegna del materiale perché tale data potrà essere utilizzata per verificare il rispetto degli accordi presi con la Società Acquirente. 10

11 Cosa bisogna sapere sul dettaglio di un ASN NON bisogna inserire nell ASN righe con quantità spedita pari a 0. Verrà segnalato un errore e non è possibile inviare la ASN. Ove non specificatamente concordato con la Società Acquirente non è possibile: Spedire una quantità superiore o inferiore (nel totale tra tutti gli ASN, sia a saldo o parziali ) da quanto Ordinato; Spedire una prodotto diverso da quanto previsto nell Ordine. Solo una Modifica d Ordine concordata con il richiedente, una volta giunta sul Marketplace/O2I e accettata dal Fornitore potrà modificare prodotto e/o quantità visualizzate nell Ordine del Marketplace. A questo punto si potrà procedere con l ASN. Al Fornitore può essere richiesto dalla Società Acquirente di compilare anche l elenco dei Colli. In tal caso seguire questo manuale fino in fondo. Per chi non deve compilare i Colli, il messaggio iniziale che avverte che non ci sono voci associate a pacchetti (colli) DEVE essere ignorato. 11

12 Compilare le quantità evase Selezionare la sezione Articolo e verranno visualizzate le righe, tutte quelle dell Ordine o solo quelle selezionate nella prima fase. Vengono visualizzate come aiuto la quantità in Ordine e quella eventualmente già spedita in precedenza e viene anche proposta una quantità spedita con il DDT in compilazione: bisogna controllare quindi che questa quantità sia corretta. Nel caso la riga sia stata riportata erroneamente, eliminarla con la e non lasciare la quantità a 0. 12

13 Concludere e spedire Una volta completato l ASN, se bisogna procedere con la lista dei colli continuare nella prossima pagina, altrimenti Salva e invia chiude il documento e lo spedisce via Marketplace all Acquirente. L ASN avrà lo stato di Spedito. Salva bozza consente di salvare quanto fatto per poi completarlo successivamente. L ASN avrà allora lo stato InAttesa nella sezione Gestione Avviso anticipo spedizione. Le icone Documenti relativi e Rintraccio qtà visualizzano i documenti legati a questo ASN e il riepilogo delle quantità già presenti in altri ASN. 13

14 Casi speciali nella creazione ASN e colli di spedizione Questi casi speciali sono ammessi SOLO previo accordo specifico con la Società Acquirente: ASN con lista colli: proseguire la compilazione dell ANS con la creazione di uno più colli, come spiegato nelle prossime pagine. ASN con articoli confezionati in più colli: in questo caso bisogna aggiungere una (o più righe) articolo all ASN corrispondenti a(agli) articolo/i che vengono suddivisi in più colli, come spiegato nelle prossime pagine. ASN con quantità maggiore della ordinata : in questo caso bisogna aggiungere una ( o più righe) articolo all ASN corrispondenti a(agli) articolo/i con quantità superiori a quella ordinata. La nuova riga dovrà mantenere il riferimento alla riga originale come spiegato in questa pagina. ASN con articoli non presenti nell Ordine : in questo caso bisogna aggiungere una ( o più righe) articolo all ASN corrispondenti a(agli) articolo/i non presenti nell ordine. La nuova riga avrà una numerazione progressiva rispetto alle righe originali come spiegato in questa pagina. 14

15 Creazione dei colli di spedizione Dalla scheda Collo posta in basso alla pagina dei dettagli dell ASN, cliccare Aggiungi nuovo collo per ogni collo della Spedizione e per ciascuno le azioni necessarie sono: 1. Completare i campi con le informazioni richieste. 2. Selezionare una o più linee d ordine da aggiungere al collo (se una linea viene suddivisa in più colli, prima procedi come descritto qui) 3. Immettere nel campo Quantità in questo pacchetto la effettiva quantità della riga d ordine selezionata che verrà immessa nel collo. 4. Cliccare Salva 15

16 Creazione dei colli di spedizione Dati obbligatori: Codice collo: un codice identificativo del collo a scelta del Fornitore ma contenente solo NUMERI Marcatore collo: lo stesso valore del Codice Collo Tipo collo : selezionare un valore dalla lista Pesi e Misure: tutti i campi Non obbligatori Istruzioni di spedizione (testo libero) e Codice movimentazione speciale:può essere usato per specificare delle raccomandazioni di stoccaggio agli uffici dell Acquirente preposti. Selezionare un valore dalla lista proposta. Selezionare una o più righe e immettere la quantità spedita nel collo. Salva e Ritorna all avviso di Spedizione. Per terminare puoi andare direttamente qui. 16

17 Suddividere una riga articolo in più colli Dalla pagina principale dell ASN, prima di creare i colli, spostarsi sulla scheda articoli e selezionare la riga che deve essere suddivisa in più di un collo. Nell esempio ne abbiamo una sola e come prima azione: 1. impostiamo la quantità spedita del primo collo : ad esempio 5 su 10 restanti e spediti con questo ASN in due colli da 5 ciascuno. (Totale spedito 15): 17

18 Suddividere una riga articolo in più colli 2. Selezionare la riga e la Descrizione, usare il pulsante destro del mouse per il Menu delle azioni e usare Copia. 3. Poi cliccare Aggiungi una nuova riga e spostarsi sul dettaglio della nuova riga. 18

19 Suddividere una riga articolo in più colli 4. Nel campo Descrizione articolo usare ancora il pulsante destro del mouse per il Menu delle azioni e usare Incolla. 5. Proseguire con i campi: a. Numero di riga dell articolo : in questo campo è necessario proseguire la sequenza della numerazione delle righe presenti nell ASN, nell esempio precedente la riga originali è 1 e quella duplicata diventa la numero 2. b. Codice parte fornitore : inserire il codice oppure un valore qualsiasi e poi questo campo sarà completato dopo. c. Numero d ordine dell articolo : in questo campo è necessario mantenere la stessa riga dell ordine ovvero 1. d. Numero d ordine : immettere qualsiasi valore e poi questo campo sarà completato dopo. e. Unità di misura : immettere un valore appropriato selezionando dalla lista 6. Salva e Ritorna all avviso di Spedizione 19

20 Suddividere una riga articolo in più colli 7. Dalla pagina principale dell ANS, nella lista articoli adesso appare la nuova riga ed è possibile modificare i campi Codice Parte Fornitore e Numero Ordine facendoli coincidere con quelli della riga duplicata. 8. Aggiornare la Quantità spedita della nuova riga. 9. A questo punto si possono creare i colli e ad essi associare la riga articolo corretta, come spiegato precedentemente. 20

21 Suddividere una riga articolo in più colli Nel dettaglio del collo 01 vediamo che è stata selezionata la prima riga d ordine mentre la seconda, come indicato dalla legenda, appartiene al collo 02. Salva e invia chiude il documento ASN e lo spedisce via Marketplace all Acquirente 21

22 ASN con quantità maggiore della ordinata E necessario procedere come indicato nelle pagine relative alla suddivisione di una riga articolo, creando una nuova riga per lo stesso articolo e immettendo la quantità aggiuntiva rispetto a quella ordinata che viene spedita nell ASN. 22

23 ASN con articoli non presenti nell Ordine E necessario aggiungere una nuova riga, al campo Numero Ordine Articolo dovrà essere assegnata una numerazione progressiva rispetto alle rige articolo originali, Codice fornitore, Descrizione dovranno essere relativi all articolo aggiunto. Per aggiungere una riga articolo procedere come indicato nelle pagine relative alla suddivisione di una riga articolo 23

24 Verificare il buon esito di un ASN A seguito della corretta compilazione e dell invio con Successo dal Portale, i sistemi del Buyer ricevono ed analizzano questo documento inviando una di riscontro al Fornitore. La può indicare che l ASN è pronta per l Accettazione: ASN for P.O successfully processed in R/3 system In alternativa Confirmation created and saved. La può indicare la presenza di errori: P.O. nr. XX000336YY (Company:EN01). A.S.N. nr , (Tracking number: ) has been received but NOT processed correctly: system error code (KKK) é necessario prendere contatti con il Servizio Clienti di ENI o del Portale per eliminare gli errori evidenziati. Fino a quando l ASN non sarà visualizzato e Accettato dall Aquirente la relativa fattura rimarrà in stato di attesa. 24

25 Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center del Servizio e-procurement eni, disponibile sia telefonicamente che via . I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati sul portale del Servizio. 25

26 Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. E vietata la riproduzione per finalità commerciali. I contenuti delle pagine del portale e-procurement sono Copyright eni S.p.A o dei rispettivi proprietari. Tutti i diritti riservati. Il marchio eni, Cane a sei zampe, è un marchio registrato da eni S.p.A. SAP, SAP-Logo, mysap.com, R/3 e gli altri prodotti SAP sono marchi o marchi registrati di SAP AG. MarketSet e Enterprise Buyer sono marchi di proprietà congiunta di SAP AG e Commerce One Inc. Microsoft, WINDOWS, NT, Excel, Access, Word, PowerPoint, Internet Explorer sono marchi registrati di Microsoft Corp. ORACLE è un marchio registrato di ORACLE Corp. Acrobat Reader e Adobe PDF sono marchi registrati di Adobe Systems Inc. HTML, XML, XHTML sono marchi registrati di W3C, World Wide Web Consortium, Massachussetts Institute of Technology. JAVA e JAVASCRIPT sono marchi registrati di Sun Microsystems Inc. UNSPSC è un marchio registrato di Uniform Code Council Inc. Gli altri marchi e prodotti sono marchi delle rispettive case produttrici. 26