ISTITUTO DI ISTRUZIONE SUPERIORE J. TORRIANI DI CREMONA. MANUALE DELLA QUALITÀ Revisione n. 11 del 24 Giugno 2015

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1 ISTITUTO DI ISTRUZIONE SUPERIORE J. TORRIANI DI CREMONA MANUALE DELLA QUALITÀ Revisione n. 11 del 24 Giugno 2015 Il presente Manuale della Qualità è redatto in conformità alla Norma UNI EN ISO 9001:2008 Copia CONTROLLATA Nr. _1 Questo Manuale è una copia in distribuzione controllata, registrata e soggetta alla procedura di aggiornamento in occasione delle revisioni. Copia NON CONTROLLATA Questo Manuale è una copia in distribuzione non controllata, ha carattere unicamente informativo e non è soggetta alla procedura di aggiornamento in occasione delle revisioni Preparazione RDD: Approvazione DS: Emissione RDD: Bini R Mozzi R. Mozzi R. Ogni divulgazione e riproduzione o cessione di contenuti anche parziali a terzi deve essere autorizzata dalla Direzione che lo ha approvato MANUALE QUALITA REV.10 Pag. 1/41

2 INDICE INDICE : INTRODUZIONE Presentazione dell IIS J. TORRIANI MISSION VISION Introduzione al Sistema di Gestione della Qualità :SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Generalità Applicazione : RIFERIMENTI NORMATIVI Riferimenti Normativi : TERMINI E DEFINIZIONI Termini e definizioni Abbreviazioni : SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Requisiti generali Requisiti relativi alla documentazione Generalità Manuale della Qualità Tenuta sotto controllo dei documenti Tenuta sotto controllo delle registrazioni : RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE Impegno della Direzione Attenzione focalizzata al utente Politica per la Qualità Pianificazione Responsabilità, Autorità e Comunicazione Responsabilità ed autorità Rappresentante della Direzione Comunicazione interna Riesame della Direzione Elementi in ingresso al Riesame Elementi in uscita dal Riesame : GESTIONE DELLE RISORSE Messa a disposizione delle risorse Risorse umane Infrastrutture Ambiente di lavoro : REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO Pag. 2/41

3 7.1 Pianificazione della realizzazione del prodotto Processi relativi all utenza Determinazione dei requisiti relativi al prodotto Riesame e requisiti relativi al prodotto Comunicazione con l utente Progettazione e sviluppo Pianificazione della progettazione e dello sviluppo Elementi in ingresso alla progettazione e allo sviluppo Elementi in uscita alla progettazione e allo sviluppo Riesame e verifica della progettazione e dello sviluppo Validazione della progettazione e sviluppo Tenuta sotto controllo edlle modifiche alla progettazione e sviluppo Approvvigionamento Processo di approvvigionamento Informazioni per l approvvigionamento Verifica dei prodotti e servizi acquistati Produzione ed erogazione di servizi Tenuta sotto controllo delle attività di produzione ed erogazione dei servizi Validazione dei processi di produzione e di erogazione del servizio Identificazione e rintracciabilità Proprietà degli Utenti Conservazione dei prodotti Controllo delle apparecchiature di monitoraggio e di misurazione : MISURAZIONI, ANALISI E MIGLIORAMENTO Generalità Monitoraggi e misurazioni Soddisfazione dell utenza Audit interni Monitoraggi e misurazioni dei processi Monitoraggio e misurazione del prodotto Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi Analisi dei dati Miglioramento Miglioramento continuo Azioni correttive e preventive : ALLEGATI Riferimenti alla norma ISO Elenco delle procedure del Sistema di Gestione per la Qualità Pag. 3/41

4 0: INTRODUZIONE 0.1 Presentazione dell IIS J. TORRIANI L IIS J. TORRIANI ha una lunga tradizione nel panorama educativo della città di Cremona, trova infatti le sue origini nella scuola di scultura fondata nell Ottocento a Cremona. Dalle trasformazioni di questa esperienza nasce nel 1933 la Scuola Industriale che inizia a formare periti Meccanici. Successivamente, in relazione alle aumentate richieste di personale con specifiche abilità tecniche, la scuola amplia la sua offerta formativa fino ad oggi con l introduzione delle specializzazioni Elettrotecnica, Chimica, Elettronica accanto alla tradizionale Meccanica. Alla metà degli anni 90, l Istituto potenzia la sua azione formativa in campo scientifico con l attivazione del Liceo Scientifico Tecnologico. Al termine degli anni 90, l Istituto potenzia ulteriormente la sua offerta formativa con il corso di specializzazione in Informatica progetto ABACUS. La scuola offre una vasta gamma di opportunità formative ed è in grado di rispondere alle richieste di formazione provenienti dai settori tradizionali e innovativi delle nuove tecnologie presenti nel territorio, senza trascurare la preparazione di base per ulteriori qualificazioni a livello post-diploma e universitarie. Attualmente l Istituto accoglie circa un migliaio di studenti ed è ubicato in via Seminario, n. 17/19 in una unica sede, moderna e funzionale, ove si è stabilito nei primi anni 70. La sede è fornita di numerosi laboratori così da essere idonea alle più moderne esigenze formative. Nell anno scolastico 2010/11, a seguito della riforma degli ordinamenti della scuola secondaria superiore, il nostro Istituto è diventato Istituto di Istruzione Superiore essendo attivati al suo interno due percorsi distinti: istituto tecnico del settore tecnologico. L istituto tecnico si rinnova nella proposta formativa e nell articolazione degli indirizzi per adeguarsi alle richieste del mercato, mantenendo però la sua tradizionale funzione volta a fornire una preparazione di carattere scientifico e tecnologico, in linea con le indicazioni dell Unione europea, con l obiettivo di far acquisire agli studenti, in relazione all esercizio di professioni tecniche, saperi e competenze necessari per un rapido e sicuro inserimento nel mondo del lavoro qualificato e per l accesso alle facoltà universitarie di ambito tecnico-scientifico e all istruzione e formazione tecnica superiore. liceo scientifico a opzione scienze applicate. Con tale opzione il riformatore ha inteso offrire, accanto alle sezioni tradizionali di liceo scientifico, un percorso didattico potenziato nell area delle scienze sperimentali che raccogliesse l eredità delle sperimentazioni scientifico-tecnologiche realizzate a partire dagli anni Novanta del secolo scorso. Forte appunto dell esperienza maturata, sin dall a.s. 1995/96, con il Liceo scientifico-tecnologico, il nostro istituto è la sede naturale, per competenza del personale docente e adeguatezza delle strutture, di tali sezioni di liceo scientifico, che mirano a fornire agli allievi una preparazione appropriata per proseguire gli studi a livello universitario in qualunque ambito, in particolar modo in quelli fisico-matematico-ingegneristico e chimico-medico-biologico. 0.2 MISSION La Carta Costituzionale, in particolare negli articoli 3, 33, 34, costituisce il documento fondamentale cui si ispirano le azioni educative, didattiche e organizzative dell Istituto nel rispetto dei principi di libertà, uguaglianza, accoglienza e integrazione, partecipazione, efficienza e trasparenza. Inoltre, in coerenza con gli impegni assunti dal nostro Paese a seguito del Consiglio di Lisbona del 2000 e all interno della cooperazione europea per la costituzione di un sistema condiviso di istruzione e formazione, si recepiscono le Raccomandazione del Parlamento e del Consiglio d Europa del 18 dicembre 2006 sulle Competenze chiave per l apprendimento permanente e del 23 aprile 2008 sulla costituzione del Quadro europeo delle qualifiche per l apprendimento permanente (EQF). Per quanto riguarda il secondo ciclo di istruzione e formazione, il riferimento unitario è costituito dal Profilo educativo, culturale e professionale definito dal decreto legislativo 17 ottobre 2005, n. 226, allegato A, che ne individua come finalità: Pag. 4/41

5 a) la crescita educativa, culturale e professionale dei giovani, per trasformare la molteplicità dei saperi in un sapere unitario, dotato di senso, ricco di motivazioni; b) lo sviluppo dell autonoma capacità di giudizio; c) l esercizio della responsabilità personale e sociale. Il Profilo sottolinea, in continuità con il primo ciclo, la dimensione trasversale ai differenti percorsi di istruzione e di formazione frequentati dallo studente, evidenziando che le conoscenze disciplinari e interdisciplinari (il sapere) e le abilità operative apprese (il fare consapevole), nonché l insieme delle azioni e delle relazioni interpersonali intessute (l agire) siano la condizione per maturare le competenze che arricchiscono la personalità dello studente e lo rendono autonomo costruttore di se stesso in tutti i campi della esperienza umana, sociale e professionale. In particolare, al termine dell obbligo di istruzione, gli studenti dovranno aver acquisito, attraverso la reciproca integrazione e interdipendenza tra saperi e competenze, le otto competenze chiave di Cittadinanza, definite nel Decreto ministeriale 22 agosto 2007, n. 139 Regolamento recante norme in materia di assolvimento dell obbligo d istruzione (Documento tecnico e Allegato 2): - imparare ad imparare, - progettare, - comunicare, - collaborare e partecipare, - agire in modo autonomo e responsabile, - risolvere problemi, - individuare collegamenti e relazioni, - acquisire ed interpretare l informazione agire in modo autonomo e responsabile. 0.3 VISION All interno di questo quadro e in continuità con quanto realizzato in passato l Istituto si propone di dare una risposta efficace alla domanda sociale, ai bisogni degli allievi, sia sul piano culturale che formativo, favorendo e stimolando i loro interessi in modo da promuovere una crescita consapevolmente creativa e rispettosa dei principi di pluralismo, solidarietà, responsabilità e impegno personale che governano i ruoli dell essere uomo, cittadino, lavoratore. Ai principi suddetti non può non aggiungersi la dimensione dell integrazione di culture diverse vista come una modalità di relazionarsi che tutte le componenti della scuola utilizzano nella quotidianità, un processo di scambio reciproco nella costruzione di esperienze di incontro e di conoscenza, di sguardi diversi sul mondo. L Istituto si impegna pertanto in uno sforzo costante di potenziamento degli obiettivi formativi fondamentali per far crescere nei giovani i seguenti valori: il rispetto degli altri e dell ambiente in cui si vive, i valori della legalità e della cittadinanza responsabile per una società equa e solidale, i valori del lavoro, come impegno nello studio prima e nella produzione poi, secondo quanto espresso dalla Costituzione della Repubblica Italiana. 0.3 Introduzione al Sistema di Gestione della Qualità L IIS J. Torriani ha definito il proprio Sistema di Gestione della Qualità come mezzo strategico: Per attuare la politica della qualità e conseguire gli obiettivi specificati Per garantire alla propria utenza che il servizio erogato sia in grado di soddisfare le loro esigenze ed aspettative e di produrre il massimo beneficio, nel rispetto delle normative e delle leggi applicabili La predisposizione, l attuazione ed il mantenimento del SGQ risultano orientati e coerenti con gli aspetti fondamentali delle attività svolte dall Istituto consistenti nella: Evoluzione e costante aggiornamento dell offerta formativa Organizzazione delle attività per processi interfunzionali Valutazione del servizio da parte dell utenza con adeguati strumenti Verifica dei processi operativi relativi al servizio erogato e delle attività svolte secondo criteri di conformità alle specifiche di realizzazione di efficacia rispetto agli obiettivi definiti. Pag. 5/41

6 Il presente manuale della qualità viene strutturato secondo il seguente schema: Par. della ISO 9001:2008 Sezione del Manuale 0 Introduzione 1 Scopo e campo di applicazione 2 Riferimenti normativi 3 Termini e definizioni 4 Sistema di gestione per la qualità 5 Responsabilità della direzione 6 Gestione delle risorse 7 Realizzazione del prodotto 8 Misurazioni, analisi e miglioramento Il Manuale della Qualità viene redatto e verificato dal Responsabile Assicurazione Qualità (RDD) come referente e coordinatore della Commisione per la Qualità dell'istituto, ed approvato dalla Direzione Scolastica (DS), sentito il parere del Consiglio d'istituto. L approvazione da parte della DS rappresenta l impegno da parte della stessa di attuare e migliorare il sistema di gestione per la qualità all interno dell Istituto. La verifica e l approvazione viene effettuata attraverso l apposizione delle firme sul frontespizio del presente manuale. Quando uno o più paragrafi di un Capitolo vengono modificati, il Manuale della Qualità prende il numero di revisione successivo. Insieme al Capitolo aggiornato, viene aggiornato anche il file che contiene la natura delle modifiche. Il Manuale aggiornato, verificato e approvato viene trasmesso ai possessori delle Copie controllate. Qualora lo ritenga più funzionale, il DS, in accordo con il RDD, può riservarsi di trasmettere ai possessori delle Copie controllate la nuova versione dell intero Manuale della Qualità su supporto magnetico o renderlo accessibile sulla rete interna dell Istituto, evidenziando in rosso i capitoli che hanno subito aggiornamenti e revisioni. Pag. 6/41

7 1.1 Generalità 1:SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Questo Manuale della Qualità descrive, documenta, coordina ed integra la struttura organizzativa, le responsabilità e tutte le attività che regolano l'istituzione, la gestione ed il funzionamento del Sistema Qualità dell Istituto J. Torriani, relativamente alle attività di: Progettazione ed erogazione dell attività didattica ed educativa dell Istituto nelle sue diverse specializzazioni: Istituto Tecnico Settore Tecnologico e Liceo Scientifico delle Scienze Applicate, allo scopo di: fornire sistematicamente servizi conformi ai bisogni degli allievi e delle loro famiglie, ed ai requisiti delle normative cogenti applicabili mirare alla soddisfazione delle aspettative degli allievi e delle loro famiglie valutare e migliorare in modo continuativo il Sistema di gestione per la Qualità. Il Manuale della Qualità è voluto dalla Direzione Scolastica quale strumento che consenta a tutto il personale, a tutti i livelli, di comprendere, attuare e sostenere i principi, gli impegni e gli obiettivi stabiliti nella Politica della Qualità allegata al presente manuale. Il Manuale della Qualità è stato redatto dal RDD in linea con la Norma ISO 9001:2008, tenuto conto delle proposte della commissione interna per la qualità, approvato dalla DS, emesso dal RGQ Il Manuale della Qualità costituisce riferimento permanente per l'applicazione e l'implementazione del Sistema Qualità, con lo scopo di rispettare la Norma di riferimento e di gestire il Sistema Qualità in modo efficiente ed economico. Il Manuale della Qualità rappresenta il Sistema Qualità dell Istituto, ed è vincolante per tutte le persone che concorrono alla realizzazione delle Attività dell Istituto stesso. Questo Manuale deve essere letto ed utilizzato integrando il contenuto di ogni sezione con le Procedure Gestionali in esso richiamate. 1.2 Applicazione Il Sistema di Gestione Qualità dell Istituto risponde a tutti i requisiti della Norma ISO 9001:2008. Pag. 7/41

8 2.1 Riferimenti Normativi 2: RIFERIMENTI NORMATIVI L Istituto per la definizione e gestione del Sistema Qualità ha come riferimento le seguenti Norme: UNI EN ISO 9001:2008 Sistemi di Gestione per la Qualità Requisiti UNI EN ISO 9000:2005 Sistemi di Gestione per la Qualità Fondamenti e Terminologia UNI EN ISO 9004:2009 Gestire un organizzazione per il successo durevole L approccio della gestione per la qualità Pag. 8/41

9 3.1 Termini e definizioni 3: TERMINI E DEFINIZIONI I termini di base e le definizioni utilizzati in questo Manuale sono tratti dalla terminologia relativa ai Sistemi di Gestione per la Qualità. SISTEMA CLIENTE (definizione relativa alle attività d Istituto): insieme di tutti i destinatari diretti e indiretti delle azioni formative: il singolo allievo (e la propria famiglia), partecipante ai corsi di studio attivati, o l allievo partecipante alle iniziative formative non-curriculari, oppure, in modo più complesso, il Cliente può ampliarsi fino a comprendere anche Enti locali, Consorzi, Fondazioni e Associazioni, o altro, in qualità di promotori, o quando intervengono con compiti istituzionali (Enti pubblici erogatori di finanziamenti). ASSICURAZIONE (o GARANZIA) DELLA QUALITA : Insieme delle azioni pianificate e sistematiche, necessarie a dare adeguata confidenza che un prodotto o servizio soddisfi determinati requisiti di qualità, che devono corrispondere pienamente alle esigenze del Cliente. Nell'ambito di una organizzazione, l'assicurazione della qualità costituisce uno strumento di gestione aziendale; nell'ambito contrattuale serve a determinare fiducia nei confronti del Fornitore. QUALITÀ: E' l'insieme delle proprietà e delle caratteristiche di un prodotto o servizio che conferiscono ad esso la capacità di soddisfare esigenze espresse o implicite. La qualità è influenzata da numerose attività interagenti fra di loro, ad esempio progettazione o erogazione. SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ: La struttura organizzativa, le responsabilità, le procedure, i procedimenti e le risorse messi in atto per la conduzione aziendale al fine di conseguire gli obiettivi di qualità. CERTIFICAZIONE: E' l'atto mediante il quale una terza parte indipendente dichiara che, con ragionevole attendibilità, un determinato prodotto, processo o servizio è conforme a una specifica norma o altro documento normativo. PROCESSO: Sistema di attività che utilizza risorse per trasformare elementi in ingresso in elementi in uscita REQUISITO: Esigenza o aspettativa che può essere espressa o usualmente implicita o obbligatoria NON CONFORMITÀ: Non ottemperanza ad un requisito attinente ad un'utilizzazione prevista o specificata AZIONE CORRETTIVA: Azione intrapresa per eliminare la causa di una Non Conformità rilevata, o di altre situazioni indesiderabili rilevate, al fine di prevenirne la ripetizione AZIONE PREVENTIVA Azione intrapresa per eliminare la causa di una potenziale Non Conformità, o di altre potenziali situazioni indesiderabili, al fine di prevenirne il verificarsi. POLITICA PER LA QUALITA : Obiettivi ed indirizzi generali di una organizzazione per quanto riguarda la qualità, espressi in modo formale dalla Direzione Scolastica. MIGLIORAMENTO DELLA QUALITA': Parte della gestione della qualità, che mira ad un aumento dell'efficacia e dell'efficienza NOTA: Il termine Miglioramento Continuativo della Qualità viene utilizzato quando il miglioramento è progressivo e l'organizzazione ricerca e persegue attivamente opportunità di miglioramento ORGANIZZAZIONE: Insieme di mezzi e persone con responsabilità, autorità e relazioni ordinatamente stabilite INFRASTRUTTURA: Sistemi di mezzi ed attrezzature permanenti di un organizzazione AMBIENTE DI LAVORO: Insieme di condizioni in cui opera una persona VERIFICA ISPETTIVA DELLA QUALITA : Esame sistematico, indipendente e documentato, per verificare se le attività svolte per la qualità e i risultati ottenuti sono in accordo con quanto pianificato, e se quanto predisposto viene attuato efficacemente e risulta idoneo al conseguimento degli obiettivi. La verifica ispettiva ha come fine l'opportunità di miglioramenti o l attivazione di azioni correttive. RIESAME DEL SISTEMA QUALITA : Valutazione formale, da parte della DS, dello stato del Sistema Qualità e della sua adeguatezza, in relazione alla politica per la qualità e ad eventuali nuovi obiettivi derivanti dal mutamento delle condizioni. Pag. 9/41

10 3.2 Abbreviazioni Per ciò che riguarda la terminologia utilizzata, allo scopo di chiarirne e uniformarne il significato nello sviluppo del presente Manuale, si utilizzano i seguenti acronimi: Sigla ATA DS DSGA POF PdQ RDD SGQ Riferimento Amministrativo Tecnico Ausiliario Dirigente Scolastico Dirigente Servizi Generali ed Amministrativi Piano dell Offerta Formativa Politica della Qualità Responsabile Sistema Qualità (Rappresentante della Direzione) Sistema di Gestione per la Qualità Pag. 10/41

11 4: SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ 4.1 Requisiti generali L IIS J.Torriani ha documentato, attua e tiene aggiornato con continuità un Sistema di gestione per la Qualità rispondente ai requisiti della Norma Internazionale 9001:2008. Il Sistema di Gestione per la Qualità è stato strutturato per processi. In particolare per mettere in atto il sistema di gestione per la qualità si è proceduto a: 1. determinare i processi stessi 2. determinare la loro sequenza e le loro interazioni 3. determinare criteri e metodi capaci di assicurare una efficace operatività e il controllo dei Processi 4. garantire la disponibilità delle informazioni necessarie a supportare l implementazione e il monitoraggio dei Processi 5. definire criteri e metodi di misurazione, monitoraggio e analisi dei processi e dei servizi, al fine di attuare le azioni necessarie a conseguire i risultati prefissati e il Miglioramento Continuativo del Sistema di Gestione per la Qualità. In allegato al presente manuale si riporta l elenco delle procedure e il riferimento alle procedure del SQ. All interno delle singole procedure ogni singolo processo viene definito più precisamente (in termini di input, output, responsabilità, interazioni) e sono indicate modalità di registrazione e controllo delle varie attività. Tali procedure definiscono: la sequenza (quando previsto) e le interazioni fra i vari processi le modalità operative ( chi fa, che cosa e come ) le modalità di controllo e di verifica dell efficacia dei processi prioritari. Pag. 11/41

12 Mappa dei processi dell IIS J. Torriani PROCESSI TRASVERSALI PROCESSI PRINCIPALI PROCESSI DI SUPPORTO APPROVVIGIONAMENTO Questo processo include tutte le attività di gestione dei fornitori ed emissione degli ordini di acquisto GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Questo processo regola tutte le attività per la realizzazione, controllo, modifica, approvazione, distribuzione ed archiviazione di tutta la documentazione del SGQ GESTIONE RISORSE UMANE Questo processo regola le modalità operative inerenti la gestione del personale scolastico incluse le attività di formazione ed aggiornamento ed i servizi di segreteria VERIFICHE MISURAZIONI E MIGLIORAMENTO ISPETTIVE Questo processo regola tutte le Questo processo regola la attività inerenti alla misurazione programmazione e conduzione e monitoraggio della di una verifica ispettiva interna soddisfazione utenti, dei processi o esterna e gestione delle non conformità al fine di implementare adeguate azioni di miglioramento COMUNICAZIONE Questo processo regola le attività di gestione della comunicazione all interno dell Istituto e verso l esterno RIESAME DELLA DIREZIONE SICUREZZA Questo processo regola tutte le E PRIVACY Questo attività inerenti il riesame della processo regola tutte le attività direzione in materia di sicurezza, sia delle persone sia delle cose e le attività inerenti al trattamento dei dati sensibili. MANUALE QUALITA REV.10 Pag. 12/41

13 Lo schema seguente, indica la sequenza delle attività ritenute necessarie per il controllo ed il miglioramento dei processi interni in accordo con le fasi del ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act. MANUALE QUALITA REV.10 Pag. 13/41

14 4.2 Requisiti relativi alla documentazione Generalità La documentazione del Sistema di gestione per la Qualità dell IIS J. TORRIANI prevede una serie di documenti che fissano le modalità gestionali e operative per assicurare la qualità dei servizi offerti e la loro conformità ai requisiti specificati, soddisfacendo le aspettative degli utenti includendo anche i rapporti con i fornitori ed il Sistema Cliente in materia di gestione per la Qualità. Tali documenti sono suddivisi in due categorie come descritto nella tabella sottostante:. Documenti di Sistema Manuale della Qualità e Politica per la Qualità Procedure Gestionali Istruzioni Operative Documenti di Consultazione Documenti di Registrazione Documenti Relativi al Servizio/Processo Documenti contrattuali/d iscrizione Documenti di consultazione (Norme, Leggi e documenti emessi da enti e/o associazioni Nazionali) Manuale della Qualità Il Manuale della Qualità descrive come la politica della Qualità viene applicata e come, attraverso la conduzione aziendale per la Qualità, conforme ai requisiti della norma UNI EN ISO 9001, l IIS J. TORRIANI persegue il miglioramento continuo della qualità dei propri servizi per la completa soddisfazione degli utenti. In particolare il Manuale della Qualità: Le Procedure Gestionali regolano le attività dell Istituto al fine di garantire la fornitura di servizi conformi ai requisiti specificati. In pratica le Procedure esplicitano la Politica della Qualità per l'area presa in considerazione, definendo le modalità gestionali e operative per lo svolgimento dei processi che hanno influenza sulla qualità. Le Istruzioni Operative, quando necessarie, disciplinano nel dettaglio le attività dell Istituto, al fine di garantire l erogazione di servizi conformi alle esigenze degli utenti e richiesti dalla normativa vigente. I Documenti di Consultazione sono i Documenti utilizzati come base e/o supporto operativo per tutte le attività inerenti la Qualità e l Assicurazione della Qualità e per la gestione di tutte le attività di processo (norme, leggi, regolamenti interni,disposizioni ministeriali). Documenti di Registrazione Sono documenti utilizzati per la registrazione di precise attività che permettono di fornire l'evidenza oggettiva della corretta applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità. Le Procedure tracciano in modo schematico un percorso gestionale e/o operativo, con riferimenti, in ogni fase, ai Documenti di Consultazione ed ai Documenti di Registrazione necessari, il Manuale (esso stesso Documento di consultazione) qualifica ed arricchisce tale percorso descrivendo come l Istituto ha inteso organizzarsi per rispondere a quanto richiesto da ciascun punto della Norma Tenuta sotto controllo dei documenti L IIS J. TORRIANI prepara e tiene sotto controllo tutta la documentazione e i dati del Sistema di Gestione per la Qualità, al fine di assicurare che edizioni appropriate dei documenti siano disponibili laddove si svolgano attività essenziali per la qualità e che i documenti superati vengano prontamente eliminati. Tutti i documenti del Sistema di Gestione per la Qualità sono gestiti in accordo alle procedure scritte: P Controllo dei documenti della Qualità. P Gestione delle registrazioni della Qualità. che definiscono in modo chiaro le responsabilità di: Pag. 14/41

15 Identificazione: tutti i documenti sono contraddistinti da un codice atto a garantirne l univocità di identificazione e la rintracciabilità. Redazione: la responsabilità della redazione dei documenti sono fissate nelle procedure scritte. Per ogni documento sono previste, nel corso della preparazione, tutte quelle attività necessarie a garantirne la gestione controllata ed in particolare ogni documento riporta la firma di chi lo ha preparato. Verifica: per ogni documento è prevista, prima del rilascio, la verifica da parte di personale competente dell adeguatezza dei contenuti con i dati ed i requisiti di riferimento e con la finalità del documento stesso. Approvazione: in tutti i documenti del Sistema di Gestione per la Qualità è presente un apposita casella dove, attraverso la firma della persona autorizzata, si evidenzia l avvenuto riscontro della validità del documento per la specifica utilizzazione. Archiviazione: gli originali dei documenti sono archiviati dai responsabili dell archiviazione; quando superati sono annullati per mezzo della dicitura COPIA SUPERATA e archiviati in appositi raccoglitori. Tutti i documenti sono conservati in modo tale da risultare rapidamente rintracciabili, evitandone il deterioramento e lo smarrimento. Per ogni documento deve essere definito anche il relativo tempo di archiviazione. Revisione: ogni revisione dei documenti del Sistema di gestione per la Qualità segue lo stesso iter di emissione riservato ai documenti originari. Ogni documento modificato deve essere approvato con un nuovo indice di revisione e le parte modificate possono essere evidenziate con sistemi vari (sottolineatura, asterischi, scrittura in rosso). Distribuzione: la distribuzione avviene secondo modalità che garantiscono la disponibilità dei documenti aggiornati laddove si svolgono le relative attività. Tutta la documentazione risulta presente su apposita sezione riservata sul sito dell Istituto. Qualora durante l anno scolastico si rendesse necessaria la modifica di qualche documento, di questa viene data notizia al personale interessato mediante apposita Comunicazione di Servizio. Gestione dei documenti di origine esterna: L aggiornamento di Normative di origine esterna aventi influenza sulla qualità, con riferimento particolare a leggi, decreti e circolari emessi da Enti Governativi, è garantito dall invio da parte del Ministero o dall Ente di competenza mediante circolari sulla rete di comunicazione INTRANET che viene quotidianamente visionata. La documentazione scaricata è archiviata presso la Segreteria dell Istituto in modo da garantirne l identificazione e rintracciabilità. Tuttavia, allo scopo di poter assicurare l aggiornamento in modo più tempestivo, periodicamente viene svolta una ricerca presso fonti qualificate allo scopo di conoscere in tempi brevi una normativa che può avere influenza sull attività dell Istituto. Quando necessario, il DS emette una circolare indirizzata al personale interessato allo scopo di informare riguardo i contenuti della nuova norma/decreto. La circolare riporta sempre gli estremi del documento ufficiale cui fa riferimento e rimane disponibile per la consultazione presso la sala Insegnanti di ciascuna sede. Nel caso di documenti provenienti da altre fonti (quali comunicazioni provenienti da utenza esterna, documenti redatti da genitori, preventivi di spesa di fornitori, ecc) questi vengono dapprima vagliati dal DS e dietro sua indicazione vengono protocollati (ove necessario) prima di essere smistati al personale che ne ha la competenza e/o la responsabilità di utilizzo. Gestione delle norme: Il RDD consulta periodicamente fonti qualificate allo scopo di tenersi aggiornato riguardo all emissione di nuove Norme ISO relative a Sistemi Qualità, che sono rilevanti per la gestione e l impostazione del Sistema Qualità dell Istituto. L originale delle norme UNI possedute viene archiviato presso l archivio del RDD il quale conserva l elenco delle norme possedute e l eventuale elenco delle copie interne distribuite, identificabili dalla scritta «copia per uso interno» apposta sulla copertina Tenuta sotto controllo delle registrazioni L IIS J. TORRIANI identifica, raccoglie, registra, archivia e conserva i Documenti di registrazione della Qualità in accordo a regole scritte. Pag. 15/41

16 Per documenti di registrazione della Qualità si intendono tutti i documenti necessari a dimostrare il conseguimento della qualità richiesta per i servizi offerti e l efficace funzionamento del Sistema di gestione per la Qualità (rapporti di audit, rapporti di non conformità, dati di Customer Satisfaction, ecc.) I documenti di registrazione della Qualità sono strutturati in modo tale da essere facilmente leggibili e correlabili ai servizi e alle attività cui si riferiscono. Sono gestiti in accordo a procedure scritte, che definiscono in modo chiaro le responsabilità di: preparazione e compilazione raccolta e registrazione archiviazione e conservazione Preparazione: i documenti di registrazione della Qualità vengono preparati in modo tale da contenere tutte le informazioni necessarie a correlarli con i relativi servizi o attività; prevedono inoltre appositi spazi per evidenziare la data di compilazione e la firma del compilatore. Essi sono richiamati nelle relative procedure e sono identificati da una denominazione univoca, sempre riportata sul documento stesso. Compilazione: la compilazione dei documenti di registrazione della Qualità avviene in modo leggibile e completo. Tutte le voci previste sono debitamente compilate; quelle non compilate devono essere barrate. Terminata la compilazione vengono apposte la data e la firma del compilatore. Solo i documenti di registrazione della Qualità debitamente compilati, datati e firmati sono considerati validi. Raccolta e registrazione: un documento riassuntivo fissa le responsabilità di raccolta e registrazione di tutti i documenti di registrazione della Qualità. Archiviazione e conservazione: I documenti di registrazione della Qualità vengono archiviati in luoghi adatti alla loro conservazione, dove le condizioni ambientali risultino idonee ad evitare deterioramenti, danni o smarrimenti dei documenti stessi. L archiviazione viene fatta in modo tale che i documenti siano sempre facilmente e rapidamente rintracciabili. I relativi tempi di conservazione sono definiti in appositi elenchi. Quando previsto, i Documenti di registrazione della Qualità vengono messi a disposizione degli utenti che possono prenderne visione presso l IIS J. TORRIANI. Pag. 16/41

17 5: RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE 5.1 Impegno della Direzione Il DS dell IIS J. TORRIANI di Cremona è costantemente impegnato nell attuazione e nel miglioramento del Sistema di gestione per la qualità. A tale scopo: stabilisce la Politica per la Qualità definisce gli obiettivi per la Qualità definisce la struttura organizzativa più funzionale per la miglior gestione dei processi stabilisce le relazioni tra le funzioni coinvolte nel Sistema di gestione per la Qualità chiarisce le responsabilità del personale che dirige, esegue e verifica attività con diretta influenza sulla Qualità assicura la disponibilità di risorse (personale, mezzi e tecnologie) per il corretto svolgimento dei processi nomina un Responsabile per la Gestione del Sistema Qualità effettua periodici riesami della direzione puntando a: diminuire progressivamente i disservizi; utilizzare coerentemente le risorse; individuare per ogni processo un responsabile (tra i docenti o tra il personale ATA) con cui concordare gli obiettivi che soddisfano i requisiti del processo stesso; coinvolgere tutto il personale su questi obiettivi, orientando tutto il sistema al miglioramento continuo 5.2 Attenzione focalizzata al utente Tutte le attività svolte dall Istituto sono pianificate e realizzate al fine del rispetto delle aspettative sia degli utenti esterni che di quelli interni all organizzazione. Questo si attua attraverso: l individuazione delle esigenze e delle aspettative del utente; la traduzione di queste esigenze ed aspettative in requisiti operativi; il coinvolgimento e la soddisfazione del personale interno ed esterno. Le caratteristiche del servizio offerto sono fatte conoscere al utente attraverso volantini, brochure, incontri. In parti - colare le caratteristiche del contratto sono riassunte nel POF e nella Carta dei Servizi. La verifica della corretta definizione e attuazione dei servizi offerti al utente viene periodicamente analizzata attraverso incontri diretti con i Rappresentanti dei Genitori e degli Studenti e attraverso indagini periodiche sulla soddisfazione degli utenti (vedi capitolo 8 paragrafo 8.2) 5.3 Politica per la Qualità La Direzione dell IIS J. TORRIANI ha definito e documentato la propria Politica per la Qualità, dalla quale derivano gli obiettivi e gli impegni per la qualità. La Politica per la Qualità definita è attinente agli obiettivi dell Istituto e alle esigenze e aspettative degli utenti. La Direzione assicura che la propria Politica per la Qualità sia compresa, attuata e sostenuta a tutti i livelli dell organizzazione. La Politica della Qualità è riportata in apposito file separato allegato in forma cartacea al presente manuale. Pag. 17/41

18 5.4 Pianificazione La Direzione definisce annualmente (vedi paragrafo 5.6) gli obiettivi per la qualità, coerenti con la Politica della Qualità. Gli obiettivi devono essere misurabili: pertanto è necessario stabilire opportuni indicatori/fattori da rilevare sistematicamente, in modo che la loro misura fornisca un quadro dell andamento del sistema di gestione della qualità, della sua efficacia ed efficienza. La pianificazione del Sistema di gestione per la qualità è attuata attraverso procedure che regolano i vari processi dell'istituto e risponde ai requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2008 ed è coerente con gli obiettivi per la qualità fissati dalla Direzione. Nel caso in cui vengano offerti dei servizi innovativi specifici per gli utenti, vengono predisposti opportuni piani della qualità, legati alla definizione e alla realizzazione di ciascun servizio innovativo, e viene di conseguenza mo - dificato ed adeguato il Sistema di gestione per la qualità dell'istituto. 5.5 Responsabilità, Autorità e Comunicazione Responsabilità ed autorità Le funzioni che operano nell ambito del Sistema di gestione per la Qualità sono identificate in un apposito organigramma. La Direzione, attraverso l approvazione del Manuale della Qualità e delle Procedure gestionali, individua le risorse e le relative necessità per le verifiche, assegnando mezzi e personale adeguati a tale attività. Infatti, le attività svolte nell'ambito del Sistema di gestione per la Qualità dall IIS J. TORRIANI sono descritte nel Manuale e nelle procedure, dove vengono anche definite chiaramente le relative responsabilità. Di seguito sono sintetizzate, per le diverse funzioni, le principali attività e responsabilità DIRIGENTE SCOLASTICO 1) Rappresenta la Direzione dell'istituto. 2) Definisce e diffonde la Politica della Qualità dell Istituto. 3) Definisce gli obiettivi della qualità. 4) Individua, attraverso l'approvazione del Manuale della Qualità e delle Procedure gestionali, le attività per l'attuazione e la verifica del Sistema di Gestione per la Qualità e le relative necessità, coerentemente con la Politica e gli Obiettivi per la Qualità. 5) Garantisce l'applicazione, il mantenimento e il miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità. 6) Coordina le attività dei diversi organi dell'istituto, stimolando e supportando l'innovazione dei processi e dei servizi. 7) Coglie le esigenze degli utenti e ne trae i dati per migliorare i servizi o metterne a punto di nuovi. 8) Assicura la gestione unitaria dell istituzione scolastica e la finalizza all obiettivo della qualità dei processi formativi, predisponendo gli strumenti attuativi del P.O.F. 9) Organizza la propria presenza in servizio e i propri tempi di lavoro secondo i criteri della flessibilità, in rapporto alle esigenze connesse all esercizio delle sue funzioni. 10) Si avvale della collaborazione di docenti da lui individuati secondo criteri di efficienza ed efficacia nel servizio scolastico. 11) In relazione agli specifici aspetti di carattere generale e organizzativo inerenti al P.O.F. il Dirigente Scolastico, all inizio dell anno scolastico, consulta il DSGA e informa il personale A.T.A. in un apposita riunione. 12) Stabilisce rapporti con gli enti locali e le risorse culturali presenti nel territorio alla ricerca comune di un offerta formativa che risponda alle esigenze del contesto socio-economico in cui il proprio Istituto opera RESPONSABILE SISTEMA QUALITÀ Il responsabile in materia di gestione della Qualità si identifica con il DS, in quanto è la persona a cui compete l autorità per svolgere efficacemente il ruolo previsto dai requisiti normativi. Il DS si avvale della collaborazione del Rappresentante Della Direzione (RDD), appositamente nominato ogni anno scolastico dall Alta Direzione. Pag. 18/41

19 LA COMMISSIONE QUALITÀ La Commissione Qualità è composta dal DS, dal RDD, dal DSGA e da docenti designati dal Collegio Docenti. In aggiunta a tale composizione, vengono individuati un assistente amministrativo e un assistente tecnico che vengono coinvolti ogni qualvolta ce ne sia la necessità. 1) È di supporto al RDD nella preparazione della documentazione riguardante la gestione del Sistema Qualità 2) È di supporto alla Direzione dell Istituto per il riesame del Sistema Qualità, in particolare sulla base dell anali - si del piano di monitoraggio e di misurazione dei processi; 3) È responsabile dell approvazione del programma delle verifiche ispettive della qualità e del coordinamento dell attività di formazione del personale preposto alle verifiche 4) Ha il compito di individuare i progetti di miglioramento sulla base delle non conformità precedentemente riscontrate PERSONALE DOCENTE Ciascun docente, nell esercizio delle proprie funzioni, ha l obbligo di mantenere come riferimento generale i principi e gli indirizzi del POF, nel rispetto delle normative, dei principi e delle indicazioni programmatiche stabilite dall ordinamento dell Istruzione Tecnica. La libertà e l autonomia didattica sono prerogative di ciascun docente garantite dalla Costituzione. All interno di questo quadro di riferimento il docente svolge autonomamente la propria funzione, ma deve programmarsi e coordinarsi con i colleghi, attraverso le riunioni di Coordinamento dei gruppi per disciplina ed attraverso i Consigli di Classe. Ciascun docente ha il compito di svolgere, coerentemente con quanto pianificato, l attività didattica di propria competenza, avvalendosi degli strumenti più adeguati e di adoperarsi attivamente per garantire il pieno sviluppo della capacità dei propri studenti e per individuare tutte le azioni necessarie al recupero di eventuali situazioni di criticità. Ha il diritto-dovere all aggiornamento, sia partecipando ai corsi programmati e proposti dall Istituto o da altri Enti, sia attraverso forme di auto-aggiornamento. Mantiene i rapporti con le famiglie attraverso le ore di ricevimento genitori e le varie forme di comunicazione previste dall Istituto. L essenziale funzione collegiale della propria attività viene espletata attraverso l obbligatoria partecipazione agli organismi collegiali, che sono costituiti dal Collegio Docenti, dalle riunioni dei Gruppi per disciplina, dai Consigli di Classe e da eventuali Commissioni individuate dal Collegio Docenti. Partecipa alla gestione generale dell Istituto attraverso i propri rappresentanti, eletti su lista nel Consiglio di Istituto COLLEGIO DOCENTI Il Collegio dei Docenti è costituito dall insieme di tutti i Docenti in servizio, sia a tempo indeterminato che a tempo determinato. Il Collegio Docenti ha autonomia nella definizione del POF, che delinea le finalità e gli obiettivi dell attività didattica e le sue modalità di organizzazione, nella formulazione dei criteri di valutazione e di tutto ciò che attiene alla progettazione didattica ed educativa. Approva il Piano Annuale delle Attività e il Piano Annuale di Formazione; approva i progetti e le attività attuate dall Istituto, l organizzazione del calendario scolastico, i criteri di formazione delle classi e delibera l adozione dei libri di testo. E presieduto dal DS ed esprime, mediante elezione, i responsabili di progetto o di particolari funzioni CONSIGLIO DI ISTITUTO La scelta degli indirizzi di gestione delle risorse di bilancio è affidata al Consiglio di Istituto, formato dai rappresentanti, eletti su lista, dei docenti, dei genitori, degli studenti e dei non docenti. In particolare è composto da 19 membri: 8 docenti, 2 rappresentanti del personale non docente, 4 rappresentanti dei genitori, 4 rappresentanti degli alunni e il DS. Il Consiglio di Istituto approva il Programma annuale e il conto consuntivo, il POF, gli scambi culturali e tutte quelle iniziative che comportano impiego di risorse. Pag. 19/41

20 Delibera i criteri per la scelta degli incarichi professionali. Il DS è membro di diritto del Consiglio di Istituto, che è invece presieduto da un genitore. Il Consiglio elegge una Giunta Esecutiva, presieduta dal DS, che ha il compito di prepararne i lavori. La Giunta Esecutiva è composta da un docente, un non docente, un genitore, un alunno, il DS e il Direttore dei Servizi Gene - rali e Amministrativi CONSIGLI DI CLASSE I Consigli di Classe, formati da tutti i docenti della classe, articolano operativamente la proposta educativa formula - ta dal Collegio Docenti nella realtà concreta delle singole classi. Provvedono alla definizione degli obiettivi trasversali e di quelli relativi alle varie discipline sulla base della situazione di partenza della classe; definiscono le politi - che di sostegno e di sviluppo nei confronti dei singoli studenti e le valutazioni intermedie e finali. Sono presieduti dal DS o, per delega, dal coordinatore di classe, che ha compito di coordinare le attività e di porsi come punto di riferimento per il Consiglio di Classe stesso. Fanno inoltre parte del Consiglio due genitori e due studenti eletti in rappresentanza delle rispettive componenti. I Consigli di Classe, aperti alle rappresentanze dei genitori e degli studenti, discutono della programmazione didattica proposta dai docenti, deliberano le attività integrative, i viaggi di istruzione e l adozione dei libri di testo. A questi Consigli di Classe aperti possono indistintamente partecipare anche tutti i genitori e gli studenti della classe DIRETTORE DEI SERVIZI GENERALI ED AMMINISTRATIVI Il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali amministrativo - contabili e ne cura l'organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati ottenuti dal personale ATA, posto alle sue dirette dipendenze. Egli ha il compito di assicurare l'unitarietà della gestione dei servizi amministrativi e generali dell Istituto, coerentemente con quanto previsto dal POF PERSONALE AMMINISTRATIVO La Segreteria è suddivisa in quattro sezioni principali, in relazione alle funzioni svolte: quella amministrativa, quella degli acquisti, quella didattica e quella della gestione del personale. In particolare gli uffici sono così suddivisi: a. La Segreteria Didattica è responsabile del corretto e tempestivo espletamento di tutte le procedure amministrative e burocratiche necessarie agli studenti ed ai genitori, quali, ad esempio, iscrizioni, rilascio di certificati e diplomi. Svolge inoltre attività di supporto nell organizzazione dell attività connessa alla realizzazione del POF. E responsabile dell archiviazione di tutti i documenti relativi alla gestione degli studenti. b. La Segreteria del Personale gestisce i dati relativi al personale docente e non docente ed è responsabile dell archiviazione di tali dati mediante l aggiornamento delle schede personali c. La Segreteria Amministrativa (Ragioneria) è responsabile della gestione di tutte le attività connesse all amministrazione finanziaria dell Istituto e delle forniture di materiale didattico e di consumo d. La Segreteria addetta al Protocollo gestisce la posta (telematica e non) in ingresso ed in uscita dall Istituto, provvedendo a protocollare i documenti che necessitano di tale operazione e. La Segreteria Acquisti e Magazzino è responsabile della fornitura e distribuzione dei materiali didattici e di consumo. Essa ha la responsabilità di gestire l'albo Fornitori e le relative schede sulla base delle indicazioni ricevute dalla Commissione Qualità. Il personale amministrativo risponde del suo operato al DSGA PERSONALE TECNICO Al personale tecnico (assistenti tecnici) sono affidati compiti di: Gestione dell efficienza delle attrezzature collocate nei laboratori Collaborazione con i docenti per le attività didattiche svolte in laboratorio Pag. 20/41

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