NOTE TECNICO-OPERATIVE (di cui alla Circolare n. 153 del 20 dicembre Prot. n )

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1 NOTE TECNICO-OPERATIVE (di cui alla Circolare n. 153 del 20 dicembre Prot. n ) L Ateneo ha istituito dal 1 gennaio 2011, ai fini di una gestione unica e coordinata della documentazione amministrativa, un unica AOO comprendente la struttura organizzativa dell Amministrazione centrale. Il documento traccia le linee guida per la protocollazione e la gestione dei documenti che entrano a far parte dell archivio dell AOO. Tipi di documenti I documenti si distinguono in documenti in entrata (=arrivo), documenti in uscita (=partenza) e documenti interni. Per documenti in entrata, in uscita e interni si intendono i documenti, cartacei o informatici, acquisiti e prodotti dalla AOO amministrazione centrale nell esercizio delle proprie funzioni e aventi valore ai fini dell azione amministrativa, indipendentemente dal fatto che provengano o siano diretti verso soggetti esterni o interni. Registrazione dei documenti su supporto cartaceo Tutti i documenti in arrivo, in partenza e interni dai quali possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi devono essere protocollati. Il protocollo serve, infatti, ad attestare, per un determinato documento data di ingresso e provenienza ed a consentire di attribuire ad esso una classificazione sulla base del titolario (cfr Allegato 2 e Allegato 3). Nessun altro sistema di registrazione, comunque formato, ha rilevanza giuridica ai fini della attestazione dell ingresso del documento nell archivio dell amministrazione. In alcuni casi è possibile differire la data di registrazione rispetto alla data di arrivo del documento (protocollo differito). La registrazione viene effettuata attraverso due modalità: registrazione a protocollo registrazione a repertorio La registrazione si effettua registrando, nel sistema di protocollo informatico, una serie di elementi obbligatori previsti dalla normativa in materia. Alcuni di questi elementi sono immodificabili, altri modificabili. Gli elementi obbligatori immodificabili sono: data di registrazione (generata in automatico dal sistema) numero di protocollo (generata in automatico dal sistema) emittente/destinatario oggetto (la cui redazione deve essere effettuata seguendo le regole riportate nelle Le Raccomandazioni di Aurora, redatte dal Gruppo di lavoro interistituzionale Aurora - 1

2 Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e la redazione delle anagrafiche nel protocollo informatico - (cfr. Allegato 1) Elementi obbligatori modificabili sono: unità organizzativa responsabile (UOR) responsabile del procedimento (RPA) classificazione archivistica (titolo e classe) Per i documenti in arrivo, sono registrati anche la data e il protocollo del documento ricevuto se presenti nello stesso. Registrazione delle anagrafiche La registrazione delle nuove anagrafiche (diverse da quelle del personale dell Ateneo) sarà demandata ad un numero ristretto di utenti, individuati di concerto con i Responsabili delle UOR, che saranno chiamati ad osservare scrupolosamente alcune linee guida d'inserimento descritte nel manuale di cui sopra Le Raccomandazioni di Aurora. La classificazione è l operazione in base alla quale ciascun documento, che riguarda una singola e specifica questione concreta, viene ricondotto, in base all oggetto trattato, a grandi raggruppamenti di ordine generale e di carattere astratto, indicati nel piano di classificazione o titolario. La classificazione è obbligatoria e necessaria per il corretto funzionamento dell archivio. Dal 1 gennaio 2011 per la classificazione dei documenti della AOO Amministrazione centrale, l Ateneo, adotterà il piano di classificazione Titulus 97. La segnatura di protocollo Sul documento cui viene assegnato automaticamente dal sistema un numero di protocollo va apposta la segnatura. La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione al documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo. Tale operazione consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. La registrazione e la segnatura costituiscono un operazione unica e contestuale. La segnatura riporta: in apice l intestazione Università degli Studi di Milano- Bicocca a cui si aggiunge a seguire la tipologia di documento (es. protocollo in entrata/uscita), il numero di protocollo, la data di registrazione, la classificazione archivistica oltre che la UOR di competenza. Archivi Archiflow gestisce quattro tipologie di archivi: protocollo generale, archivio separato, archivio riservato del Rettore, archivio riservato del Direttore amministrativo. L archivio protocollo generale contiene i documenti soggetti a registrazione di protocollo e di repertorio. Archivio del Rettore e Archivio del Direttore Amministrativo - contengono rispettivamente i documenti soggetti a registrazione particolare dell una o dell altra tipologia. La protocollazione dei documenti viene gestita dalle rispettive Segreterie. L archivio separato contiene i documento interni ed esterni non soggetti a registrazione di protocollo e il repertorio dell Albo Ufficiale di Ateneo. Repertori Sono individuate alcune tipologie di documenti che vengono gestite in ordine 2

3 rigidamente cronologico dal 1 gennaio al 31 dicembre di ogni anno, all interno di serie archiviste annuali denominate repertori. Sono attivi a partire dal 1 di gennaio 2011 i seguenti repertori: - Circolari - Decreti del Rettore, del Direttore Amministrativo e Determine dei Dirigenti - Verbali - Verbali del CDA - Verbali del Senato Accademico - Verbali del Senato Accademico Integrato - Albo d'ateneo - I repertori delle delibere dei singoli organi e il repertorio dei Contratti e delle convenzioni saranno attivati nella fase successiva di avvio del workflow documentale. Registrazione dei documenti in Archiflow Per procedere alla registrazione a protocollo e a repertorio dei documenti nel sistema di gestione informatica dei documenti (Archiflow) si accede all archivio protocollo generale e, nel menù a tendina, si seleziona la funzione di protocollazione corrispondente al tipo di documento da protocollare. Per ciascun documento ricevuto o prodotto è stata definita la relativa funzione di registrazione a protocollo e a repertorio Gestione documentale Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione degli utenti delle UOR per la protocollazione dei documenti in uscita. Ciascuno utente del sistema è abilitato a svolgere le operazioni concordate con i responsabili delle UOR di afferenza. Documenti in arrivo cartaceo A partire dal 1 gennaio 2011, oltre che nella tradizionale forma cartacea, tutti i documenti in entrata saranno gestiti all interno del sistema Archiflow e resi accessibili a tutte le UOR. I Capi Area potranno prendere visione del documento accedendo al seguente indirizzo web: https://webproto.si.unimib.it/archiflowweb/, autenticandosi con le stesse credenziali d accesso della casella di posta elettronica personale. Il Settore Protocollo e Archivio Generale ha competenza esclusiva sulla protocollazione dei documenti in arrivo (=entrata). Le operazioni di protocollazione, classificazione, scansione e smistamento, per i documenti pervenuti su supporto cartaceo, sono centralizzate presso il Settore Protocollo e Archivio Generale. Il documento in arrivo è protocollato, acquisito otticamente e reso accessibile nella postazione di lavoro degli utenti ai quali sono stati assegnati i diritti di visibilità sul documento. L originale del documento sarà inviato al responsabile del procedimento mediante servizio di posta interna. Documento informatico L Ateneo, nel rispetto della normativa in materia, ha istituto un unico indirizzo di posta elettronica certificata per l AOO Amministrazione centrale avente indirizzo: La casella di PEC assicura la ricezione, la gestione e 3

4 conservazione dei documenti informatici indirizzati all Ateneo. L indirizzo fa capo al Settore protocollo e archivio Generale. Il documento informatico inviato alla casella PEC sarà protocollato e inviato agli utenti cui sono stati assegnati i diritti di visibilità. I documenti informatici che pervengono a caselle diverse di posta andranno reindirizzati alla casella di posta elettronica istituzionale al seguente indirizzo I documenti in uscita e tra uffici saranno protocollati in una prima fase dal Settore Protocollo e Archivio Generale, in attesa che tutte le UOR siano progressivamente abilitate e messe in grado di provvedere autonomamente a protocollare la documentazione prodotta. A regime le UOR avranno competenza esclusiva per la protocollazione dei documenti prodotti in uscita. A tal fine sono stati individuati presso ciascuna UOR gli utenti abilitati alle operazioni di protocollazione, classificazione, scansione e smistamento. Ciascuna UOR provvederà ad apporre la segnatura sia sul documento originale che sulla velina, resta salvo che la spedizione avverrà secondo la procedura attualmente in uso, avvalendosi dell Ufficio Posta. Contestualmente alla protocollazione del documento, Archiflow permette di rendere visibile il documento acquisito nel sistema agli utenti del sistema stesso. L utente destinatario potrà pertanto prendere visione del documento o attraverso un messaggio di posta in Archiflow oppure ricercando lo stesso documento nei diversi archivi qualora gli sia stata assegnato il diritto di poterlo vedere. Il sistema consente, inoltre, di impostare spedizioni predefinite collegate alla compilazione di alcuni campi inseriti nella scheda. Per facilitare l assegnazione della visibilità dei documenti sono state predefinite le spedizione dei documenti in arrivo e in partenza per le UOR Area affari legali e Istituzionali e Biblioteca. Per tali Aree la compilazione dei campi AOO assegna la visibilità del documento al Rettore, Direttore amministrativo e al Settore Protocollo e Archivio Generale; il campo UOR assegna con notifica la visibilità del documento al Capo Area; il campo responsabile del procedimento assegna con notifica la visibilità del documento al capo settore e, senza notifica, a tutti utenti afferenti agli uffici di pertinenza del settore il campo responsabile dell istruttoria non assegna diritti di visibilità. Per tutte le altre UOR il documento in automatico sarà reso visibile solo a: Rettore, direttore amministrativo e al Settore protocollo e archivio generale; il campo UOR assegna con notifica la visibilità del documento al Capo Area I documenti da non protocollare possono comunque essere registrati nell archivio separato. Elenco dei documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell art. 53 comma 5 del DPR 445/2000: - Gazzette ufficiali e bollettini ufficiali P.A. - Notiziari P.A. - Note di ricezione circolari - Note di ricezione altre disposizioni - Materiali statistici - Atti preparatori interni 4

5 - Giornali - Riviste - Libri - Materiali pubblicitari - Offerte o preventivi di terzi non richiesti - Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi - Biglietti d occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti ecc.) - Allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione - Certificati e affini - Documentazione già soggetta, direttamente o indirettamente, a registrazione particolare (es. fatture, vaglia, assegni) Elenco dei documenti esclusi dalla protocollazione in ambito universitario (Cnipa I quaderni 21 febbraio allegato 16.16) - Certificazioni non meccanizzate - Certificati di servizio personale docente di ruolo e non di ruolo - Certificati di servizio personale tecnico - amministrativo (a tempo determinato o indeterminato, CEL) - Certificati situazioni retributive e contributive personale strutturato e non strutturato - Certificazioni studenti - Estratti conto bancario - Report (o registro) delle presenze - Visite fiscali (si protocollano solo quelle sfavorevoli al dipendente, ad es. per assenza) - Trasferimento sede legale comunicazione - Cambio banca comunicazioni - Lettere di accompagnamento di fatture - Progetti formativi e di orientamento stage - Richiesta conferma conseguimento titolo di studio - Restituzioni dei buoni mensa da parte dei ristoratori o ditte convenzionate corrispondenza e modelli - Avvisi di pagamento comunicazioni di bonifici bancari - Avviso di vacanza presso altri atenei (bando in Internet) - Bandi di altri atenei di selezione per assegni per la collaborazione ad attività di ricerca - Convocazioni dei CDD e dei CDF. Eccezioni (cioè documenti espressamente da protocollare) - Fatture in ritardo pena interessi di mora - Tutti i documenti di norma non soggetti a protocollazione per ragioni archivistiche e organizzative ricevuti in ritardo che la Unità Organizzativa Responsabile ritiene di assoggettare a registrazione - Comunicati stampa dell Amministrazione Annullamento dei numeri di protocollo Per richiedere l'annullamento di un numero di protocollo dell'aoo dell'amministrazione Centrale sarà sufficiente inviare una mail di richiesta al Settore protocollo e archivio generale specificando le seguenti informazioni: numero di protocollo; data di protocollo; 5

6 motivazione per cui si richiede l'annullamento. Registro di emergenza Qualora per ragioni tecniche non sia possibile accedere al servizio di protocollo informatico per un periodo superiore alle ventiquattro ore consecutive, come previsto dalla normativa di riferimento (ai sensi dell'art. 63 del TUDA 445/200) verrà utilizzato un registro di protocollo -denominato di emergenza- atto a garantire l'identificazione univoca dei documenti da protocollare per l'aoo dell'amministrazione centrale e il loro successivo riversamento nel sistema di protocollo ripristinato. Allegati: Allegato 1 Linee guida per la creazione e l aggiornamento delle anagrafiche. Allegato 2 Piano di classificazione (o Titolario). Allegato 3 I Calzini del Principe Carlo Manuale utente (inviato per posta elettronica agli utenti di Archiflow) Per qualunque chiarimento ulteriore sia di natura tecnica sia di natura archivistica è possibile inviare una mail al seguente indirizzo di posta elettronica: Glossario Allegato: documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento, integrazione o per memoria: l allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la stessa segnatura di protocollo. Archivio: complesso di documenti prodotti o comunque acquisiti (spediti e ricevuti) da un ente o da una persona durante lo svolgimento della propria attività Si articola in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico. Area Organizzativa Omogenea (AOO): insieme di unità organizzative (UOR) di una amministrazione, che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. In particolare una AOO utilizza per il servizio di protocollazione un unica sequenza numerica, rinnovata ogni anno solare. Assegnazione di un documento: individuazione, della persona fisica responsabile della trattazione dell affare e della gestione dei documenti nella fase corrente dell archivio. Documento analogico: è un documento cartaceo sul quale sono impressi dei segni rappresentativi di un atto, un fatto, una realtà esterna di cui si vuole serbare memoria. Documento giuridico: è una cosa che porta con sé la rappresentazione di un fatto o di un atto avente rilevanza giuridica. Documento amministrativo: ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni e, comunque, utilizzata ai fini dell attività amministrativa.. 6

7 Documento archivistico: ogni documento che fa parte dell archivio. Documento informatico: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Carteggio: complesso delle lettere inviate e ricevute da una persona. Casella istituzionale di posta elettronica: casella di posta elettronica, istituita da un AOO, per la ricezione dall esterno e per la spedizione all esterno dei messaggi da registrare a protocollo. Casella istituzionale di posta elettronica certificata (PEC):casella di posta elettronica istituita da un AOO che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale. Fascicolo: Insieme di documenti relativi a un medesimo affare o procedimento amministrativo, classificati in maniera omogenea e collocati, all interno di una camicia o copertina in ordine cronologico. Il fascicolo costituisce l unità di base, indivisibile, di un archivio, mentre la busta (o il faldone), che contiene diversi fascicoli, sin considera unità soltanto ai fini della conservazione materiale. Talora il fascicolo può essere articolato in sottofascicoli e questi ultimi in inserti. Sulla copertina (camicia) del fascicolo è riportata la classificazione che corrisponde al titolo con le eventuali partizioni previste dal titolario, separate tra loro per lo più da un punto. La classificazione può essere seguita da una barra e da un numero che contrassegna la posizione del fascicolo nell ambito del titolo. Fascicolo elettronico: rappresentazione dei concetti precedenti all interno dell applicativo di gestione documentale (Archiflow). Gestione dei documenti: insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, alla fascicolazione, all assegnazione, al reperimento, alla conservazione e all accesso dei documenti amministrativi formati o acquisiti dal produttore di archivio. Minuta (o Velina) Copia di un protocollo in partenza o tra uffici che rimane in gestione presso la UOR mittente. Oggetto In sede di formazione del documento l oggetto è l enunciazione sommaria, sintetizzata in poche parole, al massimo un paio di righe, dell argomento di cui si tratta il documento. In sede di un fascicolo, l oggetto designa l affare concreto a cui si riferiscono tutti i documenti inseriti nello stesso fascicolo. Piano di classificazione (c.d. Titolario): sistema logico precostituito (costruito cioè a priori, prima che vengano prodotti i singoli documenti) di partizioni astratte (quindi, generali, ma non generiche, e omnicomprensive dei possibili casi concreti che si possono verificare all interno della quotidiana attività amministrativa del produttore), ordinate gerarchicamente (ha una struttura ad albero, nella quale ogni 7

8 voce di un grado divisionale si suddivide a sua volta in alcuni rami di grado divisionale inferiore) individuato sulla base dell analisi delle funzioni attribuite dalla legge al produttore dell archivio. Si tratta quindi di un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata dall ente produttore e non secondo le competenze (ufficio che tratta l affare) e permette di organizzare i documenti che si riferiscono ad affari e procedimenti amministrativi in maniera omogenea. Il titolario adottato dall Ateneo si articola, in due gradi divisionali (Titoli e classi) ed è conforme allo standard adottato dalla maggior parte delle Università italiane denominato Titulus 97. Registratura di Protocollo: operazione di registrazione quotidiana dei documenti ricevuti e spediti, assegnando contestualmente a ciascuno di essi un numero progressivo, che ricomincia da 1 all inizio di ogni anno solare. La registrazione a protocollo attesta in modo inoppugnabile l esistenza all interno dell archivio e la data archivistica del singolo documento, che viene identificato in modo univoco dal numero progressivo assegnatogli. Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA): persona fisica individuata in base alla normativa vigente che ha la responsabilità dell istruttoria e di ogni altro adempimento inerente un procedimento amministrativo. Registro di protocollo: registro su cui si annotano quotidianamente i documenti ricevuti e spediti dall AOO Amministrazione centrale. Repertorio: registro su cui si trascrivono e nel quale si inseriscono in sequenza determinata documenti ai quali si attribuisce un numero identificativo progressivo con valenza probatoria. Unità Organizzativa Responsabile (UOR): unità organizzative (Aree, Settori /uffici) competenti nelle diverse materie all interno dell Area Organizzativa Omogenea Amministrazione centrale. Smistamento: individuazione della UOR cui trasmettere il documento, che servirà per trattare un affare o un procedimento amministrativo. Sistema di gestione informatica dei documenti: l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall Ateneo per la gestione dei documenti. Vincolo archivistico: Nesso che collega in maniera logica e necessaria i documenti che compongono l archivio di un ente o persona. 8

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