La gestione informatizzata di un Global Service Tecnologico Energetico. Paolo Pari Direttore Divisione Sanità - Olicar SpA

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1 La gestione informatizzata di un Global Service Tecnologico Energetico Paolo Pari Direttore Divisione Sanità - Olicar SpA

2 Il Gruppo Olicar fatturato numero di dipendenti 200 certificazioni ISO 9001:2000 ISO SOA Il Gruppo Olicar è l azienda italiana leader nel settore dei servizi tecnologici per la produzione e la gestione integrata dell energia. Presente sul mercato da oltre 50 anni, l azienda è una ESCO (Energy Service Company) con competenze nel settore del risparmio energetico e della produzione di energia da fonti rinnovabili. Di recente, il Gruppo ha saputo unire l esperienza nella gestione dei servizi energetici a competenze di progettazione, costruzione e gestione di strutture complesse: In questo contesto è nata la Divisione Sanità che sviluppa specificatamente gli interveti di riqualificazione tecnologica in ambito ospedaliero L azienda opera in tutta Italia, e si avvale oggi di una struttura di 200 persone, tra amministrativi, ingegneri e tecnici.

3 Vision e Mission di Olicar per la Sanità L Azienda Ospedale consuma fonti primarie di energia per garantire comfort ambientale e prestazionale (tecnologico). La missione di Olicar Sanità è di offrire servizi per la progettazione, la costruzione e la gestione delle infrastrutture ospedaliere deputate alla gestione di qualunque ciclo di trasformazione dell energia. La crescente attenzione per le problematiche di risparmio energetico e di impatto ambientale impone l adozione di un approccio integrato, garantito da un unico gestore in grado di assolvere tutte le responsabilità di conduzione. EFFICIENZA ENERGETICA Progettazione, Implementazione Gestione impianti tecnologici ASSISTENZA servizi di governo e assistenza informativa ai clienti NUOVE ENERGIE recupero energetico e fonti alternative

4 Vision e Mission di Olicar per la Sanità I processi macroenergetici Produzione Termica Trattamento Aria Acqua Sanitaria Lavaggio e Sterilizzazione Illuminazione Logistica ecc.. I processi bioenergetici A A diagnosi terapia Meccanico Elettrico Radiante

5 Servizi per l Health Care Energy Management Ottimizzazione dei costi gestionali nell approvvigionamento energetico primario nell uso delle attrezzature sanitarie (look@power) nel rilascio in rete della sovrapproduzione di energia Valorizzazione del patrimonio con investimento di capitale privato realizzazione di impianti per la cogenerazione aggiornamento tecnologico degli impianti di distribuzione ristrutturazione del corpo di fabbrica con adozione di soluzioni per la coibentazione sostituzione delle utenze (cespiti) a bassa resa energetica Ottimizzazione della logistica riduzione del tempo di fermo macchina con aumento della produttività gestione dei rifiuti gassosi, fluidi e solidi secondo le normative di tutela dell impatto ambientale gestione dei rifiuti speciali ospedalieri con adozione di soluzioni endogene per il trattamento

6 Reengineering dei processi Sanitari La vocazione altamente tecnologica di Olicar Sanità ha orientato l offerta di servizi verso metodologie dedicate ai processi diagnostici e terapeutici che fanno largo uso delle tecnologie biomediche. Health Technology Assessment Analisi dei flussi produttivi legati all utilizzo di sistemi tecnologici diagnostici o terapeutici e costruzione dei cruscotti direzionali Censimento, classificazione energetica e codifica del patrimonio tecnologico Sviluppo piani di investimento eco efficienti Organizzazione di sistemi gestionali Analisi ed ottimizzazione dei processi energivori Gestione dei processi per l accreditamento Progettazione e sviluppo di piani di formazione specialistica per gli operatori Progettazione e gestione degli interventi di riqualificazione sia strutturale sia organizzativa

7 Concessioni e Project Financing La dimensioni sia tecnica sia finanziaria degli interventi richiesti per la riqualificazione del patrimonio immobiliare ospedaliero ha portato il gruppo Olicar a strutturare una Business Unit specializzata nel ruolo di Soggetto Promotore e nell'implementazione di tutte le attività in concessione acquisite. Lo scopo della BU è di offrire al Mercato della Sanità soluzioni infrastrutturali innovative, progettate e gestite per raggiungere i migliori standard in termini di efficienza energetica e logistica

8 Contesto ospedaliero Consumi energetici annui espressi per posto letto e per metro quadro

9 Contesto ospedaliero

10 Alcune referenze nel mondo sanitario Le Filiali: Alcune referenze afferenti al mondo sanitario: ASL 10 Pinerolo ASL 5 Collegno Gaetano pini (Milano) Regione Lazio (Lotto C) Piemonte, Liguria e Valle d'aosta (Alba-Bra Asti-Torino Cuneo) Lombardia (Milano) Emilia Romagna (Modena Ferrara) Lotto C: 3 AUSL / ASL 15 distretti sanitari 10 Ospedali Project Financing: nuovo ospedale USL N 3 Lagonegro Lazio (Roma) Basilicata (Lagonegro) Sardegna (Sassari)

11 Regione Lazio: Multiservizio Tecnologico e fornitura vettori energetici ASL RIETI L appalto in cifre 15 ml Euro/a canone 3 ml Euro/a - straordinari 10 ml Euro - riqualificazioni AUSL ROMA B AUSL ROMA G Regione Lazio suddivisione per distretti sanitari Partner tecnologico

12 L asset gestito 10 Ospedali 144 Edifici ASL Rieti mq ASL Roma B mq ASL Roma G mq

13 Oggetto e obiettivi del Servizio SERVIZI DI GOVERNO - Call Center - Sistema Informativo Gestionale - Attività di rendicontazione - Integrazione fra i software di gestione call center e gestione tecnica-manutentiva SERVIZI DI MONITORAGGIO E ACQUISIZIONE DATI - Servizio di rilevazione, creazione e aggiornamento del Censimento del sistema edificio impianto (modulo Intelligent Map di InfoFACILITY - Attività di sorveglianza, di controllo e di misura SERVIZI TECNICI - Progettazione interventi - Agg. del Piano di Manutenzione e redazione del Piano di Riqualificazione) - Attività tecnico amministrativa - Attività di formazione

14 Servizi Gestiti SERVIZI DI MANUTENZIONE, CONDUZIONE ED ESERCIZIO DEGLI IMPIANTI - Servizi di pronto intervento - Attività di fornitura - Attività di esercizio e conduzione degli impianti - Attività di manutenzione (ordinaria e straordinaria) MACRO-OBIETTIVI NELLA GESTIONE DEI SERVIZI: Riduzione Spesa per acquisto di servizi; Riduzione Complessità Gestione Interna, in termini di: Riduzione del numero di fornitori dei servizi; Riduzione della polverizzazione dei soggetti responsabili; Creazione di una Vision Globale e a Lungo Termine; Incremento Livelli di Servizio; Incremento Monitoraggio e Controllo

15 Numero di persone coinvolte -Squadre operative (operai n. 110) -Pronto intervento n. 15 -Direttori di presidio n. 1 -Direttori operativi n. 1 Personale coinvolto

16 Focus sistema di gestione Il capitolato di gara prevedeva la fornitura contestuale di un SISTEMA INFORMATIVO DI MANUTENZIONE in grado di supportare le fasi gestionali e documentare l attività svolta Facilita il rapporto contrattuale Consente il presidio del know how manutentivo da parte del committente Gestore AUSL/ASL/AO La piattaforma doveva prevedere funzionalità dedicate al committente per avviare processi manutentivi e monitorare l attività di gestione tecnica N.B. L IMPORTANZA DEL SISTEMA INFORMATIVO DI MANUTENZIONE È INDIPENDENTE DALLE SCELTE ORGANIZZATIVE ASSUNTE: GESTIONE INTERNA, OUTSOURCING, GLOBAL SERVICE

17 Funzionalità richieste e attese 1/2 Gestione segnalazioni guasto -Call center: posizionamento e attività -Tracciabilità chiamate (rdi: richieste di intervento): registrazione, loro processamento, storico chiamate, monitoraggio tempi di risposta contrattuali, performance interne -Attivaz. Tecnici sul territorio: sms, mail, ecc.. Gestione materiali -Codifica ricambi -Gestione multimagazzino, multilocazione, multisito -Codifica consumabili e materiali in base alle logiche contrattuali -Ottimizzazione logiche di approvvigionamento materiali Supporto alle attività di censimento Funzionalità dedicate alla codifica veloce di elementi strutturali e impiantistici e al relativo import sulla piattaforma complessiva Codifica Asset da gestire -Definizione logiche di codifica -Censimento impianti e loro scomposizione -Codifica componenti -Import dati da file esistenti Gestione documentale Gestione e archiviazione di tutta la dcumentazione prodotta nell esecuzione del servizio: fotografie prima e dopo intervento, autorizzazioni, ecc. Gestione manutenzione programmata -Codifica piano di attività manutentive -Verifica risorse disponibili -Forecast materiali - schedulazione interventi e monitoraggio performance contrattuali (SLA) Gestione contratto/i attivo/i -Codifica del contratto con il committente -Monitoraggio stato avanzamento e gestione economica della commessa -Gestione fatturazioni interventi e SAL (stati avanzamento lavori): gestione attività a canone e extraconone

18 Funzionalità richieste e attese 2/2 Gestione acquisti e contratti passivi -Codifica fornitori -Gestione prestazioni di servizio e materiali -Gestione relazione tra prestazioni da terzi e ribaltamento costi al committente; -Gestione costi e stati avanzamento fatturazioni da terzi: gestione attività contrattuali e extracontratto - Definizione e monitoraggio performance subfornitori - Distribuzione territoriale subfornitori e distribuzione competenze e attività Gestione centralizzata dei guasti -Analisi dei guasti -Codifica centrale delle anomalie per ottenere ritorni sulla progettazione dell impianto, sulla rinegoziazione delle garanzie, e degli interventi contrattuali -Verifica tempi standard di risoluzione dei guasti a supporto della pianificazione dei carichi di lavoro Gestione performance tecnici e presenze -Codifica qualifiche e matricole manutentori -Gestione loro presenze -Monitoraggio attività e distribuzione temporale -Consuntivazioni tempi di intervento e distribuzione per commessa Gestione approvazione interventi lato committente -Gestione processi di approvazione interventi -Coinvolgimento del cliente nelle fasi di gestione del service -Gestione work-flow, processi di escalation di chiamata Applicazioni mobile -Gestione consuntivazione interventi da remoto -Supporto di tecnologia palmare/umts -Tecnologia rf-id per applicazioni dedicate -Verifica effettiva intervento e sua documentabilità inoppugnabile (oggettiva presenza tecnico in loco) TOTALE CONTROLLO ECONOMICO E TECNICO DELLA MANUTENZIONE/APERTURA PER LA GESTIONE DI TUTTI GLI ALTRI SERVIZI TECNICI NON COMPRESI NEL CONTRATTO - Raccolta statistica completa della storia manutentiva degli Asset gestiti

19 I numeri della manutenzione RdI x Anno 8604 voci di Prezzario 70 operai fissi sul campo 15 operai disponibili a chiamata COMPLETA GESTIONE WEB

20 Portale dei Servizi Accanto a strumenti tradizionali come il Call Center e il Numero Verde, È stato attivato il PORTALE DEI SERVIZI ed è stata stilata una CARTA DEI SERVIZI per la misurazione degli standard di qualità del servizio svolto. Principi fondamentali della Carta dei Servizi: Soddisfazione del cliente Eguaglianza, Trasparenza ed Imparzialità di Trattamento Continuità e Regolarità nell ambito degli orari previsti e servizi erogati Partecipazione dell Utente: proposte/reclami Cortesia nel rapporto con i clienti Efficacia ed Efficienza per un continuo miglioramento del servizio Chiarezza e Comprensibilità di linguaggio nel rapporto con l Utente

21 Schema di rete Sono operative contemporaneamente sulla medesima Base Dati, un installazione Client/Server ed un installazione WEB. La prima è in uso agli uffici amministrativi del provider di Global Server e all assistenza informatica (IB Facility). La seconda è in uso al Call Center, agli utenti dei Reparti Ospedalieri, data l elevata numerosità delle postazioni e la dislocazione sul territorio.

22 Data Center: garanzie e vantaggi Struttura di data center in grado di offrire GARANZIE in termini di: Alimentazione elettrica in alta affidabilità: il Datacenter, grazie a soluzioni UPS e gruppo elettrogeno dispone di 8 ore di autonomia Condizionamento, sistemi di antintrusione e antiallagamento Sistemi di sicurezza Monitoraggio della infrastruttura e dei sistemi server 24/7 (24h su 24, 7 giorni su 7) Struttura di data center in grado di offrire VANTAGGI in termini di: Hosting presso macchine non di proprietà Disponibilità di banda: 84 Mbs bilanciati Rete di accesso: possibilità di accesso tramite RDP da qualsiasi PC Backup quotidiano dei dati, settimanale su disco Backup incrementale Gestione macchine virtuali

23 Innovazione L invio del sms viene predisposto in automatico dal software InfoFACILITY e consente, attraverso il protocollo SMTP, l emissione di un segnale luminoso nel sito di destinazione centrale termica c/o Ospedale Sandro Pertini Servizio Implementazione di lettori di codici a barre per lo scarico reso di magazzino Controllo Innovazione Funzionamento senza ausilio di PC: i dati vengono inviati direttamente attraverso collegamento LAN a InfoFACILITY

24 Innovazione progetto: Misura non invasiva del consumo sui dispositivi medici attivi con alimentazione a rete: senza necessità di cablaggio Monitoraggio dei consumi sulle apparecchiature biomediche per: - valutazione dei cicli effettivi di lavoro - pianificazione della manutenzione preventiva - valutazione della produttività clinica

25 GRAZIE PER L ATTENZIONE! Servizio Innovazione Paolo Pari OLICAR SPA Controllo ppari@olicar.it