Servizi di sviluppo e gestione del Sistema Informativo del Ministero dell Istruzione dell Università e della Ricerca.

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1 Servizi di sviluppo e gestione del Sistema Informativo del Ministero dell Istruzione dell Università e della Ricerca Guida Operativa Versione 6.0 del 07/03/2012 RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

2 INDICE 1. INTRODUZIONE ALL USO DELLA GUIDA INFORMAZIONI UTILI OPERAZIONI PRELIMINARI INSERIMENTO CODICE ENTE BT CREAZIONE DISTINTA TRASMISSIONE OIL GESTIONE ITER FIRMA DSGA GESTIONE ITER FIRMA DS GESTIONE ITER DOWNLOAD DISTINTA INVIO DISTINTA ALL ISTITUTO CASSIERE UPLOAD DISTINTA DOWNLOAD ESITO TRASMISSIONE GESTIONE ITER ESITO ELABORAZIONE GESTIONE ITER CANCELLAZIONE DISTINTA ANNULLAMENTO DISTINTA TRASMISSIONE OIL STORNO DISTINTA TRASMISSIONE OIL VINCOLI NELLA CREAZIONE DI ORDINATIVI OIL SUGGERIMENTI PER I CASI DI ESENZIONE BOLLO RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 2 -

3 1. INTRODUZIONE ALL USO DELLA GUIDA Nell ambito del quadro normativo vigente, con il termine Ordinativo Informatico Locale si intende l insieme delle risorse informatiche ed organizzative necessarie per automatizzare l iter amministrativo adottato dalle scuole per l ordinazione delle entrate e delle spese all istituto cassiere. In termini funzionali, l OIL è il complesso di procedure informatiche che permettono di integrare il sistema di contabilità finanziaria della scuola con le procedure del cassiere per consentire fra le stesse un colloquio automatizzato bidirezionale. L evidenza elettronica che si ottiene è dotata di validità amministrativa e contabile e sostituisce a tutti gli effetti, i documenti cartacei. Tale garanzia è data dall uso della firma digitale che permette in modo inequivocabile l identificazione del sottoscrittore e l integrità del documento (gli utenti designati alla sottoscrizione digitale sono il DGSA e DS). L iniziativa è curata dal Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca con il supporto dell ABI e del DigitPA. La guida descrive e illustra le funzioni disponibili sul Portale SIDI e le attività da svolgere per gestire agevolmente l ordinazione automatica dei mandati di pagamento e delle reversali di incasso all istituto cassiere. I vantaggi derivanti dall introduzione dell OIL sono molteplici: seguire modalità operative uniformi che semplificano le transazioni con le banche; riduzione dei tempi di svolgimento delle attività di pagamento e di incasso; riduzione dell impiego della carta e dei problemi di gestione degli archivi; attenuazione del rischio di errori nei controlli e nel caricamento dei dati; riduzione delle attività ripetitive e di scarso valore aggiunto, con la possibilità di destinare risorse libere ad altre attività; prosecuzione del processo di innovazione che agevolerà la futura fruizione di nuovi servizi (ad es. grazie all impiego della firma digitale); Il progetto coinvolge le istituzioni scolastiche e le relative banche cassiere; l adesione al progetto da parte di queste ultime comporta l impegno alla fornitura ed alla distribuzione delle smart card alle scuole o comunque a garantire meccanismi di accesso gratuito ai dispositivi di firma. Tenuto conto dell importante obiettivo proposto, dei vantaggi connessi ad una informatizzazione del dialogo con le scuole gestite e, in ultima analisi, della prospettiva di un regime obbligatorio, l ABI (l Associazione Bancaria Italiana) ha invitato le banche, in qualità di cassieri delle scuole, a cogliere questa opportunità ponendo in essere ogni utile iniziativa per agevolare l adozione dell OIL e per completare il processo di utilizzo delle nuove tecniche al più presto. La nuova funzione informatizzata OIL è disponibile per le istituzioni scolastiche che utilizzano il sistema SIDI Bilancio. È previsto l adeguamento a questa informativa anche per le scuole che utilizzano pacchetti software di fornitori diversi, non appena i predetti fornitori renderanno compatibili i loro sistemi. Le Segreterie Scolastiche potranno attivare la procedura OIL a partire da un momento qualsiasi dell anno. Da quel momento in poi, la scuola potrà usufruire di tutti i vantaggi dell Ordinativo Informatico Locale. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 3 -

4 2. INFORMAZIONI UTILI Il presente paragrafo contiene il glossario utilizzato per la descrizione delle funzioni di OIL. Titolo (o Ordinativo): documento contente le informazioni che sono oggetto di elaborazione da parte della Banca e può essere di due tipologie: Mandato Reversale Il Sistema tratterà i titoli (ordinativi) senza scendere nel dettaglio della tipologia. Richiesta annullamento titolo: operazione utilizzata per l annullamento di un titolo non più valido o che non deve essere elaborato dalla banca. E inviato alla banca ed associato ad un titolo. Distinta: contenitore di titoli, di richieste di annullamento di titoli o di richieste di storni. E implementato come struttura dati in formato XML. Una distinta può contenere un massimo di 100 elementi tutti appartenenti alla stessa categoria. In funzione dei dati contenuti, la distinta avrà tre formati dati differenti: Distinta titoli Distinta richiesta annullamento titoli Distinta storno titoli Certificato digitale: contiene la chiave crittografica pubblica per la verifica di una firma digitale, oltre i dati del proprietario della chiave. Firma seriale: modalità di firma digitale che consente di apporre al medesimo documento, la firma del DS solo successivamente alla firma del DSGA per confermarne, da un punto di vista giuridico, la validità. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 4 -

5 3. OPERAZIONI PRELIMINARI Per passare definitivamente all utilizzo dell OIL la scuola deve effettuare alcuni controlli riassunti nei passi seguenti: comunicare al proprio istituto cassiere la volontà di utilizzare le nuove funzionalità per la gestione dell OIL; ricevere dall istituto cassiere 2 kit di firma digitale (uno per il DS e uno per il DSGA); testare, con l eventuale supporto dell istituto cassiere, la corretta installazione ed il corretto funzionamento dei dispositivi di firma digitale; si raccomanda l installazione dei driver PKCS#11 (Standard per l'interfaccia dei Token crittografici) necessari per la comunicazione con le smart card. utilizzare la funzione disponibile sul SIDI (Verifica Firma Digitale) per la verifica della compatibilità del kit di firma digitale; unicamente nel caso in cui la funzione di verifica compatibilità restituisce esito positivo il SIDI visualizza un bottone mediante il quale la scuola può confermare la volontà di aderire all OIL. Impostazioni Java Il kit di firma digitale richiede che sia specificato un parametro all interno del pannello di controllo Java. Il parametro da impostare è il seguente: Usa formato ClientHello compatibile con SSL 2.0 Per impostare tale parametro si deve accedere al Pannello di Controllo di Windows scegliere la voce di menu Java: RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 5 -

6 Viene visualizzato il pannello di controllo Java: A questo punto deve essere selezionato il tab Avanzate all interno del quale si può selezionare il parametro precedentemente illustrato: Usa formato ClientHello compatibile con SSL 2.0 RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 6 -

7 Verifica Compatibilità Per effettuare la verifica di compatibilità si deve accedere al portale SIDI e scegliere la voce di menu Area Finanziaria Contabile - Bilan cio Scu ole, nella sezione i tuoi servizi. scegliere l anno finanziario corrente 2011 scegliere l istituto sul quale lavorare, dalla lista delle scuole associate confermare RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 7 -

8 Successivamente dal menu di sinistra selezionare: area attività di supporto verifica firm a digitale selezionare il pulsante Verifica Firm a La pressione del pulsante avvia il procedimento di verifica della compatibilità. Viene visualizzata la pagina seguente: RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 8 -

9 Se i primi controlli di compatibilità vengono superati con successo compare la maschera seguente che richiede il PIN per testare il dispositivo di firma: NOTA BENE Se durante il processo di verifica vengono visualizzati dei messaggi di errore l utente deve contattare il numero verde descrivendo nel dettaglio l errore o il comportamento anomalo riscontrato. La comparsa di eventuali messaggi di errore indica il fallimento del processo di validazione. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group - 9 -

10 Il processo di verifica prosegue con la visualizzazione dei dati del certificato di firma: Al termine del processo se la verifica si è completata con successo e senza la visualizzazione di nessun errore, compare il pulsante Adesione OIL che consente alla scuola di confermare la volontà di aderire all OIL. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

11 Verifica adesione E possibile controllare in ogni momento se la scuola ha aderito all OIL selezionando le seguenti voci di menu: Area Attività di Supporto Parametri Procedura Nella pagina che compare la spunta presente nel campo Adesione OIL conferma l avvenuta adesione da parte della scuola e il completamento con successo del processo di validazione del kit di firma. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

12 Rimozione dell adesione all OIL E possibile rimuovere l adesione all OIL unicamente se la scuola non ha creato delle distinte OIL. Scegliendo le seguenti voci di menu: Area Attività di Supporto Verifica Firm a Digitale Compare la pagina seguente dove sarà possibile selezionare il pulsante Rimuovi adesione OIL. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

13 4. INSERIMENTO CODICE ENTE BT L istituto cassiere deve comunicare alla scuola il Codice Ente BT. Tale codice permette alla banca di individuare univocamente la scuola all interno di tutte le scuole e di tutti gli enti gestiti dalla banca stessa. NOTA BENE Inserire nel SIDI il codice ente BT esattamente come viene fornito dalla banca. Non appena è stato ottenuto tale codice è necessario inserirlo nel sistema SIDI tramite la funzione accessibile dal menù Area Attività di Supporto - > Istituti Cassieri. Il sistema propone l elenco dei conti correnti attivi, si dovrà dunque selezionare un conto dall elenco cliccare su Modifica RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

14 A questo punto si può inserire il Codice Ente BT nell apposito campo e poi si può salvare l operazione selezionando il pulsante Conferma. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

15 5. CREAZIONE DISTINTA TRASMISSIONE OIL Le azioni legate a questo processo permettono la creazione della distinta di trasmissione che contiene i titoli (mandati e reversali) da inviare all istituto cassiere. Le funzioni sono accessibili dal menù Area Gestionale Movim enti - > Distinta trasm issione OIL. Per creare una nuova distinta selezionare: inserisci l Istituto cassiere confermare Il sistema propone l elenco dei mandati e delle reversali, emessi per l istituto cassiere scelto, che siano nello stato di emesso o stampato. Risultano automaticamente tutti selezionati, ossia inclusi nella distinta che si sta creando, ma è comunque possibile deselezionare quelli non di interesse. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

16 I titoli selezionati sono associati alla distinta attraverso un codice progressivo. I titoli facenti parte della distinta assumono lo stato di selezionato. Il sistema crea una nuova distinta nella base dati e ne associa lo stato di creata. Alla conferma della selezione dei mandati e delle reversali da includere nella distinta, appare un riepilogo dello stato: RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

17 NOTA BENE Si consiglia di trascrivere il numero che il sistema ha attribuito alla distinta creata. Questa informazione sarà necessaria per ricercare la distinta nelle successive fasi di lavorazione. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

18 6. GESTIONE ITER FIRMA DSGA Le azioni legate a questo processo permettono all utente Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi di apporre la firma digitale alla distinta. Solo le distinte nello stato creata possono essere firmate dal DSGA. Le funzioni sono accessibili dal menù Area Gestionale Movim enti - > Distinta trasm issione OIL Per apporre la firma digitale è necessario: selezionare la distinta dall elenco cliccare su Gestione iter Il sistema prospetta una finestra con il riepilogo delle operazioni già effettuate o ancora da effettuare, sulla distinta selezionata. Nella colonna stato elaborazione il valore eseguito sta a significare che l operazione indicata nella colonna passo elaborazione è stata completata. Il valore non eseguito sta a significare che la corrispondente operazione indicata nella colonna passo elaborazione è ancora da effettuare. selezionare firm a DSGA selezionare visualizza dettaglio passo RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

19 cliccare su apponi firm a NOTA BENE La funzione di firma dei dati richiede l utilizzo della smart card del DSGA. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

20 Il DSGA appone la firma con la smart card inserita nell apposito lettore. Al termine dell operazione lo stato della distinta sarà aggiornato a firmata DSGA. Il Sistema genera la busta con firma seriale della distinta e la salva nella base dati. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

21 7. GESTIONE ITER FIRMA DS Le azioni legate a questo processo permettono all utente Dirigente Scolastico di apporre la firma digitale alla distinta. Solo le distinte nello stato firmata DSGA possono essere firmate dal DS. Il Dirigente Scolastico deve accedere al Portale SIDI utilizzando le proprie credenziali. Le funzioni sono accessibili dal menù Area Gestionale Movim enti - > Distinta trasm issione OIL. Per apporre la firma digitale è necessario: selezionare la distinta dall elenco cliccare su Gestione iter Il sistema prospetta una finestra con il riepilogo delle operazioni già effettuate o ancora da effettuare sulla distinta selezionata. Nella colonna stato elaborazione il valore eseguito sta a significare che l operazione indicata nella colonna passo elaborazione è stata completata. Il valore non eseguito sta a significare che la corrispondente operazione indicata nella colonna passo elaborazione è ancora da effettuare. selezionare firm a DS selezionare visualizza dettaglio passo RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

22 cliccare su apponi firm a NOTA BENE La funzione di firma dei dati richiede l utilizzo della smart card del DS. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

23 Il DS appone la firma con la smart card inserita nell apposito lettore. Al termine dell operazione lo stato della distinta sarà aggiornato a firmata DS. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

24 Il Sistema genera la busta con firma seriale della distinta e la salva nella base dati. Con l apposizione di questa seconda firma si valida, dal punto di vista giuridico, anche la firma precedente del DSGA. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

25 8. GESTIONE ITER DOWNLOAD DISTINTA Questo passaggio consente all utente di scaricare il file che poi dovrà essere inviato all istituto cassiere. Il file scaricato è salvato in una directory del file system della postazione utente. Solo le distinte nello stato firmata DS o Rifiutata possono essere scaricate. Le funzioni sono accessibili dal menù Area Gestionale Movim enti - > Distinta trasm issione OIL. Per effettuare il download della distinta è necessario: selezionare la distinta dall elenco cliccare su Gestione iter Il sistema prospetta una finestra con il riepilogo delle operazioni già effettuate o ancora da effettuare sulla distinta selezionata. selezionare dow nload distinta selezionare visualizza dettaglio passo RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

26 cliccare su scarica RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

27 cliccare su salv a NOTA BENE Si consiglia di prendere nota del nome del file e del percorso dove è stato salvato il file sul pc. Questa informazione sarà necessaria per ricercare il file nella successiva fase di trasmissione all istituto cassiere. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

28 Il file creato è un file criptato, quindi non leggibile. Al termine dell operazione lo stato della distinta sarà aggiornato a trasmessa. Anche lo stato dei titoli presenti nella distinta è aggiornato a trasmesso. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

29 9. INVIO DISTINTA ALL ISTITUTO CASSIERE NOTA BENE Tutte le operazioni che verranno descritte in questa fase, sono da effettuarsi sul sito internet dell istituto cassiere scelto dalla Segreteria scolastica. 9.1 Upload Distinta L utente deve connettersi all Home Banking dell istituto cassiere e visualizzare la sezione dedicata ad OIL. A questo punto potrà essere effettuato nel sistema di Home Banking dell istituto cassiere, l upload del file della distinta firmata digitalmente e precedentemente scaricata sul pc, dall operazione di download. Gli eventuali dubbi relativi a questi passaggi dovranno essere chiariti direttamente con l istituto cassiere. Si precisa che a seguito di questa operazione, sul sistema SIDI non verrà aggiornato lo stato della distinta che risulterà quindi ancora trasmessa. 9.2 Download esito trasmissione L utente deve connettersi all Home Banking dell istituto cassiere e visualizzare la sezione dedicata ad OIL. L Utente dovrà verificare se sia presente il file dell esito della trasmissione della distinta precedentemente caricata. L Istituto cassiere evidenzia in un file di tipo trasmissivo la corretta ricezione del file della distinta ed evidenzia in un file di tipo applicativo il corretto contenuto del file della distinta. Il file dell esito di trasmissione è un file firmato digitalmente dalla banca. L utente effettuerà il download del file che il sistema di Home Banking dell istituto cassiere avrà creato, scaricandolo e salvandolo in una directory del file system della postazione utente. L utente può acquisire anche un eventuale file di errori, anche questo firmato digitalmente. NOTA BENE Si consiglia di prendere nota del nome del file e del percorso dove è stato salvato il file sul pc. Questa informazione sarà necessaria per ricercare il file nella successiva fase di caricamento dell esito dell elaborazione al SIDI. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

30 10. GESTIONE ITER ESITO ELABORAZIONE Le azioni legate a questo processo permettono all utente di caricare sul SIDI l esito del flusso inviato all Istituto cassiere. Solo le distinte nello stato trasmessa possono essere elaborate. Le funzioni sono accessibili dal menù Area Gestionale Movim enti - > Distinta trasm issione OIL. Per effettuare l upload del file degli esiti della trasmissione precedentemente scaricato dall Home Banking, è necessario: cliccare su Gestione iter selezionare esito elaborazione selezionare visualizza dettaglio passo RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

31 cliccare su carica file esito ricercare il file esito dell istituto cassiere RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

32 caricare il file esito dell istituto cassiere Il Sistema automaticamente aggiorna lo stato delle distinte interessate dagli esiti caricati. Al termine dell operazione lo stato della distinta potrà risultare aggiornato a ricevuta o elaborata. Nel caso di errori di trasmissione, lo stato della distinta sarà aggiornato a rifiutata. Anche lo stato dei titoli presenti nella distinta è aggiornato a pagato per i mandati e riscosso per le riversali. Nel caso di distinta rifiutata, i titoli in essa contenuti sono aggiornati allo stato Emesso e viene eliminato il riferimento alla distinta di origine; in tal modo i titoli si rendono disponibili per essere inseriti in una nuova distinta. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

33 Se lo stato della distinta è aggiornato a elaborata, il file dell istituto cassiere era di tipo applicativo quindi riferito al contenuto dell esito della trasmissione. Se lo stato della distinta è aggiornato a ricevuta, il file dell istituto cassiere era di tipo trasmissivo quindi riferito solamente al risultato dell esito della trasmissione e non al contenuto. Sarà quindi necessario verificare periodicamente il sito dell Home Banking per effettuare il download del file di tipo applicativo e caricare nuovamente sul SIDI l esito dell elaborazione. NOTA BENE Da notare che gli esiti potranno essere relativi a ordinativi presenti in diverse distinte: non è necessario caricare esiti di ordinativi presenti in un unica distinta. Il sistema SIDI riconosce automaticamente gli ordinativi e aggiorna il loro stato indipendentemente dalla distinta che conteneva gli ordinativi. Solo nel caso in cui si riceve un messaggio di rifiuto flusso dalla banca è importante selezionare la giusta distinta che passerà nello stato rifiutata. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

34 11. GESTIONE ITER CANCELLAZIONE DISTINTA La funzione di cancellazione distinta consente all utente di eliminare solo le distinte presenti a sistema che risultino nello stato di: creata firmata DSGA firmata DS. Le distinte che risultino nello stato di: trasmessa ricevuta elaborata rifiutata, non possono essere cancellate. Le funzioni sono accessibili dal menù Area Gestionale Movim enti - > Distinta trasmissione OIL. Per effettuare la cancellazione della distinta è necessario: selezionare la distinta dall elenco cliccare su Gestione iter selezionare cancella distinta selezionare visualizza dettaglio passo RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

35 cliccare su can cella cliccare su conferm a RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

36 12. ANNULLAMENTO DISTINTA TRASMISSIONE OIL Le azioni legate a questo processo permettono la creazione della distinta di annullamento da inviare all istituto cassiere. Le funzioni sono accessibili dal menù Area Gestionale Movim enti - > Distinta annullamento OIL. Per creare una distinta di annullamento selezionare: inserisci l Istituto cassiere confermare Il sistema propone l elenco dei mandati e delle reversali, emessi per l istituto cassiere scelto, che siano nello stato di annullato. Risultano automaticamente tutti selezionati, ossia inclusi nella distinta che si sta creando, ma è comunque possibile deselezionare quelli di non interesse RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

37 I titoli selezionati sono associati alla distinta attraverso un codice progressivo. I Titoli facenti parte della distinta assumono lo stato di selezionato. Il Sistema crea una nuova distinta nella base dati e ne associa lo stato a creata. Alla conferma della selezione dei mandati e delle reversali da includere nella distinta, appare un riepilogo dello stato: RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

38 NOTA BENE Si consiglia di trascrivere il numero che il sistema ha attribuito alla distinta creata. Questa informazione sarà necessaria per ricercare la distinta nelle successive fasi di lavorazione. Il Sistema crea una nuova distinta nella base dati e ne associa lo stato a creata con tipologia annullamento. Per inviare all istituto cassiere le informazioni relative ai titoli annullati, si dovrà procedere con tutti i successivi passi di elaborazione: inserimento della firma del DSGA, della firma del DS, del download della distinta e dell invio del file all istituto cassiere. Si consiglia di rivedere le indicazioni di questa Guida Operativa da pag. 15 RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

39 13. STORNO DISTINTA TRASMISSIONE OIL Le azioni legate a questo processo permettono la creazione della distinta di storno da inviare all istituto cassiere. Per storno mandato si intende il cambio del progetto di riferimento del mandato (es. da P1 a P2). Per storno reversale si intende il cambio del piano dei conti delle entrate (es. da a 1.1.2). Le funzioni sono accessibili dal menù Area Gestionale Movim enti - > Distinta storno OIL. Per creare una nuova distinta di storno selezionare: inserisci l Istituto cassiere confermare Il sistema propone l elenco dei mandati e delle reversali, emessi per l istituto cassiere scelto, che siano nello stato di riscosso o pagato e che abbiano avuto una richiesta di storno attraverso le funzioni di Storno Mandati e Storno Reversali dell Area Gestionale Movimenti. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

40 NOTA BENE E da precisare che il cambio di progetto/attività (per i mandati) e/o il cambio di aggregato/voce/sottovoce (per le reversali) diventa esecutivo solo al caricamento dell esito applicativo con riferimento ai titoli oggetto di storno. Risultano automaticamente tutti selezionati, ossia inclusi nella distinta che si sta creando, ma è comunque possibile deselezionare quelli di non interesse I titoli selezionati sono associati alla distinta attraverso un codice progressivo. I Titoli facenti parte della Distinta assumono lo stato di selezionato. Il Sistema crea una nuova distinta nella base dati e ne associa lo stato a creata. Alla conferma della selezione dei mandati e delle reversali da includere nella distinta, appare un riepilogo dello stato: RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

41 NOTA BENE Si consiglia di trascrivere il numero che il sistema ha attribuito alla distinta creata. Questa informazione sarà necessaria per ricercare la distinta nelle successive fasi di lavorazione. Il Sistema crea una nuova distinta nella base dati e ne associa lo stato creata con tipologia storno. Per inviare all istituto cassiere le informazioni relative ai titoli stornati, si dovrà procedere con tutti i successivi passi di elaborazione: inserimento della firma del DSGA, della firma del DS, del download della distinta e dell invio del file all istituto cassiere. Si consiglia di rivedere le indicazioni di questa Guida Operativa da pag. 15 RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

42 14. VINCOLI NELLA CREAZIONE DI ORDINATIVI OIL Sono stati aggiunti dei controlli per guidare il personale di segreteria nella creazione degli ordinativi e per rendere minima la possibilità di commettere errori. Infatti le distinte contenenti errori vengono rifiutate dall istituto cassiere con la conseguenza di allungare i tempi di evasione delle pratiche. Segue l elenco dei controlli che sono stati aggiunti: Prelievo da conto corrente postale Se una reversale ha la modalità di riscossione è "PRELIEVO DA CC POSTALE" è obbligatorio valorizzare il campo "Numero C/C". Accredito conto corrente postale Se un mandato ha la modalità di pagamento "ACCREDITO CONTO CORRENTE POSTALE" è obbligatorio il campo "Numero C/C", mentre non viene richiesto obbligatoriamente l'iban. Bonifico Bancario Se un mandato ha la modalità di pagamento "BONIFICO BANCARIO E POSTALE" assicurarsi di aver valorizzato con l'iban del beneficiario. Assegno Circolare Se un mandato ha la modalità di pagamento "ASSEGNO CIRCOLARE" assicurarsi di aver valorizzato l'indirizzo del beneficiario, il cap del beneficiario, la località del beneficiario, la provincia del beneficiario nella funzione di gestione dei Creditori. SEPA Credit Transfer Se un mandato ha la modalità di pagamento "SEPA CREDIT TRANSFER" assicurarsi di aver valorizzato l'iban del beneficiario (è obbligatorio), sono invece facoltativi i campi "BIC" e "Identificativo end to end". Rifiuto flusso Se l istituto cassiere ci invia un esito di rifiuto flusso, tutti gli ordinativi contenuti nella distinta selezionata vengono riportati dallo stato "TRASMESSO" allo stato "EMESSO" e viene eliminato il riferimento alla distinta di origine. NOTA BENE Solo nel caso di rifiuto flusso è importante accertarsi di aver selezionato la corretta distinta prima di caricare il file di rifiuto flusso. Solo in questo caso è importante la distinta selezionata perchè verranno liberati tutti gli ordinativi legati alla distinta selezionata. RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

43 Esenzione bollo Se la tipologia del bollo è "ESENTE BOLLO" allora è obbligatoria la Causale Esenzione Bollo Suggerimenti per i casi di esenzione bollo Seguono alcuni suggerimenti da seguire per valorizzare la causale di esenzione bollo: Reversali Se la scuola incassa soldi provenienti da privati (ad esempio i genitori), gli incassi li fa l istituto cassiere utilizzando i sospesi in entrata, quindi l istituto cassiere si occupa di applicare l'imposta di bollo se necessario. La scuola emette solo la reversale a regolarizzazione dei sospesi con la causale "DOCUMENTO A REGOLARIZZAZIONE DI SOSPESI". Sono inoltre esenti da imposta di bollo: quietanze per importi fino a euro 77,47; quietanze di qualsiasi importo per versamenti disposti dall'ente sul proprio conto di tesoreria (o di cassa) per il tramite di un proprio dipendente, cui va intestata o rilasciata la quietanza con indicazione della qualifica o almeno della qualità di "dipendente"; quietanze relative alla riscossione di corrispettivi di operazioni assoggettate ad IVA (se tale circostanza risulti dal contesto della reversale emessa dall'ente beneficiario): su di esse si annota: "Corrispettivo di operazione assoggettata ad IVA"; quietanze non rilasciate rimaste allegate alla rispettiva matrice perché non volute dal versante; quietanze rilasciate all'agente della riscossione (ex esattore) per il versamento delle rate dei ruoli; quietanze rilasciate per la riscossione di imposta sulla pubblicità, imposta sulle affissioni, tassa occupazione spazi ed aree pubbliche, tasse concessioni comunali, imposta di soggiorno ed altri proventi di carattere tributario; i contributi dovuti ai comuni per il rilascio delle concessioni edilizie ai sensi della legge , n. 10 (c.d. oneri di urbanizzazione) non hanno carattere tributario; quietanze rilasciate staccandole dal bollettario delle entrate delle U.S.L. per l'introito dei tickets ex art. 12 L. 181/1982; quietanze staccate dal bollettario delle entrate per la sistemazione di rapporti interni con il tesoriere-cassiere (come ad esempio per l introito del capitale rimborsato in seguito ad estrazione o scadenza di titoli, per la riscossione di cedole scadute, ecc.); quietanze compilate per sistemazioni contabili, anche se staccate dal bollettario, recanti l annotazione, in conformità della pertinente reversale, "movimento interno"; quietanze poste in essere da Amministrazioni dello Stato, Regioni, Province, Comuni, loro consorzi ed associazioni, nonché Comunità Montane, aziende speciali ed U.S.L., sempre che vengano tra loro scambiate; quietanze per introito di somme o valori depositati in garanzia o per semplice custodia presso Pubbliche Amministrazioni statali o locali; DEPOSITI CAUZIONALI; quietanze relative alla riscossione di oblazioni a scopo di beneficenza a condizioni che sull'atto risulti tale scopo (sussidi); quietanze relative a contrassegno per invalidi, atti relativi a soggetti non abbienti, atti concernenti minori e interdetti, atti delle onlus; quietanze relativi a biglietti e abbonamenti per il trasporto pubblico; RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group

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