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1 ISTRUZIONE OPERATIVA - Documentazione Supporto Pag. 1 di 8 REDAZIONE APPROVAZIONE R-ASSW Roman Del Prete Angela DG Mario Muzzin MOTIVO DELLA REVISIONE Mod.paragr.4 : specifiche parametri per formattazione campi in word Modifica dati connessione con indicazione c:\euro2000_tmp Supporto word 2007 e 2010 paragrafo Migliorato struttura ed eliminazione riferimenti non più attuali Utilizzo OLE DB Provider invece di ODBC e revisione paragrafi Riorganizzato capitoli inserendo al 4 connessione ole db e sul 5 connessione via odbc in disuso. Revisione paragrafi e migliorato specifiche utilizzo tipi connessione. 1. SCOPO ED APPLICABILITA Predisposizione dell'accesso a stampa unione di word da parte della Routine di PrintSystem di EURO2000. Per l utilizzo della stampa unione, essendo uno standard di word da molte versioni, si rimanda al manuale di word. In queste note si vogliono dare alcune informazioni sul file creato da EURO2000 e sulle regole di interfacciamento. 2. GENERALITA PREREQUISITI Nessuna predisposizione particolare, eccetto l ovvia installazione di Office Word e di EURO MODALITA OPERATIVE Nel PrintSystem di EURO2000 è presente un bottone con il simbolo di Word. Se il PrintSystem rileva la presenza di un file doc/docx con lo stesso nome del report (rilevabile sotto l etichetta nome report ) attiva il bottone. Premendo questo tasto il programma crea un file DBF con i dati del report ed attiva Word aprendo il file che ha attivato il pulsante. Se il file Word aperto è un file predisposto per stampa unione, automaticamente ottengo la stampa unione. Nella costruzione della stampa unione è necessario definire l'origine dati. L'origine dati è definita da due informazioni: Nome e tipo origine dati che Word chiede in fase di definizione della stampa unione. E' IMPORTANTE NOTARE CHE QUESTE INFORMAZIONI sono memorizzate entrambe con il file di stampa unione e CAMBIANO da sistema operativo a sistema operativo e, alle volte, anche con le diverse versioni di Word. Questo significa che se il testo è stato costruito con una versione di Office, nel momento in cui aprirò lo stesso file con un altra versione potrebbe con molta probabilità non funzionare (tipicamente avrò da EURO2000 un segnale di errore di collegamento con word e la maschera Word si aprirà vuota). Attenzione, quindi, che l utilizzo di uno stesso file in un ambiente aziendale in cui coesistono diversi sistemi operativi e/o diverse versioni di Office potrebbe non funzionare in modo corretto in tutte le postazioni. Di seguito riportiamo delle note sulle caratteristiche del nome file e dell origine dati con alcuni consigli sulla formattazione campi nel file di word. 3.1 NOME FILE Il file.dbf di unione è creato con nome C:\euro2000_tmp\ WORD.DBF (2 under-score per lato). Il file contiene tutti i campi gestibili con la stampa unione. Viene generato in automatico da Euro2000 quando si preme il pulsante <passa a word> del print system. 3.2 NOME E TIPO ORIGINE DATI Si tratta delle caratteristiche e metodologie di accesso alla tabella. Esistono due metodi per la creazione dell origine dati: 1. Connessione di tipo OLE DB Provider per i sistemi operativi Windows 7 e superiori (vedi capitolo 4 e seguenti) 2. Connessione ODBC per sistemi operativi Windows XP / Windows Vista (in disuso vedi capitolo 5 e seguenti).

2 ISTRUZIONE OPERATIVA - Documentazione Supporto Pag. 2 di 8 4. CONNESSIONE DI TIPO OLE DB PROVIDER Di seguito viene descritta la creazione di una connessione di tipo OLE DB PROVIDER e la creazione della stampa unione con queste modalità Creazione connessione OLE DB PROVIDER in Word2007 e Word2010 In word 2007 e 2010 andare su menù lettere selezionare inizia stampa unione. Scegliere Creazione guidata di stampa unione e seguire le indicazioni video guidate. Indicare il documento da cui partire, allo step successivo seleziona destinatari, selezionare usa elenco esistente e premere sfoglia. Compare la videata che segue: Premere <nuova origine> Nella videata che segue selezionare Altri server/opzioni avanzate e premere <Avanti>. Selezionare Microsoft OLE DB Provider for Visual fox pro e premere OK. Nota: Se l opzione ole db provider for visual fox pro non è presente nell elenco dei tipi di connessioni proposte, è necessario installare il driver. Per fare ciò utilizzare il file VFPOLED- BSetup.msi presente nella directory utilities di Euro2000. Si tratta di un setup guidato; per l installazione è sufficiente accettare le scelte proposte. Prima di eseguire l installazione è necessario uscire da Word.

3 ISTRUZIONE OPERATIVA - Documentazione Supporto Pag. 3 di 8 Premere il pulsante sfoglia alla destra di select or enter database name. Come Database type indicare Free Table Directory. Premere <BROWSE> e selezionare il file C:\euro2000_tmp\ WORD.DBF Premere poi OK. Nota: il file.dbf di unione creato da Euro2000 con la prima esportazione a word, se quindi non fosse esistenze entrare in Euro2000 e fare una stampa con word, comparirà il messaggio errori nel collegamento con word perché la connessione non è stata ancora creata, ma contemporaneamente creerà il file word.dbf. Compare la videata che segue e confermare con <AVANTI> Nella schermata che segue compare la dicitura nome file: (predefinita) word.odc. Eliminare la dicitura (predefinita) e lasciare solamente la parte word.odc Premere <FINE>. A questo punto compare la lista dei record contenuti e si può procedere con l assegnazione dei vari campi come da stampa unione di word. La connessione appena creata ( word.odc) viene generata su cartella c:\utenti\nome utente\documenti\originedati\ word.odc, questa va copiata nella cartella c:\euro2000_tmp. Per tutti i dettagli su filtri, riordini, inserimento campi unione vedi manuale di word.

4 ISTRUZIONE OPERATIVA - Documentazione Supporto Pag. 4 di 8 5. CONNESSIONE ODBC La creazione dell origine dati tramite connessione ODBC è in disuso e non più supportata dai sistemi operativi da windows7 in poi. Per la creazione della connessione ODBC entrare in pannello di controllo, selezionare strumenti di amministrazione ed al suo interno troverete la connessione ODBC (attenzione ad essere amministratori). Appare una videata con varie cartelle. Selezionare la cartella DSN UTENTE. Potreste trovare già una connessione di File DBASE WORD via ODBC. In questo caso non serve nulla, potete usare quella. Se non la trovate o preferite standardizzare maggiormente i dati potete creare una vs connessione, ad esempio con nome WORD_EURO2000 (nome utilizzato in seguito nelle istruzioni) Date il comando <Aggiungi>. Si apre videata che vi chiede tipo di connessione da creare. Selezionare Microsoft Visual FoxPRo driver e dare <Fine> Potrebbe comparire un messaggio che indica che driver ODBC non è aggiornato (da sistema Windows XP e Office2003 in poi) in questo caso scaricare file VFPODBC.msi da sito Microsoft. Nella videata che compare dobbiamo dare il nome della connessione (esempio WORD_EURO2000, ma potete mettere un qualsiasi altro nome facendo attenzione a non usare spazi e caratteri speciali quali, - # etc). Indicare una descrizione Come database type indicare Free Table Directory Su path va indicata la directory che è fissa in C:\euro2000_tmp A questo punto date OK ed avete creato la connessione ODBC necessaria in Word. Quando predisponete il collegamento a word, comparirà la richiesta del tipo di connessione e selezionate quella appena creata (WORD_EURO2000). NOTA : Quando il testo è OK (verificato su Word) provate da Euro2000. Se vedete che dà errore e soprattutto perde la connessione (ci sono i campi, ma se visualizzate il menu di stampa unione non risultano record operativi (NUMERO RECORD = 0), provate a copiare il file della connessione in c:\euro2000_tmp ( word.odc o il nome assegnato). Potete farlo anche come copia sull elenco delle connessioni ed incolla in c:\euro2000_tmp.

5 ISTRUZIONE OPERATIVA - Documentazione Supporto Pag. 5 di CREAZIONE STAMPA UNIONE CON CONNESSIONE ODBC La predisposizione della stampa unione si differenzia in funzione della versione di Word installato. Per agevolare la preparazione del file e la definizione dell origine dati, illustriamo la procedura per alcune versioni più diffuse. Per versioni diverse vedere manuali word Creazione stampa unione WORD2000 La prima fase è la creazione del documento. Premere Crea, selezionare il tipo documento (ad esempio lettera tipo) e il file da usare (tipicamente finestra attiva). Si illumina a questo punto la targhetta Origine Dati Selezionare Apri origine dati. Il file con i dati è creato da Euro2000. Se è la prima volta il file ancora non esiste. Memorizzare quindi il file di word prima della stampa unione nella cartella dati con lo stesso nome del file report ed estensione.doc ed attivare la stampa dal print system di EURO2000. Il programma crea il file dei dati e poi darà errore su word perché non attiva la stampa unione. Uscite da Euro2000 per completare le informazioni del file di word. Compare la maschera di selezione file. Premere pulsante MSQuery. Compare la maschera delle connessioni ove selezionare la connessione appena definita. Compaiono tutti i file presenti nella directory aventi le caratteristiche previste. Troverete word. Selezionatelo e premete il pulsante con la freccia (>). Sulla destra sono evidenziate le colonne da gestire (con la freccia le abbiamo abilitate tutte). Se volete potete espandere le colonne del file (fare clic sul + vicino al file) e selezionare e passare sulla destra le singole colonne (sconsigliato). Dare a questo punto avanti. Compare una videata dove potete inserire dei filtri. Dare avanti e compare una videata ove indicare dei parametri di ordinamento. Dare Avanti e selezionare di tornare a Word e dare Fine/Ok. Terminate a questo punto le vs operazioni di predisposizione stampa word. Per dettagli su filtri, riordini, inserimento campi unione etc vedi manuale word Creazione stampa unione WORD2003 In word2003, chiedendo attivazione stampa unione, compare un menu di passi da eseguire (6). Seguire i passi indicati fino a punto3 dove chiede origine dati. Compare la maschera indicata. Se già predisposta l origine dati (tipicamente word ) selezionare quella, altrimenti premere <nuova origine>. Premendo nuova origine compare la maschera sotto riportata.

6 ISTRUZIONE OPERATIVA - Documentazione Supporto Pag. 6 di 8 Selezionare NOME ORIGINE DATI DSN e premere <Avanti> Compare la maschera delle connessioni create. Selezionare la connessione predisposta (WORD_EURO2000) e dare <avanti>. Il programma identifica i file presenti ove indicato da connessione. Selezionare il file (tipicamente word ) e premere <Avanti> Chiede conferma al nome da memorizzare. Potete accettare e premere fine Se la connessione esisteva, selezionandola compare la lista dei record contenuti e si può procedere con assegnazione dei vari campi come da stampa unione di word. Terminate a questo punto le vs operazioni di predisposizione stampa word. Per dettagli su filtri, riordini, inserimento campi unione etc vedi manuale word Creazione stampa unione WORD In word 2007 e 2010 andare su menù lettere selezionare inizia stampa unione. Scegliere Creazione guidata di stampa unione, indicare il documento da cui partire, allo step successivo seleziona destinatari, selezionare usa elenco esistente e premere sfoglia. Compare la videata che segue: Se già predisposte le origini dati, selezionare quella voluta altrimenti premere <nuova origine>. Premendo <nuova origine> compare: Selezionare nome origine dati (DSN) ODBC e premere <avanti>. Compare la maschera delle connessioni create. Selezionare Visual fox pro database> e premere avanti. Selezionare poi la connessione predisposta (WORD_EURO2000) e premere avanti:

7 ISTRUZIONE OPERATIVA - Documentazione Supporto Pag. 7 di 8 Compare la videata che segue e confermare con <avanti> Nella schermata che segue compare la dicitura nome file: (predefinita) word.odc. Eliminare la dicitura (predefinita) e lasciare solamente la parte word odc. Premere Fine. A questo punto compare la lista dei record contenuti e si può procedere con l assegnazione dei vari campi come da stampa unione di word. Per tutti i dettagli su filtri, riordini, inserimento campi unione vedi manuale di word. 6. FORMATTAZIONE CAMPI Ricordiamo di fare riferimento alla guida in linea di word per ogni quesito sulla gestione della formattazione dei campi o sul funzionamento della stampa unione, anche in relazione alle versioni di word in utilizzo. L elenco che segue riporta alcuni esempi tra le casistiche più comuni in cui si può incorrere riguardanti la formattazione dei dati esportati. Quando word legge i campi dal file DBF, molte volte assume una formattazione errata anche in relazione alle problematiche di interpretazione internazionale dei dati di data e formato numeri ovvero separatori miglia e decimali. Si deve in questo caso intervenire su formato dei campi. Per agire sulla formattazione di un campo, fare clic con tasto destro sul campo. Compare la descrizione del campo (tipicamente MERGE FIELD ). Selezionando il campo e premendo contemporaneamente i tasti <alt>+<f11> si possono inserire, subito dietro il nome del campo, dei parametri di formattazione (vedi help campi di word). In alternativa si può fare clic con tasto destro del mouse sul campo e selezionare modifica campo, dalla maschera che compare premere i pulsanti: <codici campo>, <opzioni>, <parametri specifici> e indicare i parametri come sotto riportato. I parametri tipici sono: \# #.##0,00 Stampa con due decimali (ad esempio canone: MERGE FIELD CANONE \# #.##0,00) \# ##### stampa senza decimali (ad esempio numero contratto: MERGE FIELD NUM_CONT \# ####)

8 ISTRUZIONE OPERATIVA - Documentazione Supporto Pag. 8 di 8 E' inoltre possibile scegliere di stampare minuscolo/maiuscolo etc. Vedere Help di Word per maggiori dettagli. Parametro Data-ora (\@) Può capitare che in word il campo mese e giorno siano invertiti nella stampa. Per ovviare a questo problema bisogna inserire i i codici campo per la formattazione con la seguente sintassi: <campo> \@ dd-mm-yyyy dove: dd= day MM=month yyyy=year La formattazione dev essere obbligatoriamente con i caratteri in inglese, ad esempio se si scrive gg per indicare il giorno, questo parametro non viene considerato. Per inserire campi che contengono variabili come if, next, ask, ecc in word 2010 non si deve modificare la stringa nel campo stesso ma andare su menù lettere, selezionare regole e scegliere il campo voluto. Procedere poi con le informazioni richieste da word. RICORDIAMO Euro2000 si occupa di creare il file con i dati ed attivare word. Tutte le problematiche di utilizzo stampa unione, definizione origine dati, etc sono CARATTERISTICHE DI OFFICE a cui bisogna fare riferimento per informazioni o risoluzione problemi. In particolare, in presenza di campi note, si possono verificare problemi di troncatura delle note stesse a valori anche molto bassi (128 caratteri). Si tratta di problemi di word conosciuti e che sono tipicamente risolvibili con l'aggiornamento del sistema operativo e di office alle ultime release di service pack (SP).