Manuale di istruzioni per l inserimento dei dati delle PROVE PQM PON

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1 Manuale di istruzioni per l inserimento dei dati delle PROVE PQM PON 1

2 SI PREGA DI LEGGERE ATTENTAMENTE QUESTO MANUALE PRIMA DELLA COMPILAZIONE DELLA MASCHERA INSERIMENTO DATI Download del file per l inserimento dei dati Potete reperire il file Excel che contiene la maschera d inserimento dei dati delle prove sul sito dell INVALSI alla pagina relativa al Progetto Qualità e Merito - PQM, di seguito riportato: I dati inerenti la scuola dovranno essere inviati all INVALSI, sotto la responsabilità del Dirigente Scolastico, secondo le modalità indicate nel paragrafo 3 di questo manuale, entro e NON oltre il 25 ottobre PER L INSERIMENTO DEI DATI E NECESSARIO SALVARE IL FILE SCARICATO DAL SITO DELL INVALSI SUL COMPUTER (o su un altro supporto di memoria, come pen-drive o dischetto o CD). TALE OPERAZIONE PERMETTE DI NON PERDERE I DATI IMMESSI IN SEGUITO ALLE OPERAZIONI DI CORREZIONE. N.B. Si declina qualsiasi responsabilità sul funzionamento della maschera d imputazione qualora la suddetta operazione di salvataggio non venisse effettuata. 2

3 INDICE Istruzioni per avviare ed aprire il file per l inserimento dei dati... 4 Versione OFFICE 2003 o precedenti... 4 Versione OFFICE Inserimento dati con lettore di codici a barre... 9 Inserimento manuale dei dati Caricamento (upload) sul sito dell INVALSI e invio dei dati

4 1 - Istruzioni per avviare ed aprire il file per l inserimento dei dati ATTENZIONE: IN BASE ALLE MATERIE PER CUI LA SCUOLA È COINVOLTA, BISOGNA SCARICARE LA GRIGLIA DI RISPOSTA E LA MASCHERA DI IMMISSIONE DATI PER ITALIANO, MATEMATICA O ENTRAMBE. Il file Excel per l inserimento dei dati relativi alle risposte delle prove è scaricabile dal sito dell INVALSI insieme al presente manuale di istruzioni dal 20 ottobre 2010, esso contiene una maschera per semplificare l immissione dei dati. Compatibilmente con la versione di office installata sulla vostra macchina si possono verificare le seguenti condizioni: 2 - Versione di OFFICE 2003 o precedenti Se le impostazioni sono quelle corrette, aprendo il file scaricato per l inserimento dei dati, apparirà una finestra come nella Figura 1. Figura 1 Cliccare sulla voce Attiva macro e si aprirà la maschera della Figura 2. che è pronta per l inserimento dei dati. 4

5 Figura 2 Se le impostazioni non sono quelle corrette, all apertura del file apparirà una finestra come nella Figura 3: Figura 3 5

6 Cliccare su OK e dal menu Strumenti, selezionare la voce Macro e di seguito la voce Protezione come è illustrato nella Figura 4. Figura 4 Selezionando la voce Protezione, si aprirà la finestra della Figura 5. 6

7 Figura 5 A questo punto occorre effettuare i seguenti passaggi: 1. Il livello di protezione da selezionare è Medio. 2. Cliccare su OK. 3. Salvare il file Excel in locale ovvero sul proprio computer (ad esempio sul desktop). 4. Chiudere il file Excel. 5. Riaprire il file medesimo e verificare che la schermata riporti fedelmente ciò che visualizzate nella Figura Cliccare quindi su Attiva macro. Se il procedimento è stato eseguito correttamente, si aprirà la maschera per l inserimento dei dati (Figura 2). 7

8 3 - Versione OFFICE 2007 All apertura del file Excel, qualora non compaia subito la maschera della Figura 2, visualizzerete una schermata come quella in Figura 6: Figura 6 Premere il pulsante Opzioni : si aprirà una finestra come riportato in Figura 7. Figura 7 Selezionare Attiva il contenuto e poi cliccare su OK. A questo punto si aprirà la maschera di inserimento dati come nella Figura 2. 8

9 4 - Inserimento dati con Lettore di codici a barre BISOGNA CREARE UN UNICO FILE EXCEL PER MATERIA PER SCUOLA. Tutti gli studenti delle classi coinvolte all interno della scuola vanno registrati di seguito nel medesimo file Excel utilizzando la maschera di inserimento dati. Per l inserimento dei dati nella Maschera di immissione Maschera PQM (Figura 2), si dovrà procedere innanzitutto all installazione della pistola a lettura ottica (lettore di codici a barre). DESCRIZIONE E USO Il lettore di codici a barre in dotazione è un apparecchio messo a disposizione delle scuole per facilitare l immissione dei dati all interno della maschera del file di inserimento dati scaricabile dal sito INVALSI ( e riportata in figura 8. per quanto attiene alla prova di italiano. L utilizzo del lettore di codici a barre permette di registrare i dati non via tastiera ma mediante la lettura dei codici a barre situati al fianco delle alternative di risposta dei fascicoli somministrati. Figura 8: maschera del file di inserimento dati 9

10 Le modalità di utilizzo del lettore sono indicate nel nell apposito MANUALE D USO DEI LETTORI OTTICI scaricabile dalla pagina PQM del sito INVALSI ( Per leggere i codici a barre è sufficiente mirare sul codice a barre corrispondente alla risposta che vogliamo inserire e premere il pulsante. Premendo il pulsante il lettore proietterà una banda luminosa che dovrà essere centrata sul codice a barre e attraversarlo interamente. Il lettore acquisirà il dato e lo visualizzerà direttamente sulla maschera di immissione dati nel menu a tendina corrispondente. Dopo aver collegato il dispositivo al computer, il lettore va utilizzato innanzitutto per leggere e registrare il codice a barre presente sulla copertina del fascicolo (figura 9) che state lavorando: i campi Meccanografico, Meccanografico Plesso, Sezione e Codice studente, si compileranno automaticamente. La maschera riporta, sul foglio Excel di riepilogo, gli studenti in ordine progressivo (crescente: 01, 02, 03 ). Le schede risposta studente devono quindi essere inserite in maniera progressiva in base al numero studente riportato in copertina. Figura 9 10

11 Successivamente compilate manualmente i primi due campi della maschera: Stato e Tipo disabilità, cliccando con il mouse sul menù a tendina presente nei campi stessi, e scegliendo tra le varie opzioni come mostrato nelle figure 10 e 11: Figura 10 Figura 11 IMPORTANTE. Nell eventualità il campo Tipo disabilità venga compilato indicando la presenza di un soggetto diversamente abile, i campi inerenti le risposte saranno automaticamente disattivati: pertanto sarà impossibile inserire le risposte date dall allievo. Procedete quindi ad inserire le parti restanti dell anagrafica, dopodichè cliccate sul riquadro: Salva ed inserisci un nuovo studente, per salvare i dati e passare all inserimento dei dati dello studente successivo. (Figura 12). 11

12 Figura 12 Terminate la compilazione dei dati anagrafici dello studente e delle informazioni relative ai genitori (campi Anno di nascita, Genere, Mese di nascita, Luogo di nascita ) con l ausilio della pistola a lettura ottica. Da questo momento in poi sarà possibile utilizzare il lettore di codici a barre per immettere i dati delle alternative di risposta del fascicolo somministrato, puntando sui codici a barre presenti accanto a ciascuna risposta data. Se l alunno non ha dato alcuna risposta, va scelta l opzione Mancante ; se l alunno ha contrassegnato due risposte o ha dato una risposta non decifrabile, va scelta l opzione Non valida, cliccando sul codice a barre relativo, presente fra le alternative di risposta. Tutti i campi della maschera devono essere compilati. Per le domande aperte indicare la risposta corretto o errato in base alla risposta Terminato l inserimento dei dati di un alunno, cliccare sul riquadro SALVA ed inserisci un nuovo studente per salvare i dati e passare all inserimento dei dati dello studente successivo. Una volta terminato di inserire i dati di tutti gli alunni, cliccare sul riquadro (in basso a destra) Inserimento Studenti terminato SALVA ed ESCI : la maschera di inserimento e, di seguito, il file si chiuderanno. Se ve ne fosse la necessità, è possibile interrompere l inserimento dei dati dopo aver completato l inserimento dei dati dello studente su cui si sta operando, sempre cliccando su Inserimento 12

13 Studenti Terminato SALVA ed ESCI. Riaprendo il file, si riaprirà automaticamente anche la maschera di inserimento, pronta per l acquisizione dei dati dell allievo identificato dal primo codice studente non ancora inserito. Ricordarsi di controllare ed eventualmente modificare, se si fossero commessi degli errori, i dati di ogni studente prima di salvarli. Infatti, dopo che i dati di un alunno sono stati salvati, è possibile apportare modifiche solo reinserendo dall inizio i dati dello studente. Se i dati di uno studente sono già stati salvati e ci si accorge di avere commesso un errore, è necessario inserire nuovamente tutti i dati relativi allo studente. Occorrerà, quindi, richiamare dal campo Codice studente lo studente per cui si intendono modificare i dati (le ultime due cifre del campo). Una volta terminata la modifica, cliccare sul bottone SALVA E INSERISCI UN NUOVO STUDENTE e selezionare Sì al messaggio Il codice studente è già presente, sostituirlo? 13

14 5 - Inserimento manuale dei dati. BISOGNA CREARE UN UNICO FILE EXCEL PER MATERIA PER SCUOLA. Tutti gli studenti delle classi coinvolte all interno della scuola vanno registrati di seguito nel medesimo file Excel utilizzando la maschera di inserimento dati. Ribadiamo che la maschera riporta, sul foglio Excel di riepilogo, gli studenti in ordine progressivo (crescente: 01, 02, 03 ). Le schede risposta studente devono quindi essere inserite in maniera progressiva in base al numero studente riportato in copertina (1,2,3,4, ecc.). I. compilate i primi due campi della maschera: Stato e Tipo disabilità, cliccando con il mouse sulla freccetta accanto alle rispettive finestre e selezionando la risposta fra le opzioni presenti nel menù a tendina, come mostrato nelle figure 10 e 11. IMPORTANTE. Nell eventualità il campo Tipo disabilità venga compilato indicando la presenza di un soggetto diversamente abile, i campi inerenti le risposte saranno automaticamente disattivati: pertanto sarà impossibile inserire le risposte date dall allievo. Procedete quindi ad inserire le parti Procedete quindi ad inserire le parti restanti dell anagrafica, dopodichè cliccate sul riquadro: Salva ed inserisci un nuovo studente (Figura 12). II. Inserite il Codice studente, cliccando nell apposita finestra e digitando la stringa di 14 cifre riportata sulla copertina del fascicolo. I campi Meccanografico, Meccanografico Plesso, Sezione si compileranno automaticamente (Figura 13). Figura 13 14

15 III. Procedete con l inserimento dei campi Genere, Anno di nascita, Mese di nascita, Luogo di nascita, Luogo di nascita della madre, Luogo di nascita del padre e L allievo in Italia, cliccando sulla freccetta accanto l apposita finestra e selezionando il dato fra le opzioni presentate nel menu a tendina. IV. Dopo aver inserito l anagrafica, potete procedere all inserimento delle risposte. Scegliete nel menù l opzione corrispondente alla risposta ad ogni item contrassegnata dall alunno. Se l alunno non ha dato alcuna risposta, va scelta l opzione Mancante ; se l alunno ha contrassegnato due risposte o ha dato una risposta non decifrabile, va scelta l opzione Non valida. Terminato l inserimento dei dati di un alunno, cliccare sul riquadro SALVA ed inserisci un nuovo studente per salvare i dati e passare all inserimento dei dati dello studente successivo. Una volta terminato di inserire i dati di tutti gli alunni, cliccare sul riquadro (in basso a destra) Inserimento Studenti terminato SALVA ed ESCI : la maschera di inserimento e, di seguito, il file si chiuderanno. È possibile, se ve ne fosse la necessità, interrompere l inserimento dei dati dopo aver completato l inserimento dei dati dello studente su cui si sta operando, sempre cliccando su Inserimento Studenti Terminato SALVA ed ESCI. Riaprendo il file, si riaprirà automaticamente anche la maschera di inserimento, pronta per l acquisizione dei dati dell allievo identificato dal primo codice studente non ancora inserito. Ricordarsi di controllare ed eventualmente modificare, se si fossero commessi degli errori, i dati di ogni studente prima di salvarli. Infatti, dopo che i dati di un alunno sono stati salvati, è possibile apportare modifiche solo reinserendo dall inizio i dati dello studente. Se i dati di uno studente sono già stati salvati e ci si accorge di avere commesso un errore, è necessario inserire nuovamente tutti i dati relativi allo studente. Bisogna dunque posizionarsi sul campo Codice studente e ridigitare il codice studente relativo allo studente di cui si intendono modificare i dati. Una volta terminata la modifica, cliccare sul bottone SALVA E INSERISCI UN NUOVO STUDENTE e selezionare Sì al messaggio Il codice studente è già presente, sostituirlo? Nota bene: Il file Excel fornito per l inserimento dati non è in alcun modo modificabile. Se si volesse, prima di iniziare l inserimento vero e proprio dei dati, fare una prova, si può scaricare il file due volte (o farne una copia), in modo da utilizzare uno dei due per esercitarsi. 15

16 6 - Caricamento (upload) sul sito dell INVALSI e trasmissione del file BISOGNA CREARE UN UNICO FILE EXCEL PER MATERIA PER SCUOLA. Tutti gli studenti delle classi coinvolte all interno della scuola vanno registrati di seguito nel medesimo file Excel utilizzando la maschera di inserimento dati. Prima di procedere all invio via web dei dati all INVALSI è importante assicurarsi di aver salvato il file in formato Excel (estensione.xls, ad esempio: Prova_01.xls). L invio dei dati deve avvenire seguendo le seguenti procedure: 1. Collegarsi al sito dell INVALSI ed entrare nella pagina in cui sono presenti i materiali del Progetto PQM ( 2. Dal menù a sinistra selezionate Upload Maschera Inserimento dati 3. Procedete all immissione dei dati richiesti (Figura 14). E cliccare sul pulsante Accedi al modulo. Figura 14 Dopodichè apparirà la seguente schermata (Figura 15): Figura 15 16

17 Cliccando sul pulsante Sfoglia, selezionare il file contenente i dati, come in figura 16: Figura 16 Dopo aver cliccato sulla voce Apri, cliccare sulla voce Carica File della finestra riportata in figura 17. Figura 17 Se l operazione di caricamento (upload) è andata a buon fine, il sistema riporta il seguente messaggio: FILE CARICATO CON SUCCESSO, GRAZIE PER LA COLLABORAZIONE. 17