INTEGRAZIONE PRODOTTI OFFICE

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1 INTEGRAZIONE PRODOTTI OFFICE

2 Indice 1 GLI STRUMENTI INTEGRATI DI MICROSOFT OFFICE INTRODUZIONE LE APPLICAZIONI DEI PACCHETTO MICROSOFT OFFICE GLI ELEMENTI COMUNI ALLE APPLICAZIONI DEL PACCHETTO LA TECNOLOGIA OLE L'AUTOMAZIONE INTEGRAZIONE: USO DI WORD CON EXCEL E POWERPOINT UNA PANORAMICA SULL'INSERIMENTO ED IL COLLEGAMENTO FRA LE APPLICAZIONI DI OFFICE COLLEGAMENTI IN WORD COLLEGAMENTI DEI DATI E DEI GRAFICI DI EXCEL CREAZIONE O COLLEGAMENTO DI UN GRAFICO EXCEL UTILIZZO DI UNA DIAPOSITIVA DI POWERPOINT COME COPERTINA INTEGRAZIONE: GESTIONE DI UNA TABELLA IN CRESCITA IL PROGETTO CREAZIONE DI UN DATABASE IN WORD CREAZIONE DELLE MASCHERE DI ACCESS DA EXCEL TRASFERIMENTO FINALE DA EXCEL AD ACCESS CREAZIONE DI UN MAILING CON I DATI DI ACCESS INTEGRAZIONE: CREAZIONE DI UNA PRESENTAZIONE COMPOSITA COLLEGARE O INCORPORARE INCORPORAMENTO DI UN OGGETTO INCORPORAMENTO E COLLEGAMENTO CON COPIA E INCOLLA INSERIMENTO DI UN INTERO FILE ALCUNI CASI PRATICI L'IMPORTANZA DELLA PRATICA INTEGRAZIONE: USO DI ACCESS CON LE ALTRE APPLICAZIONI DI OFFICE ACCESS E WORD ACCESS E POWERPOINT ACCESS ED EXCEL

3 1 Gli strumenti integrati di Microsoft Office 1.1 INTRODUZIONE L'aspetto che distingue Microsoft Office dalla maggior parte dei pacchetti di software analoghi è l'elevato grado di integrazione tra le applicazioni. Questa integrazione è resa possibile dall'interfaccia comune, dagli strumenti condivisi, dalla capacità di collegare ed incorporare i dati di un'applicazione in un'altra e dal nuovo ed importante strumento di integrazione, la funzione Raccoglitore Office, che consente di riunire in un solo file tutti i documenti relativi allo stesso progetto. Questo capitolo presenta una panoramica generale del pacchetto Microsoft Office, ponendo in risalto le notevoli capacità di integrazione. 1.2 LE APPLICAZIONI DEI PACCHETTO MICROSOFT OFFICE L'integrazione rappresenta oggi un ambito di particolare interesse per qualsiasi applicazione; ma prima di entrare nel merito dell'integrazione tra le applicazioni che compongono il pacchetto Microsoft Office, è utile conoscere almeno gli aspetti di base di ogni programma Word Word è l'applicazione più diffusa tra quelle contenute nel pacchetto Microsoft Office. Si tratta di un elaboratore di testi completo ed avanzato, in grado di soddisfare tutte le esigenze di word processing e desktop publishing. Con Word, è possibile creare qualunque tipo di promemoria, lettere, rapporti ed altri documenti di testo. Word è un'applicazione molto flessibile, in cui è possibile incorporare le informazioni degli altri programmi del pacchetto, per creare documenti completi. Word prevede, tra le altre, le seguenti funzioni di particolare importanza. I modelli predefiniti per la creazione veloce dei documenti La vista Documento master, che permette di gestire i documenti grandi, incorporandovi documenti più piccoli La capacità di inserire nei documenti i campi per l'immissione dei dati Le funzioni di gestione per i documenti grandi La funzione per la produzione dei mailing Molte funzioni semplici per la creazione e la formattazione delle tabelle L'automazione attraverso le macro Le funzioni di correzione e formattazione automatica 3

4 1.2.2 ExceI Excel è il foglio elettronico del pacchetto Microsoft Office. Questa applicazione permette di effettuare qualsiasi tipo di calcolo ed analisi sui dati e rappresentarli graficamente in numerosi tipi di diagrammi, perfezionabili in vari modi. Excel prevede varie funzioni per il controllo dell'immissione dei dati. L'applicazione è completamente compatibile ed integrabile sia con Word che con PowerPoint. Excel prevede, tra le altre, le seguenti funzioni di particolare importanza. I modelli per standardizzare i file di immissione dei dati che possono contenere formule complesse Gli strumenti di rappresentazione grafica e creazione delle cartine La capacità di registrare e modificare le macro per le operazioni ripetitive La capacità di ordinare e filtrare velocemente gli elenchi di informazioni Le funzioni di subtotalizzazione e raggruppamento Gli strumenti di importazione ed esportazione che permettono lo scambio con Access ed altri database Le funzioni di analisi condizionale La funzione di autocomposizione delle tabelle pivot Power Point PowerPoint permette di creare presentazioni utilizzando le informazioni provenienti da Word e da Excel ed aggiungendo vari effetti speciali e perfezionamenti. PowerPoint prevede, tra le altre, le seguenti funzioni di particolare importanza. Le autocomposizioni per la creazione guidata delle presentazioni I modelli, con oltre 36 formati di diapositive completi di testo e grafica I formati automatici Un'ampia libreria di clip art, con un pulsante di avvio disponibile dalla barra degli strumenti Standard La capacità di aggiungere suoni e filmati alle presentazioni Gli effetti di animazione per la visualizzazione incrementale degli elementi La funzione di gestione delle riunioni La capacità di inserire i grafici organizzativi nelle presentazioni 4

5 1.3 GLI ELEMENTI COMUNI ALLE APPLICAZIONI DEL PACCHETTO Tutte le applicazioni del pacchetto Microsoft Office presentano la stessa interfaccia, ovvero lo stesso aspetto e gli stessi controlli per l'interazione tra l'utente ed il sistema. Questo facilita notevolmente l'apprendimento dei singoli programmi, data la quantità di caratteristiche comuni Le barre dei menu L'aspetto della barra dei menu è comune a tutte le applicazioni del pacchetto. Varia unicamente il numero dei menu, ma l'ordine in cui sono disposti è il medesimo. Le barre dei menu di Word, Excel,Access e PowerPoint Gli strumenti condivisi Tutte le applicazioni del pacchetto condividono la stessa funzione di controllo ortografico e gli stessi dizionari. Quindi, se si aggiunge una parola al dizionario da una qualsiasi di queste applicazioni, la stessa parola diventa disponibile da tutte le altre. Inoltre, la funzione Correzione automatica, che prima era prevista unicamente da Word, ora è disponibile anche in Excel ed in PowerPoint. Questa funzione corregge automaticamente i comuni errori di ortografia predefiniti e specificati dall'utente e permette di creare abbreviazioni con cui immettere parti di testo estese. Per l'uso della funzione Correzione automatica, procedere come segue. 1. Aprire Excel dal menu Avvio. 2. Digitare Autocorrezione in cella A1 e premere Invio. 3. Avviare la funzione Controllo ortografia premendo F7. Al messaggio Continuare il controllo dall'inizio del foglio, rispondere Sì. 4. La funzione Controllo ortografia non riconosce la parola Autocorrezione. Scegliere Annulla nella finestra di dialogo Controllo ortografia. 5. Chiudere Excel ed avviare Word dal menu Avvio. 6. Nel documento vuoto che si apre, digitare Autocorrezione. 5

6 La funzione Controllo ortografia in Excel non riconosce la parola Autocorrezione 7. Premere F7 per avviare la funzione Controllo ortografia. 8. Quando Word localizza la parola Autocorrezione, cliccare sul pulsante Aggiungi. Terminato il controllo ortografico, digitare (C) sulla riga successiva. La funzione Correzione automatica sostituisce i caratteri con il simbolo di copyright. 9. La videata di Word dovrebbe presentarsi come in figura. 10. Chiudere Word evitando di salvare le modifiche. 11. Aprire Excel. 12. In cella A1, digitare di nuovo Autocorrezione. Premere F7 per eseguire il controllo ortografico. Excel riconosce la parola, in quanto essa è stata aggiunta al dizionario dall'interno di Word (punto 8). 6

7 13. In cella A2 digitare (C), come al punto 9. Anche da Excel è disponibile la funzione Correzione automatica, infatti le lettere vengono sostituite con il simbolo di copyright. 14. In Excel, scegliere Strumenti, Correzione automatica dalla barra dei menu. 15. Dalla finestra di dialogo Correzione automatica, digitare g! nella casella di testo Sostituisci e!!!grande!!! nella casella di testo Con. 16. Cliccare sul pulsante Aggiungi e quindi chiudere Excel. Non occorre salvare le modifiche. 17. Aprire PowerPoint e localizzare una parte di una diapositiva in cui è possibile immettere testo. 18. Digitare g e di seguito!. 19. La funzione Correzione automatica di Excel (con la quale sono state associate le lettere "g!" alle lettere "!!!GRANDE!!!") è disponibile anche in PowerPoint. 7

8 Questo semplice esercizio costituisce una chiara dimostrazione della condivisione delle funzioni da parte di tutte le applicazioni del pacchetto Microsoft Office. Le funzioni condivise agevolano notevolmente l'uso dei programmi. 1.4 LA TECNOLOGIA OLE La tecnologia OLE, Object Linking and Embedding, è la funzione che permette l'integrazione tra le applicazioni del pacchetto Microsoft Office. Questa sezione spiega con chiarezza cosa si intende per Object Linking and Embedding, descrivendone ogni singolo componente Gli oggetti Gli oggetti della tecnologia Object Linking and Embedding sono ad esempio le cartelle di lavoro di Excel, i grafici di Excel, i documenti di Word, le diapositive di PowerPoint, le immagini di WordArt e Paintbrush. Per vedere l'elenco degli oggetti che si possono usare nelle applicazioni di Office, procedere come segue. 1. Aprire Word. 2. Scegliere Inserisci, Oggetto dalla barra dei menu. 3. Dalla scheda Crea nuovo oggetto, scorrere la casella di riepilogo dei tipi di oggetti. Consultato l'elenco, cliccare su Annulla. 8

9 La lista degli oggetti disponibile dalla scheda Crea nuovo oggetto si espande quando si aggiungono ulteriori applicazioni al sistema. Per inserire in un'applicazione gli oggetti di un'altra, oltre al comando Inserisci, Oggetto è possibile ricorrere agli Appunti di Windows, attraverso il comando Modifica, Incolla speciale o analogo Il collegamento Il collegamento consiste nell'inserire in un determinato documento un oggetto creato con un'altra applicazione. La differenza tra il collegamento e l'incorporamento è che il collegamento mantiene un legame attivo con l'applicazione di origine. Ad esempio, se un foglio di Excel contiene una serie di numeri che si desidera usare in un documento di Word, è possibile copiare i numeri da Excel e, con il comando Incolla collegamento, inserirli in Word. Poiché si è attuato un collegamento, modificando i numeri nel foglio Excel, le modifiche verranno aggiornate anche nel documento di Word. Per creare un collegamento tra due applicazioni, procedere come segue. 1. Aprire Excel. 2. Digitare 100 sia in cella A1 che in cella A2. Immettere la formula =A1+A2 in cella A3. 3. Salvare la cartella di lavoro con il nome "Prova collegamento Excel". 4. Selezionare l'intervallo da A1 ad A3 e scegliere Modifica, Copia dalla barra dei menu. 5. Aprire Word. 6. Scegliere Modifica, Incolla speciale dalla barra dei menu. 7. Dalla finestra di dialogo Incolla speciale, scegliere Incolla collegamento e selezionare Oggetto Foglio di lavoro Microsoft Excel. 9

10 8. Cliccare su OK per incollare l'oggetto creando un collegamento; quindi attivare Excel cliccando sul relativo pulsante nella barra delle applicazioni. 9. Variare il contenuto della cella A1, digitando Attivare di nuovo Word. La modifica eseguita in Excel è stata aggiornata anche in Word. 11. Salvare il documento con il nome "Prova collegamento Excel" 12. In Excel, variare il contenuto della cella A2, digitando Salvare la cartella di lavoro e chiudere Excel. 14. Aprire Word ed aprire il file Prova collegamento Word. 15. Nonostante Word fosse chiuso mentre è stato modificato il contenuto del foglio di Excel, il collegamento è stato comunque aggiornato. Le informazioni collegate possono essere aggiornate manualmente o automaticamente (standard). Per attivare l'aggiornamento manuale, scegliere Modifica, Collegamenti dalla barra dei menu; dalla finestra di dialogo, selezionare i collegamenti desiderati e cliccare sul pulsante d'opzione Aggiornamento Manuale. Ad ogni modifica delle informazioni si verificherà un'interruzione per l'aggiornamento del collegamento. Le schede Stampa e Generale della finestra di dialogo Opzioni contengono alcune funzioni per il controllo del collegamento delle informazioni. La scheda Stampa prevede l'opzione per l'aggiornamento dei collegamenti prima di effettuare la stampa (la casella di controllo Aggiorna collegamenti, nella sezione Opzioni di stampa). Dalla scheda Generale, è possibile scegliere se aggiornare o meno i collegamenti all'apertura del file (casella di controllo Aggiorna collegamenti automatici all'apertura). Per modificare un oggetto collegato, fare doppio clic sull'oggetto. Si apre l'applicazione con cui l'oggetto è stato creato ed il documento contenente l'oggetto. Nell'esempio proposto, facendo doppio clic in Word sulle informazioni collegate di Excel, si apre Excel con il documento Prova collegamento Excel. 10

11 Dopo aver effettuato un collegamento, evitare di spostare il file da cui derivano le informazioni collegate. quando si crea un collegamento, viene specificato il percorso del file: se in seguito si sposta il file, il percorso perde la propria validità. Per modificare il percorso di un file collegato, scegliere Modifica, Collegamenti dalla barra dei menu e cliccare sul pulsante Cambia origine per aggiornare il collegamento L incorporamento L'incorporamento di un oggetto in un documento è simile al collegamento, in quanto si inserisce nel documento di destinazione una copia di un oggetto che può essere modificata con l'applicazione di origine. La differenza rispetto al collegamento è la mancanza di un legame attivo con l'applicazione di origine. Infatti, modificando il file originale, l'oggetto incorporato non viene aggiornato. Facendo doppio clic su un oggetto incorporato, si apre l'applicazione di origine ed è possibile modificare l'oggetto. Per incorporare un oggetto in un documento, procedere come segue. 1. Aprire il file Prova collegamento Excel. 2. Selezionare l'intervallo da A1 ad A3. 3. Scegliere Modifica, Copia dalla barra dei menu. 4. Aprire Word. 5. Scegliere Modifica, Incolla speciale dalla barra dei menu. 6. Nella finestra di dialogo Incolla speciale, scegliere Incolla e selezionare Oggetto Foglio di lavoro Microsoft Excel. Quindi cliccare su OK. 7. Salvare il documento con il nome "Testo incorporato in Word". 8. Attivare Excel e cambiare il valore in cella A1, digitando Salvare la cartella di lavoro ed attivare Word. Le informazioni nel documento di Word sono rimaste invariate, poiché non vi è alcun collegamento con il file originale. 10. Fare doppio clic sull'oggetto incorporato in Word. Le barre degli strumenti e la barra dei menu di Excel sostituiscono quelle di Word. 11. Modificare una delle celle. 12. Cliccare nel documento in un punto esterno all'oggetto. L'interfaccia assume di nuovo l'aspetto normale (l'interfaccia di Word). 11

12 Con l'incorporamento, a differenza del collegamento, è possibile spostare liberamente, senza alcuna conseguenza, il file da cui ha origine l'oggetto incorporato. L'incorporamento però richiede più spazio. Ad esempio, incorporando in un documento di Word una selezione di celle di un foglio di Excel, viene incorporata l'intera cartella di lavoro. 1.5 L'AUTOMAZIONE L'automazione OLE è la capacità di controllare un oggetto in modo programmatico. Ad esempio, non solo è possibile eseguire una macro che effettui in una cartella di lavoro un'operazione di fine mese, ma è possibile fare in modo che la macro in seguito creai un documento di Word, lo formatti, inserisca parti di testo inerenti, aggiunga i numeri dei mesi, stampi il documento ed infine termini senza richiedere che l'utente apra Word. L'automazione OLE richiede la codifica in WordBasic e Io in VBA, quindi esula dagli argomenti del presente volume. Per informazioni, consultare la funzione Ricerca libera. 12

13 1.5.1 Le funzioni Raccoglitore Office La funzione Raccoglitore Office probabilmente costituisce l esempio migliore delle capacità della tecnologia OLE. Questa funzione permette di riunire tutti i documenti riguardanti un determinato progetto in un'unica entità, propriamente un "raccoglitore". L'interfaccia dell'applicazione Raccoglitore Office consiste di due pannelli: una colonna di icone a sinistra ed un vero e proprio documento a destra. La colonna a sinistra mostra tutti i documenti contenuti nel raccoglitore; mentre il pannello a destra mostra il documento attivo e consente di modificarlo. I documenti contenuti in un raccoglitore possono essere modificati sia dall'interno del raccoglitore, sia separatamente. Per creare un raccoglitore, procedere come segue. 1. Dal pulsante Avvio, aprire l'applicazione Raccoglitore Office. Si apre un nuovo raccoglitore. 2. Dal menu Sezione, nella barra dei menu, scegliere Aggiungi. 3. Dalla finestra di dialogo Aggiungi sezione, selezionare Documento Microsoft Word e cliccare su OK. 4. Il raccoglitore ora presenta la sezione Documento Microsoft Word, rappresentata dall icona sezione 1, sul lato sinistro della finestra 5. Scegliere File,Salva dalla barra dei menu dell'applicazione Raccoglitore Office. 6. Salvare il raccoglitore con il nome "Prova raccoglitore". 7. Digitare Titolo principale nel pannello destro della finestra del Raccoglitore Office, la finestra del documento. 8. Centrare il testo cliccando sul pulsante Allinea a destra, della barra degli strumenti Formattazione. 13

14 9. Dalla finestra del documento sono disponibili quasi tutte le funzioni di Word. In alcuni casi, occorre lavorare all'esterno del raccoglitore, per poter usare le poche funzioni che non sono disponibili dall'interno. Ad esempio, per vedere l'anteprima di stampa di una sezione, occorre uscire dal raccoglitore scegliendo Sezione, Visualizza separatamente dalla barra dei menu di Raccoglitore Office. In un raccoglitore inoltre, è possibile inserire i file esistenti. Dal menu Sezione, nella barra dei menu di Raccoglitore Office, scegliere Aggiungi dal file, per inserire nel raccoglitore qualsiasi file esistente. Se le finestre sono disposte in modo tale da poter vedere sia il file da inserire che il raccoglitore, è possibile trascinare il file nella finestra del raccoglitore per inserirlo in esso. Procedere come segue. 1. Creare un file in Excel ed uno in PowerPoint; salvare i file e chiudere i due programmi. 2. Scegliere il comando Sezione, Aggiungi dal file, dalla barra dei menu di Raccoglitore Office, localizzare il file ed aggiungerlo al raccoglitore. 3. Attraverso le Risorse del computer, localizzare il file di PowerPoint creato. Trascinare il file dalla finestra delle Risorse del computer nel pannello sinistro della finestra del Raccoglitore Office. 4. Il raccoglitore si presenta come in figura. 14

15 Per la stampa del raccoglitore, è possibile usare un'unica numerazione per tutte le pagine, disponendo in sequenza tutti i documenti contenuti nel raccoglitore, oppure usare una numerazione diversa per ogni documento. 15

16 2 Integrazione: uso di Word con Excel e PowerPoint Conoscere a fondo le funzioni e le possibilità offerte da un programma del pacchetto Office è il primo passo per poter creare documenti integrati, con l'uso dei diversi programmi. Questo capitolo fornisce tutte le informazioni necessarie per poter utilizzare Word in modo congiunto, o meglio integrato, con le altre applicazioni del pacchetto Microsoft Office. L'esempio proposto mostra come una relazione scritta da più persone possa essere composta utilizzando tre programmi del pacchetto Microsoft Office: Word, Excel e PowerPoint. L'applicazione pratica proposta in questo capitolo consiste nella creazione di un documento integrato, utilizzando parti di testo di Word, grafici di Excel e diapositive di PowerPoint Per eseguire questo lavoro è necessario che chi compone il documento conosca Word, Excel e PowerPoint e sappia come si collegano i dati dei programmi di Office. 2.1 UNA PANORAMICA SULL'INSERIMENTO ED IL COLLEGAMENTO FRA LE APPLICAZIONI DI OFFICE Per unire tra loro più documenti al fine di creare un unico file, è possibile seguire diverse procedure. Questo capitolo indica i file da inserire con il nome di documenti secondari, ed il file in cui inserirli con il nome di documento principale (da non confondersi con la funzione Documento master di Word). Un primo approccio consiste nell'inserire i file utilizzando il comando Inserisci, File, dalla barra dei menu, il quale consente di inserire un intero documento o parti specifiche (sezioni contrassegnate da segnalibro). Il comando Inserisci, File offre inoltre l'opzione Collega al file, che consente di collegare più file, o sezioni specifiche, ad un file principale. Eseguendo il comando Inserisci, File senza l'opzione Collega al file, i documenti secondari vengono essenzialmente copiati. Se gli autori dei documenti inseriti eseguono modifiche, queste non compaiono nel file principale, rendendo così necessario inserire nuovamente i documenti per aggiornare il file. Soltanto nel caso in cui vi sia la sicurezza che non verranno apportate ulteriori modifiche ai file da inserire, è consigliabile utilizzare questa procedura. Selezionando l'opzione Collega al file nella finestra dì dialogo inserisci file, il file secondario viene collegato al file principale. in questo modo, se viene eseguita una modifica, il file principale potrà essere aggiornato. Per aggiornare i file e visualizzare le ultime modifiche, è possibile utilizzare il comando Modifica, Collegamenti o utilizzare il comando Modifica, Seleziona tutto (Ctrl+A) e premere F9 per eseguire l'aggiornamento. Il comando Modifica, Collegamenti permette inoltre di interrompere i collegamenti. Un altro approccio per il collegamento dei file consiste nel selezionare e copiare dati da un file di programma in un altro e scegliere Modifica, Incolla speciale. Nella finestra di dialogo Incolla speciale, scegliere il pulsante di opzione Incolla collegamento. Verrà utilizzato questo metodo per collegare i dati di Excel ad un documento di Word. 16

17 Se si desidera semplicemente copiare (o spostare) alcuni dati da un'applicazione ad un'altra, è possibile utilizzare i comandi Copia ed Incolla. Ma è anche possibile utilizzare un metodo più rapido: il trascinamento. Verrà utilizzato questo metodo per spostare una diapositiva di PowerPoint in un testo creato con Word. 2.2 COLLEGAMENTI IN WORD Nell esempio proposto vengono utilizzati tre file: uno principale e due secondari, creati da diversi utenti. Questi sono chiamati File principale, File secondario 1 e File secondario 2 Non è necessario utilizzare i nomi usati nell'esempio per poter eseguire collegamenti. È possibile utilizzare un nome qualsiasi (con un massimo di 255 caratteri, con la possibilità di inserire spazi e punti). Per collegare questi file, aprire il file principale e posizionare il punto di inserimento dove si desidera inserire il testo del file secondario 1, quindi scegliere Inserisci, file, e selezionare il file in questione dall'elenco che appare. Cliccare sulla casella di controllo Collega al file a destra nella finestra di dialogo. La figura mostra la finestra di dialogo Inserisci, File con l'opzione Collega al file selezionata. Quando il file collegato viene inserito, non appare un'indicazione immediata del collegamento. Cliccare nell'area delle informazioni inserite e la sezione apparirà in grigio. La figura mostra il file collegato all'interno del file principale. Sebbene apparentemente è possibile modificare le informazioni collegate, quando il collegamento verrà aggiornato, le modifiche verranno eliminate. Per ognuno dei file da inserire e collegare al file principale, scegliere Inserisci, File, selezionare il file ed attivare l'opzione Collega al file. Un file principale con più collegamenti può anche essere a sua volta collegato ad un altro file principale Inserimento e collegamento di aree selezionate di un file Può capitare di non volere collegare un intero file al file principale. In questo caso è necessario inserire differenti sezioni nel file secondario, utilizzando la finestra di dialogo Inserisci, File, dopo aver creato un segnalibro nel file secondario. Per prima cosa, l'autore del file secondario deve selezionare ed assegnare un nome al segnalibro che contrassegna la parte di file da collegare. Ogni autore selezionerà un paragrafo, sceglierà Modifica, Segnalibro, digiterà il nome del segnalibro (non si possono inserire spazi, né punti, ed il nome può avere un massimo di 40 caratteri) e cliccherà sul pulsante Aggiungi. La procedura va ripetuta per ogni sezione da inserire nel documento principale. Quando le sezioni sono state contrassegnate, è possibile aprire il file principale e scegliere Inserisci, File. Cliccare una volta sul nome del file. Cliccare sull'opzione Collega al file. Cliccare una volta sul nome del file. Nella casella Nome file digitare il nome del segnalibro. La figura mostra la finestra di dialogo Inserisci file con il nome del segnalibro specificato. Le sezioni contrassegnate dal segnalibro vanno inserite una alla volta. È possibile inserire e collegare una sezione di un altro file se al file è stato assegnato un segnalibro. Inserire il nome del segnalibro nella casella Nome file. 17

18 2.2.2 Aggiornamento dei collegamenti Nel caso gli autori dei file secondari eseguano modifiche, sarà necessario aggiornare i collegamenti, in modo che il file principale rifletta le modifiche apportate nei file secondari. Per fare ciò, scegliere Modifica, Collegamenti dalla barra dei menu. Nella finestra di dialogo Collegamenti, cliccare sul nome del file per cui si desidera eseguire l'aggiornamento e cliccare sul pulsante Aggiorna, a destra nella finestra di dialogo. Se si desidera eliminare il collegamento tra un file secondario ed il file principale, cliccare sul pulsante Disconnetti. Se è necessario cambiare il nome di un file collegato o la sua posizione all'interno del file principale, cliccare sul pulsante Cambia origine ed inserire il nuovo nome del file o la posizione. Un altro modo per aggiornare i collegamenti è lasciare che lo faccia Word automaticamente quando si apre il file principale. Scegliere Strumenti, Opzioni, Standard. Questa scheda contiene l'opzione Aggiorna collegamenti automatici all'apertura. Selezionando questa opzione, ogni volta che si apre il file principale vengono aggiornate in esso le modifiche eseguite nei file secondari. In Word il file collegato si può considerare come un campo all'interno di un file principale. Un altro metodo per aggiornare i collegamenti consiste nel cliccare all'interno del testo del file secondario (il testo che appare in grigio) e premere il tasto F9 per passare alla definizione del testo attuale, che contiene il nome del file ed il suo percorso, oltre al testo del file collegato che si desidera visualizzare nel documento finito. I file collegati possono essere visualizzati come campi o come testo, premendo i tasti di scelta rapida MAIUSC+F9. Premere Ctrl+5 per selezionare tutto, quindi premere F9 per aggiornare i campi. Questo è un metodo semplice per aggiornare tutti i file secondari collegati, in una sola operazione. Se si desidera visualizzare contemporaneamente tutti i codici di campo per tutti i file secondari collegati e gli altri campi nel documento, premere Alt+F9 2.3 COLLEGAMENTI DEI DATI E DEI GRAFICI DI EXCEL Per i dati di Excel il metodo Incolla speciale è più pratico dell'utilizzo del comando Inserisci, File di Word. Nell'esempio proposto, si utilizzerà questo metodo per il foglio elettronico che deve essere inserito nel file principale Creazione di un collegamento da Excel Per creare un collegamento da Excel, procedere come segue: 1. Aprire la cartella di lavoro di Excel che contiene i dati da collegare al file principale. 2. Aprire il file principale di Word. 3. Scegliere Excel dalla barra delle applicazioni, in fondo allo schermo, o tenere premuto il tasto Alt e premere Tab per spostarsi tra le applicazioni aperte, fino ad attivare Excel. 18

19 4. Selezionare i dati da inserire e collegare, quindi cliccare sul pulsante Copia, sulla barra degli strumenti Standard, o premere Ctrl+C per copiare i dati negli Appunti. La figura 13.6 mostra i dati di Excel copiati. 5. Quando i dati di Excel sono stato copiati negli Appunti, cliccare sul programma Word, nella barra delle applicazioni, per attivare il file principale. 6. Posizionare il punto di inserimento dove si desidera inserire i dati di Excel. 7. Scegliere Modifica, Incolla speciale dalla barra dei menu. 8. Nella finestra di dialogo Incolla speciale, cliccare sull'opzione Incolla collegamento e scegliere Foglio di lavoro di Excel nel menu a discesa, come mostrato nella figura. Cliccare su OK e i dati appariranno nel file principale. 9. Dalla barra degli strumenti Bordi, scegliere dalla casella stile una linea doppia e contornarvi l'oggetto di Excel. La figura mostra i dati incollati, collegati, contornati da un bordo. I dati di Excel sono stati inseriti nel file principale. Se si fa doppio clic sull'oggetto di Excel, si torna al programma Excel. Ogni modifica eseguita viene immediatamente riflessa nel file principale di Word. 19

20 Se i fogli elettronici di Excel incollati e collegati sono più lunghi di una pagina, evitare di incollarli come foglio di lavoro di Microsoft Excel, ma utilizzare il comando Incolla collegamento e scegliere l'opzione Testo formattato. 2.4 CREAZIONE O COLLEGAMENTO DI UN GRAFICO EXCEL Per collegare un foglio di lavoro di Excel, scegliere Modifica, Incolla speciale e selezionare l'opzione Incolla collegamento. È possibile aggiungere un bordo intorno al testo di Excel inserito. È possibile creare un semplice grafico in Excel utilizzando la funzione Autocomposizione Grafico, una procedura guidata per la creazione di qualsiasi grafico. Per creare il grafico, procedere come segue. 1. In Excel, selezionare le colonne, quindi tenere premuto il tasto Ctrl e selezionare la serie di dati nelle celle. La figura mostra le etichette e la serie di dati nelle celle selezionati per il grafico. È facile creare un grafico in Excel. Selezionare le etichette (asse delle ascisse) e la serie di dati (asse delle ordinate) e scegliere Inserisci, Grafico, Su questo foglio. 2. Scegliere Inserisci, Grafico, Su questo foglio, dalla barra dei menu di Excel. 3. Cliccare con il mouse e trascinare per definire l'area in cui inserire il grafico, in modo che non copra i dati. Si attiva la funzione Autocomposizione Grafico, che offre una serie di opzioni da cui scegliere. 4. Cliccare sul pulsante Avanti. 20

21 5. Al passaggio 2, scegliere Area 3D, come mostrato nella figura, quindi cliccare sul pulsante Avanti. 6. Al passaggio 3, scegliere il formato numero 4 per il grafico, quindi cliccare sul pulsante Avanti. 7. Al passaggio 4, cliccare sul pulsante Avanti 8. Al passaggio 5, digitare il titolo del grafico, quindi cliccare sul pulsante Fine. Il grafico apparirà sul foglio di lavoro. Quando il grafico si trova sul foglio di Excel, è possibile ingrandirne o diminuirne le dimensioni, trascinando le maniglie introno al grafico. 21

22 2.4.1 Collegamento del grafico in Word Per collegare un grafico di Excel, occorre usare la stessa procedura che si utilizza per collegare un foglio elettronico. Il contenuto del grafico collegato dipende dai numeri nel foglio di lavoro di Excel. Quando i numeri cambiano sul foglio di lavoro, il grafico viene aggiornato in Excel e sul grafico collegato in Excel si riflette tale aggiornamento. Procedere come segue per collegare il grafico a Word. 1. Cliccare sul grafico da collegare. Intorno all'oggetto appaiono le maniglie. 2. Scegliere Modifica, Copia dal menu o cliccare sul pulsante Copia, sulla barra degli strumenti Standard. 3. Aprire Word. Posizionare il punto di inserimento nel file principale, nel punto in cui va inserito il grafico. 4. Scegliere Modifica, Incolla speciale dalla barra dei menu. Appare la finestra di dialogo Incolla speciale. 5. Cliccare sul pulsante di opzione Incolla speciale. L'origine è il foglio di lavoro di Microsoft Excel. La figura mostra la finestra di dialogo a questo punto della procedura. Cliccare su OK. Il grafico viene inserito e collegato al file principale di Word. È possibile ridimensionare l'oggetto grafico da Word, utilizzando le solite tecniche. Facendo doppio clic sul grafico nel documento di Word, si passa direttamente al foglio di lavoro di Excel, che contiene il grafico originale. 22

23 2.5 UTILIZZO DI UNA DIAPOSITIVA DI POWERPOINT COME COPERTINA Si supponga, seguendo l'esempio proposto all'inizio, di dover creare una nuova diapositiva per lo sfondo della copertina della relazione, ma il modello deve essere lo stesso di una diapositiva precedentemente creata. Si supponga inoltre di voler inserire del testo proveniente da una relazione creata in Word. In questa sezione verrà creata una semplice diapositiva di PowerPoint come modello, e verrà inserito del testo da Word in PowerPoint. Infine, la diapositiva verrà inserita e collegata alla relazione di Word come copertina Creazione di una diapositiva di PowerPoint Innanzitutto è necessario creare una diapositiva da utilizzare come copertina. Procedere come segue. 1. Aprire PowerPoint utilizzando il pulsante Avvio, sulla barra delle applicazioni. 2. Quando appare il suggerimento, cliccare su OK. 3. Quando appare la finestra di dialogo di PowerPoint, cliccare su Presentazione vuota, e poi su OK. 4. Nella finestra di dialogo Nuova diapositiva, cliccare sul primo formato di diapositiva, Titolo diapositiva, quindi cliccare su OK. Appare una finestra con una diapositiva vuota, come mostrato nella figura. A questo punto, occorre progettare la diapositiva. 5. Per utilizzare un modello di presentazione, applicarne uno precedentemente creato o uno predefinito. Per utilizzare un modello di presentazione esistente, scegliere Formato, Applica modello struttura dalla barra dei menu. Selezionare il nome della presentazione esistente e cliccare sul pulsante Applica, a destra della finestra di dialogo. PowerPoint copierà il modello nella presentazione esistente sulla diapositiva. 23

24 Per usare un modello predefinito, scegliere Formato, Applica modello struttura dalla barra dei menu. Se la cartella Modelli di presentazione non viene aperta automaticamente, cercare nella cartella MSOFFICE \Modelli. È possibile avere un'anteprima dei differenti tipi di modelli disponibili. Quando si trova il modello desiderato, selezionarlo e cliccare sul pulsante Applica, a destra nella finestra di dialogo. 6. Cliccare nell'area in cui inserire il titolo e digitare il titolo per la diapositiva. 7. Cliccare nell'area del sottotitolo per selezionare la finestra. Questa è l'area in cui si trascinerà del testo proveniente da Word. Lasciare il punto di inserimento in questa area Spostamento del testo da Word a PowerPoint L'obiettivo ora è copiare del testo da Word e nella diapositiva di PowerPoint. Come già appreso, esistono vari metodi per copiare ed incollare elementi da un applicazione ad un'altra, come ad esempio utilizzando gli Appunti. Trascinare testo, dati, o oggetti è un altro metodo per trasferire elementi in un'altra applicazione, che ha il vantaggio di essere rapido. 1. Aprire Word ed il documento che contiene il testo da trasferire in PowerPoint. 2. PowerPoint e Word dovrebbero essere le uniche due finestre aperte. Cliccare con il pulsante destro del mouse su un'area vuota della barra delle applicazioni e scegliere Affianca verticalmente dal menu di scelta rapida. Ora le finestra di Word e di PowerPoint dovrebbero apparire una di fianco all'altra, occupando ciascuna metà dello schermo. 3. Cliccare sulla barra dei titoli del documento di Word per rendere attiva la finestra. 4. Selezionare il testo di Word che si deve copiare. 5. Tenere premuto il tasto Ctrl mentre si trascina il testo selezionato sulla diapositiva di PowerPoint. Rilasciare il testo nella finestra del sottotitolo. Tenendo premuto il tasto Ctrl si esegue la copia, lasciando l'originale in Word. La figura mostra il testo di Word copiato nella diapositiva di PowerPoint. 6. La finestra di PowerPoint è ora attiva. Scegliere File, Salva dalla barra dei menu e digitare il nuovo nome per la presentazione. Questo file verrà quindi inserito nel file principale. Se non si riesce ad eseguire questa operazione, utilizzare il tradizionale metodo Copia ed Incolla. Selezionare il testo in Word, premere CtrI+C o cliccare sul pulsante Copia, sulla barra degli strumenti Standard, passare a PowerPoint cliccando sulla barra del titolo e cliccare nell'area di inserimento del testo, quindi premere Ctrl+V o cliccare sul pulsante Incolla, sulla barra degli strumenti Standard di PowerPoint. 24

25 2.5.3 Inserimento o collegamento di una presentazione di PowerPoint in Word È possibile inserire un'intera presentazione eseguita in PowerPoint come oggetto, all'interno di un documento di Word. Per collegare una presentazione di PowerPoint, procedere come segue. 1. Aprire il file principale dell'esempio, o un documento qualsiasi. 2. Scegliere Inserisci, Oggetto dalla barra dei menu di Word. 3. Cliccare su Crea da File in alto nella finestra di dialogo. 4. Cliccare sulla casella di selezione Collega al file a destra nella finestra di dialogo. 5. Digitare il nome del file o cliccare sul pulsante Sfoglia, per cercare il file. Una volta trovato il file di PowerPoint, cliccare su di esso e poi su OK. Si tornerà alla finestra di dialogo Oggetto. 6. Nella finestra di dialogo Oggetto, appare il nome del file di PowerPoint e le modifiche vengono aggiornate e riflesse nel documento di Word. Se si fa doppio clic sulla diapositiva di PowerPoint, si apre la presentazione originale di PowerPoint. Questo permette di visualizzare una diapositiva originale mentre ci si trova in un altro programma. Il metodo descritto consente di collegare al documento la prima diapositiva di una presentazione. Se si desidera una diapositiva che non sia la prima, attivare Visualizza, Sequenza diapositive in PowerPoint, cliccare sulla diapositiva che si desidera collegare e selezionare Modifica, Copia. Quando si torna a Word, selezionare Modifica, Incolla speciale e scegliere Incolla collegamento Oggetto dia positiva di PowerPoint. Facendo doppio clic su una diapositiva singola collegata in questo modo non si apre il visualizzatore di PowerPoint, ma il file della presentazione da cui proviene la diapositiva e consente di modificarla. La relazione è ora completa. La copertina è costituita dalla diapositiva di PowerPoint e le sezioni della relazione sono file scritti da vari autori, inseriti e collegati al documento principale di Word. Anche i dati di un foglio di lavoro e un grafico di Excel sono stati inseriti e collegati come oggetti. Ora è possibile lavorare con le copie originali di ciascuno dei file inseriti, e la relazione rifletterà tali aggiornamenti. Per completare il lavoro si possono aggiungere intestazioni con informazioni riguardanti le sezioni e piè di pagina con il numero delle pagine della relazione. La figura mostra la relazione sullo schermo Anteprima di stampa di Word. 25

26 3 Integrazione: gestione di una tabella in crescita Office 2000 è caratterizzato da una notevole capacità di integrazione che riguarda tutte le applicazioni del pacchetto. L'esempio pratico proposto in questo capitolo dimostra come integrare un semplice progetto avviato in Word, ampliato in Excel ed infine completato in Access. 3.1 IL PROGETTO Il caso pratico proposto in questo capitolo riguarda una specialista di Marketing, Renata, impegnata nella raccolta di informazioni relative ad uno spettacolo televisivo. Renata deve compilare una tabella, registrando tutti i partecipanti suddivisi in gruppi. Ai partecipanti viene sottoposto un questionario con vari tipi di domande sugli aspetti positivi e negativi dello spettacolo e Renata deve registrare le risposte a queste domande ed altre informazioni, tra cui il nome, l'età, il sesso, il reddito, lo stato civile ed altro. Renata inizia la tabella in Word, usando la barra degli strumenti Database per creare un modulo di immissione per le informazioni. Quindi, usa i pulsanti di ordinamento per organizzare velocemente le informazioni. Al crescere del numero di partecipanti, le informazioni diventano troppo numerose per poter essere gestite in Word, quindi Renata decide di trasferirle in una tabella di Excel. Diventando le informazioni sempre più numerose, si presenta presto l'esigenza di trasferirle in un database di Access. Alla fine, le informazioni di Renata devono essere organizzate in più tabelle collegate. Con le informazioni di queste tabelle, occorre effettuare un mailing di massa usando i moduli di Word. Questo capitolo presenta le varie fasi di questo progetto. 3.2 CREAZIONE DI UN DATABASE IN WORD Le tabelle di Word permettono di gestire le informazioni in formato di righe e colonne. Le tabelle di Word vengono usate come origine per la produzione dei mailing, poiché esse consentono di organizzare le informazioni in campi e record, come veri e propri database. Per creare un database in Word, procedere come segue. 1. Aprire un nuovo file in Word. 2. Per variare l'orientamento di pagina da verticale ad orizzontale (al fine di consentire la stampa di più colonne affiancate), scegliere File, Imposta pagina dalla barra dei menu, cliccare sulla scheda Dimensioni e scegliere l'opzione Orizzontale nella sezione Orientamento. 3. Per impostare margini a 1,3 cm su tutti i lati, cliccare sulla scheda Margini nella finestra di dialogo Imposta pagina ed impostare tutti i margini a 1,3 cm come in figura. Cliccare su OK nella finestra di dialogo Imposta pagina. 26

27 4. Per creare la tabella, scegliere Tabella, Inserisci tabella dalla barra dei menu. Dalla finestra di dialogo che appare, immettere 10 nelle caselle Numero di colonne e Numero di righe, come in figura 24.2, quindi cliccare su OK. 5. Nella prima riga, immettere le seguenti intestazioni di colonna, usando il tasto Tab per passare da una colonna all'altra, da sinistra verso destra (per passare da una colonna all'altra, da destra verso sinistra, usare la combinazione Maiusc+Tab). 6. Cliccare sulla riga delle intestazioni di colonna e quindi scegliere Tabella, Seleziona riga. Cliccare sul pulsante Grassetto e sul pulsante Centra nella barra degli strumenti Formattazione. 7. Cliccare sulla seconda riga della prima colonna, sotto la prima intestazione, scegliere Visualizza, Barre degli strumenti dalla barra dei menu e cliccare sulla casella di controllo Database. 8. Cliccare sul primo pulsante della barra degli strumenti Database: Modulo dati. Appare un modulo per l'immissione dei dati. 27

28 9. Immettere alcuni record di esempio per rappresentare le informazioni di Renata. Alfa, 10/10/96, Ferri, Maria, F, 23/8/35, C, , B, Roma 10. Cliccare sul pulsante Aggiungi nuovo o premere Invio dopo aver digitato le informazioni nell'ultimo campo del modulo. Quando si digitano le informazioni direttamente nella tabella, anziché attraverso il modulo, premere il tasto Tab dall'ultima colonna dell'ultima riga, per aggiungere una nuova riga vuota. Per passare dal modulo alla tabella di dati cliccare sul pulsante Origine, sul lato destro del modulo. Per ritornare al modulo, cliccare sul primo pulsante della barra degli strumenti Database: Modulo dati Ordinamento di un Database in Word Immesse le informazioni in una tabella di Word, è possibile usare i pulsanti della barra degli strumenti Database per ordinarle. Se la barra degli strumenti Database non è visualizzata sullo schermo, scegliere Visualizza, Barre degli strumenti e cliccare sulla casella di controllo Database. Dal modulo, cliccare sul pulsante Origine per ritornare alla tabella. Cliccare nella colonna Cognome della tabella. Evitare di selezionare l'intera tabella, ma solo la colonna su cui basare l'ordinamento. Cliccare sul pulsante Ordinamento crescente (da A a 7). Quindi, cliccare nella colonna Data e in seguito sul pulsante Ordinamento decrescente (da Z ad A). Inoltre, è possibile utilizzare la finestra di dialogo Ordina, per effettuare un ordinamento basato contemporaneamente su più colonne. Per visualizzare la finestra di dialogo Ordina, scegliere Dati, Ordina dalla barra dei menu. 28

29 3.2.2 Copia delle tabelle di Word in Excel Al crescere della tabella, occorre trasferirla in Excel. Per questa operazione, è sufficiente tagliare ed incollare la tabella. Procedere come segue. 1. Per selezionare la tabella, cliccare in qualsiasi cella di essa e scegliere Tabella, Seleziona tabella dalla barra dei menu. In alternativa, tenere premuto il tasto Alt e premere il tasto 5 del tastierino numerico, sul lato destro della tastiera. 2. Copiare la tabella negli Appunti (cliccare sul pulsante Copia nella barra degli strumenti Standard o premere Ctrl+C). 3. Se Excel non è aperto, cliccare sul pulsante Avvio nella barra delle applicazioni e scegliere Programmi. Cliccare sul nome Excel per avviare il programma. Cliccare nuovamente sul pulsante di Word, elencato nella barra delle applicazioni. 4. Accertarsi che il puntatore si trovi nella cella A1 di un foglio di lavoro vuoto di Excel. Cliccare sul pulsante Incolla, sulla barra degli strumenti Standard, o scegliere Modifica, Incolla dalla barra dei menu. La tabella di Word viene immessa nel foglio di lavoro e le informazioni vengono disposte in righe e colonne. Assegnare ad ogni colonna la larghezza opportuna. Prima di continuare, salvare il file di Excel con il nome Informazioni partecipanti (scegliere File, Salva dalla barra dei menu o premere Maiusc+F12). 3.3 CREAZIONE DELLE MASCHERE DI ACCESS DA EXCEL Al crescere del database, diventa difficile immettere le informazioni da Excel ed è preferibile ricorrere ad una maschera di Access. Da Excel, è possibile accedere alle funzioni guidate per la creazione delle maschere e dei rapporti di Access Uso della funzione Autocomposizione Maschera Dal menu Dati di Excel è disponibile il comando Maschera Access, il quale attiva la procedura guidata per la creazione delle maschere di Access. Per creare da Excel una maschera di immissione dei dati di Access, procedere come segue. 1. Posizionare il puntatore del mouse in qualsiasi cella del database 29

30 Informazioni partecipanti e scegliere Dati, Maschera Access dalla barra dei menu. Se prima di scegliere il comando Maschera Access non si era salvato il file di Excel, compare il seguente messaggio. 2. Dalla finestra di dialogo Crea maschera Microsoft Access, cliccare sul pulsante d'opzione Nuovo database. Accertarsi che sia selezionata l'opzione Con riga di intestazione, nella sezione Elenco, in fondo alla finestra di dialogo. La prima riga dell'elenco di Excel viene considerata come riga delle intestazioni ed Access userà queste intestazioni come nomi dei campi. Cliccare su OK per creare la maschera. 3. Si attiva la prima finestra di dialogo della funzione Autocomposizione Maschera di Access, da cui è possibile scegliere i campi da usare per l'immissione dei dati. Poiché si desidera inserire tutti i campi nella maschera, cliccare sul pulsante con la doppia freccia rivolta a destra, per copiare tutti i campi nella casella di riepilogo Campi selezionati, sul lato destro della finestra di dialogo. Cliccare sul pulsante Avanti per continuare. 30

31 4. Dalla seconda finestra di dialogo della funzione Autocomposizione Maschera, occorre scegliere la disposizione per la maschera. Cliccare sulle tre opzioni disponibili per vederne gli effetti nell'anteprima. Scegliere la disposizione A colonne. Cliccare sul pulsante Avanti per continuare. 5. Dalla terza finestra di dialogo della funzione Autocomposizione Maschera, occorre scegliere lo stile per la maschera. Scegliere Internazionale. In questo stile, i campi del foglio di Excel compaiono su un'immagine del mondo. Cliccare sul pulsante Avanti per continuare. 6. Dall'ultima finestra di dialogo della funzione Autocomposizione Maschera, digitare un nome per la maschera e selezionare l'opzione Apri la maschera per visualizzare o immettere le informazioni. Cliccare sul pulsante Fine per terminare la maschera. 31

32 La maschera terminata è di aspetto efficace e di facile utilizzo. Usare i pulsanti della barra degli strumenti di Access per filtrare le informazioni. Terminata la visualizzazione o l'immissione delle informazioni nella maschera di Access, scegliere File, Chiudi e ritornare in Excel. Dopo l'ultima colonna di dati nel file di Excel, compare un pulsante per l'accesso alla maschera di Access. Ogni qualvolta si desidera usare la maschera di Access, cliccare sul pulsante per aprire la maschera creata. 32

33 3.3.2 Uso della funzione Autocomposizione Report Oltre a creare le maschere di Access per l'immissione dei dati, è possibile usare la funzione Autocomposizione Report per creare rapporti sofisticati sui dati di Excel. La funzione Autocomposizione Report presenta una procedura guidata per la creazione dei rapporti. Per l'uso della funzione Autocomposizione Report, procedere come segue. 1. Salvare le informazioni di Excel ed accertarsi che il cursore si trovi nell'area dei dati. 2. Scegliere Dati, Report Access dalla barra dei menu. 3. Dalla prima finestra di dialogo della funzione Autocomposizione Report, scegliere i campi da inserire nel rapporto. Cliccare sul pulsante Avanti per continuare. 4. Dalla seconda finestra di dialogo della funzione Autocomposizione Report, scegliere se raggruppare le informazioni in base ad un particolare campo. Per questo esempio, scegliere Genere come campo di raggruppamento. Cliccare sul pulsante Avanti per continuare. 5. Dalla terza finestra di dialogo della funzione Autocomposizione Report, scegliere un ordinamento. Cliccare sulla freccia rivolta in basso accanto all'elemento 4 e scegliere il campo Argomento. Il rapporto verrà raggruppato secondo il campo Genere; per ogni genere, i nomi verranno raggruppati secondo l'argomento. Un rapporto ammette un massimo di quattro campi di ordinamento. Cliccare sul pulsante Avanti per continuare. 33