Corso di Archivistica

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1 Corso di Archivistica e gestione documentale Prima Parte - Area Informatica Le tabelle Lezione 6 Creare un data base Introduzione La presente è la prima di una serie di lezioni finalizzate alla creazione e gestione di un database Fase preliminare Dividersi in gruppi. Ogni gruppo un PC. Scegliere un argomento tra letteratura e musica. I concetti teorici sono immediatamente affiancati dagli svolgimenti pratici Distinzione Gli oggetti database possono essere visualizzati in forma di: Struttura consente di controllare gli elementi della tabella Foglio dati mostra i record e i relativi valori immessi nei campi Creare il database Aprire Access. Creare un nuovo database vuoto. Registrarlo in una cartella di lavoro appositamente creata. Creare una tabella in Visualizzazione struttura. 1

2 Impostazioni della prima tabella Alla prima riga assegnare il nome IDAutore (I nomi di campi o oggetti possono contenere massimo 64 caratteri e non ammettono.,!,, []; si consiglia di non usare spazi, nè lettere accentate) A seguire nominare Cognome, Nome, NomeVero, DatadiNascita, LuogodiNascita, DatadiMorte, LuogodiMorte, NoteBiografiche, Nazione Contatore Testo Memo Data/Ora Tipologie di dati dato numerico progressivo o casuale, univoco, assegnato dal sistema può contenere caratteri alfanumerici fino ad un massimo di 255 e può essere indicizzato i come il testo, ma non indicizzabile; può contenere fino a caratt. valore passibile di calcoli temporali Assegnare ad ogni campo la corretta tipologia Salvare la tabella Tramite l apposita icona, salvare la tabella. Assegnare il nome Autori. Alla richiesta di chiave primaria, rispondere No. Proprietà dei campi A seconda della tipologia, ogni campo ha delle proprietà Dimensione campo Formato Maschera di input Etichetta Valore Predefinito Richiesto Consenti lunghezza zero Dimensione campo Descrizione: rappresenta la lunghezza massima della stringa inseribile Si applica a: Testo (255), Numerico (varie opzioni) Formato Descrizione: determina il modo in cui i dati vengono visualizzati Si applica a: Testo e Memo (possibilità di inserire segnaposto o correzioni automatiche), Numerico e Valuta (decimali, separatore migliaia, simbolo, ecc), Data/Ora (estesa o ridotta, AM/PM, 2

3 Maschera di input Descrizione: determina il modo in cui i dati devono essere introdotti; serve a prevenire errori Si applica a: Testo e Memo (possibilità di inserire segnaposto o correzioni iautomatiche), Numerico e Valuta (decimali, separatore migliaia, simbolo, ecc), Data/Ora (estesa o ridotta, AM/PM) Etichetta Descrizione: consente di assegnare un nome alternativo per la colonna in visualizzazione Foglio dati Si applica a: Tutti Valore predefinito Descrizione: è un valore che viene inserito automaticamente appena si crea un nuovo record; può essere modificato Si applica a: Tutti tranne Contatore Richiesto Descrizione: se il valore è impostato su Sì, l utente non potrà passare al record successivo se non introduce una stringa per questo campo Si applica a: Tutti tranne Contatore Altri metodi È possibile creare una tabella anche tramite: Creazione guidata Il sistema propone alcuni esempi già pronti da cui attingere Immissione dati Viene visualizzata una tabella Foglio dati con le colonne caratterizzate da nomi generici che possono essere modificati; i dati vanno immessi direttamente e il sistema ne riconosce il tipo in automatico Note sull inserimento dati Il passaggio ad un record diverso, determina il salvataggio dei dati. Ad ogni inserimento, viene automaticamente creata una nuova riga vuota (eventualmente con alcuni campi precompilati). i) I campi Contatore non sono modificabili. È possibile utilizzare la correzione automatica come in Word. Righe e colonne possono essere ridimensionate 3

4 Riempiamo la tabella: popolamento Salvare la tabella e passare alla visualizzazione foglio dati Tramite ricerche su Internet, creare almeno 4 record Eliminazione di dati Il singolo campo può essere cancellato selezionandolo. Per eliminare un record selezionare il selettore di riga, poi premere il tasto Canc o scegliere Elimina i dal menu contestuale; viene chiesta conferma. Quando si elimina un record, il valore del relativo contatore non sarà più riassegnato Gestione delle tabelle Eliminazione: stessi metodi dei Record Rinomina: apposito comando del menu contestuale Copia/Incolla: come per i file, solo che al momento di incollare viene chiesto un nome e se riportare la sola struttura o anche il contenuto Cercare e filtrare i dati Da una tabella è possibile estrarre i dati che interessano, attraverso il comando Cerca oppure limitando la visualizzazione ai soli record che rispondono a determinati requisiti (filtraggio) La ricerca Dettagli della ricerca Avviene attraverso il comando Trova del menu Modifica o l equivalente pulsante della barra degli strumenti. Si possono usare i caratteri Jolly (v. pag. 43 del manuale) Testo da cercare All interno della colonna/campo selezionato o in tutta la tabella La parola intera o parte di essa Dove cercare 4

5 Il comando Sostituisci Quando un dato deve essere modificato in più record (anche tutti), il comando Sostituisci rimpiazza il testo ricercato con quello indicato I filtri Rendono visibili nella tabella e/o riordinano i dati in base ai criteri scelti Valgono le stesse regole di Word L ordinamento Consente di modificare l ordine di apparizione dei record, crescente o decrescente, in base ad un solo elemento. Non si applica ai campi di tipo Memo. Posizionarsi sulla colonna contenente il criterio scelto e premere l apposito pulsante o selezionare Record/Ordina Filtro in base a selezione Si seleziona una porzione di testo o un dato che interessa e si preme il bottone Oppure Record/Filtro/Filtro in base a selezione Visualizza tutti i record che contengono la porzione di testo selezionata. Non si applica a i campi di tipo Memo. Per rimuovere il filtro, premere il bottone Filtro in base a maschera Prima si attiva il filtro con il bottone Oppure Record/Filtro/Filtro in base a maschera. Compare la tabella vuota. Selezionare, per ciascun campo, dal menu a tendina, i valori scelti e applicare il filtro. Visualizza tutti i record che rispondono alla combinazione selezionata. Quindi si interviene su più parametri contemporaneamente. Note sui filtri Si possono attivare anche con il tasto destro. Filtro per: consente di effettuare una ricerca testuale, anche con caratteri jolly Filtro ad esclusione: Restituisce i tutti tti i record tranne quelli contenenti l elemento indicato Ordinamento/Filtro avanzato: permette una ricerca più articolata (si vedano le query) 5

6 Definizione e utilità Rappresentano una interfaccia amichevole per l inserimento e trattamento dei dati. Le maschere Consentono anche di consultare i record singolarmente, suddividendo i campi per argomenti, omettendo quelli automatici o non necessari. Si possono applicare i filtri. Creazione di una maschera Si possono creare manualmente o tramite una composizione guidata (scelta consigliata). Anche qui abbiamo la Visualizzazione Struttura o Foglio Dati Creare la maschera degli Autori e assegnare tale nome Visualizzazione delle maschere All interno delle maschere, i record possono apparire in Visualizzazione continua, cioè uno appresso all altro, oppure come maschera singola. Sono disponibili varie opzioni. Richiamo delle maschere Con la casella degli strumenti e la composizione guidata, è possibile creare pulsanti che aprono altre maschere, mandano in stampa, effettuano filtraggi, ecc. L utilità pratica, ad esempio, può essere quella di creare la lista degli autori (solo nome e cognome) in visualizzazione continua, quindi elenco, e, per ciascuna voce, fare aprire la relativa scheda. La grafica nelle maschere Tramite la finestra Proprietà è possibile assegnare un aspetto grafico a ciascuno degli elementi. Si possono anche introdurre elementi grafici personalizzati (sfondi, simboli, icone). L assegnazione dell ordine di spostamento, consente di definire il metodo di spostamento con il tabulatore, all interno della maschera. 6

7 Fine lezione 7

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