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1 INDICE L ambiente di lavoro... 2 Interfaccia di Word... 2 Le visualizzazioni... 5 Digitazione e revisione del testo...6 Modalità di selezione del testo... 6 Selezione attraverso il mouse... 6 Selezione attraverso tastiera... 7 Copie e trasferimento di testo...8 Spostamento e copia attraverso appositi comandi (Taglia, Copia & Incolla)... 8 Spostamento e copia per trascinamento...9 Cancellazione del testo... 9 L incolla multiplo Formattazione del documento Formattazione dei caratteri Formattazione di carattere attraverso le Barre degli strumenti...11 Formattazione di carattere attraverso menu...12 Formattazione dei paragrafi...13 Formattazione di paragrafo attraverso le Barre degli strumenti Formattazione di paragrafo attraverso menu Scelta della lingua...15 Elenchi puntati e numerati...15 Elenchi strutturati Formattazione di pagina Il concetto di sezione e le sue applicazioni...18 Creazione di documenti a colonne multiple Sezioni per impostazioni pagine diverse Salvataggio e organizzazione dei documenti...21 Salvataggio di documenti: formati e modalità...21 Primo salvataggio Successivi salvataggi Salvataggio come pagina Web...23 Protezione dei documenti Stampa dei documenti Controllo dei salti pagina...25 Anteprima di stampa...26 Opzioni di stampa...26 Creazione e modifica delle tabelle...27 Creazione di una tabella Disegna tabella Selezione all interno di una tabella Inserimento e modifica del testo nella tabella Formattazione della tabella...29 Ridimensionamento di una tabella Bordi e sfondi Spostamento di una tabella all interno del documento...30 Gli stili Creazione di uno stile Applicazione di uno stile Modificare uno stile...32 Condivisione e copia di stili tra più documenti Utilizzo degli stili Esportazione e importazione di documenti

2 Importazione di file esterni: file di testo, fogli elettronici e grafici...35 Apertura di un file *.txt Importazione di testo attraverso il menu Inserisci Importazione di testo attraverso il comando Copia Importazione di tabelle di fogli elettronici Importazione di una tabella attraverso il menu Inserisci Importazione di una tabella attraverso il comando Copia Importazione di un grafico creato con Excel Creazione di un grafico di Excel in un documento di Word Il comando Incolla Speciale...41 Strumenti Stampa Unione Concetto di lettera tipo Predisposizione del database Creazione di una lettera tipo...46 Opzioni query Buste ed etichette...50 Stampare una singola etichetta o più etichette uguali...50 Stampare più etichette differenti...52 Integrazione con Posta Elettronica (Outlook)...56 I Modelli Creazione di un modello...58 Utilizzo di un modello Modificare un modello Modificare il modello normal...60 L ambiente di lavoro Interfaccia di Word L ambiente di lavoro di Word 2000 presenta diverse novità nell interfaccia e negli strumenti di lavoro. Una delle novità più evidenti è la possibilità di avere le barre degli strumenti Standard e quella di Formattazione in un unica riga, visualizzando solo i comandi che sono più frequentemente usati e nascondendo gli altri.in tal caso l interfaccia si presenta in questo modo: 2

3 con le barre degli strumenti visualizzate in questo modo: In questo modo per visualizzare gli altri comandi a disposizione, basta premere uno dei pulsanti posto sulla barra; ce n è uno per la barra degli strumenti Standard ed uno per quella di Formattazione; si attiva il menu a tendina di seguito riportato: nel quale, si sceglie il comando di interesse. Tale comando resterà da ora in poi visualizzato sulla barra degli strumenti. Questa funzione che permette di adattare le barre degli strumenti alle proprie necessità fa si che pulsanti non utilizzati non vengano inutilmente visualizzati. Per questo motivo le Barre degli Strumenti di Office 2000 vengono dette Adattive. 3

4 Stesso discorso per i menu a disposizione sulla barra dei menu: posizionando il puntatore del mouse e ciccando su uno dei menu, compaiono inizialmente solo i comandi più utili Basta aspettare 5 secondi, oppure premere sulle due frecce poste in basso, per far comparire anche gli altri comandi: Selezionando, ad esempio, il comando per inserire un campo, d ora in poi resterà visualizzato ogni volta che si sceglie di nuovo lo stesso menu. Anche le barre dei menu sono, quindi, Adattive. Naturalmente si può sempre decidere di visualizzare le barre degli strumenti al solito modo; per rendere tale modifica permanente, basta selezionare la scheda Opzioni dalla finestra di personalizzazione delle barre degli strumenti ed eliminare il segno di spunta che compare nell opzione Barre degli strumenti Standard e Formattazione su una stessa riga, come mostrato nell immagine seguente: In tal modo si ritorna alla visualizzazione classica di Word 97 4

5 Le visualizzazioni Word 2000 mette a disposizione dell utente nuove possibilità di visualizzazione dei documenti. Le possibili modalità di visualizzazione sono: Normale E la visualizzazione predefinita ed è quella più efficace per la digitazione, la modifica e la formattazione del testo. La visualizzazione Normale mostra la formattazione del testo semplificando il layout della pagina per velocizzare le operazioni. Se al documento è applicata una visualizzazione diversa, è possibile passare alla visualizzazione Normale scegliendo Normale dal menu Visualizza o cliccando sul pulsante Normale della barra di scorrimento orizzontale. Layout Web Visualizzazione che ottimizza il layout di un documento nel caso in cui lo si voglia salvare nel formato HTML per poterlo poi pubblicare su un eventuale Intranet o lo si voglia aprire con il Browser. Nella visualizzazione Layout Web viene visualizzata automaticamente la Mappa Documento, ovvero un riquadro separato per spostarsi nel documento o per tenere traccia della propria posizione al suo interno. Per passare alla visualizzazione Layout Web, scegliere Layout Web dal menu Visualizza o, in alternativa, fare clic sul pulsante Visualizzazione layout Web sulla barra di scorrimento orizzontale. Layout di Stampa Consente di visualizzare le pagine di un documento come verranno effettivamente riprodotte in stampa. Tale nuova visualizzazione sostituisce quella denominata Layout di Pagina, Intestazioni, piè di pagina, colonne e cornici appariranno nella loro posizione effettiva. In questa visualizzazione è comunque possibile modificare e formattare il testo del documento, ad esempio trascinare una cornice in una nuova posizione. Per visualizzare il documento in questa modalità, selezionare Layout di Stampa dal menu Visualizza o il pulsante relativo sulla barra di scorrimento orizzontale. Struttura Consente di visualizzare la struttura di un documento. I titoli del documento vengono fatti rientrare per indicare il livello nella struttura del documento. La visualizzazione Struttura consente di spostarsi in modo rapido nel documento, di modificare il livello dei titoli e di cambiare la posizione di parti di testo spostando i titoli. Per passare alla visualizzazione Struttura, scegliere Struttura dal 5

6 menu Visualizza. In alternativa, fare clic sul pulsante Visualizza struttura sulla barra di scorrimento orizzontale. Digitazione e revisione del testo Modalità di selezione del testo All interno dell area di lavoro è presente un cursore lampeggiante ( ) che indica il punto esatto di inserimento del testo al momento della digitazione. È possibile spostare il punto d inserimento all interno del documento utilizzando i TASTI DI DIREZIONE sulla tastiera (contrassegnati da quattro frecce in direzioni opposte) oppure facendo clic con il mouse dopo aver posizionato il puntatore nel punto in cui si desidera spostare il cursore. Per effettuare la maggior parte delle operazioni su un documento, è necessario selezionare le parti di testo che si desiderano modificare. Esistono diversi metodi di selezione, da utilizzare a seconda del tipo di parte di testo da modificare. Nota: È opportuno ricordarsi di disattivare la selezione una volta terminate le operazioni desiderate, per evitare involontarie cancellazioni di testo. Selezione attraverso il mouse Per selezionare uno o più caratteri all interno di una parola: Posizionare il puntatore del mouse prima del carattere o della serie di caratteri da selezionare; Fare clic e trascinare il puntatore del mouse fino a ricoprire il carattere o l insieme di caratteri da selezionare. Il carattere o i caratteri selezionati appaiono evidenziati: 6

7 Per selezionare un intera parola all interno di un testo: Posizionare il puntatore all interno della parola da selezionare; Fare doppio clic con il mouse. Per selezionare una frase all interno del testo: Posizionare il puntatore del mouse all interno della frase; Tenere premuto il tasto CTRL e fare clic col mouse. Tutta la frase fino al punto apparirà selezionata. Per selezionare velocemente una riga: Posizionare il puntatore del mouse nell area vuota alla sinistra del documento (detta barra di selezione) in corrispondenza della riga da selezionare. Fare clic. La riga in prossimità della quale è stato operato il clic apparirà selezionata. Per selezionare più righe: Trascinare il mouse verticalmente all interno della barra di selezione. Per selezionare un intero paragrafo: Posizionare il puntatore del mouse nella barra di selezione in prossimità del paragrafo. Fare doppio clic col mouse. Nota: Un paragrafo per Word è costituito da tutto il testo compreso fra un terminatore di paragrafo ( ) e il terminatore di paragrafo successivo. Per selezionare un intero documento: Fare un triplo clic in un qualsiasi punto della barra di selezione. Per eliminare la selezione da una qualsiasi parte di testo Fare un clic con il mouse in un qualsiasi punto del documento. Selezione attraverso tastiera In alternativa all uso del mouse, è disponibile un altro metodo che prevede l utilizzo combinato dei tasti di direzione e del tasto SHIFT (il tasto abitualmente utilizzato per scrivere lettere maiuscole). Per selezionare del testo: Tenere premuto il tasto SHIFT; 7

8 Operare con i TASTI DI DIREZIONE: si seleziona o deseleziona il testo a seconda della direzione prescelta. Per selezionare ampie porzioni di testo: Posizionare il cursore all inizio della selezione desiderata; Spostare la visualizzazione con le barre di scorrimento fino a vedere il punto finale della selezione desiderata. In questa fase è fondamentale evitare di fare clic sull area di lavoro; Tenere premuto SHIFT e fare clic in prossimità del punto finale della selezione: l intera area compresa tra i due punti risulterà selezionata, indipendentemente dalla dimensione. Nota: Il metodo qui descritto risulta particolarmente efficace quando l area da selezionare risulta più ampia di quanto possa essere visualizzato sullo schermo. Il metodo del trascinamento con il mouse risulta infatti, in questa situazione, poco pratico. Copie e trasferimento di testo Word offre metodi alternativi per lo spostamento di testo: Utilizzando il tasto destro del mouse; Attraverso i comandi presenti nel menu Modifica; Utilizzando la tecnica del Drag & Drop, ovvero del trascinamento del mouse. Spostamento e copia attraverso appositi comandi (Taglia, Copia & Incolla) Per spostare una parte di testo: Selezionare la parte di testo da spostare; Scegliere il comando Taglia nel menu Modifica. La parte di testo selezionata viene rimossa dal documento; Posizionare il cursore nel punto del documento in cui si vuole spostare il testo rimosso; Scegliere il comando Incolla nel menu Modifica. Per copiare una parte di testo da un punto all altro del proprio documento, utilizzare la stessa procedura, sostituendo al comando Taglia, il comando Copia, sempre nel menu Modifica. Gli stessi comandi sono disponibili nel menu di scelta rapida che si attiva con il tasto destro del mouse. Fare clic con il tasto destro del mouse sul testo selezionato che si vuole spostare o copiare. Viene visualizzato il menu di scelta rapida. 8

9 Selezionare nel menu visualizzato il comando desiderato. In alternativa ai comandi da menu, è possibile utilizzare delle scorciatoie : Menu Modifica Barra degli strumenti Tastiera Taglia CTRL+X Copia CTRL+C Incolla CTRL+V Nota: La parte di testo tagliata o copiata rimane memorizzata da Word fino alla successiva operazione di taglio o copia. Ciò significa che se si ripete il comando Incolla, viene incollata l ultima selezione rimasta in memoria. Spostamento e copia per trascinamento Per spostare del testo utilizzando la tecnica del Drag & Drop: Selezionare la parte di testo da spostare; Posizionarsi con il mouse all interno della selezione. Fare clic e trascinare, senza rilasciare il pulsante sinistro del mouse, la selezione fino al punto di destinazione dello spostamento. Durante il trascinamento, appare accanto al puntatore del mouse un trattino verticale tratteggiato che indica il punto di inserimento della selezione che si sta spostando; Rilasciare il pulsante del mouse. La selezione viene riposizionata a partire dal trattino verticale tratteggiato. Per effettuare una copia della selezione, seguire la stessa procedura tenendo contemporaneamente premuto il tasto CTRL durante il trascinamento: durante l operazione, al puntatore del mouse viene aggiunto un segno +. E importante in questa operazione rilasciare prima il pulsante del mouse e poi il tasto CTRL. Nota: Utilizzando la tecnica del Drag & Drop, la selezione spostata o copiata non viene memorizzata in alcuna maniera da Word Cancellazione del testo 9

10 Per cancellare singoli caratteri di testo, utilizzare i tasti CANC e BACKSPACE che eliminano rispettivamente il carattere alla destra e alla sinistra del punto di inserimento. Per cancellare intere porzioni di testo, seguire questa procedura: Selezionare la parte di testo da cancellare. Premere il tasto DEL o BACKSPACE. La parte di testo selezionata viene eliminata dal documento. Nota: Se invece di uno dei tasti di cancellazione viene digitato un qualsiasi carattere, il testo selezionato viene eliminato e sostituito dal carattere appena digitato L incolla multiplo In Office 2000 si ha a disposizione una nuova barra degli strumenti, quella degli Appunti, che evita di dover incollare immediatamente una selezione copiata o tagliata. Infatti è ora possibile selezionare e copiare fino a 12 ritagli di documenti e successivamente incollarli uno alla volta oppure tutti insieme sul documento. Ciccando col tasto destro del mouse in un qualsiasi punto delle barre degli strumenti, compare l elenco di barre disponibili: Selezionando la barra degli strumenti Appunti, compare la finestra: Selezionando e copiando i testi, si aggiungono alla finestra dei riquadri: Quando si è terminato di copiare, basta selezionare i punti in cui si vuole inserire il testo e premere il pulsante corrispondente sulla barra degli strumenti Appunti. Per incollare tutte le selezioni di 10

11 seguito, basta scegliere il comando deve premere il pulsante., mentre per cancellare il contenuto degli appunti, si Formattazione del documento Può nascere l esigenza di dovere scrivere parti di testo evidenziate in modo diverso rispetto al resto del documento. Per esempio, titoli, tabelle, ecc. Per compiere tali operazioni è necessario strutturare il documento in opportune sezioni, ognuna contenente la parte di testo alla quale verrà applicata lo stesso tipo di formattazione. Formattazione dei caratteri Si definiscono formattazioni di carattere quell insieme di comandi ed opzioni che permettono di differenziare l aspetto di singoli caratteri. Per formattare un carattere: Selezionare il carattere o il testo desiderato; Scegliere l opzione di formattazione desiderata. Formattazione di carattere attraverso le Barre degli strumenti Numerose formattazioni di carattere sono direttamente accessibili dalla barra degli strumenti di formattazione. In particolare, sono disponibili i seguenti pulsanti di formattazione: Grassetto Corsivo Sottolineato Quando un carattere è stato formattato secondo una delle opzioni sopracitate, il pulsante relativo nella barra degli strumenti appare premuto. Per eliminare il tipo di formattazione applicato, basta fare clic sul pulsante che appare selezionato. Sono inoltre disponibili i seguenti pulsanti: Tipo di carattere E ora più facile scegliere il tipo di carattere: infatti in Word 2000 cliccando sulla casella del tipo di carattere sulla barra degli strumenti di formattazione, compare non solo l elenco di font disponibili, ma anche una loro anteprima; in tal modo la scelta è immediata; sono stati cioè creati i cosiddetti Font Visuali. 11

12 Dimensioni carattere Nota: Se all interno di una selezione di testo sono presenti dei caratteri formattati diversamente, i pulsanti non appariranno selezionati, in quanto Word non può indicare univocamente che tipo di formattazione è stato applicato. Formattazione di carattere attraverso menu In alternativa all utilizzo della barra degli strumenti, è possibile applicare più formattazioni di carattere contemporaneamente attraverso il comando Carattere nel menu Formato. Selezionare la parte di testo alla quale si desidera applicare le formattazioni; Scegliere il comando Carattere nel menu Formato. Appare una finestra di dialogo composta da due schede: 12

13 Qualora non fosse già attiva, selezionare la scheda Carattere facendo clic sulla relativa etichetta; Selezionare le opzioni che propone la finestra di dialogo e controllare il risultato nel riquadro Anteprima; Confermare con OK. Nota: È possibile copiare una formattazione da una parte di testo ad un altra. Basta selezionare la parte di testo che contiene la formattazione desiderata, fare clic sul pulsante Copia formato e selezionare infine il testo da formattare. Formattazione dei paragrafi Si definiscono formati di paragrafo quei formati che distinguono l aspetto di interi paragrafi. Word permette di modificare numerose caratteristiche di paragrafo, quali ad esempio l allineamento, i rientri, la misura di interlinea. Per definizione, tutti i formati devono essere applicati come minimo ad un intero paragrafo. Per indicare a Word su quale paragrafo applicare la formattazione, non è necessario selezionarlo interamente, ma è sufficiente posizionare il cursore al suo interno. In caso di selezione estesa, saranno oggetto di formattazione tutti i paragrafi per i quali è selezionato almeno un carattere. Formattazione di paragrafo attraverso le Barre degli strumenti La barra degli strumenti di Formattazione mette a disposizione alcuni comandi per la formattazione rapida dei paragrafi: Pulsanti per gli allineamenti (a sinistra, centrato, a destra, giustificato). Nota: Uno dei pulsanti di allineamento risulta sempre premuto perché indica quale allineamento è in uso per il paragrafo in cui è posizionato il cursore. Se nessun pulsante risulta premuto, significa che sono selezionati più paragrafi con allineamenti diversi tra di loro. Pulsanti di rientro (riduci e aumenta). Riducono o aumentano il rientro di tutte le righe componenti un paragrafo di una misura standard di 1,27 cm. Per ogni paragrafo possiamo impostare: Prima riga rientrata Prima riga sporgente 13

14 Tutte le righe di un paragrafo rientrate rispetto alle righe di altri paragrafi. Per gestire i rientri si utilizzano i seguenti oggetti posti sul righello. Per impostare un rientro: Selezionare il paragrafo da rientrare. Trascinare lungo il righello: Per spostare la prima riga. Per spostare le righe del paragrafo fatta eccezione per la prima. Per spostare tutte le righe del paragrafo. Formattazione di paragrafo attraverso menu È comunque possibile applicare il set completo di formattazioni di paragrafo utilizzando il comando da menu. Posizionare il cursore all interno del paragrafo al quale applicare le formattazioni; Se non risulta già selezionata, scegliere la scheda Rientri e spaziatura Da questa è possibile impostare dei valori per i rientri del paragrafo, attribuire una spaziatura prima e dopo il paragrafo, impostare un valore d interlinea (spazio fra le righe di un paragrafo) e stabilire un tipo di allineamento: Scegliere il comando Paragrafo nel menu Formato; 14

15 Selezionare le opzioni desiderate e confermare con OK. Scelta della lingua In word 2000, come nella versione precedente, è possibile scrivere all interno dello stesso documento, testi in diverse lingue e poi correggerli con gli strumenti di controllo. Basta scrivere, selezionare il testo e scegliere dal menu Strumenti, il comando Lingua Imposta Lingua: Si apre la finestra che permette di impostare la lingua: Selezionando la lingua e premendo il pulsante OK si imposta il dizionario per il testo selezionato. Automaticamente Word effettua il controllo grammaticale del testo riportando gli errori: Novità di Word 2000 è il riconoscimento automatico della lingua mentre si scrive. Sono infatti immediatamente riconosciuti l Inglese, il Tedesco ed il Francese, oltre che, naturalmente, l Italiano. Tale strumento diminuisce i tempi di lavoro facilitando le procedure di correzione. Elenchi puntati e numerati 15

16 Word permette di creare velocemente degli elenchi puntati o numerati. Per farlo basta: Posizionare il cursore all interno del paragrafo da utilizzare come voce dell elenco; Fare clic nella Barra degli strumenti sul pulsante Per gli elenchi puntati. Per gli elenchi numerati. Gli elenchi puntati e numerati sono normalissimi formati di paragrafo. La componente grafica (il punto elenco) e il numero non sono direttamente selezionabili. Essi possono tuttavia essere modificati tramite il comando Elenchi puntati e numerati nel menu Formato. Ogni paragrafo che viene creato premendo INVIO al termine di un paragrafo puntato o numerato, sarà a sua volta puntato e numerato con lo stesso stile. Dopo l ultima voce di un elenco disattivare il pulsante che risulta attivo. Elenchi strutturati Un elenco può essere organizzato su più livelli, in maniera da evidenziare la struttura del testo con una opportuna formattazione. Selezionare nel menu Formato il comando Elenchi puntati e numerati Selezionare la scheda Struttura. Selezionare il tipo di elenco desiderato. Fare clic sul pulsante OK per confermare l impostazione. Fare clic sul pulsante per applicare il formato Inserire i paragrafi dell elenco. elenco numerato. Per impostare i livelli dell elenco strutturato, si utilizzano i pulsanti di aumento e diminuzione del rientro: Fare clic sul pulsante Per aumentare il livello del paragrafo. Per diminuire il livello del paragrafo. 16

17 Nota: È possibile convertire un elenco in un elenco strutturato, selezionandolo prima di applicare il comando Elenchi puntati e numerati del menu Formato e procedendo quindi alla modifica del livello applicando i pulsanti di rientro sui paragrafi. Formattazione di pagina Con il nome formati di pagina sono normalmente definiti quei formati che caratterizzano intere pagine, sezioni o documenti come, ad esempio, i margini, l orientamento del foglio e le dimensioni fisiche del foglio utilizzato. Per impostare tali caratteristiche, seguire questa procedura: Posizionare il cursore in un punto qualsiasi del documento, verificando che non vi sia alcuna porzione di testo selezionata. Scegliere il comando Imposta pagina nel menu File. Appare una finestra di dialogo composta da quattro schede. Nella scheda Margini, impostare: I quattro margini da attribuire al documento; La distanza dal bordo della pagina di Intestazioni e Piè di pagina ; L eventuale margine di rilegatura. Quest ultimo ha lo scopo di incrementare automaticamente il margine interno (sinistro o destro che sia) per far spazio alla rilegatura. Nota: Esiste una differenza sostanziale fra margine e rientro. Il margine infatti indica la distanza fra il bordo del foglio e l inizio della riga, mentre l impostazione del rientro consente d inserire uno spazio aggiuntivo rispetto al margine. Nella scheda Dimensioni impostare: Il formato di carta da utilizzare dal menu a tendina Dimensioni foglio. L orientamento della stampa (verticale o orizzontale) selezionando l opzione desiderata (Verticale o Orizzontale). 17

18 Confermare con OK. Nota: Le impostazioni effettuate nel modo sopra descritto con il comando Imposta pagina hanno effetto sull intero documento. Tuttavia, se prima di applicare il comando si seleziona una parte del documento, le impostazioni avranno effetto solo sulle pagine contenenti la parte di testo selezionata. Viene infatti creata per questa parte di testo, una sezione a parte con diverse impostazioni di pagina. Il concetto di sezione e le sue applicazioni Si crea una nuova sezione quando si vogliono modificare alcune impostazioni grafiche di un documento o di solo una parte di esso. In particolare, si crea una nuova sezione quando si vogliono cambiare: Il numero di colonne tipo giornale su una pagina; Il formato e l orientamento della pagina (è il caso, per esempio, di quando, in un documento basato su pagine con orientamento verticale, si vuole inserire una tabella o un grafico che richiedono l orientamento orizzontale della pagina in fase di stampa). Il tipo di allineamento verticale all interno del documento; Il testo e la formattazione di intestazioni e piè di pagina; Il formato, la posizione e la sequenza dei numeri di pagina. Un interruzione di sezione appare come una doppia linea tratteggiata che attraversa lo schermo, come quella di seguito riportata: 18

19 Le impostazioni di formattazione relative alla sezione considerata sono immagazzinate alla fine della sezione stessa (così come le impostazioni di formattazione di un paragrafo sono archiviate alla fine del paragrafo). Se non si inseriscono interruzioni di sezione, il documento verrà considerato una singola sezione. Creazione di documenti a colonne multiple Aprire il file il cui testo deve essere formattato su colonne multiple; Fare clic sul pulsante in basso a sinistra della finestra di Word per attivare la visualizzazione Layout di pagina Selezionare la parte di testo che si vuole portare su più colonne Scegliere il comando Colonne... nel menu Formato; Appare la seguente finestra di dialogo: Selezionare il numero di colonne desiderato, facendo clic su uno dei formati predefiniti oppure inserendo il numero di colonne nell apposita casella, come nella figura che segue: In basso a destra nella finestra appare un anteprima del documento (Anteprima). 19

20 Nel riquadro Larghezza e spaziatura all interno della finestra di dialogo è possibile cambiare la larghezza delle colonne e lo spazio tra queste. Deselezionando la casella Stessa larghezza per tutte le colonne, inoltre, è possibile inserire colonne di differente ampiezza. Nella casella Applica a: è possibile specificare se applicare il formato a più colonne al solo testo selezionato oppure a tutto il documento. Fare clic su OK. Nota: Formattando su più colonne solo una parte del testo si inserisce all interno del documento una nuova sezione. Per annullare la formattazione basta cancellare il simbolo Fine sezione che si trova alla fine del testo su colonne multiple. Sezioni per impostazioni pagine diverse A volte è necessario inserire all interno di un documento delle pagine con impostazioni differenti rispetto alle altre. Può accadere, per esempio, che si vogliano inserire tabelle o grafici di particolari dimensioni, che richiedono l orientamento orizzontale della pagina, o che si desideri dare ad una parte del testo dei margini diversi rispetto al resto del documento. Per farlo, è necessario creare una sezione. Per inserire una pagina orientata orizzontalmente: All interno del documento, lasciare un segno di paragrafo nel punto ove si desidera inserire la pagina con impostazioni diverse; Scegliere il comando Imposta pagina... nel menu File. Appare la finestra di dialogo. Selezionare il segno di paragrafo; Selezionare la scheda Dimensioni: 20

21 Nel riquadro Orientamento, scegliere il tipo di orientamento Orizzontale; Nel punto desiderato sono apparsi i segni di fine sezione. Tutto ciò che è compreso all interno dei due segni avrà le impostazioni di pagina desiderate. Nota: Se si desidera cambiare ad una parte del testo già scritto le impostazioni della pagina, selezionare la parte di testo e ripetere le operazioni sopra descritte Salvataggio e organizzazione dei documenti Salvataggio di documenti: formati e modalità Quando si crea un documento è necessario salvarlo, cioè memorizzarlo in un supporto magnetico che ci permette di conservarlo e quindi di riaprirlo per utilizzarlo o per apportarvi modifiche. Primo salvataggio Per salvare un documento seguire la procedura: Scegliere il comando Salva con nome nel menu File. Appare la nuova finestra di salvataggio di Word 2000 nella quale è possibile selezionare il percorso di salvataggio dei documenti in maniera più agevole; compare infatti sulla destra una barra di pulsanti che permette di scegliere immediatamente la cartella Personale, oppure il Desktop, oppure le Cartelle Web che sono cartelle memorizzate sul computer alle quali è stato dato un indirizzo di tipo Internet in modo da essere più facilmente raggiungibili indipendentemente da dove si trovino: 21

22 Nella casella Nome file digitare il nome da attribuire al file del documento; Dall elenco della casella Salva in: scegliere il tipo di supporto fisico sul quale effettuare il salvataggio (disco C:, disco floppy A:, unità di rete, ecc.). Selezionare la cartella (directory) del disco in cui posizionare il file; Fare clic sul pulsante Per passare direttamente alla cartella gerarchicamente superiore; Per creare una nuova cartella. Controllare le selezioni effettuate leggendo il percorso completo di directory e sottodirectory che viene riportato nel menu a tendina della casella Salva in: Confermare il salvataggio con OK. 22

23 Il file viene salvato nella posizione e con il nome specificato. Inoltre, al nome del file viene aggiunta, dopo un punto, una sigla di tre lettere, chiamata estensione. L estensione serve a specificare di che tipo di file si tratta (.DOC per i documenti di Word,.XLS per i fogli di Excel, ecc.). Nota: Il nome del file può essere costituito massimo da 255 caratteri ed è possibile utilizzare gli spazi e i caratteri di punteggiatura. Successivi salvataggi Dopo la prima volta che il documento è stato salvato non è necessario specificare, nei successivi salvataggi, tutte le caratteristiche di nome e posizione già indicate, ma è possibile aggiornare il documento già salvato utilizzando il comando Salva nel menu File o il corrispondente pulsante. Salvataggio come pagina Web Word 2000 permette di salvare immediatamente come tipo di file HTML per essere completamente integrato con Internet e la tecnologia Web. Differentemente dal salvataggio in HTML della versione precedente, che era una conversione del file di Word dal formato DOC al formato standard di Internet, il salvataggio come pagina Web di Word 2000, consente l immediata pubblicazione su Web poiché l HTML è ora un formato nativo di Word. Ciò per fare in modo che vengano mantenute tutte le particolari formattazioni del documento. Selezionando il comando Salva come pagina Web dal menu File, si apre una finestra del tutto analoga a quella di salvataggio con nome nella quale è già selezionato, nella casella Tipo file, il formato Pagina Web: Volendo, è possibile visualizzare in anteprima Web il documento che si sta editando scegliendo il commando Anteprima pagina Web dal menu File. Si avvia automaticamente il Browser cioè il programma per la navigazione in internet, permettendo l immediata consultazione del file in formato HTML, pronto cioè per un eventuale pubblicazione sulla intranet : Protezione dei documenti È possibile proteggere con una password un documento per evitare che il file venga aperto da persone non autorizzate o per evitare che vengano apportate modifiche indesiderate. Esistono due tipi di protezione di file: Protezione da lettura: Prevede una protezione totale sia dalla lettura che dalla modifica del file. L utente non è in grado di accedervi a meno che specifichi la password richiesta al momento dell apertura del documento. Protezione da scrittura: Permette a chiunque di accedere al documento ed eventualmente modificarlo. Tuttavia non permette all utente che ha aperto il file in modalità di sola lettura di salvare il file con lo stesso nome e nella 23

24 stessa posizione dell originale, che rimane perciò protetto da modifiche indesiderate. Per impostare una protezione e la relativa password: Prima di salvare il documento, fare clic sul pulsante finestra di dialogo Salva con nome Appare il seguente menu di comandi nella Scegliendo il comando Opzioni generali si apre una finestra tramite la quale personalizzare il salvataggio del documento: Digitare la password desiderata all interno della casella di testo Password di apertura: per impostare una protezione da lettura o all interno della casella Password di modifica: per impostare una protezione da scrittura; Confermare con OK. Word chiede la ridigitazione della password; Digitare nuovamente la password e confermare con OK. Completare la procedura di salvataggio del file. 24

25 Stampa dei documenti Controllo dei salti pagina A volte è necessario impostare delle particolari formattazioni di paragrafo per evitare che in fase di reimpaginazione e di stampa di un documento certe parti del testo appaiano diversamente da quanto voluto a causa dei salti di pagina (per esempio delle righe isolate ad inizio pagina o dei paragrafi spezzati). Scegliere il comando Paragrafo nel menu Formato; Selezionare la scheda Distribuzione testo. Impostare all interno di questa scheda le opzioni per automatizzare buona parte del controllo dei salti pagina: Controllo righe isolate: Evita che venga inserita una riga singola in una nuova pagina e che una riga rimanga isolata al termine di una pagina. Mantieni assieme le righe: Tutte le righe del paragrafo selezionato verranno tenute nella stessa pagina. Mantieni con il successivo: Mantiene il paragrafo nella stessa pagina del paragrafo successivo. Si usa normalmente per i paragrafi che rappresentano un titolo. Anteponi interruzione: Prima del paragrafo selezionato verrà inserito un salto pagina. Il paragrafo selezionato risulterà il primo nella pagina. Viene spesso 25

26 usato per titoli di capitolo o sezione in documenti di grande dimensione. Anteprima di stampa Prima di effettuare una stampa, è raccomandabile visualizzare a video l esatto risultato che si può ottenere su carta, per applicare poi le eventuali modifiche e impostazioni sul documento: Scegliere il comando Anteprima di stampa nel menu File o fare clic sul pulsante. Appare una finestra che visualizza il documento con l aspetto che assumerà in stampa. Il puntatore del mouse assume la forma di una lente di ingrandimento che permette di effettuare uno zoom sul documento facendo un semplice clic sull area desiderata. Scegliere il comando Imposta pagina... nel menu File per modificare una o più impostazioni di pagina e controllare direttamente il risultato; Fare clic sul pulsante Chiudi per terminare l anteprima di stampa e ritornare al documento. Opzioni di stampa Per impostare tutte le opzioni relative alla stampa del documento: Scegliere il comando Stampa nel menu File; Appare la finestra: Specificare: Nel campo Nome il tipo di stampante da utilizzare. Premendo il pulsante Proprietà, si possono modificare le impostazioni della stampante scelta. Nel riquadro Copie il numero di copie da stampare. 26

27 Nel riquadro Pagine da stampare se si desidera limitare la stampa alla pagina corrente (cioè quella in cui è posizionato il cursore), al testo selezionato o ad un intervallo di pagine da definirsi. Confermare con OK per avviare la stampa con le impostazioni appena effettuate. Nota: Il comando Stampa può essere richiamato anche dall anteprima di stampa o dalla finestra di dialogo Imposta pagina. Creazione e modifica delle tabelle Creazione di una tabella Le tabelle di Word permettono di disporre facilmente testo e numeri su più colonne. Per inserire una tabella in un documento: Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire la tabella; Fare clic sul pulsante Inserisci tabelle ; Appare una griglia che rappresenta le righe e le colonne di una tabella. Trascinare il puntatore del mouse sulla griglia fino alla selezione del numero di colonne e di righe desiderato: Rilasciare il pulsante del mouse. Viene inserita la griglia di una tabella con il numero di righe e colonne specificate. La tabella assume la larghezza massima a disposizione (da margine sinistro a margine destro). Disegna tabella 27

28 Word 97 mette a disposizione strumenti per disegnare e formattare le tabelle Per attivare questi nuovi strumenti selezionare il pulsante Tabelle e bordi dalla barra Standard, o il comando Disegna tabella dal menu Tabella Appare una nuova barra chiamata Tabelle e bordi Con questi strumenti è possibile disegnare la tabella ed eventualmente cancellare eventuali errori, così come allineare il testo orizzontalmente e verticalmente o modificare l orientamento del testo all interno delle celle. Selezione all interno di una tabella Per effettuare le varie operazioni di modifica di una tabella, è necessario selezionare gli elementi della tabella che si desiderano modificare. Per selezionare un intera riga di una tabella: Fare clic nella barra di selezione in corrispondenza della riga da selezionare. Per selezionare un intera colonna: Posizionare il puntatore del mouse sul bordo superiore della prima cella della colonna in modo che il puntatore assuma la forma di una freccia nera rivolta verso il basso Fare clic col mouse: la colonna apparirà selezionata. Per selezionare più colonne: Trascinare il mouse a destra o sinistra fino al completamento della selezione. Per selezionare una singola cella si ha a disposizione una piccola barra di selezione nella parte sinistra all interno di ogni cella: Posizionare in tale zona il mouse, che assume la forma di una freccia rivolta a destra. 28

29 Fare clic nella barra di selezione per selezionare l intero contenuto della cella. Per selezionare l intera tabella: Scegliere il comando Seleziona tabella nel menu. Tabella. Inserimento e modifica del testo nella tabella Per inserire testo in una tabella: Fare clic all interno della cella desiderata e procedere alla digitazione. Per spostarsi all interno di una tabella: Premere il tasto TAB: si sposta il cursore da una cella a quella immediatamente successiva. Per aggiungere una riga alla tabella: Premere il tasto TAB nell ultima cella dell ultima riga: viene automaticamente aggiunta una nuova riga. Per cancellare testo all interno di una cella, procedere nel modo già visto per la cancellazione di normale testo. È possibile cancellare il contenuto di una riga, di una colonna o dell intera tabella: Selezionare la riga, la colonna o l intera tabella. Premere il tasto CANC. L operazione di cancellazione lascia vuote le celle che contenevano il testo cancellato. Per eliminare dalla tabella un intera riga o colonna: Nota: Selezionare la riga o la colonna desiderate: Scegliere il comando Elimina celle oppure Elimina colonne nel menu Tabella. Se si seleziona tutta la tabella e si applica il comando Elimina celle o Elimina colonne viene eliminata l intera tabella. Formattazione della tabella Ogni cella di una tabella rappresenta un area a sé stante che può contenere un numero infinito di paragrafi. All interno della cella, possono essere applicati al testo tutti i formati di carattere e paragrafo discussi nelle precedenti sezioni per il testo normale. È inoltre possibile modificare l aspetto di una tabella ridimensionando la larghezza delle colonne ed attribuendo bordi e sfondi alle celle. Ridimensionamento di una tabella 29

30 Quando viene inserita una tabella, il righello viene suddiviso in tante sezioni quante sono le colonne inserite. L indicatore di fine colonna sul righello è il quadratino grigio che separa le sezioni del righello :. Per ridimensionare la colonna, è sufficiente: Posizionare il puntatore del mouse in corrispondenza del bordo destro della colonna la cui larghezza si desidera modificare. Il puntatore assume la forma di una doppia freccia; Fare clic sull indicatore di fine colonna sul righello e trascinare il mouse fino a raggiungere la larghezza desiderata; Rilasciare il pulsante del mouse. Tutta la colonna viene ridimensionata ed il testo al suo interno viene adattato alla nuova larghezza. Nota: È possibile ridimensionare una colonna anche selezionandola completamente e posizionando il puntatore del mouse in corrispondenza del bordo destro della colonna. Il puntatore assume la forma a doppia freccia: fare clic e trascinare fino alla dimensione voluta. Se si trascina il bordo di una colonna di cui è selezionata solo una cella, in prossimità della cella selezionata, si modifica esclusivamente la larghezza di tale cella. Bordi e sfondi Per attribuire bordi e sfondi alle celle, Word mette a disposizione un apposita barra degli strumenti. Per visualizzarla, fare clic sul pulsante Bordo esterno Appaiono così i seguenti pulsanti:. Per applicare un bordo o uno sfondo ad una o più celle, selezionare le celle desiderate ed utilizzare i pulsanti della barra. Nota: Con la stessa procedura qui illustrata, si possono applicare bordi e sfondi anche a normali paragrafi di testo. Entrambi si estendono in tal caso dal rientro sinistro a quello destro. Spostamento di una tabella all interno del documento 30

31 La gestione delle tabelle in Word 2000 è stata considerevolmente facilitata per quanto riguarda lo spostamento all interno del documento ed il posizionamento del testo intorno alla tabella. Posizionando il puntatore del mouse all interno di una tabella, compare ora un quadratino con un + all interno; ciccando e trascinando tale quadratino si sposta la tabella intera; al rilascio del pulsante del mouse la tabella automaticamente si posiziona all interno del documento e ridimensiona l eventuale testo intorno: Gli stili Quando creiamo un documento può nascere l esigenza di dovere formattare sempre con le stesse caratteristiche diversi paragrafi. Per esempio i titoli all interno di una relazione, il contenuto di alcune celle all interno di una tabella e così via. Per velocizzare le operazioni di formattazione dei paragrafi che devono avere le stesse caratteristiche si utilizzano gli stili che non sono altro che una raccolta di formati di paragrafo e/o carattere. Word offre una serie di stili predefiniti ai quali possono essere aggiunti stili creati e definiti dall utente. Creazione di uno stile Formattare un paragrafo con i formati di carattere e paragrafo desiderati (per facilitare le operazioni, è utile che l intero paragrafo abbia formati di carattere omogenei). Selezionare il paragrafo. Fare clic nella casella Stile nella barra degli strumenti. Digitare nella casella Stile il nome da attribuire allo stile. Premere il tasto INVIO per confermare. Alla combinazione di formati applicati al paragrafo selezionato viene così attribuito il nome che appare ora nella casella e apparirà nell elenco a discesa relativo ogni qual volta esso sarà visualizzato. 31

32 Nota: In Word 2000, come nella precedente versione, gli stili sono definiti visuali, in quanto all interno dell elenco a discesa vengono visualizzati gli stili disponibili, formattati con il medesimo aspetto che assumeranno i paragrafi a cui lo stile selezionato verrà applicato. Applicazione di uno stile Selezionare il paragrafo al quale applicare lo stile. Selezionare lo stile che si desidera applicare nell elenco a discesa della casella Stile. Il paragrafo erediterà tutte le formattazioni dello stile applicato. Modificare uno stile. Apportare le modifiche di formattazione desiderate a un paragrafo cui precedentemente è stato applicato lo stile che si intende modificare. Fare clic all interno della casella Stile nella barra degli strumenti e premere INVIO. Viene visualizzata la seguente finestra di dialogo 32

33 Scegliere la prima delle due opzioni e confermare con OK. Nota: Quando uno stile viene modificato, tutti i paragrafi precedentemente formattati con tale stile vengono modificati in base alla nuova combinazione di formattazioni. Questa regola tuttavia non è valida per lo stile Normale. Per modificare lo stile normale è necessario ricorrere ai comandi presenti nel menu Formato comando Stili. Condivisione e copia di stili tra più documenti Word associa uno stile al documento all interno del quale è stato creato. Per utilizzare uno stile anche all interno di altri documenti è possibile copiarlo attraverso la seguente procedura. Selezionare il comando Stile... nel menu Formato; Viene visualizzata la seguente finestra: Fare clic sul pulsante Libreria; Viene visualizzata la seguente finestra: Attraverso questa finestra è possibile aprire il documento dal quale prendere lo stile e il documento in cui copiare lo stile. Fare clic sui pulsanti Chiudi File. Il contenuto della finestra si presenterà nel modo seguente 33

34 A questo punto si devono aprire i due documenti: quello contenente lo stile da copiare e quello in cui copiare lo stile. Fare clic sui due pulsanti Apri File. Viene visualizzata la seguente finestra Selezionare il nome del documento che si desidera aprire e fare clic sul pulsante Apri. Ripetere l operazione per aprire anche il secondo documento. Fare clic sul pulsante Copia. Lo stile selezionato apparirà anche nell elenco degli stili del documento nel quale tale stile doveva essere copiato. Selezionare lo stile che si desidera copiare. Chiudere la finestra di dialogo facendo clic sul pulsante Chiudi Utilizzo degli stili In Word 2000, come anche nella precedente versione, è possibile creare il sommario di un documento in maniera automatica avendo utilizzato gli stili Titolo; in questo caso scegliendo dal menu Inserisci il comando Indici e Sommario compare la seguente finestra: 34

35 Selezionando la scheda Sommario e scegliendo il tipo di formato tra quelli a disposizione si creare una struttura di questo tipo che automaticamente si aggiorna al cambiamento della struttura del documento: Word 2000 permettere di semplificare l inserimento di un sommario nel documento dando la possibilità di creare, sempre utilizzando gli stili Titolo, un riquadro chiamato Frame con all interno il sommario; selezionando dal menu Formato il comando Frame e Sommario in un Frame, compare alla sinistra del documento un riquadro con all interno il sommario; semplicemente ciccando sul titolo di interesse, ci si posiziona automaticamente sul paragrafo corrispondente. Si creano cioè automaticamente quelli che vengono definiti Collegamenti Ipertestuali: Esportazione e importazione di documenti Importazione di file esterni: file di testo, fogli elettronici e grafici È possibile inserire all interno di un documento di Word elementi, siano essi testo, tabelle create su fogli elettronici oppure grafici, provenienti da altre applicazioni. Esistono tre modi per importare elementi da file esterni: Inserire gli elementi desiderati come fossero immagini o testo formattato: in questo modo gli elementi inseriti diventeranno parte 35

36 integrante del documento di Word che si sta elaborando e potranno essere modificati utilizzando gli strumenti di Word; Inserire gli elementi come oggetti creati con altre particolari applicazioni: in questa maniera è possibile editare gli oggetti in questione utilizzando l applicativo che li creò originalmente; Inserire gli elementi mantenendo il collegamento (link) al file d origine: così facendo gli elementi desiderati saranno inseriti come campi, ovvero come elementi variabili all interno del documento. Qualsiasi variazione apportata al file d origine si rifletterà in un aggiornamento automatico degli elementi inseriti. Apertura di un file *.txt Il formato di file di testo più comunemente usato ed universalmente accettato da tutte le applicazioni per l elaborazione di testo è il formato con estensione *.txt. Questo formato di file permette di utilizzare solo caratteri standard per computer (caratteri ASCII) e non consente alcun tipo di formattazione particolare del testo. Per aprire un file in questo formato: Scegliere il comando Apri nel menu File oppure fare clic sul pulsante. Appare la finestra: Selezionare dall elenco a tendina nella casella Tipo file : il formato Solo testo; Selezionare il file cercato e fare clic su OK; Il file viene aperto in Word secondo le impostazioni definite nel modello Normal.dot. È ora possibile modificare il testo secondo le normali procedure adottate. Selezionare il drive e la cartella dove si trova il file da aprire; Importazione di testo attraverso il menu Inserisci Se all interno di un documento è necessario inserire il testo completo di un altro documento di testo, basta: Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire il testo; Selezionare il comando File menu Inserisci; Appare la finestra: 36

37 Selezionare il tipo di file di testo da inserire (nell esempio riportato è un file di Word, cioè *.doc); Fare clic su OK; Il testo contenuto nel file selezionato viene inserito completamente all interno del documento in preparazione, conservando la formattazione originale. Importazione di testo attraverso il comando Copia Se il testo da inserire è solo una parte di una altro documento, è sufficiente: Aprire il documento dal quale si vuole copiare il testo; Selezionare il testo all interno del documento; Fare clic sul pulsante Copia Visualizzare la finestra del documento in cui si vuole inserire il testo copiato; per copiare la selezione; Posizionare il cursore nel punto di inserimento desiderato e fare clic sul pulsante Incolla per incollare la selezione. Importazione di tabelle di fogli elettronici A volte è necessario inserire all interno di un documento di Word una tabella creata con Excel. Per procedere, è innanzitutto necessario distinguere due casi: Quando all interno di un foglio di Excel è contenuta una sola tabella; Quando all interno di un foglio di Excel sono presenti più tabelle o prospetti che interessano. Importazione di una tabella attraverso il menu Inserisci Se all interno di un foglio di lavoro di Excel è contenuta una sola tabella (o un prospetto composto da più tabelle contigue), per inserirla all interno di un documento di Word, si deve: 37

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