I PROGRAMMI PER L ELABORAZIONE DEL TESTO

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1 I PROGRAMMI PER L ELABORAZIONE DEL TESTO Modulo 3 dell ECDL Quarta Parte pag. 1 di 15 CopyLeft Multazzu Salvatore

2 I programmi per elaborazione del testo : Quarta Parte SOMMARIO Tabelle... 3 Modificare la tabella... 6 Inserire ed eliminare righe e colonne... 6 Disegni e immagini... 7 Gli strumenti per disegnare... 9 Spostare disegni e immagini in un documento... 9 Modificare le dimensioni di un elemento grafico...10 Importare oggetti...10 Stampa Unione...12 Barra degli strumenti Stampa Unione...15 pag. 2 di 15 CopyLeft Multazzu Salvatore

3 Tabelle Le tabelle vi permettono di organizzare le informazioni in righe e colonne e possono servire non solo nella presentazione di dati, ma anche per disporre in modo ordinato immagini e testo. Le tabelle sono costituite da una serie di celle (o caselle) orizzontali e verticali: ogni fila di celle orizzontali forma una riga, mentre una serie di celle verticali costituisce una colonna. Per inserire una tabella nel documento si possono seguire diverse strade: Aprire il menu Tabella e fare clic sulla voce Inserisci tabella: Word aprirà una finestra di dialogo (fig. 59) nella quale è possibile specificare il numero di righe e di colonne della tabella; e decidere se impostare una grandezza fissa per tutte le celle oppure stabilire una grandezza variabile secondo i dati contenuti alloro interno. La selezione Adatta alla pagina, invece, è specifico per i documenti che devono essere pubblicati sul Web, infatti, permette di variare le dimensioni della tabella adattandole alla finestra dei browser. Una volta impostati tutti i parametri desiderati, fate clic sul pulsante OK e la tabella sarà inserita nel punto in cui si trova il cursore. Figura 1 Un altro metodo consiste nel fare clic sul pulsante Inserisci Tabella nella barra degli strumenti Standard (fig. 60) in questo modo scorrendo con il muose sui riquadri si seleziona la dimensione della tabella (righe X colonne) e facendo clic la si inserisce nel punto in cui è presente il cursore. Nella figura ad esempio si sta selezionando una tabella 3X3 in altre parole formata da 3 righe e da 3 colonne. Figura 2 Inoltre un altro metodo consiste nel selezionare il pulsante inserisci tabella posto nella barra degli strumenti Tabelle e Bordi (fig. 61), cliccando su questo pulsante si aprirà la finestra inserisci tabella vista sopra Oltre che inserire delle tabelle word ci permette di disegnarle utilizzando lo strumento matita e di modificarle cancellando bordi, righe ecc. utilizzando lo strumento Gomma; questi strumenti li possiamo trovare nella barra degli strumenti Tabelle e Bordi (anche nella barra dei menu Tabella è presente il pulsante Disegna Tabella ). Analizziamo in dettaglio gli elementi della barra degli strumenti Tabelle e Bordi: Figura 3 pag. 3 di 15

4 Disegna e cancella permettono di costruire la tabella come se lavorassimo su un foglio con matita righello e gomma. Permettono di definire lo stile della linea (continua, tratteggiata, doppia ecc.). e la dimensione (1/2, 1 pt ecc). Si può anche impostare l opzione nessun bordo in questo caso nella stampa non vengono visualizzati i bordi. Permette di selezionare il colore del bordo Permette di selezionare il colore di riempimento delle celle selezionate. Permette di impostare l allineamento del testo (in questo caso verticale) Permette di ordinare i dati di una colonna in ordine crescente o decrescente Il primo pulsante Unisci Celle Permette di unire le celle selezionate per formare un unica cella. Il secondo Dividi celle permette di dividere una cella in più parti. Il pulsante Inserisci Tabelle permette di inserire una nuova tabella Questi due pulsanti permettono di distribuire uniformemente le righe e le colonne in modo che la tabella abbia un aspetto più regolare Il pulsante formattazione automatica tabella permette di scegliere tramite la finestra di dialogo rappresentata in figura un formato predefinito per la tabella. Nell esempio in fig. 62 è stato scelto lo stile Tabella classica 2 che prevede sia una riga del titolo con sfondo viola che una prima colonna di tipo intestazione formattata con colore grigio e testo in grassetto. Anche se una tabella è stata gia creata si può decidere di applicargli un particolare stile utilizzando il pulsante applica. Figura 4 pag. 4 di 15

5 Il Pulsante Bordi (fig. 63) permette di applicare bordi alle celle della tabella e si può scegliere tra diverse opzioni, nell ordine, : Bordo esterno, Tutti i bordi, Bordo superiore, Bordo sinistro, Bordo orizzontale interno, Bordo diagonale discendente, linea orizzontale, Solo bordi interni, Nessun Bordo, Bordo inferiore, Bordo destro, Bordo verticale interno, Bordo diagonale discendente. Figura 5 Il pulsante allineamento (fig. 64) permette di allineare il testo all interno delle celle, nell ordine : In alto a sinistra, In alto al centro, In alto a destra, Al centro a sinistra, Al centro in verticale, Al centro a destra, In basso a sinistra, In basso al centro, In basso a destra. Figura 6 Utilizzando i pulsanti appena visti e possibile creare tabelle dalla struttura complessa come ad esempio nella tabella in fig. 65 (N.B. è un'unica tabella!!!!): bordo doppio; testo in basso Cella senza bordo Celle divise e colorate Righe orizzontali Colore di sfondo grigio Pippo Pluto Paperino Testo al centro celle unite Bordo diagonale Celle divise Figura 7 Una volta creata una tabella per scrivere, inserire immagini o altri elementi in una cella è sufficiente posizionarsi con il puntatore all'interno di una cella e fare clic. Per spostarvi da una cella all'altra utilizzate i tasti freccia. Potete anche premere il tasto TAB per spostavi di cella in cella sulla stessa riga e i tasti MAIUSC + TAB per spostarvi indietro (a sinistra) nella riga. A volte può essere necessario convertire un testo esistente in tabella per farlo e sufficiente selezionare il testo e fare clic sul comando Tabella/Converti il testo in Tabella quindi si deve scegliere una delle Opzioni di adattamento automatico e le modalità di separazione del testo e fare OK. pag. 5 di 15

6 Modificare la tabella Una volta creata, la tabella è facilmente modificabile e adattabile a diverse esigenze. Si può, per esempio, modificare la grandezza delle celle in diversi modi: utilizzando il mouse posizionandosi sui bordi della cella in modo che il cursore assuma la forma di una doppia freccia ( ), facendo clic e, tenendo premuto il pulsante sinistro, si può cambiare il margine aumentando o diminuendo la grandezza di righe e colonne. Oppure utilizzando la finestra Tabella Proprietà Tabella (fig. 66) Nella quale è possibile impostare i valori per la larghezza e l altezza delle colonne e delle righe. Da questa finestra nella scheda Tabella è possibile anche impostare la posizione della tabella nel foglio : Centrata, a destra, a sinistra ecc. Figura 8 Sempre dalla scheda Tabella è possibile accedere alla finestra Bordi e Sfondo (fig. 67) che ci permette di modificare in maniera particolareggiata i bordi (anche singolarmente) e lo sfondo delle celle della tabella. La finestra bordi e sfondo non viene utilizzata solo per le tabelle ma anche per altri elementi quali testo, paragrafi, pagine ecc. Se invece vi posizionate sul lato orizzontale o verticale di una cella il cursore assume la forma di una freccia nera: facendo clic con il pulsante destro del mouse si compare un menu a discesa attraverso il quale è possibile compiere sull'elemento una serie di operazioni: si può tagliare la cella o suddividerla in più parti, oppure raggruppare più celle tra loro Figura 9 Inserire ed eliminare righe e colonne Naturalmente se abbiamo creato una tabella troppo piccola, e ci rendiamo conto che ci servono nuove righe o nuove colonne queste si possono aggiungere o eliminare utilizzando le opzioni che si trovano nel menu Tabella. Per aggiungere righe, colonne o celle dobbiamo selezionare la voce Inserisci dal menu tabella (fig. 68) ci vengono proposte le seguenti possibilità : pag. 6 di 15

7 Inserisci colonne a sinistra : permette di inserire una colonna a sinistra della cella selezionata o della cella dove posizionato il cursore. Inserisci colonne a destra : permette di inserire una colonna a destra della cella selezionata o della cella dove posizionato il cursore. Inserisci righe sopra : permette di inserire una riga sopra la cella selezionata o la cella dove posizionato il cursore. Inserisci righe sotto : permette di inserire una riga sotto la cella selezionata o la cella dove posizionato il cursore. Inserisci celle : apre un altra finestra che ci permette di selezionare le modalità di inserimento di nuove celle nella tabella. Per eliminare righe colonne o celle si procede allo stesso modo dopo aver selezionato l elemento da eliminare, sul menu Tabella si seleziona la voce Elimina (righe, colonne o celle). Per eliminare una riga o una colonna dopo averla selezionata si può procedere anche nei seguenti modi : Selezionando la voce elimina dal menù contestuale che si apre cliccando con il pulsante destro del mouse. Cliccando sul pulsante taglia della barra degli strumenti standard. Disegni e immagini Figura 10 Word offre diverse possibilità per abbellire un documento una di queste e quella do inserire delle immagini, degli oggetti, delle forme o dei grafici. Figura 11 Per inserire una immagine in un documento dapprima si posiziona il cursore nel punto dove si vuole inserire l'immagine, poi si seleziona il menù Inserisci/Immagine/Clipart (fig. 69) se si vuole inserire una delle Immagini create appositamente per i documenti Word ed inserite nella raccolta Clip Art, oppure Inserisci/Immagine/Da file, se si vuole inserire una immagine generica (in questo caso word aprirà una finestra dove occorrerà indicare il percorso per trovare l'immagine stessa). pag. 7 di 15

8 Ci sono anche altre opzioni per l'inserimento di oggetti grafici: Forme WordArt Da scanner o fotocamera digitale Grafico Nuovo disegno Forme consente di inserire disegni adattando forme predefinite proposte da un menù specifico quali frecce, stelle, linee, diagrammi di flusso, callout ecc. WordArt permette di inserire scritte elaborate graficamente, scelte da un menù apposito. In sostanza è un'applicazione che permette trattare elementi testuali come grafica combinando forme, colori e caratteri in un unico oggetto (fig. 70). Per inserire un elemento WordArt posizionatevi con il puntatore nell'area desiderata e fate clic sull'icona WordArt, situata sulla barra di disegno. Il programma apre una finestra di dialogo in cui si trova una griglia di opzioni grafiche. Si possono realizzare, per esempio, testi ondulati, tridimensionali o disposti in senso verticale. Se selezionate una delle opzioni e fate clic su OK il programma apre la finestra Modifica testo WordArt, che permette di inserire il testo al quale si vuole applicare la grafica WordArt, nonché il tipo e le dimensioni di carattere che si vogliono adottare. Una volta immessi tutti i parametri necessari fate clic su OK e Word inserisce la WordArt nel punto selezionato. La WordArt è a tutti gli effetti un'immagine: per selezionarla posizionatevi con il puntatore sull'elemento in modo che la freccia si trasformi in croce e fate clic; per spostarla all'interno della pagina trascinatela con il mouse; per modificarne il formato grafico, invece, fate clic (o doppio clic) sull'area interessata e aprite in tal modo la barra degli strumenti WordArt. Figura 12 Selezionando il pulsante Formato WordArt, per esempio, potete modificare i colori di riempimento del carattere, oppure potete variare forma e ondulazione del testo attraverso il pulsante Forma del testo. Per ruotare il testo, invece, è sufficiente fare clic sul pulsante Ruota per gradi e trascinare un angolo dell'elemento nella direzione in cui si desidera ruotarlo. Come per le altre immagini inserite in Word, è possibile ingrandire o deformare l'oggetto posizionandosi sui quadratini bianchi del contorno e trascinandolo nella direzione desiderata. Se, per esempio, ci si posiziona sul quadratino del lato inferiore dell'immagine e lo si trascina verso il basso, l'immagine viene deformata in lunghezza secondo la direttrice del movimento. Da Scanner o fotocamera digitale invece permette di acquisire una immagine direttamente dallo scanner o dalla fotocamera e di inserirla nel punto in cui è posizionato il cursore. Grafico permette di inserire un grafico di Excel( ad esempio un istogramma) inserendo i dati direttamente in una tabella di Excel. pag. 8 di 15

9 Gli strumenti per disegnare Word permette all utente di creare dei disegni all interno del documento (Inserisci Nuovo Disegno) a questo proposito offre una barra degli strumenti apposita (Visualizza Barre Degli Strumenti Disegno) rappresentata in fig. 71. Figura 13 Il pulsante Linee, per esempio, permette di tracciare linee e figure a mano libera; il pulsante Forme, invece, permette di aggiungere forme già predefinite al documento. Con i pulsanti Freccia è possibile disegnare frecce dalle forme più diverse, mentre lo strumento Callout costruisce delle cornici di testo, come nei fumetti, per commentare illustrazioni o introdurre commenti e note. Il menu Forme presenta anche la voce Diagrammi di flusso, che permette di costruire diagrammi e mappe concettuali, utili nei testi di spiegazione e nelle presentazioni aziendali. Ogni voce del menu Forme, poi, presenta a sua volta un sottomenu di opzioni. Una volta scelto il tipo di forma che volete inserire, fate clic sulla corrispondente voce di menu: il cursore del mouse si trasforma in crocetta, indicando che in quel punto è possibile iniziare a disegnare una figura. Dopo aver costruito un disegno, è possibile spostarlo, cancellarlo o copiarlo selezionandolo con il mouse. Facendo clic su di esso, infatti, Word evidenzia i contorni del disegno: significa che può essere cancellato premendo il tasto CANC, trascinato con il mouse in un'altra posizione del testo oppure modificato. Per modificare le dimensioni di un disegno selezionato, posizionate il puntatore del mouse su uno dei vertici dell'immagine, che appaiono evidenziati: le cosiddette "maniglie". A questo punto il puntatore cambia forma ed è possibile agire sul disegno trascinando il mouse per ingrandirlo, rimpicciolirlo o deformarlo. Il pulsante Ombreggiatura, invece, permette di aggiungere un effetto ombreggiato all'immagine, mentre il pulsante 3D costruisce una proiezione tridimensionale dell'oggetto. Quando si inserisce un oggetto, esso viene posto sopra il testo e può coprirne delle parti. È possibile però spostare l'oggetto "sotto" la superficie del testo, in modo che compaia come sfondo del documento. Per farlo, selezionate l'oggetto disegnato e fate clic sul pulsante Disegno, posto sulla barra di Disegno. Word apre un menu di opzioni che permettono di modificare il disegno, per esempio ruotandolo, capovolgendolo o modificandone il livello di profondità nel documento. La voce Ordine, per esempio, permette di portare il disegno in primo piano o mandarlo in secondo piano, sia rispetto ad altri oggetti sia rispetto al testo del documento. Spostare disegni e immagini in un documento Inserito un elemento nel documento, sia esso un'immagine, una casella di testo o un disegno, occorre stare attenti a dove si posiziona e in qual modo è legata al testo. Infatti, modificando la pagina o inserendo o eliminando del testo, l'immagina si muove e potrebbe non apparire più dove volevamo. Innanzitutto occorre decidere in qual modo l'immagine dovrà apparire nel testo, per esempio se il testo deve incorniciare l'immagine, oppure stare sopra e sotto o dietro o davanti (fig. 72). Per ottenere questa disposizione, selezionare Figura 14 l'immagine cliccandoci sopra; se non si apre automaticamente la barra di strumenti Immagine, attivarla da Visualizza Barre degli Strumenti Immagine. Appare la barra, dalla quale si può impostare la disposizione del testo. In alternativa si può cliccare col destro sull'immagine e scegliere la voce di menu Formato immagine dal menu di scelta rapida. pag. 9 di 15

10 Modificare le dimensioni di un elemento grafico Qualunque elemento inserito in una pagina word può essere ridimensionato e, volendo deformato. Per ridimensionare un'immagine o altro è sufficiente cliccarci sopra in modo da selezionarla. Appaiono agli angoli e ai bordi dei quadratini neri detti maniglie, trascinando i quali si può allargare o allungare (maniglie ai bordi) o allargare e allungare contemporaneamente (maniglie agli angoli). Per evitare la deformazione dell'immagine, fare le operazioni di ridimensionamento tenendo premuti i tasti SHIFT e CTRL. Tenendo premuto solo SHIFT si ridimensiona dalla parte del trascinamento allargando e allungando. Tenendo premuto anche il tasto CTRL si ridimensiona da entrambi i lati in modo speculare. L'effetto del ridimensionamento su un'immagine dipende dalla definizione con cui l'immagine è stata prodotta; un ingrandimento eccessivo potrebbe deteriorarne la qualità. Le dimensioni di un elemento grafico possono essere impostate con estrema precisione cliccando col destro sull'immagine e scegliendo Formato Immagine dal menu di scelta rapida. Dalla finestra di dialogo che appare (fig. 73) si possono fare le varie impostazioni; tale finestra è formata da varie schede e si adegua al tipo di elemento selezionato. Figura 15 Importare oggetti Una caratteristica importante word è la possibilità di importare in una pagina un elemento (oggetto) esterno prodotto con un'altra applicazione e modificarlo o aggiornarlo con l'applicazione che lo ha prodotto. Per esempio si può importare un foglio di lavoro Excel e modificarlo all'interno di word. Per importare un oggetto si deve far click sul menu Inserisci Oggetto. Si apre la finestra di dialogo in fig. 74. Figura 16 di La finestra è costituita da due schede, la prima permette di creare un nuovo oggetto, la seconda permette di creare l'oggetto partendo da un file esistente. pag. 10 di 15

11 Per esempio se vogliamo inserire un foglio elettronico Excel già esistente e avere la possibilità di modificarlo in Word, si deve scegliere il file cercandolo con Sfoglia. N.B. se si vuole che l'originale sia collegato in modo da essere sempre aggiornato si deve selezionare la casella Collega al file. Per modificare l'oggetto creato fare doppio click sull'oggetto. In questo modo si apre la modalità modifica ed è come se si lavorasse nell'applicazione propria dell'oggetto. pag. 11 di 15

12 Stampa Unione Spesso capita di dover inviare la stessa lettera a tutti i nominativi di un elenco di indirizzi ed il compito si presenta decisamente noioso e lungo; infatti dobbiamo creare tanti documenti quanti sono i destinatari dell elenco dove in ognuno di essi variano soltanto alcuni dati (ad esempio: nome, cognome, città, ecc). Per risolvere questo problema Word ci mette a disposizione una funzionalità La Stampa Unione che ci permette di creare modelli di stampa predefiniti, per esempio lettere circolari, da completare ogni volta con dei dati specifici, per esempio indirizzi di singoli destinatari. In pratica nella stampa unione si crea un documento Word, che contiene sia le informazioni destinate a restare invariate in tutte le stampe (il documento principale) sia dei campi modulo destinati a contenere le informazioni variabili. Queste ultime sono memorizzate in un altro documento, definito origine dati, che contiene l'archivio con i dati specifici da utilizzare. In questo modo si possono creare automaticamente serie di lettere, buste, etichette nelle quali variano solo le informazioni utilizzate come origine dati. Se ad esempio immaginiamo di realizzare una lettera commerciale da inviare a più destinatari il documento principale sarà costituito dal corpo della lettera, mentre l'origine dei dati potrebbe essere rappresentata da una tabella di Word in cui sono raccolti i dati (nomi e indirizzi) dei destinatari. Come documento origine dati è possibile utilizzare un file già esistente come un database, un foglio elettronico, un elenco contatti di Microsoft Outlook, una tabella in word, ecc. L origine dati può essere anche creata in corso d opera come vedremo in seguito. Per utilizzare le funzioni di stampa unione, è necessario per prima cosa creare con Word il documento principale, per esempio una lettera, da utilizzare come modello per la stampa. Dopo aver preparato il documento, scegliete il comando Creazione guidata Stampa unione (fig. 75) dal menu Strumenti Lettere e Indirizzi. Si aprirà la finestra di dialogo Prepara stampa unione la cui prima scheda è quella di fig. 76. Figura 17 A questo punto viene attivata la creazione guidata che è costituita da 6 passi. Nel primo passaggio viene chiesto di specificare la tipologia del documento di partenza che può essere una Lettera, un messaggio , una Busta, Un etichetta o un elenco. Generalmente si tratta di una lettera e quindi selezioniamo lettere e facciamo clic su Successivo. Figura 18 pag. 12 di 15

13 Nel secondo passaggio (fig. 77)si deve scegliere il documento principale che normalmente è il documento corrente ma teoricamente potrebbe essere un altro. Ad esempio si potrebbe aprire un documento esistente o iniziare da un modello di lettera predefinito. Figura 19 Nel terzo passaggio (fig. 78)si deve indicare dove prelevare i dati (elenco dei destinatari) ed abbiamo 3 possibilità : 1. creare un nuovo elenco (con la procedura guidata) 2. usare un elenco esistente 3. usare la rubrica di Outlook. Nel caso si utilizzi l opzione di creazione di un nuovo elenco si attiverà una procedura guidata che ci aiuterà nella realizzazione dell origine dei dati. Nel caso si utilizzi un elenco esistente (ad esempio un file di word composto da una tabella formata da 5 colonne nella cui riga di intestazione ci siano i nomi dei campi: cognome, nome, età, città_nascita e città_residenza) si deve cliccare su Sfoglia e cercare l origine dati e aprirla word allora aprirà una finestra come quella di figura 79: Figura 20 Figura 21 pag. 13 di 15

14 A questo punto se si vogliono utilizzare tutti i dati si fa clic su OK e si ritorna alla creazione guidata stampa unione pronti per passare al quarto passaggio dove ci viene chiesto di comporre la lettera (fig. 80) a questo punto quando dobbiamo inserire i campi unione (come nome o cognome) e per farlo basta fare clic su Altro e selezionare la voce desiderata. Figura 22 Ad esempio potremmo scrivere una lettera come quella di fig. 81 : Figura 23 Una volta completata la lettera e inseriti i campi unione nel quinto passaggio (fig. 82) possiamo vedere l anteprima dei documenti Uniti e scorrerli tutti utilizzando i pulsanti di scorrimento in avanti >> ed indietro << Eventualmente possiamo decidere di escludere un destinatario o modificare direttamente l origine dei dati. Figura 24 pag. 14 di 15

15 Nell ultimo passaggio (fig. 83) possiamo unire i documenti alla stampante cioè stampare tutte le lettere o salvarle in altro documento in questo caso Word creerà un nuovo documento composto da tante pagine quanti sono i destinatari (le righe selezionate della tabella dell origine dati). Il documento così creato è un normale file di word e come tale può essere modificato ma non è il documento sergente e non possiede campi modulo. Chiaramente possiamo ripercorrere indietro tutti i passaggi per apportare eventuali modifiche alla creazione guidata della stampa unione. Figura 25 Barra degli strumenti Stampa Unione In realtà si possono realizzare le stesse operazioni viste nel paragrafo precedente e forse con maggior facilità utilizzando la barra degli strumenti Stampa Unione (Visualizza/Barre degli strumenti/stampa Unione) rappresentata in fig. 84 : Figura 26 Infatti con il Pulsante Impostazioni documento principale possiamo impostare le caratteristiche del documento di partenza viste nel primo passaggio della creazione guidata; con i pulsanti Apri origine dati e Visualizza destinatari possiamo aprire il documento che contiene i dati da unire, visualizzare ed eventualmente selezionare i destinatari (passaggio 3 della creazione guidata). Per Inserire i campi unione utilizziamo il quinto pulsante della barra che una volta ciccato mi visualizza l elenco dei campi modulo che è possibile inserire (quelli cioè definiti nell elenco destinatari aperto in precedenza) esattamente come nel passaggio 4 della reazione guidata. Possiamo a questo punto visualizzare i dati uniti facendo clic sull omonimo pulsante e scorrerli utilizzando le frecce per lo spostamento tra i record (passaggio 5). Gli ultimi pulsanti ci permettono di inviare i dati uniti alla stampante o ad un nuovo documento come nell ultimo passaggio della creazione guidata stampa unione. pag. 15 di 15