SCRIVERE E FORMATTARE IN WINWORD

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1 Word, o meglio Winword, è un programma di elaborazione testi. La videata che si presenta all utente è quella solita di tutti i programmi della Microsoft: Una volta aperto il programma si può semplicemente scrivere quello che si vuole. Barra del titolo Barra dei menù Barre degli strumenti Righelli o- rizzontale e verticale Barra di stato Ascensori verticale ed orizzontale Una premessa necessaria riguarda il modo di visualizzazione sullo schermo del documento che si sta scrivendo: è infatti possibile avere visualizzazioni diverse a seconda della comodità dell utente e, per ognuna di esse, esiste la possibilità di intervenire con uno zoom per ingrandire o rimpicciolire la videata: nel Menù Visualizza troviamo 4 possibilità diverse di visualizzazione: Normale, Layout Web, Layout di stampa, Struttura. Righello serve per nascondere o scoprire il righello orizzontale. Mappa documento fa apparire sulla sinistra una colonna come nel Layout di lettura che contiene la struttura del file e permette di scorrerlo velocemente cliccando semplicemente sull argomento sul quale ci si vuole posizionare. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 1

2 Visualizzazione Normale Visualizzazione Layout di stampa Visualizzazione Web Visualizzazione Struttura Nella visualizzazione Normale si scrive direttamente su uno schermo bianco: occupando tutto lo schermo in orizzontale, i caratteri risultano più leggibili ma non si possono vedere le immagini. Nella visualizzazione Layout di stampa si scrive come sul foglio vero e proprio e appaiono anche i margini del foglio stesso. I caratteri risultano più piccoli ma si vedono le immagini. La visualizzazione Web serve per vedere gli effetti che si ottengono in una pagina destinata ad essere pubblicata su Internet o ad una pubblicazione ipertestuale. Nella visualizzazione Struttura scompare il righello, le immagini, ecc. e compare una barra degli strumenti Struttura (viene solitamente utilizzata per documenti molto estesi lavorando con gli stili). Per passare da un tipo di visualizzazione all altra si possono usare gli appositi tasti che si trovano in basso, a sinistra dell ascensore orizzontale. Normale Web Layout di stampa Struttura In ogni caso, se si vuole ingrandire lo schermo sul quale si sta lavorando si può, sempre dal menù Visualizza, passare a Schermo intero Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 2

3 In questo caso scompaiono tutti gli strumenti di Word. Appare invece una piccola finestra che permette di ritornare alla visualizzazione precedente. Un altro sistema per ingrandire ciò che si vede è lo Zoom che si trova sempre nel menù Visualizza: esso offre la possibilità di ingrandire o rimpicciolire lo schermo in percentuale secondo scale fisse o, dall apposita finestrella, in una percentuale scelta dall utente. Le opzioni Più pagine e Pagina intera permettono la visualizzazione dell intero lavoro (esiste anche un Anteprima di stampa nel menù File e sulla barra degli strumenti standard). L opzione Larghezza pagina ingrandisce la pagina su cui si scrive al massimo consentito dallo schermo e dal tipo di visualizzazione in atto, Larghezza testo permette di ingrandire al massimo la parte orizzontale della pagina che contiene il testo (riducendo al minimo i margini nella visualizzazione Layout di stampa). Lo Zoom si trova anche sulla Barra degli strumenti standard e apre una tendina che permette le varie scelte. Una volta scelto il tipo di visualizzazione che più si adatta al vostro lavoro (Solitamente Layout di stampa), si può cominciare a scrivere. FORMATTAZIONE DEL TESTO Per creare un testo non è sufficiente scriverlo, bisogna anche dargli una forma gradevole all aspetto ovvero scegliere il tipo di carattere, i rientri a sinistra, i margini, ecc. che fanno di un semplice testo un foglio bello a vedersi; tutto l insieme di queste operazioni prende il nome di Formattazione. Il computer risponde agevolmente alle richieste dell utente se si tiene presente che imposterà le opzioni scelte o nel luogo dove si trova (ovvero dove lampeggia il cursore) o sulla parte di testo evidenziata. Cursore nelle visualizzazioni Normale Layout di pagina Testo evidenziato Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 3

4 Per evidenziare una parola o un testo si può ricorrere sia al mouse che alla tastiera: Testo da evidenziare 1 carattere 1 parola 1 riga 1 frase 2 o più righe 1 paragrafo intero Tutto il file Con il mouse Trascinando il mouse sul carattere quando ha questa forma Cliccando due volte sulla parola che si vuole evidenziare sempre con il mouse in questa forma Trascinando il mouse sulla riga che si vuole evidenziare Oppure: cliccando con il mouse sull esterno sinistro del foglio in corrispondenza della riga che si vuole evidenziare quando il mouse assume questa forma: Trascinando il mouse sulla frase che si vuole evidenziare quando il mouse ha questa forma Cliccando e trascinando il mouse sull esterno sinistro del foglio fino a coprire tutte le righe che si vogliono evidenziare quando il mouse assume questa forma: N.B.: Se, per errore, portate l evidenziazione oltre la riga prefissatavi non abbandonate il mouse ma, tenendolo premuto risalite fino a posizionarvi sulla riga giusta. Con la tastiera Tenendo premuto il tasto SHIFT (Maiuscolo) e spostando il cursore con le frecce direzionali Oppure: premendo una volta il tasto di funzione F8 e poi spostandosi con le frecce direzionali. Premendo due volte il tasto di funzione F8 quando il cursore è sulla parola che si vuole evidenziare. Tenendo premuto il tasto SHIFT premere il tasto FINE Premendo tre volte il tasto di funzione F8. Premendo una volta il tasto di funzione F8 e spostandosi poi con le frecce direzionali Oppure: tenendo premuto il tasto SHIFT e spostandosi con le frecce direzionali. Cliccando tre volte con il mouse sul paragrafo che si vuole evidenziare. F8. Premendo 4 volte il testo di funzione Tenendo premuto il tasto Control (CTRL) Premendo 5 volte il tasto di funzione e cliccando sull esterno sinistro del foglio F8 quando il mouse assume questa forma Oppure: dal menù Modifica si sceglie l opzione Seleziona tutto. Oppure: Tenendo premuto il tasto CTRL e premendo il tasto 5 del tastierino numerico. Prima si scrive tutto il testo e solo alla fine lo si formatta. In questo modo, infatti, si risparmia tempo e non si corre il rischio di dover ripetere la stessa impostazione due o tre volte per correggere quelle impostate precedentemente. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 4

5 LA CORREZIONE ORTOGRAFICA Subito dopo aver scritto un testo è opportuno effettuare la correzione ortografica. Il sistema più senmplice per far partire la correzione ortografica è cliccare il pulsante che si trova sulla Barra degli strumenti Standard, altrimenti si seleziona il comando Controllo ortografia e grammatica dal menù Strumenti o si preme il tasto di funzione F7. In tutti i casi si apre una finestra di dialogo che individua automaticamente tutti gli errori ortografici e di grammatica del testo e permette all utente di correggerli velocemente. Nello spazio superiore della finestra (Non nel dizionario) appare la frase con la parola errata scritta in rosso; Nello spazio sottostante (Suggerimenti) il programma propone un elenco di parole con cui sostituire il termine errato. Se uno dei suggerimenti è quello esatto è sufficiente selezionarlo con il mouse e poi cliccare sul tasto Cambia che si trova a destra della finestra (il tasto Cambia tutto cambia tutte le ricorrenze dell errore nell intero documento). Se non esistono suggerimenti validi si deve correggere manualmente nello spazio superiore e poi cliccare il tasto Cambia; il correttore si posizionerà sull errore successivo e procederà così fino alla fine del documento. N.B.: per parole errate s intendono tutte quelle che il programma non conosce (ovvero che non sono comprese nel suo vocabolario) come nomi di persona, di città, termini stranieri, scientifici o tecnologici specifici di settore. In questi casi si può ignorare il termine segnalato con il tasto Ignora (Ignora tutto ignorerà lo stesso termine in tutto il documento) se l utilizzo di tale termine è sporadico, altrimenti conviene aggiungerlo al dizionario con il tasto Aggiungi; in questo modo il programma memorizzerà il termine anche per le successive sessioni di lavoro e non lo riproporrà più come errore. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 5

6 Il programma segnala anche gli errori di battitura come il doppio spazio tra una parola e l altra, la mancanza di spazio dopo un interpunzione, ecc.; In questi casi si deve correggere manualmente nella finestra superiore e poi premere il tasto Cambia. Anche gli errori di grammatica e di forma si presentano nella finestra Ortografia e grammatica: Mentre è sempre consigliabile il controllo ortografico, non lo è altrettanto quello grammaticale. Nella maggior parte dei casi si preferisce ignorare velocemente gli errori grammaticali e di stile. Per evitare il controllo grammaticale si deseleziona l opzione relativa in basso a sinistra nella finestra di dialogo. IL CONTROLLO ORTOGRAFIA RAPIDO Un sistema più veloce per eseguire una rapida correzione ortografica è l utilizzo del destro clic del mouse: un destro clic sulla parola segnalata fa apparire un menù contestuale di correzione ortografica Come si vede negli esempi il programma provvede a fornire un elenco delle parole che si avvicinano a quella da correggere o presenta la scritta (nessun suggerimento). Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 6

7 L utente può accettare il suggerimento semplicemente cliccando sul termine corretto oppure Ignorare o Aggiungere il termine al vocabolario. Se non esiste un suggerimento valido ma il termine è comunque sbagliato, si deve correggere manualmente nel testo e, casomai, ripetere la correzione e aggiungere il termine al vocabolario. Dal menù contestuale si può anche aprire la finestra Lingua o far partire il Controllo ortografia. LE BARRE DI WORD Word dispone, come tutti i programmi Microsoft, di diverse barre oltre alla Barra del titolo ed alla Barra di stato. All apertura di Word appaiono sempre anche la Barra dei menù e due barre degli Strumenti (Standard e Formattazione). I menù contengono tutti i comandi utilizzabili dall utente mentre le barre degli strumenti mettono a disposizione gli stessi comandi con degli appositi pulsanti ciccabili col mouse. Word dispone di una serie complessa di barre degli strumenti che l utente può aprire (visualizzare) a seconda del lavoro che sta facendo; in questo modo se l utente sta lavorando con tabelle troverà conveniente aprire la barra degli strumenti Tabelle e bordi, se lavora con disegni aprirà la barra Disegno e così via. È inoltre possibile creare nuove barre o personalizzare le barre esistenti. LA BARRA DEL TITOLO La barra del titolo riporta a sinistra il titolo del documento aperto seguito dal nome del programma e, a destra, i tre pulsanti per ridurre a icona, ridimensionare la finestra e chiudere il programma. Se il documento sul quale state lavorando è nuovo, il programma lo chiama semplicemente Documento seguito da un numero che aumenterà a seconda di quanti file creerete durante la sessione di lavoro. A salvataggio avvenuto cambierà automaticamente la scritta sulla barra. Quando si salva un documento per la prima volta, anche il comando Salva apre la finestra di dialogo Salva con nome. Cliccando sull icona di Word a sinistra della barra si apre un Menù di controllo dove è possibile ridimensionare o ridurre a icona la finestra di Word o chiudere il programma. Per chiudere il programma è sufficiente anche fare un doppio click sulla stessa icona. LA BARRA DEI MENÙ I menù sono suddivisi per argomenti (che sono pressoché uguali in tutti i programmi Microsoft) e contengono i vari comandi utilizzabili dall utente, essi sono: Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 7

8 Menù File Modifica Visualizza Inserisci Formato Strumenti Tabella Finestra? (Aiuto) Contenuto Tutto ciò che riguarda il File: aprire, creare, salvare, stampare il file. Tutte le modifiche che possiamo apportare al documento: tagliare, copiare, incollare, cancellare, evidenziare, ecc. Tutte le visualizzazioni possibili del documento e delle barre a disposizione dell utente. Tutto quello che possiamo inserire in un documento: immagini, campi, oggetti, note, commenti, ecc. Tutto ciò che riguarda il formato del documento: carattere, paragrafi, stili, colonne, ecc. Tutti gli strumenti a disposizione dell utente: il controllo ortografico, il Thesaurus, le revisioni, la stampa unione, i modelli, le macro, e le Opzioni per impostare il programma secondo i propri bisogni. Tutto ciò che riguarda le tabelle: creazione, aggiunte di riga o colonna, eliminazione, conversioni, formule, ecc. Tutto ciò che riguarda la finestra di Word: disposizione, divisione, creazione e l elenco delle finestre aperte. Tutti gli aiuti che il sistema fornisce all utente: guida in linea, guida rapida, assistente, ecc. I menù si aprono come tendine e mettono a disposizione dell utente diversi strumenti utilizzabili in quello specifico momento dall utente (gli strumenti presenti ma non utilizzabili sul momento appaiono in carattere chiaro). A destra della barra dei menù si trova il pulsante con la croce di S.Andrea che serve per chiudere la finestra (in questo caso il documento aperto). Nei menù i comandi sono elencati suddivisi per argomenti da una barra orizzontale. A sinistra di alcuni comandi si trovano le icone che sono riportate uguali sulle Barre degli Strumenti (per ottenere la stessa opzione in modo più veloce, infatti, è sufficiente cliccare con il mouse sul tasto corrispondente che si trova in una delle barre degli strumenti), sulla destra a volte appare una combinazione di tasti che corrisponde a quel comando: ad esempio per aprire un documento nuovo si possono premere i tasti Control + N. Se sulla destra del comando appare una freccia rivolta a destra tenendo il mouse fermo sul comando si apre un ulteriore tendina contenente varie opzioni relative al comando stesso: Quando il comando è seguito da tre puntini di sospensione si apre una finestra di dialogo vera e propria Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 8

9 Nelle più recenti versioni di Word i menù non si aprono interamente ma si limitano ai comandi più utilizzati. Mantenendo aperto il menù per pochi secondi o puntando il mouse sulla doppia freccia che si trova in fondo ad ogni menù si apre il menù intero. In ogni caso, il programma memorizza i comandi utilizzati durante la sessione di lavoro e, alla seconda apertura del menù visualizzerà, oltre ai comandi principali, anche quelli usati in precedenza dall utente. Se tale procedura vi risultasse difficoltosa o scomoda, è possibile impostare i menù in modo che appaiano sempre completi. Dal Menù Strumenti si seleziona il comando Personalizza ; nella finestra di dialogo si seleziona la cartella Opzioni e lì attivare l opzione Mostra sempre menù completi e disattivare Mostra menù completi dopo alcuni istanti. In questo modo i menù verranno presentati completi. Lo stesso procedimento si può seguire partendo dal menù Visualizza selezionando il comando Barre degli strumenti e qui Personalizza Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 9

10 LE BARRE DEGLI STRUMENTI Come si è già detto agli inizi di questa dispensa, gli strumenti sono delle raccolte di comandi che si trovano nei menù rese più accessibili tramite dei tasti cliccabili con il mouse. Un problema delle barre può presentarsi quando le barre degli strumenti vengono posizionate una a fianco dell'altra, invece che una sotto l'altra. In questo caso, sulla destra della barra stessa si troverà un segno del tipo doppia freccia indicante che la barra prosegue. Per vederla tutta dovete spostarla sullo schermo o ciccare sulla freccia rivolta verso il basso e selezionare il comando Mostra pulsanti su due righe. Nella finestra di dialogo Personalizza che abbiamo già visto sopra è possibile deselezionare questa opzione. In ogni caso è sufficiente spostare la barra che fuoriesce dallo schermo cliccandola sul segno di "inizio barra" e trascinandola con il mouse fino alla posizione voluta. Microsoft Word dispone di una serie di barre degli strumenti (quasi una per ogni applicazione) che si possono attivare dal menù Visualizza con il comando Barre degli strumenti o semplicemente con un click destro sullo spazio delle barre stesse. Si apre una tendina dove è sufficiente attivare il segno di spunta della barra voluta. In più Word consente di personalizzare le barre degli strumenti con altri pulsanti e, addirittura, di crearsene di nuove a misura dell utente. Le barre che si aprono durante un lavoro appaiono spesso al centro dello schermo, per spostarle si procede come per tutte le altre finestre di Word, ovvero si trascinano cliccandole sulla barra del titolo. Una volta raggiunta la parte superiore o inferiore dello schermo la barra si posiziona automaticamente. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 10

11 La Barra degli Strumenti Standard La barra degli strumenti Standard contiene un insieme vario di comandi che provengono da diversi menù: Crea nuovo documento (menù File) Apri documento esistente (menù File) Salva (menù File) Invia copia (menù File) Stampa (menù File) Anteprima di stampa (menù File) Inizia controllo ortografia (menù Strumenti) Taglia (menù Modifica) Copia (menù Modifica) Incolla (menù Modifica) Copia formato (non presente nei menù standard) Annulla ultima operazione (menù Modifica) Ripristina ultima operazione (menù Modifica) Inserisci collegamento ipertestuale (menù Inserisci) Visualizza barra degli strumenti Tabelle e bordi (menù Visualizza) Inserisci tabella (menù Tabella) Inserisci foglio di lavoro Excel (menù Inserisci) Imposta Testo su colonne (menù Formato) Visualizza barra degli Strumenti Disegno (menù Visualizza) Mostra/Nascondi Mappa del documento (menù Visualizza) Mostra/nascondi caratteri non stampabili (menù Strumenti) Zoom (menù Visualizza) Mostra Assistente di Office (menù?) Aggiungi/rimuovi pulsanti (presenti solo sulle barre degli strumenti) L ultimo pulsante a destra, Aggiungi o rimuovi pulsanti, permette di aggiungere o rimuovere una serie di pulsanti già predisposti per la barra degli strumenti. Si accede ad una tendina dove sono segnati tutti i pulsanti presenti sulla barra ed è sufficiente togliere o inserire il segno di spuntato per eliminare o aggiungere pulsanti. In basso si trovano altre due opzioni: Reimposta barra degli strumenti : permette di ripristinare la barra degli strumenti come era all origine (con i valori di default) Personalizza : permette di personalizzare le barre di Word (vedi dispensa Creare e personalizzare barre degli strumenti). Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 11

12 La Barra degli Strumenti Formattazione La barra degli strumenti Formattazione è composta quasi esclusivamente da comandi del menù Formato: i pulsanti servono per formattare il documento, ovvero dargli una forma esteticamente gradevole. Applica lo stile selezionato Applica il tipo di carattere selezionato Applica la dimensione selezionata Applica lo stile Grassetto Applica lo stile Corsivo Applica lo stile Sottolineato Allinea a sinistra Centra Allinea a destra Giustifica Imposta interlinea Elenchi numerati Elenchi puntati Riduci rientro Aumenta rientro Applica bordi Evidenzia Colore carattere Aggiungi o rimuovi pulsanti Alcuni pulsanti delle Barre degli strumenti funzionano come degli interruttori, ovvero si utilizza lo stesso pulsante per attivare e disattivare il comando; il pulsante attivo viene visualizzato sullo schermo come premuto con uno sfondo diverso e incorniciato. Naturalmente l aspetto dei pulsanti delle barre cambierà a seconda di dove è posizionato il cursore: in pratica, osservando la barra degli strumenti Formattazione, sarete sempre in grado di sapere quali sono le formattazioni attive. I pulsanti delle barre, inoltre, sono attivabili solo a determinate condizioni pertanto, se non avete e- videnziato niente il comando Taglia o Copia non può essere disponibile ed il programma lo visualizza mostrando i pulsanti senza colori I pulsanti Taglia e Copia a sinistra non sono disponibili, mentre a destra, l evidenziazione di una parte di testo li rende disponibili. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 12

13 Diversi pulsanti hanno sulla destra una freccia rivolta verso il basso che apre un tendina nella quale l utente può selezionare il comando voluto. Nella barra degli strumenti Standard possiede questa caratteristica solo il pulsante Zoom. Nella barra degli strumenti Formattazione, i pulsanti che hanno questa caratteristica sono molti di più. Dimensione Stile Tipo di carattere carattere Gli stili vengono utilizzati da utenti esperti per impostare documenti di grandi dimensioni che richiedono la suddivisione in Titoli, Sottotitoli, ecc. Il tipo di carattere è una delle cose che si cambia più frequentemente. La tendina mostra il nome dei caratteri utilizzabili scritto con il tipo stesso. In alto si trovano i caratteri già utilizzati nel documento. La tendina è corredata di una barra di scorrimento verticale che consente di scorrerne il contenuto. Se, una volta aperta la tendina, si digitano i caratteri iniziali del tipo desiderato nella finestra, l elenco si sposta automaticamente sui tipi di carattere che iniziano con le lettere digitate. I caratteri possono assumere tutte le dimensioni possibili (l unico limite è dato dalla grandezza del foglio). Le dimensioni da 8 a 12 vanno di 1 in 1 mentre da 12 a 28 aumentano di 2 in 2; dopo il 28 le dimensioni saltano fino ad arrivare a 72. Si possono ottenere tutte le misure (anche più piccole, grandi o intermedie) semplicemente digitandole nella finestra e confermandole poi con Invio. Bordi Evidenziazione Colore carattere La tendina bordi permette di selezionare la posizione del bordo da impostare attorno al testo evidenziato o rispetto alla posizione del cursore. L evidenziazione si usa soprattutto durante le revisioni di testi. Il mouse assume la forma di un normale evidenziatore con il quale si striscia sul testo da evidenziare. Per togliere l evidenziatore si clicca nuovamente sul pulsante della barra degli strumenti. Permette di cambiare colore al testo evidenziato. Si può selezionare un colore tra quelli della tavolozza oppure, scegliendo Altri colori si entra in una tavolozza più ampia o in una cartella Personalizza dove si può scegliere fra 16,8 milioni di colori. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 13

14 LA BARRA DI STATO La barra di stato è quella in fondo allo schermo e spesso non le si presta la dovuta attenzione. Innanzi tutto essa ci informa, mano a mano che andiamo avanti sul file del punto esatto in cui ci troviamo: La barra qui riprodotta ci dice che siamo a pagina 1 di un documento composto da una sola pagina e siamo nella sezione 1. Il cursore, inoltre, è posizionato a 15,4 cm dal bordo superiore del foglio, in riga 27e colonna 18. La lingua impostata nel documento è l Italiano (Italia). Il libro aperto con una croce di S. Andrea sta a significare che al momento non si sta digitando (mentre scrivete appare una penna che si muove sul libro). Facendo un doppio clic sul carattere A che si trova prima della scritta in cm apre la finestra Trova e sostituisci che permette di spostarsi velocemente all interno del file su un testo predefinito (Trova) o su pagine (Vai a) diverse oppure, con Sostituisci, è possibile sostituire termini in tutto il file (vedi a pag. 6 di questa dispensa). La barra di stato si trasforma durante le varie operazioni di Word dando un rapido aiuto scritto in occasione delle scelte di un comando: nel caso sopra si è aperto il menù Aiuto e selezionato la Guida rapida. Più a destra si trovano 4 tasti non evidenziati; per evidenziarli e renderli attivi è sufficiente cliccarli due volte, ma sono tasti dedicati ad utenti esperti e per particolari esigenze: 1. REG registra una nuova Macro 2. REV attiva le Revisioni di un documento 3. EST estende la selezione (sempre in revisioni) 4. SSC attiva la sovrascrittura (ovvero scrive direttamente sopra un testo esistente senza doverlo prima cancellare) Cliccando sulla scritta Italiano Si apre il menù Lingua che permette di selezionare una delle lingue fra quelle previste dal programma (N.B.: se la lingua non è stata precedentemente scaricata vi chiederà di installarla). Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 14

15 Il tasto successivo, il libro con l animazione, se cliccato due volte dà inizio alla correzione ortografica (del tipo rapido). Se invece si fa un destro clic appare un piccolo menù: Nascondi errori ortografici: attiva/disattiva la visualizzazione a schermo degli errori ortografici che solitamente vengono sottolineati in rosso durante la digitazione del testo. Opzioni : apre la finestra Ortografia e grammatica in cui si possono scegliere varie opzioni per la correzione ortografica e grammaticale del documento. La finestra Ortografia e grammatica permette di impostare i controlli ortografici e grammaticali del programma. Il menù Contestuale Il sistema Windows di Microsoft offre all utente anche un menù Contestuale (detto anche menù rapido) che si ottiene con un destro clic del mouse. Nell esempio a destra ho evidenziato una riga di testo e il menù rapido ci presenta la serie di operazioni più comuni che solitamente si possono eseguire su un testo evidenziato. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 15

16 Se si evidenzia un immagine il menù rapido metterà a disposizione dell utente gli strumenti per cambiare le proprietà dell immagine stessa o del suo inserimento nel testo. Allo stesso modo, quando si lavora in tabelle, il menù rapido fornirà gli strumenti delle tabelle N.B.: le tastiere possiedono un tasto che apre direttamente il menù Contestuale. Il tasto si trova in basso, sulla stessa riga della barra spaziatrice, a sinistra del tasto CTRL che si trova a destra nella tastiera alfanumerica. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 16

17 FORMATTARE IL CARATTERE Il tipo di carattere utilizzato riveste notevole importanza: è dimostrato infatti che i caratteri con le "grazie" sono più leggibili degli altri. n n Carattere con "grazie" Carattere senza "grazie" È da notare che pur avendo la stessa dimensione il carattere con le grazie appare più piccolo. I caratteri con "grazie" sono: Algerian, Bookman Old Style, Book Antiqua, Britannic Bold, Century Schoolbook, Courier, Garamond, ecc., il più utilizzato è Times new roman. I caratteri senza "grazie" sono: Braggadocio, Comic, Lucida, Impact, Thaoma, Century Gothic, ecc. il più utilizzato è Arial. Questi, assieme ad altri, sono caratteri che già si trovano in dotazione di Office ma altri tipi di carattere (Font) si possono acquistare presso negozi specializzati o anche nelle edicole più fornite. Per documenti e relazioni è preferibile utilizzare caratteri con le "grazie" mentre per le lettere o per la compilazione di moduli si possono utilizzare anche caratteri senza "grazie". La dimensione standard dei caratteri per le lettere commerciali e i documenti è di 12 punti ma per lettere troppo lunghe si può giocare anche sulla dimensione del carattere. Sono infatti accettabili lettere e documenti con carattere ; non è consigliabile utilizzare caratteri di dimensioni maggiori mentre, per alcuni documenti o pezzi di documento (grafici e tabelle) si possono usare anche caratteri minori - i quotidiani utilizzano normalmente il carattere 8. Per formattare un carattere si deve a- prire l opzione Carattere dal menù Formato. La finestra Carattere (cartella TIPO) presenta in alto tre elenchi a discesa con relativi ascensori (a seconda della scelta nella finestra Anteprima in basso apparirà l aspetto del carattere selezionato): nell elenco Tipo di carattere è possibile scegliere il Tipo di carattere Stile permette la scelta fra normale, grassetto, corsivo e grassetto corsivo. Dimensione consente di impostare la dimensione del carattere. Se i caratteri non sono di tipo True Type le dimensioni possibili sono solo quelle fornite automaticamente dal programma, altrimenti non vi sono limitazioni. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 17

18 Un po più sotto troviamo altre tre finestre a tendina : l opzione Colore carattere permette di dare un colore al carattere: si può scegliere uno dei colori proposti nella tavolozza oppure, selezionando l opzione Altri colori si entra in una seconda tavolozza più completa La cartella Personalizzati permette di selezionare il colore in una tavolozza da 16,8 milioni di colori. L opzione sottolineatura apre una finestra a tendina dove è possibile scegliere fra vari tipi di sottolineatura. Le sottolineature possibili sono: a parola, singola, doppia, spessa, punteggiata fine, punteggiata grossa, tratto fine, tratto grosso, punto tratto fine, punto tratto grosso, punto punto tratto fine, punto punto tratto grosso, ondulata, continua con tratti inferiori, doppio ondulato. Colore Sottolineatura è attivo solo quando il testo è sottolineato e apre le stesse finestre di Colore carattere. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 18

19 Nel pezzo sotto della cartella Tipo troviamo diversi effetti che si possono dare ai caratteri: Effetto Esempio Utilizzo Barrato Esempio nelle correzioni se si deve leggere lo scritto precedente Barrato doppio Esempio nelle correzioni se si deve leggere comunque lo scritto Apice E= mc 2 nelle formule matematiche o negli ordinali (1 a ) Pedice H 2 O utilizzato nelle formule chimiche Ombreggiato Esempio usato nei titoli Contorno usato, solitamente assieme al grassetto, nei titoli In rilievo Esseemppi ioo nei titoli Incassato Esseemppi ioo nei titoli Maiuscoletto ESEMPIO per evidenziare qualcosa o nei discorsi Tutto maiuscole ESEMPIO porta tutto in maiuscolo (esiste anche un altro comando) Nascosto per scrivere cose che poi non verranno stampate Nella cartella Spaziatura e posizione è possibile, con l opzione Proporzioni, determinare la dimensione in percentuale rispetto al testo normale di un testo evidenziato. Crenatura caratteri permette di spostare verso il basso o verso l alto il testo evidenziato rispetto alla linea di base. Spaziatura effettua modifiche nella spaziatura fra caratteri (ad esempio nei titoli, quando si vuole spaziare maggiormente tra un carattere e l altro). Posizione determina la posizione della scritta in apice o pedice. Per tutte le opzioni nella finestra Anteprima si visualizzerà l effetto ottenuto. Nella cartella Animazione è possibile scegliere un animazione del testo fra quelle proposte. Naturalmente questi effetti di animazione hanno effetto solo nel file visualizzato al computer o pubblicato sul Web e non hanno alcun effetto sulla stampa dello stesso. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 19

20 I RIENTRI Nelle lettere e nei documenti si utilizzano spesso dei rientri di paragrafo. Il P.C. intende il paragrafo come lo spazio scritto, o meno, compreso tra due segni di a capo ovvero il segno di pi greco. I rientri vengono distinti in: A sinistra, A destra e Speciale. I rientri A sinistra e A destra riguardano tutto il testo o la parte di testo evidenziata mentre il rientro Speciale riguarda o la Prima riga o Sporgente. Prima riga fa rientrare la prima riga del paragrafo di un valore definito dall utente nella casella Valore. (come è stato scritto questo paragrafo). Sporgente fa rientrare il resto del para grafo mentre la prima riga rimane allineata a sinistra (come è stato scritto questo paragrafo). Lo stesso effetto possiamo ottenerlo operando direttamente sul righello con il mouse. Rientro prima riga Come si vede nell immagine a fianco è sufficiente trascinare sul righello con il mouse il segnalino desiderato per ottenere rientri sinistri, della prima riga, sporgenti o destri. Rientro sporgente Rientro sinistro Esempi: Rientro destro Il rientro prima riga viene normalmente utilizzato nelle lettere in stile classico o semiblocco e nelle relazioni in cui si voglia dare risalto all inizio del paragrafo. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 20

21 Per ottenere questo tipo di rientro si può trascinare verso destra il segnalino del rientro prima riga direttamente sul righello, come si vede nell immagine sopra o entrare nella finestra di dialogo Paragrafo ed impostare il rientro come si vede nella figura qui a fianco. In ambedue i casi la finestra Paragrafo si presenterà come nell immagine. Il rientro sporgente o nidificato si utilizza in alcuni casi di elencazioni descrittive in cui si vuole evidenziare l argomento trattato, che rimane allineato al margine sinistro del foglio mentre tutto il testo descrittivo viene rientrato sotto. Nell esempio sopra si nota una differenza tra i due paragrafi dovuta alle diverse soluzioni adottate per la loro formattazione. Nel primo paragrafo si è posizionato il rientro direttamente sotto la prima lettera del testo in modo che il paragrafo risulti allineato a sinistra allo stesso livello della s di significa. Non sempre è possibile in quanto mentre i segnalini di rientro si muovono a scatti di 0,25 cm, i caratteri non hanno tutti la stessa dimensione e perciò non accade spesso che una parola cominci a 0,5 o 0,75 ecc.. Infatti, se si guarda bene, si vede che il segnalino del rientro sporgente è fissato a cm 1,6. Per ottenere uno spostamento di precisione dei segnalini si deve trascinare con il mouse tenendo contemporaneamente premuto il tasto ALT: il righello si trasforma visualizzando delle frecce a punta doppia all interno delle quali è riportata la misura esatta, come si vede qui a fianco. Nel secondo paragrafo si è optato per una soluzione differente: per evitare di dover utilizzare lo spostamento di precisione, si sfrutta il fatto che il rientro sporgente assume anche la qualità di fermo di tabulazione, ovvero crea uno spazio predefinito che viene saltato premendo il tasto di tabulazione sulla tastiera che quello contrassegnato da due frecce contrapposte. In questo caso si è fissato prima il rientro sporgente a cm 2,5 quindi, dopo aver inserito una tabulazione, si è digitato testo. Per ottenere questo tipo di rientro si può trascinare verso destra il segnalino del rientro sporgente direttamente sul righello, come si vede nell immagine sopra o entrare nella finestra di dialogo Paragrafo ed impostare il rientro come si vede nella figura qui a fianco. In ambedue i casi la finestra Paragrafo si presenterà come nell immagine; in questo caso riporta le impostazioni del primo paragrafo dell esempio. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 21

22 Il rientro sinistro si utilizza quando, all interno di un documento, si deve scrivere un elenco cui si vuole dare un certo risalto differenziandone il rientro o nella scrittura di una poesia che viene centrata nel foglio ma sempre con il margine sinistro allineato. In questo caso, come si nota nell immagine sopra, è stato spostato sul righello tutto il margine sinistro trascinando il quadratino che, riguardando tutto il paragrafo, sposta insieme le due frecce contrapposte del rientro prima riga e di quello sporgente. La stessa formattazione si può ottenere dalla finestra Paragrafo dove apparirà come mostrato nella figura qui a lato. Tale sistema di rientro viene utilizzato anche per scrivere gli indirizzi in una lettera se si utilizzano buste a finestra : tenendo conto che le finestre delle buste cominciano sempre a una distanza di 10 cm dal lato sinistro, si calcola un rientro che, sommato al margine impostato, dia 10 o 10,5 cm (se il margine è di 2 cm verrà impostato un rientro di cm 8 8,5 cm). Allo stesso modo si procede per una firma centrata sulla destra del foglio: quando una firma è composta da due o più righe e si vuole centrarla nella parte destra del foglio, è sufficiente impostare un rientro sinistro alla metà del foglio, in questo caso a 8,5 cm, e poi dare un Centra; si otterrà così una firma in cui le righe sono centrate tra loro ed esattamente alla metà della metà destra del foglio come si vede nell esempio qui sotto: L autore della dispensa Enrico Eccel Nelle ultime versioni di Word i segnalini per i rientri si trovano anche a sinistra del righello e possono essere scelti e quindi posizionati sul righello stesso con un clic del mouse. Cliccando sul quadratino a sinistra del righello si ottengono i fermi di tabulazione (che saranno spiegati in un altra dispensa) ed anche due impostazioni di margine sinistro. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 22

23 Una volta selezionato il rientro che si vuole impostare è sufficiente cliccare sul righello in corrispondenza della misura voluta per impostare il rientro Prima riga (esempio sopra) o Sporgente (esempio sotto). Il rientro destro viene utilizzato pochissimo poiché la maggior parte dei casi viene risolta operando sul margine sinistro. È possibile però voler impostare un particolare elenco in modo che risulti esattamente centrato rispetto al resto del testo ed allora si devono impostare rientri uguali a sinistra e a destra Il rientro destro può essere impostato anche dal menù Formato/Paragrafo inserendo nelle caselle apposite i valori desiderati come appare nell immagine a lato. Il rientro destro viene utilizzato anche quando si vuole far rientrare un singola linea (è il caso della firma composta da una sola riga) o per incolonnare delle cifre; quest ultimo caso è frequente nella compilazione di tabelle. N.B.: le formattazioni dei paragrafi devono essere date contemporaneamente a tutti paragrafi interessati. Poiché il computer mantiene i paragrafi impostati fino ad ordine diverso spesso viene impostato il primo paragrafo con tutte le opzioni di formattazione desiderate e poi si procede a scrivere normalmente il testo che risulterà sempre con le impostazioni definite. Il procedimento normale consiste comunque e impostare rientri ed allineamenti. Se ciò una tabella in mezzo a un testo, si ricorre al nell evidenziare tutti i paragrafi da formattare non fosse possibile, quando ad esempio c è tasto Copia formato. Per utilizzare il tasto Copia formato si procede così: 1. si porta il cursore sul paragrafo da cui si vuole copiare il formato, 2. si clicca, con il mouse, sul tasto Copia formato (il mouse visualizza un pennello), 3. si punta il mouse sul paragrafo da formattare e si clicca. Se i paragrafi da formattare sono più di uno, si trascinerà il mouse a comprenderli tutti. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 23

24 L'INTERLINEA E LA SPAZIATURA TRA PARAGRAFI L'interlinea è lo spazio che si forma automaticamente tra una riga e l'altra, l'interlinea normale è di uno, ovvero corrisponde alla dimensione del carattere. Per la disposizione di lettere brevi si può aumentare l'interlinea in modo da occupare tutto il centro del foglio. Lo spazio tra paragrafi è uno spazio che si aggiunge alla normale interlinea in occasione della fine o dell'inizio di un paragrafo. Il cambio di argomento, infatti, si evidenzia con lo stacco dei paragrafi che solitamente corrisponde a un'interlinea, o mezza interlinea, in più. Viene utilizzato sia nelle lettere che nei documenti o relazioni. Per cambiare l'impostazione dell'interlinea e della spaziatura si utilizza il menù Formato/Paragrafo: Nella cartella Rientri e spaziatura si trovano tutte le opzioni utilizzabili per impostare i paragrafi. documenti sono sempre "giustificati". Allineamento: corrisponde ai quattro tasti che si trovano sulla barra degli strumenti formattazione: allinea a sinistra, centra, allinea a destra, giustifica. Le lettere ed i Livello di struttura: viene utilizzato nei documenti lunghi quando si vogliono impostare varie parti dello stesso con caratteristiche che variano in corrispondenza a vari livelli di struttura. Spaziatura: può essere impostata prima o dopo il paragrafo, se vengono impostate insieme si sommano. Per impostare correttamente la spaziatura bisogna far riferimento alla dimensione del carattere in uso: se si vuole mezzo spazio e si sta usando un carattere 12 bisogna impostare 6 e via dicendo. Interlinea: nella finestra a discesa possiamo impostare l'interlinea singola, 1,5 righe, doppia, minima, esatta, multipla. L'interlinea singola e quella da 1,5 righe sono quelle usate comunemente mentre l'interlinea doppia viene utilizzata nei documenti ufficiali e nelle carte legali. L'interlinea minima e quella esatta fanno comparire nella finestra Valore la dimensione del carattere che state utilizzando e che potete modificare di 1 in 1 con le freccette; quella multipla fa apparire il valore 3 che moltiplica la dimensione che state utilizzando ma che potete sempre modificare di 0,5 in 0,5 utilizzando le freccette. L interlinea si può impostare anche dalla Barra degli strumenti Formattazione utilizzando l apposito pulsante che apre una tendina. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 24

25 L interlinea può essere data anche da tastiera con una combinazione di tasti. CTRL + 1 (della tastiera alfanumerica) dà l interlinea 1 CTRL + 2 (della tastiera alfanumerica) dà l interlinea 2 CTRL + 5 (della tastiera alfanumerica) dà l interlinea 1,5 Nella cartella Distribuzione testo troviamo delle opzioni che servono a disporre in modo ottimale un testo facilitandone la lettura. Controlla righe isolate impedisce che si stampino righe singole come l'ultima riga di un paragrafo su una pagina nuova o la prima riga del paragrafo in fondo ad una pagina. Mantieni con il successivo impedisce l'inserimento di un'interruzione di pagina tra un paragrafo e il successivo. Mantieni assieme le righe impedisce l'inserimento di un'interruzione di pagina all'interno di un paragrafo. Anteponi interruzione: sposta l'interruzione di pagina prima del paragrafo selezionato. Ometti numeri di riga: toglie i numeri di riga dal paragrafo selezionato. Non sillabare: impedisce la sillabazione del paragrafo selezionato. Il tasto "Tabulazioni " apre la finestra Tabulazioni. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 25

26 L ANTEPRIMA DI STAMPA Una volta scritto e formattato un testo è opportuno andare a verificare che si presenti bene in anteprima di stampa. L anteprima di stampa si può scegliere dal menù File/Anteprima di stampa o direttamente sulla barra degli strumenti Standard con il pulsante Come si vede dall immagine sottostante l anteprima permette di vedere tutto il foglio così come verrà stampato. L anteprima apre una barra degli strumenti propria ed il mouse diventa una lente d ingrandimento con la quale si può puntare un pezzo qualsiasi del documento per ingrandirlo. La percentuale che si vede sulla barra degli strumenti è quella effettiva che permette di vedere l intera pagina ma si può operare sulla finestra a discesa per aumentarla o diminuirla. L Anteprima di Stampa dispone di una propria Barra degli strumenti che è così composta: Stampa Lente d ingrandimento Una pagina Pagine multiple Zoom Opzioni barra degli strumenti Chiudi anteprima di stampa Schermo intero Riduci di una pagina Mostra/Nascondi righello Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 26

27 Stampa: manda in stampa il documento sulla stampante predefinita Lente d ingrandimento: risulta attiva all apertura dell Anteprima ma, se la si disattiva, il mouse diventa un cursore normale e si può operare anche in Anteprima di stampa come in visualizzazione normale Una pagina: visualizza l anteprima del documento una pagina alla volta (per spostarsi alla successiva si utilizza la barra di scorrimento o la rotellina del mouse) Pagine multiple: consente la visualizzazione di più pagine. Tenendo premuto il mouse si possono selezionare diverse visualizzazioni (fino ad una massimo di 24 pagine 3x8) Zoom: visualizza la dimensione reale della pagina espressa in percentuale Mostra righello: visualizza o nasconde il righello orizzontale Riduci di una pagina: comprime il file riducendone le dimensioni (anche del carattere) di una pagina alla volta Schermo intero: visualizza l anteprima togliendo Chiudi anteprima di stampa: chiude l anteprima e ritorna al documento Opzioni Barra degli strumenti: consente di personalizzare la Barra degli strumenti Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 27

28 IMPOSTARE LA PAGINA Un ultimo accorgimento è l impostazione della pagina. I fogli normalmente utilizzati sono di formato A4 e misurano cm 21 di larghezza e cm 29,7 di lunghezza. Gli standard di misurazione dei fogli sono preceduti dalla lettera A e dai numeri 4, 3, 2 e 1. Il formato A3 corrisponde a due fogli A4 uniti e pertanto misura cm 29,7 di larghezza e cm 42 di lunghezza; il formato A2 è di cm 42 di larghezza e di cm 59,4 di lunghezza e il formato A1 di cm 59,4 di larghezza e di cm 84 di lunghezza che corrisponde al foglio di un quotidiano. Esiste anche il formato A5 che misura cm 14,8 di larghezza e cm 21 di lunghezza. Margini Naturalmente affinché la lettera, o il documento, occupi il centro del foglio devono essere fissati dei margini. Il programma Winword è predisposto con dei margini di default che sono: Margine superiore Cm 2,5 Intestazione Margine intestazione Cm 1,25 Margine sinistro Cm 2 Margine destro Cm 2 Margine piè di pag. Cm 1,25 Piè di pagina Margine inferiore Cm 2 I margini variano a seconda del lavoro effettuato: per i documenti e le relazioni verranno utilizzati margini diversi da quelli impostati per le lettere commerciali, e anche tra le lettere ci saranno variazioni a seconda che si tratti di lettere circolari o lettere brevi, comunicazioni, ecc. Criteri fondamentali per la corrispondenza commerciale sono: il margine superiore è sempre più grande del margine inferiore il margine di destra è, in genere, i 2/3 del margine di sinistra Il margine sinistro più largo risponde alla necessità di leggere comunque le lettere: queste, infatti, vengono conservate in appositi "faldoni" e pertanto se il margine sinistro fosse troppo piccolo non si riuscirebbe a leggerle per intero. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 28

29 I margini e le altre impostazioni di pagina si determinano con il menù File/Imposta pagina: la finestra Imposta pagina è composta da 4 cartelle: Margini, Carta e Layout. Nella cartella Margini si possono aumentare o diminuire i margini cliccando sulle freccette poste vicino alle finestrelle corrispondenti ai vari margini o scrivendo direttamente il nume-ro che si vuole impostare sopra il numero evidenziato e spostandosi nelle varie finestre con il tabulatore. L opzione Rilegatura si aggiunge al margine sinistro o In alto selezionandoli nelle apposite caselle. Naturalmente i margini dell'intestazione e del piè di pagina devono essere inferiori, rispettivamente, ai margini superiore ed inferiore. Orientamento: permette di modificare l orientamento di stampa da verticale in O- rizzontale e viceversa. Se si cambia l orientamento si devono verificare anche i margini: ruotando il foglio il margine da cm 2,5 viene spostato sulla sinistra. Pagine: consente di stampare più pagine su un foglio (in questo caso non sono disponibili le opzioni di rilegatura). Con l'opzione Applica a: possiamo impostare i margini all'intero documento o a una parte di esso. Si pensi a un primo foglio per la copertina di un documento o a una lettera seguita da una tabella molto grande o grafici, natural-mente le varie pagine avranno impostazioni diverse. Il tasto Predefinito inserisce i cam-biamenti apportati sul file Normal.dot in modo da rendere tali cambiamenti permanenti. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 29

30 Nella cartella Carta si possono variare le dimensioni del foglio scegliendo tra quelle già a disposizione del programma o si può definire un foglio a piacere selezionando la dimensione Personalizzata che permetterà di impostare dimensioni diverse. Le opzioni Alimentazione permettono di impostare il tipo di alimentazione della stampante. Normalmente non viene usato in quanto, una volta definita la stampante nel P.C., le impostazioni rimangono fisse. È utile quando si stampano buste o etichette in modulo continuo o per stampe di singoli fogli, in quest'ultimo caso si sceglierà l'opzione Alimentazione manuale. L opzione Anteprima ha le stesse funzioni già viste per la cartella Margini. L opzione Predefinito ha le stesse funzioni già viste per la cartella Margini. La cartella Layout con l'opzione Inizio sezione permette di impostare gli inizi sezione di un documento a nuova pagina o colonna, ecc. Lavorando con le sezioni si può variare l'orientamento, le intestazioni e i piè di pagina ecc. in modo diverso per ogni sezione. Intestazioni e piè di pagina consente di impostare intestazioni e piè di pagina adatti nel caso di stampe fronte/retro (diversi per pari e dispari) e per documenti o lettere su più pagine (diversi per la prima pagina). L'opzione Allineamento verticale permette di allineare il testo di una pagina In alto, Centrato o Giustificato. L'opzione Numeri di riga inserisce sulla sinistra del testo i numeri delle righe scritte. Numeri di riga: aggiunge il numero di riga a sinistra del testo (nel margine del foglio) Bordi: apre la finestra Bordi e sfondi. L opzione Predefinito ha le stesse funzioni già viste per la cartella Margini. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 30