AM3 ADVANCED MODULE 3 Elaborazione testi

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1 AM3 ADVANCED MODULE 3 Elaborazione testi Testo per la preparazione all esame ECDL AM3, Elaborazione testi Livello avanzato, basato sul Syllabus pubblicato sul sito ufficiale della ECDL Foundation Ltd. Pagina 1 di 111

2 Sommario INTRODUZIONE 6 AM3.1 TESTO 7 AM3.1.1 CARATTERE 7 AM Applicare effetti particolari sui testi: barrato, apice, pedice, ombreggiato, etc. 7 AM Applicare effetti di animazione al testo. 8 AM Usare la correzione automatica sul testo. 8 AM Applicare al testo la formattazione automatica. 10 AM Usare l inserimento automatico di testo. 13 AM Usare le funzioni per mandare a capo il testo. 14 AM Usare le opzioni di orientamento del testo. 15 AM Usare le funzionalità disponibili nella galleria di disegno del testo. 15 AM3.1.2 Paragrafi 18 AM Usare l ombreggiatura dei paragrafi. 18 AM Usare i bordi sui paragrafi. 19 AM Applicare i controlli di righe isolate ai paragrafi. 19 AM Creare nuovi stili di caratteri o paragrafi. 20 AM Modificare stili di caratteri o paragrafi esistenti. 22 AM Usare le cornici. 23 AM3.1.3 Modelli 26 AM Modificare la formattazione e la composizione di base della pagina in un modello. 26 AM Creare un nuovo modello basato su un documento o modello esistente. 27 AM3.1.4 Redazione collaborativa 28 AM Aggiungere o rimuovere commenti sul testo. 28 AM Modificare commenti sul testo. 29 AM Usare le opzioni di evidenziazione per mantenere traccia delle modifiche in un documento. 29 AM Accettare o respingere modifiche in un documento. 30 AM3.2 COMPOSIZIONE 31 AM3.2.1 Documenti master 31 AM Creare un nuovo documento master. 31 AM Creare un sotto-documento basato sugli stili dell intestazione di un documento master. 33 AM Aggiungere o rimuovere un documento da un documento master. 34 AM3.2.2 Indice dei contenuti 35 AM Creare un indice dei contenuti. 35 AM Aggiornare e modificare un indice dei contenuti esistente. 39 AM Applicare delle formattazioni ad un indice dei contenuti. 39 AM3.2.3 Sezioni 41 Pagina 2 di 111

3 AM Creare delle sezioni in un documento. 41 AM Eliminare interruzioni di sezione da un documento. 41 AM3.2.4 Colonne 42 AM Creare documenti a più colonne. 42 AM Modificare una struttura a colonne. 43 AM Modificare ampiezza e spaziatura di colonne. 43 AM Inserire un interruzione di colonna. 43 AM Eliminare un interruzione di colonna 43 AM3.3 ORGANIZZAZIONE DI UN DOCUMENTO 44 AM3.3.1 Riferimenti 44 AM Aggiungere o eliminare un segnalibro. 44 AM Creare o modificare un indice. 45 AM Creare o modificare un riferimento incrociato. 47 AM3.3.2 Codici di campo 48 AM Inserire un codice di campo. 49 AM Modificare o aggiornare un codice di campo. 50 AM Bloccare o sbloccare un campo. 50 AM Eliminare un codice di campo. 50 AM3.3.3 Note a piè pagina / Note a fine documento 51 AM Creare o eliminare delle note a piè di pagina o a fine documento. 51 AM Modificare delle note a piè di pagina o a fine documento esistenti. 52 AM Modificare il formato e la posizione delle note a piè di pagina o a fine documento. 52 AM3.3.4 Sicurezza 52 AM Aggiungere ad un documento una protezione mediante password. 52 AM Eliminare da un documento la protezione mediante password. 54 AM3.4 ELEMENTI DI UN DOCUMENTO 55 AM3.4.1 Tabelle 55 AM Usare le funzioni di fusione e separazione di celle in una tabella. 55 AM Convertire del testo incolonnato in una tabella. 56 AM Riordinare dei dati (alfabetici o numerici) in una tabella (in ordine crescente o decrescente). 57 AM Eseguire dei calcoli di somma su liste numeriche di una tabella. 58 AM3.4.2 Moduli 60 AM Creare e modificare un modulo. 60 AM Usare i campi disponibili per i moduli: campi di testo, caselle di controllo, menu a tendina, ecc. 60 AM Eliminare campi da un modulo. 62 AM Proteggere un modulo. 63 AM3.4.3 Caselle di testo 63 AM Inserire o eliminare delle caselle di testo. 63 AM Modificare, spostare o ridimensionare delle caselle di testo. 63 AM Applicare bordi e ombreggiature alle caselle di testo. 63 AM Collegare delle caselle di testo. 64 Pagina 3 di 111

4 AM3.4.4 Fogli di calcolo 65 AM Modificare un foglio di calcolo incorporato in un documento. 65 AM Creare un grafico da una tabella o dai dati di un foglio di calcolo copiati in un documento. 66 AM Modificare la formattazione di un grafico creato da una tabella o dai dati di un foglio di calcolo copiati in un documento. 67 AM Posizionare un grafico in un documento. 69 AM3.4.5 Immagini / Disegni 69 AM Modificare i bordi di un immagine. 70 AM Creare un semplice disegno utilizzando le funzioni di disegno. 70 AM Usare le forme predefinite. 72 AM Portare in primo piano o sullo sfondo una forma predefinita. 72 AM Collocare delle immagini predefinite davanti o dietro al testo. 73 AM Raggruppare o separare delle immagini predefinite. 73 AM Aggiungere una filigrana ad un documento. 73 AM3.4.6 Didascalie 74 AM Aggiungere o aggiornare una didascalia di un immagine o tabella. 74 AM Applicare una didascalia numerata ad un immagine, a delle cifre, ad una tabella o ad un foglio di calcolo. 75 AM Usare le didascalie automatiche. 75 AM3.5 STRUMENTI PARTICOLARI 77 AM3.5.1 Stampa unione 77 AM Modificare un origine dati o un file di dati usato per la stampa unione. 79 AM Riordinare i record contenuti in un origine dati o in un file di dati. 79 AM Unire un documento con un origine dati o un file di dati applicando un determinato criterio di unione. 80 AM3.5.2 Macro 81 AM Registrare una semplice macro (ad esempio, per modificare le impostazioni di pagina). 81 AM Copiare una macro. 82 AM Eseguire una macro. 83 AM Assegnare una macro ad un pulsante particolare su una barra degli strumenti. 83 AM3.6 STAMPA 85 AM3.6.1 Preparazione alla stampa 85 AM Stampare solo le pagine dispari. 85 AM Stampare solo le pagine pari. 85 AM Stampare una determinata selezione. 85 AM Stampare un determinato numero di pagine per foglio. 85 APPENDICE 1 ESERCITAZIONI 88 APPENDICE 2 SOLUZIONI 97 Pagina 4 di 111

5 APPENDICE 3 ELENCO DEI TASTI DI SCELTA RAPIDA IN WORD. 106 Pagina 5 di 111

6 INTRODUZIONE Il Contenuto di questo libro rispecchia le direttive per la preparazione all esame ECDL AM3, Elaborazione testi Livello avanzato, emanate dalla ECDL Foundation Ltd. Tali direttive sono contenute nel Syllabus diffuso sul sito dell ente e possono essere ricercate on line agli indirizzi indicati. Come applicazione è stata scelta MICROSOFT WORD Su tale applicazione sono basate le esercitazioni, i quesiti e i test di autoverifica. L autore declina ogni responsabilità per eventuali inesattezze contenute nel testo e non risponde di eventuali danni subiti o prodotti per il suo uso. Pagina 6 di 111

7 AM3.1 Testo Nel corso di primo livello è stato affrontato il problema della formattazione del documento. In quella sede si è detto che la formattazione, ovvero la impostazione di proprietà, riguarda il testo, il paragrafo e la pagina. Sono stati affrontati allora alcuni aspetti, i più semplici e forse i più intuitivi. Vedremo ora altri aspetti della formattazione, esaminando tutto ciò che permette di fare l applicazione MICROSOFT WORD AM3.1.1 CARATTERE Formattare i caratteri significa impostare le loro proprietà. Per applicare un formato carattere, selezionare il testo e cliccare sulla voce di menu FORMATO/CARATTERE. Si apre la finestra di dialogo, nella quale è possibile scegliere fra le diverse proprietà disponibili. AM Applicare effetti particolari sui testi: barrato, apice, pedice, ombreggiato, etc. Oltre al Tipo di carattere, allo Stile e alla Dimensione, al Colore e al tipo di Sottolineatura, possono essere impostati diversi effetti, semplicemente spuntando la relativa casella di selezione. Il risultato appare come al solito nella casella dell anteprima. Barrato. Cancella il testo con una riga di cancellazione. Barrato Doppio. Applica una doppia linea di cancellazione. Apice. Trasforma il testo selezionato in apice, ovvero in esponente, rispetto al testo precedente. E usato soprattutto per formule matematiche (p.e. y=x 2 +2). Pedice. Trasforma il testo selezionato in pedice, ovvero in deponente, rispetto al testo precedente. E usato soprattutto per formule chimiche (p.e. H 2 SO 4 ). Ombreggiatura. Applica al testo un ombra. Contorno. Trasforma i caratteri in solo contorno e l interno trasparente (p.e. Contorno). Pagina 7 di 111

8 In rilievo. Applica un effetto rilievo al testo. Incassato. Applica un effetto incassato al testo. Maiuscoletto. Trasforma il testo in maiuscole con le iniziali maiuscole più grandi delle altre (p.e. MAIUSCOLETTO). Tutto maiuscolo. Trasforma il testo in maiuscolo. Nascosto. Contrassegna il testo come nascosto con una sottolineatura a punti. In questo modo il testo è visibile sul computer (se è attiva l impostazione Testo Nascosto nella scheda Visualizza della finestra di dialogo Opzioni, che si attiva cliccando sulla voce di menu STRUMENTI / OPZIONI,), ma non verrà stampato. Viene usato per contrassegnare termini che dovranno comparire in un indice analitico, come verrà spiegato nel capitolo dedicato agli indici e sommari, oppure per rendere nascoste osservazioni che non verranno stampate. AM Applicare effetti di animazione al testo. Gli effetti di animazione del testo hanno senso, evidentemente, solo sul testo elettronico e non sul testo stampato. Poiché i documenti di WORD possono viaggiare in Internet e per , questi effetti possono risultare interessanti non solo per vivacizzare il testo stesso, ma per mettere in evidenza ciò che l autore desidera. La scheda Effetti di testo della finestra di dialogo Carattere permette di scegliere alcuni effetti di animazione disponibili. Cliccando su ciascuno di essi, si può vedere l effetto animazione nella casella Anteprima. Si consiglia di non esagerare mai nell uso di questi effetti che possono, a mio parere, appesantire il documento e renderlo meno professionale. AM Usare la correzione automatica sul testo. Durante la digitazione del documento si possono commettere degli errori ricorrenti, che dipendono dalle abitudini individuali e che possono essere corretti automaticamente. Per esempio un errore ricorrente può essere quello di scrivere pre al posto di per. Talvolta è difficile accedere a un simbolo o risulta noioso inserirlo mediante l inserimento simboli. In questi casi la correzione automatica permette di correggere automaticamente gli errori digitati già durante la digitazione. Attenzione però! Talvolta una parola corretta, non contenuta le glossario attivo, può essere sostituita da una diversa stravolgendo il senso del testo (accade per esempio che cliccare viene sostituito con ciccare). La correzione durante la digitazione può essere attivata o disattivata a piacimento a seconda delle esigenze. Le impostazioni della correzione automatica si possono fare cliccando sulla voce di menu STRUMENTI / CORREZIONE AUTOMATICA. Si apre la finestra di dialogo Correzione automatica, che è composta da diverse schede. Pagina 8 di 111

9 La prima scheda Correzione Automatica permette di impostare appunto la correzione automatica. La prima casella di selezione permette di correggere la doppia maiuscola a inizio di parola. Si possono, a seconda delle proprie esigenze, elencare delle eccezioni. A questo scopo fare click sul pulsante Eccezioni Si apre un altra finestra a schede. Nella prima scheda possiamo non far seguire la maiuscola dopo un punto nei casi elencati (in genere abbreviazioni appuntate), elenco a cui possiamo aggiungere tutti i casi che vogliamo digitandoli nella casella di testo e cliccando poi sul pulsante aggiungi. Nelle altre due schede possiamo elencare, allo stesso modo della prima scheda, casi di doppia maiuscola da non modificare o casi qualunque da non correggere. Per aggiungere le eccezioni alla correzione automatica in modo veloce, selezionare la casella di controllo Aggiungi automaticamente parole all'elenco nella finestra di dialogo. In questo modo, quando si sta digitando il testo e si incorre in una correzione automatica che non si vuol correggere, fare clic sul pulsante della barra degli strumenti Annulla ( ) oppure premere BACKSPACE per rimuovere interamente la correzione e digitare nuovamente la parola desiderata. La correzione verrà aggiunta automaticamente all'elenco delle eccezioni. La seconda casella di selezione permette di correggere la minuscola in maiuscola a inizio frase, ovvero dopo il punto, a meno delle eccezioni descritte prima. La terza casella permette di correggere automaticamente (disattivare) il tasto delle maiuscole se premuto accidentalmente. Pagina 9 di 111

10 La casella di selezione Sostituisci il testo durante la digitazione permette di correggere automaticamente (se selezionata) le parole della colonna Sostituisci con le parole della colonna Con. Naturalmente in questo elenco possiamo aggiungere o eliminare tutte le parole che vogliamo digitandole nelle relative caselle e cliccando sul pulsante Aggiungi oppure selezionando la parola da eliminare e poi cliccando sul pulsante Elimina. Se viene selezionato un testo, anche formattato, e si apre la finestra della Correzione automatica, il testo compare nella casella Con. In questo modo si può digitare nella casella Sostituisci il testo da sostituire con quello selezionato e scegliere mediante le caselle di selezione esclusiva se applicare la formattazione o meno. La casella di selezione Usa sempre i suggerimenti del correttore ortografico, che è attiva naturalmente solo se è spuntata la casella Sostituisci il testo durante la digitazione, permette di usare o meno il dizionario attivo del correttore ortografico per effettuare la correzione, nel caso l errore non fosse contenuto nell elenco. In altre parole per correggere un errore durante la digitazione può essere usato solo l elenco delle voci della correzione automatica e il dizionario usato dal controllo ortografia e grammatica. Come detto all inizio, occorre fare attenzione all uso della correzione automatica, perché si potrebbero avere sostituzioni di testo laddove non occorrerebbero. In questo caso non verrebbero segnalati errori anche nel caso di un ulteriore controllo ortografico, perché le sostituzioni sono a tutti gli effetti corrette per l applicazione. AM Applicare al testo la formattazione automatica. La funzione di formattazione automatica consente di formattare rapidamente titoli, elenchi puntati e numerati, bordi, simboli e frazioni. Con Microsoft Word è inoltre possibile formattare automaticamente come collegamenti ipertestuali gli indirizzi Internet, di rete e di posta elettronica, applicare lo stile grassetto o corsivo al testo racchiuso tra asterischi (*) o sottolineature (_), sostituire due segni meno (--) con una lineetta ( ). Sono disponibili due metodi per formattare automaticamente un documento: Formattazione automatica Formattazione automatica durante la digitazione Nel primo caso la correzione avviene alla fine del documento attivando la correzione, nel secondo caso la correzione avviene direttamente mentre si digita il testo. Per le due modalità esistono due schede. Pagina 10 di 111

11 Se si utilizza la finestra di dialogo Formattazione automatica, il testo verrà formattato in un unico passaggio. Sarà possibile rivedere le modifiche proposte e accettarle o rifiutarle singolarmente. Si procede in questo modo. Prima di tutto selezioniamo nella scheda Formattazione automatica le voci che ci interessa formattare e deselezioniamo le altre. Chiudere la finestra Correzione automatica. Finito di scrivere il documento cliccare sulla voce di menu FORMATO / FORMATTAZIONE AUTOMATICA. Si apre la finestra Formattazione automatica. Intanto possiamo scegliere se formattare il documento secondo le impostazioni fatte prima (Formatta il documento), oppure controllare le formattazioni e decidere di accettarle una per una (Formatta il documento e rivedi le modifiche). Se si hanno dubbi conviene scegliere la seconda opzione. Possiamo, poi, scegliere un tipo di documento per agevolare la formattazione. Infine cliccando sul pulsante Opzioni si apre la scheda della Formattazione automatica vista in precedenza per aggiungere o eliminare opzioni. Terminate le impostazioni cliccare su OK. Completata la formattazione si apre la finestra della convalida della formattazione eseguita Pagina 11 di 111

12 Come si vede si può accettare tutto oppure rifiutare. Si possono rivedere le modifiche apportate cliccando sul pulsante Rivedi modifiche. In questo caso vengono mostrate una alla volta le modifiche apportate e si possono accettare o rifiutare. Infine possiamo scegliere da un elenco un modello, in base al quale avviare la formattazione automatica. Cliccando sul pulsante Raccolta stili si apre la finestra Raccolta stili nella quale possiamo vedere un anteprima dell esempio o del nostro documento. Impostando le opzioni nella scheda Formattazione automatica durante la digitazione, il testo verrà formattato automaticamente durante la digitazione del documento. Se ad esempio si digita un numero seguito da un punto o da un segno meno e si inserisce una spazio o una tabulazione seguita dal testo, il testo verrà trasformato in un elenco numerato. Nella scheda possiamo selezionare o deselezionare le voci che si desiderano. Per disattivare completamente la formattazione automatica durante la digitazione occorre deselezionare tutte le voci. In ogni caso, se è stata effettuata una formattazione automatica e non la si desidera, basta cliccare sul pulsante Ripristina della barra degli strumenti standard ( Cliccando su ) e si annulla l operazione. della finestra Correzione automatica, il cursore diventa punto interrogativo come quello di Guida Rapida ( possono spuntare si ha una spiegazione dell impostazione. Per esempio cliccando sulla casella Titoli appare il fumetto a lato. ). Cliccando sulle diverse voci che si Pagina 12 di 111

13 AM Usare l inserimento automatico di testo. Word permette anche di inserire automaticamente del testo che si usa di frequente o digitando le prime lettere del testo oppure scegliendolo da un elenco. Questi testi si chiamano voci di glossario e sono contenute nell ultima scheda della finestra di dialogo Correzione automatica, Glossario. Prima di tutto occorre inserire le voci non presenti in elenco mediante la casella Immettere le voci di glossario e cliccando poi sul pulsante Aggiungi. In questo modo la voce viene aggiunta all elenco. Mediante il pulsante Elimina si può eliminare una voce selezionata e mediante il pulsante Inserisci la voce selezionata verrà inserita nel punto del testo dove è presente il cursore. Il pulsante Mostra barra strumenti chiude la finestra Correzione automatica. Nella casella Cerca in: si può scegliere il modello di documento in cui cercare la voce di glossario e nella casella Anteprima si può vedere l anteprima a seconda del modello scelto. Importante è la casella di selezione Mostra suggerimento Se questa casella è spuntata, durante la scrittura del testo, se le prime lettere che si scrivono corrispondono a una voce di glossario, viene suggerita la voce intera. In questo caso basta premere INVIO e la voce viene inserita, oppure continuare a scrivere per ignorare il suggerimento. La scheda Glossario può essere attivata direttamente mediante la voce di menu INSERISCI / GLOSSARIO. Cliccando su questa voce si apre un menu a tendina da cui si può scegliere direttamente la voce dall elenco oppure, cliccando sulla voce di menu Glossario, aprire la scheda Glossario. Pagina 13 di 111

14 AM Usare le funzioni per mandare a capo il testo. Sappiamo già che il testo può essere allineato in modo diverso attraverso le funzioni di allineamento paragrafo, che può essere allineato a sinistra, allineato a destra, centrato o giustificato. Sappiamo anche che giustificando un paragrafo, la spaziatura fra le parole può risultare antiestetica, specialmente si vi sono parole molto lunghe. Esiste in Word la possibilità di armonizzare le distanze mediante la sillabazione delle parole. La sillabazione è una funzionalità che deve essere installata al momento dell installazione di Office Tale funzionalità può essere aggiunta anche in un secondo momento se si dispone del CD originale. Se la funzione sillabazione è installata si può accedere ad essa cliccando sul menu STRUNENTI / LINGUA / SILLABAZIONE Si apre la finestra di dialogo Sillabazione, nella quale possiamo impostare alcuni elementi. Innanzi tutto si deve selezionare la casella di selezione Sillabazione automatica del documento se si vuole che la sillabazione venga effettuata automaticamente e spuntare anche Sillaba parole maiuscole se si vuole questa opzione. Possiamo poi definire l area di sillabazione, che è la distanza fra la fine dell ultima parola del rigo e il margine destro. Se, per esempio, abbiamo scelto 0,5 cm significa che la parola successiva viene sillabata solo se la distanza fra la fine dell ultima parola del rigo e il margine destro è superiore a 0,5 cm. In altri termini quanto più piccolo è questo valore, tante più sillabazioni avremo. Naturalmente i valori si riferiscono al testo allineato a sinistra. Possiamo impostare anche il numero di righe consecutive da sillabare. L impostazione di default è illimitate, ma ciò, in alcuni casi, potrebbe non risultare estetico, perché potrebbe verificarsi di avere anche 10 righe consecutive sillabate e vedere 10 segnetti di sillabazione (il trattino orizzontale) uno sotto l altro. Pagina 14 di 111

15 Infine cliccando sul pulsante Manuale appare la finestra di sillabazione manuale; viene scorso tutto il testo e vengono riportate una alla volta tutte le parole sillabate. Su di esse può essere rifatta manualmente la sillabazione spezzandola in un punto diverso. Per eseguire la sillabazione automatica in parte del documento, è necessario specificare i paragrafi che dovranno essere ignorati durante la sillabazione. A questo scopo selezionare il testo su cui non si desidera eseguire la sillabazione, quindi scegliere la voce di menu FORMATO / PARAGRAFO. Fare clic sulla scheda Distribuzione testo, quindi selezionare la casella di controllo Non sillabare. Attivare quindi la sillabazione automatica seguendo la normale procedura. Si noti, infine, che se il testo è stato contrassegnato con il formato Non eseguire controllo ortografico o grammaticale, non verrà sillabato. AM Usare le opzioni di orientamento del testo. Il testo normale non può che essere orientato orizzontalmente, a meno che non vengano utilizzate lingue asiatiche. Infatti se selezioniamo una parte di testo e clicchiamo sul menu FORMATO, vediamo che la voce Orientamento testo risulta disattivata. Per ottenere testo orientato in modo diverso occorre inserirlo in una casella di testo oppure in una tabella. La casella di testo verrà spiegata nel prossimo paragrafo. Osservare il testo seguente. Nel mezzo del cammin di nostra vita Nel mezzo del cammin di nostra vita Nel mezzo del cammin di nostra vita Nel mezzo del cammin di nostra vita Esso è stato ottenuto inserendo il testo in una tabella a due righe e due colonne e orientando il testo secondo le opzioni offerte da FORMATO / ORIENTAMENTO TESTO eliminando i bordi. Se vogliamo un testo inclinato di un certo numero di gradi possiamo ricorrere al WordArt, il cui uso verrà spiegato nel prossimo paragrafo. AM Usare le funzionalità disponibili nella galleria di disegno del testo. Word offre la possibilità di inserire testo che assume aspetti pittorici sia come colori che come inclinazione e disposizione. Il mezzo è il WORDART. WordArt è un testo di tipo grafico, molto conosciuto e abusato da parte degli utenti di Word. Sconsiglio di fare uso intensivo di questo elemento, che appesantisce il documento. In ogni caso cercare di personalizzarlo nel modo spiegato in seguito. Pagina 15 di 111

16 Cliccando sul pulsante Inserisci WordArt ( ) della barra degli strumenti Disegno oppure cliccando sulla voce di menu INSERISCI / IMMAGINE / WORDART appare l elenco degli stili disponibili. Scelto lo stile appare la finestra di Modifica testo WordArt, nella quale possiamo immettere il testo, scegliere lo stile di carattere e il grassetto o corsivo, oltre alle dimensioni. In questo modo il testo viene inserito sul foglio, dove può essere spostato a piacimento e modificato nei suoi elementi grafici. Trascinandolo per le maniglie laterali o angolari possiamo stringerlo o allargarlo o appiattirlo. Il quadratino giallo permette di variare l inclinazione o la rotazione del testo. Selezionando il testo WordArt appare la barra degli strumenti WordArt (se non fosse visibile si può attivare, al solito, dal menu Visualizza etc.). Partendo da sinistra, i pulsanti servono a: Inserire un WordArt ( testo. Modificare il testo ( Cambiare lo stile del WordArt ( Cambiare i colori del carattere ( ). Si apre la finestra raccolta stili e poi la finestra Modifica ). Si attiva la finestra Modifica testo. ). Si apre la finestra Raccolta stili. Pagina 16 di 111 ) sia come contorno che come riempimento. Cambiare forma del testo ( ). Il testo può essere disposto in posizioni diverse, ad esempio su un semicerchio, ad angolo etc. Ruotare il testo ( ) di un angolo qualunque. Basta agganciare il testo per una maniglia rotonda e ruotare. Disporre il testo normale ( disegno. Rendere tutti i caratteri della stessa altezza ( ). Disporre il testo in verticale oppure in orizzontale ( ). Allineare il testo ( ) intorno al WordArt, come per qualunque immagine o ) scritto su più linee a sinistra, a destra, etc. Spaziare i caratteri ( ) applicando o meno la crenatura (La crenatura consiste nell adattare la distanza fra due caratteri in modo da migliorarne l aspetto. Si applica solo per i caratteri true type, al di sopra di una certa dimensione di carattere espressa in punti, che dipende dal tipo di carattere).

17 Per ottenere effetti grafici di testo possiamo utilizzare anche callout, cioè fumetti. Essi sono di diversa forma, contengono del testo e vengono ancorati in un punto scelto a piacere. prova Per accedere ai fumetti cliccare sul pulsante Forme della barra degli strumenti Disegno e poi, portando il cursore sulla voce Callout, si può selezionare il tipo di fumetto desiderato. I fumetti possono tornare molto utili quando si vogliono inserire spiegazioni testuali di varie parti di un disegno. Ricordarsi, in questi casi, di raggruppare tutti gli elementi in modo da formare un unico oggetto. Pagina 17 di 111

18 AM3.1.2 Paragrafi Nella sezione precedente abbiamo visto correzione automatica e formattazioni particolari che riguardano i caratteri del testo. In questa sezione tratteremo formattazioni particolari dei paragrafi e tutte le funzionalità dell applicazione che conferiscono ai paragrafi aspetti particolari. Ricordiamo che un paragrafo, nel wordprocessor, si estende da un segno nuovo paragrafo ( ) ad un altro e che per vedere i segni non visibili, basta fare click sul pulsante Mostra/Nascondi ( ) della barra degli strumenti. Se tale pulsante non fosse presente sulla barra, lo si può aggiungere da VISUALIZZA / BARRE DEGLI STRUMENTI / PERSONALIZZA. AM Usare l ombreggiatura dei paragrafi. Spesso occorre mettere in evidenza uno o più paragrafi in modo da attirare l attenzione del lettore su considerazioni particolari. Ciò, naturalmente può esser fatto in diversi modi, utilizzando, per esempio, grassetti o corsivi o cambiando la grandezza dei caratteri, ma può essere fatto anche aggiungendo un contorno con un effetto ombra. Le funzioni per ottenere questi effetti le troviamo nella finestra Bordi e sfondo a cui si accede dalla voce di menu FORMATO / BORDI E SFONDO. Per applicare questi effetti, posizionarsi col cursore all interno del paragrafo oppure selezionare i paragrafi interessati e cliccare sul menu FORMATO / BORDI E SFONDO. Appare la finestra di dialogo. La finestra è formata da tre schede, Bordi, Bordo pagina e Sfondo. La scheda Bordi, oltre ai pulsanti operativi, contiene due pulsanti, di cui il primo, Mostra barra degli strumenti, attiva la barra degli strumenti Tabelle e bordi, su cui sono presenti i pulsanti per aggiungere bordi a tabelle o a paragrafi, e il pulsante Linea orizzontale, che permette di aggiungere, nel punto del cursore, una linea grafica scelta da un elenco di clipart. In questo paragrafo ci occupiamo dell ombreggiatura. Per ottenere un effetto di paragrafo ombreggiato basta cliccare sul pulsante Ombreggiatura dopo aver scelto il tipo di linea del contorno, lo spessore della linea e il colore. Pagina 18 di 111

19 Il pulsante Opzioni permette di impostare le distanze del testo dal bordo, espresse in punti, singolarmente dai quattro lati. Nella scheda Sfondo si può applicare, indipendentemente da bordi o ombreggiature, uno sfondo colorato e un motivo il cui stile può andare dalla totale trasparenza alla totale opacità o ad una trama di riempimento. La trasparenza si riferisce alla visibilità di un oggetto (clipart, immagine o altro) presente al di sotto del testo. A differenza da una casella di testo o da una tabella, un paragrafo ombreggiato o dotato di bordi continua a far parte della struttura del testo e ne segue l allineamento e lo stile. AM Usare i bordi sui paragrafi. Nella scheda Bordi troviamo anche i pulsanti per inserire bordi in diversi modi. Il pulsante Nessuno, ovviamente, elimina bordi se li avessimo inseriti in un altra operazione. Il pulsante Riquadro aggiunge un bordo al contorno del paragrafo o paragrafi selezionati, oppure ad ogni riga del testo a seconda della selezione presente nella casella combinata Applica a:. Il pulsante Tridimensionale aggiunge un bordo al contorno con tipi di linea che possono dare l effetto di rilievo; tale effetto, infatti, risulta visibile solo con le linee doppie di spessore diverso. Il pulsante Personalizzato permette di scegliere dove porre il bordo, su quali lati e in mezzo alle righe. Per applicare i bordi cliccare direttamente sull immagine di anteprima sui lati su cui si vuole inserire il bordo, oppure sui pulsanti che vi sono intorno. La stessa cosa si può fare mediante il pulsante Bordi ( ) posto sulla barra degli strumenti standard, ma solo con le impostazioni presenti nella finestra Bordi e Sfondo). Operando con questi pulsanti si possono mettere bordi diversi (come colore, spessore e stile) al contorno e fra le righe o fra i paragrafi selezionati (come nell esempio accanto), scegliendo prima il tipo di linea, il colore e lo spessore e cliccando poi sui lati desiderati. Cliccando una seconda volta il bordo viene eliminato. Nella casella Applica a: possiamo scegliere a chi applicare i bordi. Essi possono essere applicati ai Primo paragrafo Secondo paragrafo Terzo paragrafo paragrafi o al testo. Nel primo caso i bordi vengono applicati come contorno al paragrafo, nel secondo caso i bordi scelti vengono applicati ad ogni riga del testo. Per applicare i bordi anche fra le righe occorre selezionare il testo, non essendo sufficiente collocare il cursore all interno del paragrafo. Bordi possono essere applicati anche alla pagina allo stesso modo di quanto abbiamo visto per i paragrafi. Sulla scheda Bordo pagina sono presenti le stesse funzioni della scheda Bordi. Nella casella combinata Applica a: possiamo scegliere se applicare i bordi a tutto il documento oppure alla sezione corrente compresa o esclusa la prima pagina. Parleremo delle sezioni in altro paragrafo. AM Applicare i controlli di righe isolate ai paragrafi. Per righe isolate si intendono l ultima riga di un paragrafo che viene stampata nella pagina successiva o la prima riga del paragrafo che viene stampata nella pagina precedente. Il controllo delle righe isolate si può controllare dal menu FORMATO / PARAGRAFO nella scheda Distribuzione testo. In questa scheda la casella Controlla righe isolate è spuntata per default; in questo modo Word controlla che non siano presenti righe isolate portando il paragrafo tutto nella pagina successiva. Pagina 19 di 111

20 Esaminando il documento e selezionando il paragrafo che si vuol controllare si può decidere di volta in volta se controllare le righe isolate oppure ignorare il controllo. Nella scheda vi sono altre funzionalità importanti per la rifinitura del documento. Spuntando la casella di selezione Mantieni assieme le righe tutto il testo selezionato verrà mantenuto insieme e stampato nella pagina successiva. Naturalmente occorre fare attenzione nell uso di questa funzione, in quanto potrebbe rimanere spazio vuoto esagerato nella pagina precedente. Spuntando la casella Mantieni con il successivo vengono tenuti assieme sulla stessa pagina o sulla successiva tutti i paragrafi selezionati. Anche in questo caso occorre fare attenzione agli spazi che rimangono vuoti. Spuntando la casella Anteponi interruzione viene applicata una interruzione di pagina prima del paragrafo selezionato in modo che, se si dovesse procedere a una reimpaginazione del documento, il paragrafo sarà sempre all inizio di una nuova pagina. Le ultime due caselle di selezione permettono di eliminare, per i paragrafi selezionati, numeri di riga e sillabazione se queste funzioni erano state impostate precedentemente per tutto il documento. Ricordiamo che la sillabazione si può attivare mediante la voce di menu STRUMENTI / LINGUA / SILLABAZIONE e l inserimento dei numeri di riga attraverso la voce di menu FILE / IMPOSTA PAGINA e poi Layout e Numeri di riga. AM Creare nuovi stili di caratteri o paragrafi. Abbiamo visto nei paragrafi precedenti come si può formattare un carattere o un paragrafo. Sappiamo, peraltro, che Word permette di mettere insieme elementi di formattazione di testo e di paragrafo e trattarli come una unità. Tale unità si chiama Stile. Applicando a un testo selezionato uno stile scelto dall elenco degli stili (attraverso il menu FORMATO / STILE o direttamente dal pulsante della barra degli strumenti standard Stile ( ) ) si applica in un unico passaggio formattazione di carattere e di paragrafo. Naturalmente, anche se Word offre diversi stili già confezionati, se ne possono creare di personali e in numero illimitato. Pagina 20 di 111

21 Per creare uno stile personale cliccare sulla voce di menu FORMATO / STILE. Si apre la finestra di dialogo Stile, nella quale il pulsante Nuovo permette di accedere alla finestra di dialogo Nuovo stile. Nella casella Nome: possiamo dare il nome allo stile che stiamo creando e che comparirà nell elenco degli stili; nella casella Tipo: possiamo decidere se lo stile riguarda il carattere o il paragrafo. Nel primo caso verrà permesso di formattare solo il carattere, mentre nel secondo sia il carattere che il paragrafo. Nella casella In base a: possiamo scegliere uno stile già presente come base del nuovo stile oppure scegliere nessuno stile. Pagina 21 di 111

22 Nella casella Stile paragrafo successivo specifichiamo con quale stile deve continuare il testo quando premeremo in tasto INVIO per inserire il nuovo paragrafo. Tale stile può essere lo stesso che stiamo creando oppure un altro. Per esempio dopo uno stile Titolo in genere si prosegue con lo stile Normale Il risultato può essere controllato nella finestra Anteprima e nella zona descrizione. La casella di selezione Aggiungi al modello aggiunge lo stile nel modello di documento attivo e la casella Aggiorna automaticamente permette di aggiornare il formato dello stile ogni qualvolta venisse modificata la formattazione dello stile. Ad esempio se durante l uso dello stile si modifica il tipo di carattere, questa variazione sarà conservata nello stile, se la casella Aggiorna automaticamente è stata spuntata, altrimenti lo stile conserverà il carattere originario. Il pulsante Scelta rapida permette di associare allo stile un tasto di scelta rapida, che non sia già stato assegnato da Word ad altri compiti. Il pulsante Formato, il più importante, permette di impostare le formattazioni non solo per il carattere e il paragrafo ma anche per tabulazioni, numerazioni di elenco numerato o puntato, bordi etc. AM Modificare stili di caratteri o paragrafi esistenti. La stessa scheda vista nel paragrafo precedente permette di modificare gli stili esistenti per adeguarli alle proprie esigenze. Anche qui esaminiamo la scheda nelle sue funzioni. Ina alto troviamo la casella lista degli stili presenti e a destra l anteprima di paragrafo e di carattere dello stile selezionato. Per procedere alla modifica dello stile cliccare su Modifica Si apre la finestra Modifica stile, sostanzialmente uguale a quella Nuovo stile vista nel paragrafo precedente. In essa possono essere reimpostati tutti gli elementi di formattazione come per un nuovo stile. Vediamo ora di chiarire alcuni concetti relativi all uso di modelli in Microsoft Word. Quando apriamo Word ci si presenta una pagina vuota dove possiamo comporre il nostro documento. Ci accorgiamo che Word adopera formattazioni preimpostate sia come carattere che come paragrafo e appaiono alcune barre di strumenti. Esse sono le impostazioni di default del modello Normal.dot. In altri termini, ad ogni documento è associato un modello di documento, il quale contiene diversi elementi disponibili: stili di formattazione, voci di glossario, barre di strumenti e macro. Quando non viene specificato alcun modello (come all apertura di Word), oppure quando clicchiamo sul pulsante Nuovo documento ( ) della barra degli strumenti standard, Word adopera automaticamente il modello Normal. Se vogliamo adoperare un altro modello occorre cliccare sulla voce di menu FILE / NUOVO In questo caso si apre la finestra dei modelli. Scelto il modello esso viene associato al documento che si sta iniziando e contiene, ripetiamo, alcuni stili, alcune voci di glossario, alcune barre di strumenti e alcune macro. Questi elementi possono essere aggiunti o eliminati sia dal modello che dal documento e copiati da un modello a un documento e viceversa. Per copiare stili e altro cliccare sul pulsante Libreria della finestra Stile. Si apre la finestra di dialogo Libreria. La stessa finestra può essere aperta dal menu STRUMENTI / MODELLI E AGGIUNTE e poi cliccando sul pulsante Libreria. Pagina 22 di 111

23 Nella finestra sono presenti quattro schede che funzionano allo stesso modo. Prendiamo ad esempio la scheda Stili. A sinistra troviamo l elenco degli stili disponibili nel documento attivo e a destra gli stili presenti nel modello. A sinistra si possono selezionare uno o più stili contemporaneamente (tenendo premuto MIUSC o CTRL). Con i pulsanti Copia, Elimina e Rinomina possono essere effettuate le operazioni dichiarate dal nome. In basso vi è la descrizione dello stile selezionato. Al centro possiamo scegliere il documento e il modello fra cui travasare stile e altro. Per far ciò cliccare sul pulsante Chiudi. Il pulsante si trasforma in Apri. Cliccando su di esso si apre la finestra di scelta del file o del documento. Scelti in questo modo il documento e il modello, possiamo procedere alla copiatura dei diversi elementi. A questo punto, tutte le volte che adopereremo quel modello, in esso saranno disponibili gli elementi presenti. AM Usare le cornici. In Word sono disponibili Frame e Cornici. I frame sono zone di schermo dove inserire testo e altro e vengono utilizzati nelle pagine web per delimitare zone dedicate ad alcune funzioni; per esempio in un frame si mette il sommario come insieme di collegamenti ipertestuali e nel frame accanto compare la pagina web collegata. I frame sono usati nelle pagine web, mentre non hanno senso in un documento normale. In un documento normale vengono usate le cornici. Esse sono zone del foglio che possono contenere alcuni elementi che possono essere contenuti solo in una cornice, ad esempio un segno di rimando nota, un indicatore di commento o, in definitiva, i campi word, i quali permettono di inserire variabili e rimandi ad esempio i campi TC (voce di sommario), TOC (sommario), RD (documento con riferimenti) e XE (voce di indice analitico) e tutti quelli che sono in elenco quando si clicca su INSERSCI / CAMPO e di cui parleremo in un paragrafo successivo. Le cornici vengono create per modifica di una casella di testo; in altri termini occorre creare prima una casella di testo e modificarla poi in cornice con le funzioni del formato casella di testo. Fra cornice e casella di testo esistono differenze fondamentali: In una casella di testo si può: far scorrere il testo in parti diverse del documento collegando le caselle di testo. creare elementi di sfondo che contengono testo da visualizzare nelle pagine stampate di un documento Pagina 23 di 111

24 formattare il contenitore del testo utilizzando le opzioni della barra degli strumenti Disegno. È inoltre possibile applicare effetti 3D, ombreggiature, stili e colori del bordo, riempimenti e sfondi modificare l'orientamento del testo utilizzando il comando Orientamento testo del menu Formato raggruppare i contenitori del testo e modificarne l'allineamento o la distribuzione all'interno di ciascun gruppo. Occorre utilizzare le cornici se il testo o le immagini contengono quanto segue: commenti, contrassegnati dagli indicatori di commento note a piè di pagina o di chiusura, contrassegnate dai segni di rimando nota particolari campi, ad esempio i campi AUTONUM, AUTONUMLGL, AUTONUMOUT, utilizzati per la numerazione di elenchi e paragrafi in documenti e strutture legali, TC (voce di sommario), TOC (sommario), RD (documento con riferimenti) e XE (voce di indice analitico) Vediamo ora come si crea una cornice e che cosa è possibile fare con essa. Creare una casella di testo vuota cliccando sulla voce di menu INSERISCI / CASELLA DI TESTO, selezionarla cliccando sul bordo e cliccare poi sulla voce di menu FORMATO / CASELLA DI TESTO (la voce di menu compare solo se la casella di testo è selezionata) oppure click col destro del mouse e poi su Formato casella di testo del menu di scelta rapida. Nella finestra che si apre selezionare la scheda Casella di testo e cliccare sul pulsante Converti in cornice. La cornice è stata creata e nel menu FORMATO compare la voce Cornice se la cornice è selezionata. Cliccando sulla voce Cornice si apre la finestra Cornice, nella quale possiamo procedere alla sua formattazione. Intanto nel riquadro Disposizione testo possiamo scegliere come disporre il testo rispetto alla cornice, sopra e sotto oppure intorno. Negli altri riquadri possiamo impostare le dimensioni e le distanze orizzontali e verticali dal testo e dalla pagina. Nelle caselle Sposta col testo e Blocca ancoraggio possiamo legare la cornice a un paragrafo in modo che si muova con esso. Blocca ancoraggio lega la cornice ad un paragrafo e questo legame non varia anche spostando la cornice in altro posto. Infine il pulsante Rimuovi cornice permette di eliminare la cornice lasciando il testo come paragrafo bordato (se la cornice possedeva un bordo; per eliminare completamente la cornice, selezionarla e premere il tasto CANC. Pagina 24 di 111

25 Le caselle di testo risolvono la maggior parte dei problemi di disposizione di testo, ma, come detto sopra, le cornici permettono di inserire alcuni elementi che non possono essere inseriti in una casella di testo. Per esempio, se vogliamo inserire una nota a piè di pagina non semplicemente numerata ma anche spiegata, allora occorre creare la cornice come detto prima, cliccare dentro e inserire una nota a piè di pagina dal menu INSERISCI. Accanto al numero di nota che compare, possiamo aggiungere testo esplicativo e immagini a piacimento. L uso dei frame è più legato alla visualizzazione del documento come pagina web. Creare un frame è semplice. Creare dapprima un nuovo documento. Cliccando poi su FORMATO / FRAME si può scegliere se creare un frame contenente un sommario automatico (ciò si può fare se il documento contiene titoli strutturati a livelli diversi, in modo che Word possa estrarre un sommario automatico) o una nuova pagina con frame. Nel primo caso il documento viene suddiviso in due zone e in quella di sinistra viene inserito il sommario automatico sotto forma di collegamenti ipertestuali ai diversi titoli. E evidente, però, che possiamo inserire tutti i collegamenti ipertestuali che vogliamo. Nel secondo caso viene aperta una nuova pagina e la barra degli strumenti Frame. Con i suoi pulsanti possiamo suddividere a piacimento il foglio in quanti frame vogliamo o eliminare frame creati. Una volta creati i frame, per esempio un frame a sinistra per i collegamenti ipertestuali e magari un altro in alto per il titolo del sito, cliccando col destro del mouse su ciascun frame se ne possono impostare le proprietà mediante la finestra che si apre cliccando sulla voce Proprietà frame. Nei vari frame possiamo digitare un testo o inserire oggetti oppure collegare un file che viene caricato al momento dell apertura della pagina. Per salvare tutta la pagina contenete i frame cliccare su FILE / SALVA. Per salvare ciascun frame come file cliccare col destro del mouse e poi su Salva frame corrente con nome Salvando la pagina come pagina web (dovrebbe chiamarsi index.htm essendo la prima che viene caricata dal browser), mediante i collegamenti ipertestuali si possono caricare nei vari frame le pagine salvate anch esse come pagine web e realizzare così un vero sito. Pagina 25 di 111

26 AM3.1.3 Modelli Abbiamo accennato nei paragrafi precedenti ai modelli, che sono alla base di un nuovo documento. Si è detto che quando si apre un nuovo documento, Word sceglie per impostazione predefinita il modello Normal.dot, ma, volendo, se ne può scegliere un altro o creare un nuovo modello. Un modello contiene in sé non solo gli stili usati in quel modello, ma anche voci di glossario, barre di strumenti e macro, che vengono caricate insieme al modello. I modelli utilizzati da Word sono di due tipi: modelli generali e modelli di documento. I modelli generali vengono usati da tutti i documenti. Per esempio il modello Normal è alla base di tutti i documenti che vengono prodotti, essendo un modello generale. I modelli generali risiedono in una cartella di windows C:\Windows\Application Data\Microsoft\Modelli I modelli di documento vengono usati solo dal documento di cui è alla base. Per esempio scegliendo il modello Fax, alla base del documento che scriveremo vi sarà il modello fax e il modello Normal, ma non vi sarà il modello Relazione.. I modelli di documento risiedono in una cartella di programmi C:\Programmi\Microsoft Office\Templates\1040 o altre cartelle. Un modello di documento può diventare generale caricandolo come tale. Per far ciò cliccare su STRUMENTI / MODELLI E AGGIUNTE e spuntare i modelli che si desidera diventino generali dall elenco. Se non vi fosse in elenco nessun modello, cliccare su Aggiungi e sceglierli dalla directory riportata sopra. I modelli resi generali non vengono caricati alla successiva apertura di Word. Per approfondire questo punto leggere la guida in linea di Word alla voce Informazioni sui modelli. Vedremo nei paragrafi seguenti come modificare un modello esistente e come crearne di nuovi. AM Modificare la formattazione e la composizione di base della pagina in un modello. Cliccando su FILE / APRI si può aprire un documento word esistente, che può essere successivamente convertito in modello, oppure modello che può essere modificato a piacere e salvato con lo stesso nome o con un altro nome sempre come modello. Proviamo a modificare un documento word. Apriamo un documento qualunque cliccando su FILE / APRI oppure sul pulsante Apri ( ). Cerchiamo un documento e apriamolo. Apportiamo le modifiche sia di testo che di formattazione (testo, paragrafo, pagina). Aggiungiamo una strutturazione formattando gli inizi paragrafi con gli stili titolo1, titolo2 etc., aggiungere uno stile personale dal menu FORMATO / STILE / NUOVO, come visto nei paragrafi precedenti, spuntando la casella di selezione Aggiungi al modello, aggiungere qualche elemento grafico. Quando il documento ci appare come lo vogliamo, cliccare su FILE / SALVA CON NOME. Nella casella Tipo di file selezionare Modello di documento, dare il nome e scegliere la directory dove vogliamo che compaia il nostro modello quando creeremo un nuovo documento da FILE / NUOVO. Modificare un modello esistente è altrettanto facile. Cliccando su FILE / APRI. Nella casella Tipo di file scegliamo Modello di documento; selezioniamo la directory dove sono contenuti i modelli e scegliamo il modello da modificare fra quelli esistenti. Apportiamo tutte le modifiche che vogliamo e inseriamo stili, voci di glossario e macro nuovi o esistenti e infine clicchiamo su FILE / SALVA oppure sul pulsante salva della barra degli strumenti ( ) se vogliamo salvare il modello con lo stesso nome, oppure su FILE / SALVA CON NOME se vogliamo creare un nuovo modello Pagina 26 di 111

27 AM Creare un nuovo modello basato su un documento o modello esistente. Da quanto detto nel paragrafo precedente si deduce facilmente che creare un modello nuovo è facile. La base per crearlo può essere un documento già scritto o un nuovo documento da scrivere o un modello esistente. Per creare un nuovo modello basta modificare la formattazione e inserire tutti gli elementi necessari e alla fine salvare il file come Modello di documento specificando il nome e la directory dove verrà salvato. Ricordarsi che per far apparire il modello creato nell elenco che si apre quando si clicca su FILE / NUOVO, occorre salvarlo nelle cartelle giuste, ovvero, se il modello deve apparire nella scheda Generale, deve essere salvato nella directory C:\windows \Application data \Microsoft \Modelli, mentre se deve comparire nelle altre cartelle, deve essere salvato in C:\Programmi \Microsoft Office \Templates \1040. Pagina 27 di 111