MICROSOFT WORD. Funzioni ed ambiente di lavoro

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1 INFORMATICA MICROSOFT WORD Prof. D Agostino Funzioni ed ambiente di lavoro...1 Interfaccia di Word...1 Stesso discorso per i menu a disposizione sulla barra dei menu: posizionando il puntatore del mouse e ciccando su uno dei menu, compaiono inizialmente solo i comandi più utili...2 Le visualizzazioni...2 Digitazione e revisione del testo... 4 Clicca e digita... 4 Modalità di selezione del testo... 4 Copie e trasferimento di testo...6 Cancellazione del testo... 7 Formattazione del documento...8 Formattazione dei caratteri... 8 Formattazione dei paragrafi...9 Formattazione di pagina Le sezioni Creazione di documenti a colonne multiple Salvataggio documenti Salvataggio di documenti: formati e modalità...16 Stampa dei documenti...18 Controllo dei salti pagina...18 Anteprima di stampa...19 Opzioni di stampa...19 Creazione e modifica delle tabelle...20 Creazione di una tabella Importazione di oggetti...21 Importazione di file esterni: file di testo, fogli elettronici e grafici...21 I Modelli Creazione di un modello...24 Utilizzo di un modello...25 Modificare il modello normal...26 Questionario di autovalutazione Funzioni ed ambiente di lavoro Word è un programma di video-scrittura facente parte del pacchetto Microsoft Office. Il suo obiettivo è quello di facilitare la stesura di documenti, anche complessi, agli utenti. Con questo software applicativo è possibile realizzare documenti contenenti non solo testo ma anche immagini, disegni, tabelle, grafici o ulteriori oggetti sistemati nelle pagine secondo schemi ordinabili a proprio piacimento. Il documento così creato può essere visionato e modificato più volte prima di essere correttamente stampato così come lo si desidera avere. Una volta salvato su un supporto magnetico è possibile inoltre revisionarlo e modificarlo ulteriormente stampandolo sempre in maniera personalizzata il tutto con estrema facilità e velocità. Interfaccia di Word 1

2 L ambiente di lavoro di Word 2000 presenta diverse novità nell interfaccia e negli strumenti di lavoro rispetto alle precedenti versioni. Una delle novità più evidenti è la possibilità di avere le barre degli strumenti Standard e quella di Formattazione in un unica riga, visualizzando solo i comandi che sono più frequentemente usati e nascondendo gli altri con le barre degli strumenti visualizzate in questo modo: Per visualizzare gli altri comandi a disposizione, basta premere uno dei pulsanti posto sulla barra; ce n è uno per la barra degli strumenti Standard ed uno per quella di Formattazione; si attiva il menu a tendina di seguito riportato: nel quale, si sceglie il comando di interesse. Tale comando resterà da ora in poi visualizzato sulla barra degli strumenti. Questa funzione che permette di adattare le barre degli strumenti alle proprie necessità fa si che pulsanti non utilizzati non vengano inutilmente visualizzati. Per questo motivo le Barre degli Strumenti di Office 2000 vengono dette Adattive. Stesso discorso per i menu a disposizione sulla barra dei menu: posizionando il puntatore del mouse e ciccando su uno dei menu, compaiono inizialmente solo i comandi più utili. Le visualizzazioni Word 2000 mette a disposizione dell utente varie possibilità di visualizzazione dei documenti. Le possibili modalità di visualizzazione sono: Normale E la visualizzazione predefinita ed è quella più efficace per la digitazione, la modifica e la formattazione del testo. La 2

3 visualizzazione Normale mostra la formattazione del testo semplificando il layout della pagina per velocizzare le operazioni. Se al documento è applicata una visualizzazione diversa, è possibile passare alla visualizzazione Normale scegliendo Normale dal menu Visualizza o cliccando sul pulsante Normale della barra di scorrimento orizzontale. Layout Web Visualizzazione che ottimizza il layout di un documento nel caso in cui lo si voglia salvare nel formato HTML per poterlo poi pubblicare su un eventuale Intranet o lo si voglia aprire con il Browser. Per passare alla visualizzazione Layout Web, scegliere Layout Web dal menu Visualizza o, in alternativa, fare clic sul pulsante Visualizzazione layout Web sulla barra di scorrimento orizzontale. Layout di Stampa Consente di visualizzare le pagine di un documento come verranno effettivamente riprodotte in stampa. Tale nuova visualizzazione sostituisce quella denominata Layout di 3

4 Pagina, Intestazioni, piè di pagina, colonne e cornici appariranno nella loro posizione effettiva. In questa visualizzazione è comunque possibile modificare e formattare il testo del documento, ad esempio trascinare una cornice in una nuova posizione. Per visualizzare il documento in questa modalità, selezionare Layout di Stampa dal menu Visualizza o il pulsante relativo sulla barra di scorrimento orizzontale. Struttura Consente di visualizzare la struttura di un documento. I titoli del documento vengono fatti rientrare per indicare il livello nella struttura del documento. La visualizzazione Struttura consente di spostarsi in modo rapido nel documento, di modificare il livello dei titoli e di cambiare la posizione di parti di testo spostando i titoli. Per passare alla visualizzazione Struttura, scegliere Struttura dal menu Visualizza. In alternativa, fare clic sul pulsante Visualizza struttura sulla barra di scorrimento orizzontale. Digitazione e revisione del testo Clicca e digita Altra novità di Word 2000 è la possibilità di editare il testo in un qualsiasi punto della pagina semplicemente facendo un doppio clic li dove si vuole cominciare a scrivere, senza dover impostare rientri o tabulazioni o formattazioni particolari di paragrafo. Modalità di selezione del testo All interno dell area di lavoro è presente un cursore lampeggiante ( ) che indica il punto esatto di inserimento del testo al momento della digitazione. È possibile spostare il punto d inserimento all interno del documento utilizzando i TASTI DI DIREZIONE sulla tastiera (contrassegnati da quattro frecce in direzioni opposte) oppure facendo clic con il mouse dopo aver posizionato il puntatore nel punto in cui si desidera spostare il cursore. Per effettuare la maggior parte delle operazioni su un documento, è necessario selezionare le parti di testo che si desiderano modificare. Esistono diversi metodi di selezione, da utilizzare a seconda del tipo di parte di testo da modificare. Nota: È opportuno ricordarsi di disattivare la selezione una volta terminate le operazioni desiderate, per evitare involontarie cancellazioni di testo. Selezione attraverso il mouse Per selezionare uno o più caratteri all interno di una parola: Posizionare il puntatore del mouse prima del carattere o della serie di caratteri da selezionare; 4

5 Fare clic e trascinare il puntatore del mouse fino a ricoprire il carattere o l insieme di caratteri da selezionare. Il carattere o i caratteri selezionati appaiono evidenziati: Per selezionare un intera parola all interno di un testo: Posizionare il puntatore all interno della parola da selezionare; Fare doppio clic con il mouse. Per selezionare una frase all interno del testo: Posizionare il puntatore del mouse all interno della frase; Tenere premuto il tasto CTRL e fare clic col mouse. Tutta la frase fino al punto apparirà selezionata. Per selezionare velocemente una riga: Posizionare il puntatore del mouse nell area vuota alla sinistra del documento (detta barra di selezione) in corrispondenza della riga da selezionare. Fare clic. La riga in prossimità della quale è stato operato il clic apparirà selezionata. Per selezionare più righe: Trascinare il mouse verticalmente all interno della barra di selezione. Per selezionare un intero paragrafo: Posizionare il puntatore del mouse nella barra di selezione in prossimità del paragrafo. Fare doppio clic col mouse. Nota: Un paragrafo per Word è costituito da tutto il testo compreso fra un terminatore di paragrafo ( ) e il terminatore di paragrafo successivo. Per selezionare un intero documento: Fare un triplo clic in un qualsiasi punto della barra di selezione. Per eliminare la selezione da una qualsiasi parte di testo Fare un clic con il mouse in un qualsiasi punto del documento. Selezione attraverso tastiera In alternativa all uso del mouse, è disponibile un altro metodo che prevede l utilizzo combinato dei tasti di direzione e del tasto SHIFT (il tasto abitualmente utilizzato per scrivere lettere maiuscole). 5

6 Per selezionare del testo: Tenere premuto il tasto SHIFT; Operare con i TASTI DI DIREZIONE: si seleziona o deseleziona il testo a seconda della direzione prescelta. Per selezionare ampie porzioni di testo: Posizionare il cursore all inizio della selezione desiderata; Spostare la visualizzazione con le barre di scorrimento fino a vedere il punto finale della selezione desiderata. In questa fase è fondamentale evitare di fare clic sull area di lavoro; Tenere premuto SHIFT e fare clic in prossimità del punto finale della selezione: l intera area compresa tra i due punti risulterà selezionata, indipendentemente dalla dimensione. Nota: Il metodo qui descritto risulta particolarmente efficace quando l area da selezionare risulta più ampia di quanto possa essere visualizzato sullo schermo. Il metodo del trascinamento con il mouse risulta infatti, in questa situazione, poco pratico. Copie e trasferimento di testo Word offre metodi alternativi per lo spostamento di testo: Utilizzando il tasto destro del mouse; Attraverso i comandi presenti nel menu Modifica; Utilizzando la tecnica del Drag & Drop, ovvero del trascinamento del mouse. Spostamento e copia attraverso appositi comandi (Taglia, Copia & Incolla) Per spostare una parte di testo: Selezionare la parte di testo da spostare; Scegliere il comando Taglia nel menu Modifica. La parte di testo selezionata viene rimossa dal documento; Posizionare il cursore nel punto del documento in cui si vuole spostare il testo rimosso; Scegliere il comando Incolla nel menu Modifica. Per copiare una parte di testo da un punto all altro del proprio documento, utilizzare la stessa procedura, sostituendo al comando Taglia, il comando Copia, sempre nel menu Modifica. Gli stessi comandi sono disponibili nel menu di scelta rapida che si attiva con il tasto destro del mouse. 6

7 Fare clic con il tasto destro del mouse sul testo selezionato che si vuole spostare o copiare. Viene visualizzato il menu di scelta rapida: Selezionare nel menu visualizzato il comando desiderato. In alternativa ai comandi da menu, è possibile utilizzare delle scorciatoie : Menu Modific a Barra degli strumenti Tastiera Taglia CTRL+ X Copia CTRL+ C Incolla CTRL+ V Nota: La parte di testo tagliata o copiata rimane memorizzata da Word fino alla successiva operazione di taglio o copia. Ciò significa che se si ripete il comando Incolla, viene incollata l ultima selezione rimasta in memoria. Spostamento e copia per trascinamento Per spostare del testo utilizzando la tecnica del Drag & Drop: Selezionare la parte di testo da spostare; Posizionarsi con il mouse all interno della selezione. Fare clic e trascinare, senza rilasciare il pulsante sinistro del mouse, la selezione fino al punto di destinazione dello spostamento. Durante il trascinamento, appare accanto al puntatore del mouse un trattino verticale tratteggiato che indica il punto di inserimento della selezione che si sta spostando; Rilasciare il pulsante del mouse. La selezione viene riposizionata a partire dal trattino verticale tratteggiato. Per effettuare una copia della selezione, seguire la stessa procedura tenendo contemporaneamente premuto il tasto CTRL durante il trascinamento: durante l operazione, al puntatore del mouse viene aggiunto un segno +. E importante in questa operazione rilasciare prima il pulsante del mouse e poi il tasto CTRL. Nota: Utilizzando la tecnica del Drag & Drop, la selezione spostata o copiata non viene memorizzata in alcuna maniera da Word Cancellazione del testo 7

8 Per cancellare singoli caratteri di testo, utilizzare i tasti CANC e BACKSPACE che eliminano rispettivamente il carattere alla destra e alla sinistra del punto di inserimento. Per cancellare intere porzioni di testo, seguire questa procedura: Selezionare la parte di testo da cancellare. Premere il tasto DEL o BACKSPACE. La parte di testo selezionata viene eliminata dal documento. Nota: Se invece di uno dei tasti di cancellazione viene digitato un qualsiasi carattere, il testo selezionato viene eliminato e sostituito dal carattere appena digitato Formattazione del documento Può nascere l esigenza di dovere scrivere parti di testo evidenziate in modo diverso rispetto al resto del documento. Per esempio, titoli, tabelle, ecc. Per compiere tali operazioni è necessario strutturare il documento in opportune sezioni, ognuna contenente la parte di testo alla quale verrà applicata lo stesso tipo di formattazione. Formattazione dei caratteri Si definiscono formattazioni di carattere quell insieme di comandi ed opzioni che permettono di differenziare l aspetto di singoli caratteri. Per formattare un carattere: Selezionare il carattere o il testo desiderato; Scegliere l opzione di formattazione desiderata. Formattazione di carattere attraverso le Barre degli strumenti Numerose formattazioni di carattere sono direttamente accessibili dalla barra degli strumenti di formattazione. In particolare, sono disponibili i seguenti pulsanti di formattazione: Grassetto Corsivo Sottolineato Quando un carattere è stato formattato secondo una delle opzioni sopracitate, il pulsante relativo nella barra degli strumenti appare premuto. Per eliminare il tipo di formattazione applicato, basta fare clic sul pulsante che appare selezionato. Sono inoltre disponibili i seguenti pulsanti: Tipo di carattere E ora più facile scegliere il tipo di carattere: infatti in Word 2000 cliccando sulla casella del tipo di carattere sulla barra degli strumenti di formattazione, compare non solo l elenco di font disponibili, ma 8

9 anche una loro anteprima; in tal modo la scelta è immediata; sono stati cioè creati i cosiddetti Font Visuali. Dimensioni carattere Nota: Se all interno di una selezione di testo sono presenti dei caratteri formattati diversamente, i pulsanti non appariranno selezionati, in quanto Word non può indicare univocamente che tipo di formattazione è stato applicato. Formattazione di carattere attraverso menu In alternativa all utilizzo della barra degli strumenti, è possibile applicare più formattazioni di carattere contemporaneamente attraverso il comando Carattere nel menu Formato. Selezionare la parte di testo alla quale si desidera applicare le formattazioni; Scegliere il comando Carattere nel menu Formato. Appare una finestra di dialogo composta da due schede: Qualora non fosse già attiva, selezionare la scheda Carattere facendo clic sulla relativa etichetta; Selezionare le opzioni che propone la finestra di dialogo e controllare il risultato nel riquadro Anteprima; Confermare con OK. Nota: È possibile copiare una formattazione da una parte di testo ad un altra. Basta selezionare la parte di testo che contiene la formattazione desiderata, fare clic sul pulsante Copia formato e selezionare infine il testo da formattare. Formattazione dei paragrafi Si definiscono formati di paragrafo quei formati che distinguono l aspetto di interi paragrafi. Word permette di modificare numerose caratteristiche di paragrafo, quali ad esempio l allineamento, i rientri, la misura di interlinea. Per definizione, tutti i formati devono essere applicati come minimo ad un intero paragrafo. Per indicare a Word su quale paragrafo applicare la formattazione, non è necessario selezionarlo interamente, ma è sufficiente posizionare il cursore al suo interno. In caso di selezione estesa, saranno oggetto di formattazione tutti i paragrafi per i quali è selezionato almeno un carattere. 9

10 Formattazione di paragrafo attraverso le Barre degli strumenti La barra degli strumenti di Formattazione mette a disposizione alcuni comandi per la formattazione rapida dei paragrafi: Pulsanti per gli allineamenti (a sinistra, centrato, a destra, giustificato). Nota: Uno dei pulsanti di allineamento risulta sempre premuto perché indica quale allineamento è in uso per il paragrafo in cui è posizionato il cursore. Se nessun pulsante risulta premuto, significa che sono selezionati più paragrafi con allineamenti diversi tra di loro. Pulsanti di rientro (riduci e aumenta). Riducono o aumentano il rientro di tutte le righe componenti un paragrafo di una misura standard di 1,27 cm. Per ogni paragrafo possiamo impostare: Prima riga rientrata Prima riga sporgente Tutte le righe di un paragrafo rientrate rispetto alle righe di altri paragrafi. Per gestire i rientri si utilizzano i seguenti oggetti posti sul righello. Per impostare un rientro: Selezionare il paragrafo da rientrare. Trascinare lungo il righello: 10

11 Per spostare la prima riga. Per spostare le righe del paragrafo fatta eccezione per la prima. Per spostare tutte le righe del paragrafo. Formattazione di paragrafo attraverso menu È comunque possibile applicare il set completo di formattazioni di paragrafo utilizzando il comando da menu. Posizionare il cursore all interno del paragrafo al quale applicare le formattazioni; Scegliere il comando Paragrafo nel menu Formato; Se non risulta già selezionata, scegliere la scheda Rientri e spaziatura Da questa è possibile impostare dei valori per i rientri del paragrafo, attribuire una spaziatura prima e dopo il paragrafo, impostare un valore d interlinea (spazio fra le righe di un paragrafo) e stabilire un tipo di allineamento: Selezionare le opzioni desiderate e confermare con OK. Scelta della lingua In word 2000, come nella versione precedente, è possibile scrivere all interno dello stesso documento, testi in diverse lingue e poi correggerli con gli strumenti di controllo. Basta scrivere, selezionare il testo e scegliere dal menu Strumenti, il comando Lingua Imposta Lingua: 11

12 Si apre la finestra che permette di impostare la lingua. Selezionando la lingua e premendo il pulsante OK si imposta il dizionario per il testo selezionato. Automaticamente Word effettua il controllo grammaticale del testo riportando gli errori: Novità di Word 2000 è il riconoscimento automatico della lingua mentre si scrive. Sono infatti immediatamente riconosciuti l Inglese, il Tedesco ed il Francese, oltre che, naturalmente, l Italiano. Tale strumento diminuisce i tempi di lavoro facilitando le procedure di correzione. Elenchi puntati e numerati Word permette di creare velocemente degli elenchi puntati o numerati. Per farlo basta: Posizionare il cursore all interno del paragrafo da utilizzare come voce dell elenco; Fare clic nella Barra degli strumenti sul pulsante: Per gli elenchi puntati. Per gli elenchi numerati. Gli elenchi puntati e numerati sono normalissimi formati di paragrafo. La componente grafica (il punto elenco) e il numero non sono direttamente selezionabili. Essi possono tuttavia essere modificati tramite il comando Elenchi puntati e numerati nel menu Formato. Ogni paragrafo che viene creato premendo INVIO al termine di un paragrafo puntato o numerato, sarà a sua volta puntato e numerato con lo stesso stile. Dopo l ultima voce di un elenco disattivare il pulsante che risulta attivo. Elenchi strutturati Un elenco può essere organizzato su più livelli, in maniera da evidenziare la struttura del testo con una opportuna formattazione. Selezionare nel menu Formato il comando Elenchi puntati e numerati Viene visualizzata la finestra Selezionare la scheda Struttura. 12

13 Selezionare il tipo di elenco desiderato. Fare clic sul pulsante OK per confermare l impostazione. Fare clic sul pulsante per applicare il formato elenco numerato. Inserire i paragrafi dell elenco. Per impostare i livelli dell elenco strutturato, si utilizzano i pulsanti di aumento e diminuzione del rientro: Fare clic sul pulsante Per aumentare il livello del paragrafo. Per diminuire il livello del paragrafo. Nota: È possibile convertire un elenco in un elenco strutturato, selezionandolo prima di applicare il comando Elenchi puntati e numerati del menu Formato e procedendo quindi alla modifica del livello applicando i pulsanti di rientro sui paragrafi. Formattazione di pagina Con il nome formati di pagina sono normalmente definiti quei formati che caratterizzano intere pagine, sezioni o documenti come, ad esempio, i margini, l orientamento del foglio e le dimensioni fisiche del foglio utilizzato. Per impostare tali caratteristiche, seguire questa procedura: Posizionare il cursore in un punto qualsiasi del documento, verificando che non vi sia alcuna porzione di testo selezionata. Scegliere il comando Imposta pagina nel menu File. Appare una finestra di dialogo composta da quattro schede. Nella scheda Margini, impostare: I quattro margini da attribuire al documento; 13

14 La distanza dal bordo della pagina di Intestazioni e Piè di pagina ; L eventuale margine di rilegatura. Quest ultimo ha lo scopo di incrementare automaticamente il margine interno (sinistro o destro che sia) per far spazio alla rilegatura. Nota: Esiste una differenza sostanziale fra margine e rientro. Il margine infatti indica la distanza fra il bordo del foglio e l inizio della riga, mentre l impostazione del rientro consente d inserire uno spazio aggiuntivo rispetto al margine. Nella scheda Dimensioni impostare: Il formato di carta da utilizzare dal menu a tendina Dimensioni foglio. L orientamento della stampa (verticale o orizzontale) selezionando l opzione desiderata (Verticale o Orizzontale). Confermare con OK. Nota: Le impostazioni effettuate nel modo sopra descritto con il comando Imposta pagina hanno effetto sull intero documento. Tuttavia, se prima di applicare il comando si seleziona una parte del documento, le impostazioni avranno effetto solo sulle pagine contenenti la parte di testo selezionata. Viene infatti creata per questa parte di testo, una sezione a parte con diverse impostazioni di pagina. Le sezioni Si crea una nuova sezione quando si vogliono modificare alcune impostazioni grafiche di un documento o di solo una parte di esso. In particolare, si crea una nuova sezione quando si vogliono cambiare: Il numero di colonne tipo giornale su una pagina; Il formato e l orientamento della pagina (è il caso, per esempio, di quando, in un documento basato su pagine con orientamento verticale, si 14

15 vuole inserire una tabella o un grafico che richiedono l orientamento orizzontale della pagina in fase di stampa). Il tipo di allineamento verticale all interno del documento; Il testo e la formattazione di intestazioni e piè di pagina; Il formato, la posizione e la sequenza dei numeri di pagina. Un interruzione di sezione appare come una doppia linea tratteggiata che attraversa lo schermo, come quella di seguito riportata: Le impostazioni di formattazione relative alla sezione considerata sono immagazzinate alla fine della sezione stessa (così come le impostazioni di formattazione di un paragrafo sono archiviate alla fine del paragrafo). Se non si inseriscono interruzioni di sezione, il documento verrà considerato una singola sezione. Creazione di documenti a colonne multiple Aprire il file il cui testo deve essere formattato su colonne multiple; Fare clic sul pulsante in basso a sinistra della finestra di Word per attivare la visualizzazione Layout di pagina Selezionare la parte di testo che si vuole portare su più colonne Scegliere il comando Colonne... nel menu Formato; Appare la seguente finestra di dialogo: Selezionare il numero di colonne desiderato, facendo clic su uno dei formati predefiniti oppure inserendo il numero di colonne nell apposita casella In basso a destra nella finestra appare un anteprima del documento (Anteprima). 15

16 Nel riquadro Larghezza e spaziatura all interno della finestra di dialogo è possibile cambiare la larghezza delle colonne e lo spazio tra queste. Deselezionando la casella Stessa larghezza per tutte le colonne, inoltre, è possibile inserire colonne di differente ampiezza. Nella casella Applica a: è possibile specificare se applicare il formato a più colonne al solo testo selezionato oppure a tutto il documento. Fare clic su OK. Nota: Formattando su più colonne solo una parte del testo si inserisce all interno del documento una nuova sezione. Per annullare la formattazione basta cancellare il simbolo Fine sezione che si trova alla fine del testo su colonne multiple. Salvataggio documenti Salvataggio di documenti: formati e modalità Quando si crea un documento è necessario salvarlo, cioè memorizzarlo in un supporto magnetico che ci permette di conservarlo e quindi di riaprirlo per utilizzarlo o per apportarvi modifiche. Primo salvataggio Per salvare un documento seguire la procedura: Scegliere il comando Salva con nome nel menu File. Appare la nuova finestra di salvataggio di Word 2000 nella quale è possibile selezionare il percorso di salvataggio dei documenti in maniera più agevole; compare infatti sulla destra una barra di pulsanti che permette di scegliere immediatamente la cartella Personale, oppure il Desktop, oppure le Cartelle Web che sono cartelle memorizzate sul computer alle quali è stato dato un indirizzo di tipo Internet in modo da essere più facilmente raggiungibili indipendentemente da dove si trovino: 16

17 Nella casella Nome file digitare il nome da attribuire al file del documento; Dall elenco della casella Salva in: scegliere il tipo di supporto fisico sul quale effettuare il salvataggio (disco C:, disco floppy A:, unità di rete, ecc.). Selezionare la cartella (directory) del disco in cui posizionare il file; Fare clic sul pulsante Per passare direttamente alla cartella gerarchicamente superiore; Per creare una nuova cartella. Controllare le selezioni effettuate leggendo il percorso completo di directory e sottodirectory che viene riportato nel menu a tendina della casella Salva in: Confermare il salvataggio con OK. Il file viene salvato nella posizione e con il nome specificato. Inoltre, al nome del file viene aggiunta, dopo un punto, una sigla di tre lettere, chiamata estensione. L estensione serve a specificare di che tipo di file si tratta (.DOC per i documenti di Word,.XLS per i fogli di Excel, ecc.). 17

18 Nota: Il nome del file può essere costituito massimo da 255 caratteri ed è possibile utilizzare gli spazi e i caratteri di punteggiatura. Successivi salvataggi Dopo la prima volta che il documento è stato salvato non è necessario specificare, nei successivi salvataggi, tutte le caratteristiche di nome e posizione già indicate, ma è possibile aggiornare il documento già salvato utilizzando il comando Salva nel menu File o il corrispondente pulsante. Salvataggio come pagina Web Word 2000 permette di salvare immediatamente come tipo di file HTML per essere completamente integrato con Internet e la tecnologia Web. Differentemente dal salvataggio in HTML della versione precedente, che era una conversione del file di Word dal formato DOC al formato standard di Internet, il salvataggio come pagina Web di Word 2000, consente l immediata pubblicazione su Web poiché l HTML è ora un formato nativo di Word. Ciò per fare in modo che vengano mantenute tutte le particolari formattazioni del documento. Selezionando il comando Salva come pagina Web dal menu File, si apre una finestra del tutto analoga a quella di salvataggio con nome nella quale è già selezionato, nella casella Tipo file, il formato Pagina Web: Stampa dei documenti Controllo dei salti pagina A volte è necessario impostare delle particolari formattazioni di paragrafo per evitare che in fase di reimpaginazione e di stampa di un documento certe parti del testo appaiano diversamente da quanto voluto a causa dei salti di pagina (per esempio delle righe isolate ad inizio pagina o dei paragrafi spezzati). Scegliere il comando Paragrafo nel menu Formato; Selezionare la scheda Distribuzione testo. Impostare all interno di questa scheda le opzioni per automatizzare buona parte del controllo dei salti pagina: 18

19 Controllo righe isolate: Evita che venga inserita una riga singola in una nuova pagina e che una riga rimanga isolata al termine di una pagina. Mantieni assieme le righe: Tutte le righe del paragrafo selezionato verranno tenute nella stessa pagina. Mantieni con il successivo: Mantiene il paragrafo nella stessa pagina del paragrafo successivo. Si usa normalmente per i paragrafi che rappresentano un titolo. Anteponi interruzione: Prima del paragrafo selezionato verrà inserito un salto pagina. Il paragrafo selezionato risulterà il primo nella pagina. Viene spesso usato per titoli di capitolo o sezione in documenti di grande dimensione. Anteprima di stampa Prima di effettuare una stampa, è raccomandabile visualizzare a video l esatto risultato che si può ottenere su carta, per applicare poi le eventuali modifiche e impostazioni sul documento: Scegliere il comando Anteprima di stampa nel menu File o fare clic sul pulsante. Appare una finestra che visualizza il documento con l aspetto che assumerà in stampa. Il puntatore del mouse assume la forma di una lente di ingrandimento che permette di effettuare uno zoom sul documento facendo un semplice clic sull area desiderata. Scegliere il comando Imposta pagina... nel menu File per modificare una o più impostazioni di pagina e controllare direttamente il risultato; Fare clic sul pulsante Chiudi per terminare l anteprima di stampa e ritornare al documento. Opzioni di stampa Per impostare tutte le opzioni relative alla stampa del documento: Scegliere il comando Stampa nel menu File; Appare la finestra: 19

20 Specificare: Nel campo Nome il tipo di stampante da utilizzare. Premendo il pulsante Proprietà, si possono modificare le impostazioni della stampante scelta. Nel riquadro Copie il numero di copie da stampare. Nel riquadro Pagine da stampare se si desidera limitare la stampa alla pagina corrente (cioè quella in cui è posizionato il cursore), al testo selezionato o ad un intervallo di pagine da definirsi. Confermare con OK per avviare la stampa con le impostazioni appena effettuate. Nota: Il comando Stampa può essere richiamato anche dall anteprima di stampa o dalla finestra di dialogo Imposta pagina. Creazione e modifica delle tabelle Creazione di una tabella Le tabelle di Word permettono di disporre facilmente testo e numeri su più colonne. Per inserire una tabella in un documento: Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire la tabella; Fare clic sul pulsante Inserisci tabelle ; Appare una griglia che rappresenta le righe e le colonne di una tabella. Trascinare il puntatore del mouse sulla griglia fino alla selezione del numero di colonne e di righe desiderato: 20

21 Rilasciare il pulsante del mouse. Viene inserita la griglia di una tabella con il numero di righe e colonne specificate. La tabella assume la larghezza massima a disposizione (da margine sinistro a margine destro). Importazione di oggetti Importazione di file esterni: file di testo, fogli elettronici e grafici È possibile inserire all interno di un documento di Word elementi, siano essi testo, tabelle create su fogli elettronici oppure grafici, provenienti da altre applicazioni. Esistono tre modi per importare elementi da file esterni: Inserire gli elementi desiderati come fossero immagini o testo formattato: in questo modo gli elementi inseriti diventeranno parte integrante del documento di Word che si sta elaborando e potranno essere modificati utilizzando gli strumenti di Word; Inserire gli elementi come oggetti creati con altre particolari applicazioni: in questa maniera è possibile editare gli oggetti in questione utilizzando l applicativo che li creò originalmente; Inserire gli elementi mantenendo il collegamento (link) al file d origine: così facendo gli elementi desiderati saranno inseriti come campi, ovvero come elementi variabili all interno del documento. Qualsiasi variazione apportata al file d origine si rifletterà in un aggiornamento automatico degli elementi inseriti. Importazione di testo attraverso il comando Copia Se il testo da inserire è solo una parte di una altro documento, è sufficiente: Aprire il documento dal quale si vuole copiare il testo; Selezionare il testo all interno del documento; Fare clic sul pulsante Copia per copiare la selezione; Visualizzare la finestra del documento in cui si vuole inserire il testo copiato; Posizionare il cursore nel punto di inserimento desiderato e fare clic sul pulsante Incolla per incollare la selezione. 21

22 Importazione di tabelle di fogli elettronici A volte è necessario inserire all interno di un documento di Word una tabella creata con Excel. Per procedere, è innanzitutto necessario distinguere due casi: Quando all interno di un foglio di Excel è contenuta una sola tabella; Quando all interno di un foglio di Excel sono presenti più tabelle o prospetti che interessano. Importazione di una tabella attraverso il menu Inserisci Se all interno di un foglio di lavoro di Excel è contenuta una sola tabella (o un prospetto composto da più tabelle contigue), per inserirla all interno di un documento di Word, si deve: Posizionare il cursore nel punto di inserimento; Selezionare il comando File nel menu Inserisci. Appare la finestra: Selezionare Tutti i file nella casella Tipo file; Scegliere il nome del file di Excel desiderato; Fare clic su OK. Appare la finestra: Selezionare dal menu a tendina nella casella Apri il documento nella cartella di lavoro: il foglio di lavoro che contiene la tabella da importare; Anche se nella casella Nome o intervallo di celle: è selezionato Tutto il foglio di lavoro, Word riconosce automaticamente i limiti della tabella inserita nel foglio di Excel e si riferisce a questi; 22

23 Fare clic sul pulsante OK; La tabella viene inserita all interno del testo come fosse una normale tabella di Word. Importazione di una tabella attraverso il comando Copia Se la tabella da importare è solo parte di una più grande, o se all interno di un foglio di lavoro di Excel esistono più tabelle, delle quali solo una interessa: Aprire con Excel il foglio di lavoro al cui interno è contenuta la tabella; Selezionare le celle che interessano; Fare clic sul pulsante Copia per copiare la selezione; Visualizzare il documento di Word in cui si vuole inserire la tabella copiata; Posizionare il cursore nel punto di inserimento desiderato e fare clic sul pulsante Incolla per incollare la selezione; La selezione viene incollata nel documento come fosse una normale tabella di Word, editabile attraverso il menu Tabella. Importazione di un grafico creato con Excel Per importare un grafico creato in un foglio di calcolo di Excel: Aprire con Excel il file desiderato; Selezionare il grafico (lungo la cornice appaiono i puntini di ridimensionamento); Fare clic sul pulsante Copia per copiare la selezione; Visualizzare il documento di Word in cui si vuole inserire il grafico copiato; Posizionare il cursore nel punto di inserimento desiderato; Selezionare il comando Incolla Speciale nel menu Modifica. Appare la finestra: 23

24 Selezionare l opzione Immagine per poter incollare all interno di Word il grafico come fosse una immagine qualsiasi. Nota: L immagine inserita come Immagine all interno di un documento di Word può essere ridimensionata, spostata ecc..., ma non può esserne modificato il contenuto. Per farlo, si consiglia di aprire Excel e di modificare il grafico attraverso questa applicazione, per poi copiarlo nuovamente al posto della versione precedente. I Modelli Ogni volta che in Word si crea un nuovo documento, se non specificato diversamente, il sistema propone il modello normal. Questo modello presenta una particolare formattazione del carattere e del paragrafo, ha dei margini di pagina preimpostati, mette a disposizione dell utente particolari strumenti, come le barre degli strumenti, i glossari e le macro. L utente ha tuttavia la possibilità di creare e di utilizzare dei modelli personalizzati da utilizzare in base al tipo di documento che intende produrre. Un modello non è altro che una struttura di documento preimpostata, alla quale l utente può accedere selezionando, nel menu file il comando nuovo documento. Le figure che possono essere incluse in un modello sono: elementi testuali e grafici; stili; voci di glossario; barre degli strumenti e macro. Creazione di un modello Creare un modello significa predisporre una struttura che all occorrenza può essere richiamata, alternativamente al modello normal, per generare un nuovo documento. Creazione di un modello. Aprire un nuovo file. 24

25 Selezionare nel menu File il comando salva. Viene visualizzata la finestra SALVA CON NOME. Selezionare nel campo tipo di file l opzione modello di documento (*.dot). Automaticamente il sistema provvede a selezionare la cartelletta utilizzata per l archiviazione dei modelli. Specificare il nome che si intende dare al modello. Premere il pulsante SALVA. Impostare la struttura che si intende dare al modello. Impostare i margini della pagina. Impostare il formato del carattere e del paragrafo. Inserire gli elementi grafici (tabelle, logo, figure) e testuali desiderati. Modificare le barre degli strumenti. Creare gli stili che dovranno essere utilizzati nel modello. Selezionare la lingua che si utilizzerà per creare i documenti, in modo che ci si possa avvalere della correzione automatica. Chiudendo il modello, salvare le modifiche effettuate. Utilizzo di un modello Produrre un documento utilizzando un modello creato in precedenza. Selezionare nel menu File il comando nuovo. Viene visualizzata la finestra NUOVO, nella quale sono contenuti tutti i modelli disponibili. 25

26 Nota: aprire un nuovo documento utilizzando il pulsante presente sulla barra degli strumenti non da la possibilità di scegliere il modello da utilizzare. Viene direttamente aperto un nuovo documento sulla base del modello normal. Selezionare il modello che si intende utilizzare. Nota: il modello del Documento vuoto è il modello normal. Controllare che sia selezionata l opzione crea nuovo documento. Premere il pulsante OK. Viene aperto il nuovo documento con la struttura e le impostazioni inserite nel modello. Nota: il documento che si crea sulla base di un modello è un nuovo file. Salvando le modifiche al documento, non viene modificato il modello. Modificare il modello normal Creando un documento sulla base del modello normal, l utente ha a disposizione una serie di impostazioni che possono non essere quelle desiderate. Se per esempio il modello normal prevede, come formato del carattere lo stile Times New Roman e come dimensione 12, mentre quello desiderato è l Arial 14, è possibile modificare permanentemente il modello normal. Selezionare nel menu Formato il comando carattere. Viene visualizzata la finestra CARATTERE, nella quale è possibile impostare il formato del carattere. 26

27 Impostare il carattere desiderato. Premere il pulsante PREDEFINITO. Viene visualizzata una finestra per un ulteriore conferma dell operazione. Premere il pulsante SI. A questo punto, tutti il formato del carattere del modello normal è modificato. Il pulsante PREDEFINITO è disponibile per tutte le impostazioni di formati. Nota: la stessa procedura può essere utilizzata per modificare i formati in tutti i modelli. È sufficiente che si stia lavorando su un documento basato sul modello che si vuole modificare. 27

28 Questionario di autovalutazione parte 1 1. Cosa si intende per barra degli strumenti standard? 2. Cosa indica la barra di stato? 3. Quali tasti consentono di andare rapidamente dall inizio alla fine del documento? 4. Quali tasti consentono di andare rapidamente dall inizio alla fine di una riga? 5. Qual è il comando che consente di scegliere le barre degli strumenti da visualizzare? 6. Quali spostamenti nel documento si ottengono cliccando sulla freccia di scorrimento verso l'alto? Sulla barra di scorrimento verticale? E trascinando la casella di scorrimento nella barra verticale? 7. Come è possibile eliminare parte del testo? 8. A cosa serve il comando File, Apri? 9. Cosa bisogna specificare nella finestra di dialogo mostrata dal comando File, Salva? 10. Come si annullano le ultime operazioni svolte? 11. Quale è la differenza tra i tasti CANC e BACKSPACE? 12. Quale tasto si può utilizzare per rientrare la prima riga di un paragrafo? 13. Che differenza c è tra la visualizzazione Normale e la visualizzazione Layout di pagina? Parte 2 1. Che differenza c è tra il comando File, Chiudi e il comando File, Esci? 2. Qual è il comando per selezionare tutto il documento? 3. In che modo è possibile selezionare una parola? 4. Quali sono i modi per richiamare i comandi per la formattazione del carattere? 5. Quali sono gli attributi di formattazione che possono essere attribuiti ad un paragrafo? 6. Cosa rappresenta l interlinea? 7. Quali informazioni fornisce il righello? 8. Quali sono gli stili che si possono attribuire ai caratteri? 9. Quale barra degli strumenti riporta i pulsanti per la formattazione di carattere e paragrafo? 10. Indicare cosa è possibile impostare con comando File, Imposta pagina? 11. Cos è l orientamento del foglio? 12. Quali sono i modi per variare i margini del documento? 13. Qual è il comando per definire una serie di paragrafi numerati? 14. A cosa serve il pulsante AUMENTA RIENTRO sulla barra degli strumenti di formattazione? 15. Qual è la differenza tra il pulsante Sostituisci e il pulsante Sostituisci tutto nel comando Modifica, Sostituisci? 16. Cosa indica il pulsante di controllo SOLO PAROLE INTERE nel comando File, Trova...? 17. Spiegare il significato dei pulsanti Ignora, Cambia, Aggiungi del controllo ortografico. Parte 3 1. Come è possibile spostare un blocco di testo? Spiegare la sequenza di passi. 2. Cos è l area Appunti? 3. Spiegare le tre modalità per attivare il comando Taglia (pulsante sin., pulsante destro, ). 4. Il contenuto degli appunti è ancora disponibile dopo aver utilizzato il pulsante Incolla? 5. Qual è il tasto per mostrare un menù di scelta rapida a comparsa? 6. In che modo è possibile inserire una riga nella tabella? 7. In che modo è possibile inserire una colonna in una tabella? 8. Come si passa da una casella all altra di una tabella? 9. Indicare i modi conosciuti per modificare la larghezza delle colonne. 10. Cosa sono intestazioni e piè di pagina? 11. Qual è il comando per inserire la numerazione progressiva delle pagine? 12. Quale tipo di visualizzazione consente di vedere intestazioni e piè di pagina? 28

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