MODELLO DI ORGANIZZAZIONE GESTIONE E CONTROLLO ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001 n. 231

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1 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE GESTIONE E CONTROLLO ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001 n. 231 Elenco delle Funzioni aziendali coinvolte nelle Attività Sensibili di Fujitsu Technology Solutions S.p.A. Vers. 2.0 approvato dal CdA il 22/01/2015 1

2 FUNZIONI AZIENDALI COINVOLTE NELLE AREE A RISCHIO DIRETTO E STRUMENTALE/ATTIVITA SENSIBILI A) Reati contro la Pubblica Amministrazione - Aree a Rischio Reato Diretto Gestione adempimenti previdenziali e assistenziali: Payroll & Expert Services Human Resources; Gestione adempimenti normativi in materia di ambiente, salute e sicurezza sul lavoro: Managing Director, RSPP Human Resources, Quality Manager Human Resources; Gestione delle vendite (diretta e indiretta): Managing Director, Sales, Channel Sales, Finance, Controlling MIS & BAS Credit & Risks Management, Controlling TMS, Supply Chain/Commercial Support/Order Management, Service Operations, Legal & Commercial; Gestione adempimenti doganali e fiscali: Finance, Accounting & Tax, Purchasing/Global Sourcing Premises & Facilities, Supply Chain/Commercial Support/Order management; Gestione del contenzioso: Managing Director, Finance Director, Human Resources, Legal & Commercial; - Aree a Rischio Strumentale Gestione omaggi, liberalità e sponsorizzazioni: Finance, Accounting & Tax, Purchasing/Global Sourcing Premises & Facilities, Sales, Information Systems, Marketing; Selezione, formazione, sviluppo e assunzione del personale: Compensation & Benefits Human Resources Gestione amministrativa del personale: Payroll & Expert Services - Human Resources, Information Systems; Gestione acquisiti beni e servizi: Purchasing, Global Sourcing Premises & Facilities, Human Resources, Payroll & Expert Services, Finance, Controlling MIS & BAS /Credit & Risks Management, Accounting & Tax, Controlling TMS, Supply Chain/Commercial Support/Order management, Legal & Commercial, Marketing; Amministrazione contabilità e bilancio: Board of Directors, Finance, Controlling MIS & BAS /Credit & Risks Management, Accounting & Tax, Controlling TMS, Supply Chain/Commercial Support/Order management, Purchasing, Global Sourcing Premises & Facilities; Tesoreria: Treasury Finance; Gestione dei sistemi informativi: Information Systems; 2

3 Gestione attività di marketing: Marketing; Gestione del credito e del rischio aziendale: Credit & Risk Management/Business Assurance - Finance; Gestione della qualità: Quality Manager Human Resources; Affari legali: Legal & Commercial; Gestione delle domande/istanze e dei rapporti con soggetti pubblici per l'ottenimento di autorizzazioni e licenze e altri provvedimenti amministrativi per l'esercizio delle attività aziendali: Finance, Global Sourcing Premises & Facilities, TQM/RSPP. A1. Reato di corruzione tra privati - Aree a rischio diretto Gestione adempimenti normativi in materia di ambiente, salute e sicurezza sul lavoro: Managing Director, RSPP Human Resources, Quality Manager Human Resources; Gestione delle vendite (diretta e indiretta): Managing Director, Sales, Channel Sales, Finance, Controlling MIS & BAS Credit & Risks Management, Controlling TMS Supply Chain, Commercial Support, Order Management, Service Operations, Legal & Commercial; Gestione del contenzioso: Managing Director, Finance Director, Human Resources, Legal & Commercial; - Aree a rischio strumentale Gestione omaggi, liberalità, sponsorizzazioni, organizzazione di eventi e attività sociali: Finance, Accounting & Tax, Purchasing/Global Sourcing Premises & Facilities, Sales, Information Systems, Marketing; Selezione, formazione, sviluppo e assunzione del personale: Human Resources, Compensation & Benefit; Gestione amministrativa del personale: Payroll & Expert Services - Human Resources, Information Systems; Gestione acquisiti beni e servizi: Purchasing, Global Sourcing Premises & Facilities, Human Resources, Payroll & Expert Services, Finance, Controlling MIS & BAS /Credit & Risks Management, Accounting & Tax, Controlling TMS, Supply Chain/Commercial Support/Order management, Legal & Commercial, Marketing; 3

4 Amministrazione contabilità e bilancio: Board of Directors, Finance, Controlling MIS & BAS /Credit & Risks Management, Accounting & Tax, Controlling TMS, Supply Chain/Commercial Support/Order management, Purchasing, Global Sourcing Premises & Facilities; Tesoreria: Treasury - Finance; Gestione dei sistemi informativi: Information Systems; Gestione attività di marketing: Marketing; Gestione del credito e del rischio aziendale: Credit & Risk Management/Business Assurance - Finance; Gestione della qualità: Quality Manager - Human Resources; Affari legali: Legal & Commercial; Gestione adempimenti doganali e fiscali: Finance, Accounting & Tax, Purchasing/Global Sourcing Premises & Facilities, Supply Chain/Commercial Support/Order management; B. Delitti informatici e trattamento illecito dei dati Politiche e Procedure di Sicurezza: Responsabile Information Systems che ricopre anche il ruolo di Decentralized Information Security Advisor ( DISA ); Assegnazione, gestione e cancellazione delle utenze di sistema e dei profili autorizzativi: Responsabile Information Systems; Sicurezza dei dati: Responsabile Information Systems; Sicurezza dei sistemi operativi: Responsabile Information Systems; Sicurezza rete interna e perimetrale: Information Systems; Sicurezza fisica: Responsabile Information Systems; Gestione dei back-up e restore dei dati: Responsabile Information Systems; Gestione del Change management: Responsabile Information Systems; C. Reati societari Gestione della Contabilità Generale: (i) nel momento dell imputazione delle scritture contabili in contabilità generale; (ii) nel momento in cui vengono effettuate verifiche sui dati contabili immessi a sistema: Finance; Accounting & Tax Finance, Controlling Finance, Consiglio di Amministrazione; Collegio Sindacale; Predisposizione del bilancio d esercizio ovvero delle situazioni patrimoniali in occasione dell effettuazione di operazioni straordinarie (fusioni, scissioni, riduzioni di capitale): (i) nel momento 4

5 della raccolta, aggregazione e valutazione dei dati contabili necessari per la predisposizione della bozza del documento da sottoporre all approvazione del Consiglio di Amministrazione; (ii) nel momento della predisposizione delle relazioni allegate ai prospetti economico/patrimoniali di bilancio (Relazione sulla gestione e Nota Integrativa), da sottoporre al Consiglio di Amministrazione: Finance; Accounting & Tax Finance, Controlling Finance, Consiglio di Amministrazione; Collegio Sindacale; Gestione dei rapporti con i Soci, il Collegio Sindacale e la Società di Revisione relativamente alle verifiche sulla gestione amministrativa, finanziaria e contabile della Società e sul bilancio d esercizio: Direzione Finance, Consiglio di Amministrazione, Collegio Sindacale; Amministrazione contabilità e bilancio: Accounting & Tax Mgmt Finance, Purchasing & Facility, Risk & Credit Finance, Commercial Support Finance, Finance Director, Consiglio di Amministrazione, Collegio Sindacale. D. Omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime commessi in violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro Tutte le attività sensibili: tutte le funzioni aziendali E. Reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro Gestione anagrafica Fornitori: Purchasing&Facility, Accounting & Tax Mgmt - Finance; Creazione/modifica anagrafica clienti: Risk&Credit Manager - Finance; Ricerca e selezione dei fornitori/consulenti: Purchasing&Facility, Accounting & Tax Mgmt Finance, Service Operations; Gestione del processo di qualifica e valutazione del fornitore/consulente: Purchasing&Facility, Accounting & Tax Mgmt Finance, Service Operations; Gestione ed emissione degli ordini di acquisto/contratti: Purchasing&Facility, Accounting & Tax Mgmt - Finance; Formalizzazione dei rapporti con i consulenti / fornitori di servizi: Purchasing&Facility, Accounting & Tax Mgmt - Finance; Verifica e monitoraggio delle merci/ prestazioni rispetto al contratto / ordine: Purchasing&Facility, Supply Chain/Commercial Support/Order management Finance, Service Operations; Monitoraggio e registrazione degli incassi: Treasury Mgmt. - Finance; Predisposizione e registrazione dei pagamenti: Treasury Mgmt. - Finance; Gestione della piccola cassa: Treasury Mgmt. - Finance; 5

6 Gestione delle attività di sponsorizzazione: Marketing, Finance; Concessione di erogazioni liberali: Marketing, Finance. F. Reati transnazionali, Reati di criminalità organizzata, Reati di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria F.1) Attività sensibili relative ai reati transazionali Gestione anagrafica Fornitori: Purchasing&Facility, Accounting & Tax Mgmt - Finance; Creazione/modifica anagrafica clienti: Risk&Credit Manager - Finance; Ricerca e selezione dei fornitori/consulenti: Purchasing&Facility Finance, Accounting & Tax Mgmt Finance, Service Operations; Gestione del processo di qualifica e valutazione del fornitore/consulente: Purchasing&Facility, Accounting & Tax Mgmt Finance,Service Operations; Gestione ed emissione degli ordini di acquisto/contratti: Purchasing&Facility; Accounting & Tax Mgmt - Finance; Formalizzazione dei rapporti con i consulenti/fornitori di servizi: Purchasing&Facility; Accounting & Tax Mgmt - Finance; Verifica e monitoraggio delle merci/prestazioni rispetto al contratto/ordine: Purchasing&Facility, Supply Chain/Commercial Support/Order management Finance, Service Operations; Monitoraggio e registrazione degli incassi: Treasury Mgmt. - Finance; Predisposizione e registrazione dei pagamenti: Treasury Mgmt. - Finance; Gestione della piccola cassa: Treasury Mgmt. - Finance; Gestione delle attività di sponsorizzazione: Marketing; Finance; Concessione di erogazioni liberali: Marketing; Finance. F.2) Attività sensibili relative ai reati di criminalità organizzata Gestione acquisti beni e servizi: Purchasing, Global Sourcing Premises & Facilities, Human Resources, Payroll & Expert Services, Finance, Controlling MIS & BAS /Credit & Risks Management, Accounting & Tax, Controlling TMS, Supply Chain/Commercial Support/Order management, Legal & Commercial, Marketing; 6

7 Gestione delle vendite: Sales, Channel Sales; Tesoreria: Treasury Mgmt - Finance; Gestione del pre-contenzioso e contenzioso penale: Finance, Direzione Generale, Legal & Commercial; F.3) Attività sensibili relative al reato di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all Autorità Giudiziaria Gestione del pre-contenzioso e contenzioso penale: Finance, Direzione Generale, Legal & Commercial; G. Reati ambientali Individuazione, valutazione e gestione dei rischi ambientali: Quality Manager- Human Resources; Gestione delle attività di raccolta, caratterizzazione, classificazione e deposito dei rifiuti: Quality Manager, TQM/RSSP, Purchasing, Global Sourcing Premises & Facilities; Gestione delle attività di trasporto, recupero, smaltimento dei rifiuti e relativa attività di intermediazione: Quality Manager, TQM/RSSP, Purchasing, Global Sourcing Premises & Facilities; Acquisizione e/o effettuazione nonché mantenimento di autorizzazioni, iscrizioni, comunicazioni e provvedimenti amministrativi obbligatori per legge quali, ad esempio, quelli al Registro AEE, al Registro Pile e Accumulatori ecc.: Quality Manager, TQM/RSSP- Human Resources; Gestione di sostanze lesive dell'ozono ed attrezzature contenenti tali sostanze: Purchasing, Global Sourcing Premises & Facilities. 7

- - - - - - - - - - - - 1 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - AFM S.p.A. Sede Legale in Bologna, Via del Commercio Associato n. 22/28 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO

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