LA COMUNICAZIONE AZIENDALE INTERNA. Finance & Operations Director at Wright Medical Italy. Università Cattolica Milano

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1 LA COMUNICAZIONE AZIENDALE INTERNA Stefano De Donno Finance & Operations Director at Wright Medical Italy Università Cattolica Milano 29 ottobre 2009

2 DEFINIZIONE SOCIETA Art Cod. Civ. Con il contratto di società due o più persone conferiscono beni o servizi per l esercizio in comune di una attività economica allo scopo di dividerne gli utili.

3 Organizzazione gerarchica e funzionale COUNTRY MANAGER SALES MANAGER MKT MANAGER ASSISTANT FINANCE OPERATIONS VIAGGI E CONGRESSI SUPPLY CHAIN CREDIT FINANCE Credit PRODUCT SPECIALIST PRODUCT MNG CUSTOM ASSIST INVENTORY MNG TENDER MNG PURCHASING ACCOUNTANT TERRITORY MNG PRODUCT MNG RUSTOM ASSIST STOREKEEPER ASSISTANT Purchasing ACCOUNTANT PRODUCT SPECIALIST PRODUCT MNG CUSTOM ASSIST STOREKEEPER Tenders Finance Sales Marketing CUSTOM ASSIST STOREKEEPER Customer Service STOREKEEPER STOREKEEPER Warehouse

4 Organizzazione a matrice e per processi Finance Mkt Admin pack Tende er call sales Tender office Tech pack Clients Insur. Price offer Analysis Preparation Filing

5 Il processo di comunicazione Feed-back Codifica Rumore Decodifica emittente messaggio canale messaggio ricevente Contesto -Gerarchia - Posizione - Luogo -Attese -Valori - Conoscenze osce e

6 DEFINIZIONI E AMBITI INFORMARE COMUNICARE Informazione significa soltanto notizia, cioè trasmissione di dati da una sorgente ad un destinatario; comunicazione non è soltanto l' informazione trasmessa, ma anche e soprattutto la/le modalità con cui questa informazione viene trasmessa. Comunicare significa quindi partecipare attivamente ad un sistema di relazioni attraverso norme e regole messe in atto in maniera consapevole o inconsapevole dagli attori in esso presenti, i quali si scambiano informazioni, sensazioni, immagini mentali e stati d'animo usando canali e codici verbali,, non verbali e simbolici, utilizzabili ed utilizzati in un determinato contesto culturale.

7 L AZIENDA E LA COMUNICAZIONE il significato del messaggio coincide con ciò che viene realmente compreso dal destinatario (e non con ciò che noi volevamo far capire) Capacità di decifrare il messaggio Lingua Cultura personale Cultura aziendale Conoscenze tecniche Capacità di contestualizzare il messaggio Motivazione a recepire Credibilità della fonte

8 L AZIENDA ED IL SUO CONTESTO Clienti/fornitori soci Agenti Consulenti Comunità finanziaria fisco mercato

9 L AZIENDA E LA COMUNICAZIONE INTERNA / ESTERNA REGOLAMENTATA / NON REGOLAMENTATA INDOTTA - DOVUTA / SPONTANEA FUNZIONALE MISSION OBIETTIVI / NON FUNZIONALE FORMALE / INFORMALE TOP-DOWN / BOTTOM- UP RISERVATA / PUBBLICA

10 Livello 1. Sono le informazioni pubbliche della società, di pubblico dominio Owner: tutti possono o devono possedere. es Le intestazioni della società Fornitori o clienti. Organigramma Obiettivi aziendali

11 Livello 2. informazioni che devono essere a disposizione soltanto di un gruppo di persone omogeneo Owner: dipartimenti, divisioni, team di progetto es Piano dei conti Procedure di reparto

12 Livello 3. informazioni riservate, societarie più strette, necessarie per avere successo imprenditoriale Owner: dirigenza ai massimi livelli e proprietà es Piano strategico a medio lungo termine Stipendi / Piano incentivi

13 .. Un uomo solo al comando Ambiente molto complesso e globalizzato Comunicazione interna: strumenti base del successo Impegnare risorse personali e finanziarie Creare clima per libera circolazione info e idee Attitudine ad ascoltare Creare dei codici condivisi Favorire la comunicazione in tutte le direzioni Empowerment = autonomia e responsabilità Politica e ob aziendali condivisi

14 Ogni dipendente deve essere in grado di valutare come sta andando o impresa o Il suo reparto / processo o Se stesso SINDROME DELLA RETICENZA Mancanza di trasmissione di info al leader da parte dei collaboratori Paura reazione negativa del capo Paura di essere indicato come il capro espiatorio Timidezza della brava persona Se non si dice nulla il problema si risolve da solo

15 EVOLUZIONE DEI MEZZI DI COMUNICAZIONE Conference call Newsletter skype giornalino aziendale fax telefono intranet t videoconference Instant messaging ppt

16 EVOLUZIONE DEI MEZZI DI COMUNICAZIONE Colloquio One - to - one Riunione Team meeting Colazione da Tiffany Christmas Party Cena di lavoro Second-life Facebook Pausa caffè

17 E- MAIL POCO COSTOSA -costo collegamento ad internet INDIPENDENTE DALLA LOCAZIONE FISICA - basta un pc VELOCE - pochi secondi SUBJECT - Sintesi. NON GARANTISCE IL RICEVIMENTO MESSAGGIO - si e no.. LIMITATO CONTROLLO SUI MESSAGGI RICEVUTI - spam COMUNICAZIONE NON COMPLETA no emozioni 1-to-1

18 PERCHE COMUNICARE Peer Collaboratore Peer Capo Capo Collaboratore INFORMARE per trasmettere un dato. Es per fare funzionare un processo REPORTING Selezione di dati e info per dare gli elementi per valutare lo stato delle attività del reparto PROCESSO DI EXECUTION

19 PERCHE COMUNICARE BENE RISCHIO ECCESSO DI DATI E INFO DA GESTIRE PARALIZZINO LE AZIONI IMPORTANZA DI COMUNICARE IN MODO APPROPRIATO?

20 COMUNICARE BENE- CHECK LIST WHO WHAT WHEN WHOM WHY

21 MAPPA DELLA EXECUTION COMUNIC CARE IN MODO APPROP PRIATO OBIETTIVO STRATEGICO AZIENDALE OBIETTIVO SMART PER DIPARTIMENTO RISORSE PIANIFICAZIONE MISURAZIONE TEAM & $ TIMING E RUOLI KPI

22 OBIETTIVO S.M.A.R.T. SPECIFIC -identificato MISURABLE -monitoring ACHIVABLE azioni e risorse REALISTIC ma sfidanti TIME BOUNDED limite tempo

23 MATRICE IMPORTANTE - URGENTE Molto importante Da scadenzare Fare subito Da eliminare Da delegare Poco importante Poco urgente molto urgente

24 DIFFICOLTA NELLA EXECUTION CRITICITA SOLUZIONE STRUMENTO Disorientamento: Dove stiamo andando? Defocalizzazione: cosa devo fare? Quali sono le priorità? Esplicitare Mission, obiettivi strategici Obiettivi SMART Matrice Urgente/ importante Riunione Plenaria Colazione da TIffany Team meeting Coaching one-to-one Demotivazione Perchè lo devo fare? Sentirsi responsabili Team Building Xmas party

25 KNOWLEDGE MANAGEMENT Manager deve migliorare i processi aziendali aumentare l'efficienza e l'efficacia dei comportamenti lavorativi individuali e collettivi OBIETTIVI DELLA COMUNICAZIONE INTERNA L'interazione tra le persona con l'utilizzo delle tecnologie adeguate. Il coinvolgimento delle persone nei processi aziendali e nella loro continua riconfigurazione. Il coinvolgimento delle persone nelle riconversioni e nelle riorganizzazioni La condivisione da parte di tutti del modello di business e delle strategie aziendali.

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