Guida alla predisposizione dello Studio di Fattibilità Tecnica per la gestione della sicurezza dei dati e della continuità operativa dei servizi

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1 1. Definizioni Le Guide Sintetiche Guida alla predisposizione dello Studio di Fattibilità Tecnica per la gestione della sicurezza dei dati e della continuità operativa dei servizi La continuità operativa è definita come l insieme di attività volte a ripristinare lo stato del sistema informatico o parte di esso, compresi gli aspetti fisici e organizzativi e le persone necessarie per il suo funzionamento, con l'obiettivo di riportarlo alle condizioni antecedenti a un evento disastroso. La continuità operativa comprende quindi sia gli aspetti strettamente organizzativi, logistici e comunicativi che permettono la prosecuzione delle funzionalità di un organizzazione, sia la continuità tecnologica, riguardante prettamente l infrastruttura informatica e telecomunicativa (ICT) dell'amministrazione e meglio nota come disaster recovery (DR). 2. Adempimenti Il Codice della Amministrazione Digitale (art 50 bis) prevede che ciascuna amministrazione adotti e gestisca nel tempo un Piano di Continuità Operativa e un Piano di Disaster Recovery. Il primo deve essere aggiornato almeno ogni due anni. Il secondo, che è parte integrante del primo, deve essere aggiornato con cadenza almeno annuale, ed entro il 31 dicembre di ogni anno, deve essere inviato (nella versione aggiornata) al DigitPA. Nella tabella seguente sono riportati i contenuti minimi dei due piani: Piano di Continuità Operativa 1. Finalità e Ambito di applicazione: a) i servizi da recuperare e le priorità di recupero; b) i tempi entro i quali i servizi devono essere recuperati (RTO); c) i livelli di recupero necessario per ogni servizio (RPO); d) le condizioni che portano a invocare il piano. 2. Ruoli e responsabilità delle persone coinvolte (in termini di processo decisionale e di livello di autorità) durante e dopo un emergenza. 3. Modalità di attivazione, gestione e manutenzione del PCO. Piano di Disaster Recovery 1. Finalità e Obiettivi del Piano di Disaster Recovery. 2. Descrizione della soluzione di Disaster Recovery adottata per assicurare la continuità di funzionamento del sistema informatico primario a fronte di eventi disastrosi. 3. Perimetro di riferimento del Piano: a) descrizione del sistema informatico primario e dei servizi critici che la soluzione di DR deve garantire; b) fattori critici e di rischio, c) descrizione dei casi di disastro/indisponibilità prolungata che si intendono affrontare con la soluzione di DR; 4. Organizzazione, ruoli e responsabilità, strutture e personale coinvolto nelle attività. 5. Politica di sicurezza e di salvaguardia dei dati. 6. Fasi della soluzione di disaster recovery. 7. Gestione del piano (attività da svolgere per garantire la predisposizione e l aggiornamento/revisione del piano di DR). 8. Procedure di test

2 I piani devono essere redatti sulla base di un dettagliato Studio di Fattibilità Tecnica (SFT), in cui vanno indicate sia le risultanze del processo di autovalutazione dei servizi erogati dall'amministrazione (v. in prosieguo) sia le iniziative che l'amministrazione ha attuato o intende attuare per ottemperare agli impegni previsti dal CAD, con evidenza, ove necessario, dei tempi stimati e del percorso previsto per garantire l'aderenza al CAD. L'autovalutazione dei servizi e lo Studio di Fattibilità Tecnica devono essere realizzati anche dalle amministrazioni che hanno già adottato soluzioni e piani di CO/DR. Sullo Studio di Fattibilità Tecnica deve essere acquisito il parere di DigitPA. 3. Scadenze Entro il 24/04/2012 (15 mesi dall'entrata in vigore del DLGS 235/2010), le PP.AA. devono: predisporre lo SFT; fare la richiesta di parere a DigitPA; ricevere il parere da DigitPA; predisporre il Piano di Continuità Operativa. 4. Lo Studio di Fattibilità Tecnica 4.1. Identificazione dei servizi Lo Studio di Fattibilità Tecnica può essere inteso come il momento finale di un percorso metodologico che l'amministrazione deve effettuare e che ha inizio con una fase di autovalutazione dei servizi. Nell' identificare quali servizi sottoporre al processo di valutazione (e quindi inserire nello Studio di Fattibilità Tecnica), l amministrazione deve censire i servizi erogati, individuando, tra questi, i servizi c.d. critici, cioè quei servizi che per norma, missione istituzionale o altro devono essere necessariamente mantenuti in operatività. In tal senso, un servizio può rivelarsi "critico" anche se l amministrazione che lo eroga non è direttamente interessata a mantenerne l operatività ed a proteggerlo, come nel caso di servizi "critici" per un altra amministrazione, utente della prima. É opportuno precisare che non necessariamente il servizio deve essere riconducibile o corrispondere ad una specifica applicazione o software: si possono infatti avere casi in cui il servizio viene erogato mediante l'utilizzo di diverse applicazioni. È inoltre consigliabile effettuare, per quanto è possibile, un raggruppamento in classi "omogenee" dei servizi aventi caratteristiche comuni (es. per tipologia, modalità di erogazione, esigenze operative, ecc.): nel qual caso le autovalutazioni e i tipi di soluzioni si riferiranno alla classe e non al singolo servizio.

3 La tabella seguente mostra alcuni esempi di Servizi/Classi di servizio ricorrenti presso le istituzioni scolastiche. Servizio Albo pretorio on line Gestione Protocollo Informatico Classe di servizio Gestione Alunni (iscrizioni, formazione classi, presenze, scrutini, esami, emissioni certificati/pagelle, rilevazioni varie, ecc.); Gestione Contabile-Finanziaria (bilancio della scuola, pagamenti, riscossioni, registro delle minute spese, registro accantonamento ritenute) Gestione Emolumenti (elaborazione emolumenti /cedolini unici, CUD, denunce mensili all'inpdap e all'inps, comunicazione dati alla D.P.T., modelli di disoccupazione INPS, modelli 770, Dichiarazioni IRAP, Trattamenti di Fine Rapporto, ecc.); Gestione Patrimonio (inventario, magazzino) Gestione Personale (presenze, fascicoli personali dei dipendenti, graduatorie di istituto, dichiarazioni di servizio, certificati di servizio, individuazione supplenze, contratti d'opera, decreti assenze, rilevazioni varie, ricostruzioni di carriera, pratiche PA04, ecc.) Autovalutazione dei servizi Il percorso di autovalutazione è finalizzato a identificare le possibili soluzioni tecnologiche (Tiers) rispondenti alle peculiari caratteristiche e specificità del servizio erogato e dell'ente. L' autovalutazione dei singoli servizi ( e/o delle singole classi di servizio) va effettuata mediante l'applicazione web messa a disposizione dal DigitPA alla seguente pagina e il cui manuale d'uso è reperibile alla pagina d'uso applicativo web autovalutazione.pdf. Ciascun servizio/classe di servizio va analizzato con una istanza separata dello strumento. Il processo di autovalutazione si sviluppa lungo tre direttrici: tipologia di servizio erogato; complessità organizzativa; complessità tecnologica.

4 Per ciascuna direttrice, l'applicazione elabora, sulla base di una serie di parametri definiti dal compilatore della scheda di autovalutazione, un indice di criticità. I tre indici finali, uno per direttrice, concorrono a loro volta a determinare un indice complessivo di criticità del servizio, che consentirà di associare al servizio in esame una delle 4 possibili classi di rischio, per le quali è possibile adottare una delle 6 soluzioni tecnologiche previste (Tiers). L'indice di criticità complessivo può assumere valori che variano in scala tra 1 e 10. La tabella successiva mostra le relazioni di corrispondenza tra l'indice di criticità e le classi di rischio: Indice di criticità Classe di rischio < 3 Bassa < 6 Media < 9 Alta 9-10 Critica La tabella successiva mostra le 4 classi di rischio, cui corrispondono le soluzioni tecnologiche (Tiers) minime. Soluzioni tecnologiche Tier 1: backup dati e conservazione presso un altro sito con spazi attrezzati per accogliere risorse elaborative in caso di disastro, con garanzia della disponibilità di risorsa di elaborazione in emergenza. Tier 2: soluzione simile a quella di Tier 1 ma le risorse elaborative, già presenti, possono essere disponibili in tempi più brevi. Tier 3: soluzione simile a quella di Tier 2 ma il trasferimento dei dati tra il sito primario e quello di DR avviene attraverso un collegamento di rete tra i due siti. Tier 4: la soluzione prevede che le risorse elaborative, garantite coerenti con quelle del centro primario, siano sempre disponibili, permettendo la ripartenza delle funzionalità in tempi rapidi. Tier 5: la soluzione è analoga a quella del Tier4, con la differenza che l aggiornamento finale dei dati avviene solo quando entrambi i siti hanno eseguito e completato i rispettivi aggiornamenti. Tier 6: la soluzione prevede che nel sito di DR le risorse elaborative, oltre ad essere sempre attive, siano funzionalmente speculari a quelle del sito primario, rendendo così possibile ripristinare l operatività dell IT in tempi molto rapidi. Classe di rischio Bassa Media Alta Critica Tra le direttrici, quella che ha un maggiore peso nell'elaborazione dell'indice di criticità complessivo è la tipologia di servizio. Tra i parametri relativi a quest'ultima direttrice, particolare attenzione deve essere posta nell'indicazione del "Tempo massimo tollerabile tra la produzione di un dato e il suo salvataggio" (RPO) e del "Tempo massimo tollerabile di indisponibilità del servizio"(rto): i due indicatori restituiscono infatti la "misura" in cui deve deve essere mantenuto in operatività il servizio.

5 In generale, nel caso delle istituzioni scolastiche, non si rilevano grossi scostamenti tra gli indici complessivi di criticità calcolati per i vari servizi/classi di servizio: è infatti possibile desumere - attraverso semplici simulazioni - per ciascun servizio un indice di criticità variabile tra "1" e "2" (classe di rischio "bassa"), con eccezione di alcuni casi, come ad esempio l'albo on line, per i quali sono richiesti livelli di continuità più stringenti (parametri RPO ed RTO relativamente bassi, classe di rischio "media") Compilazione della scheda di autovalutazione La compilazione della scheda di autovalutazione del servizio non presenta eccessive difficoltà, dal momento che l'applicazione fornisce per ciascun parametro una lista di scelte predefinite, che indicano le possibili alternative associabili al parametro stesso (come illustrato nell'immagine seguente). Al termine della compilazione della scheda di autovalutazione, cliccando sul pulsante,

6 l'applicazione processerà i dati inseriti dal compilatore segnalando eventuali incongruenze/incoerenze riscontrate. In caso di verifica positiva, l'applicazione mostrerà in una finestra di riepilogo i dati inseriti nella scheda di valutazione: all'interno della finestra, in fondo alla pagina, saranno presenti i pulsanti e, attraverso i quali il compilatore potrà procedere alla modifica dei dati o al download della scheda. Cliccando su "Scarica la scheda", l'applicazione permetterà di salvare in locale il file nomeservizio_aaaammgg_hhmmss.zip, contenente al suo interno un file in formato pdf e uno in xml. I files nomeservizio_aaaammgg_hhmmss.zip relativi alle valutazioni dei singoli servizi, andranno inviati insieme allo Studio di Fattibilità Tecnica al DigitPA (v. in prosieguo) Contenuto dello Studio di Fattibilità Tecnica Lo Studio di Fattibilità Tecnica deve essere redatto per ciascun servizio erogato dall'amministrazione e coperto dalla soluzione tecnologica che si intende adottare (c.d. servizio "in ambito"). Di seguito vengono descritti i contenuti principali dello SFT. Paragrafo Informazioni generali Ambito dello studio di fattibilità tecnica Risultato del percorso di autovalutazione Soluzione tecnica Tempi e modalità di realizzazione della soluzione Descrizione In questo paragrafo vanno riportate le informazioni generali dell Amministrazione che emette lo SFT. Per le Amministrazioni che già dispongono di una soluzione di CO/DR deve essere inviata la versione vigente del Piano di CO e del Piano di DR. In questo paragrafo va descritto l ambito a cui si applica lo SFT, ossia il complesso dei servizi e della relativa struttura che li eroga. In questo paragrafo, per ogni servizio/classe di servizi che fa parte dell ambito dello SFT devono essere riportati i dati emersi nel corso dell autovalutazione (Indice complessivo di criticità, Classe di criticità; Soluzione tecnologica (Tier)). In questo paragrafo deve essere indicato se i servizi/classe servizi, elencati in precedenza, sono coperti da un unica soluzione o sono previste diverse soluzioni. In quest ultimo caso deve essere riportata una mappa di copertura tra le singole soluzioni e i servizi. Se le soluzioni effettivamente adottate differiscono da quelle suggerite dal risultato dello strumento di autovalutazione, è necessario riportarne in dettaglio le motivazioni. Nel caso in cui lo SFT comprenda più soluzioni, per ognuna di esse deve essere compilato un sottoparagrafo in cui riportare a quale servizio/classe di servizi si riferisce la soluzione e la descrizione dell architettura tecnica ed applicativa che si intende adottare/ si è adottata per la soluzione. In questo paragrafo devono essere indicati: - i tempi di realizzazione delle soluzioni individuate; - le modalità di realizzazione delle soluzioni individuate; - le eventuali criticita che possono incidere sul piano di realizzazione.

7 4.4. Elaborazione dello Studio di Fattibilità Tecnica mediante Argo Privacy WEB Le Guide Sintetiche All'interno dell'applicativo Argo Privacy Web, sono presenti dei moduli che consentono l'inserimento dei dati necessari all'elaborazione e alla stampa dello Studio di Fattibilità Tecnica. In prima istanza, l'operatore deve indicare i servizi erogati dall'amministrazione. Si accede alla funzione dal menù "Tabelle Servizi" Il sistema riporterà nella finestra l'elenco dei servizi inseriti dall'utente Attraverso le icone presenti nella barra della finestra, sarà possibile procedere all'inserimento, modifica e cancellazione dei servizi. L'immagine successiva mostra la finestra di dettaglio del servizio

8 Segue la specifica descrittiva dei vari campi Campo Servizio Descrizione Responsabile In ambito Classe di servizio Utenza Soluzione tecnologica Indice di criticità Classe di criticità Descrizione Va indicato il nome del servizio o della classe di servizio Nel caso di utilizzo di classi di servizio, può essere usato per riportare una breve descrizione dei criteri adottati per il raggruppamento dei vari servizi. Può essere usato per indicare il nominativo del responsabile del servizio. Attraverso il pulsante di ricerca posto a fianco del campo, è possibile prelevare il nominativo dall'anagrafe del personale. Va indicato "Si" nel caso in cui si tratti di un servizio coperto da una delle soluzioni che si intende adottare (e quindi da includere nell'ambito dello studio di fattibilità). Va indicato "Si" nel caso in cui si tratti di una classe di servizio. Va indicata la tipologia di utenza cui si rivolge il servizio: le opzioni di scelta sono le stesse di quelle previste dallo strumento di autovalutazione. Va riportato il "Tier" restituito dallo strumento di autovalutazione Va riportato l'indice di criticità complessivo restituito dallo strumento di autovalutazione Va riportata la classe di criticità restituita dallo strumento di autovalutazione Terminata la compilazione dei servizi, l'operatore può procedere alla definizione delle soluzioni tecniche che l'amministrazione intende adottare. Si accede alla funzione dal menù "Tabelle Soluzioni tecniche"

9 Attraverso le sottofunzioni "Nuovo" e "Modifica" è possibile procedere all'inserimento e alla modifica/cancellazione delle soluzioni tecniche. L'immagine successiva mostra la finestra di dettaglio della soluzione tecnica La finestra è suddivisa in due sezioni: "Dati generali" e "Servizi collegati". Nella prima sezione vanno riportati gli elementi qualificanti la soluzione tecnica che s'intende adottare (o che è stata già adottata). Una serie di "help contestuali", guidano l'operatore nelle compilazione della sezione. Segue la specifica descrittiva dei vari campi Campo Soluzione Tier Stato della soluzione Caratteristiche della soluzione DR Descrizione Va indicato il nome della soluzione (es. Soluzione n. 1) Va indicato il Tier cui fa riferimento la soluzione tecnica che si intende adottare o che è stata adottata. Naturalmente il Tier della soluzione tecnica può essere anche più elevato rispetto a quello individuato dall'autovalutazione. Va indicato uno tra gli stati possibili: da adottare, adottata, in realizzazione Va indicato se le caratteristiche della soluzione sono conformi ai paragr. 6,3, 6.4, 6.5 delle linee guida. In caso contrario, evidenziare eventuali difformita' e relative motivazioni.

10 Descrizione organiz. per le emergenze Quantità dati trasferiti tra i siti Natura dei dati trasferiti Modalità di trasferimento dati tra i siti Risorse elab. sito primario Risorse elab. sito secondario Prest. risorse elab. sito sec. Va indicata la descrizione dell organizzazione per la gestione delle emergenze che si intende adottare (per esempio, come indicato nel capitolo 4 delle Linee guida per il DR delle PA ). Va indicata la quantità dei dati (espressa in MB GB o TB) trasferiti tra il sito primario (in cui avviene l'erogazione del servizio in condizioni normali) e il sito secondario (utilizzato nel caso di inattività del sito primario e in cui vengono appunto ripristinati i servizi per tutta la durata dell'emergenza) relativamente ai servizi afferenti alla soluzione Indicare la natura di dati (relativamente ai servizi afferenti alla soluzione) trasferiti tra i due siti Indicare: a) se solo trasferimento, indicare quali supporti e la frequenza di trasferimento; b) se trasmissione on line, indicare banda garantita e % banda utilizzata Va indicato il tipo di risorsa elaborativa utilizzata presso il sito primario per i servizi afferenti alla soluzione. Opzioni possibili: fisica, virtualizzata, mista. Va indicato il tipo di risorsa elaborativa utilizzata presso il sito secondario per i servizi afferenti alla soluzione. Opzioni possibili: condivise, dedicate. Vanno indicate le prestazioni delle risorse elaborative utilizzate presso il sito secondario per i servizi afferenti alla soluzione. Opzioni possibili: equivalenti a quelle nel primario, ridotte in termini di prestazioni. Dimensione dello storage Vanno indicate le dimensioni dei supporti di memorizzazione dei dati, nel sito primario e secondario relativo ai servizi afferenti alla soluzione (espresse in GB o TB) Connettività sito DR Numero PDL minimo Organiz. per la gest. emergenze indicare se esiste, è prevista o non è prevista la connetività del sito secondario con eventuali sedi periferiche Indicare il numero di postazioni dilavoro necessarie a garantire la funzionalità minima dei servizi offerti durante l operatività ordinaria e l operatività in emergenza Indicare se: esiste / è prevista / non è prevista

11 Note sull'organizzazione Condizioni di rischio Modalità di realizzazione Tempi di realizzazione Esiste un piano di disaster recovery? Esiste un piano di continuità operativa? Data disponibilità PDR Data disponibilità PCO Data disponibilità sito secondario Data disponibilità soluzione un'organizzazione per la gestione delle emergenze (es. se è stato istituito un comitato di crisi) Nel caso in cui sia presente un'organizzazione per la gestione delle emergenze, indicare come viene identificata e la composizione della stessa (ruoli e responsabilità) Indicare le condizioni limite (scenari di rischio) affinché sia dichiarata la crisi (per attivare le misure che saranno contenute nel Piano di Continuità Operativa) ed in particolare dove sono definite e documentate Indicare la modalità di realizzazione della soluzione (es. Acquisizione servizio, Forniture, Condivisione sito con altra amministrazione, Ristrutturazione sito amministrazione) Indicarei tempi di realizzazione della soluzione tecnica Indicare se già esiste un piano di DR. Indicare se già esiste un piano di CO. Indicare la data di disponibilità del Piano di Disaster Recovery Indicare la data di disponibilità del Piano di Continuità Operativa Indicare la data di disponibilità del sito secondario per la soluzione afferente ai servizi Indicare la data a partire dalla quale la soluzione sarà operativa.

12 Nella seconda sezione vanno indicati i servizi cui si riferisce la soluzione che s'intende adottare (o che è già stata adottata). I due pulsanti "Inserisci" ed "Elimina" consentono di aggiungere o togliere dall'elenco eventuali servizi. L'immagine successiva mostra la finestra di inserimento di un servizio nella lista di servizi collegati alla soluzione. Segue la specifica descrittiva dei vari campi Campo Servizio Gestione infrastruttura IT del sito di produzione Note sull'infrastruttura sito primario Descrizione Va indicato il servizio da collegare alla soluzione. La lista di scelte propone solo quei servizi definiti dall'utente "in ambito" Indicare una delle possibili opzioni: Interna Esterna: presso fornitore Esterna: presso società in house/centro servizi Esterna: presso altra Amministrazione Da compilare solo nel caso di gestione

13 Gestione della soluzione per il sito di DR dell'infrastruttura del sito primario affidata all'esterno. Vanno indicati gli elementi minimi contrattuali: durata, SLA, localizzazione sito Indicare una delle possibili opzioni: Interna Esterna: presso fornitore Esterna: presso società in house/centro servizi Esterna: presso altra Amministrazione Al termine della compilazione dei servizi e delle soluzioni tecniche, è possibile procedere all'elaborazione e stampa del documento, dal menù Stampe Disaster Recovery Studio di Fattibilità Tecnica. 5. Analisi del contesto e la scelta delle soluzioni per la continuità operativa In linea di massima le istituzioni scolastiche possono essere definite amministrazioni di piccole dimensioni. Sono generalmente dislocate in un unica sede o su più sedi all'interno dello stesso comune. Le attività svolte non sono in genere particolarmente critiche ai fini della continuità operativa e può essere tollerata una interruzione dei servizi per una durata massima variabile tra giorni e settimane. Anche il sistema informatico non presenta una rilevante complessità, essendo costituito in buona parte dei casi da PC e server connessi in LAN, o nel caso di sedi distaccate, da più LAN tra loro interconnesse. In questi casi i server sono allocati in una specifica sede (generalmente la sede centrale) e i servizi vengono erogati presso gli uffici tramite collegamenti remoti ai sistemi server, oppure attraverso Internet. La presenza di personale tecnico è limitata e in alcuni casi le operazioni di backup/restore e di gestione ordinaria degli apparati è affidata al personale amministrativo o a docenti con competenze informatiche. L'analisi del contesto induce dunque a ritenere idonee quelle soluzioni che permettono di affrontare eventi calamitosi garantendo gli adempimenti essenziali anche senza elevati livelli di servizio. In tal senso, sono particolarmente indicati accordi di mutuo soccorso o forme associative (reti) tra varie istituzioni scolastiche che consentono di condividere le risorse per l emergenza. Un'altra possibilità da valutare è il ricorso a servizi informatici in modalità web: in questo caso infatti l istituzione scolastica potrà sviluppare un piano di continuità operativa che si preoccupi essenzialmente degli aspetti logistici e organizzativi, mentre sarà cura del fornitore adottare un proprio sistema di continuità operativa che garantisca i servizi informatici. 6. Informazioni da inviare a DigitPA ai fini del rilascio del parere sugli Studi di Fattibilità Tecnica La richiesta di parere sullo SFT deve essere trasmessa mediante posta elettronica certificata (PEC) all indirizzo PEC dal Responsabile della Continuità Operativa, dalla casella PEC dell istituzione scolastica. La richiesta di parere, deve essere inoltrata sia dalle Amministrazioni che non dispongono di Piani e soluzioni di CO/DR sia dalle Amministrazioni che già si sono dotate degli stessi. Il messaggio di PEC deve avere in allegato: la richiesta di parere sullo SFT; una relazione che illustri gli obiettivi complessivi che l'amministrazione si propone di raggiungere ai fini della digitalizzazione e dell attuazione degli adempimenti del CAD, nonché

14 per assicurare il rispetto delle Regole Tecniche dallo stesso CAD previste; lo SFT in formato elettronico liberamente rielaborabile e uno o più file contenenti gli esiti dell' autovalutazione eseguite sui servizi, mediante l'applicazione messa a disposizione da DigitPA sul proprio sito; i riferimenti (indirizzo e.mail; numeri di telefono) del Responsabile della Continuità Operativa, per eventuali richieste di informazioni e chiarimenti. Il parere emesso da DigitPA potrà essere: Favorevole Favorevole condizionato Contrario Per l'emissione del parere è previsto un termine di 60 giorni dalla ricezione della richiesta. Se necessario, possono essere richieste da parte di DigitPA informazioni aggiuntive all'amministrazione: in questo caso s'interrompe il termine di emissione del parere, che verrà rilasciato entro 30 giorni dalla ricezione di tutti gli elementi richiesti.

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