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1 Echi dal PMI Global Congress EMEA 2007 Different Area of focus Project Risk Management Paolo Rossi, PMP Echi da Budapest, 8 giugno

2 Il Project Risk Management al Congresso Temi del PRM trattati da N 4 presentazioni in varie aree of focus, da differenti prospettive Particolare attenzione ai temi relativi alla parte di risk definition e assessment. Consapevolezza del rischio del project risk management: elevato potenziale ma facile aleatorietà RiskSIG Specific Interest Group (www.risksig.com) presente con un numero significativo di guru, congress speakers e partecipanti ai lavori Echi da Budapest, 8 giugno

3 Il Project Risk Management al Congresso Areas of Focus ADV01 ADV05 PMT01 PMT04 INTERVENTO Back to basics: how to generate value through risk management, Colin Wheeler Understanding risk exposure using multiple hiearchies, David Wilson Incorporating risks in schedule development. You have the tools, can you get the info?, Kostantinos Kirytopoulos How to link the qualitative and quantitative risk assessment, Paolo Rossi Echi da Budapest, 8 giugno

4 PMT04 How to link the qualitative and quantitative risk assessment Elementi chiave La fase di qualitative assessment può diventare, se adeguatamente strutturata, un elemento chiave dell intero processo di risk management. Una precisa caratterizzazione degli intervalli di probabilità e di impatto per le diverse aree può ridurre notevolmente l instrinseca soggettività della valutazione qualitativa. L introduzione di un sistema di scoring consente utili approfondimenti all analisi del rischio di progetto e indicazioni su gli step successivi. Echi da Budapest, 8 giugno

5 Qualitative assessment limits Subjective evaluation of P,I intervals Clear indication of overall project risk level exposure Risks ranking & prioritization Risk level ranking by categories and impact areas Risk level monitoring vs time Echi da Budapest, 8 giugno

6 Project qualitative risk exposure through PxI matrix The qualitative PxI matrix is a powerful representation of the project risk exposure but constrained by some limits: For each risk factor the same probability of impact is assigned for different areas. Only the highest impact value is represented in the matrix. The alternative would be to depict in the PxI matrix not the single risk factor but each of its potential impact Echi da Budapest, 8 giugno

7 Qualitative assessment areas of improvement Clear definition of scale intervals for: Probability values Impact effects for each different project objectives Score system definition to quantify the qualitative assessment through a numerical index Echi da Budapest, 8 giugno

8 To guide the impact assessment a legend has been created for each impact area Risk impact areas Impact level* People Multiple fatalities Permanent Total Disability / Single fatality Major health effect / injury Minor health effect / injury Slight health effect / injury Environmen t Extensive damage Major effect Localised effect Minor effect Slight effect Costs Quality Schedule Budget increase >15% Budget increase >7% Budget increase 0-7 % Can be managed within contingency Slight effect Project Objectives Project product unusable Quality reduction unacceptable to the client Quality reduction requires client approval Only very demanding applications are affected Quality degradation barely noticeable Overall project slippage > 6 months Overall project slippage 3-6 months Overall project slippage 0-3 months Can be managed within contingency Insignificant schedule slippage Commercial / Business loss IRR reduction >20% IRR reduction 10-20% IRR reduction 5-10 % IRR reduction < 5% Insignificant business loss Corporate Reputation Corporate Image International impact National impact Local impact Minor impact Slight impact Relationshi p with 3rd parties Company breakdown of relation with influential stakeholders Project breakdown of relation with influential stakeholders Dispute with international stakeholders Company breakdown of relation with non influential stakeholders Dispute with non influential stakeholders Echi da Budapest, 8 giugno

9 To guide the probability assessment a legend has been created for each probability level 1 Identify and categorise 2 3 Identify impact area Evaluate risk level 4 5 Select the proper control strategy Define the action plan 6 Risk Control Probability E D C B A HSE 10-1 P 10-3 P< P< P<10-4 0<P<10-6 Other Obj P< P< P< P< <P<0.10 Impact Rating Qualitative risk matrix A Low Probability: A = Lower E= higher Probability Rating B C D E High Medium Impact: 1 = Lower 5 = Higher (*): different levels will be used for risk factors impacting Health, Safety & Environment areas Echi da Budapest, 8 giugno

10 A scoring system has been defined to quantify the qualitative assessment. 5 0,90 4 0,70 High Impact Rating 3 2 0,3 0,15 Low Medium To each P, I scale evaluation a score is assigned as illustrated in the figure. 1 0,01 0,05 0,2 0,4 0,65 0,95 A B C D E Probability Rating Echi da Budapest, 8 giugno

11 For each risk the scored assessments may be drawn on a similar matrix with P & I values RISKS IMPACT AREAS FOR PROJECT / WP RISK IMPACT AREAS WP (1) PEOPLE ENVIRONMENT P.O. COST P.O. QUALITY P.O. SCHEDULE P.O. COMMERCIAL / BUSINESS LOSS C.R. CORPORATE IMAGE C.R. RELATION WITH 3rd PARTY RISK LEVEL PER STAKEHOLDER RISK CATEGORY ALL RISKS OF VARIOUS RISK CATEGORIES IMPACTINGWP (1) Risk K Risk Risk i... Risk j RISK LEVEL PER IMPACT AREAS P ke P e P iee P e P e I ke I kd I kh I kq I kr I kx I ku I ks I e I iee I e I e P kd P kh P kq P kr P kx P ku P kx P ih P j I ih I j? IKH PKH Each cell may be subdivided in two parts: one represents the probability P kh of the risk k on impact area h, and the other I kh represents the risk k impact on area h RISK LEVEL (1) WP identification P kh =Probability risk k on area h Ikh=Impact risk k on area h Echi da Budapest, 8 giugno

12 The PxI score figures of the previous table can be summed by risk (k) or impact area (h) Risk K = h (P kh x I kh ), sum extended to all impacted areas. Impact Area H = k (P kh x I kh ), sum extended to all risk impacting area h Echi da Budapest, 8 giugno

13 Project risk exposure level may be represented by category or impact area Echi da Budapest, 8 giugno

14 Risk index may be used to track overall risk exposure vs time and to assess control strategies adoption RISK LEVEL Do nothing With a Risk Action Plan TIME Echi da Budapest, 8 giugno

15 Scoring qualitative assessment advantages The use of a qualitative approach with the scoring system allows the following analysis features: Risk & Impact area ranking Project / Workpackages ranking Risk categories ranking & prioritization Calculation of an overall risk level and its monitoring vs time Control strategies effect evaluation Echi da Budapest, 8 giugno

16 Case History - Risk register Echi da Budapest, 8 giugno

17 Quantitative schedule risk analysis reference frame Schedule activities IDENTIFIED risks (from qualitative assessment) NEW risks R 1 R 2 R 3 R n p 1 p 2 p 3 p n Activity 1 Ia 1 Ia 1 Activity 2 Ia 2 Activity 3 Ia 3 Activity 4 Ia 4 Activity n Ia n Each risk may impact (differently) more activities. Each activity may be impacted (differently) by different risks (having different probability of occurrence). Echi da Budapest, 8 giugno

18 Case History - Quantitative schedule risk analysis X <=4/ 10/ % 1 Project First Oil FINISH date X <=5/ 24/ % Distribution for ABO EXTENSION FIRST OIL/Finish Mean=5/7/ /4/2008 probability 0,8 0,6 0,4 M ean=5/7/ /2/2008 5/9/2008 6/15/2008 7/22/2008 8/28/ /4/ % 40% 10% > 5/3/2008 6/8/2008 0,2 Finish dates March Probability /2/08 6/8/08 8/14/08 10/20/08 dates April 44,3 May 85 Echi da Budapest, 8 giugno

19 Risk Management process output Risk Management process give input to other PM planning processes: Project budgeting Project schedule development Project procurement planning Contractual strategies Terms & conditions Echi da Budapest, 8 giugno

20 ADV01 - Understanding risk exposure using multiple hierarchies Elementi chiave Solitamente la fase di identificazione dei rischi produce liste che possono essere difficili da gestire e analizzare. La categorizzazione di questi rischi può invece fornire preziosi elementi per guidare la successiva fase di analisi e risposta ai rischi identificati. A questo proposito possono essere utilizzate le diverse strutture di progetto che già vengono definite per supportare i processi di project management. Echi da Budapest, 8 giugno

21 ADV01 - Understanding risk exposure using multiple hierarchies Standard Project Structure 1 WBS 2 OBS 3 CBS 4 RBS 5 RiBS Mappare i rischi verso la WBS indica quali parti dello scopo del progetto presentano una maggiore esposizione al rischio. Categorizzare i rischi usando la OBS mostra il livello di rischio in relazione alle aree di responsabilità e può essere usato per definire gli appropriati risk owners. Mappare i rischi sulla struttura dei costi indica quali elementi di costo sono più incerti, suggerendo dove porre eventuali contingency. Indica quali sono le principali sorgenti di rischio per il progetto, aiutando la definizione di azioni di mitigation. Indica quali aree di impatto sono maggiormente esposte ai rischi, supportando la definizione di azioni di mitigation. Echi da Budapest, 8 giugno

22 ADV01 - Understanding risk exposure using multiple hierarchies Cross-structures mapping 1 RBS x WBS Rivelaquali tipi di rischi (Risk Breakdown Structure) impattano quali parti dello scopo del lavoro (Work Breakdown Structure) del progetto. 2 RBS x RiBS Indica i legami di causa-effetto per i rischi più significativi che impattano il progetto, particolarmente utile per supportare la definizione delle azioni di contenimento, sia in fase preventiva (agendo sulle cause) che correttiva (agendo sugli impatti). 3 RiBS x CBS Combinazione che identifica quali aree di impatto possono determinare un maggiore effetto sul budget. Ma il costo può essere sua volta un area di impatto, forse sarebbe più utile proporre una matrice RBS/RiBS vs OBS per determinare una corretta allocazione delle responsabilità. Echi da Budapest, 8 giugno

23 PMT01 - Incorporating risks in schedule development. You have the tools, can you get the info? Elementi chiave Attenzione su stima durata delle attività in caso di approccio probabilistico: distinzione tra rischi intrinsechi e rischi discreti. Utilizzo Knowledge Repository per tenere separatamente traccia dell impatto dei rischi intrinsechi e dei rischi discreti in base alle informazioni contenute nel risk register. Rischi modellati attraverso best fit cuves, in base ai dati contenuti nel repository. Cenno difficoltà stima durate pessimistiche Echi da Budapest, 8 giugno

24 ADV01 Back to basics: how to generate value through risk management Elementi chiave Solitamente i PM faticano ad ottenere l adeguato supporto per gestire efficacemente i rischi di progetto. Un modo per ottenere questo supporto è comunicare il valore del Risk Management attraverso un linguaggio molto conosciuto, cioè dimostrarne l impatto su il Ritorno degli investimenti (ROI). Elementare descrizione del processo di gestione dei rischi: dall identificazione alla definizione delle strategie di mitigation. Esempi di curve di analisi di rischio quantitative. Echi da Budapest, 8 giugno

25 Echi dal PMI Global Congress EMEA 2007 PROJECT RISK MANAGEMENT Conclusioni Tutti gli interventi erano sostanzialmente rivolti all approfondimento delle fasi di analisi per la consapevolezza del rischio di perdere il valore generato dalla fase di identificazione. Utilizzare il valore del processo di risk management implica però la disponibilità ad una sua attenta definizione e cura, in termini di: caratterizzazione, strutturazione, analisi e gestione di repository aziendali. Il mercato offre tool per la verifica dell impatto dei rischi su aree particolarmente sensibili del progetto: schedula, budget, indicatori di redditività. Echi da Budapest, 8 giugno

26 Contact Information Paolo Rossi, PMP Echi da Budapest, 8 giugno

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