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1 PROCEDURA OPERATIVA REGOLE PARTICOLARI PER LA VERSIONE /09/2012 RQ LTM 1 di 9

2 INDICE 1. INTRODUZIONE 3 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3 3. TERMINOLOGIA PRODUTTORE 5 4. NORME E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 5 5. RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE (AD INTEGRAZIONE DELLA GP01P) 5 6. VALUTAZIONE PRESSO IL PRODUTTORE (AD INTEGRAZIONE DELLA GP01P) REQUISITI DEL PRODUTTORE ESECUZIONE VERIFICA ISPETTIVA AZIONI E RILASCIO DEL CERTIFICATO 7 7. MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE (AD INTEGRAZIONE DELLA GP01P) 7 8. INFORMAZIONI PARTICOLARI PORTALE IFS IFS INTEGRITY PROGRAM 8 9. USO DEL LOGO (AD INTEGRAZIONE DELLA GP05P) 9 PREMESSA Le modifiche apportate rispetto alla precedente revisione sono indicate con una linea verticale sul margine esterno del foglio. 7 19/09/2012 RQ LTM 2 di 9

3 1. INTRODUZIONE Le presenti regole particolari sono integrative rispetto a quanto previsto dal Regolamento Generale per la certificazione di conformità di prodotto (GP01P) e forniscono una specifica regolamentazione relativa alla procedura ed ai requisiti di un prodotto e/o famiglia di prodotti seguite da Bureau Veritas S.p.A. - Divisione Certificazione (nel seguito Bureau Veritas ). Esse pertanto devono essere applicate unitamente al documento GP01P. Lo standard IFS è proprietà di BDH (Bundesvereinigung Deutscher Handelsverbinde), FCD (Federation des enterprises du Commerce et de la Distribution) ed è compito di HTS (HDE Trade Services GmbH) gestirlo. Le attività di certificazione a fronte dello standard IFS sono permesse solo dopo approvazione dell ente di certificazione da parte di HTS ed apposito contratto con lo stesso. Il cliente è informato che Bureau Veritas è autorizzato, in base ad un contratto specifico stipulato con il proprietario dello standard, a svolgere audit e a rilasciare Certificati di Conformità in accordo allo standard IFS e questa autorizzazione verrà revocata, nel caso in cui il contratto venga annullato. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Lo schema di certificazione IFS FOOD si applica unicamente alla trasformazione, manipolazione di prodotti alimentari sfusi (trasporto e stoccaggio dei prodotti sfusi sono esclusi) e/o attività di confezionamento primario. Lo standard IFS Food non è applicabile alle attività di importazione e trasporto, stoccaggio e distribuzione (in questo caso è applicabile lo standard IFS Logistic, anche per il trasporto di prodotti allo stato sfuso). Non è possibile certificare isolatamente alcuni passaggi della produzione o alcuni dipartimenti operativi dell azienda. Il certificato deve essere rilasciato all intero processo produttivo (per es: se alcune fasi produttive sono gestite presso un determinato sito, non sarà possibile certificare solo la zona di confezionamento). E applicabile ai seguenti settori, abbinando lo scopo alle tecnologie coinvolte: Categoria 1 Categoria 2 Categoria 3 Categoria 4 Categoria 5 Categoria 6 Categoria 7 Categoria 8 Categoria 9 Categoria 10 Categoria 11 SCOPO Carne rossa e bianca, pollame, prodotti a base di carne Pesce e prodotti a base di pesce Uova e prodotti a base di uova Latticini Frutta e verdura Prodotti del grano, cereali, prodotti di panetteria e pasticceria industriale, dolciumi, snack Prodotti assemblati (piatti pronti, pasta ripiena, dessert e dolci assemblati) Bevande Oli e grassi Prodotti essiccati, additivi e supplementi alimentari (zucchero, sale, caffè tostato, erbe) Cibo per animali 7 19/09/2012 RQ LTM 3 di 9

4 A P1 Sterilizzazione (es. in barattolo) TECNOLOGIA B P2 Pastorizzazione termica, UHT / riempimento asettico; riempimento a caldo; Altre tecniche di pastorizzazione es. Pastorizzazione ad alta pressione, microonde C P3 Irradiazione P4 P5 Conservazione: salatura, dolcificazione, acidificazione/salamoia, stagionatura, affumicatura, ecc. Fermentazione/acidificazione Evaporazione/deidratazione, filtrazione sottovuoto, liofilizzazione, microfiltrazione (filtri con maglia inferiore 10µ) D P6 Congelamento (almeno -18 0C) incluso stoccaggio. Congelamento rapido, raffreddamento, processi di surgelazione e rispettivo stoccaggio a temperatura controllata P7 Immersione antimicrobica/nebulizzazione, fumigazione E P8 Confezionamento ATM, Confezionamento sotto vuoto P9 P10 Processi per prevenire la contaminazione, in particolare: contaminazione microbica, mediante un elevato controllo igienico e/o utilizzo specifiche strutture durante la manipolazione del prodotto, trattamenti e/o processi es: camera bianca, sistemi di pressione ad aria positiva (es filtrazione sotto 10µ, disinfezione dopo pulizia) Tecniche di separazione specifiche: es. filtrazione come osmosi inversa, uso di carbone attivo F P11 Cottura, cottura al forno, imbottigliamento, birrificazione, fermentazione (es. vino), essiccazione, frittura, tostatura, estrusione P12 P13 Copertura, impanatura, battitura, taglio, affettatura, scorporazione/smembratura, cubettatura, mescolamento/miscelazione, macellazione, selezione; manipolazione Stoccaggio in condizioni controllate (atmosfera) eccetto temperatura controllata Distillazione, purificazione, vaporizzazione, umidificazione, idrogenazione, macinatura Per dettaglio vedi IFS Food issue 6 ed eventuali documenti gratuiti scaricabili dal sito IFS, nell area (non riservata) Aziende Certificate IFS Documenti da Scaricare. Nella situazione in cui la trasformazione del prodotto avvenga presso siti diversi dell azienda richiedente la certificazione, oppure le attività vengano effettuate presso sedi decentralizzate e l esecuzione dell audit presso il sito definito non sia sufficiente a fornire una visuale esaustiva delle attività aziendali, tutte gli altri siti di interesse saranno inclusi nell attività di audit; il rapporto finale ed il certificato dovranno includere queste informazioni. Lo scopo dell audit comprenderà tutte le attività in scopo. 7 19/09/2012 RQ LTM 4 di 9

5 3. TERMINOLOGIA 3.1 PRODUTTORE Per produttore si intende l azienda che produce e/o pone sul mercato, sotto suo nome, il prodotto oggetto delle presenti regole, assumendo la completa responsabilità sullo stesso. Il produttore che ha ottenuto la certificazione Bureau Veritas assume la denominazione di licenziatario. 4. NORME E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Sono da ritenersi parte integrante della presente procedura i seguenti documenti, emessi da IFS: - International Food Standard, versione 6 ed allegati - Newsletter Tecniche inviate da IFS mail ed allegati, a cui è necessario iscriversi direttamente dal sito - Documenti gratuiti scaricabili dal sito IFS, nell area (non riservata) Aziende Certificate IFS Documenti da Scaricare, tra cui FAQ per IFS FOOD 6 in versione aggiornata, un documento riassuntivo dei principali cambiamenti e linee guida per gestire l implementazione della nuova norma 5. RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE (AD INTEGRAZIONE DELLA GP01P) Il produttore deve presentare richiesta di certificazione a Bureau Veritas, presso una delle sedi operative, utilizzando il questionario specifico compilato in tutte le sue parti. L offerta economica per la certificazione è preparata da Bureau Veritas tenendo conto delle informazioni fornite e delle regole dettate dallo standard IFS FOOD e dalla Dottrina. In seguito all'accettazione dell offerta, Bureau Veritas avrà il permesso dal cliente di informare HDE Trade Service GmbH (affiliata dell associazione dei Retailer Tedeschi) dell avvenuto contratto stabilito tra Bureau Veritas ed il cliente e dei risultati (anche in dettaglio) dell audit e della certificazione IFS FOOD (sia nel caso in cui la certificazione vada a buon fine, sia che non possa essere rilasciata). Le informazioni saranno registrate in un database online di HDE. Bureau Veritas ha firmato un contratto con HDE che obbliga Bureau Veritas a consegnare le informazioni prima menzionate a HDE in formato elettronico. Il cliente permette a HDE di pubblicare i risultati delle certificazioni IFS FOOD rilasciate senza dettagli (reports) ai retailer tramite il database online. Il cliente stesso decide quali retailer potranno avere accesso tramite il database online ai suoi dati. 6. VALUTAZIONE PRESSO IL PRODUTTORE (AD INTEGRAZIONE DELLA GP01P) 6.1 REQUISITI DEL PRODUTTORE Il produttore che accetta l offerta Bureau Veritas, concorda l impegno a rispettare il regolamento IFS ed a soddisfarne i requisiti. Lo standard sostanzialmente richiede: - definizione ed implementazione di un sistema HACCP, documentato ed efficace - definizione ed implementazione di un Sistema di Gestione della Qualità, documentato ed efficace - controllo degli standard aziendali dell ambiente di produzione, dei prodotti, dei processi e del personale 7 19/09/2012 RQ LTM 5 di 9

6 I requisiti da rispettare sono definiti all interno dello std IFS, nella versione attualmente valida. In particolare è fondamentale essere conforme ad almeno 10 requisiti, definiti KO, ossia fondamentali: Responsabilità della Direzione Determinazione di un sistema di monitoraggio per ogni CCP Igiene del personale Specifiche relative alle materie prime Conformità della ricetta Gestione corpi estranei Sistema di rintracciabilità Audit Interni Procedura di Ritiro e Richiamo Azioni Correttive Il licenziatario si impegna inoltre a notificare immediatamente a Bureau Veritas tutte le situazioni che implichino un richiamo o comunque un problema di salute pubblica. Inoltre è responsabilità del produttore consentire lo svolgimento dell audit durante la produzione, in modo tale da far sì che la verifica comprenda il controllo di quanti più prodotti possibili tra quelli inclusi nello scopo di certificazione (almeno uno per macrotipologia, nel caso di prodotti finali differenti) 6.2 ESECUZIONE VERIFICA ISPETTIVA Deve essere eseguita una verifica ispettiva per ogni stabilimento, tramite la compilazione di un programma di audit su modulo SF11P. Il valutatore deve utilizzare una checklist che riporti tutti i requisiti dello standard. Ogni requisito dello standard deve essere classificato con i seguenti risultati: A, B, C o D Per ciascun requisito è possibile ottenere un numero di punti variabile in funzione della conformità raggiunta: A: 20, B: 15, C: 5, D: -meno 20 Ogni non Conformità Maggiore implica una sottrazione del 15% del punteggio totale ottenibile. Il punteggio C non è applicabile per un requisito fondamentale. Punteggio D su un requisito fondamentale implica una sottrazione del 50% del punteggio totale ottenibile. La somma di tutti i punteggi di ciascun requisito permette di calcolare un risultato finale espresso in percentuale. Al termine dell'audit viene sempre redatto un rapporto preliminare con elenco delle Non Conformità riscontrate secondo il formato stabilito da IFS FOOD. Il report deve essere inviato all azienda entro 2 settimane dall esecuzione dell audit. 7 19/09/2012 RQ LTM 6 di 9

7 Entro 2 settimane dalla ricezione del report preliminare il produttore deve inviare un piano di azione che riepiloghi, per ogni non conformità, le azioni, le responsabilità e le tempistiche per correggere la situazione. In ogni caso se non viene inviato entro 6 settimane l audit deve essere ripetuto. Alla ricezione ed approvazione del piano di miglioramento Bureau Veritas nelle 2 settimane successive rilascia il certificato di conformità che segue il template dettato dallo standard IFS FOOD. 6.3 AZIONI E RILASCIO DEL CERTIFICATO Il risultato finale corrisponde al punteggio finale dell audit come da tabella seguente NON CONFORMITÀ Almeno K.O. > 1 non conformità Maggiore e/o < 75% dei requisiti sono applicati Massimo 1 non conformità Maggiore e 75% dei requisiti applicati Punteggio totale è 75% e < 95% Punteggio totale 95% STATO Non approvato Non approvato Non approvato fino a quando non saranno intraprese ulteriori azioni, validate in seguito ad un audit di Follow Up Approvato a livello Foundation dopo il ricevimento del piano di miglioramento Approvato a livello Higher dopo il ricevimento del piano di miglioramento AZIONI DA PARTE DELL'ORGANIZZAZIONE AUDITATA Concordare le azioni correttive e Programmazione di un nuovo audit iniziale Concordare le azioni correttive e Programmazione di un nuovo audit iniziale Inviare il piano di miglioramento entro due settimane dal ricevimento del rapporto preliminare. Audit Follow Up: massimo 6 mesi dopo la data dell audit Inviare il piano di miglioramento entro due settimane dal ricevimento del rapporto preliminare. Inviare il piano di miglioramento entro due settimane dal ricevimento del rapporto preliminare CERTIFICATO NO NO Rilasciato a livello massimo di Foundation, se la Major è risolta durante il follow up Rilasciato a livello Foundation Rilasciato a livello Higher La gestione del Follow up segue le regole inserite nella standard: entro 2 gg dall'ultimo giorno di audit, Bureau Veritas verrà informato per bloccare il certificato sul portale se in Rinnovo, così come richiesto dalla Dottrina; entro 2 settimane dall'ultimo giorno di audit: o il valutatore dovrà inviare un preliminary report, per dare la possibilità a Bureau Veritas di o caricare il report sul portale; inviare l'action plan all'azienda, che entro le 2 settimane successive dovrà rispondere per gli altri punti non conformi; Da 6 settimane dopo l'ultimo giorno di audit ed entro 6 mesi, svolgere il Follow Up per verificare la sola chiusura della Major ed emettere un final report, con le evidenze di chiusura, e ripristinare la validità del certificato sul Portale. 7. MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE (AD INTEGRAZIONE DELLA GP01P) Le verifiche di mantenimento sono eseguite secondo il seguente schema: 7 19/09/2012 RQ LTM 7 di 9

8 LIVELLO DEL CERTIFICATO TUTTI I PRODOTTI PRODOTTI STAGIONALI Livello base IFS FOOD 12 mesi 12 mesi Livello superiore IFS FOOD 12 mesi 12 mesi La verifica di mantenimento ripete esattamente per iter ed esecuzione lo schema della visita iniziale. Per ogni visita I'auditor valuta in modo completo tutti i requisiti dello standard e l implementazione dell action plan presentato l anno precedente. La mancata implementazione o il reiterarsi delle problematiche verranno valutate da parte dell auditor, come segnalato dallo standard stesso al punto L audit di rinnovo dovrà avvenire entro la data indicata sul certificato come: Date of next Audit (latest). La data indicata come: This certificate is valid until, indica la validità del documento cartaceo che coprirà i tempi di gestione dell audit di Rinnovo, in attesa di ricevere il nuovo certificato. 8. INFORMAZIONI PARTICOLARI 8.1 PORTALE IFS Bureau Veritas è obbligato a trasmettere ad HTS tutti i risultati di audit e caricarli nel loro database on line: o o date di pianificazione, tramite la funzione Diary dati di certificazione, sia di rilascio che di sospensione/ritiro L azienda riceverà via mail, a seconda del referente stabilito nel report, una Login e Password inviata direttamente dal Portale stesso, utili per la gestione del proprio profilo e per scegliere a quali retailer renderlo disponibile. 8.2 IFS INTEGRITY PROGRAM IFS promuove e sostiene il sistema di Integrity Program. Un programma che rafforza i vantaggi della certificazione IFS verificando nella pratica l applicazione dello standard IFS. L Integrity Program coniuga tutte le diverse misure volte a garantire la qualità dell IFS, focalizzando l attenzione sulla verifica degli audit eseguiti dagli enti di certificazione e dai loro auditor. Tale programma può includere diverse attività: Gestione reclami Gli uffici IFS gestiscono i reclami riguardanti gli audit IFS, i report di audit, i certificati IFS e altre tematiche in cui l integrità del marchio IFS viene messa in discussione. I reclami possono essere trasmessi agli uffici IFS mediante il modulo Reclami IFS. Tale modulo può essere utilizzato dalle aziende, dagli enti di certificazione, dai dipendenti di aziende certificate IFS o da altre persone fisiche o giuridiche. Inoltre gli uffici IFS verificheranno nella propria banca-dati potenziali violazioni dei requisiti IFS, attraverso strumenti automatizzati al fine di prevenire l insorgenza di reclami. Gli uffici IFS, a seguito del ricevimento di un reclamo, raccoglieranno tutte le necessarie informazioni allo scopo di definirne la causa ed allo scopo di determinare univocamente se si è in presenza di una violazione derivante dalle aziende certificate, dagli enti di certificazione e da auditor abilitati IFS. Il sistema prevede vari passaggi: la richiesta di collaborazione con l Ente di Certificazione interessato attraverso la richiesta di una dichiarazione e di una indagine interna sulle cause del reclamo, una collaborazione con l Ente di Accreditamento fino all organizzazione diretta di "audit di investigazione autonomi svolti direttamente da IFS. 7 19/09/2012 RQ LTM 8 di 9

9 Audit di investigazione Questi audits di investigazione possono essere audit presso l azienda certificata (investigation on-site supplier audit), presso l Ente di Certificazione accreditato (investigation CB office audit) e/o l accompagnamento in un regolare audit di certificazione IFS (investigation witness audit). Gli audit di investigazione sono svolti da auditor incaricati da IFS e completamente indipendenti dall azienda e/o dall Ente di Certificazione interessato. A seconda dei casi, le condizioni di audit saranno variabili (per es. la definizione del tempo di preavviso all azienda certificata e/o all Ente di Certificazione: usualmente 0-48 ore di preavviso a discrimine di IFS). L organizzazione certificata non può rifiutare l audit pena il blocco del certificato sul portale IFS. Se l audit presso l azienda certificata ha come esito una valutazione di non conformità K.O. e/o Major, IFS richiederà all ente di certificazione di ritirare il certificato IFS esistente. Audit di sorveglianza IFS eseguirà audit di sorveglianza (surveillance audits) indipendentemente dai reclami ricevuti al fine di tenere monitorata l applicazione del proprio sistema. Il controllo è svolto a campione sulla base di criteri oggettivi definiti da IFS. Tali criteri sono da un lato criteri economici (per es. il numero dei certificati emessi) e dall altro qualitativi (per es. controlli dei processi di certificazione e relativa reportistica) Questi audit sono la combinazione di un audit presso l ente di certificazione surveillance CB office audit e audit presso l azienda certificata surveillance on-site supplier audit. I controlli a campione sono tra loro collegati in quanto i processi di certificazione selezionati vengono verificati in primo luogo presso l ente di certificazione e poi in una fase successiva presso le aziende certificate. In questo modo i documenti e la situazione reale diventano confrontabili e valutabili. Se l audit di sorveglianza effettuata dal rappresentante IFS presso l azienda certificata ha come esito una valutazione di non conformità K.O. e/o Major, IFS richiederà all ente di certificazione di ritirare il certificato IFS esistente. Gli audit di sorveglianza sono svolti da auditor incaricati da IFS e completamente indipendenti dall azienda e/o dall Ente di Certificazione interessato. A seconda dei casi, le condizioni di audit saranno variabili (per es. la definizione del tempo di preavviso all azienda certificata e/o all Ente di Certificazione: usualmente 0-48 ore di preavviso a discrimine di IFS). L organizzazione certificata non può rifiutare audit pena il blocco del certificato sul portale IFS. Se l audit presso l azienda certificata ha come esito una valutazione di non conformità K.O. e/o Major, IFS richiederà all ente di certificazione di ritirare il certificato IFS esistente. 9. USO DEL LOGO (AD INTEGRAZIONE DELLA GP05P) A seguito del rilascio del certificato il licenziatario può utilizzare il logo Bureau Veritas. Il logo BV, utilizzato per diffondere l'informazione che l'azienda è certificata secondo lo standard IFS FOOD da un Ente di Certificazione accreditato, non può essere apposto su prodotti o imballi/confezioni, ma soltanto su documenti cartacei, biglietti da visita e brochures. In ogni caso, prima dell utilizzo, deve essere preventivamente approvato da Bureau Veritas. Il Logo IFS è un marchio registrato, scaricabile direttamente dal sito internet IFS. Si veda GP05P. 7 19/09/2012 RQ LTM 9 di 9