SISTEMI RIS-PACS: METODOLOGIA PER LA PROGETTAZIONE, L ELABORAZIONE DEI CAPITOLATI DI GARA E L IMPLEMENTAZIONE

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1 SISTEMI RIS-PACS: METODOLOGIA PER LA PROGETTAZIONE, L ELABORAZIONE DEI CAPITOLATI DI GARA E L IMPLEMENTAZIONE Elisabetta Borello

2 SISTEMA RIS-PACS Il sistema RIS-PACS costituisce, attraverso la sua integrazione con il Sistema Informativo Ospedaliero (HIS), uno dei mattoni del dossier clinico elettronico DATI CLINICI HIS (ADT, CUP, PS, ) RIS-PACS PATOLOGIA CLINICA dati ed immagini clinico - sanitarie Integrazione tra i sistemi

3 SISTEMA RIS-PACS STEP PER LA REALIZZAZIONE DI UN PROGETTO RIS-PACS Analisi organizzativa finalizzata alla realizzazione del disegno progettuale: definizione delle caratteristiche quantitative e qualitative del sistema Elaborazione del capitolato di gara: definizione delle specifiche tecniche e degli aspetti amministrativi di gestione della gara e della fornitura Implementazione del sistema RIS-PACS: installazione, configurazione e messa in produzione delle componenti HW e SW

4 ANALISI ORGANIZZATIVA e DISEGNO PROGETTUALE Analisi situazione attuale Analisi criticità e identificazione ipotesi risolutive Elaborazione capitolato speciale di appalto Informatici FisiciCentralità competenze - ruolo clinici Progettazione del RIS-PACS Ingegneri Analisi costi benefici del sistema Progettazione, Gestione e Controllo di una RIS-PACS Radiologia Digitale

5 ANALISI ORGANIZZATIVA e DISEGNO PROGETTUALE La fase di progettazione comprende le attività di: 1. Analisi dei processi di lavoro 2. Definizione delle esigenze cliniche, tecniche e funzionali del Dipartimento / Unità Operative 3. Definizione del disegno progettuale a supporto del processo di lavoro 4. Quantificazione e qualificazione dell HW e del SW che caratterizza il disegno progettuale analisi costi benefici

6 1. ANALISI DEI PROCESSI DI LAVORO Analisi sul campo Unità Operativa del work flow Analisi degli attuali processi di lavoro Rilevazione delle criticità Schematizzazione del flusso di lavoro che caratterizza la realtà delle risorse umane e tecnologiche dei sistemi informativi aziendali Analisi del personale e delle tecnologie Analisi del Sistema Informativo Rilevazione specifiche e problematiche di interfaccia Rilevazione degli aspetti funzionali e tecnologici Progettazione, Gestione e Controllo di una Radiologia del Digitale sistema Rappresentazione della distribuzione delle funzioni e delle attività Indicazioni delle specifiche funzionali di integrazione da garantire

7 2. DEFINIZIONE DELLE ESIGENZE CLINICHE, FUNZIONALI E TECNICHE Il Il sistema RIS-PACS deve supportare la lagestione dei dei dati e immagini, al al fine di di creare il il dossier radiologico del del paziente e supportare in in modo sicuro e completo l attività del del medico Radiologo e dei dei clinici di di riferimento MMG/Pediatra Obiettivi: completezza dei dei dati dati radiologici gestione del del dossier radiologico accesso alle alle informazioni, tramite opportuni livelli di di abilitazione, da da parte degli utenti abilitati, controllo dei dei processi di di lavoro sicurezza, affidabilità e riservatezza dei dei dati dati UO UO

8 3. DEFINIZIONE DEL DISEGNO PROGETTUALE Struttura logica e fisica del sistema Distribuzione e qualificazione delle componenti di archiviazione Distribuzione logica dei dati Sistema di archiviazione server RIS Db RIS PACS

9 3. DEFINIZIONE DEL DISEGNO PROGETTUALE Analisi e valutazione degli spazi Definizione del flusso di lavoro Distribuzione delle funzioni Definizione e riallocazione delle risorse aree funzionali

10 4. QUANTIFICAZIONE DELLE COMPONENTI HW E SW Componente client Componente server Distribuzione e ubicazione delle componenti HW e SW

11 @ Ma quanto costa questo PACS? 11

12 4. ANALISI COSTI BENEFICI (ACB) Definizione dei costi di realizzazione del progetto in funzione del disegno e delle specifiche proposte Definizione degli investimenti necessari per l implementazione del sistema RIS PACS Valutazione degli attuali costi di personale, pellicole, altri costi di consumo (chimici, carta, etc) Definizione dell importo presunto di gara Valutazione dei vantaggi derivanti dall implementazione di un sistema RIS PACS

13 4. ACB: METODOLOGIA GENERALE ASPETTI FINANZIARI: valorizzazione di costi e benefici monetari connessi all investimento (valori differenziali) ANALISI COSTI- BENEFICI COSTI Costi sorgenti BENEFICI Risparmi da costi cessanti ASPETTI NON FINANZIARI: evidenziazione dei benefici non monetari Valutazioni qualitative Valutazioni quantitative (key performance indicators)

14 4. ESEMPIO RAPPRESENTAZIONE ACB: costi sorgenti, costi cessanti e risorse economiche aggiuntive Costi sorgenti Costi cessanti Risorse aggiuntive Fonte: progetto RIS-PACS Area Vasta Centro Regione Toscana

15 4. ACB: MOMENTO TRA LA FASE DI PROGETTAZIONE E LA FASE DI ELABORAZIONE DEL CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTO PROGETTAZIONE del SISTEMA RIS - PACS PREDISPOSIZIONE CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTO ANALISI COSTI BENEFICI DEL SISTEMA RIS - PACS L analisi costi benefici fornisce elementi su cui rivedere la progettazione effettuata e definire il Capitolato Speciale di Appalto

16 CAPITOLATO SPECIALE DI APPALTO La fase di stesura del Capitolato di gara comprende le attività di: 1. Definizione della struttura generale del documento e degli aspetti amministrativi relativi alla gestione della gara e della fornitura 2. Definizione dell oggetto della fornitura, degli aspetti progettuali generali e delle componenti HW e SW con i relativi servizi che caratterizzano il progetto 3. Definizione del piano di massima per l implementazione del sistema

17 1. STRUTTURA DOCUMENTO E ASPETTI AMMINISTRATIVI Definizione dell oggetto della fornitura Definizione della modalità di fornitura (acquisto, locazione, service,.) Definizione struttura documento in termini di parte generale, documenti di contesto, parti specifiche, eventuali allegati Definizione degli articoli che caratterizzano il documento di Capitolato Speciale di Appalto Definizione dei servizi correlati

18 1. STRUTTURA DOCUMENTO E ASPETTI AMMINISTRATIVI MODALITA DI FORNITURA ACQUISTO Le componenti HW e SW del sistema sono di proprietà dell Azienda La fornitura deve essere correlata da opportuni servizi: assistenza, manutenzione, formazione etc. LOCAZIONE /LEASING SERVICE - ASP Le componenti HW e SW del sistema sono in dotazione all Azienda per il periodo contrattuale. A termine contratto l HW e SW può essere riscattato o restituito La fornitura deve essere correlata da opportuni servizi: assistenza, manutenzione, formazione etc. Le componenti HW e SW del sistema sono di proprietà del fornitore (ubicazione fisica del sistema anche all esterno all Azienda) Tutti i servizi di gestione, manutenzione e formazione del sistema sono compresi nel canone di Service (definizione dei livelli di servizio)

19 2. OGGETTO DELLA FORNITURA E SPECIFICHE PROGETTUALI GENERALI Definizione delle caratteristiche generali di progetto e del sistema pena l esclusione Definizione della modalità di gestione della gara: preparazione lettera di invito Definizione delle componenti che caratterizzare il sistema (RIS, PACS, CR, sistemi di stampa, pellicole) Definizione della tipologia e delle caratteristiche di integrazione tra le componenti

20 3. DEFINIZIONE PIANO DI MASSIMA PER L IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA Esempio: Piano di massima progetto RIS-PACS di Area Vasta Nord Ovest Regione Toscana

21 IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA: FUNZIONE DIREZIONE LAVORI La fase di implementazione è coordinata dalla funzione di DIREZIONE LAVORI, che interagisce con tutti i soggetti attori del sistema CLINICI FORNITORI SISTEMA RIS-PACS OPERATORI DIAGNOSTICA PER IMMAGINI FORNITORI ALTRI SISTEMI AZIENDALI (HIS, LAB, ) TECNICI - fisici, ingegneri clinici, informatici

22 IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA ACQUISTO LOCAZIONE - LEASING SERVICE -ASP Attività di: coordinamento gestione tecnico -operativa verifica e collaudo monitoraggio dei servizi Attività di: coordinamento gestione tecnico -operativa verifica e collaudo monitoraggio dei servizi Attività di: coordinamento gestione tecnico - operativa definizione, monitoraggio e calcolo dei livelli di servizio (SLA) collaudo della fornitura L attività è maggiore nei primi anni di fornitura (I -III anno)

23 IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA: ATTIVITA PRINCIPALI DELLA FUNZIONE DI DIREZIONE LAVORI 1. Definizione del progetto esecutivo 3. Monitoraggio del piano di installazione con pianificazione delle fasi e delle attività 3. Monitoraggio dell installazione e configurazione delle componenti HW e SW 4. Definizione dei piani di test e verifica della corretta funzionalità del sistema 5. Collaudo delle componenti del sistema e aspetti amministrativi di gestione della fornitura 6. Riorganizzazione dei processi di lavoro

24 Progetto esecutivo: revisione qualitativa e quantitativa 1. DEFINIZIONE DEL PROGETTO ESECUTIVO Postazioni RIS 2 monitor media risoluz. 2 monitor alta risoluz. Postazioni PACS 2 monitor bassa risoluz. 1 monitor bassa risoluz. 1 monitor risoluz. da consultaz. Postazioni RIS-WEB CD Patient Stazioni scientifiche

25 2. MONITORAGGIO DEL PIANO DI INSTALLAZIONE DOPO LA DEFINIZIONE DEL PROGETTO ESECUTIVO Attivazione procedure amministrative per la fornitura delle componenti HW, SW, servizi Installazione configurazione di base Test del sistema Formazione utenti Attivazione sistema in routine clinica Collaudo Messa a regime in produzione del sistema

26 3. MONITORAGGIO DELL INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE DEL SISTEMA REFERTAZIONE RX PRONTO SOCCORSO RX PRENOTATI ANGIOGRAFIA INTERVENTISTICA RMN TELECOMANDATI TAC DENTALE TORACICA ECOGRAFIA ADEGUATA CONFIGURAZIONE E PERSONALIZZAZIONE DEL SISTEMA

27 4. DEFINIZIONE E ORGANIZZAZIONE PIANI DI TEST E COLLAUDO 1. Pianificazione delle attività 2. Preparazione della documentazione per l esecuzione del test 3. Definizione e preparazione dell ambiente di test 4. Preparazione delle procedure di test (dettaglio attività) 5. Definizione e compilazione dei documenti ufficiali di collaudo

28 5. COLLAUDO DELLE COMPONENTI DEL SISTEMA HIS (CUP, ADT, PS,..) dati RIS dati dati immagini n o ni ni n ni ni o VERIFICHE VERIFICHE ESITO ESITO DATA DATA ESITO OSSERVAZIONI OSSERVAZIONI DATA OSSERVAZIONI VERIFICHE VERIFICHE ESITO DATA OSSERVAZIONI su n RA2000: su RA2000: n su RA2000: L esame - L esame obiettivo obiettivo - L esame l anamnesi e l anamnesi obiettivo e l anamnesi su o RA2000: descrizione - descrizione tipologia o e tipologia - descrizione degli degli esami e esami tipologia degli esami - L esame sono sono gestiti gestiti obiettivo in un in campo un sono campo e gestiti l anamnesi esteso esteso in un campo esteso - descrizione associazione - associazione e tipologia luogo luogo - associazione degli (sala (sala diagnostica) diagnostica) esami luogo (sala diagnostica) sono E - gestiti da E configurare da configurare in un campo - il E campo il da esteso campo configurare esteso esteso il campo esteso - associazione mappatura - mappatura luogo grado grado di - mappatura (sala urgenza di urgenza diagnostica) grado di urgenza - E del medico del da medico configurare PS di richiedente PS del il richiedente campo medico esteso di PS richiedente - mappatura anamnesi - anamnesi grado di - anamnesi urgenza OK OK 10/11/03 10/11/03 del OK medico l informazione - l informazione 10/11/03 di PS richiedente dell urgenza - l informazione dell urgenza non non dell urgenza non - anamnesi quesito - quesito clinico clinico - quesito clinico OK 10/11/03 - l informazione viene viene visualizzata visualizzata dell urgenza viene in accettazione in visualizzata accettazione non in accettazione - quesito esame - esame clinico obiettivo obiettivo - esame obiettivo viene ma nelle ma visualizzata nelle fasi fasi successive successive ma in nelle accettazione fasi successive - esame medico - medico obiettivo richiedente richiedente - medico richiedente ma nelle fasi successive - medico data - data richiedente ed ora ed richiesta ora richiesta - data ed ora richiesta - data ed ora richiesta ni su First su First Aid: Aid: ni su First Aid: L operazione L operazione di modifica, L operazione modifica, aggiunta, aggiunta, di modifica, aggiunta, su n First aggiunta - aggiunta Aid: (presenza n (presenza - aggiunta della della (presenza descrizione descrizione della descrizione L operazione annullamento annullamento di modifica, può può essere annullamento essere aggiunta, effettuata effettuata può essere effettuata - aggiunta dell esame dell esame (presenza aggiunto, aggiunto, dell esame della della della sala aggiunto, sala descrizione diagnostica diagnostica della sala diagnostica annullamento in in tutte tutte può le le essere fasi in fasi (accettazione, tutte (accettazione, effettuata le fasi (accettazione, dell esame associata associata aggiunto, della e della segnalazione associata segnalazione della e sala che della che diagnostica segnalazione un è esame un esame che è un esame in esecuzione esecuzione tutte le refertazione) e fasi refertazione) esecuzione (accettazione, e refertazione) associata aggiunto aggiunto e della da Radiologia) da Radiologia) segnalazione aggiunto da che Radiologia) è un esame esecuzione e refertazione) aggiunto modifica - modifica da Radiologia) (eliminazione (eliminazione - modifica dell esame dell esame (eliminazione richiesto richiesto dell esame richiesto - modifica presenza e presenza (eliminazione della della descrizione descrizione dell esame richiesto dell esame dell esame OK OK OK 10/11/03 10/11/03 OK 10/11/03 presenza della descrizione dell esame 10/11/03 e presenza prescelto prescelto della e della della descrizione sala prescelto sala diagnostica diagnostica e della dell esame associata; sala associata; diagnostica associata; prescelto segnalazione segnalazione e della che che sala segnalazione un è diagnostica un esame esame associata; aggiunto che aggiunto è da esame da aggiunto da segnalazione Radiologia) Radiologia) che è Radiologia) un esame aggiunto da Radiologia) cancellazione - cancellazione (eliminazione - cancellazione (eliminazione dell esame (eliminazione dell esame dell esame - cancellazione richiesto) richiesto) (eliminazione richiesto) dell esame richiesto) ni su RA2000: su RA2000: ni su RA2000: su aggiunta o RA2000: aggiunta (presenza (presenza o aggiunta di tutti di tutti (presenza dati i dati compilati: compilati: di tutti i dati compilati: aggiunta descrizione descrizione (presenza e di tipologia descrizione tipologia tutti i dati degli e degli compilati: tipologia esami, esami, degli esami, descrizione associazione associazione e tipologia luogo associazione luogo-sala -sala degli diagnostica-, luogo diagnostica-, esami, -sala diagnostica-, associazione luogo -sala diagnostica-, PROCEDURA PROCEDURA DI DI DI TEST TEST TEST - -- definizione - definizione funzione funzione funzione da da da testare da testare testare - -- simulazione - simulazione dell operazione dell operazione - -- esito esito - esito operazione operazione (OK (OK (OK NOT NOT NOT OK) OK) OK) immagini WEB dati immagini PACS

29 6. RIORGANIZZAZIONE PROCESSI DI LAVORO PRENOTAZIONE CUP ACCETTAZIONE RIS ESECUZIONE MODALITA HIS dati work list immagini immagini dati CONSEGNA STAMPA / CD WEB ARCHIVIO STAZIONE REFERTAZIONE immagini dati Immagini elaborate DISTRIBUZIONE ARCHIVIAZIONE REFERTAZIONE

30 FLUSSO DI LAVORO INFORMATIZZATO Registrazione dati anagrafici paziente HIS Registrazione Dati paziente Richiesta procedura radiologica Richiesta inoltrata Verifica richieste HIS - RIS CUP Visualizzazione referto radiologico Referti immagini HIS-PACS Archivio referti Procedura registrata Referto archiviato per accesso da rete Invio informazioni per configurazione sistema (prefecing) Work list modalità Referti Immagini richiamate Richiesta inserita Posizione paziente e acquisizione immagini RIS - PACS Gestore immagini e archivio Immagini salvate Modalità Acquisizione completata Immagini e dati pz visualizzate da medico radiologo

31 RISULTATI ATTESI Organizzazione delle attività adeguatamente supportata dal sistema Maggiore accuratezza nel processo di lavoro attraverso rigorosi controlli delle fasi e delle attività Realizzazione di un sistema efficiente e coerente rispetto alle esigenze espresse dai Clinici ed alle strategie aziendali Ottimizzazione delle risorse umane e tecnologiche

32 CONCLUSIONI Il disegno e la realizzazione di un sistema RIS-PACS deve essere finalizzato alla: Completa utilizzazione del sistema, con conseguente riallocazione delle risorse e dei costi attualmente sostenuti Implementazione del sistema nel rispetto delle esigenze cliniche, delle specifiche tecnologiche e delle tempistiche definite a livello progettuale Ottimizzazione delle risorse umane, tecnologiche ed informatiche esistenti Ottimizzazione delle risorse economiche, secondo quanto definito nell analisi costi - benefici

33 GRAZIE!

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