INDICE. Istituto Tecnico F. Viganò PROCEDURA PR 08 AUDIT INTERNI. Rev. 4 Data: 15/12/2012. Pagina 1 di 6 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE

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1 1 di 6 INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI 4. RESPONSABILITA' 5. MODALITÁ OPERATIVE 5.1. Pianificazione degli Audit Interni 5.2. Scelta degli auditor 5.3. Esecuzione degli Audit Interni 5.4. Rapporti di Audit Interno 5.5. Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità 6. RIFERIMENTI 7. ARCHIVIAZIONE 8. ALLEGATI 1

2 2 di 6 1 SCOPO Stabilire modalità per pianificazione, esecuzione e documentazione degli Audit Interni del Sistema di Gestione per la Qualità. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE Tutti gli Audit Interni sono eseguiti all'interno delle funzioni aziendali per verificare il livello di conformità del Sistema di Gestione per la Qualità alla normativa di riferimento Uni En Iso 9001: TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI Audit interni programmati: sono quelli prestabiliti su base annua in modo da coprire tutte le aree di attività coinvolte nel Sgq. Audit interni non programmati: sono quelli non compresi nel programma annuale e che vengono effettuati a seguito di esigenze specifiche o contingenti (cambiamenti organizzativi, procedurali, inconvenienti interni o esterni, ecc.). In questo caso non è necessario rispettare i tempi di preavviso previsti per gli Audit interni programmati, mentre valgono tutte le altre modalità di preparazione, esecuzione e registrazione descritte nella presente procedura. ASQU DS RGV AUDI RESP AI Responsabile gestione per la Qualità Dirigente Scolastico Responsabile Gruppo di Verifica Auditor Responsabile di Funzione Audit interno 2

3 4 RESPONSABILITÀ 3 di 6 ASQU DS RGV AUDI RESP ha la responsabilità di pianificare e coordinare le attività di audit verifica l'attuazione e l'efficacia delle azioni correttive e preventive eventualmente richieste mette a disposizione di DS i risultati degli AI ha la responsabilità di assicurarsi dell'effettuazione degli AI presso la Direzione stessa approva il Programma Annuale degli Audit Interni predisposto da ASQU riesamina il Sgq in base ai risultati degli AI. ha la responsabilità di eseguire gli Audit e documentarne i risultati, in qualità di coordinatore del gruppo di audit. ha la responsabilità di eseguire gli audit interni hanno la responsabilità di assicurare la loro disponibilità e quella delle altre persone coinvolte nell attività soggetta a audit definire ed attuare le azioni correttive necessarie per rimuovere le cause delle non conformità verificandone l efficacia e prevenirne il ripetersi. 5 MODALITÀ OPERATIVE Di seguito sono dettagliate le attività specifiche. 5.1 Pianificazione degli Audit Interni ASQU prepara ogni anno un programma annuale di audit interni e lo sottopone all'approvazione di DS. Il piano è riportato sull'apposito modulo (MO "Programma Annuale degli Audit Interni"). ASQU, con almeno 7 giorni di anticipo sulla data di effettuazione dell audit, comunica con il MO al Responsabile dell'area da ispezionare il programma dell AI con gli argomenti da trattare. ASQU, se lo ritiene opportuno, utilizzerà per l audit delle liste di riscontro. ( MO o Mo ) 3

4 4 di Scelta degli Auditor Gli audit interni sono condotti da uno o più auditor. Gli AUDI sono scelti da ASQU, con l'approvazione di DS, tra il personale che ha avuto una specifica qualifica per la conduzione degli AI e non ha responsabilità diretta o controllo sull'attività soggetta a verifica. ASQU individua il responsabile del gruppo di audit. Onde assicurare l'indipendenza della verifica, DS si riserva di affidare a consulenti esterni la conduzione degli audit stessi. Agli AI possono partecipare anche osservatori interni o esterni. 5.3 Esecuzione degli Audit Interni Durante l audit le informazioni possono essere raccolte mediante interviste, esame dei documenti e osservazioni dirette sulle attività svolte. Possono essere predisposte liste di riscontro allo scopo di non tralasciare nessuno dei punti che devono essere verificati, ma non sono vincolanti agli effetti della conduzione dell AI. Deve essere dato particolare rilievo all'individuazione delle Non Conformità. Elementi risultanti non conformi alle prescrizioni del Manuale della Qualità o delle Procedure devono preferibilmente essere riconosciuti come tali dal verificatore e dalla funzione verificata e devono essere portati a conoscenza del Responsabile dell'attività oggetto di verifica. RGV segnala nel rapporto di verifica anche ogni osservazione, scaturente dall audit condotto che, pur non costituendo una Non Conformità nei confronti del Sgq, è comunque ritenuta utile ai fini del miglioramento del medesimo. Ogni AI comprende: - la verifica della disponibilità e dello stato di aggiornamento della documentazione del Sgq - la verifica della conoscenza delle procedure da parte del personale che le applica - la verifica dell applicazione conforme della documentazione del Sgq - il controllo dell'attuazione e dell'efficacia di Azioni Correttive richieste a seguito di precedenti AI 4

5 5 di Rapporti di Audit Interni Al termine dell audit interno, RGV redige e firma, assieme a RESP, al quale viene lasciata copia, il "Rapporto di Audit Interno" e ne trasmette l originale a ASQU (MO 08.02). Nel rapporto sono riportati: - attività ispezionata - argomenti trattati - liste di controllo utilizzate - nomi delle persone contattate - descrizione delle Non Conformità o Raccomandazioni rilevate - valutazione dei risultati dell AI - composizione del gruppo di verifica, - la firma dei componenti il gruppo di verifica e di RESP. ASQU richiederà al responsabile dell'attività verificata di definire, entro un tempo determinato, le Azioni Correttive necessarie per la rimozione delle cause delle eventuali Non Conformità rilevate e di definire altresì responsabili e tempi per l'attuazione. Per le Azioni Correttive, si applicano le procedure PR 05 Controllo delle Non Conformità e PR 07 Azioni Correttive e Preventive", utilizzando il modulo MO "Rapporto di Non Conformità e Piano delle Azioni Correttive e Preventive". 5.5 Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità DS esegue riesami periodici del Sgq generalmente con frequenza due volte l anno ed ogni qualvolta si siano verificate variazioni significative od avvenimenti di particolare importanza o gravità tale che lo facciano ritenere opportuno, come esiti particolarmente gravi degli AI. Il riesame del Sistema è fatto dalla Direzione attraverso la PR 04 Riesame della Direzione. 5

6 6 di 6 6 RIFERIMENTI Norma Uni En Iso 9001:2008 punto Norma Uni En Iso 19011:2012 Manuale della Qualità sez ARCHIVIAZIONE La documentazione relativa agli audit interni è conservata da ASQU e utilizzata, unitamente ai Piani delle Azioni Correttive e Preventive, quale documentazione a supporto dell'esecuzione dei riesami del Sgq da parte di DS. Tale documentazione è archiviata da ASQU. 8 ALLEGATI MO MO MO MO MO Programma Annuale degli Audit Interni Rapporto di Audit Interno Lista di Riscontro Audit interno documentale Lista di Riscontro Audit interno Programma Audit Interno 6