Facoltà di Ingegneria. prof. Sergio Mascheretti

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1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI BERGAMO Sistemi i di controllo di gestione prof. Sergio Mascheretti BUDGET ICT SCG-L11 Pagina 0 di 17

2 OBIETTIVI DELLA LEZIONE SPIEGARE LE LOGICHE DI COSTRUZIONE DEL BUDGET ICT PRESENTARE UN ESEMPIO DI DOCUMENTO DI BUDGET Pagina 1 di 17

3 TIPOLOGIE DI BUDGET Il budget ICT è fortemente influenzato dal tipo di azienda di riferimento Funzione sistemi informativi di un azienda manifatturiera o di servizi focalizzazione sul budget annuale in coerenza col piano di sviluppo Azienda che fornisce servizi e/o consulenze informatiche focalizzazione sul piano di sviluppo strategico dell azienda e sulla scelta dei prodotti/servizi da vendere Pagina 2 di 17

4 ELEMENTI FONDAMENTALI DEL BUDGET ICT Gli errori da evitare costruire un elenco di numeri costruire un elenco di oggetti da comperare limitarsi ad una visione di breve (anno successivo) ragionare in termini di aumento ISTAT Pagina 3 di 17

5 ELEMENTI FONDAMENTALI DEL BUDGET ICT INDIVIDUAZIONE DELLA STRATEGIA AZIENDALE crescita, diversificazione, azienda rete, ALLINEAMENTO DELLA STRATEGIA DI SVILUPPO SISTEMI INFORMATIVI come può l ICT influenzare e migliorare il Business? STESURA PIANO DI SVILUPPO TRIENNALE percorso evolutivo ed enfasi sulla situazione a regime STESURA DEL BUDGET ANNUALE evidenza delle prime necessità, definizione di sotto obiettivi VERIFICHE PERIODICHE BUDGET/CONSUNTIVO confronto costante sul reale andamento, correzioni immediate Pagina 4 di 17

6 BUDGET FUNZIONE SISTEMI INFORMATIVI Costruzione del budget annuale piano di sviluppo tecnologico raccolta fabbisogni informativi delle funzioni aziendali sviluppo del piano investimenti: progetti specifici sviluppo dei costi di manutenzione ordinaria predisposizione del documento di budget discussione ssione con la direzioneione ciclo di approvazione formalizzazione del budget Pagina 5 di 17

7 BUDGET FUNZIONE S.I.: GLI INVESTIMENTI Piano strategico e degli investimenti pluriennale ICT Negoziazione piano Adozione Valutazione DG investimenti piano e annuale budget (con CGSI) Condivisione priorità Comitato Guida SI Predisposizione criteri di valutazione delle Richieste di Implementazione, Avanzamento o Cambiamento Analisi proposte, priorizzazione e formalizzazione richieste (stima economica) Realizzazione piano attività e avanzamento annuale obiettivi piano strategico Gestione budget Direzione SI Elaborazione proposte Funzioni aziendali Pagina 6 di 17

8 BUDGET FUNZIONE S.I.: LA GESTIONE ORDINARIA Piano strategico e degli investimenti pluriennale ICT Negoziazione Budget di esercizio per gestione corrente (con Dir.SI) Obiettivi e Valutazione DG Budget di esercizio Comitato Guida SI Predisposizione: -Stato Patrimoniale IT - Customer Satisfaction Produzione Servizi i IT - Sviluppo, Formazione e Predisposizione a Catalogo. Incentivazione del Personale Budget di esercizio Emanazione Linee - Indicatori di Qualità e Performance Guida Aziendali Direzione SI Stima di Fabbisogno attrezzature e servizi Utilizzo dei Servizi Adozione delle Linee Guida Funzioni aziendali Pagina 7 di 17

9 BUDGET AZIENDA DI SERVIZI INFORMATICI Costruzione del budget annuale piano di sviluppo strategico aziendale: evoluzione prodotti, nuovi prodotti piano di sviluppo tecnologico sviluppo del piano investimenti: progetti specifici coerenti col piano strategico aziendale sviluppo dei costi di manutenzione ordinaria predisposizione p del documento di budget discussione con la direzione ciclo di approvazione formalizzazione del budget Pagina 8 di 17

10 IL DOCUMENTO DI BUDGET LINEE GUIDA fondamenti dello sviluppo tecnologico e dello sviluppo funzionale e organizzativo OBIETTIVI evidenza dei risultati che si desidera raggiungere nel breve BENEFICI evidenza dei vantaggi ipotizzati per l azienda INVESTIMENTI RICHIESTI dettaglio dei fabbisogni: risorse umane, hardware, software evidenza dell impatto economico e finanziario Pagina 9 di 17

11 ESEMPIO DI BUDGET DI FUNZIONE Il contesto Il budget si riferisce alla funzione sistemi informativi di un gruppo E in atto in azienda un accentramento di attività e servizi Il gruppo viene da un periodo in cui la periferia non è mai stata particolarmente indirizzata dal centro ed ha sviluppato il proprio sistema informativo Pagina 10 di 17

12 ESEMPIO DI BUDGET DI FUNZIONE Premessa Il presente documento sintetizza le riunioni di analisi svolte nel corso degli ultimi due mesi miranti alla definizione di un organico schema di sviluppo Il budget proposto, per quanto riguarda la holding, riprende i temi contenuti nel piano di sviluppo ICT già presentato alla proprietà I budget delle singole aziende del gruppo non hanno visto la partecipazione attiva della funzione di holding nella fase di preparazione: le riflessioni espresse si riferiscono pertanto a valutazioni di carattere generale Pagina 11 di 17

13 ESEMPIO DI BUDGET DI FUNZIONE Obiettivi di budget Erogare servizi centralizzati di qualità ad alto valore aggiunto Attivare un sistema di controllo interno atto a misurare gli SLA che nel frattempo saranno stati definiti e condivisi Dotare il gruppo di una infrastruttura tecnologica d avanguardia Pagina 12 di 17

14 ESEMPIO DI BUDGET DI FUNZIONE Benefici attesi EFFICACIA tempestività e qualità dell informazione EFFICIENZA riduzione dei costi complessivi attraverso una migliore focalizzazione CONTROLLO puntuale verifica della spesa in termini di qualità e quantità Pagina 13 di 17

15 ESEMPIO DI BUDGET DI FUNZIONE Modalità di costruzione Coerenza con linee strategiche del gruppo (approvazione del piano di sviluppo da parte della proprietà) Continuità con gli investimenti degli anni precedenti Continuità ità con gli investimenti di holding già in atto Definizione di priorità di intervento sulla base della strategicità dell investimento Pagina 14 di 17

16 ESEMPIO DI BUDGET DI FUNZIONE Progetti attivi Ampliamento del numero di società servite dal Centro Servizi di holding Realizzazione nuova sala server Costruzione del data warehouse di analisi contabile in ottica di reporting Ampliamento del sistema CRM Centralizzazione del sistema di posta Pagina 15 di 17

17 ESEMPIO DI BUDGET DI FUNZIONE Fabbisogni Hardware centrale: nuovi server, nuovo impianto di condizionamento, nuovo gruppo di continuità Software: nuove licenze ERP di gruppo, nuove licenze CRM di gruppo, nuovo software per soluzione di BPM Risorse umane: un sistemista esperto, un consulente interno a supporto degli utenti ti Piano formativo degli addetti ICT e degli utenti dei servizi erogati Pagina 16 di 17

18 ESEMPIO DI BUDGET DI FUNZIONE Piano di implementazione Quantificazione dei progetti previsti Quantificazione della spesa ordinaria Classificazione ABC dei progetti previsti Definizione delle priorità di implementazione dei progetti di investimento t Pagina 17 di 17