Vs. rif.: Ns. rif.: DC2013UTN076 Milano, 10/01/2014

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1 Att.: Tutti gli OdC accreditati Vs mail Vs. rif.: Ns. rif.: DC2013UTN076 Milano, 10/01/2014 Oggetto: Dipartimento Certificazione e Ispezione Accredia - Circolare N 01/2014 Informativa in merito all accreditamento per lo schema di certificazione 20121: Sistemi di gestione sostenibile degli eventi (ESMS) UNI ISO Introduzione La UNI ISO 20121:2013 deriva direttamente dalla BS 8901 Specification for a sustainable event management system che era lo standard inglese per la certificazione dei SGSE. La norma UNI ISO stabilisce i requisiti specifici per l organizzazione di eventi che vogliono minimizzare i loro impatti sull ambiente e sulle comunità e che rendano più forti le relazioni con gli stakeholders: autorità locali, fornitori, clienti, lavoratori e, naturalmente, con i partecipanti ed i fruitori dell evento. La norma è rivolta non solo alle aziende che si occupano di organizzazione di eventi come core business (Quartieri Fieristici, Organizzatori Fieristici, Centri Congressuali, Professional congress Organizer, Teatri, Cinema, Catering, Pro Loco, Impresari della musica e spettacoli, Agenzie comunicazione...) ma a tutte le Organizzazioni che intendono implementare o migliorare la propria capacità di organizzare i propri eventi aziendali in modo sostenibile (ad esempio meeting aziendali e o assemblee). Analogie e differenze con la ISO 14001: entrambe sono norme gestionali e necessitano di una analisi iniziale di significatività, la UNI ISO considera anche la dimensione sociale ed economica dell evento e non solo quella ambientale. Contesto Normativo La Norma UNI ISO 20121: 2013 Sistemi di gestione sostenibile degli eventi - Requisiti e guida per l utilizzo è la norma specifica per questo settore, oltre a basarsi sui principi consolidati dei sistemi di gestione, include alcuni elementi caratteristici della ISO 26000, ed è rivolta a varie tipologie di eventi, dalla grande manifestazione sportiva, all happy hour di un winebar. La sua prima applicazione è avvenuta in occasione delle Olimpiadi di Londra Un aspetto particolare della norma è l integrazione del modello PDCA (Plan, Do, Check, Act) tipico dei sistemi di gestione, con il ciclo di vita degli eventi (dall ideazione alla chiusura e post-chiusura di un evento) che consente la sua integrabilità con gli altri schemi di certificazione più noti. I requisiti portanti della norma sono: Politica del Sistema di Gestione Analisi del contesto di riferimento: comprensione delle questioni rilevanti, conoscenza delle esigenze e delle aspettative delle parti interessate, scopo del sistema, principi di riferimento... Impegno della direzione e leadership: responsabilità, ruoli... Pianificazione del servizio, obiettivi, target Risorse, competenze, comunicazione, documentazione Attività e Controllo operativo Valutazione delle performance (compresi audit interni) Miglioramento pag.: 1/5

2 Non è l evento in sé stesso che si può dichiarare conforme alla norma, bensì il sistema di gestione. Di conseguenza, lo scopo di certificazione deve chiarire se il sistema dell organizzazione è applicabile ad un evento (es: un meeting, una singola manifestazione sportiva), o ad una tipologia ripetitiva di eventi (es: Master di Tennis). Una volta definito lo scopo di certificazione, le fasi principali dell'iter di certificazione seguono la ISO 17021: verifica di certificazione in due fasi (stage 1 e stage 2); verifica della conformità del sistema rispetto alla norma di riferimento ed emissione del certificato; verifiche annuali di sorveglianza (o secondo la periodicità dell evento ed il campionamento per esempio manifestazioni fieristiche ogni due anni o 10 eventi sul territorio nazionale); rinnovo della certificazione a 3 anni dall emissione del certificato. 1) Norma e regole di Accreditamento Norma di accreditamento UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2011 Criteri di competenza Si rimanda al draft della ISO Il GVI deve essere competente anche in merito alla sfera economica e sociale di una organizzazione Imparzialità Tempi di verifica L imparzialità deve essere valutata con riferimento al singolo evento, inclusi gli sponsor. Si rimanda al documento IAF MD 05, applicando le regole previste per i sistemi di gestione ambientale (SGA). Si applica il documento IAF MD11 per gli audit di sistemi di gestione integrati. La cadenza delle verifiche può essere adattata in base alla cadenza delle varie edizioni dello stesso evento. Devono essere svolte almeno 2 sorveglianze nel ciclo di certificazione. Ogni anno deve essere verificato almeno una edizione di evento on site, se gestito durante l anno dall organizzazione. Un evento si può svolgere per una sola edizione (Festeggiamenti per l anno 2000), oppure per più edizioni, con diverse cadenze temporali (Es: Fiere semestrali, annuali, biennali ). Le periodicità e modalità di verifica cambiano in base al tipo di organizzazione che viene certificata. 1. Società responsabile del sistema di gestione dell evento Verifica iniziale Prima del rilascio del certificato deve essere verificata l attività di progettazione di una edizione dell evento che verrà riportata nel certificato; le fasi successive (il monitoraggio durante l evento e l attività di reporting) devono essere verificate quando disponibili (queste attività di verifica devono essere quindi previste nel contratto di certificazione). Un evento può essere riportato sul certificato solo se è previsto che vengano verificate tutte e 3 le fasi dell evento (progettazione, monitoraggio e reporting) per almeno una stessa edizione. Questa regola si applica per ogni nuovo evento che si vuole riportare sul certificato. Può comunque essere rilasciato il certificato anche al termine dell edizione Ns. rif. DC2013UTN076 pag.: 2/5

3 dell evento, se le tre fasi sono state verificate con esito positivo. Mantenimento Durante il ciclo di sorveglianze, di tutti gli eventi riportati sul certificato devono essere verificate le principali 3 fasi di gestione di un evento, per almeno una edizione. La fase di monitoraggio deve essere valutata on site. 2. Società che offrono dei servizi includibili in eventi sostenibili come ad esempio società di catering, lavoro interinale, hostess, sicurezza e stewardship, energia, bagni chimici Verifica iniziale Prima del rilascio del certificato deve essere verificata almeno una fase tra quelle di progettazione, monitoraggio e reporting collegata ad una edizione di un evento. Un evento può essere riportato sul certificato solo se è stata verificata almeno una delle 3 fasi per almeno una edizione. Mantenimento Durante il ciclo di sorveglianze, devono essere verificate le principali 3 fasi di gestione di una edizione di un evento (progettazione, monitoraggio e reporting). La verifica può essere condotta anche su 3 eventi differenti. 3. Strutture e piattaforme dove si possono svolgere eventi come quartieri fieristici, centri congressuali, hotel, stadi, palazzetti sportivi, aree e strutture di proprietà o gestione pubblica, etc. Si applicano gli stessi criteri del punto I criteri di campionamento devono essere definiti da apposita procedura interna dell organismo. Si riporta di seguito una nota al momento inserita al punto del draft della ISO 17021:2015 Note: It can be necessary to adjust the periodicity of surveillance audit to accommodate factors such as seasons or management systems certification of a limited duration. Certificato Sono differenti i certificati in base al tipo di organizzazione che viene certificata. 1. Società responsabile del sistema di gestione dell evento (deve essere sempre individuata anche giuridicamente), che può gestire eventi ripetitivi o singoli o di prima realizzazione. Il certificato deve riprendere il nome dell evento. Per esempio, se si certifica una società di gestione di eventi sportivi, il certificato dovrà riportare una dicitura simile a questa: gestione eventi sportivi. Di seguito l elenco degli eventi gestiti in maniera sostenibile dall organizzazione: Olimpiadi 2012 di Londra 2. Società che offrono dei servizi includibili in eventi sostenibili come ad esempio società di catering, lavoro interinale, hostess, sicurezza e Ns. rif. DC2013UTN076 pag.: 3/5

4 2) Processo di Accreditamento stewardship, energia, bagni chimici. In questo caso il certificato deve esplicitare i servizi coinvolti (le typical event functional activities riportate nell allegato A alla ISO ). Si può fare riferimento all evento o alla serie di eventi più significativi gestiti dall organizzazione. Per esempio, se si certifica una società di trasporti, il certificato dovrà riportare una dicitura simile a questa: servizio di trasporto e logistica. Di seguito l elenco degli eventi gestiti in maniera sostenibile dall organizzazione: EICMA 2012, Motor Show 2012, Artigiano in Fiera Strutture e piattaforme dove si possono svolgere eventi come Quartieri fieristici, Centri Congressi, hotel, stadi, palazzetti sportivi, aree e strutture di proprietà o gestione pubblica, etc... In questo caso il certificato deve esplicitare le infrastrutture offerte. Si può fare riferimento all evento o alla serie di eventi più significativi gestiti dall organizzazione. Per esempio, se si certifica un Quartiere Fieristico, il certificato dovrà riportare una dicitura simile a questa: Quartiere Fieristico di. Di seguito l elenco degli eventi gestiti in maniera sostenibile dall organizzazione: EICMA, Artigiano in Fiera Nel caso di Eventi che abbiano più edizioni, si può riportare sul certificato una singola edizione di un evento (es: EICMA 2013), oppure l evento stesso slegato dalle edizioni, se il contratto di certificazione non è legato alla singola edizione (EICMA). Si potranno presentare diverse casistiche, in base agli accreditamenti ACCREDIA già posseduti dall Organismo di Certificazione che presenta la domanda di accreditamento o estensione. Rimangono invariati i prerequisiti previsti dal RG-01 per la concessione dell accreditamento ed estensione (Es: per la conclusione della pratica di estensione, l OdC deve già aver rilasciato almeno due certificazioni nello schema oggetto di estensione). A B C D OdC già accreditato per lo schema ISO/IEC 17021:2011 per lo schema ISO OdC già accreditato per lo schema ISO/IEC 17021:2011 ma non per lo schema ISO OdC non ancora accreditato ISO/IEC 17021:2011, ma accreditato per altri schemi di accreditamento OdC non ancora accreditato in nessuno schema Esame documentale di 0,5 giornate Esame documentale di 0,5 giornate Verifica ispettiva presso la sede dell OdC di 2 giornate Esame documentale di 1 giornata Verifica ispettiva presso la sede dell OdC di 2 giornate Esame documentale di 1 giornata Verifica ispettiva presso la sede dell OdC di 4 giornate Documentazione da presentare ad Accredia per l esame documentale a) Lista di riscontro o linea guida o istruzioni predisposte dall Odc per il GVI b) Curricula degli ispettori e dei Decision Maker Ns. rif. DC2013UTN076 pag.: 4/5

5 c) Modulo del Rapporto di visita d) Attestato/Certificato rilasciato dall OdC e) Lista dei certificati già emessi, e delle prossime attività di verifica (nel caso sia necessario condurre una verifica in accompagnamento) f) Procedure / regolamenti contrattuali applicabili alla verifica, nonché le procedure interne per la gestione della pratica di certificazione. g) Per gli OdC NON accreditati ISO/IEC 17021, oltre ai documenti sopra riportati, occorre inviare la documentazione richiesta nella domanda di accreditamento. 3) Mantenimento dell Accreditamento Per il mantenimento dell accreditamento, durante l intero ciclo di accreditamento, salvo situazioni particolari (Es: gestione reclami e segnalazioni, modifiche intervenute sullo schema di certificazione, cambiamenti nella struttura dell Organismo ), verranno condotte le seguenti verifiche: o se l OdC ha emesso meno di 50 certificati nello schema di certificazione, devono essere fatte una verifica in accompagnamento e una verifica in sede o se l OdC ha emesso tra 51 e 200 certificati nello schema di certificazione, devono essere fatte 2 verifiche in accompagnamento e 1 verifica in sede o se l OdC ha emesso più di 201 certificati nello schema, devono essere fatte 2 verifiche in accompagnamento e 2 verifiche in sede Siamo a disposizione per chiarimenti. Con cordialità. DIRETTORE DI DIPARTIMENTO (Dr. Emanuele Riva ) Ns. rif. DC2013UTN076 pag.: 5/5