PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO

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1 PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO Reg.delib.n Prot. n. VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA PROVINCIALE O G G E T T O: Aggiornamento delle direttive concernenti le comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e lo scambio di documenti per via telematica, da ultimo approvate con deliberazione n di data 22 giugno Il giorno 02 Agosto 2013 ad ore 08:00 nella sala delle Sedute in seguito a convocazione disposta con avviso agli assessori, si è riunita sotto la presidenza del LA GIUNTA PROVINCIALE PRESIDENTE ALBERTO PACHER Presenti: ASSESSORI MARTA DALMASO MAURO GILMOZZI LIA GIOVANAZZI BELTRAMI UGO ROSSI Assenti: TIZIANO MELLARINI ALESSANDRO OLIVI Assiste: IL DIRIGENTE GIOVANNI GARDELLI Il Presidente, constatato il numero legale degli intervenuti, dichiara aperta la seduta Pag. 1 di 6

2 Il Relatore comunica, Con deliberazione n di data 22 giugno 2012 la Giunta provinciale ha approvato le direttive concernenti le comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e lo scambio di documenti per via telematica, fornendo alle strutture provinciali, ai propri enti strumentali e agli enti aderenti al sistema di protocollo e gestione documentale P.I.Tre (Protocollo Informatico Trentino) indicazioni operative riguardanti l utilizzo dei mezzi telematici nell interscambio documentale (sia nelle comunicazioni tra amministrazioni che nei rapporti con i privati), il formato dei files ammessi, le attenzioni da porre in essere nei casi in cui i documenti scambiati per via telematica necessitino di sottoscrizione al fine di garantirne la validità giuridica, nonché l apposizione della marca da bollo. Tali direttive hanno recepito puntualmente le disposizioni in materia contenute nel decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm. (Codice dell amministrazione digitale), allineandosi sostanzialmente anche alle regole tecniche attuative dello stesso, ad oggi peraltro non ancora tutte approvate in via definitiva dagli organi statali competenti. Va evidenziato in proposito il sempre maggiore ricorso ai canali telematici nello scambio documentale e nelle comunicazioni, sia tra le pubbliche amministrazioni che tra queste e i soggetti privati: i dati riferiti all anno 2012 indicano che circa il 35% della corrispondenza prodotta dagli oltre 150 enti federati in P.I.Tre è stata gestita per via telematica, delineando una tendenza coerente con il dettato normativo statale, che impone agli enti pubblici, a partire dal 1 gennaio 2014, l utilizzo esclusivo dei mezzi telematici, ivi inclusa la posta elettronica certificata, per l interscambio documentale e l erogazione dei propri servizi. Il moltiplicarsi dei casi d uso e l esperienza maturata in un anno di applicazione delle disposizioni dettate dalla citata deliberazione n. 1278/12, unitamente alle ulteriori modifiche apportate al Codice dell amministrazione digitale - da ultimo ad opera del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179 convertito in legge 17 dicembre 2012, n. 221 e del decreto legge 21 giugno 2013, n nonché l avvenuta pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale delle regole tecniche di cui all art. 65, comma 1, lett c-bis del Codice concernenti l identificazione del titolare della casella di posta elettronica certificata (D.P.C.M. 27 settembre 2012) e delle regole tecniche in materia di firme elettroniche (D.P.C.M. 22 febbraio 2013) hanno evidenziato la necessità di aggiornare ed integrare le direttive in parola. L aggiornamento delle direttive riguarda, in particolare, l integrazione o la precisazione dei seguenti aspetti: - rapporti tra amministrazioni: le pubbliche amministrazioni devono utilizzare per l interscambio documentale la posta elettronica istituzionale o certificata oppure il canale della cooperazione applicativa (interoperabilità), fermo restando che per il reciproco scambio di documenti i soggetti federati in P.I.Tre sono tenuti ad utilizzare il canale dell interoperabilità intra P.I.Tre; - rapporti tra amministrazioni e soggetti tenuti per legge a dotarsi di posta elettronica certificata: nei rapporti con le società, le imprese individuali e i Pag. 2 di 6

3 professionisti iscritti in albi o elenchi le pubbliche amministrazioni devono utilizzare per l inoltro di documenti esclusivamente la posta elettronica certificata; - rapporti tra amministrazioni e soggetti non tenuti per legge a dotarsi di posta elettronica certificata: nei rapporti con cittadini e i soggetti privati (diversi dalle società, imprese individuali e professionisti) che scelgano o chiedano espressamente di interloquire in via telematica con le pubbliche amministrazioni, le stesse devono comunicare utilizzando esclusivamente la propria casella di posta elettronica certificata, trasmettendo le comunicazioni o i provvedimenti di competenza alle caselle di posta elettronica certificata o alle caselle di posta elettronica semplice (non certificata), a seconda che i destinatari abbiano preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (eleggendo domicilio digitale) o abbiano invece utilizzato una comune casella ; - tutte le comunicazioni telematiche aventi carattere di ufficialità, provenienti da soggetti non aderenti al sistema P.I.Tre o da soggetti privati, devono essere indirizzate alle caselle di posta elettronica certificata degli enti federati in P.I.Tre, in considerazione del fatto che tali caselle sono integrate nel sistema di protocollo e gestione documentale in modo tale da fornire le più ampie garanzie di tracciabilità e di completezza delle informazioni veicolate con le stesse; - formati dei files ammessi: è stato integrato l elenco dei formati originariamente previsti, sia per i documenti principali sia per gli allegati, ferma restando l esigenza primaria di ammettere solo formati che forniscano ragionevoli garanzie di gestibilità e di conservazione nel lungo periodo; - comunicazioni o istanze provenienti dalle caselle PEC-ID (ossia dalle caselle di posta elettronica certificata rilasciate dal gestore di posta al titolare previa identificazione dello stesso): il trattamento di tali comunicazioni è stato equiparato a quello già previsto per le c.d. CEC-PAC; - presentazione di istanze e dichiarazioni per via telematica: sono richiamate le disposizioni vigenti circa la valida presentazione per via telematica di istanze o dichiarazioni alla pubblica amministrazione e ai gestori di pubblici servizi; - indicazioni relative ad alcune specifiche tipologie documentali: viene precisato il limite di applicazione delle direttive con riferimento alle fatture e ai contratti. L aggiornamento delle direttive dà inoltre attuazione alla specifica previsione contenuta nel Piano di miglioramento dell amministrazione, da ultimo aggiornato con deliberazione della Giunta provinciale n. 637 di data 12 aprile 2013, concernente l adozione di una direttiva finalizzata all eliminazione della documentazione cartacea per le procedure che è possibile gestire con sistemi di protocollazione informatica e trasmissione con strumenti telematici. Per le motivazioni sopra esposte, si propone quindi di riapprovare integralmente le direttive contenute nella deliberazione n di data 22 giugno 2012 secondo quanto sopra specificato, come risultanti dall allegato A) alla presente deliberazione, della quale costituisce parte integrante e sostanziale, dando atto che le stesse sono state discusse e condivise dal gruppo di lavoro interistituzionale che già aveva elaborato le precedenti disposizioni, composto dai rappresentanti degli enti Pag. 3 di 6

4 aderenti al sistema di protocollo informatico P.I.Tre (Provincia autonoma di Trento, Informatica Trentina spa, Consorzio dei Comuni Trentini, Comuni, Azienda provinciale per i servizi sanitari, Università degli Studi di Trento). Le direttive allegate trovano applicazione, oltre che nei confronti delle strutture e delle agenzie provinciali, anche nei confronti degli enti o soggetti pubblici o privati aderenti al sistema di protocollo informatico trentino e gestione documentale (P.I.Tre) per quanto attiene alle disposizioni concernenti l utilizzo e il funzionamento del sistema medesimo, con particolare riferimento all utilizzo dell interoperabilità semplificata tra enti federati, ai formati ammessi, all uso della posta elettronica certificata sia per la ricezione che per la trasmissione di documenti e comunicazioni nei rapporti con i soggetti privati e con tutti gli enti non federati in Pitre. Le medesime direttive si configurano, in ogni caso, come linee di indirizzo anche per gli enti strumentali della Provincia e per tutti i soggetti terzi cui la Provincia ha affidato attività istruttorie in regime di concessione, convenzione o contratto. Al fine di garantire la maggiore omogeneità possibile all applicazione del Codice dell amministrazione digitale sul territorio provinciale sia nei rapporti tra i soggetti pubblici e privati tenuti all applicazione dello stesso, che nei rapporti con l utenza - è peraltro auspicabile che i contenuti delle direttive siano, almeno nelle linee essenziali, applicati anche dagli enti locali, pur nel rispetto dell autonomia ordinamentale e organizzativa degli stessi e fermo restando quanto sopra precisato con riferimento al sistema P.I.Tre per gli enti locali già federati allo stesso. Si propone altresì di incaricare le strutture competenti in materia di informatica e di smistamento posta - alle quali è demandata l individuazione di idonei strumenti di verifica e monitoraggio - di effettuare adeguati controlli, rispettivamente, sul corretto e puntuale utilizzo da parte delle strutture, agenzie ed enti strumentali della Provincia del sistema di protocollo informatico trentino e gestione documentale (P.I.Tre), ivi comprese le funzioni di interoperabilità e della posta elettronica certificata, nonché sull utilizzo del servizio postale per le sole comunicazioni che non possano essere effettuate in modalità telematica, rinviando a successivo provvedimento da adottarsi entro quattro mesi dall approvazione della presente deliberazione - l individuazione di misure di penalizzazione per il mancato o parziale utilizzo da parte dei citati soggetti degli strumenti telematici previsti dalla presente deliberazione per l effettuazione delle comunicazioni di competenza. Si propone infine di rinviare a successiva intesa con il Consiglio delle autonomie locali nell ambito del protocollo di finanza locale per il 2014, l individuazione di analoghe forme di verifica e monitoraggio sul corretto e puntuale utilizzo del sistema di protocollo informatico trentino e gestione documentale (P.I.Tre), ivi comprese le funzioni di interoperabilità e della posta elettronica certificata, da parte degli enti locali aderenti a tale sistema di protocollo federato, nonchè la definizione e attuazione di misure di penalizzazione nell ambito dei meccanismi di finanziamento di tali enti a carico della finanza provinciale. Tutto ciò premesso, Pag. 4 di 6

5 LA GIUNTA PROVINCIALE - udita la relazione; - visti gli atti citati in premessa; - visto il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; - visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 6 maggio 2009; - visto il decreto legge 9 febbraio 2012, n. 5, convertito in legge 4 aprile 2012, n. 35; - vista la propria deliberazione n di data 22 giugno 2012; - per le motivazioni esposte in premessa; - a voti unanimi, espressi nelle forme di legge d e l i b e r a 1) di approvare le nuove Direttive concernenti le comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e lo scambio di documenti per via telematica come risultanti dall allegato A) alla presente deliberazione, della quale costituisce parte integrante e sostanziale; 2) di disporre che le direttive di cui al punto 1) sostituiscono integralmente quelle allegate alla deliberazione n di data 22 giugno 2012, che cessa quindi di trovare applicazione; 3) di disporre che le direttive di cui al punto 1) si applicano alle comunicazioni telematiche delle strutture e delle agenzie provinciali nonché, con riferimento alle disposizioni attinenti l utilizzo e il funzionamento del sistema di protocollo informatico trentino e gestione documentale (P.I.Tre) come richiamate in premessa, alle comunicazioni degli enti o soggetti pubblici o privati aderenti al medesimo; 4) di disporre che le direttive di cui al punto 1) si configurano in ogni caso come linee di indirizzo per gli enti strumentali della Provincia e per i soggetti terzi cui la Provincia ha affidato attività istruttorie in regime di concessione, convenzione o contratto; 5) di incaricare le strutture competenti in materia di informatica e di smistamento posta, alle quali è demandata l individuazione di idonei strumenti di verifica e monitoraggio, di effettuare adeguati controlli, rispettivamente, sul corretto e puntuale utilizzo da parte delle strutture, agenzie ed enti strumentali della Provincia del sistema di protocollo informatico trentino e gestione documentale (P.I.Tre), ivi comprese le funzioni di interoperabilità e della posta elettronica certificata, nonché sull utilizzo del servizio postale per le sole comunicazioni che non possano essere effettuate in modalità telematica; 6) di rinviare a successivo provvedimento da adottarsi entro quattro mesi dall approvazione della presente deliberazione - l individuazione di misure di penalizzazione per il mancato o parziale utilizzo da parte delle strutture, agenzie ed enti strumentali della Provincia degli strumenti telematici previsti dalla presente deliberazione per l effettuazione delle comunicazioni di competenza; Pag. 5 di 6

6 7) di rinviare a successiva intesa con il Consiglio delle autonomie locali nell ambito del protocollo di finanza locale per il 2014, l individuazione di analoghe forme di verifica e monitoraggio sul corretto e puntuale utilizzo del sistema di protocollo informatico trentino e gestione documentale (P.I.Tre), ivi comprese le funzioni di interoperabilità e della posta elettronica certificata, da parte degli enti locali aderenti a tale sistema di protocollo federato, nonchè la definizione e attuazione di misure di penalizzazione nell ambito dei meccanismi di finanziamento di tali enti a carico della finanza provinciale; 8) di individuare entro il 31 dicembre 2013 i procedimenti amministrativi che, a decorrere dal 1 gennaio 2014, potranno essere avviati esclusivamente con modalità telematiche; 9) di pubblicare la presente deliberazione nel sito internet istituzionale. CP Pag. 6 di 6

Direttive concernenti le comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e lo scambio di documenti per via telematica.

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