MANUALE ANTIRICICLAGGIO

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1 Mod cfv-mar pag. 1 di 29 MANUALE ANTIRICICLAGGIO Adottato con delibera del Consiglio di Gestione del 23 ottobre 2012

2 Mod cfv-mar pag. 2 di PREMESSA Il Centro Fidi Veneto Scrl (di seguito,per brevità CFV) si dota dei presidi descritti nel presente manuale al fine di adempiere gli obblighi normativi e regolamentari in tema di prevenzione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo. Tali presidi rispettano i seguenti obblighi: adeguata verifica della clientela con la quale si instaurano rapporti o si effettuano operazioni (customer due diligence); registrazione dei rapporti e delle operazioni e conservazione dei relativi documenti di supporto; segnalazione delle operazioni sospette. Si predispone pertanto quanto segue ai fini di adempiere correttamente a quanto indicato da Banca d Italia nel Provvedimento del 10 marzo 2011: Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l utilizzo degli intermediari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, ai sensi dell art. 7 comma 2 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 e per un governo efficace dei rischi, nel rispetto del principio di proporzionalità e dei requisiti minimali previsti, come peraltro indicato dal citato Provvedimento. CFV ha pertanto istituito la funzione antiriciclaggio, ha provveduto alla nomina del responsabile della funzione e del responsabile della segnalazione delle operazioni sospette. Di seguito sono descritti inoltre ruoli, compiti e responsabilità degli organi aziendali, delle altre funzioni aziendali, del personale dipendente e dei collaboratori che sono chiamati a collaborare allo svolgimento degli obblighi della funzione antiriciclaggio.

3 Mod cfv-mar pag. 3 di RIFERIMENTI NORMATIVI Dal punto di vista normativo, la materia è attualmente disciplinata da: Decreto Legislativo n.231 del 21 novembre 2007 "Attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione" e successive modifiche; Decreto Legislativo 22 giugno 2007, n. 109 (Misure per prevenire, contrastare e reprimere il finanziamento del terrorismo e l attività dei Paesi che minacciano la pace e la sicurezza internazionale, in attuazione della direttiva 2005/60/CE); Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l utilizzo degli intermediari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, ai sensi dell art. 7 comma 2 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231; Provvedimento n. 895 del 23/12/2009 recante disposizioni attuative per la tenuta dell Archivio Unico informatico e per le modalità semplificate di registrazione di cui all art.37, commi 7 e 8, del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231; Provvedimento recante gli indicatori di anomalia per gli intermediari; Disposizioni per l invio dei dati aggregati; Provvedimento dell UIF del 4 maggio 2011 Istruzioni sui dati e le informazioni da inserire nelle segnalazioni di operazioni sospette ; Decreto del Ministro dell economia e delle finanze 3 febbraio 2006, n. 142 contenente le istruzioni applicative per gli intermediari in materia di obblighi di identificazione, registrazione e conservazione delle informazioni per finalità di prevenzione e contrasto del riciclaggio sul piano finanziario. Principali sanzioni: Articolo 648 bis del codice penale italiano (riciclaggio). Articolo 648 ter del codice penale (reato di impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita). Articoli 55, 56, 57 e 58 del decreto legislativo 231/2007 (sanzioni penali e sanzioni amministrative) Articolo 13 (ad eccezione dei commi 4 e 5) del decreto legislativo 109/2007.

4 Mod cfv-mar pag. 4 di RUOLI, FUNZIONI E RESPONSABILITA INTERNE DI CFV IN TEMA DI ANTIRICICLAGGIO FUNZIONE ANTIRICICLAGGIO CFV, in conformità alle previsioni del provvedimento Banca d Italia del 10 marzo 2011 e in coerenza con il principio di proporzionalità, si è dotata di una funzione deputata a prevenire e contrastare la realizzazione di operazioni di riciclaggio e di finanziamento al terrorismo e ha affidato la responsabilità di tale funzione al dottor Bighetti M Arrigo che ne curerà anche l attività. La funzione provvede a: identificare le norme applicabili valutandone l impatto sui processi e le procedure interne; collaborare all individuazione del sistema dei controlli interni e delle procedure finalizzato alla prevenzione e al contrasto dei rischi in discorso; verificare l idoneità del sistema dei controlli interni e delle procedure adottato e proporre le modifiche organizzative e procedurali necessarie o opportune al fine di assicurare un adeguato presidio dei rischi; prestare consulenza e assistenza agli organi aziendali e all alta direzione; in caso di offerta di prodotti e servizi nuovi, la funzione effettua in via preventiva le valutazioni di competenza; verificare l affidabilità del sistema informativo di alimentazione dell archivio unico informatico aziendale; trasmettere mensilmente alla UIF i dati aggregati concernenti le registrazioni nell'archivio Unico Informatico ( inserire con il supporto del Servizio Amministrazione); curare, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di formazione, la predisposizione di un adeguato piano di formazione, finalizzato a conseguire un aggiornamento su base continuativa del personale dipendente e dei collaboratori; predisporre flussi informativi diretti agli organi aziendali e all alta direzione; svolgere le attività di rafforzata verifica della clientela nel caso di elevato rischio di riciclaggio; vigilare sull adeguatezza dei sistemi e delle procedure interne in materia di adeguata verifica della clientela, di registrazione dei rapporti continuativi e delle operazioni in Archivio Unico Informatico, nonché dei sistemi di rilevazione, valutazione e segnalazione delle operazioni sospette. Almeno una volta l anno, la funzione presenta al Consiglio di Gestione una relazione sulle iniziative intraprese, sulle disfunzioni accertate e sulle relative azioni correttive da intraprendere nonché sulla attività formativa del personale.

5 Mod cfv-mar pag. 5 di 29 I processi relativi agli adempimenti in materia di antiriciclaggio si inseriscono nell ambito del Sistema di Controllo Interno (SCI) che prevede la stratificazione dei controlli sui tre livelli caratteristici delle realtà finanziarie. In particolare, i controlli di linea riportati nella presente procedura, costituiscono fasi di controllo oggetto di successiva verifica da parte dell Internal Auditing. In merito ai controlli di secondo livello, la funzione di Compliance concorda con le varie funzioni Aziendali le azioni di miglioramento ritenute necessarie. Gli organi di controllo dell azienda, tra cui in primo luogo il Collegio Sindacale, verificano periodicamente lo stato delle attività dell antiriciclaggio. La normativa antiriciclaggio coinvolge la generalità del personale in servizio presso la SIM: ciascuno può essere chiamato a porre in essere singoli adempimenti, in relazione ai propri compiti ed al proprio ruolo. RUOLO DEGLI ORGANI AZIENDALI Gli organi aziendali, nell ambito delle proprie competenze di supervisione strategica, gestione e controllo, sono tenuti a porre in atto misure organizzative finalizzate a evitare il rischio di coinvolgimento di CFV in episodi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, nonché a svolgere controlli sul rispetto della normativa e sull adeguato presidio dei rischi. 1. Il Consiglio di gestione individua e riesamina periodicamente gli orientamenti strategici e le politiche di governo dei rischi connessi con il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo; in aderenza all approccio basato sul rischio; assicura nel continuo che i compiti e le responsabilità in materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo siano allocate in modo chiaro e appropriato, garantendo che le funzioni operative e quelle di controllo siano distinte e che le funzioni medesime siano fornite di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate; assicura che venga approntato un sistema di flussi informativi verso gli organi sociali e al loro interno adeguato, completo e tempestivo; deve comunque essere assicurata la tutela della riservatezza dei soggetti che hanno partecipato alla procedura di segnalazione di operazione sospetta; delinea un sistema di controlli interni organico e coordinato, funzionale alla pronta rilevazione e alla gestione del rischio di riciclaggio e ne assicura l efficacia nel tempo; con cadenza almeno annuale, esamina le relazioni relative all attività svolta dal responsabile antiriciclaggio, all attività di addestramento e formazione dei dipendenti e collaboratori e ai controlli eseguiti dalle funzioni competenti;

6 Mod cfv-mar pag. 6 di 29 assicura che le carenze e anomalie riscontrate in esito ai controlli di vario livello siano portate tempestivamente a sua conoscenza; approva il documento che descrive i compiti, i ruoli, le responsabilità e le modalità operative della funzione antiriciclaggio; nomina e revoca del Responsabile antiriciclaggio, sentito il parere del Collegio Sindacale. 2. Il Collegio Sindacale vigila sull osservanza della normativa e sulla completezza, funzionalità e adeguatezza dei controlli antiriciclaggio; valuta con particolare attenzione l idoneità delle procedure in essere per l adeguata verifica della clientela, la registrazione e la conservazione delle informazioni e per la segnalazione delle operazioni sospette; stimola l azione di approfondimento dei motivi delle carenze, anomalie e irregolarità riscontrate e promuove l adozione delle opportune misure correttive; viene sentito in merito alle decisioni concernenti la nomina del responsabile della funzione antiriciclaggio e alla definizione degli elementi dell architettura complessiva del sistema di gestione e controllo del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo; Informa senza indugio le Autorità di Vigilanza di tutti i fatti o gli atti di cui venga a conoscenza che possano costituire una violazione delle disposizioni attuative del decreto 231/2007. Tale informativa può essere effettuata congiuntamente con altri organi o funzioni aziendali. 3. Il Responsabile Antiriciclaggio: è responsabile del coordinamento e della supervisione della gestione complessiva del rischio riciclaggio e finanziamento del terrorismo, affidata alle diverse unità organizzative che compongono la funzione antiriciclaggio di CFV; verifica, con il supporto delle funzioni di compliance e di revisione interna, la funzionalità delle procedure, strutture e sistemi; con cadenza quindicinale riceve dal Servizio Amministrazione le schede di profilatura di rischio del cliente e il monitoraggio degli apporti e dei prelievi; sottopone annualmente al Consiglio di Amministrazione di CFV una relazione sull attività di addestramento e di formazione svolta sulla disciplina antiriclaggio.

7 Mod cfv-mar pag. 7 di Il Direttore Generale Non è al momento prevista la funzione. 5. La funzione di Compliance Alla funzione Antiriciclaggio viene affidata in via transitoria l attività della funzione di Compliance. Compito della funzione è quello di verificare nel continuo che le procedure aziendali siano coerenti con l obiettivo di prevenire e contrastare la violazione delle norme e delle procedure aziendali. A tal fine la funzione provvede a: l identificazione delle norme applicabili e la valutazione del relativo impatto sui processi, nonché le procedure interne; la collaborazione all individuazione del sistema dei controlli interni e delle procedure finalizzati alla prevenzione e al contrasto dei rischi antiriciclaggio; la verifica dell idoneità del sistema dei controlli interni e delle procedure adottato, nonché la proposizione delle modifiche organizzative e procedurali necessarie o opportune al fine di assicurare un adeguato presidio dei rischi; gli aggiornamenti delle procedure; la prestazione di consulenza e assistenza agli organi aziendali e all Alta Direzione; l effettuazione, in via preventiva, delle opportune valutazioni in caso di offerta di prodotti e servizi nuovi ; la verifica dell affidabilità del sistema informativo di alimentazione dell Archivio Unico Informatico della Società; lo svolgimento delle attività di rafforzata verifica della clientela nei casi in cui, per circostanze oggettive, ambientali e/o soggettive, appaia particolarmente elevato il rischio di riciclaggio, nonché la verifica dell adeguatezza del processo di rafforzata verifica della clientela condotto dalle strutture di linea, sottoponendo ad attento controllo tale processo e i relativi esiti ; la gestione e il coordinamento dei programmi di formazione del personale. segnala le operazioni potenzialmente sospette al Responsabile delle segnalazioni operazioni sospette.

8 Mod cfv-mar pag. 8 di Il Responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette E provvisoriamente individuato nel Responsabile Compliance e ha il compito di: valutare le operazioni sospette e decide in merito all invio della segnalazione delle operazioni sospette alla U.I.F; inviare al Ministero dell Economia e delle Finanze delle segnalazioni di violazione degli articoli 49 e 50 del d.lgs. 231/2007. analizzare le transazioni effettuate dalla clientela evidenziate di operazioni inusuali, sulla base degli indicatori di anomalia decisi da CFV, e conseguente archiviazione o segnalazione di operazione sospetta. 7. Area commerciale Viene prevista tale funzione, ma provvisoriamente non attivata; avrà il compito di: della attività di identificazione ed adeguata verifica della clientela, assicurando la correttezza e la completezza della documentazione di raccolta delle informazioni anagrafiche (questionario antiriciclaggio), nonché della documentazione da acquisire in conformità alla diversa gradazione degli obblighi; dell identificazione e segnalazione di eventuali operazioni sospette al Responsabile delle segnalazioni. 8. Funzione Legale e Affari Societari Viene prevista tale funzione, ma provvisoriamente non attivata; avrà il compito di: controllare la correttezza e completezza della documentazione di identificazione del cliente; svolgere le attività connesse alla identificazione ed adeguata verifica della clientela, assicurando la corretta e completa compilazione delle apposite schede di raccolta delle informazioni anagrafiche e/o di altri questionari, nonché della documentazione da acquisire in conformità alla diversa graduazione degli obblighi (semplificati/ordinari/rafforzati); verificare, in fase di censimento di un nuovo cliente, la presenza di eventuali clienti nelle liste antiterrorismo e conseguente segnalazione al Responsabile delle segnalazioni; implementare correttamente l Archivio Unico Informatico (AUI); registrare in AUI tutti i rapporti continuativi e le operazioni rilevanti; individuare le possibili violazioni degli articoli 49 e 50 del d.lgs. 231/2007 e le segnala al Responsabile delle segnalazioni;

9 Mod cfv-mar pag. 9 di 29 monitorare il profilo di rischio di riciclaggio del cliente, provvedendo ad aggiornarlo nel tempo qualora, sulla base dell operatività in essere e/o degli elementi informativi acquisiti dal cliente o da altre fonti, emergano ulteriori fattori di rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo; con cadenza quindicinale effettuare il monitoraggio degli apporti e dei prelievi e trasmette il risultato del controllo al Responsabile Antiriciclaggio; la trasmissione mensile alla UIF, supportato dalle funzioni competenti, dei dati aggregati concernenti le registrazioni nell'archivio Unico Informatico; archiviare la copia dei dati aggregati concernenti le registrazioni effettuate nell AUI e segnalate mensilmente all UIF, nonché archiviare copia delle anomalie dal medesimo segnalate e delle relative sistemazioni; controllare mensilmente i dati da aggregare da inviare; controllare i dati inseriti nell AUI mediante apposito diagnostico; segnalare le operazioni potenzialmente sospette al Responsabile delle segnalazioni operazioni sospette.

10 Mod cfv-mar pag. 10 di ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA E VALUTAZIONE DEL PROFILO DI RISCHIO DI RICICLAGGIO Il compito di effettuare l adeguata verifica della clientela è in capo all Area commerciale. La conoscenza della clientela è uno degli aspetti più rilevanti al fine di valutare la coerenza e la compatibilità delle operazioni poste in essere con il profilo economico-finanziario dichiarato dal cliente medesimo. Un approfondita conoscenza del cliente costituisce, da un lato, un momento fondamentale del percorso logico che porta alla valutazione dell operazione ai fini dell inoltro di una segnalazione di operazione sospetta, dall altro, un requisito essenziale dell attività di intermediazione, in quanto consente di individuare i profili di rischio e le possibilità di sviluppo della relazione d affari. L Area Commerciale di CFV, in occasione del primo contatto, informa il cliente che lo stesso deve fornire sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire a CFV di adempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela applicabili a tutti i nuovi clienti, nonché previa valutazione del rischio presente, alla clientela già acquisita. Ai fini dell'identificazione del titolare effettivo, il cliente fornisce per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate delle quali è a conoscenza. A tal fine il soggetto di CFV (funzione commerciale ) che contatta il cliente, provvede alla raccolta delle informazioni necessarie ai fini antiriciclaggio; tali informazioni sono riportate nella specifico modulo ex art 21 del decreto. Ai sensi dell art. 15 del decreto, CFV osserva gli obblighi di adeguata verifica della clientela previsti dalla normativa vigente in relazione ai rapporti e alle operazioni inerenti allo svolgimento dell attività istituzionale quando: si instaura un rapporto continuativo; si eseguono operazioni che comportano la trasmissione o movimentazione di mezzi di pagamento per un importo pari o maggiori di ,00, indipendentemente dal fatto che siano effettuate con una unica operazione o con più operazioni che appaiono tra di loro collegate per realizzare un operazione frazionata; quando vi è il sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile; quando vi sono dubbi sulla veridicità o sull adeguatezza dei dati precedentemente acquisiti ai fini dell identificazione della clientela. L art.18 del decreto stabilisce che gli obblighi di adeguata verifica della clientela si sostanziano in una procedura di seguito descritta: identificazione e verifica del cliente e della sua identità (documenti, dati o informazioni);

11 Mod cfv-mar pag. 11 di 29 identificazione dell eventuale titolare effettivo e verifica della sua identità; ottenimento d informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo; svolgimento di costanti attività di controllo nel corso del rapporto continuativo. VALUTAZIONE DEL PROFILO DI RISCHIO Il compito di effettuare e registrare i dati ai fini di tracciare il profilo di rischio clientela è in capo al Servizio Crediti e Rischi, intendendosi per rischio la probabilità di esposizione a fenomeni di riciclaggio e/o finanziamento al terrorismo. Si individuano pertanto di seguito i criteri per tale valutazione, in ottemperanza a quanto previsto dall art. 20 del decreto: a) con riferimento al cliente: natura giuridica; prevalente attività svolta; comportamento tenuto al momento del compimento dell'operazione o dell'instaurazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale; area geografica di residenza o sede del cliente o della controparte; b) con riferimento all'operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale: tipologia dell'operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale posti in essere; modalità di svolgimento dell'operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale; ammontare; frequenza delle operazioni e durata del rapporto continuativo o della prestazione professionale; ragionevolezza dell'operazione, del rapporto continuativo o della prestazione professionale in rapporto all'attività svolta dal cliente; area geografica di destinazione del prodotto, oggetto dell'operazione o del rapporto continuativo. La modulistica contrattuale di CFV è strutturata in modo da contenere apposite sezioni finalizzate ad attestare la formale acquisizione delle informazioni sulla clientela necessarie per l adeguata verifica e per la valutazione del livello di rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo della clientela medesima. CFV in sede di apertura del rapporto procede, infatti, ad acquisire informazioni sul soggetto che sta effettuando l operazione, sul titolare effettivo, sulla natura e scopo del rapporto, sull origine dei fondi impiegati, sull appartenenza o meno alla categoria delle Persone politicamente esposte dei soggetti coinvolti nell operazione di sottoscrizione.

12 Mod cfv-mar pag. 12 di 29 Assegnando un punteggio a ciascuno degli elementi di cui sopra, uno relativo agli aspetti connessi al cliente, l altro relativo agli aspetti connessi all operazione da questi disposta, si ottiene un punteggio complessivo, espressione del rischio di riciclaggio/finanziamento totale associato al cliente: Rischio legato di riciclaggio Basso: da 6 a 18 Medio: da 19 a 24 Alto: da 25 a 3 La scheda rischio del cliente viene firmata da chi ha raccolto i dati, dal Direttore Generale (qualora vi sia) e dal Responsabile della funzione Antiriciclaggio. La stessa funzione Antiriciclaggio monitora periodicamente il profilo dei clienti, provvedendo ad aggiornarli nel tempo qualora, sulla base dell operatività posta in essere e/o degli elementi informativi acquisiti dal cliente, dagli altri soggetti incaricati o da altre fonti, emergano ulteriori fattori di rischio riciclaggio o finanziamento al terrorismo. Sulla base degli indicatori deliberati dal Consiglio, si raggruppano le operazioni di apporto e prelievo considerate sul semestre e, con cadenza, almeno quindicinale si segnalano al responsabile della funzione antiriciclaggio i risultati della rendicontazione tenuta. In caso di superamento di uno degli indicatori di anomalia scatta segnalazione immediata alla funzione Antiriciclaggio e al Responsabile della segnalazione delle operazioni sospette. La funzione Antiriciclaggio segnala a propria volta la risultanza delle verifiche svolte al Responsabile Antiriciclaggio. Con riguardo ad una possibile modifica del profilo di rischio, particolare attenzione verrà prestata con riguardo ai soggetti che, in fase iniziale, sono stati trattati nell ambito degli obblighi semplificati di adeguata verifica e che, alla luce dell operatività svolta o di cambiamenti di stato, potrebbero richiedere un innalzamento del livello di rischio e l assoggettamento agli obblighi rafforzati di adeguata verifica. MODALITA DI ADEMPIMENTO DEGLI OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA L identificazione e la verifica del cliente e del titolare effettivo è svolta: prima dell instaurazione del rapporto continuativo o dell esecuzione dell operazione; in presenza del cliente, anche attraverso propri dipendenti o collaboratori; mediante un documento d identità e di riconoscimento non scaduto, di cui agli art. 1 e 35 del D.P.R. 28/12/2000 n. 445.

13 Mod cfv-mar pag. 13 di 29 Prima dell instaurazione del rapporto continuativo o dell esecuzione dell operazione, è dunque necessario procedere all adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela sulla base delle seguenti modalità: 1. Obblighi ordinari di adeguata verifica 2. Obblighi semplificati di adeguata verifica 3. Obblighi rafforzati di adeguata verifica 1. Obblighi ordinari di adeguata verifica L attività di identificazione e la verifica dell identità del cliente e del titolare effettivo deve essere svolta da personale incaricato da CFV, laddove possibile, in presenza del cliente, mediante un documento d'identità non scaduto, procedendo alla compilazione delle apposite schede di raccolta delle informazioni anagrafiche predisposte di CFV. Chi procede alla corretta identificazione deve avere la certezza che di fronte a lui in quel determinato momento e luogo sia presente il soggetto con il quale CFV instaura il rapporto continuativo o per il quale si sta procedendo ad impartire una qualsiasi disposizione. All atto dell identificazione il cliente è tenuto a fornire informazioni sullo scopo e la natura prevista del rapporto, nonché a dichiarare se il rapporto è instaurato per conto di altro soggetto; in caso positivo, il cliente fornisce per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie (nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo, codice fiscale ed estremi del documento di identità) per l identificazione del soggetto per conto del quale opera (i.e. il titolare effettivo). Con riferimento alle persone fisiche: In caso di soggetti comunitari, i documenti di identità da richiedere al momento del riconoscimento sono sia la carta di identità sia i documenti equipollenti, ovvero il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d'armi, le tessere di riconoscimento, purché leggibili e munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato, come da DPR 28 dicembre 2000 n. 445 e non scaduti; in caso di soggetti extra-comunitari, i documenti da richiedere al momento dell identificazione sono il passaporto o il permesso di soggiorno. L operatore verifica che la foto sul documento corrisponda alla persona al suo cospetto. Deve essere richiesta anche la documentazione relativa al codice fiscale, ovvero il tesserino magnetico o il cartoncino rilasciato dal Ministero delle Finanze o la tessera sanitaria, che dovrà essere fotocopiata ed inclusa nel fascicolo dei documenti del cliente. Qualora non sia possibile fotocopiare tale documento, è altresì possibile attestarne l'avvenuta presa visione apponendo sulla fotocopia del documento di riconoscimento il codice fiscale seguito dalla dicitura "presa visione dell'originale esibito dal cliente", con data e firma del soggetto incaricato all'identificazione.

14 Mod cfv-mar pag. 14 di 29 Nel caso di rapporti intestati a più soggetti, l identificazione deve essere effettuata nei confronti di ciascuno degli intestatari. Qualora un cliente residente non abbia il codice fiscale, CFV non procede all apertura del rapporto o al compimento dell operazione fintanto che il cliente stesso non abbia fornito il Codice Fiscale. Per l'identificazione di un soggetto di minore età, in base alla legislazione italiana, in mancanza di un documento di identità o di riconoscimento, i dati identificativi devono essere acquisiti dal certificato di nascita o eventualmente tramite provvedimento del giudice tutelare. L'identificazione può avvenire anche a mezzo di una foto autenticata; in tal caso devono essere acquisiti e riportati nell'archivio unico informatico gli estremi dell'atto di nascita dell'interessato. Nel caso in cui vengano aperti dal tutore rapporti continuativi a favore di un minorenne, deve essere identificato sia il tutore, sia il soggetto minorenne. Con riferimento a nascituri e concepiti, l identificazione è effettuata nei confronti del rappresentante legale. In merito al riconoscimento delle persone giuridiche/enti è necessario acquisire i seguenti dati: - denominazione; - sede legale; (va rilevata la sede legale all estero per le persone giuridiche non residenti) - codice fiscale/partita iva. Si procederà inoltre, come per quanto effettuato per le persone fisiche, all identificazione del legale rappresentante o del soggetto (o soggetti) delegato ad operare sul rapporto. Al fine di disporre di sufficienti evidenze sull identità della persona giuridica e dell eventuale titolare effettivo e informazioni dettagliate sul rapporto di rappresentanza in capo al/ai soggetto/i delegato/i ad operare sul rapporto, si acquisiranno dal cliente le seguenti informazioni: - dati identificativi e forma giuridica della società; - dati identificativi del legale rappresentante o del soggetto delegato - elenco degli amministratori; - dati identificativi del/i titolare/i effettivo/i ossia dei soggetti (persone fisiche) che hanno il possesso ovvero il controllo diretto o indiretto di una partecipazione superiore al 25% del capitale sociale 1 ovvero dei soggetti che esercitano in altro modo il controllo sulla direzione della società Le suddette informazioni devono essere verificate attraverso uno o più dei seguenti documenti: - Statuto ed atto costitutivo della società, iscrizione alla Camera di Commercio - visure camerali; - delibere consiliari o assembleari; - dichiarazione di inizio attività ai fini IVA; - ultimo bilancio (possibilmente certificato) - altri certificati rilasciati da enti competenti dai quali risultino la composizione dell organo amministrativo in carica, nonché le deleghe rilasciate con i relativi poteri di firma. - copia del documento di identità in corso di validità ed il codice fiscale del legale

15 Mod cfv-mar pag. 15 di 29 rappresentante o del soggetto delegato dalla persona giuridica a sottoscrivere il rapporto, nonché dei soggetti delegati ad operare nel corso del rapporto; - dichiarazione scritta firmata dal cliente circa l esistenza, la non esistenza o la non conoscenza dei titolari effettivi. In caso di esistenza di titolari effettivi, il cliente fornisce altresì, sotto la propria responsabilità, i dati identificativi dei titolari effettivi. In ogni caso la dichiarazione rilasciata dal cliente riguardo al titolare effettivo deve essere verificata da CFV riscontrandola con i dati acquisiti dalla documentazione di cui ai punti precedenti. Parimenti, qualora il cliente non sia a conoscenza di alcuni o tutti i dati identificativi del/i titolare/i effettivo/i, CFV è comunque tenuta all acquisizione ed alla verifica di tali dati attraverso la documentazione di cui ai punti precedenti. Nel caso di primo censimento la documentazione deve essere opportunamente fotocopiata, se non è possibile trattenere gli originali, siglata dall'operatore che l'ha raccolta, quindi archiviata nel dossier cliente. Il documento di riconoscimento deve essere fotocopiato in modo tale che dalla copia risulti chiaramente visibile la fotografia, gli estremi del documento e del soggetto identificato e il periodo di validità del documento stesso. Tutta la documentazione deve essere in corso di validità, oppure, per documenti quali le visure camerali, di recente produzione. Nei successivi riconoscimenti legati all'apertura di nuovi rapporti, non sarà più necessario fotocopiare la documentazione relativa, salvo il caso in cui la predetta risulti scaduta in Anagrafe Generale: in tal caso si dovrà acquisire copia della documentazione di identità per gli aggiornamenti del caso e la successiva archiviazione. Se nel corso del rapporto alcuni dati acquisiti nel momento iniziale dell identificazione vengono variati, deve essere acquisita la documentazione a tal fine rilevante (esempio cambio di residenza, di ragione sociale). L adeguata verifica della clientela deve essere effettuata, oltre che all apertura del rapporto continuativo, anche in occasione di modifica dei soggetti delegati ad operare sullo stesso, nonché in caso di chiusura del rapporto quando disposta da soggetto in precedenza non identificato. 2. Obblighi semplificati di adeguata verifica Si recepisce quanto previsto dall art 25 del Decreto Legislativo 3. Obblighi rafforzati di adeguata verifica Si recepisce quanto previsto dall art 28 del Decreto Legislativo Per le ragioni esposte, CFV opera ponendo particolare attenzione ad ingiustificate incongruenze rispetto alle caratteristiche soggettive del cliente e alla sua normale operatività sia sotto il profilo quantitativo, sia sotto quello degli schemi contrattuali utilizzati.

16 Mod cfv-mar pag. 16 di 29 Qualora nel corso del processo di adeguata verifica del cliente CFV riscontri anomalie o elementi che facciano sorgere dubbi circa la sua identità, potrà, in osservanza a quanto stabilito dalla vigente Procedura Antiriciclaggio e Antiterrorismo e con l autorizzazione scritta del Responsabile Antiriciclaggio: procedere all apertura del rapporto o all effettuazione dell operazione richiesta ed avviare con urgenza il procedimento di segnalazione di operazione sospetta; rifiutare l apertura del rapporto o l effettuazione dell operazione richiesta, fermi restando gli obblighi di segnalazione. Si rimanda in proposito all apposito paragrafo Obblighi di astensione.

17 Mod cfv-mar pag. 17 di OBBLIGO DI ASTENSIONE Ai sensi dell art. 23 del Decreto Legislativo, qualora non vi sia la possibilità di adempiere agli obblighi di identificazione e verifica del cliente o del titolare effettivo ovvero di ottenere le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto, CFV deve astenersi dall instaurare il rapporto continuativo ovvero, ove già avviato, interromperne gli effetti valutando eventualmente di effettuare una segnalazione all Unità d Informazione Finanziaria (di seguito anche UIF ). Prima di effettuare la segnalazione di operazione sospetta alla UIF ai sensi dell articolo 41 del Decreto Legislativo e al fine di consentire l eventuale esercizio del potere di sospensione di cui all articolo 6, coma 7, lettera c), del medesimo Decreto, CFV si astiene dall eseguire le operazioni per le quali sospetta vi sia una relazione con il riciclaggio o con il finanziamento del terrorismo.

18 Mod cfv-mar pag. 18 di MISURE ANTITERRORISMO Fatto salvo quanto si dirà nel prosieguo con specifico riferimento all obbligo di segnalazione delle operazioni sospette, il Servizio Affari Legali e Societari, in fase di censimento di un nuovo soggetto, verifica se il nominativo è incluso nelle liste dei soggetti appartenenti al terrorismo. Le liste dei nominativi dei soggetti appartenenti al terrorismo diramate da UE, OFAC e ONU sono scaricate con adeguata frequenza dalla funzione di Servizio Amministrazione. IL Responsabile della segnalazione delle operazioni sospette, a seguito di segnalazione del Servizio Amministrazione, nel caso in cui il cliente sia inserito in una delle suddette liste, valuta la segnalazione dell operazione sospetta, a prescindere dall apertura o meno del rapporto ed in relazione alle operazioni eseguite/da eseguire/non eseguite. In aggiunta a quanto sopra il Servizio Affari Legali e Societari, in presenza di disposizioni di accreditamento verso soggetti terzi non clienti della SIM, verifica che il beneficiario della disposizione non abbia un nominativo coincidente con uno dei soggetti presenti nelle liste dei nominativi dei soggetti appartenenti al terrorismo diramate da UE, OFAC e ONU. Anche in questo caso, qualora il beneficiario della disposizione del cliente sia inserito in una delle suddette liste, il Responsabile valuta la segnalazione dell operazione sospetta, in relazione alle operazioni eseguite/da eseguire/non eseguite. Rammentando che è fatto divieto operare con soggetti appartenenti a tali liste, restano fermi gli obblighi di comunicazione all Unità di Informazione Finanziaria di eventuali: operazioni, rapporti, nonché altre informazioni riconducibili ai soggetti inclusi nelle liste di cui CFV dovesse aver notizia; operazioni e rapporti che, direttamente o indirettamente, siano riconducibili ad attività di finanziamento di associazioni terroristiche; nonché la conseguente attivazione e comunicazione all Unità di Informazione Finanziaria di adeguate misure di congelamento dei beni

19 Mod cfv-mar pag. 19 di CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E DELLE REGISTRAZIONI CFV è tenuta alla conservazione dei documenti e delle registrazioni effettuate ai fini di antiriciclaggio affinché possano essere utilizzati per qualsiasi indagine o analisi effettuata della UIF o da qualsiasi altra Autorità competente. CFV è tenuta alla conservazione delle registrazioni effettuate per un periodo di dieci anni. In merito alla conservazione della documentazione acquisita in ottemperanza agli obblighi di adeguata verifica della clientela dovrà essere conservata la copia o i riferimenti dei documenti richiesti, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo. La stessa durata è prevista per la conservazione delle scritture consistenti nei documenti originali o nelle copie degli stessi, relative alle operazioni e rapporti continuativi.

20 Mod cfv-mar pag. 20 di ARCHIVIO UNICO INIFORMATICO ALIMENTAZIONE (caricamento) DEI DATI L adempimento degli obblighi di registrazione sono in capo al Servizio Amministrativo. CFV si propone di istituire e gestire l Archivio Unico Informatico (o AUI ). Gli standard tecnici di detto applicativo sono conformi con quanto definito nell allegato 2 del provvedimento Banca d Italia del 31 dicembre Provvisoriamente l AUI è istituito senza applicativi, ma comunque nel rispetto di quanto definito nell allegato 2 del provvedimento Banca d Italia del 31 dicembre La registrazione delle operazioni avviene ad opera del Servizio Amministrativo che vi provvede nel rispetto di quanto stabilito dalla normativa di tempo in tempo vigente. Ai sensi dell art. 36, comma 2, del Decreto Legislativo, nell Archivio Unico Informatico vengono registrate le operazioni di importo pari o superiore a Euro, indipendentemente dal fatto che si tratti di un operazione unica o di più operazioni che appaiono tra di loro collegate per realizzare un operazione frazionata. In riferimento a ciò, si registrano le seguenti informazioni: la data; la causale; l importo; la tipologia dell operazione; i mezzi di pagamento; i dati identificativi del soggetto che effettua l operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera; i rapporti continuativi ovvero i rapporti di durata che rientrano nell attività istituzionale, per i quali è necessario registrare le seguenti informazioni: - la data di apertura, variazione e chiusura ; - i dati identificativi del cliente, del e del titolare effettivo, unitamente alle generalità dei delegati ad operare per conto del titolare del rapporto e il codice del rapporto ove previsto. Per data si intende: - con riferimento ai rapporti continuativi: quella di apertura,variazione e chiusura; - con riferimento al titolare effettivo: quella in cui CFV viene a conoscenza del legame con il cliente intestatario del rapporto; - con riferimento alla operazione: quella di quella di effettuazione dell operazione direttamente presso CFV ovvero, negli altri casi, la data in cui si acquisiscono gli elementi necessari alla contabilizzazione. Per causale si intende la tipologia dell operazione in base al codice attribuito dall UIF.

21 Mod cfv-mar pag. 21 di 29 Per importo si intende l ammontare complessivo dei mezzi di pagamento, con evidenza della parte in contanti. Per quanto attiene alle operazioni frazionate, devono essere registrate tutte le operazioni di importo unitario inferiore a effettuate nella stessa giornata anche successivamente al raggiungimento della soglia. Il periodo di tempo rilevante ai fini della rilevazione delle operazioni è di 7 giorni di calendario. L aggregazione deve essere effettuata con riferimento al codice fiscale del cliente (titolare del rapporto continuativo). Da ultimo, si evidenzia che il termine di 30 giorni per effettuare la registrazione delle operazioni frazionate decorre dalla data della prima operazione che ha comportato il superamento della soglia. Non costituiscono rapporti continuativi le consulenze fornite occasionalmente a clienti / società. La registrazione delle informazioni di cui sopra viene effettuata nell AUI non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell operazione ovvero all apertura, alla variazione e alla chiusura del rapporto continuativo. Ai sensi dell art 36 comma 6-bis, gli obblighi di registrazione non si applicano nelle ipotesi di obblighi semplificati di adeguata verifica della clientela di cui all art. 25 del Decreto Legislativo. L Archivio Unico Informatico di CFV è consultabile in ogni momento attraverso accesso diretto delle funzioni operative interessate ed possibile effettuare stampe di quanto in esso contenuto VERIFICA DELLA CORRETTEZZA DELL ALIMENTAZIONE Il Servizio Amministrazione procede, al verificarsi di qualunque evento che comporti un obbligo di registrazione, alla verifica dell avvenuta registrazione delle operazioni rilevanti ai fini antiriciclaggio. Pertanto, procede a rilevare: che il contenuto dell AUI risulti coerente con l operatività della SIM nei confronti della clientela nel periodo di riferimento del controllo; la corretta anagrafica della clientela nell AUI; la corretta indicazione di eventuali cointestatari/soggetti delegati e titolari effettivi; l assenza di rapporti e operazioni riferibili a situazioni di eccezione dagli obblighi antiriciclaggio; il rispetto delle tempistiche previste per la registrazione; che le operazioni siano numerate progressivamente in base alla data di registrazione; la correttezza della data operazione; che eventuali rettifiche/cancellazioni siano state opportunamente evidenziate nell AUI; il corretto utilizzo delle causali.

22 Mod cfv-mar pag. 22 di 29 Il responsabile della Funzione Amministrazione alla fine di ogni mese provvede a verificare la corretta alimentazione dell AUI con l utilizzo del diagnostico. In caso di esito positivo, il diagnostico non rileva anomalie; il Responsabile della funzione Amministrazione provvede ad archiviare le stampe prodotte da ciascuna sezione del diagnostico. In caso di esito negativo, il diagnostico evidenzia la natura dell anomalia ed il rapporto di riferimento, il Responsabile della funzione Legale e Affari Societari provvede ad investigare in merito alle anomalie segnalate dal diagnostico e ad apportare le rettifiche necessarie richiedendo, se necessario, i dati mancanti all Area Commerciale. Il Responsabile della funzione Legale e Affari Societari dopo aver apportato le modifiche, avvia nuovamente il diagnostico al fine di verificare la sistemazione delle anomalie precedentemente riscontrate. Infine, archivia tutta la documentazione utilizzata/prodotta a supporto delle attività di verifica in apposito dossier.

23 Mod cfv-mar pag. 23 di SEGNALAZIONE DELLE OPERAZIONI SOSPETTE Il Responsabile della segnalazione delle operazioni sospette deve provvedere all invio di una segnalazione all UIF relativa ad un operazione sospetta nel caso in cui sa, sospetta oppure ha ragionevoli motivi per sospettare che siano in corso o siano state già compiute operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Perché possa configurarsi un sospetto rilevante ai presenti fini, è comunque necessario un preciso processo valutativo da effettuare sulla base di: elementi oggettivi (entità, natura e caratteristiche dell operazione posta in essere, pluralità ingiustificata di operazioni da parte del cliente, suoi congiunti o collaboratori), che presentino indici di anomalia (come previsti nell ambito dal Provvedimento Banca d Italia riportato in allegato); elementi soggettivi (caratteristiche del soggetto che pone in essere o per conto del quale è posta in essere l operazione; in particolare: capacità economica e tipo di attività svolta), al fine di far emergere elementi di sospetto che possano far ragionevolmente supporre la provenienza illecita del denaro movimentato. L operazione può essere formata da più atti e non esistono soglie quantitative. Particolare attenzione deve essere posta nei seguenti casi, relativi a clienti classificati come ad elevato rischio riciclaggio. Il sospetto di operazioni riconducibili al finanziamento del terrorismo si desume anche dal riscontro di un nominativo e dei relativi dati anagrafici nelle liste pubbliche. Non è sufficiente, ai fini della segnalazione, la mera omonimia, qualora il segnalante possa escludere, sulla base di tutti gli elementi disponibili, che uno o più dei dati identificativi siano effettivamente gli stessi indicati nelle liste. Tra i dati identificativi sono comprese le cariche, le qualifiche e ogni altro dato riferito nelle liste che risulti incompatibile con il profilo economico-finanziario e con le caratteristiche oggettive e soggettive del nominativo. La Banca d Italia ha predisposto una casistica di possibili anomalie che attengono alla forma oggettiva dell operazione in presenza delle quali l intermediario, sulla base di tutte le altre informazioni di cui dispone, deve procedere a ulteriori approfondimenti al fine di formulare una valutazione sulla natura dell operazione. L elenco, riportato in allegato alla procedura, non deve essere considerato esaustivo e non deve essere inteso come un elenco di controlli meramente formali, ma come strumento operativo da utilizzare per le verifiche aziendali, tenendo ben presente che l assenza dei profili di anomalia individuati nelle istruzioni non è comunque sufficiente di per sé, ad escludere il sospetto che un operazione possa essere connessa con fatti di riciclaggio. L iter che porta alla segnalazione deve essere ricostruibile su base documentale, in particolare se internamente si decide di non segnalare.

24 Mod cfv-mar pag. 24 di 29 A tal fine il Responsabile delle segnalazioni procede con l emanazione di una scheda di valutazione alla luce degli approfondimenti che lo stesso ritiene opportuno compiere, sulla base delle informazioni disponibili, nella quale si esprime in favore dell archiviazione o della segnalazione. Tale documento verrà conservato a cura di CFV. unitamente alla documentazione da lui esaminata. A livello generale, appare inoltre opportuno evidenziare che la segnalazione delle operazioni sospette deve essere effettuata tempestivamente al fine di assolvere correttamente alla funzione deterrente che la normativa attribuisce a tale obbligo: in particolare è statuito che le segnalazioni siano inoltrate all Unità di Informazione Finanziaria senza ritardo, ove possibile prima di eseguire l operazione. CFV nei casi più urgenti e ove sussistano dubbi fondati, può anche preavvisare telefonicamente, via telefax o con strumenti telematici, l Unità di Informazione Finanziaria al fine di ricevere istruzioni sul comportamento da tenere: in tal caso l Unità di Informazione Finanziaria può sospendere l operazione per un massimo di cinque giorni lavorativi, sempre che ciò non possa determinare pregiudizio per il corso delle indagini e per l operatività corrente degli intermediari, dandone immediata comunicazione alla SIM. Nel caso in cui il Responsabile delle segnalazioni decida per l inoltro della segnalazione all UIF, il medesimo, dopo aver informato il Direttore Generale in merito, procederà alla trasmissione tramite procedura SOS del portale INFOSTAT-UIF della Banca d Italia. Il contenuto della segnalazione previsto dalle Istruzioni sui dati e le informazioni da inserire nelle segnalazioni di operazioni sospette, UIF 4 maggio 2011, è il seguente: dati identificativi della segnalazione, in cui sono riportate le informazioni che identificano e qualificano la segnalazione e il segnalante; elementi informativi, in forma strutturata, sulle operazioni, sui soggetti, sui rapporti e sui legami intercorrenti tra gli stessi; elementi descrittivi, in forma libera, sull operatività segnalata e sui motivi del sospetto; eventuali documenti allegati. Il contenuto della segnalazione deve essere preventivamente verificato tramite il diagnostico disponibile sul portale INFOSTAT-UIF. Il Responsabile delle segnalazioni, qualora riscontri errori materiali o incongruenze nel contenuto di una segnalazione inviata ovvero rilevi l omesso riferimento di informazioni rilevanti in suo possesso, procede all inoltro di una nuova segnalazione che sostituisce integralmente la precedente. Egli provvede infine ad archiviare, sotto la propria responsabilità, in armadio chiuso a chiave e in luogo non accessibile a terzi, i supporti cartacei e informatici della pratica. È garantita la massima riservatezza dell identità del dipendente segnalante. Al fine di garantire la riservatezza, le segnalazioni inviate all Unità di Informazione Finanziaria sono prive di qualsiasi riferimento al nominativo del dipendente segnalante.

25 Mod cfv-mar pag. 25 di 29 Le funzioni di controllo di CFV potrà effettuare delle verifiche sulla documentazione emendata di ogni possibile riferimento al soggetto segnalato ed all identità del segnalante interno di CFV. Si sottolinea che la segnalazione è atto distinto dalla denuncia di fatti penalmente rilevanti e costituisce una comunicazione funzionale all avvio di approfondimenti sul piano economico e finanziario e, successivamente, di eventuali indagini investigative. L adempimento degli obblighi segnaletici non esclude quindi la denuncia di fatti penalmente rilevanti all Autorità Giudiziaria.

26 Mod cfv-mar pag. 26 di OBBLIGHI DI SEGNALAZIONE DELLE VIOLAZIONI DEGLI ARTT. 49 E 50 DEL D.LGS. 231/2007 Viene recepito in toto quanto disposto dagli artt. 49 e 50 del d.lgs. 231/2007

27 Mod cfv-mar pag. 27 di SANZIONI Si fa riferimento al C.P. artt.648 bis e ter, al d. lgs. 231/2007 artt. 7 (comma 2), 54 e 61 (comma 1) e al Regolamento CE 1781/2006