REGOLAMENTO ANTIRICICLAGGIO

Transcript

1 REGOLAMENTO ANTIRICICLAGGIO 1-PREMESSA In conformità con le disposizioni normative di prevenzione e contrasto del fenomeno del riciclaggio e del finanziamento internazionale del terrorismo di cui al Decreto Legislativo 21 Novembre 2007 n. 231 e al Provvedimento della Banca d'italia del 10 marzo 2011 recante "... disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l'utilizzo degli intermediari finanziari...a fini di riciclaggio e finanziamento del terrorismo ", la Danyleasing SpA si è dotata del presente Regolamento Antiriciclaggio per adempiere agli obblighi antiriciclaggio ed evitare il coinvolgimento della società in eventi che possono avere riflessi negativi sulla sua stabilità e reputazione. In applicazione del Regolamento la Danyleasing SpA : - prima di concedere il finanziamento e, comunque, per tutta la sua durata adempie agli obblighi di adeguata verifica acquisendo da fonti pubbliche attendibili e dalla clientela tutte le informazioni necessarie per valutarne l esposizione al rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo; - nel caso non sia messa nelle condizioni, per qualsivoglia motivo, di adempiere agli obblighi di adeguata verifica si astiene dall'avviare il rapporto di finanziamento, ovvero estingue quello in corso; - salvo casi eccezionali opportunamente giustificati e motivati, e comunque nei limiti della soglia di 999,99, non effettua pagamenti né accetta pagamenti in contante; - cura la conservazione dei documenti e la registrazione nell'archivio Unico Informatico (AUI) dei dati identificativi della clientela nonché di quelli relativi al rapporto e alle operazioni; - ove ne ricorrano i presupposti, anche in base agli indicatori di anomalia di cui al Provvedimento della Banca d'italia del 27/08/2010, procede alla segnalazione di operazioni sospette alla UIF.

2 1.2 -L'adozione del Regolamento, così come le successive modifiche ed integrazioni, sono rimesse alle competenze dell'amministratore Unico, sentito il Collegio Sindacale. Il compito di provvedere all aggiornamento del documento in dipendenza di eventuali modifiche normative è attribuito alla Funzione Antiriciclaggio in coordinamento con l'ufficio Legale. 2-NORMATIVA Il quadro normativo di riferimento e costituito, essenzialmente, da: - Direttiva 2005/60/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 26/10/2005; - Direttiva 2006/70/CE della Commissione del 01/08/2006 di esecuzione della Direttiva 2005/60 - Decreto legislativo 27 giugno 2007 n. 109 recante misure per prevenire, contrastare e reprimere il finanziamento del terrorismo'; - Decreto legislativo 21 novembre 2007 n.231 di attuazione della direttiva 2005/60 e successive modificazioni; - Decreto legislativo 151/2009 di integrazione del D.lgs ; - Provvedimento Banca d Italia del 31/12/2009 sulla tenuta dell Archivio Unico Informatico (in vigore fino al 31/12/2013); - Provvedimento Banca d'italia del 27/08/2010 recante gli indicatori di anomalia per gli intermediari ( o p e r a z i o n i s o s p e t t e ); - Provvedimento Banca d'italia del 10/03/2011 in materia di organizzazione, procedure e controlli; - Provvedimento Banca d'italia del 03/04/2013 in materia di adeguata verifica della clientela, - Provvedimento Banca d'italia 1 1 / 0 4 / sulla tenuta dell'archivio Unico Informatico (in vigore dal 01/01/2014); 1 Ai sensi dell'art. l,lettera a) del D.lgs. 109/07 per finanziamento del terrorismo s'intende: "qualsiasi attività diretta, con qualsiasi mezzo, alla raccolta, alla provvista. all 'intermediazione.al deposito. alla custodia o all'erogazione di fondi o di risorse economiche, in qualunque modo realizzati. destinati ad essere, in tutto o in parte, utilizzati al fine di compiere uno o più delitti con finalità di terrorismo o in ogni caso diretti a favorire il compimento di uno o più delitti con finalità di terrorismo previsti dal codice penale, e ciò indipendentemente dall'effettivo utilizzo dei fondi e delle risorse economiche per la commissione dei delitti anzidetti; \_,

3 2.2 - Il D.lgs. 231/2007 (Decreto Antiriciclaggio) costituisce il fulcro dell'intera legislazione nazionale di prevenzione e contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo. Oltre a fornire una nuova definizione di riciclaggio' (valida solo per le finalità del Decreto) il D.lgs 231/07 prevede: - obblighi di adeguata verifica della clientela (art.15): sono stati resi più incisivi gli adempimenti in materia di identificazione, di conoscenza e di controllo del cliente; - approccio basato sul rischio (art.20): gli obblighi di adeguata verifica sono graduati (standard, rafforzati, semplificati) in funzione del profilo di rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo attribuito al cliente; - obblighi di astensione (art.23): quando non sono in grado di adempiere agli obblighi di adeguata verifica gli intermediari devono astenersi dall'avviare il rapporto ed estinguere quelli in essere; - limitazioni all'uso del contante e dei titoli al portatore (art.49): è vietato il trasferimento di denaro contante e di titoli al portatore tra soggetti diversi quando il valore del trasferimento e pari o superiore a. 1000,00; - obblighi di registrazione in AUI (art.36): gli intermediari sono tenuti a conservare i documenti e registrare nell'archivio Unico Informatico i dati identificativi del cliente e le informazioni relative ai rapporti e alle operazioni di importo pari o superiori a ,00.= anche se frazionate 3. - segnalazione di operazioni sospette (art.41): gli intermediari sono tenuti a segnalare senza ritardo alla Unità di Informazione Finanziaria (UIF) quelle operazioni che sanno, sospettano o hanno motivo per sospettare che siano in corso o siano state tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. 2 Ai sensi dell'art.2 del Decreto 231/07, e per le sole finalità dello stesso, per riciclaggio s'intende: a. la conversione o il trasferimento di beni, effettuati essendo a conoscenza che essi provengono da un'attività criminosa o da una partecipazione a tale attività, allo scopo di occultare o dissimulare l'origine illecita dei beni medesimi o di aiutare chiunque sia coinvolto in tale attività a sottrarsi alle conseguenze giuridiche delle proprie azioni; b. l'occultamento o la dissimulazione della reale natura, provenienza, ubicazione, disposizione, movimento, proprieta dei beni o dei diritti sugli stessi effettuati essendo a conoscenza che tali beni provengono da un 'attività o da una partecipazione a tale attività; c. l'acquisto. la detenzione o l'utilizzazione di beni essendo a conoscenza, al momento della loro ricezione che tali beni provengono da un'attività criminosa; d. la partecipazione ad uno degli atti di cui alle lettere precedenti, l associazione per commettere tale atto, il tentativo di perpetrarlo, il fatto di aiutare, istigare o consigliare qualcuno a commetterlo o il fatto di agevolarne l'esecuzione;

4 3 - OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA L'approfondita e preventiva conoscenza della clientela è alla base di un'efficace azione di contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo. A questo principio sono ispirati gli obblighi di adeguata verifica della clientela che impongono agli intermediari la necessità di più incisive analisi sulle caratteristiche della clientela sia dal punto di vista soggettivo che da quello oggettivo. Nell'espletamento di tali obblighi è espressamente coinvolto anche il cliente (art.21) il quale è tenuto a fornire tutte le informazioni necessarie all'intermediario destinatario delle disposizioni di legge Gli obblighi di adeguata verifica vanno osservati nei seguenti casi: - accensione di un rapporto continuativo; - in occasione di operazioni occasionali (fuori da un rapporto) disposte dal cliente di importo, ancorchè frazionato, pari o superiore a ,00; - quando vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo; - quando vi sono dubbi sulla veridicità dei dati precedentemente acquisiti in sede di identificazione del cliente; Gli obblighi di adeguata verifica consistono (art.18) nelle seguenti attività: - identificazione del cliente tramite documenti d'identità in corso di validità; - identificazione del titolare effettivo 4 del rapporto e/o dell'operazione; dati e documenti identificativi possono essere forniti dal cliente; - acquisizione di informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto continuativo e/o dell'operazione; - controllo costante nel corso del rapporto continuativo; 3 Provvedimento BI su AUI art.1 lettera m, operazione frazionata: un 'operazione unitaria sotto il profilo economico di importo pari o superiore a , posta in essere attraverso più operazioni singolarmente di importo inferiore al detto limite (il limite di frazionamento è fissato in 5.000), effettuate in momenti diversi e in un circoscritto periodo di tempo fissato in sette giorni, ferma restando la sussistenza dell' operazione frazionata quando ricorrano elementi per ritenerla tale.

5 3.4 - Gli obblighi di adeguata verifica sono graduati in funzione del profilo di rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo attribuito al cliente dall'intermediario in applicazione del principio dell'approccio basato sul rischio, inteso come valutazione della potenziale esposizione del cliente a fenomeni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. L'approccio basato sul rischio trova, quindi, il suo presupposto nella conoscenza non più meramente anagrafica ma sostanziale di ogni cliente che implica una valutazione approfondita della causa dell'operazione e/o del rapporto continuativo che devono essere congruenti rispetto al profilo di rischio attribuito al cliente - basso, medio, alto, a cui corrisponde un diverso livello di adeguata verifica: - standard, nel caso che il profilo di rischio del cliente, all'esito dell'analisi delle informazioni acquisite, risulti medio-basso; - rafforzata, in caso di profilo di rischio alto; - semplificata, nei casi legislativamente previsti ( art.25); Nell'attribuzione del profilo di rischio (art.20) l'intermediario deve valutare gli elementi che fanno riferimento al: - cliente: natura e caratteristiche, attività svolta ed interessi economici, comportamento tenuto in occasione della richiesta del finanziamento, area geografica d'interesse; - rapporto/operazioni: motivo del rapporto, modalità di svolgimento, ammontare, durata, ragionevolezza in funzione dell'attività svolta, utilizzo di contante quando non vi siano motivazioni giustificative. In aggiunta a quanto sopra la Danyleasing SpA utilizza tutte le informazioni strumentali all'istruttoria della pratica di finanziamento. 4 Provvedimento Banca d'italia 3/04/2013, per titolare effettivo s'intende:" I) la persona fisica o le persone fisiche per conto delle quali il cliente realizza un'operazione; 2) nel caso in cui il cliente e/o il soggetto per conto del quale il cliente realizza un'operazione siano entità diverse da una persona fisica, la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano l'entità ovvero ne risultano beneficiari secondo i criteri di cui all'allegato tecnico". 5 Per il dettaglio cfr. Provvedimento Banca d'italia sull'adeguata verifica, parte I sezione seconda

6 - DANYLEASING S.P.A Per adempiere agli obblighi di adeguata verifica la Danyleasing ha predisposto un modulo (cfr. l'allegato Questionario di Adeguata Verifica) suddiviso in tanti quadri quante sono le informazioni da acquisire; la compilazione del modulo, con la fattiva collaborazione del cliente, tenuto a controfirmarlo per assunzione di responsabilità, è affidato al personale dell'azienda che viene in contatto con il cliente. Una volta compilato in tutte le sue parti, il modulo viene sottoposto al vaglio del Responsabile Antiriciclaggio aziendale per la valutazione definitiva. 4 - OBBLIGO DI ASTENSIONE (art.23) 4.1- Qualora, all'esito del procedura di adeguata verifica, emergano zone d'ombra in ordine alle caratteristiche del soggetto e alla reale natura dell'operazione di finanziamento richiesta, ovvero la società non è messa nelle condizioni di adempiere in modo coerente agli obblighi di adeguata verifica, la Danyleasing si astiene dall'avviare il rapporto, estingue quello eventualmente già in essere e valuta, ove ne sussistano i presupposti, se effettuare o meno una segnalazione di operazione sospetta alla UIF. 5 U T I L I Z Z O D E L C O N T A N T E L' art.49 del D.Lgs 231/07 vieta il trasferimento tra soggetti diversi di denaro contante e titoli al portatore di importo pari o superiore a 1.000,00. La Danyleasing SpA nell'erogazione dei finanziamenti, qualunque sia l'ammontare, utilizza soltanto strumenti di pagamento che garantiscano la tracciabilità delle operazioni (assegni bancari e/o circolari non trasferibili, bonifici etc). Allo stesso modo vengono generalmente pagati i rimborsi delle rate del prestito da parte della clientela.

7 6 - OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE NELL'AUI DI DATI ED INFORMAZIONI Nell'Archivio Unico informatico aziendale gli intermediari registrano e conservano per 10 anni dalla chiusura del rapporto o dall'esecuzione dell'operazione le informazioni riferite a: - Rapporti continuativi: data di accensione, dati identificativi del cliente, titolare effettivo, delegati ad operare, numero del rapporto; - Operazioni di importo pari o superiore a ,00 indipendentemente dal fatto che si tratti di un'operazione unica o di più operazioni che appaiono collegate o frazionate: data, causale, importo, mezzi di pagamento utilizzati, dati identificativi dell'esecutore e del soggetto per conto del quale è stata fatta l'operazione. Le registrazioni devono essere fatte entro il 30 giorno dall'accensione del rapporto di finanziamento e/o dall'esecuzione dell'operazione in utilizzo delle causali analitiche che riflettono l'attività di concessione di finanziamento da parte degli intermediari ex art.106 TUB (cfr. "tabella 6" dell'allegato al Provvedimento della Banca d'italia del 03/04/2013 in materia di gestione dell'aui). 7 - SEGNALAZIONE DI OPERAZIONI SOSPETTE Ai sensi dell'art 41 del Decreto Antiriciclaggio gli intermediari inviano alla UIF senza ritardo una segnalazione di operazione sospetta "... quando sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Il sospetto è desunto dalle caratteristiche, entità, natura del/'operazione...tenuto conto anche della capacità economica e del/'attività svolta dal soggetto cui è riferita " Per agevolare la valutazione da parte degli intermediari sugli eventuali profili di sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo la Banca d'italia ha emanato il Provvedimento recante gli indicatori di anomalia per gli intermediari del 28 agosto 2010, cui si fa rinvio per ogni dettaglio.

8 r DANYLEASING S.P.A Qui di seguito vengono richiamati a titolo puramente indicativo solo quelli che nell attività di concessione di finanziamento possono risultare più significativi: - per ciò che riguarda il comportamento del cliente: il cliente si mostra riluttante a fornire le informazioni richieste ovvero varia ripetutamente e senza apparente motivo le informazioni fomite; il cliente fornisce informazioni difformi da quelle tratte da fonti affidabili e indipendenti; il cliente, a seguito della richiesta d'informazioni, rinuncia a eseguire l'operazione di finanziamento; il cliente pone ripetuti quesiti in ordine alle modalità di applicazione della normativa antiriciclaggio e cerca di indurre il personale a eludere tali presidi; il cliente dimostra di non avere adeguata conoscenza della natura, oggetto, ammontare e scopo dell'operazione; il cliente è accompagnato da altri soggetti che si mostrano particolarmente interessati il cliente dispone che la corrispondenza venga inviata ad un indirizzo diverso da quello dichiarato; - per ciò che riguarda l'operazione o il rapporto: improvvisa estinzione del rapporto specie se effettuata a breve distanza dalla sua accensione; intervento inaspettato di un terzo estraneo al rapporto al fine di estinguere anticipatamente il finanziamento ovvero di coprire l'esposizione del cliente ovvero di rilasciare garanzie; - per ciò che riguarda le modalità di pagamento: utilizzo ripetuto e ingiustificato di denaro contante specie se attraverso il ricorso a banconote di grosso taglio; rimborso di rate da parte di soggetti diversi dal debitore senza giustificato motivo.

9 8 - IL PRESIDIO ANTIRICICLAGGIO - MODELLO ORGANIZZATIVO 8.1- In via preliminare si osserva che, per peculiarità operative (concessione di prestiti d'importo contenuto) e tipicità della clientela (prevalentemente famiglie, talvolta piccoli imprenditori della zona), per la Danyleasing la probabilità di restare coinvolta in situazioni illecite è oggettivamente molto bassa. Ciò non toglie che l'attenzione alle problematiche connesse al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo è mantenuta molto alta e coinvolge ai vari livelli tutte le strutture aziendali. A tali fini la Danyleasing SpA ha adottato un modello organizzativo in linea con quanto previsto dal "Provvedimento della Banca d'italia in materia di organizzazione e controlli del 10 marzo 2011 ", 8.2 -La responsabilità della supervisione complessiva sul sistema di gestione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo ricade in capo all'amministratore Unico e al Collegio Sindacale. In particolare l'amministratore Unico: - fissa gli indirizzi strategici ed individua le politiche di governo dei rischi che devono essere adeguate ai rischi a cui l'azienda può essere esposta; - delinea un sistema di controlli interni funzionale alla pronta rilevazione di eventuali anomalie; - valuta e approva il Regolamento Antiriciclaggio aziendale; - assicura che le anomalie riscontrate nel corso dei controlli vengano prontamente rimosse; - sentito il Collegio Sindacale nomina e revoca il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio; - nomina e revoca il Responsabile delle Operazioni Sospette. - assicura la massima riservatezza sull'identità delle persone che hanno partecipato al processo di valutazione delle sos.

10 Il Collegio Sindacale: - valuta l'idoneità delle procedure adottate dall'azienda in tema di adeguata verifica della clientela, registrazione e conservazione di dati e informazioni, segnalazione di operazioni sospette; - invita gli organi di vertice della società a rimuovere le anomalie e le irregolarità eventualmente riscontrate nel corso dei controlli di sua competenza; - deve essere sentito in occasione della nomina del Responsabile della Funzione Antiriciclaggio; - e tenuto ad informare tempestivamente le Autorità di Vigilanza dei fatti e delle circostanze di cui viene a conoscenza nell'ambito della sua attività che possono costituire violazione del Decreto Secondo le indicazioni dl "Provvedimento della Banca d'italia in materia di organizzazione e controlli del 10 marzo 2011" la società ha istituito la Funzione Antiriciclaggio e nominato il suo Responsabile al quale è stata conferito anche l'incarico di Responsabile per le operazioni sospette. La Funzione è chiamata a: - identificare le norme applicabili e valuta il loro impatto sulle procedure e sui processi interni; - verificare l'idoneità del sistema dei controlli interni adottato e propone le modifiche organizzative necessarie ad assicurare un adeguato presidio dei rischi; - effettuare con la collaborazione della Funzione Controlli indagini a campione sull'affidabilità dell' AUI e sul corretto adempimento degli obblighi da parte delle altre strutture aziendali; - svolgere attività di consulenza ed assistenza nella specifica materia per i vertici aziendali; - trasmettere mensilmente alla UIF i dati aggregati tratti dall' AUI in applicazione del Provvedimento della Banca d'italia in tema di gestione dell' AUI; - predisporre, in coordinamento con i vertici aziendali, piani di formazione del Personale; - aggiornare tempestivamente il presente Regolamento;

11 8.4 -Al Responsabile della Funzione Antiriciclaggio è stato attribuito anche il ruolo di Responsabile per la segnalazione di operazioni sospette. In tale veste:. - valuta le segnalazioni pervenute dalle altre strutture operative aziendali; - trasmette alla UIF le segnalazioni ritenute fondate; - cura i rapporti con la UIF presso cui è accreditato e risponde tempestivamente ad eventuali richieste di approfondimento; Il modello organizzativo si completa con l'attribuzione alla Funzione controlli Interni di specifici compiti in materia di antiriciclaggio. In particolare, attraverso controlli sistematici, la Funzione verifica: - l'adeguatezza dei presidi organizzativi, delle procedure adottate; - il costante rispetto dell'obbligo di adeguata verifica sia in occasione dell'accensione dei rapporti si durante la loro esecuzione; - il corretto funzionamento dell 'AUI in coordinamento con il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio - l'effettiva acquisizione e conservazione di dati informazioni e documenti; - il grado di coinvolgimento del personale nell'osservanza de compiti affidati. Delle attività svolte e dei relativi esiti il Responsabile della Funzione Controlli relaziona gli organi aziendali, fermo restando il rispetto dell'obbligo di riservatezza in materia di segnalazione di operazioni sospette In considerazione della struttura societaria della Danyleasing SpA e delle sue dimensioni, il ruolo di Responsabile della Funzione Antiriciclaggio e di Responsabile delle Operazioni sospette è attribuito all'amministratore Unico.