PROVVEDIMENTO DEFINITIVO DELLA BANCA D ITALIA DEL 3 APRILE 2013: PRINCIPALI IMPATTI OPERATIVI SUI CONFIDI VIGILATI (EX 107) E MINORI (EX 106).

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1 PROVVEDIMENTO DEFINITIVO DELLA BANCA D ITALIA DEL 3 APRILE 2013: PRINCIPALI IMPATTI OPERATIVI SUI CONFIDI VIGILATI (EX 107) E MINORI (EX 106). DISPOSIZIONI ATTUATIVE IN MATERIA DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA. DISPOSIZIONI ATTUATIVE PER LA TENUTA DELL AUI E PER LE MODALITA SEMPLIFICATE DI REGISTRAZIONE.. 1

2 Premessa L 11 aprile 2013 Banca d Italia ha emanato in via definitiva il «Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di adeguata verifica della clientela, ai sensi dell art. 7, comma 2, del D.Lgs. 231/2007» destinato, fra gli altri, a intermediari finanziari e altri soggetti esercenti attività finanziaria, tra cui iscritti all albo unico previsto dall art. 106 (confidi sottoposti a vigilanza prudenziale), soggetti disciplinati dall art. 112 (confidi minori) del TUB. Le disposizioni entreranno in vigore dal 1 gennaio Le presenti disposizioni si applicheranno a tutti i rapporti continuativi in essere alla data del 1 gennaio 2014 anche se costituiti prima dell entrata in vigore del d.lgs. 231/

3 Premessa Le Disposizioni forniscono ai destinatari una normativa che consente di adempiere al meglio gli obblighi di adeguata verifica della clientela. Con il presente riferimento a: lavoro si approfondiranno le principali innovazioni introdotte dalle Disposizioni in l applicazione del principio basato sul rischio; Le modalità per l identificazione e la verifica dell identità del cliente, del titolare effettivo, dell esecutore del rapporto continuativo o dell operazione; La verifica semplificata, la verifica rafforzata e la verifica eseguita da parte di terzi destinatari delle Disposizioni; Le modifiche introdotte dal Provvedimento per la tenuta dell AUI e per le modalità semplificate di registrazione. 3

4 Principio dell approccio basato sul rischio L azione di prevenzione e contrasto del riciclaggio si applica attraverso l istituzione di presidi volti a garantire la piena conoscenza del cliente, la tracciabilità delle transizioni e l individuazione delle operazioni sospette. In particolare la Normativa poggia su un sistema di obblighi ispirati ai quattro seguenti istituti fondamentali: L identificazione e l adeguata verifica della clientela con la quale si instaurano rapporti o si effettuano operazioni; disciplinati dagli articoli da 15 a 35 del Decreto; La registrazione dei rapporti e delle operazioni e la conservazione dei relativi documenti di supporto; disciplinati dagli articoli da 36 a 40 del Decreto; La segnalazione di operazioni sospette; disciplinata dagli articoli da 41 a 48 del Decreto; Formazione del personale dipendente e dei collaboratori esterni, articolo 54 del Decreto. L approccio basato sul rischio impone, ai destinatari della disciplina, di commisurare il rigore degli obblighi al rischio di riciclaggio cui sono esposti. Tale principio culmina nell attribuzione a ciascun cliente di un profilo di rischio che ne consenta l allocazione in una classe, bassa media alta, alla quale associare un coerente livello di profondità ed estensione degli adempimenti antiriciclaggio da definire in funzione del tipo di cliente/rapporto continuativo. 4

5 Principio dell approccio basato sul rischio L approccio basato sul rischio è una «misura», qualitativa e quantitativa, della probabilità di esposizione dell intermediario a fenomeni di riciclaggio che tenga conto non solo delle caratteristiche del fenomeno riciclaggio, ma anche della tipologia di rapporti continuativi/operazioni facenti parte dell attività istituzionale dell intermediario. In altri termini, il rischio è utilizzato come parametro per determinare gli obblighi applicabili in capo agli intermediari in modo da consentire una graduazione della disciplina in funzione della rischiosità del singolo cliente/rapporto continuativo instaurato. Per applicare operativamente il principio dell approccio basato sul rischio, i destinatari adottano sistemi valutativi e processi decisionali chiari, oggettivi, periodicamente aggiornati e verificati, volti ad assicurare l omogeneità di comportamento all interno della struttura aziendale, la tracciabilità delle verifiche svolte e delle valutazioni effettuate anche al fine di dimostrare alle Autorità competenti che le specifiche misure assunte siano adeguate rispetto ai rischi rilevati. Erroneamente si pensa che l expertise delle banche in materia di controlli sia, in generale, non replicabile, per cui gli altri intermediari finanziari onerati dagli adempimenti antiriciclaggio risultano poco attivi. Così non deve essere. Quando si parlerà degli obblighi antiriciclaggio li rivolgeremo indistintamente a tutti gli intermediari finanziari oggi interessati; la cultura dei controlli vale per tutti e per tutti comporta gli stessi rischi sia esogeni che endogeni. 5

6 Approccio basato sul rischio: la valutazione del cliente Alla base dell approccio basato sul rischio vi è la conoscenza del cliente. Il cliente deve essere valutato nella sua globalità. L art. 20 del Decreto indica i fattori da considerare per la valutazione del rischio di riciclaggio essi fanno riferimento: al cliente, presenza di elementi oggettivi e soggettivi che inducono ad una certa cautela; al rapporto, ovvero la possibilità di utilizzare l intermediario per attività di riciclaggio; all operazione, elementi che inducono a ritenere che il cliente stia mettendo in atto operazioni con lo scopo di aggirare la normativa. Gli adempimenti antiriciclaggio dell intermediario sono ricondotti ai seguenti obblighi: Obbligo di identificazione e adeguata verifica della clientela; Obbligo di astensione; Obbligo di registrazione; Obbligo di segnalazione di operazione sospetta. A fronte di tali obblighi è richiesto agli intermediari di introdurre specifici presidi per il controllo del rischio di riciclaggio in termini di: Risorse; Procedure; Funzioni organizzative chiaramente individuate (responsabile antiriciclaggio e responsabile SOS) e adeguatamente specializzate (professionalità, indipendenza, autorevolezza). 6

7 La valutazione del cliente: natura e caratteristiche Vi sono degli elementi oggettivi da considerare che, se presenti, richiedono all intermediario l adozione di maggiori cautele in quanto potrebbero far presupporre un maggior rischio di riciclaggio, tali elementi oggettivi riguardano: La sussistenza in capo al cliente di eventuali procedimenti penali o di precedenti segnalazioni all Unita di Informazione Finanziaria; Le cariche ricoperte (nel caso di cliente persona-fisica) in ambito politico-istituzionale, societario, in associazioni e fondazioni, soprattutto se si tratta di entità residenti in Stati extracomunitari diversi dai Paesi equivalenti: Persone Politicamente esposte (PEPs), soggetti che rivestono funzioni apicali nell ambito della pubblica amministrazione ovvero enti che gestiscono erogazione di fondi pubblici; nel Provvedimento vengono estese le Disposizioni sopracitate anche ai cittadini residenti nel territorio nazionale. Situazioni di difficoltà o debolezza economica del cliente: un elemento del tutto innovativo introdotto dalle Disposizioni è il riferimento ai clienti classificati a «incaglio e/o sofferenza» poiché maggiormente esposti ad infiltrazioni di natura criminale. Segue 7

8 La forma giuridica adottata dal cliente (persona fisica/ditta individuale o persona giuridica) là dove presenti particolari elementi di complessità od opacità che possano impedire o ostacolare l individuazione del titolare effettivo o dell effettivo oggetto sociale o ancora di eventuali collegamenti azionari o finanziari; Nel caso di società va posta attenzione alle finalità della sua costituzione, agli scopi che persegue e alle modalità attraverso cui opera per raggiungerli; La sussistenza in capo all esecutore o all eventuale titolare effettivo di procedimenti penali o precedenti segnalazioni all UIF, quando tali informazioni siano notorie o comunque note e non coperte da obblighi di riservatezza che ne impediscono l utilizzazione da parte dell intermediario; Le connessioni commerciali, operative, finanziarie e partecipative con entità residenti in ordinamenti non equivalenti sotto il profilo della lotta al riciclaggio e finanziamento del terrorismo. 8

9 La valutazione del cliente: attività svolta ed interessi economici Un ulteriore criterio di valutazione di cui si deve tenere conto è dettato dalla riconducibilità delle attività economiche svolte dal cliente a quelle tipologie di attività economiche che per natura presentano particolari rischi di riciclaggio e che per questo impongono all intermediario specifiche cautele: Attività in settori economici interessati dall erogazione di fondi pubblici, anche di fonte comunitaria, quali appalti, sanità, raccolta e smaltimento di rifiuti, produzione di energie rinnovabili, ecc; 9

10 La valutazione del cliente: il comportamento Il comportamento del cliente tenuto in occasione dell instaurazione del rapporto continuativo: Il cliente si rifiuta di fornire le informazioni richieste ovvero fornisce informazioni false o contraffatte o varia ripetutamente le informazioni fornite; Il cliente fornisce informazioni di cui sopra che risultano significativamente difformi da quelle tratte da fondi affidabili ed indipendenti quali visure, elenchi, archivi; Il cliente, a seguito delle informazioni richieste, rinuncia all apertura del rapporto ovvero chiede di interrompere quello in essere; Il cliente evita contatti diretti con l intermediario rilasciando deleghe e procure in modo frequente ed incoerente ovvero si rivolge ad un intermediario distante dalla zona di residenza o attività; Il cliente dispone che la corrispondenza non sia spedita alla residenza o al domicilio dichiarati ovvero ne chiede la domiciliazione presso l intermediario senza procedere personalmente al suo ritiro ovvero non risulta rintracciabile ai recapiti da lui indicati. 10

11 La valutazione del rapporto continuativo Riguardo i criteri di valutazione concernente i rapporti continuativi, inoltre, l assegnazione del profilo di rischio tiene conto di: la valutazione circa La maggiore o minore possibilità di utilizzare il rapporto per fini illeciti ovvero utilizzare l intermediario a scopo di riciclaggio; La modalità di instaurazione e svolgimento del rapporto qualora effettuati senza la presenza fisica del cliente ovvero che non consenta la sua identificazione diretta da parte dell Intermediario, in particolare per quei rapporti instaurati e gestiti esclusivamente mediante l interposizione di soggetti terzi; L ammontare della prestazione richiesta se elevata e incoerente rispetto al profilo economicopatrimoniale del cliente; La durata e la frequenza delle operazioni qualora caratterizzata da reiterate aperture ed estinzioni, da non confondere col operazioni di ristrutturazione concordate con l intermediario per il rientro dell esposizione. La ragionevolezza del rapporto in considerazione dell attività esercitata dal cliente ovvero in relazione alle caratteristiche economiche della regione o provincia di appartenenza; 11

12 Le operazioni: occasionali e frazionate Una considerazione a parte meritano le operazioni occasionali di tipo spot e quelle frazionate. Premesso che il Confidi esegue gli obblighi derivanti dalla Normativa antiriciclaggio all instaurazione del rapporto continuativo, che coincide con la data di rilascio della garanzia, a prescindere dall importo della garanzia richiesta, può verificarsi la circostanza per cui debba provvedere alla registrazione di operazioni occasionali. Per operazioni occasionali sono da intendere, nell ambito del rapporto continuativo ovvero del rilascio della garanzia, tutte quelle operazioni che originano movimenti di denaro dovuti al pagamento di commissioni o di recuperi su escussioni a seguito di sofferenze di importi superiori ai ,00 euro. Con lo stesso criterio sono da intendere le operazioni frazionate ovvero una operazione unitaria sotto il profilo economico di importo superiore al limite dei ,00 euro, posta in essere attraverso più operazioni singolarmente di importo inferiore al predetto limite, effettuate in momenti diversi e in un circoscritto periodo di tempo fissato in sette (7) giorni, ferma restando la sussistenza dell operazione frazionata quando ricorrano elementi per ritenerla tale. 12

13 La profilatura del cliente Una volta effettuata la valutazione del cliente, rapporto e operazione, i destinatari provvedono a definire il profilo di rischio di riciclaggio attribuibile sulla base delle informazioni acquisite e delle analisi effettuate. La raccolta delle notizie può avvenire attraverso percorsi guidati o questionari o in modalità automatica. In tutti i casi di modalità automatica in cui la procedura assegna un profilo che viene modificato dall operatore, se la modifica dell operatore abbassa il livello di rischio o dei controlli, essa va motivata per iscritto (tracciabilità). In esito alla profilatura, ciascun cliente è incluso in una delle classi di rischio predefinite dagli intermediari. A ciascuna classe di rischio è associato un coerente livello di profondità ed estensione degli adempimenti agli obblighi previsti dalla Normativa, adeguata verifica e valutazione di operazione sospetta. Nel caso di rapporti continuativi aperti, inoltre, gli intermediari definiscono la frequenza ordinaria di aggiornamento della profilatura del cliente, sulla base del relativo livello di rischio, e i casi in cui occorre verificare la congruità della classe assegnata. 13

14 Le modalità di identificazione e la verifica dell identità del cliente, del titolare effettivo, dell esecutore del rapporto o dell operazione L identificazione avviene sulla base di un documento identificativo in corso di validità. L identificazione del cliente, titolare effettivo, dell eventuale esecutore, deve essere svolta prima dell apertura del rapporto continuativo. L identificazione deve essere effettuata di regola in presenza del cliente, se persona fisica, o dell esecutore, se persona fisica/giuridica, diversamente si rientra nell identificazione a distanza. L identificazione può essere: - Diretta: se fatta dal personale dipendente dell intermediario e/o dai collaboratori fra quelli che la normativa assimila ai dipendenti dell intermediario; - Indiretta: se fatta da soggetti terzi, destinatari degli obblighi, ovvero legati all intermediario da un rapporto contrattuale ma non assimilabili al personale dipendente dell intermediario; Contestualmente all identificazione del cliente e dell esecutore avviene l identificazione del titolare effettivo, il quale non necessita della presenza fisica; l identificazione avviene sulla base di un documento d identità in corso di validità del quale viene acquisita e conservata copia in formato cartaceo o elettronico. 14

15 Il contenuto dell obbligo dell adeguata verifica L adeguata verifica della clientela consiste nelle seguenti attività: Verifica dell identità del cliente, dell esecutore e titolare effettivo sulla base di documenti, dati o informazioni ottenute da una fonte affidabile ed indipendente; Acquisizione delle informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo e, quando rilievi secondo un approccio basato sul rischio, dell operazione occasionale; Esercizio di un controllo costante nel corso del rapporto continuativo. 15

16 Ambito di applicazione I destinatari precedono all identificazione e all adeguata verifica della clientela in relazioni ai rapporti e alle operazioni che rientrano nell ambito della propria attività istituzionale. Le attività di cui sopra vanno effettuate: Quando si instaura un rapporto continuativo; Quando vi è il sospetto di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile; a tal fine gli intermediari fanno riferimento agli indicatori di anomalia; Quando sorgano dubbi sulla completezza, attendibilità o veridicità delle informazioni o della documentazione acquisita, anche in questo caso si fa riferimento agli indicatori di anomalia. L identificazione del cliente, dell esecutore, dell titolare effettivo e la verifica dei relativi dati possono ritenersi assolti qualora siano già state effettuate in relazione ad un rapporto in essere, purché l identificazione e verifica siano aggiornate nell ambito dell attività di controllo costante. 16

17 Criteri di individuazione del titolare effettivo Se il cliente è una persona giuridica, il titolare effettivo coincide con la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o esercitano il controllo diretto o indiretto sul cliente. La nozione di controllo contenuta nell Allegato tecnico deve essere interpretata in modo sintetico. Pertanto gli intermediari possono rilevare situazioni ulteriori rispetto alle interessanze detenute nella società. Ai fini della corretta applicazione del Provvedimento, il controllo ricorre per tutte le persone fisiche che hanno il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale superiore al 25% del capitale sociale o dei diritti di voto nella società. Se la percentuale superiore al 25% è detenuta da altra persona giuridica, il titolare effettivo deve essere individuato risalendo lungo la catena partecipativa nella persona o nelle persone fisiche che in ultima istanza esercitano il controllo su quest ultimo soggetto. Il requisito si intende soddisfatto per quote di partecipazione superiori al 25%. Lo stesso criterio si applica nell ipotesi in cui le quote di partecipazioni siano possedute da più soggetti persone giuridiche, salvo risalire lungo la catena partecipativa alla persona o alle persone fisiche che detengono più del 25%.

18 Segue: criteri di identificazione del titolare effettivo Nel caso di società ad azionariato diffuso o società cooperative, in particolare dove manchi un socio di riferimento, carattere di novità assoluta del Provvedimento, considerare come il titolare effettivo uno o più soggetti preposti all amministrazione della società, in considerazione dell eventuale influenza da questi esercitata sulle decisioni riservate ai soci. Quindi l intermediario deve comunque giungere all individuazione di un titolare effettivo, sia esso un socio, ovvero un amministratore della società. Non si rende necessaria l identificazione del titolare effettivo per i soggetti che beneficiano dell adeguata verifica semplificata. I destinatari possono astenersi dal proseguire la ricerca del titolare effettivo quando, risalendo la catena di controllo, individuano come controllante un soggetto che, se cliente, sarebbe sottoposto al regime di adeguata verifica semplificata. Va comunque tenuta e conservata evidenza della verifica intrapresa e, nell ambito del controllo del rapporto, va verificata la permanenza del requisito del soggetto che ha beneficiato della verifica semplificata. (Seguono una serie di casi concreti di identificazione del titolare effettivo ha cui è possibile fare riferimento per fattispecie particolari). 18

19 Obbligo di astensione Quando i destinatari non sono in grado di rispettare gli obblighi di identificazione e di adeguata verifica della clientela, di cui alle Sezioni III, IV, V e VI del Provvedimento antiriciclaggio, non instaurano il rapporto continuativo. Se tale impossibilità si verifica per un rapporto continuativo in essere, nell ambito del controllo del rapporto, o per una operazione in corso di realizzazione, essi pongono fine al rapporto o all esecuzione dell operazione. 19

20 Obbligo di astensione: chiarimenti su art. 23 Come si ricorderà, le disposizioni, limitatamente alla parte relativa alla restituzione dei fondi, avrebbero dovuto trovare applicazione a partire dal 17 ottobre In ragioni delle rilevanti difficoltà applicative, messe in luce soprattutto dal mondo bancario, il Ministero dell Economia aveva temporaneamente sospeso l applicazione di tale disposizione, in attesa dei necessari chiarimenti, improntati ad assicurare la continuità dei rapporti. Il 30/07/2013, cioè dopo l emanazione del Provvedimento, il Ministero dell Economia e delle Finanze si è espresso con una «nota» in merito all art. 23 e ha chiarito gli ambiti di applicazione relativa alla restituzione dei fondi al cliente. Con riferimento al contenuto del predetto articolo, il legislatore ha ritenuto necessario introdurre una specifica previsione per il caso in cui i destinatari non siano in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica e siano in possesso di disponibilità finanziarie del cliente. La modifica è stata introdotta con l art. 23 comma 1-bis che disciplina la procedura da seguire per la restituzione dei fondi al cliente. Segue 20

21 In presenza della difficoltà di procedere all adeguata verifica e sussistendo gli estremi per l attivazione della procedura di restituzione (saldi attivi per il cliente), il confidi valuterà, secondo i criteri elencati, la possibilità del blocco operativo e l opportunità di effettuare una segnalazione di operazione sospetta. Quindi l opportunità dell invio di segnalazione sospetta non è automatica alla restituzione dei fondi ma dipende dall esito del processo valutativo compiuto dal destinatario. Pertanto, nel caso in cui si dovesse procedere al blocco operativo dovuto all impossibilità di procedere alla verifica e in presenza di disponibilità finanziarie da restituire al cliente, n è l intermediario destinatario dei fondi da bonificare, n è il cliente, dovranno ritenere che sia inviata una segnalazione di operazione sospetta. Quindi, prima di avviare la procedura del blocco operativo (e di restituzione dei fondi), l intermediario deve contattare il cliente al fine di accertare la possibilità di completare agevolmente l adeguata verifica entro un ragionevole termine ovvero prendere atto dell eventuale rifiuto del cliente di fornire le informazioni; nell ambito di tale interlocuzione il cliente verrà edotto sulla necessità di ottemperare alla normativa e preavvertito sulle conseguenze nel caso di mancato completamento della verifica. L intermediario mantiene evidenza di tutti i contatti intercorsi, anche con tecniche di comunicazione a distanza, al fine di dimostrare la procedura seguita. Segue 21

22 Nella definitiva impossibilità di adeguata verifica l intermediario invierà al cliente una comunicazione scritta con la quale: Farà presente il proprio obbligo di astensione (blocco operativo); Qualora in presenza di disponibilità finanziarie spettanti al cliente, l esigenza di ottenere entro 60 giorni, dalla ricezione della comunicazione inviata, l indicazione delle coordinate bancarie di un conto su cui procedere al versamento degli importi, che deve essere: - Intestato/cointestato al cliente - Il conto corrente e/o il conto titoli deve essere stato aperto presso un intermediario nazionale, comunitario o soggetto al regime proprio dei paesi terzi equivalenti; - Nel caso in cui il rapporto sia cointestato a più clienti, il conto su cui bonificare le disponibilità finanziarie deve essere individuato di comune accordo fra i cointestatari e comunicato entro 60 giorni; - In caso di indicazioni divergenti l intermediario attenderà che gli venga comunicato un conto unico ovvero conti distinti per ciascun cointestatario con le indicazioni da seguire per la ripartizione dei fondi. Chiaramente dato il carattere accessorio della garanzia rispetto al finanziamento erogato dalla banca il confidi potrà avvalersi dell identificazione e adeguata verifica fatta dalla stessa banca che ha più occasioni di contatto con il cliente ai fini dell aggiornamento dei dati e delle informazioni. 22

23 La verificala dei dati del cliente, dell esecutore e del titolare effettivo La verifica dei dati relativi al cliente, all esecutore e al titolare effettivo avviene mediante il confronto con quelli desumibili da una fonte affidabile ed indipendente, di cui va acquisita e conservata copia in modo cartaceo o elettronico. Sono considerate fonti affidabili ed indipendenti i documenti identificativi non scaduti nonché gli altri documenti, rilasciati dai rispettivi enti, tra quelli indicati all Allegato tecnico: Documento d identità, fra quelli considerati documenti identificativi; Gli atti pubblici, le scritture private, i certificati qualificati; Le dichiarazioni delle Rappresentanze Diplomatiche e dell Autorità Consolare Italiana; Gli archivi camerali, albi ed elenchi di soggetti autorizzati, atti costitutivi, statuti, bilanci o documenti equivalenti; Informazioni provenienti da Organismi e Autorità Pubbliche anche di Stati esteri purché equivalenti; tali informazioni possono essere acquisiti anche attraverso siti web. Quando le persone di cui verificare i dati sono più di una, la verifica dei dati può avvenire in momenti diversi purché prima dell apertura del rapporto continuativo. Segue 23

24 In presenza di basso rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo, la verifica del titolare effettivo può essere effettuata acquisendo una dichiarazione di conferma dei dati relativi al titolare effettivo sottoscritta dal cliente sotto la propria responsabilità. La verifica dei dati del cliente, dell esecutore e del titolare effettivo va fatta di regola al momento dell instaurazione del rapporto; tuttavia può avvenire anche dopo l instaurazione del rapporto, qualora ciò si renda necessario per non interrompere la normale conduzione degli affari, e in presenza di basso rischio di riciclaggio. In ogni caso la procedura deve essere completata il più presto possibile dopo il primo contatto e comunque entro trenta giorni dall instaurazione del rapporto. 24

25 Acquisizione delle informazioni su scopo e natura del rapporto I destinatari acquisiscono le informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto. La profondità e l estensione delle verifiche sono correlate al profilo di rischio assegnato. Vanno comunque acquisite le informazioni concernenti: Le finalità relative all accensione del rapporto; Le relazioni fra il cliente e l esecutore; L attività lavorativa ed economica svolta dal cliente e, in generale, le relazioni d affari. Ulteriori informazioni da acquisire, secondo l approccio basato sul rischio, possono riguardare: l origine dei fondi utilizzati nel rapporto; La relazione fra il cliente e il titolare effettivo; Le relazioni d affari e i rapporti con altri destinatari della normativa; La situazione economica (fonti di reddito) e patrimoniale del cliente; La situazione lavorativa, economica e patrimoniale di familiari e conviventi. 25

26 Il controllo costante nel corso del rapporto continuativo Il controllo costante nel corso del rapporto continuativo costituisce la novità rispetto a quanto stabilito dal D.Lgs. 231/07 che prevedeva ovvero taceva in merito ai termini entro cui adeguare la verifica della «vecchia clientela» prevedendo l esecuzione dell adeguata verifica al primo contatto utile con il cliente, che di norma sarebbe coinciso con il rinnovo, ovvero con il rilascio di una nuova garanzia. Le presenti disposizioni si applicheranno, altre che a tutti i nuovi rapporti a decorrere dal 1 gennaio 2014, a tutti i rapporti continuativi in essere alla data del 1 gennaio 2014, anche se costituiti prima dell entrata in vigore del d.lgs. 231/2007. Il controllo costante del rapporto ha lo scopo di mantenere aggiornati i documenti, i dati e le informazioni acquisite all instaurazione del rapporto ovvero alla verifica del profilo di rischio assegnato in base alle valutazioni svolte e all individuazione di anomalie e incongruenze che possono condurre alla chiusura del rapporto stesso, all astensione dall effettuare operazioni e alla segnalazione di operazione sospetta. Segue 26

27 Il controllo del rapporto si esercita attraverso l esame della complessiva operatività del cliente, nonché mediante l acquisizione di informazioni, in sede di verifica e aggiornamento delle notizie, ai fini dell identificazione del cliente, del titolare effettivo, dello scopo e della natura del rapporto. La normativa antiriciclaggio lascia un certo margine di discrezionalità nella definizione delle procedure da adottare per lo svolgimento del controllo; infatti i destinatari stabiliscono, in ragione del rischio specifico, la tempistica e la frequenza dell aggiornamento relativo ai dati e alle informazioni acquisite e alle relative verifiche. A tale riguardo può risultare utile attivare procedure automatiche che permettano di segnalare la scadenza di documenti, poteri di rappresentanza, ovvero prevedere delle verifiche periodiche programmate sul cliente (soprattutto in caso di società) onde confermare la validità e la permanenza delle informazioni acquisite in sede di apertura del rapporto. 27

28 Gli obblighi di conservazione I destinatari conservano in formato cartaceo o elettronico tutta la documentazione acquisita a seguito dell adeguata verifica, la documentazione da acquisire e conservare è definita dal livello di rischio associato a ciascun cliente con lo scopo di: Dimostrare alle Autorità di Vigilanza le procedure seguite e le misure adottate per adempiere agli obblighi imposti dalla normativa ovvero dimostrare l idoneità delle misure rispetto al rischio valutato (requisiti di idoneità ed appropriatezza e di dimostrabilità dell adeguatezza); Consentire analisi ed approfondimenti da parte dell Unità di Informazione Finanziaria (UIF) o di qualsiasi altra autorità competente; Consentirne l utilizzo nell ambito di indagini o procedimenti su operazioni su operazioni di riciclaggio, finanziamento del terrorismo e altri reati. I documenti devono essere conservati per un periodo di dieci (10) anni dalla data di chiusura del rapporto. I documenti conservati devono essere prontamente disponibili (in formato cartaceo o elettronico), su richiesta delle autorità competenti. La conservazione è consentita anche presso terzi (archiviazione in formato elettronico presso società di gestione dell AUI) purché ciò non determini ostacoli giuridici (rispetto di riservatezza e privacy) e logistici che ne compromettano la pronta disponibilità. 28

29 Misure semplificate di adeguata verifica Secondo quanto previsto dall art. 25 del nuovo Decreto antiriciclaggio, il legislatore ha escluso l applicabilità degli obblighi ordinari di adeguata verifica della clientela quando il cliente da sottoporre ad identificazione e verifica dell identità è uno dei soggetti rientranti nell elencazione prevista dall art. 11, comma 1 e 2, lettere (b) e (c) del Decreto: banche, Poste Italiane S.p.a, istituti di moneta elettronica, SIM, SGR e SICAV, imprese di assicurazione, agenti di cambio, società che gestiscono il servizio di riscossione dei tributi, intermediari finanziari ex art. 105 e 107 TUB e Casse deposito prestiti, nonché le società operanti nel settore finanziario iscritte nelle sezioni dell elenco generale ex art. 155, comma 4 o comma 5 del TUB). Quindi, quando il cliente è uno dei soggetti su indicati, i destinatari possono avvalersi della prerogativa delle misure semplificate di adeguata verifica. Misura semplificata di adeguata verifica significa che i destinatari raccolgono sufficienti informazioni sull intermediario idonee a stabilire se ricorrano le condizioni di basso rischio di riciclaggio richieste per l applicazione delle misure semplificate e a verificare il permanere delle stesse nel corso del tempo. In caso di verifica semplificata si è esonerati dall individuare il titolare effettivo dell operazione, dal richiedere informazioni su natura e scopo e dal controllo costante nel corso del rapporto. Misure semplificate di adeguata verifica ricorrono ad esempio nell ambito della controgaranzia fra confidi di primo e secondo grado relativamente al rilascio di garanzie a favore dei consorzi di primo grado. 29

30 Obblighi rafforzati di adeguata verifica I destinatari applicano misure rafforzate di adeguata verifica quando sussiste un elevato rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo risultante da specifiche previsioni normative, ovvero da autonome valutazioni del destinatario, sulla base dei criteri contenuti dalle istruzioni. Il Decreto prevede che i destinatari applichino misure rafforzate in presenza di: Operatività a distanza; Persone politicamente esposte; Inoltre le misure rafforzate vanno applicate nei casi di: Invio alla UIF della segnalazione di operazione sospetta; In relazione al ricorso al prodotti, operazioni, tecnologie che possano aumentare il rischio di riciclaggio. Segue 30

31 Le misure rafforzate di adeguata verifica consistono nell adozione di misure caratterizzate da maggiore profondità, estensione e frequenza, nelle diverse aree dell adeguata verifica. A titolo esemplificativo possono essere acquisite informazioni ulteriori e più incisive rispetto ai dato previsti ordinariamente per i familiari, per i conviventi, per le società o altri soggetti in affari con il cliente; possono essere acquisite ulteriori informazioni sull esecutore e sul titolare effettivo; per le operazioni occasionali (come definite in precedenza), possono essere acquisite informazioni aggiuntive sulla natura e lo scopo; può essere aumentata l intensità e la frequenza del monitoraggio nel controllo continuo del rapporto. Data l operatività dei confidi, generalmente, le uniche possibilità per cui potrebbe essere necessario procedere con misure rafforzate riguardano: Operatività a distanza, svolta dal cliente senza la sua presenza fisica, tramite l interposizione di soggetti terzi; Persone politicamente esposte (PEPs) e persone residenti nel territorio nazionale che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche. Segue 31

32 Qualora il confidi non sia in grado di ottenere i dati e le informazioni indicate ovvero non sia in grado di verificarne l attendibilità ed avere la certezza della coincidenza fra il cliente da identificare e il soggetto cui si riferiscono i dati o comunque qualora dalle verifiche effettuate emergano falsità o incoerenze delle informazioni fornite a distanza, il destinatario non avvia il rapporto ovvero pone fine a quello in essere e valuta se inviare una segnalazione alle Autorità. 32

33 Esecuzione da parte di terzi degli obblighi di adeguata verifica L assolvimento degli obblighi di adeguate verifica può essere demandato a soggetti terzi ferma restando la piena responsabilità in capo all intermediario. Il ricorso a terzi è consentito in tutte le fasi dell adeguata verifica ad eccezione del controllo costante del rapporto. Nell ambito di applicazione e delle responsabilità delle disposizioni, la Norma fa un distinguo dei soggetti terzi che possono effettuare l adeguata verifica in due categorie: I soggetti ai quali possono essere demandate tutte le fasi consentite dell adeguata verifica, tali soggetti sono soprattutto enti creditizi e finanziari italiani, europei e extraeuropei; I soggetti ai quali possono essere demandati solo l identificazione del cliente, dell esecutore e del titolare effettivo nonché l acquisizione e l invio al destinatario, al fine della verifica, di copia dei documenti richiesti e di una prima valutazione di congruità del rapporto; rientrano in questa casistica i collaboratori esterni che, in virtù di un apposita convenzione, agiscono in nome e per conto dell intermediario finanziario nel proporre alla clientela la sottoscrizione di contratti riconducibili all attività istituzionale dello stesso. Le fasi di identificazione e adeguata verifica sono due operazioni distinte che riguardano: a) l identificazione: va fatta sulla base di un documento identificativo in corso di validità e riguarda il cliente persona fisica, l esecutore se persona giuridica e il titolare effettivo per persona fisica e giuridica. b) L adeguata verifica: va fatta sui fattori da considerare ai fini dell assegnazione del profilo di rischio e riguarda il complesso dei dati e delle informazioni sul cliente, sul rapporto e sull operazione. Segue 33

34 Per la prima categoria di soggetti, gli obblighi si considerano assolti da parte del destinatario attraverso un idonea attestazione rilasciata dal terzo che abbia provveduto ad adempiere all identificazione in proprio, in presenza del cliente e in relazione alla costituzione di un rapporto continuativo. L attestazione deve essere riconducibile al terzo attestante e deve essere trasmessa dal terzo attestante e non dal cliente identificato e deve contenere: I dati identificativi del cliente, dell eventuale esecutore e dell eventuale titolare effettivo; L identificazione delle tipologie di fonti utilizzate per l accertamento e la verifica dell identità; Le informazioni sulla natura e sullo scopo del rapporto continuativo. L attestazione può essere resa in modo cartaceo o informatico, in via autonoma ovvero in convenzione con specifiche operazioni. Copia dei documenti deve essere resa disponibile ovvero inviata tempestivamente in caso di richiesta da parte dell intermediario responsabile della verifica. L intermediario, nell ambito della propria responsabilità, valuta se gli elementi raccolti dai terzi siano idonei ai fini dell assolvimento degli obblighi previsti. Segue 34

35 Per la seconda categoria di soggetti, l aspetto più rilevante riguarda l operatività posta in essere e svolta attraverso l interposizione di collaboratori esterni, specificatamente agenti in attività finanziaria, dipendenti e collaboratori di associazioni di categoria e le loro società di servizi, che svolgono la propria attività professionale presso i confidi. Le Disposizioni specificano che tali soggetti, in possesso dei necessari requisiti previsti dalla normativa e in virtù di un apposita convenzione sottoscritta con l intermediario, possono effettuare solo l identificazione del cliente, dell esecutore e del titolare effettivo e acquisire e trasmettere allo stesso copia dei documenti identificativi originali. La valutazione del cliente, del rapporto e dell operazione, ai fini dell assegnazione del profilo di rischio e dei successivi adempimenti e obblighi resta in capo all intermediario. Nello specifico la convenzione deve contemplare gli obblighi che i collaboratori sono chiamati ad assolvere in materia di antiriciclaggio, le modalità e i tempi di trasmissione della documentazione nonché le responsabilità per il non corretto svolgimento dell attività assegnatagli. 35

36 Disposizioni attuative per la tenuta dell AUI : la modalità semplificata di registrazione Destinatari delle presenti disposizioni sono tutti i soggetti iscritti all art. 2 del «Provvedimento recante disposizioni attuative per la tenuta dell archivio unico informatico e per le modalità semplificate di registrazione di cui agli art. 7 e 8 del D.Lgs. 231/2007. I confidi art. 106 TUB (ex art. 107) sono obbligati a istituire l AUI per registrare i dati e le informazioni relative ai rapporti continuativi e alle operazioni. I confidi art. 112 TUB (ex art. 106) utilizzano modalità semplificate di registrazione; modalità semplificate di registrazione (da non confondere con obblighi semplificati di adeguata verifica) significa che tali soggetti, attualmente, hanno la facoltà e non l obbligo dell AUI. Sussiste tuttavia l obbligo di riversare mensilmente i dati e le informazioni relativi ai clienti, ai rapporti e alle operazioni in un archivio dedicato, tenuto e gestito mediante sistemi di informatica o in modalità cartacea. L archivio costituito deve rispettare requisiti minimali ovvero deve garantire la cronologicità e correttezza dei dati inseriti, l inalterabilità degli stessi e deve dare la possibilità di trarre con un unica interrogazione informazioni ed evidenze integrate. L archivio deve inoltre garantire che eventuali rettifiche, aggiornamenti ed integrazioni devono essere evidenziate in modo da consentire la tracciabilità delle registrazioni prima e dopo la modifica. Sui confidi, inoltre, ricade la responsabilità della tenuta e della conservazione dell archivio anche nella predisposizione di procedure di ripristino, in caso di blackout, e di protezione dei dati e delle informazioni per non compromettere la normale continuità operativa aziendale. 36

37 Segue: disposizioni attuative per la tenuta dell AUI per confidi art. 106 Gli obblighi di registrazione sussistono in sede di accensione, variazione e chiusura dei rapporti continuativi. I confidi art. 106 del TUB inseriscono in AUI i seguenti dati ed informazioni: Con riferimento ai rapporti continuativi: la data di apertura del rapporto (*), il punto operativo in cui è stato instaurato, il numero, l attività economica, i dati identificativi del cliente intestatario del rapporto; Con riferimento all operazione: la data (**), il punto operativo, in cui è stata disposta, la causale (***) che ne codifica la tipologia, l importo (****), il numero del rapporto continuativo movimentato, i dati identificativi del cliente, i dati identificativi dell eventuale esecutore, i dati identificativi di eventuali titolari effettivi. Con riferimento ai legami: la data (*****), i dati identificativi del cliente o del soggetto per conto del quale un operazione è effettuata, i dati identificativi di eventuali titolari effettivi. 37

38 Segue: disposizioni attuative per la tenuta dell AUI per confidi art. 106 I destinatari registrano le operazioni disposte dalla clientela secondo le causali analitiche indicate nell Allegato tecnico di cui alla tabella 6. Le informazioni acquisite devono essere inserite nell AUI e entro trenta giorni dalla data di riferimento come indicato ai rapporti, alle operazioni, compreso le operazioni frazionate e ai legami. Qualora vi sia la necessità di rettificare dati ed informazioni già registrate ovvero l inserimento di informazioni aggiornate rispetto a quelle acquisite occorre evidenziare con chiarezza i cambiamenti apportati conservando evidenza dell informazione precedente. Per i destinatari che si avvalgono dell identificazione svolta da terzi, il termine dei trenta giorni decorre dalla data di ricevimento della relativa documentazione. 38

39 Segue: disposizioni attuative per la tenuta dell AUI per confidi art. 106 Per la tenuta e la gestione dell archivio i destinatari possono istituirlo in proprio conformemente alle disposizioni di legge ovvero esternalizzato ad altro soggetto, purché sia loro assicurato l accesso diretto e immediato, fermo restando le responsabilità di legge. (*) L esternalizzazione dell obbligo di conservazione non esonera il destinatario dalle sue responsabilità. La Funzione antiriciclaggio deputata alla verifica e ai controlli sulle modalità di assolvimento degli obblighi antiriciclaggio e di tenuta dell AUI, fra l altro, ha il compito di monitorare le modalità di archiviazione e di protezione dei dati e delle informazioni (rispetto della privacy) e la predisposizione da parte dell outsourcer di piani «disaster recovery». I dati e le informazioni inserite in AUI devono essere conservate per 10 anni dalla chiusura del rapporto. Le banche che erogano fondi a favore di soggetti garantiti dai confidi, comunicano a questi ultimi, entro trenta giorni, i dati relativi all estinzione del finanziamento onde consentire la chiusura del rapporto. 39

40 Disposizioni attuative dell AUI per confidi art. 112 I confidi art. 112 del TUB, che hanno optato per l implementazione dell AUI, registrano i rapporti continuativi relativamente alle garanzie rilasciate ai richiedenti, con le stesse modalità e obblighi previsti per i confidi art I destinatari degli obblighi antiriciclaggio (le banche) che erogano fondi a favore di soggetti garantiti dai confidi, comunicano a questi ultimi, entro trenta giorni, i dati relativi all estinzione del finanziamento. I confidi registrano le operazioni disposte dalla clientela secondo le causali analitiche indicate nell Allegato tecnico di cui alla tabella 13. I dati e le informazione da registrare riguardano: Con riferimento ai rapporti continuativi: la data, il numero, i dati identificativi del cliente, dell eventuale esecutore, dell eventuale titolare effettivo, con l indicazione per tutte le persone fisiche se trattasi dei PEPs, la natura, lo scopo, l importo dell operazione, la provincia di destinazione, l eventuale paese controparte. Con riferimento all operazione: la data, il numero identificativo riferito al rapporto continuativo, i dati identificativi del cliente, dell eventuale esecutore e titolare effettivo. I dati e le informazioni acquisite devono essere registrate tempestivamente e comunque entro trenta giorni dall aperture, variazione o chiusura del rapporto o dall esecuzione dell operazione. Qualora vi sia la necessità di rettificare informazioni già registrate ovvero l inserimento di dati aggiornati rispetto a quelli acquisiti occorre evidenziare con chiarezza i cambiamenti apportati conservando evidenza delle informazioni precedenti 40

41 Disposizioni attuative dell AUI per confidi art. 112 I confidi di cui all art. 112 del TUB che hanno optato per l istituzione dell AUI, pur non essendo obbligati dalla normativa, possono istituirlo in proprio, purché conforme alle disposizioni di legge, ovvero esternalizzarlo ad altro soggetto, purché sia loro assicurato l accesso diretto e immediato e fermo restando le responsabilità di legge; l esternalizzazione dell obbligo di conservazione, della tenuta e della gestione dell archivio non esonera il destinatario dalle sue responsabilità. La Funzione antiriciclaggio deputata alla verifica e ai controlli sulle modalità di assolvimento degli obblighi antiriciclaggio e di tenuta dell AUI, fra l altro, ha il compito di monitorare le modalità di archiviazione e di protezione dei dati e delle informazioni (rispetto della privacy) e la predisposizione da parte dell outsourcer di piani «disaster recovery» per garantire la normale continuità operativa aziendale. I dati e le informazioni inserite in AUI devono essere conservate per 10 anni dalla chiusura del rapporto. 41

42 Sostituzione dell archivio con altro software Nell ipotesi in cui il destinatario sostituisce il gestionale in uso con altro software procede a: Nel caso istituisce l AUI provvede alla migrazione dei dati ovvero fornisce i dati per la migrazione alla società di gestione del nuovo archivio conservando copia dei dati migrati per eventuali attività di controllo da parte delle autorità ai quali verrà dimostrata la modalità della precedente archiviazione. Verbalizza inoltre una data di passaggio dal vecchio al nuovo sistema informatico; Nel caso acquisisce un nuovo software, ma che non ha la funzionalità dell AUI, provvede alla migrazione dei dati nel nuovo archivio conservando copia del vecchio archivio. Contemporaneamente verbalizza una data di passaggio dal vecchio al nuovo sistema informatico. 42

43 Grazie per l attenzione 43

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