CAPITOLATO SPECIALE PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO SOSTITUTIVO DI MENSA DIFFUSA MEDIANTE L UTILIZZO DEL BUONO PASTO ELETTRONICO

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1 Allegato alla determinazione n. 2013/34/0075 CAPITOLATO SPECIALE PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO SOSTITUTIVO DI MENSA DIFFUSA MEDIANTE L UTILIZZO DEL BUONO PASTO ELETTRONICO Il presente CSA regola il rapporto tra il Comune di Padova (da ora in poi detto Comune o Ente ) e la Ditta aggiudicataria dell appalto del servizio sostitutivo di mensa (di seguito denominata Ditta o Fornitore ), per la gestione del servizio in oggetto. ART. 1 OGGETTO DEL SERVIZIO 1. Costituisce oggetto della presente gara: l erogazione del servizio sostitutivo di mensa al personale dipendente del Comune (abilitato mediante badge) ed ai soggetti non dipendenti nei confronti dei quali l Amministrazione assume l obbligo di garantire il pasto. Il servizio deve essere fornito mediante una rete di locali convenzionati con il Fornitore, ubicati e distribuiti nel territorio del Comune come indicato al successivo art. 2 ed autorizzati all esercizio dell attività in conformità all art. 285 del D.P.R. 207/2010; fornitura degli strumenti hardware e software per la gestione ed il controllo del servizio sostitutivo di mensa. 2. Il badge - carta elettronica multifunzione che veicola il buono pasto elettronico - è di proprietà dell Ente e dato in dotazione ai dipendenti per la rilevazione presenze. ART. 2 LOCALI CONVENZIONATI 1. Nel territorio del Comune sono individuate le seguenti 13 zone nelle quali sono dislocate le sedi dell Ente. I locali convenzionati dovranno essere situati all interno di tali zone, così come perimetrate nelle allegate piantine, secondo la distribuzione stabilita in sede di gara. Zone centrali: A VIA RAGGIO DI SOLE B PALAZZO SARPI C PALAZZO GOZZI/TRIBUNALE D S.GAETANO/EREMITANI E CENTRO STORICO F PRATO DELLA VALLE Zone periferiche: 1 ARCELLA 2 STANGA 3 TERRANEGRA 4 VOLTABAROZZO 1

2 5 GUIZZA 6 SACRA FAMIGLIA 7 CHIESANUOVA 2. in caso di apertura di nuovi uffici o di spostamento di dipendenti nelle sedi comunali, la Ditta dovrà assicurare un diversa distribuzione del servizio mediante convenzionamento di locali ubicati nei pressi degli uffici stessi. Al fine di fornire un servizio adeguato ai dipendenti, il numero dei nuovi esercizi da convenzionare sarà proporzionato al n. di dipendenti nella sede (in analogia con i criteri adottati in sede di gara nella tabella n. minimo e n. massimo degli esercizi da convenzionare o di cui fornire impegni a convenzionare ). 3. in fase di convenzionamento di nuovi esercizi l Ente potrà eventualmente indicare le proprie preferenze, che non saranno vincolanti per il Fornitore, che sarà però tenuto a verificare la possibilità di convenzionare l esercizio indicato. 4. qualora nel corso del contratto dovesse rilevarsi una differenza tra il n. di esercizi offerto e il n. di esercizi effettivamente convenzionati maggiore allo scostamento ammesso in sede di gara (una unità nel n. dei locali offerti in sede di gara per ciascuna zona decentrata, entro il limite di 3 locali in meno ; e una unità per le zone centrali, entro il limite di 3 locali in meno) la Ditta sarà tenuta a provvedere al relativo ripristino. Il mancato ripristino costituisce causa di risoluzione del rapporto, salva dimostrata impossibilità ad adempiere. 5. disponibilità a convenzionare ulteriori esercizi (max 10) che l Ente eventualmente segnalerà. 6. mantenere aggiornato l elenco dei locali convenzionati, informando tempestivamente l Ente di ogni variazione (risoluzioni contratto convenzionamento, cessazioni attività, subentri, etc.). 7. il Fornitore esonera l Ente da ogni responsabilità in merito ai rapporti intercorrenti con gli esercizi convenzionati. ART. 3 OBBLIGHI DELLA DITTA La Ditta avrà in particolare i seguenti obblighi, senza ulteriori oneri a carico dell Ente: 1. garantire il servizio di erogazione dei pasti per i dipendenti del Comune e gli altri soggetti che ne hanno diritto secondo quanto indicato nel presente capitolato, attraverso una rete di locali nel numero e con la distribuzione stabiliti in sede di gara o con le eventuali successive variazioni ai sensi dell art 2; 2. la gestione informatizzata (con le specifiche tecniche indicate all art. 4) del servizio, l aggiornamento delle banche dati e la fornitura, installazione, configurazione e manutenzione delle apparecchiature informatiche e degli applicativi. In caso di non 2

3 funzionamento o di guasti alle apparecchiature la relativa riparazione deve avvenire entro 2 giorni lavorativi dalla chiamata; 3. provvedere alla formazione del personale del Settore Risorse Umane dell Ente, che dovrà gestire il sistema secondario di cui all art. 4; 4. prevedere la possibilità per il Comune di bloccare l uso del badge in caso di smarrimento o furto dello stesso; 5. riparare eventuali guasti dei terminali intelligenti (lettori POS) del badge presso gli esercizi convenzionati entro 3 giorni dalla segnalazione dell esercente; 6. garantire la continuità del servizio salvo casi di forza maggiore e, in caso di interruzione del servizio presso il singolo locale, garantire comunque: - la possibilità di usufruire del buono pasto, - la conservazione e aggiornamento dei dati delle transazioni. 7. garantire la sostituzione, entro due settimane, degli esercizi che l Ente dovesse ritenere inadeguati (a titolo esemplificativo per segnalazioni negative da parte dei dipendenti); 8. provvedere ad emettere fatture mensili con tutti e solo i pasti consumati nei 2 mesi precedenti a quello cui la fattura si riferisce; pertanto trascorso tale termine non potranno essere poste a carico dell Ente ulteriori transazioni relative a periodi precedenti. Sarà pertanto cura della Ditta imporre ai locali, che opereranno in regime di convenzione, opportune e vincolanti clausole contrattuali finalizzate al rispetto dei limiti temporali sopra specificati. Con la fattura dovrà essere trasmesso l elenco, su file, in ordine alfabetico dei pasti usufruiti dai dipendenti nei mesi di riferimento con relativa matricola, numero identificativo del badge assegnato e data fruizione. 9. garantire che i dati di cui verrà in possesso siano tutelati come stabilito dal D.Lgs. 196/2003. ART. 4 CARATTERISTICHE TECNICHE A. Sistema principale, sistemi secondari, terminali presso gli esercizi convenzionati Si prevede l utilizzo di un sistema principale di gestione ubicato presso la Ditta, e l utilizzo diuno o più sistemi secondari (fino a un massimo di quattro), ubicati presso il Comune. Il sistema principale contiene la base dati e l'applicativo di gestione. Dialoga con i terminali situati negli esercizi convenzionati e con i sistemi secondari. 3

4 I sistemi secondari sono costituiti da stazioni di lavoro collegate a INTERNET, e da Pos per leggere/scrivere il badge. I pc sono dotati di sistema operativo Windows XP. Dialogano con il sistema principale collegandosi, mediante un browser, al sito internet messo a disposizione dalla Ditta. E richiesta l indipendenza dell applicativo dal tipo di browser utilizzato. I sistemi secondari permettono la gestione locale dei badge (abilitazioni, modifiche e controlli), le interrogazioni e le estrazioni dalla base dati presente nel sistema principale. I terminali situati presso gli esercizi convenzionati effettuano controlli preventivi sul badge, rifiutando la transazione se il badge stesso è stato bloccato, oppure se viene riscontrata incompatibilità con le autorizzazioni assegnate al badge. Inoltre, trasmettono i dati al sistema principale per l aggiornamento del data base sui pasti fruiti. B. Badge Devono essere previste due tipologie di badge: a) badge personale: è il badge di rilevazione delle presenze in dotazione al dipendente, abilitato al servizio sostitutivo di mensa. b) badge di servizio: è un badge di rilevazione presenze, non assegnato ad un dipendente in particolare, abilitato al servizio sostitutivo di mensa, ed assegnabile di volta in volta temporaneamente a dipendenti diversi, tramite sistema secondario. c) Caratteristiche tecniche dei badge, che conterranno i dati di gestione del Buono Pasto I badge in dotazione ai dipendenti sono di due tipologie: 1) Carte Contactless RFID Myfare 13,56 Mhz, 1KB ISO Type A 2) Smart card con chip ID ONE 64 K (ISO 7816 e ISO Type A con emulazione Myfare da 1K a 4 K). Sono dotati di memoria di 1K, nella quale ora non è scritta alcuna informazione, utilizzabile per la gestione del servizio sostitutivo di mensa. Il numero badge è rilevato dai terminali di rilevazione presenze, i quali leggono l UID del badge e lo trasformano da numero esadecimale a decimale, applicando la decodifica, descritta al punto e). L associazione tra numero badge e matricola del dipendente, avviene a livello software delle gestione delle presenze. d) Informazioni di erogazione buoni pasto da registrare nel badge: Matricola Data inizio erogazione servizio mensa al dipendente Numero pasti autorizzati per giorno Giorni della settimana autorizzati (7 caratteri, del tipo LMMGV - -, dove - indica giorno non abilitato) Fascia oraria autorizzata Badge bloccato (SI/NO) Data blocco badge 4

5 e) Algoritmo di decodifica badge La decodifica viene fatta dai nostri Terminali di rilevazione presenze. a) DC l UID del badge letto da un lettore commerciale b) DC quello che legge il nostro rilevatore presenze ( impostando a 10 caratteri se codice < 10 i restanti sono riempiti con 0 (zero)) Codifica Decimale Diretta 13,56 Mhz: partendo dal codice HEX come da punto a e b Codice Hex DC il risultato finale è il valore decimale: altro esempio badge UID FC1008 dà come risultato il numero badge se la conversione dà come risultato un numero più lungo di 10 cifre vengono considerate solo le prime 10, se sono meno di 10 vengono aggiunti zeri davanti fino ad arrivare a 10 cifre. C. Base dati La base dati residente nel sistema principale deve contenere almeno i dati sotto descritti. ESERCIZI CONVENZIONATI Codice esercizio Insegna Ragione Sociale Indirizzo Numero Telefonico Giorno di chiusura DIPENDENTI Matricola (12 caratteri alfanumerici) Cognome (50 caratteri) Nome (25 caratteri) Codice Impresa (4 caratteri alfanumerici) Codice Settore (4 caratteri alfanumerici) Note (40 caratteri) BADGE Codice BADGE Tipo BADGE (personale, di servizio) Data emissione IMPRESE (questo campo identifica la tipologia di soggetti che utilizzano il buono pasto, in quanto come specificato all art. 1 esso è usufruito sia dai dipendenti dell Ente che da altri soggetti nei confronti dei quali l Amministrazione ha assunto l obbligo di garantire il pasto). Codice Impresa (4 caratteri alfanumerici) Descrizione Impresa (30 caratteri) 5

6 SETTORI Codice Settore (4 caratteri alfanumerici) Descrizione Settore (30 caratteri) ASSEGNAZIONE BADGE Codice BADGE Matricola dipendente (12 caratteri alfanumerici) Data assegnazione al dipendente Numero pasti autorizzati per giorno Giorni della settimana autorizzati (7 caratteri, del tipo LMMGV - -, dove - indica giorno non abilitato) Fascia oraria autorizzata Badge bloccato (SI/NO) Data blocco badge Motivazione blocco badge TRANSAZIONI (pasti fruiti) Codice Esercizio Codice BADGE Data/ora fruizione pasto Matricola Dipendente Importo TransazioneDaBadge (SI/NO) Data/ora registrazione transazione su data base PARAMETRI GENERALI Identificativo cliente (Comune di Padova) Valore facciale buono pasto, in profondità storica con data di inizio e fine validità di ogni valore Inoltre: Il valore facciale del buono pasto deve poter essere gestito come dato unico centralizzato, uguale per pranzo o cena di tutti i dipendenti. Il cambio del valore facciale del buono deve quindi poter essere effettuato con un unica operazione centralizzata senza richiedere operazioni manuali sui singoli badge. Ogni transazione deve registrare la matricola del dipendente assegnata al badge e il valore del buono in vigore alla data di fruizione del pasto. Se per qualunque motivo il sistema non è in grado di utilizzare il badge e la transazione viene comunque inviata al sistema principale in altro modo, il campo TransazioneDaBadge deve essere registrato con valore NO. Sarà a cura del Fornitore l'aggiornamento degli archivi riguardanti gli esercizi convenzionati e le registrazioni dei pasti in essi fruiti (transazioni). Tutte le informazioni registrate nel database nel corso della durata del contratto dovranno essere conservate per 6 mesi dopo la scadenza del contratto stesso, in modo da consentire interrogazioni in profondità storica. 6

7 D. Funzionalità dell applicativo su sistema secondario GESTIONE DECODIFICA SETTORI GESTIONE DECODIFICA IMPRESE GESTIONE ANAGRAFICA DIPENDENTE GESTIONE BADGE inserimento/modifica autorizzazioni assegnazione di un dipendente al badge blocco definitivo del badge la form di gestione deve contenere, per ogni badge di tipo personale, la visualizzazione dei dati anagrafici (matricola, cognome, nome, impresa, settore, note) del dipendente VERIFICA VALIDITA BADGE controlli di validità del badge ripristino validità di un badge non valido (quando possibile) E. Ricerce + export dati Sul sistema secondario sono richieste le estrazioni dati sotto descritte, fruibili via Web, con possibilità di stampa e di download su file locale in formato standard (preferibilmente Microsoft EXCEL oppure file ASCII con separatori con intestazione delle colonne). LISTA DIPENDENTI Colonne da visualizzare: Matricola, Cognome, Nome, CodiceSettore, DescrizioneSettore, CodiceImpresa, DescrizioneImpresa, CodiceBadge, Note:Il CodiceBadge è il più recente badge assegnato al dipendente. Devono comparire anche i dipendenti ai quali non è stato assegnato nessun badge. LISTA BADGE Selezione in base a TipoBadge, Blocco, DataEmissione (DAL/AL). Colonne da visualizzare: CodiceBadge, TipoBadge, DataEmissione, Matricola, Cognome, Nome, CodiceSettore, DescrizioneSettore, CodiceImpresa, DescrizioneImpresa, Blocco, DataBlocco, NoteDipendente Note: i dati del dipendente sono relativi all ultimo dipendente assegnato al badge. Nella lista devono comparire anche i badge ai quali non è stato assegnato nessun dipendente. LISTA ESERCIZI CONVENZIONATI Colonne da visualizzare: CodiceEsercizio, Insegna, Ragione Sociale, Indirizzo, NumeroTelefonico, GiornoChiusira, Ordinato per Insegna TRANSAZIONI Selezione in base: Cognome, Nome, Matricola, Codice Badge, CodiceEsercizio, DataFruizione (DAL/AL),CodiceImpresa, CodiceSettore Colonne da visualizzare:tutte Ordinamento:DataOraFruizionePasto 7

8 LISTA BADGE PER DIPENDENTE Selezione in base: Matricola, Cognome (obbligatorio uno dei due) Colonne da visualizzare: DataAssegnazioneBadge, CodiceBadge, TipoBadge, NumeroPastiAutorizzati, GiorniAutorizzati, FasciaOraria, Blocco, MotivazioneBlocco, DataBlocco Ordinato per DataAssegnazioneBadge LISTA DIPENDENTI PER BADGE Selezione in base: CodiceBadge (obbligatorio) Colonne: DataAssegnazioneBadge, Matricola, Cognome, Nome, CodiceSettore, DescrizioneSettore, CodiceImpresa, DescrizioneImpresa, NumeroPastiAutorizzati, GiorniAutorizzati, FasciaOraria, Blocco, MotivazioneBlocco, DataBlocco Ordinato per DataAssegnazioneBadge Note: il report elenca per il badge selezionato (obbligatorio selezionarne uno) tutti i dipendenti ai quali è stato assegnato il badge stesso. L intestazione del report deve contenere i campi: CodiceBadge, TipoBadge, DataEmissione LISTA TOTALE PASTI FRUITI Selezione in base: DataFruizionePasto(DAL/AL), CodiceImpresa, CodiceSettore, Matricola, CodiceBadge, CodiceEsercizio Colonne:l unica riga del report contiene il numero dei pasti fruiti LISTA TOTALE PASTI FRUITI PER ESERCIZIO Selezione in base: DataFruizionePasto (DAL/AL) Colonne: CodiceEsercizio, InsegnaEsercizio, NumeroPasti Ordinato per InsegnaEsercizio F. Download transazioni I dati che identificano le transazioni devono poter essere estratti direttamente su file in un formato standard (preferibilmente Microsoft Excel oppure file ASCII con separatori e intestazioni di campo). L unico filtro richiesto è per data fruizione pasto (da DATA a DATA, estremi compresi). Il file di output è ordinato per data/ora transazione. I campi del file di output sono: Data/ora fruizione pasto Codice Esercizio Insegna Esercizio Codice BADGE Matricola Cognome Nome Valore del buono TransazioneDaBadge Data/ora registrazione transazione su data base G. Import dati 8

9 Deve essere previsto l import iniziale dei dati anagrafici dei dipendenti con nr. Badge e matricola. Il Comune ad avvenuta aggiudicazione fornirà con immediatezza i dati in un formato standard concordato con da Ditta. H. Sicurezza Il badge, i dati in esso contenuti e i dati coinvolti nelle comunicazioni tra sistemi principale, secondari e terminali installati presso gli esercizi convenzionati, devono essere protetti da intercettazioni, decodifiche, contraffazioni o comunque da qualunque operazione non autorizzata. E richiesta l autenticazione del sito Internet messo a disposizione dalla Ditta e la criptazione delle informazioni scambiate tramite protocollo SSL. I. Obblighi tecnici del fornitore Tutte le procedure di salvataggio e ripristino dei dati sono a carico del fornitore. Il sistema deve garantire l integrità delle transazioni. Le interruzioni del sistema principale non devono superare le 48 ore. In caso di risoluzione o termine del contratto il fornitore deve mettere a disposizione tutti i dati, aggiornati all ultima transazione, in formato Microsoft EXCEL o.csv. Nell'ipotesi che durante il contratto intervengano normative che interessino il formato e la natura dei dati gestiti, il fornitore si impegna a fornire le modifiche al software e a tutti i componenti della fornitura interessati senza oneri per il Comune. In caso di impossibilità di riparazione o di rimessa in esercizio del componente o apparecchiatura, il fornitore deve sostituire il componente o apparecchiatura a propria cura e spese, nonché provvedere alle necessarie configurazioni/riconfigurazioni degli apparati entro i termini stabiliti dall'articolo 3 punti 2) e 8). Il Terminale installato presso gli esercizi convenzionati dovrà, oltre alle funzionalità standard di massima, avere anche la capacità di mantenimento delle registrazioni in assenza di alimentazione elettrica ed inoltre disporre di un sistema di quietanza da concordare con gli esercenti. Tutti i dispositivi hardware offerti devono essere conformi alle norme internazionali per la compatibilità elettrica e magnetica Allegati al Capitolato speciale d Appalto Si allegano la seguenti piantine indicanti le zone (centrali e periferiche) entro le quali dovranno essere ubicati i locali convenzionati: All. n. 1 - zone centrali All. n. 2 - zona periferica Arcella All. n. 3 - zone periferiche Stanga e Terranegra All. n. 4 - zona periferica Voltabarozzo All. n. 5 - zone periferiche Guizza e Sacra Famiglia All. n. 6 - zona periferica Chiesanuova 9