Mail And Fax Manuale Utente. Indice

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1 Mail And Fax Manuale Utente Indice Manuale Utente 1 Indice 1 1 Introduzione 2 2 Requisiti di sistema 2 3 Predisposizione di Outlook Controllo della versione di Outlook Controllo della configurazione di Outlook Installazione del modulo opzionale CDO Installazione di Mail And Fax 7 5 Disinstallazione 8 6 Utilizzo La prima volta Ricezione dei fax Invio di un nuovo fax Impostazione dei destinatari Selezione dei destinatari dai contatti Impostazione del nome Impostazione diretta del numero di fax Selezione del frontespizio Inclusione degli allegati Spedizione Configurazione Definizione ed uso del frontespizio personalizzato Produzione di un frontespizio personalizzato Configurazione di un frontespizio personalizzato Autoaggiornamento...17 Appendice 19 A. Come rendere Microsoft Outlook il client di posta elettronica predefinito. 19 1

2 1 Introduzione Mail And Fax è un applicativo che, installato all interno di Microsoft Outlook, consente ai Clienti Fastweb che hanno sottoscritto il servizio FastBox di inviare fax sfruttando una interfaccia del tutto simile a quella normalmente usata per spedire delle normali . Avvertenza : In tutto il presente documento, per Outlook si intende esattamente il prodotto Microsoft Outlook incluso nella suite Office di Microsoft. In nessun caso quanto esposto in questo documento si può applicare a Microsoft Outlook Express nelle sue varie versioni, che è prodotto differente e non supportato da Mail And Fax. 2 Requisiti di sistema Mail And Fax è disponibile per le seguenti piattaforme : Sistemi operativi: Windows 95/98/ME Windows 2000 Windows XP Home/Professional Edition Microsoft Outlook: Outlook 2000 / 2002 Hardware minimo consigliato : CPU : Pentium III RAM : 64 MB Hard Disk : 2,4 MB 3 Predisposizione di Outlook Mail And Fax è un modulo plug-in per Outlook. Esso viene attivato alla partenza di Outlook e rimane disponibile per tutta la durata della sessione. Per poter operare correttamente, è necessario che l installazione di Outlook possieda alcuni requisiti. Si raccomanda di controllare le caratteristiche della propria installazione di Outlook prima della installazione di Mail And Fax. I requisiti che devono essere rispettati sono i seguenti : La versione di Outlook deve essere supportata (si veda il precedente paragrafo 2, Requisiti di sistema) Outlook deve essere configurato in modalità Società o gruppo di lavoro 1 L installazione di Outlook deve comprendere il modulo opzionale CDO (Oggetti Dati di Collaborazione 2 ). 1 Per chi ha la versione inglese : Corporate or Workgroup 2 Per chi ha la versione inglese : Collaboration Data Objects 2

3 Il modulo CDO fa parte dell installazione completa di Outlook ed è disponibile sul CD di installazione di Microsoft Office. I paragrafi seguenti illustrano come controllare che i requisiti siano soddisfatti. 3.1 Controllo della versione di Outlook 1) Attivare il programma Outlook 2) Selezionare dal menu? Informazioni su Microsoft Outlook 3) Controllare la versione Come si vede, la versione è Outlook 2000 e quindi è una versione supportata. 3.2 Controllo della configurazione di Outlook Sempre nella finestra di informazioni su Outlook, proprio sotto la versione, è indicata la configurazione. Nell esempio della figura precedente, si legge Società o gruppo di lavoro. 3

4 Questa è la configurazione corretta. Se invece appare una descrizione Solo posta Internet : è necessario cambiare la configurazione. Per attivare questa modalità, Outlook richiede, al successivo lancio, che sia disponibile il proprio CD di installazione. Eseguire la seguente procedura: 1) Dalla barra di menu principale selezionare Strumenti Opzioni 2) Selezionare la pagina di proprietà Recapito Messaggi 4

5 3) Premere il pulsante Riconfigura supporto posta 4) Selezionare l opzione Società o gruppo di lavoro. 5

6 5) Outlook avverte l operatore che il cambio di modalità sarà reso operativo solo facendo ripartire Outlook. Rispondere Sì. Outlook si chiude automaticamente. 6) Rilanciare Outlook. Outlook richiede a questo punto il disco di installazione 3.3 Installazione del modulo opzionale CDO La verifica può essere eseguita dal Cliente prima dell installazione di Mail And Fax, oppure, preferibilmente, lasciata alla verifica interna che Mail And Fax esegue la prima volta che viene lanciato dopo l installazione. Mail And Fax, infatti, una volta installato, verifica automaticamente la presenza del modulo CDO. Se lo trova installato, prosegue normalmente. Se non lo trova installato, lancia direttamente l installatore di Office. In ogni caso, le seguenti note illustrano come installare il modulo CDO a partire dal disco di installazione di Office. 1) Se Outlook è in esecuzione, chiudere il programma. 2) Eseguire il programma SETUP.EXE 3) Cliccare sull immagine Aggiungi/Rimuovi Caratteristiche 4) Aprire la cartella Microsoft Outlook per Windows 6

7 5) Selezionare la voce Oggetti dati di collaborazione 6) Dal menu a discesa selezionare la voce Esecuzione completa dal computer locale e premere il tasto Aggiorna. 7) Attendere la fine dell installazione. 4 Installazione di Mail And Fax Dopo avere scaricato il programma di installazione e averlo salvato in una cartella locale, fare doppio click sul file scaricato (in genere, si chiama MailAndFaxInst-<versione>.exe). La versione correntemente distribuita è la

8 Il programma di installazione controlla innanzitutto che Outlook sia installato. Se non è installato, viene emessa una segnalazione di errore e il programma di installazione termina senza installare Mail And Fax. In secondo luogo, viene controllato che Outlook sia definito come il client di posta elettronica predefinito. Se Outlook non è il client di posta elettronica predefinito, viene emesso un avviso. Il Cliente può comunque scegliere di installare Mail And Fax. Se si desidera approfittare della circostanza per scegliere Microsoft Outlook come client di posta elettronica predefinito, uscire dal programma di installazione ed eseguire le operazioni descritte nell appendice A. Il programma di installazione richiede in più schermate i pochi dati necessari al funzionamento di Mail And Fax. In particolare, il Cliente deve fornire in fase di installazione: La cartella dove installare Mail And Fax. La cartella dei collegamenti (ovvero la voce che sarà visibile a livello del Menu Avvio) I dati del mittente del fax : o Cognome e nome (viene ricavato dai dati dell installazione di Windows, il Cliente può cambiarlo a suo piacimento) o Numero di telefono del Cliente sul quale è stato attivato il servizio FastBox o Numero di fax del Cliente relativo al servizio FastBox Tutti questi dati saranno esposti nei frontespizi dei fax che Mail And Fax invierà in seguito. Il Cliente potrà modificare in un secondo momento i valori introdotti in fase di installazione (si veda il paragrafo 6.1). 5 Disinstallazione Per disinstallare Mail And Fax, si selezioni dal Menu Avvio l opzione Mail And Fax Disinstalla Mail And Fax. Il programma di disinstallazione termina dopo pochi secondi. Da questo momento in poi, non è più possibile spedire fax con Microsoft Outlook. 6 Utilizzo 6.1 La prima volta Quando Outlook viene eseguito la prima volta dopo la installazione di Mail And Fax, il nuovo modulo si autoconfigura all interno di Outlook. Il Cliente si rende conto di questa attività di autoconfigurazione in quanto : Mail And Fax controlla che Outlook sia installato correttamente. Se ad esempio l installazione di Outlook non comprende il modulo CDO, viene emessa la seguente segnalazione : 8

9 Premendo OK, viene avviata la procedura di installazione del modulo mancante (descritta nel paragrafo 3.3, Installazione del modulo opzionale CDO). Mail And Fax crea, fra le cartelle personali del Cliente, due nuove cartelle, denominate Fax Inviati e Fax Ricevuti. I fax inviati e ricevuti saranno archiviati automaticamente all interno delle due cartelle suddette. Mail And Fax inserisce un nuovo bottone all interno della barra degli strumenti principale : Fastweb Fax. Mail And Fax configura un modello di Outlook specifico per l invio e la lettura dei fax. Avvertenza : in alcuni casi l'installazione del Software Mail and Fax potrebbe presentare in fase di avvio di outlook la seguente schermata : 9

10 Il Software comunque non contiene macro e pertanto questo deve essere considerato un errore del sistema operativo ininfluente ai fini del corretto funzionamento del software stesso. E' quindi del tutto indifferente rispondere Disattiva macro oppure Attiva macro. A questo punto il sistema è pronto per la spedizione dei fax. 6.2 Ricezione dei fax Ad ogni fax inviato corrisponde un elemento nella cartella Fax Ricevuti. Un elemento-fax è riconoscibile in una lista dalla icona posta a sinistra della riga corrispondente. Il Cliente può aprire i fax ricevuti ed eventualmente eseguire una delle tre operazioni Rispondi, Rispondi a tutti, Inoltra. 6.3 Invio di un nuovo fax L invio di un nuovo fax fax è possibile cliccando sul bottone Fastweb Fax presente nella barra degli strumenti principale. 10

11 Viene presentato al Cliente un modello da riempire con i dati necessari Impostazione dei destinatari Il Cliente può impostare i destinatari principali (A:) e i destinatari per conoscenza (CC). Non è invece supportato l invio di fax per conoscenza nascosta (CCn). Per impostare un destinatario, il Cliente ha tre possibilità: 11

12 Selezionarlo dai Contatti Digitarne il nome (se presente fra i Contatti) Digitarne direttamente il numero di fax (che sia presente fra i Contatti oppure no) Come per i normali messaggi di , il Cliente può inserire più destinatari nello stesso campo, purché questi siano separati dagli altri da un punto e virgola. Gli spazi bianchi non sono significativi. Il Cliente ha la possibilità di impostare fino a 10 destinatari. Questi possono essere anche tutti principali, o tutti per conoscenza, o una qualsiasi combinazione intermedia Selezione dei destinatari dai contatti Perché un destinatario sia selezionabile dai contatti, è obbligatorio che il suo numero di fax sia stato precedentemente inserito nel campo Fax(Uff.) Impostazione del nome Il Cliente può digitare un nome per indicare un destinatario, ma questo deve essere presente fra i Contatti e deve avere un valore valido nel campo Fax(Uff.). In caso contrario, Mail And Fax segnala inizialmente il nome come non valido, pur non rifiutandolo immediatamente : in questo modo, al Cliente è lasciata la possibilità di inserirlo fra i Contatti o di completarlo con il dato necessario (il numero di fax). In ogni caso, Mail And Fax non invierà fax a destinatari che non siano accompagnati da un nuemro di fax valido Impostazione diretta del numero di fax Il Cliente può digitare direttamente all interno dei campi appositi un numero di fax Selezione del frontespizio Mail And Fax consente al Cliente di scegliere fra quattro frontespizi standard e uno eventualmente predisposto dal Cliente. I quattro frontespizi standard sono ricavati dai modelli di Office Word, e sono denominati Professionale, Contemporaneo, Elegante, Semplice. Il frontespizio predisposto dal Cliente può essere prodotto e configurato seguendo la procedura manuale descritta nel paragrafo 6.4.1, Definizione ed uso del frontespizio personalizzato. Quando si seleziona un frontespizio, Mail And Fax lo compila automaticamente in tutte le sue parti e lo mostra in anteprima nella finestra centrale del modello. Il contenuto del frontespizio può essere aggiornato anche premendo l apposito tasto Aggiorna. Questa azione è necessaria se si vuole aggiornare l anteprima quando si inseriscono o tolgono destinatari senza cambiare il tipo di frontespizio. 12

13 6.3.3 Inclusione degli allegati Il Cliente può includere nel fax quanti allegati desidera. Gli allegati devono però necessariamente essere dei formati supportati dal servizio FastBox di Fastweb. Mail And Fax considera accettabili come allegati tutti i file la cui estensione è compresa nel seguente elenco: doc dot rtf pdf xls ppt bmp dib rle gif jpg tif tiff txt Se il Cliente tenta di includere come allegato un file con un estensione non compresa nell elenco precedente, Mail And Fax rifiuta l allegato. Mail And Fax esegue il solo controllo sulle estensioni, senza entrare nell analisi del contenuto del file. Se quindi l estensione risulta corretta e accettata da Mail And Fax ma essa non corrisponde all effettivo contenuto, l allegato sarà comunque scartato dal server e non produrrà l invio del fax Spedizione Quando il Cliente preme il tasto Invia, il fax viene dapprima ricontrollato, sia relativamente ai destinatari che relativamente agli allegati; e poi, se i due insiemi di dati sono riconosciuti corretti, il fax viene spedito. La ricezione effettiva del fax da parte dei destinatari è subordinata alle condizioni di linea delle loro apparecchiature : potrà accadere che un fax, considerato spedito da Mail And Fax, non sia in realtà recapitato a qualche destinatario. Per questo è stato predisposto un sistema di notifica dell esito della spedizione : il Cliente che spedisce fax con Mail And Fax riceverà, per ogni fax spedito, una di notifica. Dopo la spedizione, il fax viene archiviato nella cartella Fax Inviati dove sarà disponibile per ogni successiva consultazione o rielaborazione. 6.4 Configurazione Mail And Fax è configurabile attraverso una propria pagina di proprietà. 13

14 Per accedere alle proprietà configurabili, si selezioni dalla barra del menu principale Strumenti Opzioni, e quindi si selezioni la pagina di proprietà Fastweb Fax. In configurazione, è possibile modificare i dati del mittente e impostare un frontespizio personalizzato. E anche possibile stabilire un frontespizio predefinito, in modo che ad ogni nuova spedizione questo sia automaticamente selezionato Definizione ed uso del frontespizio personalizzato Mail And Fax consente al Cliente di importare un frontespizio personalizzato. Poiché i frontespizi usati da Mail And Fax sono compilati in automatico, è necessario che il frontespizio personalizzato sia costruito opportunamente. Questo paragrafo spiega come produrre un frontespizio personalizzato e come configurarlo all interno di Mail And Fax Produzione di un frontespizio personalizzato Questa operazione deve essere effettuata al di fuori di Mail And Fax. Produrre un frontespizio personalizzato significa associare un layout definito dal Cliente (comprendente eventualmente elementi grafici) a una griglia di dati (destinatari, numero di fax, oggetto, ecc.) tratta da uno dei frontespizi standard di Mail And Fax. 14

15 L associazione deve essere realizzata facendo uso di un programma in grado di trattare il formato nel quale sono codificati i frontespizi (Rich Text Format). Un esempio di tale programma è il noto Wordpad presente in tutte le installazioni di Windows. Nell esempio che segue, rappresentiamo lo scenario comune in base al quale un Cliente parte da un suo modello Word, denominato Cover.dot, e arriva a produrre un frontespizio Cover.rtf utilizzabile all interno di Mail And Fax. Prima parte: predisposizione del documento originale 1) Lanciare Microsoft Word 2) Creare un nuovo documento con File Nuovo e selezionare come modello Cover.dot. 3) Rimuovere dal documento la griglia originale dei dati. Questa deve essere sostituita, nei passi successivi, con una delle griglie standard di Mail And Fax. 4) Se vi sono elementi grafici all interno delle sezioni Intestazione/Pié di pagina, spostarle nel corpo del documento. 5) Selezionare dal menu File Salva con Nome 6) Selezionare nella lista a discesa Tipo File: in basso nella finestra di salvataggio il tipo Rich Text Format (*.rtf) 7) Dare un nome al file (es., Cover.rtf) e salvarlo dopo aver scelto una cartella opportuna. Seconda parte : aggiunta della griglia standard 1) Lanciare Wordpad, ad esempio con la sequenza Menu Avvio Esegui... e digitando wordpad all interno della finestra. 2) All interno di Wordpad, aprire il file Cover.rtf prodotto nel passo precedente, con la sequenza File Apri... 3) Lanciare un altra istanza di Wordpad, ripetendo il punto 1) 4) All interno della seconda istanza di Wordpad, aprire uno dei file di frontespizio standard. Questi file si trovano nella cartella di installazione di Mail And Fax (tipicamente : C:\Programmi\Fastweb\MailAndFax). I file di frontespizio standard sono: cont.rtf eleg.rtf prof.rtf simp.rtf 15

16 Scegliere quello che si desidera utilizzare e aprirlo. Ad esempio, supponiamo di scegliere cont.rtf. Avremo una visualizzazione come la seguente: La parti racchiuse fra parentesi quadre sono dei segnaposto che Mail And Fax ricerca e sostituisce automaticamente con i valori reali durante la composizione del fax. 5) Eseguire una operazione di Copia e Incolla selezionando tutta la griglia del frontespizio standard aperto nella seconda istanza di Wordpad e inserendolo nel punto di Cover.rtf dove si vuole appaia. 6) Salvare Cover.rtf 7) Chiudere il frontespizio standard senza salvarlo. A questo punto, il frontespizio è pronto. Non resta che configurare Mail And Fax affinché possa utilizzarlo Configurazione di un frontespizio personalizzato Abbiamo dunque preparato un frontespizio personalizzato. Per configurare Mail And Fax affinché possa utilizzarlo, entrare nella configurazione di Mail And Fax, selezionando dalla barra del menu principale Strumenti Opzioni, e quindi la pagina di proprietà Fastweb Fax. come descritto in paragrafo 6.4, Configurazione. 16

17 Nello spazio riservato ai frontespizi, premere i bottoni Sfoglia posti in corrispondenza tanto del campo Frontespizio personale che del campo Frontespizio personale (Anteprima) e configurare il file Cover.rtf, dopodiché premere Applica. Il frontespizio personalizzato è stato definito e configurato e può essere usato per la spedizione dei fax. 6.5 Autoaggiornamento Mail And Fax possiede un meccanismo di autoaggiornamento automatico attraverso il quale l utente ha la sicurezza di usare sempre l ultima versione. La necessità di autoaggiornamento viene controllata quando si lancia Outlook. Se Mail And Fax rileva la presenza di una versione più recente, presenta una finestra pop-up. Quando l utente accetta la procedura di autoaggiornamento, Mail And Fax esegue un download del nuovo software e, alla fine, e solo se l operazione va a buon fine, termina Outlook e lancia la procedura di installazione. L utente può rilanciare Outlook al termine della procedura di installazione. Se l utente non accetta la procedura di aggiornamento, Outlook prosegue normalmente; tuttavia, il messaggio sarà ancora riproposto al lancio successivo di Mail And Fax. 7 Problemi e soluzioni Problema : Non riesco ad installare Mail And Fax, il programma di installazione mi dice che il file FFaxMail.DLL non è scrivibile. Soluzione : Si sta tentando di reinstallare Mail And Fax con Outlook attivo. Chiudere Outlook, disinstallare Mail And Fax e reinstallarlo. Problema : Ho installato Mail And Fax e tutto è andato bene. Tuttavia, lancio Outlook e non vedo il bottone di Mail And Fax, né le cartelle Fax Inviati e Fax Ricevuti. Soluzione : Probabilmente, è stato lanciato il programma di installazione mentre Outlook non era completamente inattivo. Infatti, Outlook impiega qualche secondo prima di chiudersi. E sufficiente assicurarsi che Outlook sia chiuso e rilanciare Outlook Problema : Ho lanciato Outlook dopo aver installato Mail And Fax, ma Outlook mi propone una finestra in cui si parla di macro. Non capisco. 17

18 Soluzione: Dopo la installazione di Mail and Fax, al primo lancio successivo Outlook prenenta in fase di avvio la seguente schermata : Il Software comunque non contiene macro e pertanto questo deve essere considerato un errore del sistema operativo ininfluente ai fini del corretto funzionamento del software stesso. E' quindi del tutto indifferente rispondere Disattiva macro oppure Attiva macro. Problema : Sto componendo un fax. Ho selezionato un frontespizio fra quelli disponibili, e ho inserito un numero di fax nello spazio riservato ai destinatari, ma all interno del frontespizio non compare nulla. Soluzione : L aggiornamento del frontespizio non è automatico. Premere il tasto Aggiorna oppure cambiare frontespizio per far apparire i destinatari nello spazio riservato. Problema : Ho predisposto un frontespizio personalizzato, ma non riesco a selezionarlo perché la casellina di controllo è in grigio. Soluzione : Dopo la preparazione del frontespizio personalizzato, questo va dichiarato nella funzione di configurazione. Si veda il paragrafo , Configurazione di un frontespizio personalizzato. Problema : Sto producendo un frontespizio personalizzato. Ho attaccato una delle griglie al logo della mia azienda, ma quando lo salvo in RTF e lo visualizzo all interno di Wordpad la grafica non appare. Soluzione : Forse il logo era presente nella Intestazione del documento di partenza. Bisogna toglierlo dall intestazione e inserirlo nel corpo del documento. 18

19 Appendice A. Come rendere Microsoft Outlook il client di posta elettronica predefinito. Avvertenza : se al momento si sta usando un programma diverso da Microsoft Outlook come client di posta elettronica predefinito, valutare attentamente le conseguenze del cambiamento che si sta per effettuare. In particolare, tutti i messaggi ricevuti fino al momento del cambio resteranno visibili solo all interno del precedente programma, a meno di usare la funzione di Importazione/Esportazione accessibile in Outlook dal Menu attraverso la sequenza File Imposta/Esporta; i nuovi messaggi saranno viceversa visibili solo all interno di Microsoft Outlook. 1) Dal Menu Avvio, selezionare Impostazioni Pannello di Controllo. 2) Fare doppio click sulla voce Opzioni Internet 3) Selezionare la pagina di proprietà Programmi 4) In corrispondenza della voce Posta elettronica, selezionare dal menu a discesa l opzione Microsoft Outlook 19

20 5) Premere il bottone Applica, poi OK. 20