Strumenti del PM. Strumenti del Project Management. La pianificazione del progetto. Strumenti del Project Management. Introduzione

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1 Strumenti del PM Strumenti del Project Management Introduzione 1 La pianificazione del progetto Strumenti del Project Management Ambito del progetto (scope) 4

2 Cosa intendiamo per ambito Criteri per l identificazione dell ambito L ambito di un progetto è la sua ragion d essere rappresenta il punto di congiunzione tra missione istituzionale e progetto è la finalità che si vuole perseguire è il prodotto che si vuole realizzare è la trasformazione, di una realtà e/o contesto, che si vuole ottenere L individuazione dello scopo di un progetto è di solito indicata dal committente, da chi da impulso all avvio delle attività... qual è il bisogno percepito e lo scopo alla base di ciò che stiamo cercando di fare? chi ha interesse reale al risultato? come si differenziano gli interessi tra i vari portatori di interesse? quali criteri usano gli stakeholders per giudicare il successo o il fallimento del progetto? Project stakeholders (1) Project stakeholders (2) COMMITTENTE Cliente del progetto, ne stabilisce il valore atteso PROJECT MANAGER Punto nodale dell organizzazione del progetto con chiare responsabilità di integrazione Responsabile del raggiungimento degli obiettivi del progetto e del coordinamento del team di progetto TEAM DI PROGETTO Le persone dedicate a tempo pieno o parziale che riportano al Project Manager.

3 Project stakeholders (3) Impatto delle variabili DIRIGENTI FUNZIONALI Responsabili delle funzioni organizzative e superiori gerarchici dei partecipanti al progetto SPONSOR Sostenitore/facilitatore del progetto; rappresenta un buon alleato del Team di Progetto e del suo Project Manager UTENTE/BENEFICIARIO Spesso coincidente con il Committente, è il destinatario del prodotto/servizio del progetto; costituisce un esigente interlocutore da soddisfare in termini di efficacia del progetto Gli obiettivi Strumenti del Project Management Obiettivi Gli obiettivi derivano dallo scopo, ne costituiscono la specificazione La definizione degli obiettivi deve essere tale da rispettare la regola dello SMART: Specific Sii preciso su cosa vuoi ottenere Measurable Quantifica i tuoi obiettivi Achievable Sei in grado di raggiungerlo veramente? Realistic Hai tutte le risorse per far si che l obiettivo si realizzi (persone, soldi, attrezzature, materiali, tempo)? Time-bound Definisci chiaramente quando raggiungerai il tuo obiettivo 11

4 Gestione per obiettivi L alberatura di scopo ed obiettivi Il MBO (Management by Objectives) conta sulla definizione degli obiettivi per ogni impiegato per poi paragonare e dirigere le ooro performance verso gli obiettivi che sono stati definiti La gestione per obiettivi è stata inizialmente descritta da Peter Drucker nel 1954 nel suo libro The practice of management Predecessore del VBM Il VBM (Value Based Management) è un metodo gestionale in base al quale la società è gestita in modo compatibile con la creazione del valore Economic Value Added (EVA) and Value Based Management di S. David Young e Stephen F. O Byrne, 2000 Questions of Value di Andrew Black, 2004 Practice Standard for Earned Value Management del Project Management Institute, 2005 Nel campo della redazione degli elaborati progettuali (e non della gestione aziendale) si predilige il primo tipo di approccio: MBO Project Cycle Management (PCM) Obiettivi nei bandi di Sardegna Ricerche PCM ed LFA Il tema della qualità nella progettazione o nella programmazione è un tema importante e sentito su cui dibattono da anni i responsabili delle politiche di sviluppo. Le domande a cui si dovrebbe rispondere in fondo sono semplici: i programmi che abbiamo finanziato sono stati utili? Hanno risolto i problemi dei beneficiari? E chi sono stati veramente i beneficiari? Project Cycle Management (PCM) L idea di fondo che ispira il PCM è che sia opportuno predisporre sin dall inizio proposte che includano le vere esigenze (i problemi) dei destinatari degli interventi. Nasce negli anni 60 nell ambito dei programmi di cooperazione allo sviluppo, dal 1992 la Commissione Europea ne ha richiesto l utilizzo nell ambito dei programmi di politica strutturale e dei programmi comunitari settoriali 15

5 Che cosa è il PCM? LFA: Logical Framework Approach Project Cycle Management (PCM) è: una metodologia per la gestione delle fasi del ciclo di vita di un progetto basata sui principi, le tecniche e gli strumenti del Logical Framework Approach. Logical Framework Approach (LFA) è: un set di strumenti concettuali ed operativi per la progettazione e valutazione di un progetto un processo analitico iterativo per facilitare la progettazione partecipata per obiettivi un prodotto, un documento, una matrice: il Quadro logico o Logframe (Logical Framework) Quadro logico o Logframe è: una matrice che riassume la logica progettuale e le scelte fondamentali del processo progettuale e che permette di verificare come dalle attività si raggiungono i risultati attesi della realizzazione dell obiettivo specifico e come l obiettivo specifico contribuisce al perseguimento dell obiettivo generale che lo ha generato. Logical Framework Matrix(Logframe) Basata sui risultati dell analisi degli stakeholder, dei problemi, degli obiettivi e della strategia fornisce una sintesi del disegno progettuale Il logframe è una matrice di progettazione al cui interno i diversi elementi del progetto, ed i nessi causali che intercorrono tra di essi, acquisiscono una struttura razionale e sistematica Il Logframe è articolato su quattro livelli, legati tra loro da un rapporto di causa-effetto in senso verticale, dal basso verso l'alto Sviluppo Logical Framework Matrix Descrizione del progetto Indicatori Fonti di verifica Presupposti Obiettivo generale Beneficio sociale o economico di lungo periodo a cui il progetto contribuisce - ad un livello nazionale o settoriale (rappresenta il collegamento al contesto di programma del settore e/o della politica) Misura il contributo all Obiettivo Generale. Utilizzato durante la valutazione. Tuttavia, il progetto spesso non è adatto a provare ed a raccogliere queste Informazioni Fonti delle informazioni e metodi usati per raccoglierle e riferirle (includono frequentemente il chi, il quando ed il come) Obiettivi nei bandi di Sardegna Ricerche Obiettivo specifico Il risultato di sviluppo alla conclusione del progetto o, più specificamente, i benefici attesi per i beneficiari del progetto Misura il contributo all Obiettivo Specifico. Aiuta a rispondere alla domanda: Come sapremo se l obiettivo specifico è stato raggiunto? Dovrebbe includere adeguati dettagli di quantità, qualità e tempo Vedi sopra Fattori esterni al controllo del Project Manager che possono avere effetto sul collegamento Obiettivo Specifico Obiettivo Generale Guida Risultati Servizi e prodotti tangibili erogati dal progetto e che sono in gran parte sotto controllo della gestione di progetti Misura il contributo al Risultato. Aiuta a rispondere alla domanda: Come sapremo se il risultato è stato realizzato? Dovrebbe includere adeguati dettagli di quantità, qualità e tempo. Vedi sopra Fattori esterni al controllo del Project Manager che possono avere effetto sul collegamento Risultato- Obiettivo Specifico Attività I programmi di lavoro da realizzare per fornire i risultati (in questo box a volte è inserita (in questo box a volte è una sintesi dei mezzi/risorse) inserita una sintesi dei costi/risorse finanziarie) Fattori esterni al controllo del Project Manager che possono avere effetto sul collegamento Attività-Risultato 20

6 OBIETTIVI obiettivi generali ispirano il progetto (ad esempio: incremento delle vendite, accesso a nuovi mercati, aumento della competitività dell impresa, miglioramento della performance aziendale, accrescimento del grado d innovazione dell impresa, ecc.) obiettivi specifici (ad esempio: riduzione dei costi di produzione; miglioramento del processo produttivo o dei prodotti/servizi; realizzazione di nuovo prodotto o servizio) obiettivi operativi stabiliti per ciascun workpackage indicatori di impatto INDICATORI indicatori di risultato si riferiscono all'effetto diretto ed immediato prodotto dal progetto Forniscono informazioni sui cambiamenti intervenuti ad esempio a livello di costi di produzione, capacità o prestazioni dei beneficiari diretti. Questi indicatori possono essere di natura fisica o finanziaria indicatori di realizzazione riferiti all'attività Questi indicatori possono essere di natura Progettazione Ricerca e fisica Sviluppoo -finanziaria A.A