Alcune note sparse su come allestire le slides per una presentazione di laurea o per un seminario

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1 Alcune note sparse su come allestire le slides per una presentazione di laurea o per un seminario Ver. 1.5 del Giugno 2009 A cura di Giulio De Leo Dipartimento di Scienze Ambientali Università degli Studi di Parma giulio.deleo@unipr.it - Cominciamo subito mettendo ben in chiaro una cosa: trattandosi di una presentazione al pubblico, ricordiamoci che siete lì per comunicare qualcosa a qualcuno, non per fare un monologo o uno sfoggio di cultura. Se non ci riuscite, significa semplicemente che avete perso una occasione. Per preparare una presentazione, dovrete quindi avere ben chiaro: o cosa volete comunicare (ovvero, qual è lo scopo della presentazione) o a che tipo di pubblico (ovvero qual è il livello di competenza del pubblico, quale linguaggio posso usare, a quale livello di approfondimento posso scendere, ecc.) o quanto tempo avete a disposizione. In sostanza dovrete aiutare il pubblico a capire chiaramente: - su cosa avete lavorato - perchè è importante lavorare in questo contesto - quali erano gli obiettivi del vostro lavoro (ovvero le domande su cui avete lavorato) - cosa avete fatto in pratica (materiali e metodi) - qual è il vostro contributo individuale - quali sono i risultati principali - quali sono le implicazioni e le conclusioni del vostro lavoro, Nella quasi totalità dei casi, il tempo a disposizione sarà di molto inferiore a quello necessario per raccontare tutto il lavoro che avete fatto, i virtuosismi ed i trucchi per superare le difficoltà, l ingegno nello sviluppare algoritmi, il mestiere nel trattare coi terzi, le lacrime ed il sudore versato, i tentativi falliti su cui comunque avete perso giorni e notti Di conseguenza, dovrete fare una scelta difficile, scegliendo di tutto questo solo uno, o pochi aspetti veramente interessati ai fini della vostra presentazione, e comunque dovrete ingegnarvi davvero per riuscire in pochi minuti (tipicamente 15-20) ad informare il vostro pubblico sulla complessità del problema e la ricchezza del vostro lavoro. Altro aspetto importante è quello di trovare il giusto equilibrio nell uso proprio dei termini tecnici. Da una parte, è ovvio che non trovandoci al mercato né sulla spiaggia con gli amici, è opportuno utilizzare un linguaggio appropriato e scientificamente corretto, chiamate le cose col loro nome. Dall altra, non eccedete nell uso dei termini tecnici o, almeno, accertatevi che il vostro pubblico sia in grado di capire. Se, come capita spesso nel caso del dottorato di ricerca, il pubblico è piuttosto eterogeneo e quindi i termini tecnici potranno (o dovranno) essere accompagnati da una breve spiegazione la prima volta che vengono introdotti altrimenti, di nuovo, finirete per perdere per strada una parte consistente del pubblico. Come quando cominciate a scrivere un testo, è buona norma prima di mettere le mani su Powerpoint stendere un indice della presentazione (l ossatura o lo scheletro), sul quale poi costruirete man mano le varie slide (la carne da mettere sullo scheletro). Tenete presente che in genere lo stesso lavoro viene presentato in modo diverso non solo in funzione del tempo a disposizione, ma anche del tipo di pubblico e di presentazione (una cosa è una seduta di laurea, un altra un convegno scientifico, un altra ancora un seminario rivolto ai cittadini o un workshop per esperti della materia).

2 - Come supporto grafico, oggi è altamente preferibile una presentazione in PowerPoint (evitate nella maniera più assoluta di parlare a braccio per 20 minuti, senza alcun tipo di supporto grafico - o siete degli attori, o dei predicatori, altrimenti il risultato sarà quasi sempre pietoso). Accertate che, dove andrete a parlare, abbiano un teleproiettore funzionante (e se già non lo portate voi, anche il personale computer col lettore di dischetto o di CD). - Utilizzate sempre la struttura (o il template) di Powerpoint, modificando opportunamente lo schema della diapositiva (quella dove definite la formattazione e il colore di titolo e corpo del testo per ogni diapositiva) e utilizzandolo poi sistematicamente in tutte le slides (così tutti i titolo saranno dello stesso colore e carattere più o meno della stessa dimensione ), ad esempio: o titolo con dimensione tipicamente fra 36 e 44, in grassetto (ed eventualmente ombreggiato, dipende dallo sfondo) sempre nello stesso colore; o EVITATE DI USARE IL TESTO TUTTO IN MAIUSCOLO, bastano solo le iniziali, altrimenti si legge malissimo; evitate anche di scrivere tutto in corsivo (che equivale ad un sottolineato), solo alcune parole che volete mettere in evidenza possono essere riportate in corsivo (oppure le citazioni testuali). o primo livello del testo tipicamente fra 24 e 32, meglio se in grassetto (ed eventualmente ombreggiato, dipende dallo sfondo) sempre nello stesso colore; o livelli ulteriori con dimensione carattere a scalare (tipicamente di almeno 4 punti inferiore a quello precedente) sempre nello stesso colore; o A proposito, usate stili che si leggono bene e che siano chiari (tipo Arial, Helvetica, Tahoma, Verdana, ecc.), niente stili leziosi tipo SCRIPT, glamour o altro che si leggono malissimo. o Evitate sfondi troppo leziosi, con serigrafie linee, colori troppo forti, foto con forti contrasti, zone chiare e zone scure sul quale non si azzecca mai il colore del testo ecc.. In genere meglio scegliere uno sfondo molto chiaro (col testo scuro) oppure blu (con testo chiaro) e come unica leziosità un minimo di sfumatura. Comunque, dopo un lungo periodo di ubriacatura, si sia di nuovo imponendo in ambito accademico uno stile sobrio e molto puristi sono tornati al bianco in modo che ci si concentri sul contenuto e non sulla forma. - Evitate assolutamente di fare slide troppo con troppo testo: costringono il pubblico a fare una scelta fra leggere la diapositiva o ascoltare l oratore. Inoltre quando c è troppo testo, anche l oratore è invogliato a leggerlo tale e quale, la qual cosa a parte le citazioni diventa estremamente noiosa; - Evitate di riportare in una slide frasi complete con soggetto, verbo e complemento, del tipo In questo lavoro abbiamo analizzato l impatto ambientale di una discarica di inerti situata in provincia di Bergamo (a meno che non siano citazioni testuali). In genere, gli elenchi punto di una slide sono da intendersi come l indice di un capitolo: non contengono quasi mai verbi coniugati in prima o terza persona e servono per richiamare un elemento essenziale della vostra presentazione che volete rimanga impresso nella mente del vostro pubblico. Meglio quindi qualcosa di più semplice e lineare, del tipo: Obiettivo: analizzare l impatto ambientale di una discarica di inerti Localizzazione: provincia di Bergamo; - Le animazioni devono aiutare a leggere le slide, a focalizzarsi in sequenza su ciascun elemento che compone una slide, non devono distrarre, quindi usatele, purché non siano troppo fantasiose (per il testo normale, meglio a comparsa da sinistra, a meno che sia tutto a destra niente lampeggiamenti o rotazioni; eventualmente, negli elenchi un po densi, si può cambiare il colore

3 del testo ad esempio, in grigio scuro al clic del mouse per passare al punto elenco successivo; per le figure meglio la dissolvenza); - Schemi di flusso, grafici e diagrammi sono quasi sempre di grande aiuto. I grafici debbono sempre riportare chiaramente che cosa sono gli assi e a parte alcuni grafici puramente qualitativi - l unità di misura e la gradazione (tacche ed etichette) - Struttura presentazione: o La prima slide è sempre quella col titolo e il nome degli autori; o Ogni presentazione, conterrà una parte introduttiva preliminare che è fondamentale per aiutare a far capire il pubblico perché il problema di cui vi siete interessati è così importante, quali sono le motivazioni, qual è l ambito/settore di applicazione, e contesto in cui si inserisce o Seguirà la presentazione delle domande generali che hanno guidato la vostra ricerca definiscono e, nello specifico, l elenco puntuale degli obiettivi del vostro lavoro; o In alcuni casi può essere utile inserire (dopo il titolo e, in qualche caso, anche dopo l introduzione preliminare) un indice della presentazione che vi accingete a illustrare (così il pubblico capisce la mappa della strada su cui lo state conducendo), e durante la presentazione, nel passaggio fra un argomento e l altro, richiamate questo indice (così il pubblico ha un idea della tappa a cui è arrivato); o Per quanto riguarda i contenuti, nel caso di tesi lunghe e complicate in cui avete fatto molto lavoro dovrete fare delle scelte. Potete nella prima parte iniziale della presentazione potreste ad esempio fare una overview del vostro lavoro, ovvero dare una visione di insieme di quanto avete fatto e poi indicare quali sono gli argomenti in cui entrerete nel dettaglio. Quando passate da un argomento all altro, sottolineate bene il passaggio e chiarite bene (eventualmente richiamando l indice) qual è il punto che vi accingete a trattare o E importante che siano spiegati bene i metodi, il disegno sperimentale ed il numero di repliche, la base di dati utilizzati, la significatività dei risultati, ovvero tutta la parte quantitativa/statistica ecc. Se l audience è eterogenea (pochi specialisti preparatissimi, molti generalisti che ne sanno poco o niente) la sfida (non da poco) è di riuscire a soddisfare tutti quanti, fornendo nel caso approfondimenti specifici ma evitando di perdere per strada la maggior parte del pubblico generalista o E fondamentale che nella presentazione si evinca chiaramente e senza dubbi qual è stato il vostro specifico contributo individuale, in modo particolare nei lavori collaborativi (si veda anche i consigli riportati nel vademecum). o Alla fine c è sempre una o più slide di Conclusioni (ed eventualmente futuri sviluppi ) o Come ultimissima slide risparmiateci tramonti mozzafiato, foto ammiccanti di animali, caricature, robacce patetiche tipo grazie per l attenzione, ecc. ecc., semmai, visto che buona parte dei nostri lavori sono in collaborazione, mettete piuttosto come si fa sempre l elenco delle persone che hanno collaborato a vario titolo alla ricerca, il nome delle istituzioni che hanno finanziato e reso possibile il vostro lavoro. - Evitate se possibile l uso di icone grafiche di Microsoft tipo quelle dell omino che si gratta la testa (orrore), quello dell omino con la lampadina delle idee (doppio orrore), quella degli omini che si stringono la mano, quella del pianeta Terra col cerotto ci escono tutte fuori dagli occhi e in genere aggiungono poco o niente alla presentazione. Invece, le fotografie di un ambiente, del sito in esame, in genere, sono molto più interessanti. - Non mettete troppo slide!! Il numero di slide per una presentazione dipende ovviamente dal tempo a disposizione, e da quanto denso è il testo in ciascuna slide: quelle molto dense richiedono più tempo, quelle con pochi punti ne richiedono in genere di meno. Non sforate i tempi che vi sono stati assegnati, perché questo irriterà sicuramente il vostro pubblico. In alcuni convegni nazionali o internazionali vi spegneranno semplicemente il microfono ed il

4 teleproiettore e nessuno vuole fare la figuraccia di rimanere a metà della propria presentazione. Ricordatevi che una slide per minuto o 3 ogni due minuti rappresentano generalmente una buona densità. 40 slide per una presentazione di 20 minuti sono il limite massimo assoluto che vi potete permettere e probabilmente già così finirete per irritare il vostro pubblico (se è la vostra commissione di laurea non vi conviene e, comunque sia, non vi conviene mai!). In una presentazione, è concesso una volta sola mostrare una slide per meno di 30 secondi ma *solo* se non contiene testo (ad esempio, due mappette che rappresentano un prima ed un dopo di un determinato intervento). Il pubblico vi perdonerà la prima volta. Ma non la seconda. In prima approssimazione, ricordatevi quindi che il numero ottimale di slides è circa pari a, o poco più della durata della vostra presentazione (15-20 slide per 15 minuti, slide per 20 minuti, 30 max 50 slide per 30 minuti - in parte dipende da quanto sono dense di testo e punti le vostre slides: sulle slide con pochissimo testo e pochissimi punti ci si può soffermare di meno ma, ripeto, mai meno di 30 secondi). Se siete in ritardo e dovete saltare delle slide, dichiaratelo apertamente, chiedete scusa al pubblico e chiedetegli di non darsi neanche pena per leggerle. Ricordatevi che le animazioni del testo fanno perdere parecchi tempo - e se immaginate che potreste trovarvi nella necessità di stringere - è meglio non esagerare. In alcuni casi, se non siete sicuri del tempo che avrete a disposizione, o se riutilizzate una presentazione molto lunga, potete lasciare nel file di Powerpoint molte slides che però vi premurerete di spegnere (potete farlo nella modalità presentazione sequenza diapositiva, cliccando sulla diapositiva col tasto destro del mouse e selezionando l opzione corrispondente). In altri casi, si possono usare degli iper-link interni alla presentazione per saltare intere sequenze di slide; Non pensate nemmeno per un momento di parlare molto velocemente per impaccare un sacco di slides in pochi minuti di presentazione, questo è uno degli errori che più riesce ad irritare il vostro pubblico. La comunicazione efficace è sufficientemente lenta ed ha dei brevi momenti di pausa. - Per tornare sui contenuti tecnici e l uso di gergo settoriale, ricordatevi che trattasi sempre di un dottorato di ecologia e quindi è fondamentale riportare i tecnicismi nell ambito dei processi ecologici oggetto di studio. Questo è vero soprattutto quando vengono presentate tecniche statistiche, modellistico-quantitative, abbiamo riscontrato una tendenza a farsi prendere dagli aspetti formali degli algoritmi e a scordarsi di dare poi una interpretazione ecologica dei risultati. Allo stesso modo, in alcune presentazioni abbiamo riscontrato la tendenza a perdersi in tecnicismi magari anche di un certo interesse, dando per scontato che il pubblico comprenda le implicazioni della ricerca che viene effettuata. - Ultimo ma non ultimo in ordine di importanza, guardate sempre il vostro pubblico negli occhi!!!! Guardatelo, guatatelo scrutatelo!!! Cambiate espressione del viso, sorridete anche, se vi riesce, non siete di fronte al plotone di esecuzione e volete far sentire il vostro pubblico a suo agio. Se siete freddi come il ghiaccio creerete una barriera fra voi e il pubblico, se tremate come una foglia con una voce flebile, lo metterete subito in imbarazzo. Fissate ora questo ora quel gruppo di persone nel pubblico. Usate possibilmente un tono di voce sicuro e brillante, e ogni tanto cambiate anche il tono o volume di voce se la presentazione e l argomento vi offre l opportunità. Ogni tanto potete fare anche una micro-pausa fra una slide e l altra e prendere fiato, serve anche a creare un momento di rottura per il passaggio ad un altro argomento e lascia il tempo per il vostro pubblico di riflettere su quanto avete detto. Usate, insomma, la comunicazione assertiva. Tentate di legare il vostro pubblico a voi. Gettategli un amo, non lasciate che se ne vada via (con i pensieri), che si distragga. Non c è niente di più orribile e noioso di un oratore che parla guardando lo schermo di proiezione con le spalle rivolte al pubblico, oppure con gli occhi incollati sul monitor del suo Pc, con un tono di voce spento e monotono.

5 Quando fate una presentazione dovete in un certo senso convincere il vostro pubblico che il vostro prodotto (la vostra presentazione, il vostro lavoro) è buono. Se voi mostrate sicurezza in voi stessi, anche il pubblico ne sarà conquistato (ehm, forse non sempre, non sono mica tutti ciuloni, ma se vi mostrate insicuri, solleverete immediatamente dei dubbi sulle vostre capacità e sulla vostra professionalità). Tentate quindi di mettervi sempre in sintonia col vostro pubblico sforzandovi di capire qual è il livello di preparazione di chi vi ascolta. Non fate uno sfoggio di erudizione, non date troppo cose per scontate: se siete troppo difficili non sarete capiti e finirete per irritare ancora il vostro pubblico. Usare un linguaggio semplice, d altro canto, non significa che dovete parlare come quando siete al mercato la proprietà del linguaggio mi riferisco in primo luogo alla lingua italiana, e quindi a quello tecnico/scientifico è fondamentale (definizioni, unità di misura e vocabolario tecnico non possono avere errori e neppure sbavature ). Ricordatevi che siete sempre in una sede scientifica (un convegno, un seminario, la discussione della tesi di laurea) e che avete studiato diversi anni queste materie.