La soluzione web-based. based per il Project Management. Afea srl. Via Montefiorino / / Terni. Tel Fax

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1 La soluzione web-based based per il Project Management Afea srl Via Montefiorino / / Terni Tel Fax

2 Il contesto in cui nasce Project Care I repentini cambiamenti che caratterizzano il mercato impongono alle aziende un utilizzo flessibile delle risorse e un organizzazione propensa all innovazione, per cogliere tempestivamente le opportunità di business. Per incrementare la redditività e diventare più competitive, le imprese devono riuscire ad offrire prodotti e servizi sempre più differenziati, confezionati di volta in volta su misura, in base alle richieste dei clienti. Questa sfida impone alle imprese di adottare modelli gestionali, organizzativi e produttivi più snelli e flessibili, non più routinari, e di applicare le tecniche di project management in tutti i settori che producono beni e servizi altamente differenziati. Gestire commesse e progetti è diventato oggi un lavoro estremo : i clienti si aspettano qualità più alta a prezzi più bassi; i tempi si riducono così come i margini di manovra; i requisiti fissi non esistono più, ma cambiamo continuamente e con rapidità; tutti vogliono costantemente essere informati su tutto. Di fronte a questo mutamento di contesto l azienda deve abituarsi ad una gestione sempre più flessibile delle risorse ma per fare questo e sopravvivere, deve mantenere sempre una perfetta consapevolezza dello stato dell arte del progetto sia sotto il profilo tecnicoproduttivo che sotto quello economico-finanziario. Deve decidere con rapidità, valutando l impatto delle sue scelte, sia a livello di soddisfazione del cliente sia a livello di redditività. Deve assicurarsi costantemente che la sua capacità produttiva sia sfruttata al massimo e che le risorse siano correttamente impiegate. Deve favorire lo scambio e la circolazione delle informazioni per assicurare, a chi deve decidere, di avere sempre le informazioni giuste al momento giusto. Deve eliminare le inefficienze e le isole operative e armonizzare funzioni e processi. Deve misurare costantemente le sue performance e la soddisfazione del cliente. Solo un efficiente infrastruttura IT progettata per tale scopo, può essere di supporto. Le soluzioni di project management oggi sul mercato, molte delle quali di provenienza internazionale, non sono riuscite ad affermarsi nel nostro paese per una serie di ragioni tra cui: scarsa flessibilità, visione dipartimentale, fatica a gestire il multi-commessa, costi non alla portata della PMI. Con Project Care abbiamo voluto dare una risposta tutta italiana a queste esigenze.

3 La prima [Type soluzione text] made in Italy per il Project Management Project Care è la prima soluzione made in Italy completamente web-based, che gestisce in modo completo ed integrato progetti e commesse. Project Care garantisce il pieno governo di tutte le fasi critiche di un progetto: definizione degli obiettivi e degli attori stima dei fabbisogni tecnici attesi stima dei fabbisogni economico/finanziari attesi stima dei ricavi attesi pianificazione, coordinamento e consuntivazione delle attività tecniche gestione della logistica di progetto approvvigionamenti consuntivazione delle attività tecniche verifica della customer satisfaction controllo qualitativo dei risultati raggiunti controllo di gestione. PER CHI Project Care è la soluzione pensata e sviluppata per le aziende che hanno esigenza di gestire progetti e commesse, laddove per progetto deve intendersi un insieme di attività che impegnano risorse umane e materiali e sono finalizzate all evasione di un ordine o al rispetto di un contratto ovvero che hanno una finalità interna. Tra le aziende che possono trarre valore aggiunto da Project Care figurano: Aziende del settore ICT Aziende che si occupano di Consulenza e Formazione Aziende di Ingegneria e Progettazione Agenzie di organizzazione eventi Associazioni di categoria Cooperative di servizi In generale, tutte le aziende che hanno esigenza di gestire attività strutturate, che coinvolgono risorse umane e materiali e che richiedono coordinamento e controllo (azioni di marketing, bandi di gara, corsi di formazione, congressi ed eventi ).

4 Gli elementi distintivi Project Care è una soluzione unica nel panorama dell offerta italiana per la gestione di progetti e commesse, grazie ad alcune caratteristiche peculiari: GESTIONE INTEGRATA DI TUTTE LE FASI DI UNA COMMESSA Project Care è un portale applicativo per la gestione operativa ed economico-finanziaria di aziende che lavorano in logica di commessa. Supporta le aziende in tutte le fasi di pianificazione, esecuzione e consuntivazione di un progetto o una commessa: definisce gli obiettivi e i risultati, struttura flussi e attività, pianifica tempi e metodi, profila gli attori coinvolti individua fabbisogni tecnici ed economici, raccoglie e organizza la documentazione, impegna le risorse, stima e analizza costi e ricavi. GOVERNO DELL INFORMAZIONE Project Care è orientato al governo dell informazione: raccoglie e struttura all interno di un unico ambiente, tutte le informazioni relative ad un progetto o una commessa. Tutti i dati di Project Care sono accessibili all utente nel loro contesto di utilizzo. PORTALIZZAZIONE Project Care è costruito su un modello portalizzato orientato all utente, grazie al quale i dati e le funzioni necessari alla realizzazione del progetto o della commessa sono accessibili ai vari attori anche delocalizzati e remoti - via web, in modo sicuro e profilato. È un sistema user friendly pensato per l autoapprendimento da parte dell utente. EFFICIENZA DI AGGIORNAMENTO E MANUTENZIONE EVOLUTIVA Project Care è stato industrializzato per assicurare la massima efficienza ed efficacia nell aggiornamento e nella manutenzione evolutiva, e rendere i partner tecnologici e i clienti indipendenti da Afea nella configurazione e personalizzazione del sistema. PER AZIENDE DI OGNI DIMENSIONE E SETTORE Project Care offre reali ed immediati vantaggi alle aziende di ogni dimensione, che in virtù del livello di complessità e di strutturazione dei progetti che seguono, necessitano di migliorare l efficacia operativa e l efficienza economica. Project Care può, infatti, migliorare la gestione di ogni tipo di progetto: da quelli semplici a quelli con una Work Breakdown Structure (WBS) più articolata, dalle commesse del cliente alle commesse interne. PIATTAFORMA DI SVILUPPO Project Care è realizzato su un framework di sviluppo che mette a denominatore comune funzionalità di base utili a più moduli e ad eventuali applicazioni terze da integrare. Il framework fornisce logiche di base, tabelle comuni, motori logici in modo da rendere più semplice e rapido la realizzazione di estensioni e moduli aggiuntivi integrati in Project Care da parte di partner e clienti.

5 I benefici per le aziende di servizi Project Care gestisce l intero ciclo di vita di un progetto o una commessa: dalla pianificazione, al coordinamento delle risorse, dalla consuntivazione, al controllo. In tal modo offre alle aziende numerosi benefici: RIDUZIONE ISOLE OPERATIVE Project Care consente una gestione integrata, non ridondante e tecnologicamente avanzata dei processi gestionali, logistici, amministravi e di controllo. Questo consente di eliminare o comunque ridurre le isole operative e di superare le difficoltà legate al dialogo tra sistemi e applicazioni eterogenee. PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DELLE ATTIVITÀ Project Care consente di pianificare puntualmente le attività di un progetto e di distribuirle tra le varie risorse in funzione delle specifiche competenze e dello stato degli impegni in essere, migliorando la qualità del servizio offerto al cliente. La rendicontazione delle attività svolte dà visibilità su costi, risorse, tempi e risultati ottenuti, permettendo al project manager di monitorare lo stato di avanzamento e avere visione immediata di problemi e ritardi per intervenire con tempestività ed efficacia. OTTIMIZZAZIONE DEI TEMPI E DELLE MODALITÀ DI CONSUNTIVAZIONE Automatizzare la consuntivazione dei progetti ha permesso di incrementare la produttività individuale, ottimizzare i tempi di inserimento delle informazioni da parte degli utenti (interni e collaboratori esterni) e ridurre le possibilità di errore legate ad un caricamento manuale dei dati di rendicontazione. Project Care consente inoltre, una rendicontazione molto articolata integrando informazioni di carattere qualitativo e quantitativo. CONTROLLO DI GESTIONE E ANALISI DELLE PERFORMANCE Grazie anche a strumenti di business intelligence, Project Care permette il monitoraggio costante delle performance (delle risorse, dei centri di costo ) rilevando eventuali scostamenti rispetto al budget. La disponibilità di informazioni aggiornate, accessibili via web, consente al management di ottimizzare l utilizzo delle risorse, controllare l economicità della gestione, valutare la qualità dei servizi erogati per adottare decisioni più efficaci e tempestive, intervenire con azioni correttive e migliorative, laddove necessario. Facilita la rilevazione delle competenze per la redazione di bilanci periodici per centro di costo e per commessa.

6 I benefici per le aziende di servizi COLLEGAMENTO CON LA GESTIONE ECONOMICA E FINANZIARIA L interfacciamento nativo con le soluzioni gestionali Ad Hoc di Zucchetti, permette di collegare la parte esecutiva e quella amministrativa. Lo scambio dei dati relativi a clienti, risorse, prodotti nonché dei documenti del ciclo attivo e passivo favorisce la gestione integrata dei processi ed incrementa l efficacia e l efficienza nella gestione del progetto, evitando ritardi, rallentamenti e duplicazioni di dati e attività. Il collegamento con la pianificazione finanziaria e la tesoreria permette di generare in automatico i fabbisogni finanziari e i ricavi attesi; la consuntivazione delle attività svolte consente di agganciare la fatturazione agli stati di avanzamento. RIDUZIONE DELLA CIRCOLAZIONE DELLA CARTA Project Care mette a disposizione dell organizzazione un sistema di archiviazione documentale, integrato con la gestione dei processi, che facilita la condivisione e distribuzione di informazioni a tutti i livelli aziendali. Tutti i documenti sono raccolti e organizzati in un archivio digitale che assicura velocità nella ricerca, sicurezza nell accesso e rapidità nella consultazione. GOVERNO DELL INFORMAZIONE E DEI PROCESSI Oltre ad essere una soluzione di Project Management, Project Care è anche un portale all interno del quale sono raccolte in modo sistematico e strutturato, tutte le informazioni relative ad progetto o una commessa: fasi, risorse, budget, tempi Da un unico contesto, tutti gli attori coinvolti (project manager, account manager, risorse interne, collaboratori esterni ) possono accedere in modo sicuro e profilato, a funzioni del software ed informazioni: consultare il piano di lavoro, visualizzare gli impegni delle risorse, effettuare operazioni legate alla parte operativa (incluso il ciclo degli acquisti), rendicontare lo stato di avanzamento delle attività, distribuire e condividere report.

7 Caratteristiche generali Project offre un supporto completo alle aziende di ogni dimensione e settore che lavorano per progetti o commesse. COMPLETO Project Care presenta tutte le funzionalità necessarie per gestire e monitorare le aree critiche di un progetto: budget di costi e ricavi, definizione dei fabbisogni, approvvigionamenti, pianificazione e rendicontazione delle attività, analisi di redditività e controllo di gestione. MULTICOMPANY Project Care è un sistema multicompany pensato anche per la piccola realtà ma anche per gruppi di aziende. MODULARE E SCALABILE Project Care copre tutte le necessità di un azienda che lavora per commesse o progetti. L architettura funzionale, tuttavia, non è monolitica ma granulare, in modo da poter implementare nell ambito di un progetto, solo i moduli realmente necessari. La struttura modulare consente altresì l attivazione progressiva delle funzionalità disponibili, seguendo i tempi e i ritmi del cliente. PORTALIZZATO Project Care è insieme una soluzione applicativa e un portale estremamente intuitivo e graficamente accattivante, dotato di tutte le funzionalità collaborative e orientate all utente tipiche dei portali, quali: MyHome o più comunemente MyDesk, My Desk Content Management System Instant Messaging Document Management System. L accesso via web a Project Care, tramite un comune internet browser, permette di coinvolgere nel processo anche attori delocalizzati o remoti (collaboratori esterni, clienti, fornitori, partner ), garantendo ad ogni utente un accesso sicuro e profilato alle informazioni e ai processi di loro competenza. ERGONOMICO E DI FACILE UTILIZZO Project Care è un applicazione user-friendly che grazie ad un interfaccia grafica ergonomica assicura anche ad un utente poco addestrato (esperto) di utilizzarla con rapidità e ridotte possibilità di errore.

8 Caratteristiche generali ESTENDIBILE Project Care oltre ad essere una soluzione applicativa è anche una piattaforma di sviluppo. Il framework fornisce logiche di base, tabelle comuni, motori logici in modo da rendere più semplice e rapido lo sviluppo di estensioni applicative. Le estensioni basate sul framework nascono così naturalmente integrate con Project Care e condividono con gli altri moduli dati e funzionalità.

9 Scelte tecnologiche WEB-BASED Project Care è un prodotto web-based, interamente fruibile tramite un comune internet browser. Questo riduce drasticamente le necessità di manutenzione dei PC degli utenti finali e semplifica le attività di manutenzione e aggiornamento. TECNOLOGIA ALLO STATO DELL ARTE Project Care è stato scritto utilizzando il framework di sviluppo SitePainter di Zucchetti. Si tratta di una combinazione di strumenti C.A.S.E. (Computer Aided Software Engineering) e R.A.D., in grado di realizzare applicazioni web lavorando ad un elevato livello di astrazione. Gli strumenti Zucchetti compilano e deployano l applicazione web in ambiente J2EE, multipiattaforma. I tools SitePainter sono oggi utilizzati da Zucchetti per la realizzazione di tutti i suoi prodotti di ultima generazione e possono vantare casi di studio estremamente interessanti dal punto di vista del dimensionamento tecnologico e delle prestazioni. I vantaggi di questa metodologia sono: produttività elevata tempi e costi di sviluppo ridotti standardizzazione del processo produttivo riduzione dei bug. CONFIGURAZIONE SENZA CODICE SORGENTE: PARTNER E CLIENTI PROTAGONISTI DEL PROGETTO Con Project Care si distingue tra personalizzazione del software (modifiche alle logiche funzionali con intervento sul codice sorgente) e configurazione del software (modifiche alle logiche funzionali senza intervento sul codice sorgente). Project Care è stato pensato in modo da essere ampiamente configurabile senza intervento sul codice sorgente. Questo comporta due significativi vantaggi: limita la necessità di ricorrere a personalizzazioni, rendendo quindi più semplici gli aggiornamenti e la manutenzione incrementa l autonomia di partner e clienti i quali, una volta formati, diventano protagonisti del progetto di implementazione di Project Care con evidente beneficio per l economia del progetto stesso e per la soddisfazione del cliente.

10 Architettura funzionale LE AREE FUNZIONALI FUNZIONI DI BASE Supporto di tipologie differenti di progetto/commessa con strutture dati differenziate Classificazione del progetto/commessa per tassonomie dinamiche Classificazione del progetto/commessa per Centro di Competenza, Centro di Costo, Centro di Profitto, ecc. Gestione configurabile degli stati di progetto/commessa Gestione delle attività di prevendita e/o attività non legate a pianificazione tecnica Gestione degli attori coinvolti nel Progetto Profilazione dei ruoli e degli accessi al progetto/commessa Storico modifiche alla gestione generale. GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DI PROGETTO/COMMESSA Archiviazione Protocollazione Workflow. GESTIONE COSTI Gestione dei costi attraverso Cost Model (preventivo costi) Ciclo di approvazione del Cost Model Distribuzione temporale dei costi Gestione dinamica delle Voci di Costo integrata con l Anagrafica Articoli Gestione di Voci di Costo non contribuenti al margine operativo. GESTIONE RICAVI Gestione dei ricavi attraverso Revenue Model (preventivo ricavi) Ciclo di approvazione del Revenue Model Distribuzione temporale dei ricavi Gestione dinamica delle Voci di Ricavo integrata con l Anagrafica Articoli. PIANIFICAZIONE E CONSUNTIVAZIONE DELLE ATTIVITÀ Classificazione delle attività Assegnazione delle attività alle risorse Pianificazione delle attività integrata con l'agenda dei collaboratori Controllo degli impegni concorrenti Controllo delle attività in extrabudget Controllo delle attività impegnate e consuntivate Consuntivazione delle attività effettuate Impegno attività risorse esterne.

11 Architettura funzionale TROUBLE TICKET SYSTEM Creazione del ticket Classificazione del ticket e attribuzione della priorità Presa in carico e lavorazione Chiusura con consuntivazione. APPROVVIGIONAMENTI Gestione richieste d'acquisto Visibilità ordini integrata con ERP/Gestionale Verifica e consuntivazione attività effettuate da esterni ed entrate merci. ANALISI E CONTROLLO Gestione saturazione risorse Time reporting per consuntivazione attività Reportistica personalizzabile Datamart Infobusiness per analisi tecnico/economica delle commesse. LE INTEGRAZIONI L integrazione nativa di Project Care con i gestionali Zucchetti, Ad Hoc Revolution e Ad Hoc Enterprise, consente di: velocizzare i processi di fatturazione attiva riducendo gli errori avere pieno controllo dell intero ciclo passivo implementare modelli di analisi delle performance (per commessa, per centro di costo, per business unit ) aggregando e riclassificando, direttamente nel loro contesto di utilizzo, i dati raccolti nella gestione dei processi. LE VERTICALIZZAZIONI In Project Care sono stati sviluppati e integrati con il resto del sistema alcuni moduli verticali nati per gestire esigenze tipiche di alcuni settori di impresa: GESTIONE CORSI DI FORMAZIONE Gestione Corsi Gestione edizioni corsi (sessioni di corso) Gestione risorse logistiche (aule, strumentazione, ecc.) Gestione Iscrizioni Consuntivazioni presenze partecipanti e registro d aula.

12 Architettura funzionale GESTIONE EVENTI DI MARKETING Identificazione e classificazione del database dei contatti Creazione liste Anagrafica Eventi con la relativa Event List e calendario evento. Scheda invitato con le relative informazioni personali, di servizio e logistiche. Spedizione degli inviti Gestione dei recall con visualizzazione dello stato Gestione della logistica dell evento: prenotazione sale, gestione dei pernottamenti degli invitati con assegnazione puntuale di hotel e tipologie camere in base alla disponibilità e alle preferenze dell invitato, gestione dei trasferimenti Produzione reportistica a fini statistici, di controllo, e di customer satisfaction.

13 Afea [Type text] Afea nasce nel 2005 dall incontro fra professionisti dell Information Technology e della consulenza aziendale. Attraverso la progettazione e la fornitura di sistemi informativi integrati, Afea aiuta i propri clienti a far emergere il valore della loro organizzazione attraverso: Innovazione tecnologica Innovazione di processo Misurazione delle performance e controllo di gestione Governo dell informazione e dell azienda. È organizzata in due business unit: Afea Sanità e Afea Enterprise. Afea Enterprise si propone come centro di competenza nell'ambito ICT e come consulente per l'innovazione tecnologica e di processo nelle aziende industriali, commerciali e di servizi. L'approccio consulenziale e progettuale consente di offrire ai propri clienti strumenti (software, organizzativi, procedurali) e competenze per favorire l'innovazione nei processi e nell'organizzazione. Afea Enterprise dispone di soluzioni e competenze nei seguenti ambiti: Software gestionali e sistemi ERP: Ad Hoc Revolution e Ad Hoc Enterprise Corporate ed Enterprise Portal: Corporate Portal Zucchetti Business Intelligence: InfoBusiness Gestione Risorse Umane: HR Zucchetti Soluzioni per mercati verticali: gestione progetti e commesse, associazione di categoria, gestione eventi e corsi di formazione. Afea è un partner della Zucchetti Spa, prima software house a capitale interamente italiano. LE RAGIONI DI UNA CRESCITA Competenze, specializzazione, soluzioni di riconosciuta efficacia, forte orientamento al cliente e alla partnership, disponibilità alla condivisione del rischio: sono questi gli elementi distintivi che hanno consentito ad Afea in un contesto congiunturale non certo positivo, di crescere molto nell ultimo triennio, consolidando un trend estremamente positivo.

14 Afea: un [Type partner text] a valore per progetti a valore Il sistema informativo può rappresentare un asset strategico per l azienda sotto molti punti di vista: efficienza ed efficacia dei processi, misurazione delle performance, controllo, organizzazione e coordinamento delle risorse, offerta di prodotti e servizi al cliente. Per questo, ogni cambiamento genera attese e aspettative elevate; affinché non vengano disattese ci vogliono soluzioni software all altezza e un partner tecnologico che sia consapevole delle tante problematiche in gioco in un progetto IT e sappia gestirle. In questo senso Afea offre importanti garanzie: Afea è in grado di coprire tutte le componenti a valore di un sistema informativo grazie a un offerta applicativa di valore; Afea conta su un network di partner distribuiti sul territorio nazionale che condividono esperienze e competenze per assicurare al cliente l implementazione della soluzione più efficace alle sue esigenze e un servizio di elevata qualità; Afea detiene il completo governo degli applicativi proposti in quanto produttore degli stessi o in possesso dei sorgenti e dei tool di sviluppo con i quali tali applicativi sono stati sviluppati, nonché dotata delle competenze necessarie per procedere a qualsiasi tipo di personalizzazione e di implementazione del software; Afea fornisce ai propri clienti un servizio di assistenza puntuale su tutte le soluzioni software distribuite e sviluppate, in grado di assicurare tempestività e professionalità nella risoluzione dei problemi eventualmente riscontrati; Afea è tradizionalmente sensibile alla verifica dell evoluzione futura delle componenti proposte per evitare investimenti a perdere ; Afea governa l intero ciclo di sviluppo del proprio software attraverso innovative metodologie/tecnologie di sviluppo (C.A.S.E.); Afea si distingue per una grande capacità progettuale: sa motivare e coinvolgere le risorse, è sensibile alle dinamiche relazionali che caratterizzano ciascuna azienda, sa ascoltare e proporre modelli organizzativi e soluzioni che valorizzino le specificità dei clienti, offre un supporto qualificato sia in corso di progetto sia in fase manutentiva, si assume le proprie responsabilità e condivide i rischi di ogni progetto.

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