CAPITOLATO TECNICO OUTSOURCING DEI SERVIZI DI PROTOCOLLO

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1 ALLEGATO A AL DISCIPLINARE DI GARA OUTSOURCING DEI SERVIZI DI PROTOCOLLO COMPRESA LA FORNITURA, L INSTALLAZIONE, L AVVIAMENTO E LA MANUTENZIONE DI UN SISTEMA DI WORKFLOW PER LA GESTIONE DEI PROCEDIMENTI INTERNI DELL AZIENDA SANITARIA LOCALE ROMA H CAPITOLATO TECNICO

2 1. Oggetto del Servizio Durata Contrattuale Requisiti della Fornitura Caratteristiche generiche dell Applicazione Sistema per la gestione documentale Protocollazione dei documenti Gestione degli atti aziendali Gestione degli atti aziendali Stampe, report, documentazione e analisi statistiche Integrazioni Caratteristiche preferenziali Sicurezza della gestione dei contenuti e delle integrazioni Requisiti tecnologici Attività di formazione Servizio di Assistenza Obiettivi Piano del Servizio di Assistenza Disponibilità della documentazione Servizi di manutenzione Piano del Servizio di Manutenzione Specificità per la gestione della manutenzione Modalità di attuazione delle tipologie di intervento Manutenzione correttiva Manutenzione preventiva Manutenzione normativa Manutenzione evolutiva Modalità di erogazione del servizio di Assistenza e Manutenzione Gestione della sicurezza Gestione della Privacy Amministrazione delle applicazioni e della Base Dati Livelli di servizio Livelli di gravità Livelli di Servizio attesi Controllo dei livelli di servizio Gestione dei dati storici Penali Implementazione della Soluzione Outsourcing Ufficio Protocollo Centrale Recupero dati Pregressi Tempi e modalità di esecuzione...36

3 17. Collaudo Struttura organizzativa Clausola di salvaguardia Scioperi e cause di forza maggiore Norme di comportamento Brevetti industriali e diritti d autore Obblighi connessi alla sicurezza ai sensi dell art. 26 del D.Lgs. 81/

4 1. Oggetto del Servizio Durata Contrattuale L Azienda Sanitaria Locale Roma H di Albano Laziale intende acquisire un servizio in modalità di outsourcing dell Ufficio Protocollo e Smistamento relativamente alla struttura che ospita la Sede Legale dell Azienda, sita in Borgo Garibaldi, 12 ad Albano Laziale (RM), comprensivo di un software per la gestione informatizzata dei processi aziendali con particolare riferimento al protocollo ed agli atti aziendali (delibere, determine, gestione reclami). I requisiti devono essere garantiti chiavi in mano a completa responsabilità del fornitore. L Amministrazione attribuisce una fondamentale importanza al servizio di conduzione e manutenzione del Protocollo Informatico e della Gestione Documentale, al fine di conseguire sia una maggiore efficacia e trasparenza dell azione amministrativa, che il pieno conseguimento degli obiettivi di efficienza e produttività. Inoltre l Amministrazione ritiene che il sistema di protocollo debba rivestire un ruolo fondamentale nella interazione dei profili elettronici dei documenti, ovvero dei documenti digitali, contenute in un repository unico, a disposizione per la gestione delle applicazioni e dei data base in uso presso tutta l amministrazione, al fine di agevolare lo scambio e la condivisione delle informazioni, per una organizzazione efficiente ed il miglioramento dei servizi offerti al cittadino. Sarà dunque compito del Fornitore offrire e garantire un servizio che garantisca gli attuali livello di servizio, nonché il miglioramento funzionale dell accesso alle informazioni per la ottimale integrazione dei servizi di gestione documentale con le attività istituzionali dell Amministrazione ad ogni livello gerarchico. Il software, che dovrà sostituire quello attualmente utilizzato con recupero dei dati digitali pregressi, sarà distribuito su tutte le strutture aziendali ed essere utilizzato in tutti gli uffici; dovrà garantire gli strumenti per la gestione di tutti i processi documentali in cui sia necessaria la disponibilità di un gestionale comprensivo di un sistema di workflow, l integrazione con un sistema di firma grafometrica e firma digitale, l integrazione con il servizio di Postaonline Host to Host per l invio della corrispondenza attraverso un collegamento web service e l interfacciamento con sistemi terzi di archiviazione sostitutiva dei documenti. La gara prevede, oltre a quanto sopra indicato, l installazione, la formazione, l avviamento e la manutenzione ordinaria del software che dovrà essere ceduto in licenza d uso perpetua e per utenti illimitati. Il software fornito dovrà essere conforme al Manuale di Gestione in uso e si dovranno garantire tutte le modifiche necessarie per essere in linea con quanto predisposto dall azienda in termini di Manuale di Gestione, struttura organizzativa etc. Manutenzione, Pag. 1 Monitoraggio e Condu

5 Il servizio di outsourcing deve prevedere la fornitura dell hardware e delle risorse necessarie per lo svolgimento del servizio nei termini previsti e, comunque, si dovrà garantire la presenza, presso i locali che l Azienda metterà a disposizione, tutti i giorni non festivi dal Lunedì al Venerdì dalle 8:00 alle 17:30; il servizio deve prevedere la gestione del protocollo informatico della posta in entrata e in uscita dell Azienda che consiste nell esternalizzazione del processo di dematerializzazione della posta in arrivo ed in uscita dalla sede Legale con trattamento manuale e informatico dei documenti con supporti sostitutivi (acquisizione tramite scanner) che deve avvenire attraverso la gestione del sistema di protocollo informatico previsto nella fornitura. La soluzione dovrà essere basata su architettura FULL WEB ed essere certificata su tutti i più diffusi browser e con database relazionale. La soluzione dovrà, inoltre, garantire un architettura scalabile, modulare, sicura. Nessun componente della fornitura o file di terze parti dovrà risiedere sui pc client eccetto il browser web ed eventuale macchina virtuale (Java o.net Framework). E ammessa la possibilità di avere sui PC client dei moduli opzionali (client business intelligence) a supporto della procedura oppure dedicati a compiti specifici (es. driver per lettori smart card oppure driver di stampanti o lettori barcode). L adozione di un sistema di consultazione di tipo Web rappresenta una scelta volta a minimizzare le difficoltà che possono insorgere, soprattutto nelle fasi di avviamento, sia per quanto concerne la facilità di utilizzo sia per quanto riguarda l installazione e la manutenzione remota del software, nonché requisito indispensabile per l accesso ai dati da parte del personale interno ed esterno all azienda (es.: Medici di Medicina Generale e Pediatri di Libera Scelta, strutture esterne convenzionate, etc). Il software sarà installato presso la sala server dell Azienda; a tale proposito, il fornitore dovrà indicare, nel progetto, i requisiti hardware e software minimi ed ottimali per l utilizzo dello stesso in esercizio con indicazione specifica relativamente alle stampanti di etichette, agli scanner etc,; per ognuno di questi dispositivi, nel Progetto Tecnico, devono essere indicati almeno due modelli/marche completamente compatibili con le funzionalità della soluzione. La fornitura deve comprendere: La/le licenza/e del/i software applicativo/i per un numero illimitato di utenze tutte le componenti specifiche relative al software di base per la messa in opera della soluzione applicativa la fornitura del modulo di workflow documentale, a licenze e funzionalità illimitate; Manutenzione, Pag. 2 Monitoraggio e Condu

6 il modulo software per la firma digitale di tutti i documenti archiviati nel sistema i moduli software per realizzare le integrazioni (compreso lato fornitore terzo): o con il sistema di firma grafometrica attualmente in sperimentazione presso l Azienda (Olivetti Graphos); o con i sistemi di conservazione sostitutiva in essere e/o in acquisizione presso l Azienda; o con i sistemi di gestione delle PEC; o con il database del sw per il trattamento giuridico del personale ; o con il sistema di Contabilità Integrata. Il sistema dovrà permettere l interfacciamento con il database di altri software per l'allineamento automatico di dati (es. strutture, UO, centri di costo, dipendenti, enti, sedi, etc...) sia tramite l utilizzo di viste sia con l utilizzo dei web service. l utilizzo senza restrizione degli strumenti per la progettazione e la messa in produzione di moduli personalizzati la formazione necessaria alla gestione e all amministrazione del sistema la formazione necessaria alla creazione di nuovi workflow e alla manutenzione di quelli previsti il supporto assistito ai tecnici ICT per la creazione di un workflow personalizzato l eventuale futura produzione e manutenzione di flussi dati verso Regione Lazio o l Amministrazione Centrale (es. Flussi Ministeriali), qualora nativamente provenienti da aree applicative comprese nel presente capitolato la fornitura di un modulo di accesso e/o estrazione di TUTTI i dati presenti nel sistema informativo oggetto della gara, a licenze illimitate e ad uso del Controllo di Gestione, della Direzione Aziendale e, di eventuale altre strutture aziendali, dei singoli responsabili della gestione quotidiana di ogni modulo applicativo nonché dei Sistemi Informativi per l alimentazione del datawarehouse presente in azienda tutti i servizi e gli elementi complementari necessari all'attivazione della soluzione applicativa (analisi della situazione esistente, analisi delle necessità di ogni Azienda con la validazione obbligatoria del personale delle strutture competenti, definizione di un piano di avvio Manutenzione, Pag. 3 Monitoraggio e Condu

7 in esercizio, personalizzazioni e configurazione dei moduli, recupero dati pregressi, installazione, formazione, avviamento e attivazione della firma digitale degli atti e dei documenti, collaudo) ogni oggetto che si dovesse rendere indispensabile al corretto funzionamento delle procedure, senza alcun onere aggiuntivo, anche se non espressamente specificato in offerta La fornitura non comprende: manutenzione e assistenza sistemistica sui server e tutte le operazioni preventive, in itinere e/o accessorie volte ad assicurare la continua e massima disponibilità del servizio; licenze S.O. server; licenze database; hardware e licenze dei sistemi operativi client; hardware server; hardware specifico per le postazioni di lavoro (stampanti etichette, scanner ecc.); licenze software di produttività individuale (Microsoft Office/Openoffice). Il fornitore deve dare indicazioni dettagliate dei requisiti hardware necessarie per l installazione del sistema in modo da garantire le massime prestazioni e ottimizzare l uso per tutte le aziende coinvolte. Il fornitore deve fornire le specifiche tecniche delle stampanti che possono essere utilizzate nella procedura, ed eventualmente fornire un elenco delle stampanti (marca e modello) compatibili con la procedura per la stampa delle etichette relative al modulo di gestione del protocollo. La commissione giudicatrice potrà richiedere una demo della procedura in modo da valutare le funzionalità dei moduli previsti nella presente gara e potrà procedere a richiedere di verificare il funzionamento dei SW presentati quali referenze per la partecipazione alla gara. L importo a base d asta insuperabile, pena l esclusione, è pari ad euro ,00 IVA esclusa per tutto il periodo previsto che è pari a 24 mesi. Tutte le attività di cui al presente capitolato dovranno essere realizzati in conformità al Codice dell Amministrazione Digitale (Dlgs 235/2010) nonché a quanto previsto dalla normativa vigente per le pubbliche amministrazioni in materia di: a. privacy e trattamento dei dati (v. Dlgs 196/2003 e s.m.i nonché le disposizioni e le direttive del Garante per la Privacy); b. sicurezza informatica; Manutenzione, Pag. 4 Monitoraggio e Condu

8 c. gestione e monitoraggio delle risorse informatico-tecnologiche. Il Fornitore dovrò garantire, senza alcun onere, tutte le modifiche intercorse relative agli argomenti sopra citati e dalle disposizioni Regionali che avranno influenza sull argomento oggetto della gara. 2. Requisiti della Fornitura 2.1. Caratteristiche generiche dell Applicazione Il sistema deve permettere la gestione unificata dei flussi aziendali in un unico ambiente. L architettura, di tipo SOA, deve riportare un livello unico per l interfacciamento con il file system, il database, interfacce per l integrazione con altri sistemi, autenticazione e gestione utenti. L applicazione deve permettere (anche con piena autonomia) la progettazione, la creazione e la manutenzione dell inter per la gestione di procedure interne all Ente senza la necessità di acquistare ulteriori licenze. Tutti gli strumenti necessari, inclusa la formazione per il loro utilizzo devono essere inclusa nell offerta. Nonostante le procedure per la gestione del protocollo e degli atti devono essere a loro volta creati con gli strumenti disponibili all Ente si ritiene che esse sono moduli ben definiti dalle normative vigenti per poter essere già sviluppate dal fornitore. I capitoli successivi elencano le esigenze in relazione a queste funzionalità. Come sopra citato l offerta deve comprendere la realizzazione di alcuni workflow in modalità assistita cioè realizzate dal fornitore insieme a tecnici dell Azienda Sistema per la gestione documentale La fornitura deve includere le funzionalità tipiche di un sistema di gestione documentale ed in particolare deve permettere: L identificazione degli utenti di back-end e dei relativi ruoli di produzione o fruizione dell'informazione La classificazione, la gestione di metadati da associare al singolo documento e l indicizzazione dei contenuti L assegnazione e la gestione dei permessi a differenti categorie di utenti per le varie classi di contenuti L inserimento di nuovi documenti con l impostazione dei relativi diritti di accesso Il reperimento e l accesso ai contenuti Possibilità di gestire il workflow documentale con il supporto di uno SCADENZIARIO DELLE ATTIVITA' dotato di un sistema di alert (chi Manutenzione, Pag. 5 Monitoraggio e Condu

9 deve gestire la pratica ed entro quando, con gestione dei vari stati di avanzamento) La gestione integrata dei documenti con gli altri moduli oggetto di fornitura nonché con i siti web (Internet e Intranet) aziendali La ricerca avanzata sui metadati e sul contenuto Il versioning e la tracciabilità delle modifiche alle varie versioni Con il termine contenuto si intende un contenuto digitale (file) in qualsiasi formato Protocollazione dei documenti Sono richieste le seguenti funzioni BASE: Rispetto della normativa vigente riguardo le funzioni di protocollazione, l'interoperabilità e quant'altro previsto dalla normativa Tracciamento dell'utente che effettua ogni operazione e delle modifiche introdotte da ogni operazione svolta Possibilità di aggiunta di campi personalizzati nelle maschere di gestione e quindi nel registro di gestione Gestione delle funzioni del registro di emergenza Possibilità della gestione della protocollazione riservata (ad accesso limitato) Presenza di una gestione di una funzione di protocollazione veloce (solo dati essenziali) dei documenti Possibilità di inserire un numero non limitato di destinatari, sia in indirizzo che per conoscenza Possibilità di rettifica di errori materiali nella compilazione dei campi "non modificabili" (in modalità completamente tracciabile e limitata a determinati utenti dotati di opportuni privilegi) Possibilità di "annullare" una registrazione di protocollo (in modalità completamente tracciabile e limitata a determinati utenti dotati di opportuni privilegi) Possibilità di apporre la segnatura sul documento cartaceo in ingresso tramite stampante o etichetta Indicazione del supporto (cartaceo, elettronico, fax) e del formato di arrivo del documento e dell eventuale conversione / trattamento Trattamento degli allegati (indicazione del numero, descrizione, ecc.; con la possibilità di rendere obbligatoria la compilazione del campo;) Manutenzione, Pag. 6 Monitoraggio e Condu

10 Possibilità di gestire separatamente i momenti della registrazione, della scansione dei documenti analogici (che deve produrre un formato non modificabile e che può avvenire in differita), la classificazione e l assegnazione Possibilità di indicare separatamente la data di arrivo e la data di protocollazione (protocollazione differita) Creazione di anagrafiche limitata all'utente e/o all'amministratore, stessa cosa deve avvenire per i diritti di accesso Utilizzo delle anagrafiche per la compilazione dei campi "mittente" e "destinatario" che devono essere valori prelevati da tabelle di database La possibilità di inoltro agevolato via mail/pec dei documenti e/o di importazione di documenti ricevuti via mail/pec; il software deve essere in grado di gestire multipli indirizzi di PEC aziendale; Funzionalità di firma digitale a norma di legge (Nuovo CAD); La piena integrazione con il modulo di firma elettronica dei documenti, che deve avvenire in toto all'interno dell'applicativo (ovvero non demandata a software terzi con i quali si debba aprire un file per firmarlo digitalmente) Sono richieste le seguenti funzioni relative al titolario e alla classificazione: Gestione di un titolario condiviso Aggiornamento del titolario (inserimento nuove voci o correzione/annullamento voci esistenti) con storicizzazione delle modifiche apportate Possibilità di classificare sia documenti protocollati che documenti non protocollati Possibilità di inserire la classificazione in un momento successivo alla protocollazione Possibilità di assegnare un documento sia a una struttura che a un utente individuale Possibilità di modificare la classificazione di un documento (solo per utenti con determinati privilegi) Possibilità di inserire, in fase di protocollazione o di classificazione il riferimento ad altri documenti già presenti nel sistema e/o a file esterni che devono poter essere allegati La possibilità di inoltro agevolato via mail/pec dei documenti e/o di importazione di documenti ricevuti via mail/pec; a questo proposito si ritiene di fondamentale importanza che il sistema consenta agevolmente (ad utenti con particolari privilegi/profili) la creazione Manutenzione, Pag. 7 Monitoraggio e Condu

11 di regole a fronte delle quali i documenti protocollati/classificati vengano automaticamente inoltrati per /pec a uno o più indirizzi di mail/pec, con garanzia di tracciatura degli inoltri effettuati Sono richieste le seguenti funzioni relative alla fascicolazione: Possibilità di creare fascicoli e sottofascicoli Possibilità di inserire i documenti/copie del documento in più di un fascicolo Possibilità di definire i criteri di ordinamento dei fascicoli (alfabetico o cronologico, annuale o pluriennale, con specifiche numerazioni per esigenze diverse) per ogni specifica serie Possibilità di gestione dei documenti fascicolati (eliminazione di un documento di un fascicolo o trasferimento tra fascicoli) Funzione di chiusura / riapertura del fascicolo Visualizzazione e stampa dell elenco dei documenti inseriti in un fascicolo Fascicolazione in un momento successivo alla classificazione Possibilità di fascicolare anche documenti non protocollati Possibilità di creazione di pratiche che raggruppino funzionalmente più documenti e che siano gestibili tramite uno SCADENZIARIO DELLE ATTIVITA' (chi deve gestire la pratica ed entro quando, con gestione dei vari stati di avanzamento); a questo proposito si specifica che è richiesta la possibilità di gestire fascicoli documentali e di inserire in un fascicolo/pratica qualsiasi documento da file esterni anche non protocollato al fine di comporre un fascicolo digitale esaustivo, e che tale attività deve poter essere eseguita in modo semplice e veloce acquisendo ad esempio i documenti da fogli scannerizzati, ricevute, etc... La possibilità di inoltro agevolato via mail/pec dei documenti e/o di importazione di documenti ricevuti via mail/pec; a questo proposito si ritiene di fondamentale importanza che il sistema consenta agevolmente (ad utenti con particolari privilegi/profili) la creazione di regole a fronte delle quali i documenti protocollati/classificati vengano automaticamente inoltrati per /pec a uno o più indirizzi di mail/pec, con garanzia di tracciatura degli inoltri effettuati Sono richieste le seguenti funzioni relative alla ricerca: o Possibilità di ricerche legate alle anagrafiche dei fascicoli e agli indici delle voci di classificazione Manutenzione, Pag. 8 Monitoraggio e Condu

12 o Ricerca nei campi destinatario, mittente, protocollo mittente ecc. o Ricerche avanzate per periodo/tipologia dei documenti Stima del numero di utenti dedicati per azienda (le delibere devono essere consultabili pubblicamente): 500 punti protocollanti (circa 1000 utenti complessivi) 2.4. Gestione degli atti aziendali E' richiesta una soluzione integrata per l'organizzazione, l'archiviazione e l'elaborazione di tutti i dati relativi alle delibere e alle determinazioni di un Ente pubblico; l'applicativo deve consentire la gestione completa dell'iter delle deliberazioni assunte dagli Organi di un Ente, in modo del tutto conforme alle leggi vigenti. Gli iter delle diverse forme procedurali in cui possono articolarsi i Provvedimenti Amministrativi dovranno essere gestiti come particolare istanza del sistema di gestione documentale. Il sistema di gestione delle Delibere, in particolare, dovrà consentire: la gestione delle proposte di delibere (e di determinazione dei dirigenti), che devono essere numerate e messe in attesa di esame da parte dell organo deliberante; l'inserimento dei dati contabili e di ulteriori campi dedicati all espletamento della gara nel caso in cui una proposta sia relativa ad un impegno di spesa; la predisposizione progressiva e collaborativa delle bozze di Delibera e dei testi definitivi delle Determinazioni, da parte dei vari uffici dell Ente; la trasmissione dei testi ai diversi uffici dell Ente interessati dall'iter istruttorio; la acquisizione dei necessari pareri (contabile, finanziario, di legittimità) e delle eventuali integrazioni ed osservazioni, secondo quanto previsto dalla normativa in relazione alle varie tipologie di atti; la registrazione e conservazione delle informazioni relative alle decisioni degli Organi Deliberanti; l'inserimento delle diverse tipologie di pareri sia di tipo tecnico che contabile e l'assegnazione del responsabile che deve dare tale parere (che può essere vincolante o meno per l approvazione dell atto finale) ovviamente potendolo inserire sul sistema mediante il suo utente/password; la gestione delle informazioni relative alla pubblicazione inclusa la data di pubblicazione, data di inizio esecutività (ed eventualmente fine validità) e data del documento; Manutenzione, Pag. 9 Monitoraggio e Condu

13 la stampa delle copie necessarie per gli adempimenti normativi; la gestione del flusso di lavoro guidato, compresa la ripartizione in fasi operative e attività gestionali, tra i diversi uffici/settori coinvolti (workflow); funzionalità di firma digitale a norma di legge (Nuovo CAD); la emissione delle opportune segnalazioni per controllare scadenze importanti e in particolare l'esecutività degli atti; la messa a disposizione delle informazioni su stato, iter e contenuto degli atti, a tutti i soggetti interessati mediante login personalizzato; un sistema degli accessi che garantisca che un utente/ufficio possa accedere solo agli atti di propria competenza; la gestione di: modelli base di delibere, determinazioni e proposte, lettere di convocazione, inviti, elenchi di trasmissione e i registri; la gestione di archivi tabellari atti a contenere tutti quei dati ripetitivi utilizzati negli archivi principali, in particolare: organi deliberanti, componenti organi, argomenti, settori, uffici, responsabili, interventi e capitoli di bilancio, leggi, codici di raggruppamento, categorie indirizzi e indirizzario; la possibilità di numerare (con numerazione progressiva) più atti contemporaneamente con un unica azione (unico click) la pubblicazione in Internet (tipicamente sui siti aziendali) o in Intranet dei dati e documenti relativi a O.d.G, delibere e determinazioni; questo può avvenire mediante un collegamento via Database agli atti presenti sul sistema (per sfruttare funzionalità di pubblicazione già in essere) o mediante modulo software ad hoc che si ritiene incluso nella fornitura; l'integrazione nativa e 'immediata' con le funzioni di protocollazione e di firma digitale; l'invio automatico di (o altri tipi di alert) ai vari utenti coinvolti (remind sui pareri da esprimere, sui documenti da validare, etc...) con tracciatura a database delle segnalazioni inviate; la gestione dell organigramma gerarchico-funzionale, contenete le unità organizzative in legame gerarchico fra loro ed i ruoli, a cui gli utenti devono appartenere. Tale organigramma deve essere perfettamente integrato nella soluzione ed in particolare nei flussi di workflow e nei profili organizzativi degli utenti. Oltre all organigramma si devono poter creare gruppi trasversali di utenti per soddisfare le esigenze di flussi e profilazioni non legate all organizzazione gerarchica dell Azienda; Manutenzione, Pag. 10 Monitoraggio e Condu

14 la gestione dello storico dei documenti con tutte le modifiche apportate fino all approvazione definitiva, che sia interrogabile anche a posteriori per eventuali verifiche; la pubblicazione su albo pretorio per gli atti oggetto di pubblicazione la produzione di un registro degli atti pubblicati la stampa degli atti in formato A4/A3 anche Fronte/Retro con impaginazione automatica deve essere possibile oscurare parti relative a dati personali/sensibili all interno del atto e deve essere possibile la pubblicazione del solo oggetto dell atto; deve essere previsto l inserimento del collegio sindacale e/o dei revisori degli atti e deve essere tracciato ogni loro rilievo. Il software deve funzionare in modo sinergico sia con Microsoft Office che con OpenOffice, garantendo un integrazione tra estremi degli atti e relativi documenti, e deve consentire la doppia modalità di interazione: modificare direttamente da programma tutti i prospetti e i testi e gli allegati, tramite Office/Openoffice modificare i documenti in ambiente esterno con successivo UPLOAD sul sistema, che deve essere CONTROLLATO e supportare l'utente per evitare sovrascritture accidentali (es. mediante il concetto di 'presa in carico del documento che deve comportare un blocco alla modifica/upload da parte di altri utenti) si deve garantire l uniformità del carattere di stampa 2.5. Gestione degli atti aziendali La soddisfazione del cittadino fruitore di servizi sanitari costituisce uno degli obiettivi prioritari di un Azienda Sanitaria Locale che è impegnata nella governance di un sistema a rete, concorre, per il tramite di servizi sanitari e socio-sanitari pubblici e privati accreditati, a garantire il benessere della popolazione assistita che sceglie liberamente le strutture erogatrici alle quali rapportarsi. La segnalazione di un cittadino relativamente ad un presunto disservizio può costituire un significativo contributo al miglioramento della qualità in quanto consente di focalizzare l attenzione sui processi di erogazione dei servizi e, se necessario, di introdurre i correttivi finalizzati al superamento delle criticità evidenziate. E' richiesta una soluzione integrata per l'organizzazione, l'archiviazione e l'elaborazione di tutti i dati relativi alle segnalazioni che il singolo utente esercita mediante: Manutenzione, Pag. 11 Monitoraggio e Condu

15 lettera in carta libera indirizzata all Azienda Sanitaria Locale, inoltrata tramite servizio postale, o consegnata a mano all Ufficio Protocollo; nota trasmessa da una casella di posta elettronica certificata (PEC) all indirizzo di posta elettronica certificata dell URP dell Azienda; compilazione di apposita scheda di segnalazione disponibile presso l Ufficio Relazioni con il Pubblico e sul sito web dell Azienda, sottoscritta dall interessato. L iter della segnalazione dovrà essere gestito come particolare istanza del sistema di gestione documentale; in particolare, dovrà consentire: la trasmissione dei testi ai diversi uffici dell Ente interessati dall'iter istruttorio; l acquisizione dei necessari pareri e delle eventuali integrazioni ed osservazioni, secondo quanto previsto dal regolamento interno previsto; la registrazione e conservazione delle informazioni relative; l'integrazione nativa e 'immediata' con le funzioni di protocollazione e di firma digitale; l'invio automatico della nota di risposta al singolo utente con tracciatura a database delle segnalazioni inviate. Al fine di monitorare in modo sistematico e continuativo l andamento nel tempo degli aspetti più significativi relativi alla reclamistica, deve essere istituita una reportistica trimestrale riportante i dati qualiquantitativi - con la relativa classificazione per area tematica delle segnalazioni e dei reclami pervenuti con l indicazione delle soluzioni individuate e/o delle azioni di miglioramento intraprese 3. Stampe, report, documentazione e analisi statistiche Date le svariate esigenze di stampe cartacee, richieste in qualsiasi contesto, vengono di seguito elencati i criteri base che ci si aspetta siano proposti nell ambito della fornitura. Si richiede che: Siano previste stampe parametrizzabili per diverse esigenze, con possibilità di definizione da parte degli utenti di date specifiche o periodi temporali e altre variabili di selezione (es.: selezione campi manuale) Sia presente un elenco di report predefiniti e pronti contenente in modo esaustivo tutte le richieste più frequenti (es. elenco di documenti di un periodo/tipo, elenco delibere e determine di un periodo/struttura Sia presente un elenco di report predefiniti e pronti contenente in modo esaustivo tutte le richieste più frequenti (es. elenchi di Manutenzione, Pag. 12 Monitoraggio e Condu

16 documenti di un periodo/tipo, elenco delibere e determine di un periodo/ struttura, riepiloghi economici degli atti che comportano impegni di spesa, quadro sintetico e quadro analitico degli atti in lavorazione, con informazioni sullo stato di avanzamento, analisi dei volumi tempi medi di redazione degli atti, confronto statistico fra atti presentati e atti adottati, etc ) Sia facilmente e autonomamente gestibile la modifica degli elementi generali (intestazioni, loghi, diciture, nominativi di responsabili, indirizzi ), resi omogenei su tutti i documenti Per ogni stampa presente nel sistema sia possibile l estrazione dei dati in formato digitale; questa funzionalità è INDISPENSABILE in quanto spesso gli operatori estraggono i dati su fogli elettronici per integrarli con informazioni esterne al sistema e inviarli poi via o stamparli Sia garantita una modalità di accesso sicura ai dati, che garantisce che un utente che accede ad un report risenta di eventuali generali restrizioni sull area/uo di appartenenza e possa agire, stampare ed estrarre solo dati e documenti a cui ha accesso Un documento, se richiesto, deve poter essere firmato digitalmente con firma leggera (utilizzando l accesso sicuro dell utente) o firma pesante utilizzando il previsto Certificato di Firma. In ogni caso deve essere apposta sul documento l appropriata dicitura prevista dalle vigenti normative. Ogni interrogazione/stampa deve fornire un set minimo di parametri da impostare a scelta dell utente. Si invita a segnalare l eventuale utilizzo di altro software di supporto (es. sistemi di Business Intelligence) per stampe documenti, indagini statistiche o reportistica periodica e si richiede di elencare dettagliatamente le statistiche già disponibili nella procedura o comunque fornite in gara. Riassumendo, oltre alla produzione di reportistica statica, TUTTI I DATI INSERITI NEL SISTEMA DEVONO ESSERE ESPORTABILI IN DUE DISTINTE MODALITA : MODALITA OPERATIVA PER UTENTI: gli utenti devono avere a disposizione la possibilità di generare report di elenco esportabili in formato XLS in cui possano includere a propria scelta i dati da inserire filtrando almeno per un set predefinito di parametri: periodo, tipologia di attività,... MODALITA AVANZATA PER SISTEMA INFORMATIVO: il personale del sistema informativo deve avere a disposizione delle viste sul database o un datamart, opportunamente documentati, da cui poter Manutenzione, Pag. 13 Monitoraggio e Condu

17 estrarre OGNI dato presente nel sistema a fini di alimentazione del datawarehouse della AS (è concesso un disallineamento temporale di massimo 1 giorno rispetto ai dati in linea, ad esempio per una alimentazione automatica notturna del DWH) e/o di pubblicazione/copia dei dati su altri sistemi 4. Integrazioni Tutte le integrazioni dovranno essere realizzate utilizzando un UNICO MIDDLEWARE di cui dovranno essere ampiamente dettagliate le caratteristiche tecniche, le modalità di funzionamento nonché i prerequisiti hardware e software. Si richiede che il middleware di integrazione sia conforme ad un'architettura service-oriented (SOA) per l'interoperabilità di specifici moduli in grado di implementare e gestire processi di integrazione di dati e servizi. Si richiede inoltre che il sistema: abbia una interfaccia web di monitoraggio delle integrazioni abbia un sistema di alert e notifica integrato sia completo di tutti i connettori verso DBMS quali Oracle, MS SQL Server, MySql, ODBC, Postgres sia completo di interfacce verso filesystem, ssh, ftp, Il middleware dovrà essere conforme alle specifiche del sistema di Cooperazione Applicativa, quale articolazione del sistema pubblico di connettività. In particolare la soluzione dovrà contenere le integrazioni già realizzate in Azienda e quelle che si renderanno necessarie per tutta la durata del contratto (se per progetti Regionali o Nazionali). Le specifiche e gli standard implementano l architettura SOA mediante porte di dominio. Dovranno in particolare essere incluse nella fornitura la realizzazione di tutte le integrazioni con i sistemi già in uso presso ciascuna Azienda. Per quanto esplicitato nel presente capitolato si prevede l integrazione con: con i repository aziendali contenenti i documenti firmati digitalmente ai fini dell archiviazione sostitutiva a norma di legge; verranno fornite le specifiche di integrazioni in termini di interfaccia in tecnologia Web Services. Sistema gestione PEC presente nelle Aziende; database trattamento giuridico del personale presente nelle Aziende; sistema di Contabilità Integrata e Controllo di Gestione. In caso di future integrazioni da aggiungere o modificare, l integratore proposto deve essere utilizzabile con le funzionalità suddette senza Manutenzione, Pag. 14 Monitoraggio e Condu

18 acquisto di ulteriori licenze e deve poter interagire con sistemi di terze parti già presenti in azienda o di futura acquisizione; eventuali successive attività di sviluppo di integrazioni saranno dunque oggetto di quotazione ad hoc. Si richiede esplicito impegno da parte della Ditta a fornire attività di supporto a terzi nell analisi congiunta delle modalità di interfacciamento dei loro applicativi; l impegno necessario alla ditta concorrente per tali attività dovrà essere compreso nella presente fornitura. 5. Caratteristiche preferenziali 6. Sicurezza della gestione dei contenuti e delle integrazioni E richiesta una gestione, dal punto di vista del controllo degli accessi e della gestione della autorizzazioni, multiaziendale intesa come separazione logica delle informazioni per ciascuna AOO identificata in fase di implementazione del sistema. Questi aspetti devono essere ampiamente dettagliati nel Progetto Tecnico. Il sistema proposto deve, comunque, prevedere un unico DataBase condiviso da tutti i moduli applicativi e contenente le tabelle di base (anagrafica dei dipendenti, delle strutture, degli Enti, codifiche degli utenti e pwd, etc.), gli archivi dei dati, i documenti prodotti dal sistema o importati da applicativi esterni (es. dati pregressi), pur mantenendo le funzionalità di separazione dei dati come indicato al paragrafo precedente. Non sono ammesse soluzioni in cui i singoli moduli non siano nativamente integrati tra loro (intendendo che le tabelle di base comuni sono duplicate in ogni modulo applicativo, ad esempio tra protocollo e gestione delibere e determine): tutti i moduli devono utilizzare le stesse tabelle, siano esse relative a codifiche nazionali-regionali (ad es. ASL, comuni, Enti PA, etc.) o a codifiche aziendali (ad es. reparti, centri di costo, operatori, etc.). A tale proposito si evidenzia che la Regione Lazio ha in essere il Progetto Anagrafica Sanitaria Unica Regionale ASUR, tutte le informazioni codificate disponibili su tabelle di database devono essere uniche e congruenti con le codifiche previste da ASUR. Devono essere, inoltre, previste tutte le necessarie funzioni per il recupero delle codifiche da ASUR e/o per la modifica dei codici e di storicizzazione dei dati (date di inizio/fine validità), salvaguardando l integrità referenziale del sistema. Deve essere possibile mantenere in linea i dati completi di almeno 10 anni senza rallentare l'operatività dell'utente. E richiesta la presenza di una funzione di storicizzazione che permetta all'amministratore del sistema di trasferire su archivi storici separati le registrazioni dei periodi eccedenti i 5 anni. L'accesso ai dati storici potrà avvenire, a discrezione del soggetto aggiudicatario, o con le stesse funzioni previste per i dati in linea ovvero con programmi ad hoc; la modalità scelta dovrà essere Manutenzione, Pag. 15 Monitoraggio e Condu

19 specificata e motivata nella documentazione tecnica e tutte le eventuali licenze software necessarie comprese nell offerta economica. Si richiede che l'accesso ad operazioni correlate tra di loro o che siano da eseguire in una determinata sequenza sia possibile con facilità all'interno del contesto in uso, senza dover aprire applicativi diversi (es. per la protocollazione di una delibera). Le funzioni degli applicativi sono di competenza di diverse figure professionali e pertanto il sistema proposto deve fornire, come sua parte essenziale ed integrante, la possibilità di profilare ruoli ed utenti e di configurare in modo flessibile i menu a disposizione degli operatori. La soluzione applicativa dovrà prevedere l'integrazione con eventuali progetti di Identity Management e Single Sign On attraverso autenticazione e autorizzazione su uno dei repository centrali (LDAP, AD o altro) già presenti o di futura adozione; in tal caso tale integrazione si intende inclusa e non deve comportare alcun costo aggiuntivo per l Azienda. L'eventuale sincronizzazione delle informazioni utente dal repository centrale a quello locale dovrà essere gestita dall'applicazione. La società offerente dovrà descrivere come la piattaforma garantisce la sicurezza nella gestione, nell accesso e nella trasmissione dei contenuti informativi. Deve essere garantita la tracciabilità degli accessi da parte degli utenti ad eventuali dati sensibili, fornendo gli opportuni strumenti per la consultazione a posteriori dei dati acceduti da parte di tutte le sessioni. Deve essere prodotta dichiarazione di conformità alle normative in materia di privacy. 7. Requisiti tecnologici Il sistema sopra descritto deve rispondere ai seguenti requisiti: Si richiede che TUTTO IL SOFTWARE proposto sia nativamente e interamente WEB based. Deve essere descritta l architettura del sistema proposto, specificando per ciascuno dei moduli che compongono la fornitura: i sistemi di sviluppo utilizzati, i database compatibili (specificandone tipo e versione), application e web server, ed eventuali communication server o altri moduli di terze parti utilizzati; Deve essere prevista una gestione di profili di utilizzo da attribuire ai diversi utenti; le specifiche abilitazioni e autorizzazioni per la sicurezza e la riservatezza dei dati devono essere gestibili in autonomia dall Azienda; in linea con la gestione multiaziendale specificata nei paragrafi precedenti; Manutenzione, Pag. 16 Monitoraggio e Condu

20 In considerazione del fatto che questa Amministrazione sta sperimentando apparati Olivetti Graphos, all interno degli applicativi forniti deve essere possibile l uso della firma grafometrica e della firma digitale preferibilmente tramite gli apparati sopra indicati. In questo ultimo caso devono essere specificati i CA già riconosciuti ma, comunque, deve essere realizzata l integrazione con il CA che l Azienda identificherà per l acquisto dei propri certificati di firma; Si richiede di indicare i requisiti software della procedura per l installazione lato client (sistema operativo supportato, caratteristiche del software, eventuale dotazione software aggiuntiva necessaria per l installazione, eventuali versioni JVM supportate, browser,...); il sistema deve comunque funzionare su PC con dotazione hardware e software allo standard di mercato attuale. Indicare a tale proposito: o Processore e RAM minima richiesta; o Limitazioni a livello di sistema operativo di base; o Eventuale SW aggiuntivo opzionale (indicare se obbligatorio o opzionale); o Eventuali dispositivi HW aggiuntivi richiesti (indicare se obbligatori o opzionali); o Eventuale lettore di smart card supportato; o Modalità di collegamento; o Eventuali incompatibilità note verso altri prodotti SW / HW; o Risoluzione minima dello schermo. Il sistema proposto deve essere certificato lato client con i Sistemi Operativi Windows (2000, XP, Vista, Windows 7, Windows 8 e successivi) e Linux (Ubuntu) e deve poter funzionare su Thin Client in ambiente di desktop virtuale dei principali fornitori presenti sul mercato (VMWare, CITRIX, Windows, etc.); si chiede, inoltre, di indicare specificatamente nel Gli applicativi devono poter funzionare sui client in modalità user mode per evitare l utilizzo di utenti con privilegi di amministratore e non devono richiedere l apertura di condivisioni di cartelle o risorse tra PC (è consentita solo la condivisione eventuale di cartelle sul server applicativo); La definizione e l impostazione delle procedure di backup e restore dei dati devono avvenire secondo specifiche e modalità concordate con le Aziende; Dovrà essere attivato un sistema di allarme via , configurabile per AOO e per gruppi di utenti, per la segnalazione di Manutenzione, Pag. 17 Monitoraggio e Condu

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