Segesta srl Via Giacomo Peroni Roma Tel. 06/ Fax 06/

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1 Segesta srl Via Giacomo Peroni Roma Tel. 06/ Fax 06/

2 Cosa dice la normativa italiana? Il protocollo informatico è l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle Amministrazioni per la gestione dei documenti. (DPR 445/2000). Il sistema di protocollazione è basato su Aree Organizzative Omogenee (AOO) ed è unico per ciascuna di esse. Il sistema minimo di protocollo informatico deve essere in grado di effettuare le operazioni di registrazione, segnatura e classificazione dei documenti. Queste operazioni sono necessarie e sufficienti per implementare un sistema di gestione informatica dei documenti per le pubbliche amministrazioni. (fonte ex CNIPA, ora DigitPA) Per protocollare un documento è quindi obbligatorio effettuare queste tre operazioni: REGISTRAZIONE: inserimento e salvataggio dei dati obbligatori per la protocollazione, il documento disporrà, quindi, di numero di protocollo univoco e della rispettiva data di registrazione e sarà salvato nel registro di protocollo; SEGNATURA: applicazione al documento originale del numero di protocollo e della data di protocollazione. CLASSIFICAZIONE: è obbligatoria in Italia fin dalla Circolare Astengo del 1897 (Wikipedia), serve per dividere la documentazione prodotta o ricevuta in settori e categorie, schematizzando in maniera logica le sue competenze e funzioni. Gli strumenti e le procedure per la gestione di queste funzionalità costituiscono il nucleo minimo del protocollo. DOCUMENTI Interni Ricevuti Inviati Documenti dell AOO DOCUMENTI FORMALI - le informazioni aggiuntive possono essere gestite con la gestione documentale - hanno valenza giuridico probatoria amministrativa - devono essere protocollati e gestiti dal nucleo minimo del protocollo NUCLEO MINIMO PROTOCOLLO DOCUMENTI INFORMALI - possono essere gestiti nella gestione documentale Gestione Documentale

3 Cosa propone PROGenius Nel rispetto delle regole imposte principalmente all interno della PA abbiamo realizzato un prodotto che possa coniugare versatilità, permettendo un ampio ventaglio di scelte e funzionalità diverse, e semplicità di utilizzo, garantendo una gestione agevole ed altamente dinamica. PROGenius racchiude quindi le funzionalità minime richieste da qualsiasi protocollo informatico REGISTRAZIONE, SEGNATURA, CLASSIFICAZIONE integrate con una serie di ulteriori funzioni che consideriamo i nostri punti di forza Compilazione e ricerca delle informazioni tramite Suggestion Web Consultazione documenti entrata e uscita per data protocollo, creazione, smistamento, accettazione tramite calendarietto Possibilita di inoltro documenti tramite smistamento, mail oppure inoltro di documenti con riferimento Possibilita di conservare lo stesso stile aziendale tramite Master Page Generazione PDF per i documenti in uscita ed editor html incorporato Consultazione delle e della PEC con possibilita di protocollare direttamente

4 Funzionalita principali Permettiamo una selezione iniziale, dopo aver fatto accesso tramite login, dell ufficio con cui lavorare e protocollare i vari documenti in entrata o uscita. Attivando la funzione Nuovo documento, la procedura consente di CREARE UN NUOVO DOCUMENTO ALLO STATO BOZZA O DEFINITIVO O DI PROTOCOLLARLO DIRETTAMENTE. Si può selezionare il tipo di documento in Entrata, Uscita o Interno. La pagina consente di inserire i Mittenti, i destinatari interni o esterni, l oggetto e il testo.

5 Gestione documenti Feature: Un potente editor WYSIWYG consente di editare facilmente il testo del documento in HTML. Un interfaccia consente di allegare facilmente i file collegati al documento e di visualizzarli facilmente in qualsiasi momento. LE INFORMAZIONI IMMESSE IN QUESTA PAGINA POSSONO ESSERE UTILIZZATE PER GENERARE UNA STAMPA PDF DEL DOCUMENTO. Al documento creato verrà attribuito un codice univoco composto dal codice dell ufficio di inserimento, l anno e un progressivo rispetto l anno Feature: La ricerca delle informazioni più importanti è facilitata dall INTERFACCIA A SUGGESTION (suggerimenti). ESEMPIO DI TITOLARIO Il titolario è l insieme di titoli, classi, sottoclassi, categorie e sottocategorie o, più in generale, di voci di I livello, II livello, III livello. E lo schema logico ad albero per organizzare l archivio in base alle competenze e funzioni dell ente. Le voci del titolario possono essere ricercate attraverso albero oppure utilizzando le suggestion.

6 Smistamento e Accettazione L attività di smistamento consiste nell operazione di inviare per competenza o conoscenza un documento agli uffici. Con l assegnazione si provvede al conferimento della responsabilità del procedimento amministrativo ad un soggetto fisico e alla trasmissione del materiale documentario oggetto di lavorazione. Esempi di smistamento e accettazione Effettuato lo smistamento e l assegnazione, l ufficio o il dipendente provvede alla presa in carico del documento a lui assegnato. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che prende avvio dal documento, decorrono comunque dalla data di protocollazione. L utente può anche rifiutare il documento se non è di sua competenza o se gli viene assegnato per errore.

7 Gestione e PEC Modulo integrato che offre agli utenti PROGenius abilitati di interfacciarsi con qualsiasi casella di posta elettronica il cui server abbia attivi i servizi di posta IMAP, SMTP, POP3. Lettura della casella di posta Lettura del messaggio e degli allegati Questa soluzione permette di trasformare un messaggio di posta elettronico in un documento elettronico e, di conseguenza, abilitare l operatore ad operare direttamente sulle proprie caselle di posta. Ne consegue che il modulo consente la protocollazione di messaggi di posta, posta elettronica certificata e fax (fax elettronico ricevuto in una casella di posta elettronica).

8 Firma digitale e integrazione sistema Android Il modulo di Firma Digitale è una componente ActiveX del modulo di Protocollo e Gestione Documentale. Il modulo permette di firmare digitalmente i documenti predisposti nella piattaforma PROGenius dando ad essi piena validità legale. Abbiamo integrato, inoltre, la gestione del timbro elettronico sui documenti PDF. Tramite l apposizione, in fase di stampa, di un barcode contenente tutte le informazioni del documento e i riferimenti alla firma elettronica su di esso apposto, permette di poter verificare (tramite apposito applicativo) la validità del documento cartaceo prodotto. La piattaforma PROGenius mette a disposizione un app installabile su sistemi mobili (telefoni, tablet) con sistema operativo Android che permette all utente di: SELEZIONARE L UFFICIO PER IL QUALE ESSERE AVVISATO DELL ARRIVO DELLA CORRISPONDENZA RICEVERE LA SEGNALAZIONE DELL ARRIVO DI NUOVA CORRISPONDENZA VISUALIZZARE IL DOCUMENTO ED I RELATIVI ALLEGATI Questa applicazione permette agli utenti di avere sotto controllo i propri documenti o posta aziendale in qualsiasi momento della giornata.

9 Future integrazioni A breve verrà rilasciata una nuova release di PROGenius che verrà integrata con le seguenti funzionalità: Integrazione con il CMS open source Alfresco, al fine di sfruttare le potenzialità di configurazione e gestione dei vari flussi documentali presenti in Alfresco avendo sempre la possibilità di accedere ai documenti presenti nel protocollo sia per il loro utilizzo che per la creazione di nuove protocollazioni direttamente dal CMS e memorizzare le informazioni in un repository aziendale dei documenti indicizzato con motore di ricerca. Protocollazione massiva dei documenti (acquisizione tramite scanner per documenti cartacei o da fax server). Si tratta di una componente specializzata in gestione di grandi volumi di documenti che devono essere digitalizzati oltre che indicizzati. La piattaforma PROGenius può essere fornita in due modalità: licensing su server messi a disposizione dall Utente SaaS attraverso la Server Farm della nostra azienda, che grazie all'adozione delle più moderne tecnologie, garantisce i più elevati livelli di servizio agli utenti, 24 ore su 24, 7 giorni su 7 Nel primo caso le licenze saranno fornite a titolo gratuito in quanto oggetto di una promozione valida per i nuovi clienti che stipuleranno il contratto entro il 30/11/2012.

10 Per maggiori informazioni potete contattarci ai seguenti recapiti: Segesta s.r.l. Via Giacomo Peroni Roma Tel. 06/ Fax 06/

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