Capitolato Speciale d Appalto Volume 2 Sistema Informativo e Gestione dei Processi

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1 SERVIZIO DI GESTIONE DELLA MANUTENZIONE DEL PATRIMONIO Global Service Manutentivo di Terza Generazione Capitolato Speciale d Appalto Volume 2 Sistema Informativo e Gestione dei Processi

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3 Volume redatto da: Antonio Zonta, Maurizio Tufaro E' vietata la riproduzione, imitazione e/o contraffazione, per altri lavori estranei al presente Appalto, o per altri utilizzi, delle metodologie, disegni, schemi, modelli, schizzi ecc. contenuti nel presente capitolato e/o consegnati all Appaltatore, sia come documenti di Appalto e/o contrattuali, sia come istruzioni impartite dal Responsabile del Procedimento in corso d'opera. Saranno in ogni caso tutelati i diritti d autore relativamente ai contenuti della documentazione a base d Appalto.

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5 Sommario 1 Premessa La manutenzione Il sistema informativo La situazione attuale Le procedure di manutenzione e gestione in essere Le tipologie di intervento: Pronto intervento Manutenzione generico conservativa Manutenzione ciclica predittiva Manutenzione programmata Manutenzione migliorativa Interventi non manutentivi Verifiche e controlli periodici Classificazione delle procedure sulla scorta delle componenti tecnologiche del patrimonio Procedure di manutenzione ciclico-predittiva Il sistema informativo esistente Anagrafe Anagrafe del patrimonio (contenitore) Anagrafe delle attività svolte dall utente (contenuto) Strumenti a supporto delle decisioni Classificazione del patrimonio secondo le condizioni manutentive Stato Medio Gestione delle attività manutentive Gestione delle risorse finanziarie Principali caratteristiche del software HW e SW Gli sviluppi attesi Energia Azioni nei confronti degli utenti Rapporti con l utenza pag.5 di 123

6 3.2.1 Il Piano Generale di Comunicazione Comunicazione verso soggetti esterni Relazione annuale sull andamento del servizio Codice di comportamento Il portale Alveare Revisione dell impostazione del portale Logistica Procedure di manutenzione e gestione Pronto intervento Manutenzione generico-conservativa Manutenzione ciclico-predittiva Manutenzione programmata Controlli periodici ed ispezioni Procedure per la programmazione degli interventi Tempi massimi per la registrazione degli interventi Il sistema informativo Anagrafe Anagrafe del patrimonio (contenitore) Anagrafe Economico-Amministrativa e dei rapporti patrimoniali con terzi Anagrafe energetica Anagrafe Tecnica Documentazione tecnica - Certificazioni Scadenziario Piani di manutenzione Anagrafe delle attività svolte dall utente (contenuto) Destinazioni d uso dei locali Rilevazione annua del numero degli studenti e relative elaborazioni e rappresentazioni dei dati Rilevazione di dati statistici Idoneità degli spazi pag.6 di 123

7 Totem di identificazione delle scuole Anagrafe della Sicurezza Sicurezza degli edifici Sicurezza delle attività manutentive Gestione delle attività manutentive Gestione dei Rapporti di Lavoro Miglioramento dell integrazione tra le diverse componenti Nuovi strumenti di classificazione strategica del patrimonio Sistema contabile Gli sviluppi attesi per HW e SW Gestione Software applicativo Descrizione del sistema di archiviazione dei dati Eventuale fase di eventuale passaggio fra le procedure Caratteristiche del data base Indicazione funzionale delle procedure richieste Gestione dei dati Collegamento del Committente verso l'appaltatore Interfaccia utente Aggiornamento del personale Assistenza e aggiornamento software fornitura e manutenzione dell hardware Specifiche tecniche PC Portatili Specifiche tecniche Server e Software di base Collegamenti telefonici e trasmissione dati Tecnologie e strumenti informatici richiesti Ambiente di lavoro esistente Caratteristiche tecniche di rete interna all Amministrazione Provinciale Portale internet Funzioni del Portale Internet Sistema di comunicazione basato su tecnologia UMTS o con prestazioni superiori laddove disponibile pag.7 di 123

8 Finalita della procedura e sua organizzazione funzionale Riduzione dei tempi di intervento Livello operativo degli applicativi Livello interno: Livello Esterno Uso della Firma Elettronica e della posta Certificata Norme Transitorie Proprietà del Prodotto e del software in uso presso l'amministrazione Provinciale Norme per il collaudo della procedura Piani di Manutenzione Descrizione generale Descrizione particolareggiata del piano di manutenzione Il manuale d'uso Il manuale di manutenzione Il programma di manutenzione Dettagli ed approfondimenti Gestione del registro del fabbricato Legislazione e normativa sul registro del fabbricato (dei controlli periodici) Verifica della situazione normativa Piani di manutenzione programmata Progettazione ed esecuzione delle manutenzioni programmate Progettazione esecutiva ed altre prestazioni tecniche per gli interventi di manutenzione programmata Redazione progetti e preventivi Progettisti Tempi di consegna degli elaborati e di esecuzione degli interventi Certificazioni Strumenti di controllo Prestazioni Eventuali A misura Prestazioni specialistiche particolari Manutenzione Generica-Conservativa a misura Interventi di Manutenzione Programmata pag.8 di 123

9 6.3.1 Migliorie/manutenzione migliorativa Direzione lavori Tempi per l implementazione delle innovazioni procedurali e di sistema pag.9 di 123

10 1 Premessa 1.1 La manutenzione Il concetto di servizio manutentivo non può essere ricondotto in modo riduttivo a semplice attività riparativa svolta su un determinato componente edilizio o impiantistico, né può essere considerato unicamente come mera somma di attività riparative non coordinate ed interrelate. La norma UNI 9910 fornisce in proposito una chiara definizione del termine manutenzione : UNI 9910 Manutenzione Combinazione di tutte le azioni tecniche ed amministrative incluse le azioni di supervisione, volte a mantenere o a riportare una entità in uno stato in cui possa eseguire la funzione richiesta La manutenzione dei Beni di cui al presente Capitolato deve quindi essere considerata il risultato di una combinazione di varie attività, cioè, in sintesi, una attività di tipo complesso eseguita su di un prodotto generalmente complesso quale il prodotto edilizio. La manutenzione va pertanto affrontata con strumenti adeguati alla particolare complessità del prodotto edilizio, oltre che alle caratteristiche di unicità del prodotto. Di fatto, nell espletamento del servizio di manutenzione, possono distinguersi concettualmente le due distinte funzioni di: governo del processo (inteso come azioni generalmente di carattere amministrativo e di supervisione) esecuzione degli interventi (inteso come azioni generalmente di carattere tecnico). Nel seguito del presente capitolato, tali funzioni verranno rispettivamente indicate anche con i termini gestione tecnica e servizi manutentivi, quest utimo termine a volte sostituito con il termine equivalente gestione manutentiva. Più precisamente, si intende per gestione tecnica (o governo del processo), l insieme dei servizi necessari alla corretta gestione del patrimonio oggetto dell'appalto e rappresenta per il Committente la parte prevalente e qualificante del servizio oggetto di affidamento. Essa comprende, pertanto, le prestazioni eccedenti l organizzazione operativa e l esecuzione degli interventi, ed ogni altra prestazione tecnica richiesta dal Capitolato e non compensata in altre voci specifiche di elenco prezzi o all interno delle gestioni speciali o a canone. Nel presente appalto, la Gestione Tecnica, come sopra intesa, comprende anche tutte le attività che sottendono alla rilevazione dei fabbisogni dell utenza che generano la necessità di interventi manutentivi, ovvero la gestione dei rapporti con le Istituzioni Scolastiche, che rappresentano la categoria principale e più numerosa di utenti del patrimonio immobiliare della Provincia. Va precisato tuttavia che nel presente capitolato, per il preminente ruolo assegnato alle tematiche relative al risparmio energetico, dal punto di vista della classificazione sistematica delle prestazioni (vol. 1, par. 3.2), pag.10 di 123

11 viene individuata un ulteriore categoria, ovvero la gestione climatizzazione ambientale ed energia, indicata anche come servizio di climatizzazione ambientale ed energia. L introduzione di tale ulteriore categoria risponde, come premesso, ad una logica di classificazione sistematica ed in parte merceologica, ma non inficia la premessa generale, in quanto anche all interno delle attività relative alla climatizzazione ambientale ed energia è possibile distinguere un momento di governo del processo ed un momento di esecuzione degli interventi, al pari di quanto avviene per tutte le altre attività manutentive necessarie per garantire il funzionamento di un edificio, inteso come complesso di tecnologia ed utenti. 1.2 Il sistema informativo Il Sistema Informativo (S.I.) rappresenta la componente più importante del rapporto tra il Committente, l Assuntore e l Utente. In particolare, nel quadro del presente appalto, il Sistema Informativo non è limitato alla gestione del solo servizio di manutenzione, ma al complessivo governo del Patrimonio, nella sua accezione più ampia, ovvero insieme di contenitore, inteso come edificio, e contenuto, inteso come insieme di spazi, utenti ed attività. L attività di governo dovrà esplicitarsi in particolare attraverso un costante presidio degli ambiti di interazione contenitore/contenuto. Lo stesso servizio di manutenzione, a sua volta, non può essere ricondotto in modo riduttivo a semplice somma di attività riparative non coordinate, ma piuttosto deve essere visto come una sola attività di tipo complesso, eseguita su un prodotto di particolare complessità quale il prodotto edilizio, o di ingegneria civile. In merito alle ragioni della complessità del prodotti di ingegneria civile, in parte ovvie, non si ritiene di addentrarsi in questa sede. Si rinvia comunque per un eventuale approfondimento, culturalmente al saggio application of the new production philosophy to construction L. Koskela CIFE technical reports culturalmente interessante ma non fondamentale nel quadro delle attività necessarie, sia a livello prodromico che a livello operativo, per la gestione del presente appalto. Pertanto, nella gestione del presente appalto, viene assegnata particolare importanza proprio al Sistema Informativo, finalizzato non solo all assunzione di decisioni relative alla gestione della manutenzione, ma soprattutto al governo del Ciclo di Vita del Prodotto edilizio (CVP) e più in generale al governo del patrimonio immobiliare dell Ente e, per gli edifici scolastici, alle dinamiche del contenuto, ovvero delle istituzioni scolastiche alle quali il patrimonio immobiliare è asservito. Per meglio inquadrare l argomento, si riportano alcune definizioni di Sistema Informativo: - Da BusinessDictionary.com (traduzione dall inglese): Sistema Informativo: Combinazione di hardware, software, strutture organizzative e risorse umane, opportunamente organizzata per facilitare le attività di pianificazione, controllo, coordinamento e i processi decisionali. - Da louisedoc.com Dizionario di Informatica pag.11 di 123

12 Sistema informativo: Un determinato sistema informazioni in relazione ed organizzate logicamente tra di loro ed una struttura di mezzi che sono predisposti per acquisire, elaborare, memorizzare e trasmettere tali informazioni. - Da it.wikipedia.org: Il sistema informativo è costituito dall'insieme delle informazioni utilizzate, prodotte e trasformate da un'azienda durante l'esecuzione dei processi aziendali, dalle modalità in cui esse sono gestite e dalle risorse, sia umane, sia tecnologiche, coinvolte. Non va confuso con il sistema informatico, che indica la porzione di sistema informativo che fa uso di tecnologie informatiche e automazione. - Da en.wikipedia.org (traduzione dall inglese): Un Sistema Informativo è una qualsiasi combinazione di tecnologia dell informazione e di attività umane che utilizzino tale tecnologia a supporto di attività operative, di attività gestionali ed a supporto di decisioni. In senso lato, il termine Sistema Informativo è spesso utilizzato per definire l interazione tra persone, algoritmi, dati e tecnologie. In questo senso, il termine viene utilizzato non solo con riferimento alle tecnologie dell informazione e della comunicazione (ICT) in uso presso una determinata organizzazione, ma anche con riferimento alle modalità attraverso le quali le persone interagiscono con le tecnologie a supporto di processi produttivi. Come si può evincere dalle definizioni sopra riportate, il sistema informativo generalmente è considerato come un entità che prescinde dalle applicazioni informatiche eventualmente utilizzate per supportarlo. Alcune definizioni tuttavia considerano anche le tecnologie informatiche come parte del Sistema Informativo. Nell ambito del presente capitolato si distingue il sistema informativo propriamente detto dalla componente tecnologica che lo supporta. Per quanto riguarda, in particolare, i sistemi informativi destinati specificamente alla gestione delle attività di manutenzione di patrimonio immobiliari, si riportano le seguenti definizioni/descrizioni, tratte dalla normativa tecnica o da pubblicazioni: - Dalla UNI sistema informativo di manutenzione (SIM) (definizione della UNI 10584): Complesso di norme, procedure e strumenti atti a raccogliere e ad elaborare le informazioni necessarie per la gestione delle attività di manutenzione e per il monitoraggio dell attività degli impianti. sistema informativo per la gestione della manutenzione di patrimoni immobiliari, (SIGeM): Strumento di supporto decisionale ed operativo costituito da banche dati, procedure e funzioni finalizzate a raccogliere, archiviare, elaborare, utilizzare ed aggiornare le informazioni necessarie per l'impostazione, l'attuazione e la gestione del servizio di manutenzione. patrimonio immobiliare: Insieme di singoli edifici o complessi di edifici e loro pertinenze (quali spazi non edificati a verde e a parcheggio, attrezzature degli spazi esterni, infrastrutture, ecc.), di tipo civile o industriale, che fanno riferimento ad un ente proprietario o gestore. manutenzione (definizione della UNI 9910): Combinazione di tutte le azioni tecniche ed amministrative, incluse le azioni di supervisione, volte a mantenere o a riportare un entità in uno stato in cui possa eseguire la funzione richiesta. pag.12 di 123

13 servizio di manutenzione (definizione della UNI 10874): Insieme organizzato delle funzioni necessarie alla manutenzione di un bene immobile. conduzione"tecnica" (definizione della UNI 10874): Insieme delle responsabilità, delle competenze e degli atti diretti a garantire il mantenimento in esercizio di un bene immobile o di sue specifiche "unità funzionali". - Da it.wikipedia.org voce CMMS (Computerized Maintenance Management System) CMMS (acronimo inglese di Computerized Maintenance Management System - "Sistema computerizzato della gestione della manutenzione") è il termine con il quale si identifica una applicazione software che supporta il sistema informativo per la gestione della manutenzione spesso integrata con l' Enterprise Resources Planning (ERP) aziendale. Poiché si tratta di un errore molto diffuso, è importante non confondere il Sistema Informativo di Manutenzione, con l'applicazione sottostante che lo supporta. L'applicazione si può acquistare, il sistema informativo è il frutto del lavoro quotidiano dei tecnici, senza il quale nessun risultato atteso di miglioramento è raggiungibile. La norma UNI recita infatti che il Sistema Informativo di Manutenzione... "è un insieme di norme e procedure"... "e può essere supportato in diverse forme"... a partire da quella cartacea che fino a trent'anni fa era la più diffusa, per passare ai prodotti Office e per finire con le applicazioni dedicate dette CMMS (in inglese) o GMAO (in francese), che oggi rappresentano lo strumento più diffuso per supportare il Sistema Informativo di Manutenzione. Il sistema informativo nasce con lo scopo di progettare, organizzare e gestire la manutenzione interna di aziende che non si occupano primariamente di manutenzione, o la manutenzione offerta da aziende specializzate, che fanno della manutenzione il loro Core business. L'applicazione software diventa quindi il principale strumento a supporto dei servizi di manutenzione, i quali se realizzeranno all'interno di essa un sistema informativo coerente con i fabbisogni espressi dai sistemi mantenuti e con l'organizzazione del servizio di manutenzione, potranno realizzare i seguenti obiettivi: miglioramenti nella prestazione impiantistica riduzione dei costi propri di manutenzione miglioramenti nella progettazione del sistema di manutenzione miglioramenti di efficienza/efficacia delle azioni manutentive miglioramenti nella definizione e nella gestione dei piani di manutenzione, delle politiche di manutenzione preventiva delle attività diagnostiche miglioramenti nella gestione dei ricambi e nella definizione dei corretti livelli di scorta La complessità delle problematiche connesse con un sistema informativo, ed in generale con le tecnologie e con la scienza dell informazione è ben rappresentata in Figura 1 attraverso un diagramma di Venn che individua le interazioni tra sistemi informativi (Information Systems), scienze dell informazione (Computer Science), tecnologie (Software Engineering, Information Technology) e utenti (Customer). L area centrale pag.13 di 123

14 del diagramma (indicata come Discovery ) rappresenta la soluzione di un determinato problema, posto da un utente o da un insieme di utenti, grazie all apporto di un sistema informativo e di tecnologie informatiche. Per quanto riguarda i riferimenti normativi, la norma UNI Sistemi informativi per la gestione della manutenzione dei patrimoni immobiliari Linee guida, costituisce elemento di riferimento nell ambito del presente capitolato e del Sistema Informativo che, partendo dal Sistema Informativo esistente, l Assuntore dovrà sviluppare nel proprio progetto-offerta e successivamente implementare. La stessa norma, peraltro strutturata nella forma di linee guida, è stata e dovrà essere adattata agli specifici obiettivi ed allo specifico contesto di riferimento dato dai Beni oggetto dell appalto e dai rispettivi utenti. Figura 1: Diagramma di Venn di rappresentazione dei Sistemi Informativi Da Wikipedia per concessione dell autore Phillip Paul Fuchs From Wikipedia under permission of the author Phillip Paul Fuchs pag.14 di 123

15 2 La situazione attuale 2.1 Le procedure di manutenzione e gestione in essere Attualmente la Provincia di Treviso gestisce la manutenzione del proprio patrimonio principalmente per mezzo di un contratto di Global Service (c.d. Global Service di seconda generazione), compensato prevalentemente a forfait. Una quota residuale di interventi manutentivi, non rientranti nel forfait contrattuale viene gestita da personale interno o affidata a terzi al di fuori del contratto Le tipologie di intervento: Le tipologie di intervento attualmente previste sono le seguenti: - Pronto intervento - Manutenzione generico conservativa - Manutenzione migliorativa - Manutenzione ciclica predittiva - Manutenzione programmata su idoneità (suitability) - Manutenzione programmata su capienza (sufficiency) - Intervento non manutentivo - Verifiche e controlli periodici Pronto intervento Riguarda gli interventi non programmabili necessari per sopperire a guasti o difetti che impediscono o recano grave pregiudizio alla fruibilità di un edificio, o costituiscono potenziale grave minaccia per la sicurezza delle persone o di cose di particolare valore Manutenzione generico conservativa Riguarda gli interventi necessari per sopperire a guasti o difetti che non impediscano o rechino grave pregiudizio alla fruibilità di un edificio, e non costituiscono potenziale grave minaccia per la sicurezza delle persone. Gli interventi di manutenzione generica-conservativa non possono comunque mai interessare un intero sistema di elementi tecnologici (es. intera copertura, tutti i serramenti, l intero impianto elettrico, etc.). Per gli interventi che interessano un intero sistema è necessario ricorrere alla manutenzione programmata. La Manutenzione generica-conservativa è pertanto rivolta a risolvere inconvenienti dovuti a guasti su singoli componenti (es. un serramento, una piccola porzione di copertura o un intervento puntuale sulla stessa, un singolo componente di un impianto) sui quali, per qualsiasi ragione, si siano verificati guasti o fenomeni di obsolescenza anticipati rispetto all intero sistema tecnologico cui appartengono Manutenzione ciclica predittiva Riguarda tutti gli interventi, sia di semplice verifica che con sostituzione di componenti o comunque comportanti l esecuzione di operazioni manutentive che, nell ambito del ciclo di vita del bene, comportano una ricorrenza con periodo minore della durata dell appalto. Sono previste e codificate 57 procedure di pag.15 di 123

16 manutenzione ciclico predittiva su altrettante componenti tecnologiche, ciascuna delle quali trova corrispondenza in una delle componenti di classificazione di cui al paragrafo Manutenzione programmata Partendo dalla conoscenza dello stato di fatto (situazione di degrado), nonché dalle esigenze e dai fabbisogni dell utenza e dal budget disponibile, attraverso la manutenzione programmata si punta a superare il modo di operare basato sull intervento su chiamata o a guasto avvenuto per orientarsi alla "gestione di operazioni programmate" nel ciclo di vita dell opera pubblica/edificio. La manutenzione programmata si attiva attraverso la predisposizione di piani di manutenzione Manutenzione migliorativa Riguarda tutti gli interventi, generalmente di tipo programmato, volti ad apportare miglioramenti di carattere funzionale o prestazionale all organismo edilizio Interventi non manutentivi Sotto questa voce sono comprese tutte le azioni contrattualmente rilevanti che non costituiscono interventi di carattere manutentivo, quali attività di trasloco, facchinaggio, perizie tecniche, indagini tecniche, etc Verifiche e controlli periodici Sono attività di tipo non manutentivo (generalmente verifiche e perizie tecniche, sia previste da norme di legge o di regolamento, sia normate contrattualmente) che per la loro periodicità non rientrano tra gli interventi di cui al paragrafo precedente, che hanno invece carattere occasionale o comunque puntuale Classificazione delle procedure sulla scorta delle componenti tecnologiche del patrimonio. Tutti gli interventi di manutenzione sono classificati secondo le componenti tecnologiche coinvolte. Le componenti sono state individuate in numero di 17 secondo una scomposizione fisica del patrimonio derivata dalla UNI Scopo di questa classificazione, fondata sulle componenti fisiche piuttosto che sulle specializzazioni professionali delle imprese di manutenzione, è la formazione di una banca dati in grado di supportare un efficace valutazione sulle condizioni complessive del patrimonio in funzione della ricorrenza dei guasti e dell efficacia delle attività di riparazione o di sostituzione di singoli componenti, o di elementi tecnici o di intere classi di elementi tecnici. Questa scomposizione, per brevità, viene nel seguito indicata anche con la sigla UNI 8290 MPT (Modificata Provincia Treviso). Nelle applicazioni finalizzate alla gestione di strumenti a supporto di decisioni di carattere strategico, il numero base di 17 componenti è stato ridotto, attraverso una sintesi funzionale, a 10 (vedi paragrafo e modulo condition del S.I.), mentre è stato ampliato a 24 per la gestione analitica a livello di maintenance management delle diverse componenti tecnologiche dell organismo edilizio. La classificazione è riportata in Tabella A. pag.16 di 123

17 Tabella A: Aggregazioni diverse degli elementi di scomposizione del prodotto (organismo) edilizio

18 2.1.3 Procedure di manutenzione ciclico-predittiva Sono previste un totale di 57 diverse procedure di carattere ciclico predittivo, che comprendono sia l esecuzione di monitoraggi che di operazioni manutentive vere e proprie, riportate nel dettaglio nella tabella sottostante. Tabella B: interventi di manutenzione ciclico predittiva 1 Gestione impianti elettrici - Quadrimestrale 2 Gestione impianti elettrici - Annuale 3 Gestione imp. Elettrici - Verifiche impianto di terra e protezione scariche atmosferiche- Biennale 4 Sicurezza e antintrusione -Semestrale 5 Sicurezza e antintrusione -Antincendio - Semestrale 6 Sicurezza e antintrusione -Rilevazione fughe gas - Semestrale 7 Sicurezza e antintrusione -Sistemi di telesorveglianza - Semestrale 8 Gestione apparecchiature antincendio - Semestrale 9 Gestione apparecchiature antincendio - Annuale 10 Allacciamento impianto antincendio da fonte alimentazione fino al punto di consegna - Semestrale 11 Apparecchiature regolazione pressione e portata dell impianto idrico antincendio - Semestrale 12 Impianti telefonici - Semestrale 13 Gestione dei cancelli automatici e porte automatiche - Semestrale 14 Gestione ponte radio (Quadrimestrale) 15 Impianti di sollevamento - Mensile 16 Impianti di sollevamento - Semestrale 17 Impianti di sollevamento - Trimestrale 18 Impianti di sollevamento - Annuale 19 Impianto di condizionamento - Annuale 20 Impianto di condizionamento - Cerletti - Carrier - Chek up avviamento 21 Impianto di condizionamento - Cerletti - Carrier - Stagionale pag.18 di 123

19 22 Impianto di condizionamento - Cerletti - Carrier - Invernale 23 Impianto Acqua Refrigerata - Cerletti Cantina - Annuale 24 Impianto Acqua Refrigerata - Cerletti Cantina - Semestrale 25 Impianto Acqua Refrigerata - Cerletti Cantina - Mensile 26 Impianto idrosanitario - Annuale 27 Impianto idrosanitario - Trimestrale 28 Impianto idrosanitario - Semestrale 29 Addolcitori - Mensile 30 Addolcitori - Semestrale 31 Addolcitori - Annuale 32 Apparecchi sanitari ed accessori - Trimestrale 33 Apparecchi per la produzione di acqua calda per uso idrosanitario - Mensile 34 Apparecchi per la produzione di acqua calda per uso idrosanitario - Annuale 35 Apparecchi per la produzione di acqua calda per uso idrosanitario - Trimestrale 36 Smaltimento acque meteoriche - Annuale 37 Servizio di asporto e smaltimento liquami di fogne civili - Semestrale 38 Gestione dei depuratori - Annuale 39 Gestione dei depuratori - BiSettimanale 40 Gestione dei depuratori - Semestrale 41 Coperture - Annuale 42 Coperture -Semestrale 43 Infissi esterni verticali - Annuale 44 Infissi interni - Annuale 45 Sfalcio dell erba - 8 all anno 46 Potatura di siepi e arbusti - Annuale 47 Raccolta delle foglie - 2 all anno 48 Verifica pre accensione pag.19 di 123

20 49 Accensione impianto 50 Prima analisi fumi 51 Pulizia caldaia di metà stagione 52 Seconda analisi fumi 53 Spegnimento impianto 54 Messa a riposo e pulizia caldaia di fine stagione 55 Monitoraggio statico a vista - Annuale 56 Verifiche Amianto - Aerodispersione 57 Verifiche Amianto - A Strappo 2.2 Il sistema informativo esistente Le funzioni svolte dal Sistema Informativo esistente sono, in conformità a quanto previsto dalla norma UNI , la raccolta, l archiviazione, l elaborazione, l aggiornamento e l utilizzazione dei dati relativi al patrimonio immobiliare. Nello specifico, tali funzioni sono organizzate in modo da poter accedere separatamente alle informazioni riguardanti: le componenti fisiche (contenitore) le componenti funzionali (contenuto) La gestione delle procedure manutentive Il controllo delle risorse economico-finanziarie utilizzate ed una loro ottimale allocazione Relativamente alla gestione delle informazioni riguardanti le componenti funzionali, il S.I. gestisce in particolare le informazioni riguardanti la popolazione studentesca frequentante gli istituti superiori statali di competenza, le classi e gli indirizzi di studio presenti nei diversi istituti, fornendo in questo modo un sistema di supporto alle decisioni in materia di pianificazione scolastica che competono alla Provincia. L elaborazione delle informazioni contenute nel S.I. attraverso strumenti a supporto delle decisioni (DSS) fornisce inoltre supporto per la pianificazione del ciclo di vita del prodotto finalizzato all adozione di scelte riguardanti, a diversi livelli, dallo strategico al tattico: l acquisizione/realizzazione di nuovi prodotti/edifici e/o la dismissione di prodotti/edifici esistenti; (Portfolio Management) pag.20 di 123

21 l ottimale gestione dell esistente attraverso la definizione di strumenti e procedure di carattere standardizzato; (Asset Management) l ottimizzazione delle azioni di ispezione manutenzione (Maintenance Management); l ottimizzazione delle modalità di gestione degli spazi in relazione all utilizzo (Facility Management). Per quanto attiene alle procedure informatiche (si veda al paragrafo 2.3) le diverse componenti del sistema sono gestite attraverso: Modulo GSM (Si veda per una descrizione più dettagliata il relativo manuale d uso, riportato in allegato n. 2.1, ove si ritrovano molti dei concetti espressi nel seguito del presente paragrafo) Alveare (Componente del Sistema Informativo che si configura come portale web orientato ai contatti con un utenza non tecnica, generalmente interna al Sistema Scolastico, e più in generale con il pubblico) Modulo Economico Finanziario Anagrafe Relativamente alle funzioni del sistema informativo in materia di classificazione anagrafica, sono state individuate 2 aree principali, corrispondenti alla gestione delle informazioni riguardanti il contenitore (Anagrafe del patrimonio), ed alla gestione delle informazioni riguardanti il contenuto (Anagrafe logistica, ovvero degli spazi e delle attività) Anagrafe del patrimonio (contenitore) Ha funzione di carattere ricognitivo (descrizione del patrimonio nelle sue componenti fisiche) ed una di carattere diagnostico-gestionale (classificazione del patrimonio secondo le condizione delle diverse componenti fisiche e previsioni di spesa per il miglioramento/rinnovo ). La funzione ricognitiva prevede la raccolta di: - informazioni di sintesi (destinazione d uso, ubicazione, dati metrici, epoca di costruzione, ) - Materiali di costruzione e finitura - Caratteristiche degli impianti e delle relative apparecchiature - Elaborati grafici dei rilievi - Fotografie - Documenti - Situazione patrimoniale - Interventi di manutenzione eseguiti pag.21 di 123

22 Per i dettagli della classificazione si rivia alla consultazione del manuale (allegato 2.1) Anagrafe delle attività svolte dall utente (contenuto) Attualmente il sistema gestisce, prevalentemente ancorché non esclusivamente, con il portale Alveare : la destinazione d uso dei locali Le superfici dei locali Le superfici complessive degli edifici Il numero di studenti di ciascun istituto, eventualmente suddivisi per sedi nel caso di sedi allocate in comuni diversi Le news sul portale relative a tutte le iniziative di formazione-informazione dell utenza Le rilevazioni di Customer satisfaction, sia rivolte agli studenti che ai referenti degli Istituti Scolastici I reclami e suggerimenti Le letture dei consumi di energia elettrica Strumenti a supporto delle decisioni Attualmente il S.I. dispone di due strumenti per il supporto di decisioni, riguardanti il primo le componenti fisico/manutentive (condition, nel linguaggio anglosassone) ed il secondo le componenti logistico/funzionali (nel linguaggio anglosassone sufficiency, ovvero capienza, e in misura minore suitability, ovvero idoneità funzionale) Questi due strumenti sono: Il modulo Condition, rinvenibile tra le procedure contenute in GSM, dove ciascun edificio è stato classificato secondo la condizione manutentiva delle sue componenti come risultanti dalla scomposizione al livello di maggior sintesi (10 elementi) dello schema UNI 8290 MPT (vedi Tabella A: Aggregazioni diverse degli elementi di scomposizione del prodotto (organismo) edilizio). La classificazione è stata gestita secondo la teoria dello Stato Medio (vedi successivo paragrafo ). La matrice degli indicatori di capienza, strumento che per ciascun istituto, relativamente a ciascun anno scolastico, riporta una serie di indicatori di affollamento. Attualmente la matrice è rinvenibile nell area riservata del portale Alveare sotto l indicazione Report C Classificazione del patrimonio secondo le condizioni manutentive Stato Medio Il governo del patrimonio immobiliare richiede la disponibilità di un sistema per orientare le decisioni sia in merito agli investimenti per la riqualificazione/rinnovo, sia in merito all allocazione delle risorse per la pag.22 di 123

23 gestione e la manutenzione corrente. Per disporre di informazioni sintetiche ancorché sufficientemente precise relativamente alle condizioni manutentive di un determinato edificio in relazione alle condizioni complessive del patrimonio dell Ente, è stato elaborato un sistema di sintesi che, pur basato sulla stessa scomposizione del prodotto utilizzata negli approcci analitici, consenta la formulazione rapida di previsioni e simulazioni, utilizzando un linguaggio espressivo il più possibile comprensibile anche all utente non tecnico o comunque non specialista. E evidente che tale metodologia di classificazione comporta, per definizione, dei margini di imprecisione che tuttavia non inficiano la validità del metodo in relazione alla tipologia dei risultati attesi. E stato pertanto creato un prototipo di classificazione del patrimonio, attraverso rappresentazioni fotografiche accompagnate da descrizioni analitiche (come meglio descritto nel seguito), convenzionalmente rappresentativo del suo Stato Medio, con il contributo collegiale del personale impegnato nelle attività di gestione e manutenzione dei beni costituenti il patrimonio immobiliare dell Ente Provincia di Treviso (Fascicolo dello Stato Medio). La classificazione del patrimonio è completata dai prototipi di scostamento rispetto a SM, ovvero da rappresentazioni fotografiche accompagnate da descrizioni analitiche degli elementi di scomposizione ritenuti rappresentativi di situazioni migliorative o peggiorative rispetto allo SM. In sede di prima attuazione del modello, si è individuata una classificazione (seguendo sostanzialmente quanto riportato nella trattazione teorica che segue) fondata su 5 diversi possibili livelli di classificazione manutentiva di ciascun elemento. Obiettivo finale è la classificazione di ciascun elemento (dove il concetto di elemento in questo caso sta ad indicare una determinata aggregazione di elementi tecnici o classi di elementi tecnici vedi UNI 8290MPT) di ciascun prodotto edilizio secondo una graduazione in cui il livello 0 rappresenta lo SM, i livelli -1, -2 rappresentano gli scostamenti negativi, ed il livello +1 rappresenta lo scostamento positivo, e l ulteriore livello di scostamento positivo è rappresentato dall elemento o dall intero organismo edilizio nella condizione di NUOVO. Le rappresentazioni tipo degli scostamenti sono riportate nei fascicoli.. (SM-1, SM-2, SM+1, NUOVO) La sintesi delle classificazioni dei singoli elementi può portare alla classificazione dei singoli prodotti. Nel caso (verosimilmente non infrequente) in cui, nell ambito di uno stesso prodotto, un elemento si presenti in condizioni diverse (es. parte dei pavimenti in buone condizioni, parte in condizioni scadenti) si deve comunque pervenire ad una classificazione unica, anche previa consultazione del Team Misto. Ciò conferma la necessità di sintesi che sta alla base del metodo di classificazione, anche al prezzo di un evidente scarsa precisione analitica. La precisione analitica, peraltro, non viene in assoluto disattesa, ma è demandata ad altri strumenti. Nella pratica, in sede di prima applicazione dello strumento, si è optato per uno strumento che privilegiasse fortemente le caratteristiche i sintesi, con una scomposizione dell edificio in 10 elementi ed una classificazione in soli 3 stati, anziché 5, prevedendo, oltre allo Stato Medio, una condizione di degrado (she potremmo definire come corrispondente alla classificazione -2 ed una classificazione a nuovo. I costi per il passaggio da uno stato ad un altro sono stati definiti in modo parametrico ( /mq di superficie complessiva), pag.23 di 123

24 anziché con una determinazione analitica che si sarebbe rivelata estremamente gravosa da gestire e poco utile nell ottica di uno strumento da utilizzare a supporto di decisioni di carattere generale. Si riporta comunque nel seguito la trattazione teorica adottata quale base della classificazione, anche in funzione della prevista estensione della metodologia sia in senso più analitico (passaggio da 10 a 17 elementi e da 3 a 5 livelli di classificazione) sia per l estensione della metodologia anche ad altri ambitio di classificazione (efficienza energetica, condition, suitability) Classificazione del patrimonio secondo lo Stato Medio Definizione di Stato Medio a) Per stato medio (SM) si intende, rispetto alla totalità dell'intero patrimonio immobiliare pubblico gestito dall Ente, la definizione di quello che rappresenta il medio degrado dell'esistente. Sotto al medio degrado si collocherà una gradualità di unità patrimoniali che arrivano, in termini di degrado, probabilmente sino al fatiscente o inagibile, o altamente degradato. Sopra al medio degrado si collocherà una gradualità di unità patrimoniali che arrivano sino al nuovo. b) Il concetto di stato medio (SM) può valere per ogni singola unità patrimoniale, ma anche per ogni singola componente o elemento dell'unità immobiliare; c) La procedura che porta alla formalizzazione dello stato medio (SM) del patrimonio immobiliare dell Ente deve essere la seguente: c1) Sulla base di una selezione delle voci di scomposizione precedentemente indicate (UNI 8290 MPT) deve essere valutato tutto il patrimonio esistente e di questo deve essere individuato quanto per l'ente rappresenta lo (SM). Non si deve guardare all'edificio ma alle parti dell'edificio. Lo SM come qui viene inteso sarà la ricostruzione di un edificio risultato di un assemblaggio di parti provenienti dall'universo del patrimonio che sono state scelte per raffigurare lo (SM). c2) Per ciascuna scomposizione, esisteranno tipologie diverse di uno stesso elemento (diverse tecnologie architettoniche utilizzate nella costruzione, uso diverso di materiali, ecc.); si tratterà di avere, per ogni (SM), uno o più riferimenti che annoveri all'interno di un elemento scomposto più tipologie. c3) La rappresentazione di tipologie diverse deve essere tuttavia contenuta. Non possono e non devono essere rappresentate tutte le diversità (es. tecnologie architettoniche) per indicare che vi sono tanti SM di diverse tipologie. c4) L'individuazione dello (SM) rappresenta una scelta convenzionale e quindi come tale il perfezionamento delle parti che entrano nello stato medio può definirsi gradualmente (vedasi fascicolo di fabbricato). Il significato è di avere un riferimento generale di (SM) per l'ente e su ciò confrontare le singole componenti di un edificio rispetto allo (SM) generale; c5) Sarà proprio la rappresentazione dello (SM) aggiornato che costituirà gran parte del manuale (vedasi punto 3.4). c6) La rilevazione di (SM) deve passare attraverso una rappresentazione fotografica (computerizzata) di ciascuna delle voci di scomposizione (norma UNI 8290 MPT) e un pag.24 di 123

25 commento tecnico accessibile delle caratteristiche di (SM). La scheda tecnica che accompagna la fotografia deve avere un linguaggio semplice, ed accessibile, la cui componente specialistica sia il più possibile ridotta; il numero di voci da utilizzare sulla totalità delle voci rappresentate dalla UNI 8290 MPT verrà definito dal Team misto, e nell ottica di rappresentare un compromesso tra analisi e sintesi dovrà essere dell ordine delle 25 voci. c7) La definizione di (SM) non è statica, per questa ragione lo (SM) non può essere imposto ex ante con uno standard, ma risulta personalizzato come media del patrimonio esistente dell Ente in un dato tempo; inoltre gli interventi manutentivi sugli standard possono contribuire a migliorare lo (SM) e quindi modificare nel tempo la rappresentazione scelta nell anno t=1. c8) Quanto definito come (SM) dovrà servire per un confronto costante con l'analoga rappresentazione di ciascun edificio, presente in ogni 'fascicolo di edificio'. d) La formalizzazione operativa di (SM), rispetto al patrimonio esistente, deve essere predisposta da un Team misto, costituito dal gestore più il personale interno del servizio tecnico della Provincia. Al gestore spetterà la parte più operativa di raccolta e selezione dell'informazione, mentre al personale interno la validazione di quanto predisposto. d1) La formalizzazione dello (SM) è di tipo processuale; anche per questa ragione sono previsti incontri, confronti, revisioni ed aggiustamenti che il team misto è chiamato a percorrere in modo unitario. Il gestore è chiamato a dedicare la massima disponibilità alla 'formalizzazione' di tipo processuale nella ricerca dello SM. d2) La validazione ultima dello (SM) spetta al team interno. Una non validazione (giudizio negativo da parte del team interno) equivale ad una penale (o rescissione) che avrà un impatto diversificato. Creazione del fascicolo di edificio Il fascicolo di edificio è qui inteso come la rappresentazione attraverso fotografie e schede che contengono una descrizione dell edificio e la perizia di riferimento per ogni componente della scomposizione dell'edificio, come già indicato nel punto 3.2. Il fascicolo dell edificio (descrizione e perizia) deve dare indicazioni dello stato di ciascun componente rispetto allo (SM). Se, ad es., lo scostamento è < (SM) la descrizione e la perizia deve descrivere quali sono gli elementi o sub-elementi che determinano l eventuale scostamento, oltre che quantificare il costo per portarli a SM. Si potrà quindi esercitare un confronto tra le parti del fascicolo di fabbricato con quelle del manuale e definire quanto le parti si distanziano e che azioni e che costi devono essere messi in campo per innalzare gli standards verso lo (SM). Il fascicolo è un documento che appartiene all'edificio, ma in quanto informatizzato appartiene anche al sistema informativo generale, la cui omogeneità di rappresentazione permette un confronto dettagliato tra le singole componenti e tutto ciò contribuisce a meglio dimensionare e perfezionare lo 'stato medio' Il significato del manuale, che definisce lo (SM), e del fascicolo di fabbricato, è di permettere una 'rete' di raffronti al fine di gestire 'standard' patrimoniali. Le schede di commento possono contenere gli elementi di dettaglio che una volta resi operativi permettono il passaggio di 'standard' (vedasi punto 3.7). Definizione degli scostamenti dallo Stato Medio pag.25 di 123

26 Di seguito la predisposizione di una matrice (tabella 1) 'scostamenti' delle singole componenti dallo stato medio. è in grado di meglio evidenziare gli (N.B.: le scomposizioni del prodotto edilizio riportate nelle tabelle devono intendersi puramente indicative) Rispetto alla tabella 1 il gestore è chiamato ad operare come segue: a1) curare assieme ad un team interno la scomposizione dell edificio (colonna 1; vedasi punto 3.2); a2) operare, proporre e definire assieme al team interno lo (SM) (colonna 5 della tabella 1). Il gestore si deve mettere a disposizione del team interno. a2.1) Al team interno spetta il compito di intervenire in più fasi del processo: dare l'input sullo (SM); vagliare assieme al gestore la diversa documentazione raccolta; verificare eventuali difficoltà; dare indicazioni sulla presenza di più opzioni, validare il metodo di definizione operativo dello SM; legittimare gli assestamenti e modifiche che possono intercorrere dopo una prima impostazione. a2.2) Al Gestore spetta, invece, oltre ad essere disponibile alle indicazioni del team interno: istruire la documentazione fotografica (computerizzata) delle singole componenti; predisporre le schede di commento (vedasi punto 3.5 e.); effettuare variazioni e correzioni richieste dal team interno. a3) operare, proporre e definire, assieme al team interno, gli scostamenti delle componenti rispetto allo (SM) (colonne 4,6,7). Gli scostamenti potranno essere definiti sotto la media S<SM ed essere contenuti (Sc -1 - colonna 6 della tabella. 1); oppure essere rilevanti (Sc -2 colonna 7). Possono, tuttavia, essere classificati anche sopra lo (SM), vale a dire S>SM (colonna 4 della tabella 1). Il gestore rispetto al punto (a3 ) interviene, assieme al team interno, nella classificazione delle componenti (vedi punto 3.2). La classificazione puntuale di ciascuna componente rispetto allo (SM) avviene a livello di fascicolo di edificio (vedasi punto 3.5) S>SM (Sc + 1) - colonna 4 tabella 1; S<SM (Sc - 1) - colonna 6 tabella 1; S<SM (Sc - 2) - colonna 7 tabella 1; ; pag.26 di 123

27 Vale anche per il punto (a3) quanto indicato nel punto (3.6a2.1; 3.6a2.2). La differenza sostanziale è che il punto (a3) si riferisce a ciascun edificio scolastico e quindi per ogni scuola potrà esservi una variazione di quanto riportato come esempio nella tabella 2. In cui la X sta a significare la collocazione classificatoria di ogni elemento dell'edificio. a4) La colonna 2 rappresenta il valore di ciascuna componente (vedasi punto 3.2) rispetto all'edificio il cui valore totale è uguale a 100. Se si trattasse di un'opera nuova. Il 100% coinciderebbe con il controvalore verificato all'atto del collaudo dell'edificio. L'assegnazione del valore percentuale, per ogni elemento scomposto dell'edificio e quindi in valori assoluti dell'intero edificio, deve essere eseguita dal gestore. Tabella C: Scheda di rilevazione dello "stato" del patrimonio % nuovo + 1 SM STRUTTURA PORTANTE 12 Fondazioni 5 Elevazione 3 Contenimento 4 CHIUSURA 17 Verticale 5 Orizzontale inferiore 3 Orizzontale su spazi esterni 2 Superiore 7 PARTIZIONE INTERNA 31 Verticale 10 Orizzontale 13 Inclinata 8 PARTIZIONE ESTERNA 22 Verticale 13 Orizzontale 7 pag.27 di 123

28 Inclinata 2 IMPIANTI E SERVIZI 13 AREE ESTERNE 5 TOTALE 100 pag.28 di 123

29 Tabella D: Indicazione degli scostamenti dallo SM % nuovo + 1 SM STRUTTURA PORTANTE 12 X Fondazioni 5 X Elevazione 3 X Contenimento 4 X CHIUSURA 17 X Verticale 5 X Orizzontale inferiore 3 X Orizzontale su spazi esterni 2 X Superiore 7 X PARTIZIONE INTERNA 31 X Verticale 10 X Orizzontale 13 X Inclinata 8 X PARTIZIONE ESTERNA 22 X Verticale 13 X Orizzontale 7 X Inclinata 2 X IMPIANTI E SERVIZI 13 X AREE ESTERNE 5 X TOTALE 100 Barrare una X sulla 6^ colonna in riferimento per es. alla (2) copertura sta a significare che la componente analizzata è inferiore allo stato medio di altre (2) coperture del patrimonio immobiliare pag.29 di 123

30 del Ente. Lo scostamento in negativo rispetto alla SM prevede che via sia una diversa gradazione. Il (- 1) sta a significare che lo scostamento è contenuto (medio-basso); Barrare una X sulla 7^ colonna in riferimento per es. agli (5) infissi esterni sta a significare quanto indicato nel punto precedente. La differenza è che il (-2) sta a significare che lo scostamento è significativo (medio-alto); Definizione dei costi per il passaggio da uno 'stato' ad un altro La definizione dei costi per il passaggio da uno stato all altro verrà operativamente formulata dall Assuntore. Tale attività verrà comunque svolta sotto stretta supervisione del team interno, che formulerà i criteri generali ai quali la determinazione dei costi dovrà uniformarsi. In ogni caso nella determinazione dei costi dovrà sempre utilizzarsi, qualora applicabile, l elenco prezzi del contratto al netto del ribasso d asta. Il risultato è in ogni caso subordinato a validazione da parte del Responsabile del Procedimento. Dovrà essere utilizzato il modello di computo metrico definito dal team misto sulla base della scomposizione del prodotto secondo la UNI 8290 MPT. La definizione dei costi rimane un riferimento utilizzabile come elemento di stima. L'intervento operativo richiederà un perfezionamento dei costi tipici della cantierabilità. Dovrà essere definito, per tutte le componenti, a quanto ammonta la realizzazione a nuovo della singola componente. Tale riferimento assumerà il significato di un riferimento costante per tutti gli interventi, importante sarà, rispetto all'intervento che si intende intraprendere, a quanto ammonterà la differenza di messa a nuovo della singola scomposizione o di tutto l'edificio. Di seguito si riportano i criteri che possono essere utilizzati nella rilevazione dei costi: La rilevazione dei costi rappresenta l'effettuazione di interventi all'interno della componente disaggregata per cui tali interventi permettono il passaggio da una classificazione ad una superiore. Tali costi rappresentano la descrizione di dettaglio di singoli interventi, la somma dei quali permette di ipotizzare se vi sarà il passaggio, o meno, da una classificazione ad un'altra. L'interesse sarà riservato prevalentemente alla quota di patrimonio con uno 'standard' inferiore allo stato medio. L'obiettivo è di riportare gli standard inferiori verso lo SM. Dovranno essere effettuate delle perizie su tutto il patrimonio, per stabilire gli scostamenti sullo SM e definirne il costo per ricondurre alcuni standard verso lo SM I passaggi teoricamente possibili, dedotti dalla Tabella C: Scheda di rilevazione dello "stato" del patrimonio, sono i seguenti: da -2 a -1 SM +1 nuovo da -1 a SM +1 nuovo pag.30 di 123

31 da SM a +1 nuovo da +1 a nuovo Vi possono essere 10 diverse possibilità Le principali possibilità sono (1), (2), (4), (5) e in parte (7) in cui indicativamente 'a scalare' troviamo le seguenti priorità: i) (1), (4); ii) (2); iii) (5); iv) (7). Quanto indicato nella tabella (2) rappresenta una fase che deve essere conclusa prima di passare ad effettuare delle vere e proprie perizie (vedi punto 3.8) Tutti i passaggi indicati possono portare ad un aumento di valore del patrimonio. Può valere il principio sintetizzato nel modello di Figura 2. Figura 2: Esempio di inclinazione delle linee di MC (manutenzione costante) SM e S<SM V MC SM S<SM t 0 t 1 pag.31 di 123

32 In cui V= valore del patrimonio. L'origine del segmento (t = 0) coincide con il collaudo ; MC= valore teorico del patrimonio a fronte di una manutenzione costante, il cui unico riferimento è l'obsolescenza dei materiali; SM= stato medio del patrimonio immobiliare pubblico di proprietà del Ente; S<SM= standard di patrimonio immobiliare pubblico della Provincia al di sotto dello Stato medio. Tutte le (10) possibilità di intervento contribuiscono, se maggiori all'obsolescenza dell'anno (t1 + t), ad innalzare lo standard del patrimonio. Esiste una differenza tra stato medio del patrimonio (SM) e manutenzione costante (MC): quest'ultima può essere applicata al piano delle manutenzione che completa il progetto esecutivo del nuovo edificio. La linea della manutenzione costante (MC) è rappresentata nella fig. 1, in cui vale il principio che ogni componente o semilavorato ha una obsolescenza, al termine del quale deve esservi un rimpiazzo. La manutenzione costante (MC) è chiamata ad individuare e a programmare questo rimpiazzo. Diviene, quindi, abbastanza agevole relazionare la manutenzione costante (MC) al patrimonio nuovo, con un azione di monitoraggio sul post collaudo. La definizione di stato medio (SM) prende atto del patrimonio così com'è, si presume che non essendo stato applicato un criterio precedente di manutenzione costante (MC), la linea di inclinazione di SM rispetto a MC risulti più inclinata. In una fase di pieno 'regime' applicativo di piano delle manutenzioni, anche la definizione di stato medio (SM) verrebbe progressivamente meno, anche se il riferimento è sul lunghissimo periodo. Quanto sin ora indicato sullo (SM) può avere ripercussioni e collegamenti positivi con l'idea e creazione dei piani di manutenzione indicati dalla L. 109/94 e DPR 554/99. Operativamente la determinazione dei costi per il passaggio di stato potrà dar luogo, per ciascun edificio, ad un quadro come riportato in tab. 3. Tab. 3 Scheda di determinazione dei costi per il passaggio di stato % nuovo + 1 SM STRUTTURA PORTANTE 12 1,2 X 1 Fondazioni 5 0,5 0,2 2 Elevazione 3 0,3 0,1 Contenimento 4 0,4 0,3 CHIUSURA 17 1,7 X pag.32 di 123

33 Verticale 5 0,5 0,38 Orizzontale inferiore 3 0,3 0,13 Orizzontale su spazi esterni 2 0,2 X Superiore 7 0,7 0,2 PARTIZIONE INTERNA 31 3,1 X Verticale 10 1,0 0,3 Orizzontale 13 1,3 X Inclinata 8 0,8 X PARTIZIONE ESTERNA 22 2,2 X Verticale 13 1,3 0,5 Orizzontale 7 0,7 0,5 Inclinata 2 0,2 0,15 IMPIANTI E SERVIZI 13 1,3 0,35 AREE ESTERNE 5 0,5 0,35 TOTALE ,78 1,68 Semplificazione operativa per la determinazione dei costi La quantificazione dell importo dei singoli passaggi di stato può tenere conto di alcune semplificazioni. Il passaggio può essere visto alla stregua del raggiungimento di una meta partendo dal livello inferiore (si veda la sottostante Figura 3) pag.33 di 123

34 SM-2 META META META SM-1 SM SM+1 META NUOVO SM-1 SM SM+1 NUOVO SM SM+1 NUOVO SM+1 NUOVO Nella figura sono raffigurate le 'mete' che segnano un possibile passaggio dalla situazione di partenza alla meta finale coincidente con il rinnovo del componente. Sarà importante avere una perizia, 'progetto', per tutte le mete possibili. Chi stabilirà il passaggio dalla situazione di partenza ad una meta sarà il team interno alla Provincia di Treviso in base ad opportunità, risorse, fabbisogni individuati e priorità. I possibili passaggi saranno, di fatto, molto meno rispetto all'insieme delle perizie effettuate. In riferimento ad un singolo fascicolo di edificio potremmo avere una situazione simulata di questo tipo. Esempio: Una scomposizione dell'edificio in 20 componenti ; Gli (SM-2) sono 4; Gli (SM-1) sono 4; Gli SM sono 5; Gli (SM+1) sono 5; Il nuovo sono 2. Totale 20 Sulla base dell'ultima figura, le possibili mete in cui devono essere effettuate le perizie evolute (o progetti di massima) sono: (SM-2) = = 8 (SM -1) = 4 Figura 3: Possibili passaggi di stato a seconda della situazione di partenza pag.34 di 123

35 TOTALE 12 (perizie evolute - progetti di massima) Il nuovo per le 20 componenti dell'edificio viene trattato in modo semplificato, in altre parole non sono previsti costi di passaggio al nuovo in quanto i relativi costi vengono fatti coincidere con l intero costo del componente nuovo. Considerazioni di sintesi sulla metodologia proposta Si riportano nel seguito alcune considerazioni di sintesi per l attuazione di una rilevazione del patrimonio finalizzata all individuazione del fabbisogno manutentivo fondata sul concetto di Stato Medio. 1. Nella creazione di un manuale di Stato medio si tratta: di evidenziare fotograficamente la componente; di commentare in modo puntuale e solo per alcune righe la caratteristica del perché quella componente è da considerare stato medio. Se l'edificio è scomposto in unità, il manuale sarà di altrettante pagine, in cui in una 'cartella' vi è la 'fotografia e il commento. Si può anche ipotizzare che il volume sia leggermente più cospicuo in quanto per alcune unità sono descritte più tipologie. Un elemento di qualità richiesta è la semplicità e la completezza. Si insiste su un volume necessariamente 'snello') Nella creazione del fascicolo di edificio si tratterà: di evidenziare le componenti che si scostano (Sc) dallo Stato medio (SM); per ognuna di queste componenti va seguita la metodologia predisposta nella costituzione manuale di stato medio del (Il fascicolo di edificio ha una grandezza paragonabile a quella del punto 1. al netto della descrizione delle diverse tipologie ivi indicate. Se ipotizziamo che gli edifici di riferimento nella Provincia di Treviso siano 150, ciascuno scomposto in unità, avremo altrettanti fascicoli di edificio per un totale complessivo di cartelle). Il riferimento cartaceo dei punti 1. e 2. è solo occasionale (risultato finale sotto forma di reports), la base deve essere senza ombra di dubbio un sistema informativo-informatico evoluto ed estremamente versatile. Tale osservazione vale per i punti precedenti e per quelli successivi. Nella definizione degli scostamenti dallo stato medio si tratterà: di individuare quattro riferimenti: i) nuovo; ii) Scostamento superiore allo stato medio (S>SM (Sc + 1)); iii) S<SM (Sc - 1; iv) S<SM (Sc 2). I elementi troveranno collocazione all'interno delle cinque categorie. Di questi ultimi quelli che dovranno essere curati con maggiore attenzione sono (iii) e (iv); pag.35 di 123

36 La descrizione dello scostamento va fatta con l'ausilio del computo metrico. Per esempio nel caso di (S<SM(Sc - 1) si può arrivare a sostenere che le voci di un computo metrico che si discostano sono alcune e viene fatto un elenco non troppo disaggregato, ma nemmeno troppo sintetico, di voci di un computo. Questa trattazione dovrà essere affrontata dal team misto. Nella definizione dei costi per il passaggio da uno 'stato' ad un altro si tratterà: di prestare attenzione alla quantità dei dati trattati. Se il riferimento è a tanti piccoli progetti (o perizie evolute equiparabili a progetti definitivi applicati all'esistente) vi potranno essere mediamente (il dato è puramente aritmetico assumendo il numero di 150 edifici): Progetti di S<SM(Sc - 2). = (tanti quanti sono gli elementi della scomposizione di un edificio scolastico per il numero di scuole: 20*150)/5 ( quanti sono gli scostamenti possibili compreso lo stato medio)* 4 (quante sono le 'mete' che da S<SM(Sc-2) si possono raggiungere) = Avremo quindi perizie; Vale a dire: i) 600 della simulazione che conduce alla 'meta' S<SM(Sc - 1); ii) altri 600 che conduce alla 'meta' di SM; iii) altri 600 alla 'meta' S>SM(Sc + 1); iv) altri 600 alla 'meta' nuovo, anche se questa voce è universale e riguarda quanto costa il nuovo inteso come standard generale di riferimento. I Progetti di S<SM(Sc - 2) possono essere ridotti a togliendo i punti (i) e (iii). Mentre il nuovo va calcolato in altro modo partendo dai 'prezzi standard' e adattandoli alla singola scuola e comunque il tipo di calcolo appare molto più semplificato rispetto a quelli che derivano dallo scostamento. Rimarranno quindi due sole 'mete': la riconduzione a stato medio e nuovo. Progetti di S<SM(Sc - 1). = 600 in quanto la 'metà' è rappresentata solo dallo stato medio in quanto la 'meta' del nuovo è già stata definita nel punto precedente. La somma dei due punti precedenti conduce come pura simulazione ad un totale complessivo per la Provincia di Treviso, di circa perizie approfondite, o 'parco progetti definitivi. In realtà le perizie potranno essere in quantità minore in quanto esistono edifici nuovi o comunque con tutte le componenti sopra lo SM che non avranno progetti riferiti a componenti Gestione delle attività manutentive La gestione delle attività manutentive è fisicamente collocata nel modulo informativo GSM, all interno del quale sono individuate le diverse procedure manutentive, secondo uno schema di sintesi riportato in Figura 4. Come si vede da figura 4 (Che riprende uno schema già utilizzato in sede di capitolato del Global Service di 2 a generazione) le procedure sono state individuate in un totale di 6, di cui 5 tipologie di interventi manutentivi e una procedura di intervento non manutentivo. Il diagramma di flusso relativo alla generica procedura intervento su richiesta è riportato in Figura 5. Nelle successive figure da 6 a 9 sono riportate le procedure specifiche relative ad interventi di manutenzione generico conservativa a canone, pronto intervento, interventi di manutenzione generico-conservativa a misura e manutenzione migliorativa. pag.36 di 123

37 Nella successiva figura 10 è riportato il diagramma di flusso generale degli interventi manutentivi, ove sono riunite in un unico schema le varie procedure possibili. pag.37 di 123

38 PRONTO INTERVENTO MANUTENZIONE GENERICA CONSERVATIVA PREDITTIVA CICLICA MANUTENZIONE PROGRAMMATA MANUTENZIONE MIGLIORATIVA INTERVENTI NON MANUTENTIVI SEGNALAZIONE RICHIESTA PIANI DI MANUTENZIONE DI BREVE PERIODO PROGRAMMAZIONE DI LUNGO PERIODO (CVP) RICHIESTA RICHIESTA P.D.M. INTERVENTO CANONE MISURA CANONE MISURA CANONE ESECUZIONE PIANI DI INTERVENTO VALUTAZIONE confronto con criteri da definirsi precedentemente VALUTAZIONE confronto con budget assegnato REGISTRA ZIONE INTERVENT O E CONFRONT O CON PREVISION I CONSUNTI VO SPESE REGISTRA ZIONE INTERVENT O E CONFRONT O CON PREVISION I CONSUNTI REGISTRAZIONE INTERVENTO E PROGETTAZIONE SI NO SI NO VO SPESE CONFRONTO CON PREVISIONI CONTABIL IZZAZION E CONTABIL IZZAZION E CONTABIL IZZAZION E CONTABIL IZZAZION E CONTABILIZZAZIONE ESECUZIONE (aggiornamento del fascicolo) PREVENTI VO PREVENTI VO LIQUIDAZI ONE LIQUIDAZI ONE CONTABILIZZAZIONE ESECUZIO NE ESECUZIO NE LIQUIDAZIONE CONTABIL IZZAZION E CONTABIL IZZAZION E Figura 4: Sintesi delle procedure manutentive

39 Figura 5: Procedura generica di gestione degli interventi su richiesta

40 Figura 6: Procedura di gestione degli interventi di manutenzione generico conservativa a canone

41 Figura 7: Procedura di gestione del pronto intervento

42 Figura 8:Procedura di gestione degli interventi di manutenzione generico conservativa a misura

43 Figura 9: Procedura di gestione degli interventi di manutenzione migliorativa

44 Figura 10: Diagramma di flusso generale degli interventi manutentivi

45 2.2.4 Gestione delle risorse finanziarie Il modulo gestione risorse finanziarie ha la funzione principale di consentire il controllo della spesa per l appalto di Global Service. Tale funzione viene svolta attraverso una procedura che mette in relazione le somme complessivamente impegnate (attraverso un link con il sistema di gestione contabile dell Ente) con le diverse finalità dell impegno. In sostanza, la procedura fornisce un collegamento tra i diversi capitoli di spesa in cui viene suddiviso l impegno complessivo per il Global Service Manutentivo e le diverse voci di spesa corrispondenti alle tipologie di servizi erogati. Il sistema consente di avere le seguenti informazioni: Risorse finanziarie complessivamente disponibili, con riferimento al capitolo di spesa ed al n. dell impegno (vedi maschera in Figura 11 ) Figura 11: risorse finanziarie complessivamente disponibili Spesa per servizi per servizi compensati a canone (vedi maschera in Figura 11 Figura 12) pag.45 di 123

46 Figura 12: spesa per canoni Spesa per la gestione calore (vedi maschera in Figura 13) Figura 13: spesa per gestione calore Spesa per interventi a misura (vedi maschera in Figura 14) pag.46 di 123

47 Figura 14: spesa per interventi a misura Stati d avanzamento emessi (vedi maschera in Figura 15) Figura 15: stati d'avanzamento emessi E previsto inoltre un quadro di sintesi generale (vedi maschera in Figura 16 ) pag.47 di 123

48 Figura 16: quadro generale di sintesi Il modulo gestione risorse finanziarie ha attualmente un unico collegamento con le altre componenti del Sistema Informativo del GSM nella parte attinente la contabilizzazione in progress degli ordinativi a misura autorizzati dal committente. Tale modulo è invece in posizione stand alone rispetto al data base DB2 AS/400 e pertanto non viene aggiornato in progress ma dev essere adeguato manualmente. Si riporta nel seguito una sintetica descrizione delle funzioni: Il software consente di gestire gli impegni di spesa assunti a Bilancio dalla Provincia, gli importi contrattuali, di presidiarne le spettanze ed i relativi residui contabili, inoltre permette di emettere i certificati di pagamento relativi ai vari S.A.L. L applicazione oggetto della presente è ospitata sul server , è sviluppata su linguaggio PHP (front-end) e database in ambiente DB2 AS/400; attinge anche a dati da SQL SERVER (contabilità GSM) Principali caratteristiche del software Finanziamento Per ogni anno di esercizio, L amministrazione provinciale assume gli impegni di spesa definiti contrattualmente (suddivisi in capitoli), tramite determinazione dirigenziale e imputa tali impegni nel data base del software Contabilità tramite la modalità e la tabella di seguito illustrata: pag.48 di 123

49 Cap Det. A 123/2005 Det. B 456/2005 Imp. 111/2005 Imp. 222/2005 Imp. 333/2005 Imp. 444/2005 Imp. 555/2005 ISTITUZIONALI o MISURA o CANONI o CALORE o BONUS/MALUS PROG. INTERNA TOTALE Cap SCOL.+CFP o MISURA o CANONI o CALORE SCOL.+CFP o MISURA o CALORE PROG. INTERNA o BONUS/MALUS TOTALE PROG. INTERNA TOTALE cap REVISIONE PREZZI o CALORE TOTALE cap REVISIONE PREZZI o MISURA o CANONI TOTALE La determinazione dirigenziale succitata viene ricostruita e visualizzata in formato PDF. Successivamente è avviato un procedimento ciclico che per ogni impegno di spesa legato alla DETERMINAZIONE (riga in alto della tabella), visualizza l'importo finanziato per l'univoco capitolo di spesa (descritto nella colonna a sinistra). Ogni IMPORTO così visualizzato, andrà CLASSIFICATO e SCORPORATO secondo lo schema: istituzionali o misura o canoni o calore o bonus/malus scolastici+cfp o misura o canoni o calore o bonus/malus revisione prezzi pag.49 di 123

50 o misura o canoni o calore La determinazione dirigenziale ed i relativi impegni di spesa sono assumibili dal database in ambiente DB2 AS/400 Il Corrispettivo Contrattuale Successivamente all imputazione dei finanziamenti di bilancio il software permette di definire i corrispettivi dovuti all assuntore suddividendo gli importi per i canoni, per l energia e per la misura nel seguente modo: Canoni Dovuti Vengono inseriti gli importi dei canoni dovuti per esercizio, scorporati secondo il seguente schema: Istituzionali Scolastici+CFP Revisione Prezzi Una maschera riepilogativa per esercizio, mostra i dati inseriti come l esempio della tabella: CANONE ASCENSORI EDILE VERDE IMPORTO DOVUTO ISTITUZIONALI SCOLASTICI+CFP REVISIONE PREZZI TOTALE ISTITUZIONALI SCOLASTICI+CFP REVISIONE PREZZI TOTALE ISTITUZIONALI SCOLASTICI+CFP REVISIONE PREZZI TOTALE per ogni voce canone dovuto, possono essere specificati uno o più finanziamenti (secondo l ordine Determina-Impegno-Capitolo) a scelta tra quelli esistenti e con importi a disposizione per la sottovoce corrispondente: es. 'CANONI ISTITUZIONALI' Importo dovuto per la Gestione Calore: Per l energia (calore) si opera in maniera analoga alla definizione dei canoni dovuti es: CALORE ESERCIZIO 2010 CALORE ED. ISTITUZIONALI ISTITUZIONALI xxxxx SCOLASTICI+CFP 0,00 IMPORTO DOVUTO REVISIONE PREZZI 0,00 TOTALE pag.50 di 123

51 CALORE ED. SCOLASTICI ISTITUZIONALI 0,00 SCOLASTICI+CFP xxxxx IMPORTO DOVUTO REVISIONE PREZZI 0,00 TOTALE CALORE ED. CFP ISTITUZIONALI 0,00 SCOLASTICI+CFP xxxxx REVISIONE PREZZI 0,00 TOTALE CALORE REV. PREZZI ISTITUZIONALI 0,00 SCOLASTICI+CFP 0,00 REVISIONE PREZZI xxxxx TOTALE PER OGNI SOTTOVOCE CALORE DOVUTO, potranno essere specificati uno o più finanziamenti (Determina- Impegno-Capitolo) a scelta tra quelli esistenti e con importi a disposizione per la sottovoce corrispondente: es. 'CALORE ISTITUZIONALI' Importo dovuto per interventi a misura Per le prestazioni a misura, che in parte assumono carattere di opere eventuali, cioè dipendenti dagli effettivi stanziamenti che verranno deliberati dall Amministrazione Provinciale per ciascun esercizio e che non sopo pertanto prevedibili a priori, ma soltanto stimabili sulla scorta di un trend storico, esiste un cruscotto generale che definisce il finanziato, l ordinato, il consuntivato ed il corrisposto come da esempio sottoindicato: Esempio Esercizio 2009 LAVORI A MISURA Esercizio 2009 CONTABILITÁ ASSUNTORE IMPORTI PAGATI DIFFERENZA xxxxx xxxxxx xxxx Dove la CONTABILITÀ ASSUNTORE è riferita all entità contabile degli ordini autorizzati dal committente e reperibile nel data base del Global Service Manutentivo. Certificati di pagamento Una volta accertato il raggiungimento per il SAL del corrispettivo stabilito viene emesso il Certificato di Pagamento. Sinteticamente la stesura del certificato di pagamento avviene per fasi definendo quanto segue: Per tutte le prestazioni (Canone, Misura, Energia/calore), una volta eseguiti tutti gli accertamenti sulla congruità degli importi contabili viene stabilito l importo da corrispondere all assuntore. pag.51 di 123

52 Una volta stabilito l importo definitivo del SAL e l anno di esercizio esaminato, si procede al caricamento nel data base degli importi suddivisi per prestazioni a MISURA,CANONE,CALORE/ENERGIA, BONUS MALUS suddividendo ciascuna di tali voci in importi destinati a: Istituzionali Scolastici+Cfp Revisione Prezzi Bonus/Malus Le voci così individuate saranno selezionabili tra quelle residue dovute del corrente o di diverso esercizio, e non potranno superare il corrispondente importo residuo dovuto. Ogni importo verra' liquidato sui finanziamenti (det-imp-cap) che hanno, per quella voce, finanziamento residuo maggiore di zero. Eventualmente se se i finanziamenti sono piu di uno, viene chiesta la parzializzazione in modo proporzionale a ciascun finanziamento residuo rispetto al finanziamento residuo totale per quella voce. Seguira' la verifica finale del certificato: La somma delle liquidazioni su ogni finanziamento dovra essere compatibile con la disponibilita' residua del finanziamento stesso. Verranno prodotte, in formato PDF, le stampe del certificato di pagamento e le stampe per la fatturazione, con gli importi imputati sui diversi capitoli di spesa del bilancio Provinciale. 2.3 HW e SW Attualmente il sistema informativo è supportato dalla seguente configurazione Hardware e software: Per il modulo GSM e per il portale Alveare DB server: Macchina Virtuale su Blade Caratteristiche: Proc: Intel Xeon Quad E GHz RAM: 4 GB S.O: Windows Server 2003 R2 SP2 HD: GB Software installati: Antivirus - AVG 9.0 pag.52 di 123

53 Backup - IBM Tivoli MSSQL 2000 SP4 funzionalità disponibili: MSSQL 2000 x Database ARCHIBUS Web server: Macchina Virtuale su Blade Caratteristiche: Proc: Intel Xeon Quad E GHz RAM: 4 GB S.O: Windows Server 2003 R2 SP2 HD: GB Software installati: Antivirus - AVG 9.0 Backup - IBM Tivoli.NetFramework 2.0 ASP.NET 2.0 Ajax Extensions 1.0 funzionalità disponibili: IIS + ASP.NET FTP SMTP Per il modulo Gestione Risorse finanziarie, come già evidenziato al paragrafo 2.2.4, l applicazione è ospitata sul server , ed è sviluppata su linguaggio PHP (front-end) e database in ambiente DB2 AS/400; attinge anche a dati da SQL SERVER (contabilità GSM) 3 Gli sviluppi attesi La terza generazione del Global Service, come già si è ampiamente argomentato nelle premesse al volume 1 non può più rientrare, come la seconda, nella semplice definizione di Global Service Manutentivo, in quanto si propone in linea generale alcuni obiettivi, in parte già affrontati nel corso della precedente esperienza, che pur se derivanti da un esperienza finalizzata all ottimizzazione delle azioni manutentive sul patrimonio, intendono superare l approccio attuale integrandolo e migliorandolo su tre direttrici fondamentali: i rapporti con l utenza; il contenimento dei costi di gestione (prevalentemente concentrato sul contenimento dei costi per l energia) e la qualità ed integrazione del Sistema Informativo. pag.53 di 123

54 Non si prevede, in linea generale, di modificare in misura sostanziale le procedure di gestione e di manutenzione in essere nel quadro del Global Service di 2 a generazione. Si ritiene infatti che i risultati raggiunti rappresentino un efficace punto di partenza per raggiungere gli obiettivi attesi che, come si è detto, vanno inquadrati in un percorso già avviato nella generazione precedente dello strumento. Si prevede pertanto, anche con approccio graduale, di introdurre miglioramenti di carattere incrementale alle procedure ed ai Sistemi Informativi in essere, che dovranno essere gestiti comunque dall Assuntore, integrandoli ove necessario come specificato nell ambito del presente capitolato e secondo le eventuali proposte migliorative formulate dall Assuntore in sede di gara ed approvate dall Amministrazione appaltante. Nel seguito del presente capitolo, che contiene gli elementi strategicamente più rilevanti del capitolato, si collocano le aree specifiche in cui si è ritenuto di suddividere le attività di gestione, indicando per ciascuna gli sviluppi attesi sia in termini di attivazione di nuove funzioni che in termine di risultati prestazionali. Tutti gli oneri per l attuazione di quanto previsto nel presente volume sono compensati nella gestione tecnica, che comprende anche la gestione dei sistemi informatici, sia nella componente HW che nella componente SW. 3.1 Energia La tematica del contenimento dei consumi energetici rappresenta uno dei macro obiettivi esplicitamente posti alla base del presente appalto di servizi, come evidenziato nella premessa del vol. 1 del presente capitolato. Inoltre, a differenza degli altri macro obiettivi, che già avevano costituito oggetto della precedente generazione del Global Service, l obiettivo del contenimento dei consumi energetici viene posto per la prima volta in modo esplicito, e si attende quindi che siano più rilevanti i margini di miglioramento rispetto alla situazione preesistente. La strategia che l Assuntore dovrà adottare ai fini del perseguimento dell obiettivo dato, dovrà articolarsi secondo due principali linee d azione, all interno delle quali, nel rispetto delle norme generali e delle norme e prescrizioni del presente capitolato, ed in conformità al progetto offerta prodotto in sede di gara, potranno essere adottate le modalità operative che l assuntore riterrà più idonee. 1. Miglioramento delle caratteristiche tecnologiche e delle modalità di conduzione degli impianti per il conseguimento degli obiettivi minimi di riduzione dei consumi degli impianti termici (Vedasi vol. 3) 2. Promozione di comportamenti virtuosi presso gli utenti per stimolare azioni vòlte al risparmio energetico contribuendo a conseguire gli obiettivi di riduzione dei consumi termici cui al punto precedente e gli ulteriori obiettivi di riduzione dei consumi elettrici (vedasi vol. 1 par. 7) Le azioni, di carattere essenzialmente tecnologico, previste al punto 1, e le relative modalità di attuazione e di contabilizzazione sono descritte al volume 3. Le azioni previste al punto 2 saranno definite nel progetto-offerta e sviluppate nell apposita sezione del Piano Generale di Comunicazione. pag.54 di 123

55 3.1.1 Azioni nei confronti degli utenti Si premette in linea generale che tutte le azioni che l appaltatore riterrà di intraprendere nei confronti dell utenza per ridurre i consumi di energia dovranno inserirsi in un quadro generale in cui si dovrà tener conto della necessaria contemperazione con l obiettivo di migliorare il livello dei rapporti tra Amministrazione Provinciale ed utenza stessa. Ciò premesso, rientra tra gli oneri dell Assuntore intraprendere un programma di attività volte a promuovere azioni sistematiche di risparmio energetico tra gli utenti degli edifici scolastici. In primo luogo i destinatari di queste azioni saranno pertanto gli studenti, che nel caso degli edifici scolastici costituiscono la categoria di utenti numericamente più rilevante. Le azioni dell appaltatore nei confronti degli studenti rivestiranno pertanto anche una valenza didattica, e dovranno quindi essere concertate, oltre che con l Amministrazione Provinciale, anche con i dirigenti dei singoli istituti scolastici,almeno per le parti più specificamente operative. L Assuntore dovrà pertanto individuare, nell ambito del Piano Generale di Comunicazione che costituisce strumento fondamentale per la gestione dei rapporti con l utenza, una specifica sezione finalizzata al risparmio energetico. Ferma restando la libertà dell Assuntore nel definire i le modalità di comunicazione con l utenza, nel rispetto delle norme generali contenute nel presente capitolato e nel rispetto di principi generali di buona amministrazione e di correttezza nei rapporti tra istituzioni pubbliche, la sezione del piano dedicata all Energia dovrà avere almeno i seguenti contenuti: Analisi (condotta in accordo e collaborazione con l utenza) degli orari di erogazione del servizio di riscaldamento, e più in generale degli orari di funzionamento degli edifici scolastici, e confronto con le effettive necessità del servizio scolastico, anche in relazione alla possibilità di ottimizzare le modalità di utilizzo degli edifici (es. accorpamento di corsi serali, chiusure o parzializzazioni pomeridiane). Analisi dei più comuni comportamenti che possono determinare spreco di energia. Promozione di semplici azioni (esempio banale: spegnimento delle luci non necessarie) a favore del risparmio di energia. Diffusione tra gli utenti di una cultura del risparmio energetico (con funzione anche di carattere didattico/pedagogico). Comunicazione in forma facilmente leggibile e trasparente dei dati sui consumi di energia, in modo da rendere immediatamente partecipi gli utenti dei risultati ottenuti, stimolando un ulteriore impegno per il miglioramento, anche attraverso forme di competizione tra istituti ed all interno degli Istituti. L attivazione di comportamenti virtuosi da parte degli utenti costituisce peraltro una componente dell obiettivo generale del progetto anche al di fuori dello stretto ambito del risparmio energetico. Particolarmente significativo sarà il coinvolgimento degli Energy Team già attivi in alcuni istituti scolastici. Si tratta in genere di gruppi di lavoro costituiti da docenti, studenti e personale ATA, ai quali partecipano talvolta anche gli stessi dirigenti scolastici, che hanno come scopo lo sviluppo di azioni variamente articolate a favore del risparmio energetico. pag.55 di 123

56 A titolo meramente indicativo, si riporta l elenco di alcuni istituti che hanno formalmente comunicato la presenza di Energy Team al loro interno. ISIS Primo Levi Montebelluna ISIS A.V. Obici Oderzo ISIS Palladio Treviso ISISS Fabio Besta Treviso ITCS Riccati Luzzatti Treviso ISISS Giuseppe Verdi Valdobbiadene Liceo Guglielmo Marconi Conegliano ISISS Francesco Da Collo Conegliano ITCG Arturo Martini Castelfranco Veneto Liceo Marcantonio Flaminio Vittorio Veneto ITIS Galileo Galilei - Conegliano 3.2 Rapporti con l utenza Il miglioramento continuo dei rapporti con l utenza costituisce uno degli obiettivi fondamentali del servizio. A tale scopo l Assuntore dovrà prioritariamente redigere un Piano Generale di Comunicazione (PGC), da intendere non come strumento rigido, ma come guida flessibile che, in accordo con il team misto, dovrà adattare le linee guida generali del progetto alle modalità di comunicazione che di volta in volta si renderanno più opportune anche in funzione del feed-back misurato attraverso le risposte degli utenti. Il PGC non sarà quindi un documento redatto all inizio dello svolgimento del servizio da mantenere invariato per tutta laq sua durata, ma dovrà essere un documento in continua evoluzione ed in continuo miglioramento. E pertanto fondamentale il coinvolgimento di tutta l'utenza degli Istituti Scolastici, in particolare modo degli studenti, relativamente alla promozione della consapevolezza del valore del servizio reso e dei relativi costi a carico della Comunità. Parallelamente le istituzioni scolastiche dovranno essere incentivate ad evidenziare, anche attraverso i canali telematici messi a disposizione dal servizio di Global Service (Alveare in primo luogo) i risultati ottenuti nel campo della didattica a fronte di specifici investimenti per il miglioramento delle infrastrutture e più in generale dell attività di miglioramento continuo che viene messa in atto. pag.56 di 123

57 Le azioni di comunicazione dovranno, tra l altro, mirare a rendere corresponsabili i Dirigenti Scolastici del rispetto della effettiva capienza dei singoli edifici con l ausilio dei dati inseriti nel portale Alveare. Nei rapporti con l utenza si dovrà sempre tener presente la distinzione fondamentale tra le due categorie di utenti che usufruiscono degli edifici di competenza provinciale, ovvero: Chi può organizzare l uso degli edifici (dirigenti scolastici, addetti alla logistica o alle manutenzioni all interno degli edifici scolastici come individuati da ciascun Istituto) Chi usa gli edifici (studenti, insegnanti) E evidente che l approccio comunicativo dovrà tener conto di questa fondamentale distinzione Il Piano Generale di Comunicazione La gestione dei rapporti con le istituzioni scolastiche è un attività nella quale l Assuntore deve affiancare l Amministrazione, e comporta l elaborazione, come premesso, di un piano di comunicazione. Il piano dovrà essere approvato dal Responsabile del Procedimento, che si riserva comunque, anche attraverso il Direttore per l Esecuzione del contratto ed il Team Misto, di intervenire nella sua elaborazione e nel successivo aggiornamento. Queste attività dovranno prevedere il coinvolgimento delle Istituzioni Scolastiche, con momenti di riunione generale e con la partecipazione di rappresentanti degli Istituti ai tavoli di lavoro. Per l elaborazione del piano l Assuntore dovrà utilizzare anche il periodo di mobilitazione, e dovrà comunque provvedere ad una prima stesura entro il 31/12/2011. Devono essere poste in essere tutte le azioni necessarie per far emergere il concetto che l'impegno della Provincia è rivolto al contenuto (Studenti-insegnanti-operatori ecc.) ed ai contenitori (edifici) elementi che non sono disgiunti, e più in generale che la Scuola è un patrimonio della collettività. Il piano sarà articolato in 3 sezioni, dedicate rispettivamente a: Contenitore: Edifici e procedure manutentive. Contenuto: Attività svolte negli edifici, consistenza complessiva del patrimonio e della popolazione, numero di studenti, sviluppo della consapevolezza del valore del servizio erogato dalla Pubblica Amministrazione (Stato, Provincia) Energia: Sezione specifica che dovrà esser utilizzata per creare una sinergia tra azioni di carattere tecnologico e partecipazione dell utente nell ottenimento degli obiettivi di risparmio energetico, salvaguardando nel complesso la qualità del servizio erogato. All interno del PGC, dovranno essere previste in particolare almeno le seguenti prestazioni Contenitore: - la formazione dei referenti individuati da ciascun istituto per le problematiche di manutenzione e gestione degli edifici, finalizzata all utilizzo delle procedure per il corretto funzionamento del processo manutentivo dei vari edifici, attraverso adeguato materiale pag.57 di 123

58 informativo ed attraverso l organizzazione di un incontro da effettuarsi entro 60 giorni dalla data di aggiudicazione dell appalto. In tale circostanza dovranno essere fornite tutte le informazioni necessarie per la comprensione delle procedure da utilizzare; - l aggiornamento costante degli utenti su tali procedure, con pubblicazioni periodiche, anche via , e incontri di aggiornamento con cadenza almeno annuale e comunque su richiesta del Direttore per l Esecuzione del Contratto; - risposte tempestive ed adeguate alle richieste dell utenza, con la fornitura di indicazioni sui tempi di attesa per i vari interventi, su quali sono gli interventi di competenza del Global Service, sui criteri di priorità d intervento, sulla compatibilità con il budget disponibile, etc. - la fornitura ai referenti dei vari edifici di tutta la documentazione tecnica comunque disponibile (certificazioni, verbali, istruzioni) di cui i responsabili delle attivita svolte negli edifici stessi debbano obbligatoriamente poter disporre. Il reperimento di tale documentazione dovrà necessariamente essere curato dall appaltatore, senza che l Amministrazione debba rivolgere specifiche richieste o solleciti. - stabilire e mantenere un contatto che permetta all utenza di percepire lo stato di avanzamento delle proprie richieste; - l adozione di tutte le forme di comunicazione necessarie al fine di far comprendere all utenza il livello di qualità del servizio, in termini di: - tempi di risposta alle richieste, - disponibilità degli operatori (call center, tecnici, squadre operative) - competenze tecniche dei vari operatori. Contenuto: - almeno 1 incontro ogni anno per polo scolastico relativamente a: o consistenza patrimonio scolastico; o consistenza popolazione scolastica; o costi dei servizi; o compartecipazione alla gestione del patrimonio. - Aggiornamento continuo delle informazioni già attualmente presenti nel sito Alveare - Predisposizione di una guida-brochure-pieghevole-gadget a cadenza annuale, con grafica e stampa di tipo professionale, da pubblicare nel periodo agosto-ottobre di ogni anno, in numero di copie sufficiente per il recapito a tutti gli studenti di tutte le classi degli istituti di istruzione secondaria di 1^ grado e in almeno ulteriori 2000 copie, con i seguenti contenuti e formato: o Presentazione del Sito Alveare o Alcune fotografie di edifici scolastici della Provincia e di attività scolastiche svolte al loro interno o Sommarie informazioni sul sistema della scuola Secondaria di Secondo Grado della Provincia di Treviso (popolazione, istituti, patrimonio, etc) pag.58 di 123

59 o Modalità di accesso e di navigazione nel sito Alveare La guida, anche in relazione alla diffusione delle tecnologie dell informazione, potrà assumere negli anni caratteristiche diverse. Il variare costantemente le modalità di approccio nei confronti dell utenza può anzi costituire motivo per stimolarne l interesse. Si potrebbe pertanto ipotizzare un processo distinto in due fasi: o Suscitare l interesse degli utenti per la consultazione della guida su web o Potenziare i contenuti del portale riservati alla consultazione da parte di un utenza non tecnica, interessata in generale a conoscere il mondo della scuola superiore in ambito provinciale per finalità diverse, quali l orientamento nelle scelte degli indirizzi di studio, la ricerca di corsi extracurricolari, di spazi, di buone pratiche di gestione, di progetti didattici etc. Tale sezione dovrà prevedere i seguenti contenuti minimi foto di tutti gli istituti (esterni e interni, curate da un professionista); guida al portale; elenco scuole, con relativi indirizzi e sito (statali di II ^ grado, paritarie di II^ grado, centri di formazione professionale e corsi Universitari presenti sul territorio provinciale. Al fine di implementare l'attività di informazione e formazione dell'utenza scolastica l Assuntore potrà avvalersi di una figura specialistica in possesso di specifiche competenze nel settore della comunicazione (sociologo, psicologo, ) che predisponga e attivi con il Committente e i Dirigenti Scolastici interventi mirati a favorire la partecipazione di tutti nella miglior conservazione e gestione del Bene Comune (scritte sui muri, danneggiamento arredi, etc.) Per esempio potrà essere adottato dall Assuntore il modello così detto della Teoria delle Finestre Rotte, già adottato nella città di New York e nella seconda generazione del Global Service. Energia: Tutte le informazioni o le modalità per acquisirle relativamente ai consumi energetici (e-metering); Comunicazioni rivolte agli utenti (da distinguere in due diverse categorie, a seconda che possano svolgere un ruolo nella gestione degli spazi (tipicamente dirigenti o loro collaboratori) o siano semplicemente utilizzatori degli edifici (studenti, docenti); Interazione con gli Energy Team già presenti in alcuni Istituti e promozione della costituzione di Energy Team negli Istitutii attualmente sprovvisti; Eventuali azioni premianti che l Assuntore potrà prevedere nei confronti degli Istituti virtuosi. Il PGC sarà poi completato dalla verifica dei risultati, che avverrà con cadenza almeno annuale attraverso rilevazioni della customer satisfaction condotte secondo due modalità principali, per le quali si rinvia al paragrafo del vol. 1 del presente capitolato: 1. questionario di rilevazione della qualità del servizio (rivolto ai referenti istituzionali degli edifici scolastici dirigenti o soggetti da loro individuati per la gestione delle problematiche manutentive); 2. questionario di rilevazione della qualità percepita degli edifici scolastici (rivolto prevalentemente agli studenti ed agli insegnanti) I risultati di entrambe le rilevazioni dovranno essere opportunamente elaborati ed essere resi noti attraverso i canali di comunicazione istituzionali (sito web, etc) Relazione di fine anno pag.59 di 123

60 Dopo la fine di ciascun anno di gestione l Assuntore dovrà produrre una relazione nella quale si evidenzi, su basi quantitative (KPI, Importi, risultati delle indagini di customer satisfaction, etc.) l andamento del servizio ed i trend riscontrati rispetto agli anni precedenti. Carta dei Servizi Nelle attività connesse con il rapporto con l utenza, l Assuntore dovrà aggiornare la Carta dei Servizi attualmente in vigore, adattandola alle caratteristiche del nuovo servizio Comunicazione verso soggetti esterni Il carattere particolarmente innovativo di molte delle attività previste nel quadro del Global Service di Terza Generazione rendono opportuna l adozopne di forme di comunicazione anche verso soggetti esterni all Amministrazione Provinciale ed agli Istituti Scolastici. L Assuntore dovrà pertanto sviluppare un Piano per la comunicazione all esterno delle attività svolte (riviste specialistiche, convegni) e dovrà curare l organizzazione di almeno due convegni a carattere nazionale sulle tematiche del Facility Management e del Global Service negli edifici e nei patrimoni pubblici. Il reperimento della sede dei convegni sarà a carico dell Amministrazione Provinciale (presso la sede istituzionale) mentre saranno a carico dell Assuntore gli altri oneri (brochure, rimborsi spese ai relatori, segreteria, rinfreschi) Relazione annuale sull andamento del servizio Entro il mese di aprile di ciascun anno l Assuntore dovrà predisporre una relazione sull andamento del servizio nel corso dell anno precedente, evidenziando gli obiettivi conseguiti e le criticità riscontrate, l andamento dei KPI definiti ai fini della valutazione del compenso basato sulla clausola Bonus-Malus (vol. 1 par. 7) integrati con ulteriori indicatori numerici sia derivati dall esperienza della seconda generazione sia proposti dall Assuntore. Tale relazione, da redigere sia in forma redazionale che in forma di presentazione power point, dovrà essere sviluppata in una versione destinata allo staff tecnico-direzionale del Committente, nella quale potrà essere utilizzato un linguaggio specialistico, sia in una versione destinata alla pubblicazione ed all illustrazione esterna, da redigere in termini più sintetici, in linguaggio più facilmente comprensibile ad un pubblico di non addetti ai lavori. Una sintesi dovrà essere redatta in lingua inglese Codice di comportamento L Assuntore è tenuto ad adottare un codice di comportamento che sia in linea e in armonia con la filosofia di gestione del Committente, e mai in contrasto con questa. Tale comportamento deve caratterizzare tutto il servizio fornito, e deve permeare l attività di organizzazione, programmazione, di esecuzione e di rendicontazione. L utenza dovrà poter percepire la coincidenza tra l attività dell Appaltatore e quella del Committente, e poterli considerare come un unico interlocutore. pag.60 di 123

61 3.2.3 Il portale Alveare Il Portale Alveare costituirà uno degli strumenti fondamentali (ancorché non il solo) attraverso i quali l Assuntore dovrà gestire il piano di comunicazione con l utenza. Il portale Alveare rappresenta la porta d accesso per tutti gli utenti che intendono interagire con i servizi offerti dalla Provincia nell ambito dell Istruzione. Attualmente le competenze delle Province sono rivolte all Istruzione Secondaria di Secondo Grado, e a questo ambito il portale dovrà prioritariamente indirizzarsi, tenendo conto tuttavia che anche l Istruzione di Secondo Grado si inserisce nel più ampio sistema dell Istruzione e della Formazione Professionale, che dovrà nel suo complesso trovare spazio nel portale. Il portale ha pertanto anche la funzione di promuovere i concetti fondamentali che stanno alla base del presente progetto, ovvero una condivisione di obiettivi e di responsabilità nella conduzione non solo di un patrimonio di edifici, ma anche e soprattutto di un sistema scolastico del quale gli edifici costituiscono esclusivamente una componente strumentale, seppure importante. Il portale dovrà mostrare un immagine consona all importanza del progetto che supporta, e idonea a favorire il rapporto con l utenza, ed in particolare anche con l utenza costituita dalla popolazione studentesca. Data l importanza dell esperienza ed il suo carattere innovativo anche in contesto internazionale, e i numerosi canali di interscambio che la Provincia di Treviso intrattiene con amministrazioni locali ed istituzioni scolastiche di paesi europei, si prevede che tra i compiti dell assuntore inclusi e compensati nella gestione tecnica ci sia anche la traduzione in lingua inglese, da eseguire con competenza professionale e da mantenere aggiornata, di una pagina di presentazione del sito (homepage in lingua inglese) e di almeno altre cinque pagine di approfondimento. Una specifica sezione Sezione del portale dovrà essere dedicata all energia. Attraverso questa sezione, oltre ovviamente agli altri canali diretti (formazione/informazione diretta, etc.), dovrà svilupparsi la quota del Piano di Comunicazione per il risarmio energetico, così come tutte le informazioni sul consumo energetico degli edifici. L Assuntore dovrà introdurre la possibilità di produrre versioni stampabili da parte dell utente di ciascun documento e report contenuto nel portale. Tale funzionalità dovrà essere introdotta nei primi tre mesi di gestione, già nell attuale versione del portale. Il portale è raggiungibile da 4 domini diversi: Inoltre dal portale è accessibile il sottosito (alias) manager.gsmtreviso.it pag.61 di 123

62 Relativamente al portale Alveare l Assuntore dovrà svolgere una funzione di assistenza informatica ed una funzione redazionale. Funzione di Assistenza Informatica: Assistenza tecnico informatica sul funzionamento del sito nell arco delle 24 ore per tutti i giorni dell anno. Implementazione delle innovazioni conseguenti all attuazione delle previsioni del Capitolato e del Progetto- Offerta e interazione con il servizio CED della Provincia per tutte gli interventi sul sistema. Funzione Redazionale: Ricerca dei contenuti: L Assuntore, con ruolo propositivo ed in sinergia con gli uffici della Provincia dovrà selezionare, e quindi pubblicare, notizie che possono avere rilevanza nei confronti del mondo della Scuola Superiore della provincia di Treviso. Analogamente dovranno essere prodotte News per pubblicizzare la stessa attività del Global Service, le realizzazioni di nuove infrastrutture e di nuovi progetti nel settore della Scuola. Per assicurare un immagine costantemente aggiornata del sito, l Assuntore dovrà pubblicare almeno un contenuto (news o appuntamento) a settimana. Sorveglianza, moderazione e stimolo dei blog: L Assuntore dovrà costantemente sorvegliare affinché il contenuto delle pubblicazioni sui blog non abbia carattere offensivo o moralmente sconveniente in relazione ad un pubblico composto anche da minori; dovrà inoltre agire con interventi di stimolo alla discussione, proponendo nuovi argomenti da pubblicare previo assenso del Direttore dell Esecuzione Revisione dell impostazione del portale L attuale impostazione grafica e logica del portale è di recente implementazione. Si prevede che ogni due anni il portale sia sottoposto a revisione dell impostazione grafica, e almeno in una volta nel corso dell appalto il portale sia sottoposto a completa revisione, sia nella grafica che nell impostazione logica. Il tutto ad oneri dell Assuntore, compresi nel canone di gestione tecnica. 3.3 Logistica Dal punto di vista della logistica, gli obiettivi fondamentali sono costituiti da: 1. mettere in relazione capienza edifici/spazi scolastici disponibili con numero studenti/classi massimo da accogliere; (ciò implica una corretta conoscenza della capienza dei singoli edifici e delle dinamiche della popolazione scolastica) 2. favorire un utilizzo efficace degli spazi disponibili in funzione delle dinamiche quantitative della popolazione studentesca, assicurando a tutte le Scuole standard per quanto possibile omogenei. 3. Svolgere l attività comunicativa con gli istituti scolastici tramite i consueti canali informativi e tramite sopralluoghi presso le sedi scolastiche pag.62 di 123

63 Tali obiettivi vengono perseguiti attraverso una sistematica rilevazione dei dati statistici sulla popolazione studentesca e sulle modalità di utilizzo dei locali come meglio descritto nei successivi paragrafi di descrizione del sistema informativo e delle sue diverse componenti, in particolare al paragrafo Procedure di manutenzione e gestione Le procedure di manutenzione e gestione non verranno nella sostanza modificate rispetto alle procedure in essere nel quadrodel Global Service Manutentivo di 2 generazione, mentre sono richiesti miglioramenti nel sistema informativo a supporto della loro gestione, come meglio specificato nei successivi paragrafi. Si riportano nel seguito in dettaglio i livelli di servizio che dovranno essere garantiti per ciascuna delle procedure di manutenzione e gestione che l Assuntore dovrà attivare, così come sono stati descritti anche nel volume 4.0, relativo agli interventi di manutenzione Pronto intervento Riguarda gli interventi non programmabili necessari per sopperire a guasti o difetti che impediscano o rechino grave pregiudizio alla fruibilità di un intero edificio o di una sua parte rilevante, o costituiscano potenziale grave minaccia per la sicurezza delle persone o di cose di particolare valore. L intervento può essere attivato su segnalazione dell utente, o a seguito di ispezioni tecniche dell appaltatore e/o del personale dell Amministrazione Provinciale, e deve iniziare al più presto e comunque non oltre 2 ore dal momento della segnalazione. L intervento viene disposto direttamente dall appaltatore, a prescindere da qualsiasi autorizzazione del committente e può essere compensato a forfait (qualora la prestazione necessaria sia inserita tra le prestazioni a forfait) ovvero a misura negli altri casi. Per interventi a misura di importo superiore a 3.000,00, dovrà essere acquisito l assenso del committente, anche per le vie brevi. Per quanto riguarda invece il Servizio di climatizzazione ambientale ed energia, l Assuntore dovrà sempre attivarsi direttamente nel caso di malfunzionamento, potendo disporre del controllo remoto tramite la tele gestione, dandone immediata comunicazione al committente tramite il sistema informatico. Resta inteso che le richieste di aumenti di orario di riscaldamento, non potranno essere considerate alla stregua di pronto intervento e dovranno sempre essere autorizzate preventivamente dalla Committente Manutenzione generico-conservativa Riguarda gli interventi necessari per sopperire a guasti o difetti che non impediscano o rechino grave pregiudizio alla fruibilità di un edificio, e non costituiscano potenziale grave minaccia per la sicurezza delle persone. Gli interventi di manutenzione generico-conservativa non possono comunque mai interessare un intero sistema di elementi tecnologici, o porzioni estese di un sistema (es. copertura intera o di una sezione autonomamente individuabile dell edificio, tutti gli infissi esterni o tutti gli infissi di un piano, l intero impianto elettrico, etc.). Per gli interventi che interessano un intero sistema è necessario ricorrere alla manutenzione programmata. La Manutenzione generica-conservativa è pertanto rivolta a risolvere inconvenienti dovuti a guasti su singoli componenti (es. un infisso, una piccola porzione di copertura o un intervento puntuale sulla stessa, un singolo componente di un impianto) sui quali, per qualsiasi ragione, si pag.63 di 123

64 siano verificati guasti o fenomeni di obsolescenza anticipati rispetto all intero sistema tecnologico cui appartengono. L intervento viene generalmente attivato su richiesta da parte dell utente, ma può essere attivato anche a seguito di ispezioni tecniche dell appaltatore o dell amministrazione, e deve iniziare non oltre 5 giorni lavorativi oltre la data della richiesta fatta salva la documentata necessità di approvvigionamento di materiali di non normale reperibilità in commercio o di ricorso a professionalità particolari. In caso di urgenza, come nel caso di guasti che pur non impedendo o recando grave pregiudizio alla fruibilità di un intero edificio, compromettano la funzionalità di una parte, il termine è ridotto a 2 giorni lavorativi. Inoltre, qualora l importo dell intervento sia superiore a 5.000,00 euro, o comunque, quando l intervento richieda l avvio di pratiche o la progettazione, fermi restando i tempi per l avvio della procedura, i tempi per l esecuzione del lavoro saranno quelli della manutenzione programmata. L intervento può essere compensato a forfait (qualora la prestazione necessaria sia inserita tra le prestazioni a forfait) ovvero a misura negli altri casi. L intervento a forfait viene sempre disposto dall Appaltatore su semplice segnalazione dell utente. L intervento a misura, viene di norma disposto dall amministrazione Provinciale, previo confronto con il budget assegnato per edificio/per gruppi di edifici e con i criteri di utilizzo del budget stesso. Parte del Budget potrà essere assegnata all assuntore che in questo caso ne disporrà e potrà impiegarla previo confronto con il budget assegnato per edificio/per gruppi di edifici e con i criteri di utilizzo dello stesso. La periodicità di definizione del budget e i criteri di ripartizione verranno definiti dall Amministrazione previo confronto con il Team misto. Tutte le segnalazione o richieste, qualunque sia la tipologia manutentiva (a meno che non si tratti di pronto intervento) dovranno essere formulate via Internet; solo in casi eccezionali potrà essere formulata telefonicamente o via fax o in qualunque altro modo; può essere effettuata oltre che dal referente sul posto o dal gestore dell attività anche dallo stesso Assuntore nel caso verifichi durante il monitoraggio dei Beni carenze manutentive. Il Responsabile del Procedimento può naturalmente essere origine di esigenze di intervento di tutti i tipi previsti Manutenzione ciclico-predittiva Riguarda tutti gli interventi, sia di semplice verifica che con sostituzione di componenti o comunque comportanti l esecuzione di operazioni manutentive che, nell ambito del ciclo di vita del bene, comportano una ricorrenza con periodo minore della durata dell appalto. Questi interventi possono essere previsti da norme di legge o regolamentari, ovvero possono essere previsti contrattualmente. L appaltatore è tenuto a dare esecuzione, sulla base di appositi programmi, a tutti gli interventi previsti contrattualmente, mentre il Team misto potrà definire ulteriori interventi ciclici da compensare a misura ovvero mediante la definizione di nuovi canoni. pag.64 di 123

65 Si tratta, in sostanza, di una operazione manutentiva da eseguirsi a scadenze definite, in genere all'interno di gestioni a canone o speciali, che possono anche essere proposte dall Assuntore in base ai sopralluoghi e programmi di intervento che dovesse presentare. Tutte le operazioni periodiche vanno effettuate alle scadenze previste e vanno anche annotate sul Registro degli edifici. Devono inoltre essere gestite con il sistema dei rapporti di lavoro come tutti gli altri interventi, e inserite nei tabulati di sintesi e nel S.I., utili per il controllo e la gestione, anche se il pagamento è a canone. Il software di gestione dovrà permettere di avere la visione complessiva delle attività e degli interventi effettuati con un grado di dettaglio rapportato alle tipologie di intervento e comunque nei modi e con i supporti informativi che verranno dettagliati dal Responsabile del Procedimento, che si riserva di adeguarli alle esigenze del Committente anche in corso di appalto. In particolare il flusso informativo deve rendere agevole e di facile lettura, la rendicontazione ed il controllo, globale o per singolo componente edilizio o singolo impianto, relativamente a: tipo intervento eseguito, da chi, data, osservazioni, se lavoro finito, sospeso, da riprendere a scadenza, ultima scadenza, data intervento ultimo rapportato alla scadenza, prossima scadenza, data prossimo intervento (da a ), estrapolazione interventi non ancora eseguiti dopo il 10% di possibile variazione attorno alla data prevista, interventi (fasi di lavoro o specifiche) eseguiti nell intero periodo dell appalto, in modo da poter controllare con semplici operazioni, senza la necessità di preventive estrazioni ed elaborazioni, se tutti gli interventi periodici previsti nel periodo sono stati fatti, in che date, con che scostamento rispetto al previsto. Ogni dato deve far riferimento al documento firmato di origine (rapporto ecc ) Per gli interventi periodici c è l obbligo di intervenire attorno alla data programmata, con variazione del 10% rispetto all intervallo di periodicità previsto. Il rispetto di tale parametro costituisce elemento di valutazione della performance e viene misurato con un esplicito indicatore all interno della formula per la corresponsione della quota bonus/malus. Può essere derogato da quanto sopra previsto, previa autorizzazione del Direttore dell Esecuzione, nel caso di interventi da eseguire secondo opportunità ovvero per ottimizzare l organizzazione unificando due o più interventi di tipo ciclico da eseguire in date vicine ma non coincidenti Manutenzione programmata Il cuore della gestione della manutenzione del patrimonio dell Ente consiste essenzialmente nella manutenzione programmata di lungo periodo (coincidente con il Ciclo di Vita dell edificio - CVP) Partendo dalla conoscenza dello stato di fatto (situazione di degrado e scostamento dallo SM), nonché dalle esigenze e dai fabbisogni dell utenza e dal budget disponibile, si dovranno assumere decisioni spostando il modo di operare dall intervento su chiamata o a guasto avvenuto alla "gestione di operazioni programmate" nel ciclo di vita dell opera pubblica/edificio. La manutenzione programmata si attiva attraverso la predisposizione di piani di manutenzione. pag.65 di 123

66 In base agli ordini del direttore dell esecuzione, alle richieste degli utenti, alle perizie riferite allo SM ed ai riscontri effettuati devono essere pertanto redatti dei piani di intervento programmati per ogni Bene, in conformità alle esigenze determinate dal ciclo di vita residuo, sia sotto il profilo dell obsolescenza fisica che funzionale. L insieme dei piani redatti per tutti i Beni nel loro complesso, sotto forma di diagramma di GANTT, darà una visione globale degli interventi da effettuarsi in un determinato periodo e nei Beni interessati. La priorità, la tipologia e consistenza degli interventi, le modalità grafiche di presentazione, i dati salienti da inserire verranno indicati dal Responsabile del Procedimento. Tale programmazione, che si sviluppa nei 3 livelli di breve, medio termine e lungo periodo, per poter corrispondere in tempo reale alla situazione, dovrà essere periodicamente aggiornata, come richiesto nel capitolato Controlli periodici ed ispezioni Oltre a ai controlli periodici connessi all esecuzione di interventi di manutenzione ciclico predittiva, elencati nei volumi 4.1; 4.2; 4.3, l Assuntore dovrà gestire l attività di rilevazione della stabilità degli elementi non strutturali (Riferimento: Intesa ai sensi dell'art. 8, comma 6, della legge 5 giugno 2003, n. 131, tra il Governo, le Regioni, le Province Autonome di Trento e Bolzano, le Autonomie Locali sugli "Indirizzi per prevenire e fronteggiare eventuali situazioni di rischio connesse alla vulnerabilità di elementi anche non strutturali negli edifici scolastici" (4.13/2008/19 CU) (L. 131/03)) da eseguire almeno con cadenza quinquennale (almeno 1 per tutti gli edifici e almeno una seconda per un numero di edifici tali da coprire il 50% della superficie nel corso dell appalto). Qualora la situazione rilevata sia tale da richiedere un monitoraggio più ravvicinato, va segnalata la nuova frequenza con la quale devono essere effettuate le verifiche, intensificando conseguentemente i controlli. I risultati di tale attività dovranno essere riportati nella modulistica già visibile nell area documentale del S.I. L Assuntore, al fine di migliorare il livello di monitoraggio delle condizioni di sicurezza, igiene e comfort degli edifici potrà prevedere nel proprio progetto offerta ulteriori piani di controllo, da concordarsi con il direttore dell Esecuzione, relativamente a parametri diversi (es. presenza radon, polveri sottili, inquinamento elettromagnetico ed acustico, etc.) Procedure per la programmazione degli interventi Ferma restando la programmazione di carattere strategico, per la quale verranno adottati gli strumenti descritti al paragrafo 3.5.4, l Assuntore dovrà predisporre, utilizzando le funzionalità già presenti nel S.I. esistente, una procedura che serva da supporto alle decisioni di investimento di periodo medio/breve (normalmente i così detti lavori estivi, ovvero i lavori di manutenzione migliorativa o ripartiva che vengono generalmente eseguiti nel periodo di sospensione estiva delle attività scolastiche). La procedura dovrà consentire una selezione rapida di tutte le richieste che si trovino negli stati di sospensione, ovvero: In attesa di valutazione pag.66 di 123

67 Preventivo pubblicato Rinviata Respinta dalla Provincia Tali richieste dovranno essere aggregate all interno di una matrice dove, dopo la definizione dei criteri di valutazione, le stesse possano essere raffrontate con le risorse disponibili e da questo raffronto si possano trarre le decisioni sul modo di operare. La matrice (matrice di breve termine o SPM Short Period Matrix) dovrà essere aggiornabile in qualsiasi momento sulla scorta di nuove richieste Tempi massimi per la registrazione degli interventi L Assuntore dovrà inserire nel sistema informatico i rapporti di intervento di tutti gli interventi manutentivi entro 7 giorni naturali consecutivi dalla loro esecuzione. La riduzione dei tempi di inserimento degli interventi manutentivi nel sistema informativo rispetto allo standard sopra definito costituisce un importante obiettivo del Global Service di 3 generazione, è assunta ad elemento di valutazione della performance e viene misurata con un esplicito indicatore all interno della formula per la corresponsione della quota bonus/malus. 3.5 Il sistema informativo Come già rilevato nella premessa al volume 1 del presente capitolato, la gestione della rilevante complessità del patrimonio oggetto del servizio, la complessità dei servizi affidati e il livello dei risultati attesi richiedono una mappatura particolarmente efficace della situazione di fatto, e strumenti altrettanto efficaci per supportare il controllo delle attività e le decisioni rilevanti ai fini della gestione, sia tattica che strategica del patrimonio. Il Sistema Informativo sviluppato nell ambito della Seconda Generazione di Global Service rappresenta in questo senso un importante risultato, frutto di un rilevante investimento in know how gestionale da parte dell Amministrazione Provinciale. E pertanto ritenuto strategico lo sviluppo del Sistema Informativo attualmente utilizzato, per supportare nel miglior modo possibile il conseguimento dei macro obiettivi elencati nel presente paragrafo. In particolare, la necessità di salvaguardare l investimento sinora realizzato ed il know how acquisito rendono irrinunciabile la condizione che qualsiasi sviluppo del Sistema Informativo abbia comunque come punto di partenza il Sistema esistente. Non verranno pertanto accettate proposte di implementazione di nuovi sistemi informativi in sostituzione del sistema esistente, in quanto estranee alla logica, priopria del presente appalto, di crescita incrementale della qualità del patrimonio anche attraverso la crescita degli strumenti per gestirlo. Viene fatta salva, nei precisi limiti ed alle precise condizioni di cui al paragrafo 3.7 del presente volume, la possibilità di sostituire esclusivamente la componente informatica che supporta il sistema informativo. pag.67 di 123

68 Qualora l Assuntore ritenga opportuno adottare una tale strategia, dovrà comunque fornire idonea motivazione e supportare la proposta con una procedura idonea ad evitare qualsiasi possibile disagio per la committenza e per gli utenti. In generale, ferma restando la necessità di implementare i miglioramenti descritti nel presente capitolato nei tempi previsti, l Assuntore dovrà assicurare la propria disponibilità, compensata nel canone di Gestione Tecnica, per far evolvere il Sistema Informativo durante tutto il periodo di durata dell appalto, anche in considerazione della particolare complessità del sistema e dei nuovi obiettivi assegnati. Se pertanto la tempistica indicata deve intendersi tassativa per il conseguimento di un livello minimo per ciascuno dei nuovi amiti di sviluppo del S.I., l Assuntore dovrà impegnare le proprie risorse, anche in collaborazione con il Committtente, per tendere a sviluppare il S.I. verso livelli di eccellenza assoluta nel corso di tutta la durata del contratto. Il SI dovrà, nelle linee generali, fornire soluzioni ai punti riportati nella Tabella E che segue: Tabella E: Prestazioni attese dal Sistema Informativo del GS di 3 a generazione CONTENITORE CONTENUTO RAPPORTO CONTENITORE/CONTENUTO Fabbisogni a cui deve soddisfare (processi che deve gestire) Gestire tutte le azioni manutentive Gestire tutte le modifiche del contenitore Rilevazione della consistenza e delle caratteristiche della popolazione scolastica e dell offerta formativa Gestire le modifiche di destinazione d uso dei locali Domande a cui deve rispondere (informazioni che deve fornire) Descrizione analitica Valore Condizioni manutentive Azioni manutentive necessarie Classificazione energetica Costi di manutenzione Numero di studenti Indirizzi di studio Attività extracurricolari Altre informazioni proprie dell Istituzione Scolastica Consumi energetici Costi energetici Uso dei locali Gli aspetti di dettaglio del Sistema Informativo sono invece riportati nei paragrafi seguenti Anagrafe Nel seguito si riportano le caratteristiche che dovrà assumere l anagrafe del S.I. A tale scopo l Assuntore dovrà implementare una serie di nuove funzioni, fermo restando il mantenimento delle funzionalità già presenti, e delle relative informazioni. pag.68 di 123

69 In ogni caso, per tutti i moduli che compongono l anagrafe del S.I. l Assuntore dovrà provvedere ad una costante attività di aggiornamento delle informazioni, assumendo a tal proposito una funzione attiva, e non limitandosi ad una mera attività di data entry per il caricamento di informazioni fornite dal committente Anagrafe del patrimonio (contenitore) Anagrafe Economico-Amministrativa e dei rapporti patrimoniali con terzi L'anagrafe economico-amministrativa deve consentire l acquisizione e la consultabilità dei dati di tipo amministrativo necessari per la gestione del patrimonio di proprietà e competenza dell Ente, specie in relazione a: - contratti di locazioni e compravendita; - contratti di fornitura di prodotti, di opere e di servizi relativi agli immobili; - budget e consuntivi sintetici e analitici delle attività manutentive; - stato giuridico degli immobili e vincoli Una parte del patrimonio provinciale viene utilizzata anche da terzi (estranei quindi all Amministrazione Provinciale ed alle Istituzioni scolastiche). Tale utilizzo è generalmente oneroso, ovvero comporta la corresponsione di un canone e/o un rimborso delle spese di gestione. Analogamente le Istituzioni Scolastiche utilizzano in alcuni casi immobili in gestione ed in proprietà di terzi, per i quali è necessario corrispondere canoni di locazione, o provvedere al rimborso delle spese di gestione (vedasi allegato 2.2). L anagrafe del patrimonio dovrà pertanto essere integrata con la possibilità di conoscere e gestire tali rapporti, per cui si dovrà provvedere a: Integrare l elenco degli immobili gestiti dal S.I., prevedendo anche l inserimento di tutti gli immobili non in gestione da parte della Provincia, che tuttavia generano costi passivi (es. palestre scolastiche dei Comuni utilizzate in modo promiscuo da Istituti Superiori, edifici in uso a terzi regolamentati tramite convenzione). Un primo elenco, che dovrà comunque essere aggiornato costantemente, è fornito all allegato 2.2. Integrare, per tutti gli immobili di proprietà e competenza, le informazioni di carattere amministrativo (dati catastali, stato giuridico degli immobili e vincoli) Prevedere una gestione degli edifici dismessi, con la possibilità di evidenziare o meno tali beni nelle ricerche multiple sul data base, conservandone comunque sempre la memoria storica Inserire, per ciascun immobile (indipendentemente dal fatto che si tratti di immobili di proprietà dell Amministrazione Provinciale, in diritto d uso ex lege 23/96, in locazione passiva o attiva, o comunque a vario titolo utilizzati), le spese e/o entrate in ragione di anno. Le spese dovranno poter essere distinte secondo la logica seguente: Spese d investimento pag.69 di 123

70 arredi manutenzioni eseguite da terzi eseguite con il Global Service Spese correnti Manutenzioni (dovrà essere gestibile ciascun canone di manutenzione per la quota relativa a ciascun edificio) Energia Elettrica Termica Fornitura d acqua potabile Canoni di locazione (attivi e passivi) vedi allegato 2.3 Rimborsi a Comuni (per utenze, manutenzioni, etc.)-vedi allegato 2.4 Trasferimenti per spese varie di gestione ex lege 23/96, suddivisi per voci Il sistema dovrà consentire di integrare il presente elenco qualora si presenti la necessità di differenziare ovvero di integrare le voci elencate. Inoltre, relativamente a ciascuna categoria di voci di spesa, il sistema dovrà consentire la gestione di campi che consentano di specificare le informazioni connesse con tale voce di spesa (causale specifica, fornitore, proprietario, locatario, comodatario, etc.) Anagrafe energetica Come più volte sottolineato la gestione dei consumi energetici costituisce uno degli obiettivi fondamentali del Global Service di 3 generazione. Pertanto, la corretta rappresentazione di tutte le informazioni riguardanti l assetto energetico del patrimonio assume una fondamentale importanza nel quadro del presente appalto. Nell ambito dell anagrafe del patrimonio l Assuntore dovrà pertanto implementare le seguenti funzioni: Inserire tutte le caratteristiche relative ai consumi energetici nel modulo anagrafico (attualmente GSM) di ciascun edificio. In particolare prevederla gestione in forma dinamica delle seguenti informazioni: o Elaborati di diagnosi e certificazione e relativi aggiornamenti pag.70 di 123

71 o o Fabbisogno di Energia Primaria teorico Consumi energetici per ciascun anno in termini di Combustibile Energia misurata Energia normalizzata (vedi vol 3) Livelli di performance registrati per ciascuna stagione (NEP NEPE) Rendimenti Importo da corrispondere e corrisposto per ciascun impianto perciascuna stagione Proiezioni infra stagionali sull andamento dei costi del servizio in funzione delle temperature e dei consumi registrati a determinati intervalli Orari di erogazione del servizio di riscaldamento degli edifici Gradi giorno per ciascun edificio (misurati per ciascuna stagioone e standard da D.M. 412) Ogni altra informazione utile secondo le proposte dell appaltatore o che dovesse rendersi utile nel corso dell appalto in funzione degli sviluppi tecnologici Integrare il modulo relativo alla condition con la valutazione delle prestazioni energetiche delle componenti in tal senso rilevanti dell edificio (componenti dell involucro, componenti impiantistiche) Inoltre, assieme alle informazioni di carattere anagrafico, il sistema dovrà gestire tutte le funzioni meglio specificate nel volume 3. In particolare per ciascun impianto il sistema informativo dovrà consentire, con cadenza al massimo settimanale, di ottenere, attraverso opportuna elaborazione dei dati di consumo di energia, una proiezione sul costo del servizio relativo alla stagione in corso. La proiezione terrà conto, come coefficienti parametrici, del quantitativo di gradi giorno e del prezzo del combustibile. In pratica, non conoscendo l esatto ammontare dei gradi giorno e dei coefficienti revisionali del prezzo dei combustibili, se non alla fine della stagione, il sistema dovrà consentire la simulazione di scenari diversi, assumendo valori ipotizzati per i gradi giorno ed i prezzi futuri, in modo da fornire al committente un attendibile informazione circa il ragionevole intervallo all interno del quale il prezzo finale del servizio potrà collocarsi. Le informazioni sul consumo di energia dovranno essere prodotte in formati facilmente gestibili da PC anche al fine di una loro pubblicizzazione negli spazi comuni degli istituti Scolastici Anagrafe Tecnica Il Sistema Informativo attualmente in uso dispone di un anagrafe tecnica che rappresenta il patrimonio in modo sostanzialmente efficace. Per un certo numero di Beni di importanza minore tuttavia l anagrafe risulta carente di planimetrie, prospetti e sezioni, oltre che di classificazione dei componenti tecnologici. pag.71 di 123

72 Inoltre non sono inseriti nel Sistema Informativo i rilievi degli edifici del complesso della nuova sede della Provincia e di alcuni edifici scolastici. L Assuntore dovrà pertanto provvedere al rilievo (completo, architettonico, architettonico sommario) e/o alla restituzione dei rilievi già disponibili in formato idoneo ad essere gestito con l attuale Sistema Informativo, compreso il caricamento nel sistema stesso di tutti gli impianti ed apparecchiature, di tutti i beni di cui all allegato 2.5 secondo le indicazioni riportate nell allegato stesso. Il rilievo dovrà avere le seguenti caratteristiche: Rilievo completo: Stesse caratteristiche di completezza dei rilievi presenti nel S.I. esistente; Rilievo architettonico: Come sopra, ma con l esclusione delle componenti impiantistiche; Rilievo architettonico sommario: disegno sommario delle planimetrie, con indicazione della forometria e con precisione tale da consentire un individuazione delle superfici e dei volumi con un approssimazione del 5%. Il disegno potrà essere elaborato anche partendo da documenti grafici disponibili (schede catastali, progetti o disegni su supporto cartaceo, etc) con eventuali limitati riscontri in loco. Caricamento As Built secondo formato S.I.: Restituzione di elaborati As Built relativi ad edifici di recente realizzazione o trasformazione, che dovranno essere resi compatibili con i formati grafici adottati nel S.I. esistenti (a livello di layer, impostazione grafica, etc), anche al fine del caricamento nel SI di tutti gli impianti ed apparecchiature (compreso nella prestazione) Per tali Beni l Assuntore dovrà procedere a rilevazione e produrre o integrare le relative schede anagrafiche allo stesso livello di completezza delle schede presenti nel S.I. di 2 generazione, integrate con quanto previsto nel presente Capitolato per la terza generazione del GS. Per i beni soggetti a rilievo architettonico sommario sarà sufficiente l indicazione dei dati metrici. In funzione del grado di completezza richiesto per il rilievo, per i beni di cui all allegato 2.5 dovrà essere prodotta anche idonea documentazione fotografica. L anagrafe tecnica dovrà essere costantemente aggiornata, sia per i beni di cui all allegato 2.5 che per i restanti beni già censiti elencati nell allegato 1.1. Quest ultimi dovranno essere comunque aggiornati entro i termini previsti al paragrafo 7. L Assuntore dovrà inoltre provvedere ad inserire nel sistema anagrafico l estrazione del Data Base del software Wingreen con il quale viene gestita la manutenzione del verde presso la sede. Tale gestione non è comunque compresa tra le gestioni manutentive oggetto dell appalto, ma l Assuntore dovrà provvedere al caricamento delle informazioni così come verranno fornite dal Committente Documentazione tecnica - Certificazioni Scadenziario Il modulo di gestione documentale attualmente in essere consente la gestione di tutte i documenti e le certificazioni tecniche. IL SI dovrà esser integrato con uno scadenziario dei certificati in grado di evidenziare con congruo anticipo (di norma 1 anno, o comunque quanto necessario in relazione alla complessità della procedura di rinnovo) pag.72 di 123

73 le date di scadenza della validità (CPI, ISPESL, verifiche impianti di terra). L attività di rinnovo è compresa nei canoni. Il sistema dovrà consentire la gestione delle operazioni di rilevazione della stabilità degli elementi non strutturali (Riferimento: Intesa ai sensi dell'art. 8, comma 6, della legge 5 giugno 2003, n. 131, tra il Governo, le Regioni, le Province Autonome di Trento e Bolzano, le Autonomie Locali sugli "Indirizzi per prevenire e fronteggiare eventuali situazioni di rischio connesse alla vulnerabilità di elementi anche non strutturali negli edifici scolastici" (4.13/2008/19 CU) (L. 131/03)) eseguite come da previsione contenuta al paragrafo Piani di manutenzione Fa parte dell anagrafe tecnica la redazione dei piani di manutenzione per ciascuno dei beni oggetto dell appalto. La redazione dei piani dovrà utilizzare la stessa scomposizione fisica del patrimonio adottata per le attività manutentive e per la classificazione. Entro i primi 360 giorni di svolgimento dell appalto dovrà essere messo a punto un prototipo di piano di manutenzione, validato dal Team Misto, eventualmente articolato in sotto prototipi diversi per diverse categorie di edifici. Nei successivi 360 giorni l Assuntore dovrà formulare il piano di manutenzione di ciascun bene oggetto dell appalto secondo il prototipo validato, implementando nel S.I. i piani man mano che verranno completati. I contenuti del piano saranno inoltre conformi a quanto richiesto dalla legislazione e a quanto specificatamente richiesto di seguito. Le dizioni della normativa che fanno riferimento al progetto esecutivo, si devono ritenere tutte da eseguirsi da parte dell Assuntore anche se il progetto esecutivo non è previsto o necessario. Il piano integrerà le prescrizioni già contenute in altri capitoli, quali la gestione delle esigenze manutentive, l anagrafe, la manutenzione programmata ecc formalizzando ed integrando il tutto in una formulazione unitaria. Il piano dovrà essere sottoposto in tutte le sue componenti ad accettazione del Direttore dell Esecuzione, che si riserva di dare specifiche o indirizzi, anche durante tutta la durata dell appalto, con conseguente obbligo di modifica/integrazione da parte dell Assuntore. Le specifiche generali per la redazione dei piani sono riportate al cap. 4. L onere per tale prestazione è compensato nella gestione tecnica Anagrafe delle attività svolte dall utente (contenuto) A differenza dell anagrafe tecnica, l anagrafe delle attività svolte dall utente deve tener conto non solo di una classificazione basata sui singoli edifici, ma anche di una classificazione basata sugli Istituti scolastici, dove un istituto può essere costituito da più edifici e uno stesso edificio può ospitare due istituti. Attualmente una tale classificazione è già presente nella parte del portale Alveare dedicata all utenza pag.73 di 123

74 esterna. Dovrà essere possibile recepirla in tutte le sezioni del SI ad esempio per compiere estrazioni dei costi riguardanti un singolo istituto, o delle superfici e dei locali disponibili per quell istituto, della capienza dell Istituto, etc Destinazioni d uso dei locali L Assuntore deve eseguire ricognizione e aggiornamento delle destinazioni d uso dei locali degli edifici oggetto d appalto, e indicati dal Committente, di cui all allegato 1.1, inclusi i beni di cui all allegato 2.5. Per quanto attiene agli edifici scolastici, la destinazione d uso di ciascun locale prevede un glossario comune a tutti gli edifici, costituito dalle definizioni di seguito riportate: 1. Aula 2. Aula in uso diverso 3. Archivio 4. Biblioteca 5. Deposito 6. Infermeria 7. Laboratorio 8. Locale tecnico 9. Palestra 10. Sala Insegnanti 11. Sala riunioni 12. Servizi Igienici 13. Spogliatoio 14. Ufficio 15. Zona ristoro 16. Altro 17. Spazio distributivo Particolare importanza rivestono le modalità di aggiornamento e tracciabilità costante di questa anagrafe. Tali operazioni devono essere svolte entro il 15 settembre di ogni anno. Il S.I. dovrà riportare la capienza di ogni locale. Tale dato dovrà essere rilevato dall Assuntore sulla scorta dei documenti tecnici disponibili ed aggiornato con cadenza annuale sempre entro il 15 Settembre. pag.74 di 123

75 I risultati di questa identificazione devono essere riportati sulle piante degli edifici con apposito layer. Dovrà essere possibile accedere ad una tabella recante tutte le informazioni riguardanti un determinato locale, nonché alle relative immagini, semplicemente cliccando su una pianta in corrispondenza ai singoli locali. Tale funzione dovrà essere supportata dal sistema informatico di gestione. Tale obiettivo dovrà essere sviluppato nel progetto offerta e nel corso dello svolgimento dell appalto, anche in funzione di evoluzioni tecnologiche Rilevazione annua del numero degli studenti e relative elaborazioni e rappresentazioni dei dati L Assuntore deve inoltre provvedere alla rilevazione annua del numero degli studenti e del numero di classi, totale e suddiviso per istituto scolastico e singolo plesso scolastico; deve mantenere aggiornato tale dato e deve inserirlo nel Sistema Informativo (portale Alveare) in modo che sia individuabile tra le caratteristiche di una sede scolastica. La rilevazione annua dev essere effettuata in tre fasi corrispondenti a tre periodi diversi, utilizzando due fonti distinte: 1^ rilevazione: dopo un mese dalla chiusura delle iscrizioni ( si ricorda che tale scadenza è fissata dal Ministero della Pubblica Istruzione e può variare, gennaio-febbraio di norma) Tale rilevazione dovrà avvenire richiedendo i dati ai singoli istituti, e raccogliendoli in tabelle, possibilmente con l utilizzo di form html; 2^rilevazione: I dati dovranno essere richiesti all Ufficio Scolastico Provinciale, e trasferiti dalle tabelle relative agli organici di diritto al sistema informativo (indicativamente mese di Giugno); 3^rilevazione: I dati dovranno essere richiesti all Ufficio Scolastico Provinciale, e trasferiti dalle tabelle relative agli organici di fatto al sistema informativo (indicativamente fine del mese di Agosto) Tutte le rilevazioni dovranno essere inserite nel portale che elaborerà automaticamente i dati fornendo le seguenti indicazioni tramite grafici: aumento diminuzione studenti/classi rispetto anno precedente per singolo istituto, per tipologia di istituti, per polo scolastico per tipologia di indirizzo di studio; Grafici rappresentativi dell occupazione degli edifici scolastici, secondo il modello riportato in Figura 17 pag.75 di 123

76 Figura 17: grafici di occupazione degli edifici scolastici rapporto classi/studenti e spazi singolo istituto (rapporto capienza) Vedere Prototipo allegato 2.6. dovrà inoltre rendere possibile visualizzare sulla planimetria riferita al territorio della Provincia di Treviso, sia complessiva sia per polo scolastico sia per località, tramite grafici, gli istituti e le relative caratteristiche in termini di indirizzi di studio, n. studenti, suddivisi in maschi e femmine, provenienza, n. classi relativamente a: o istituti statali di istruzione secondaria di secondo grado; o istituti paritari; o centri di formazione professionale. o corsi universitari; Il formato di restituzione di tali visualizzazioni è riportato nell allegato 2.7. Dopo un mese dall'assegnazione del servizio dovranno essere inseriti nel S.I. i dati del numero degli studenti riferiti agli anni precedenti (recuperabili presso Ufficio SITI Provincia), al fine di creare una banca dati storica che consenta le elaborazioni citate; Dopo due mesi dall'assegnazione del servizio dovranno essere acquisiti i dati e le informazioni presso la Regione Veneto per la visualizzazione dell'attuale organizzazione del Piano di Dimensionamento e Offerta Scolastica della Provincia di Treviso (tutti gli ordini di scuola), da pubblicare sul portale Alveare. Dovrà inoltre essere possibile il confronto tra i rapporti superfici/studente esistenti e quelle di norma Rilevazione di dati statistici Dal secondo semestre l'assuntore è tenuto ad acquisire almeno una volta all'anno da fonti autorevoli (ISTAT, MIUR, Comuni, Servizi Impiego, Veneto Lavoro, Istituzioni Scolastiche ecc.) i dati relativi a: popolazione nazionale,regionale, provinciale, trend, per fasce di età e relative proiezioni; pag.76 di 123

77 trend degli studenti iscritti alle classi della scuola secondaria di I^ grado, suddivisi per maschi e femmine, italiani e stranieri e rappresentarli con grafici con le modalità come al punto precedente; evoluzione del mercato del lavoro in termini di occupati/disoccupati Italia-Veneto-Provincia Treviso per anno/semestre e per settori occupazionali; comuni di provenienza degli studenti dei singoli istituti Idoneità degli spazi L Assuntore dovrà acquisire dalle scuole con cadenza annuale, alla fine di ciascun anno scolastico, relazioni sull idoneità degli spazi alle attività didattiche, con l individuazione di criticità e proposte migliorative, fializzate a potenziare la qualità dell insegnamento. Esulano da quanto sopra le valutazioni riguardanti la sicurezza dei locali, che formano oggetto di separata trattazione (omogeneizzazione dei DVR). Tale attività riveste un carattere particolarmente strategico, e l Assuntore, opportunamente sostenuto dalla Provincia dovrà operare in modo da indurre gli Istituti a formulare le proprie valutazioni in un ottica di tipo costi/benefici, ovvero di ottimizzazione del valore di ciascuna infrastruttura, inteso come rapporto tra qualità del servizio erogato o potenzialmente erogabile (da dimostrare con parametri oggettivi) e costi per l adeguamento. In tale circostanza dovranno essere acquisiti o comunque sistematizzati tutti gli interventi di manutenzione, generalmente migliorativa, o di manutenzione ripartiva ma comunque connessa alla funzionalità delle attività scolastiche, richiesti dalle Istituzioni Scolastiche ma non realizzati per carenza di risorse finanziarie. Di tale attività dovrà essere redatto un report gestibile dal Sistema Informatico Totem di identificazione delle scuole L Assuntore deve verificare la corretta installazione dei totem di identificazione ed eventualmente provvedere ad un corretto consolidamento o fornitura a nuovo di totem nel caso di totem rovinati o non più rispondenti alle caratteristiche dell'istituto. Tale prestazione deve intendersi compresa nel canone di gestione tecnica Anagrafe della Sicurezza Si ritiene di dedicare una specifica sezione dell anagrafe al tema della sicurezza sia per l importanza che evidentemente e comprensibilmente l argomento riveste, importanza tale da giustificare ed anzi specificamente richiedere una trattazione ad hoc, sia per il carattere trasversale diell argomento, che interessa sia aspetti connessi con le caratteristiche dei Beni oggetto dell Appalto, sia con le modalità con cui i Beni stessi vengono utilizzati. L argomento pertanto risulta trasversale all anagrafe tecnica ed all anagrafe Economico-Amministrativa, e si è ritenuto opportuno dedicare uno specifico spazio nel contesto dei Sistemi Informativi e delle procedure ad essi sottese. pag.77 di 123

78 Sicurezza degli edifici Trae origine dall attività di omogeneizzazione dei Documenti di Valutazione dei Rischi già svolta nel corso della seconda generazione del Global Service (vedi allegato 2.8). I risultati del lavoro svolto nella seconda generazione sono stati riportati su un supporto di tipo rigido (file pdf), il che ha impedito successivi sviluppi. Compito dell Assuntore sarà l implementazione di una specifica sezione nello spazio del Sistema Informativo dedicato a ciascun istituto e ciascun edificio, con l obiettivo di una maggior schematizzazione. In pratica non si dovranno rendere omogenei i DVR, attività rivelatasi estremamente problematica data l estrema varietà delle sensibilità adottate dagli estensori dei documenti, ma si dovrà schematizzare l insieme delle informazioni atte a rappresentare il livello di sicurezza degli edifici, in relazione alle attività in essi svolte, in un ottica di pianificazione futura di interventi di adeguamento. Tale sezione dovrà essere integrata con le sezioni relative alla gestione del monitoraggio degli elementi non strutturali (paragrafo 3.4.5) ed in generale con tutte le sezioni relative a controlli periodici che abbiano impatto ai fini della sicurezza (impianti elettrici, presenza fibre di amianto aerodisperse, eventuali verifiche per la presenza di radon, etc.) Sicurezza delle attività manutentive Deve consentire al Committente di verificare il corretto esercizio delle funzioni di Responsabile dei Lavori da parte dell Assuntore. Il sistema dovrà gestire l anagrafe di tutte le imprese subappaltatrici o sub affidatarie a qualsiasi titolo, per ciascuna delle quali dovranno essere indicati: Attività svolta; Generalità del legale rappresentante Generalità del direttore/direttori tecnico/tecnici Documentazione di verifica dell idoneità tecnica, in particolare Per le imprese o o o o iscrizione alla camera di commercio, industria ed artigianato con oggetto sociale inerente alla tipologia dell appalto documento di valutazione dei rischi di cui all articolo 17, comma 1, lettera a) o autocertificazione di cui all articolo 29, comma 5, del decreto legislativo 81/2008. documento unico di regolarità contributiva DURC dichiarazione di non essere oggetto di provvedimenti di sospensione o interdittivi di cui all art. 14 del decreto legislativo 81/2008. Per i lavoratori autonomi o iscrizione alla camera di commercio, industria ed artigianato con oggetto sociale inerente alla tipologia dell appalto pag.78 di 123

79 o o o specifica documentazione attestante la conformità alle disposizioni di cui al presente decreto legislativo di macchine, attrezzature e opere provvisionali elenco dei dispositivi di protezione individuali in dotazione attestati inerenti la propria formazione e la relativa idoneità sanitaria ove espressamente previsti dal decreto legislativo 81/2008 o documento unico di regolarità contributiva di cui al Decreto Ministeriale 24 ottobre 2007 abbreviato. DURC. La documentazione dovrà essere scannerizzata e reperibile attraverso il modulo di gestione documentale. Per i documenti di più pagine si riprodurranno almeno le prime 2 pagine e si farà riferimento al cartaceo che l Assuntore dovrà esibire a semplice richiesta del Committente. Per le attività che ricadono nell ambito di applicazione del titolo IV del D. Lgs. 81/2008 l Assuntore dovrà predisporre l anagrafe delle commesse, per ciascuna delle quali dovrà indicare: Le imprese impegnate incluse le eventuali sub affidatarie, in modo che sia possibile risalire alla documentazione di ciascuna impresa contenuta nell apposita sezione anagrafica Il nominativo del Coordinatore per la Sicurezza in fase di Progettazione Il nominativo del Coordinatore per la Sicurezza in fase di Esecuzione La notifica preliminare Il Piano di Sicurezza e Coordinamento Il Fascicolo con le caratteristiche dell'opera ( art.91 comma 1b, allegato XVI del D.Lgs.81/08 e s.m.i.) Eventuale ulteriore documentazione tecnica (PIMUS, Omologazioni di apparecchiature varie, etc) Anche in questo caso la documentazione dovrà essere scannerizzata e reperibile attraverso il modulo di gestione documentale. Per i documenti di più pagine si riprodurranno almeno le prime 2 pagine e si farà riferimento al cartaceo che l Assuntore dovrà esibire a semplice richiesta del Committente Gestione delle attività manutentive Il sistema informativo dovrà supportare la ridefinizione della classificazione delle attività manutentive secondo lo schema riportato nella Figura 18. Lo schema non prevede nuove categorie di interventi rispetto a quelli già in essere, ma prevede una ridefinizione del procedimento di classificazione di ciascun intervento. Il sistema, in particolare, dovrà consentire una gestione separata degli interventi di manutenzione ciclicopredittiva rispetto alla gestione degli interventi di manutenzione su richiesta, comunque gli stessi siano classificati. pag.79 di 123

80 Resta fermo che all occorrenza dovrà essere possibile visualizzare congiuntamente tutti gli interventi eseguiti o programmati, indipendentemente dalla categoria a cui essi appartengono. Analogamente il sistema dovrà consentire di filtrare gli interventi per ciascuna delle ripologie evidenziate nella Figura 18, e per qualsiasi intervallo di tempo. pag.80 di 123

81 Figura 18: Classificazione degli interventi di manutenzione

82 Gestione dei Rapporti di Lavoro Gli esecutori provvedono ad eseguire l intervento e ne danno una rendicontazione mediante Rapporti di Lavoro (RdL). Il Rapporto di Lavoro dovrà essere registrato su supporto informatico ed implementato in apposita sezione da creare nel Sistema Informativo. Dovrà avere i contenuti specificati al vol. 4. Potrà essere redatto provvisoriamente su supporto cartaceo, da trasferire nel più breve tempo possibile nel sistema informativo, od essere redatto direttamente su supporto informatico (con l utilizzo di apparecchiature di registrazione sul posto) per una trasmissione diretta o mediata sempre al sistema informatico. E comunque di fondamentale importanza per il controllo della qualità del servizio che il rapporto di lavoro venga emesso ed imputato nel sistema informatico in tempi estremamente brevi. Non a caso il tempo di imputazione costituisce uno dei parametri di maggiore importanza nella valutazione della performance dell Assuntore Miglioramento dell integrazione tra le diverse componenti Il S.I. si è evoluto nelle successive generazioni di Global Service da strumento di semplice gestione del rapporto contrattuale e rappresentazione del patrimonio (nella prima generazione), a strumento di gestione del patrimonio (nella seconda generazione). Tale evoluzione non può però ancora considerarsi completa, in quanto restano comunque fuori dalla rappresentazione all interno del S.I. una serie di informazioni, spesso anche di rilevante importanza, quali in primo luogo tutte le informazioni sulle attività d investimento realizzate dall Amministrazione attraverso strumenti diversi dal Global Service. Il Sistema Informativo dovrà pertanto implementare una nuova sezione che consenta la gestione, ancorchè a livello sntetico, di informazioni su attività che coinvolgano il patrimonio seppure esterne al rapporto contrattuale del Global Service. L implementazione delle informazioni sarà poi a carico del Committente. Inoltre, nello sviluppo delle nuove funzioni del S.I. dovrà essere assicurato il presidio dei seguenti ambiti: - Ricerca di automatismi per connettere funzionalmente il livello di interventi eseguiti su un determinato bene con la sua rappresentazione di sintesi quale risultante dal modulo Condition e dagli ulteriori moduli che verranno implementati nel nuovo S.I.(es. sviluppo di contatori per il computo degli interventi migliorativi, riparativi, migliorative, e quantificazione virtuale di ciascun intervento a canone con attribuzione ai diversi centri di costo (beni)); - Ricognizioni e report con cadenza min annuale che evidenzino per ciascun bene gli interventi eseguiti e la conseguente variazione di condizione rispetto all anno precedente; - Possibilità di conoscere attività tecniche in corso (progetti, lavori, studi, etc.) sui diversi edifici attraverso la consultazione della scheda generale del fabbricato. pag.82 di 123

83 3.5.4 Nuovi strumenti di classificazione strategica del patrimonio L attuale funzione diagnostico-gestionale, che interessa le condizioni manutentive dei Beni (modulo Condition del S.I. esistente, dovrà essere perfezionata ed estesa. ( Scoring Matrix) In particolare il perfezionamento, da attuarsi relativamente al modulo condition dovrà prevedere una modifica dell attuale classificazione basata su 3 possibili stati (Nuovo, medio e -2 ovvero scadente) con l introduzione di 2 stadi intermedi tra nuovo e medio e tra medio e scadente). Inoltre l Assuntore dovrà provvedere, previo confronto con il team interno in sede di team misto di gestione del Global Service, alla riformulazione degli elementi di scomposizione dell organismo edilizio, attualmente nel n. di 10, portandoli a 17. L estensione della funzione diagnostico-gestionale dovrà dovrà prevedere la realizzazione di moduli di diagnosi e classificazione sintetica del patrimonio per i quali, con un sistema analogo a quello creato per la classificazione delle condizioni manutentive, vengano determinati degli Stati Medi relativi ai seguenti parametri: Caratteristiche di efficienza energetica Costi di manutenzione ed esercizio Idoneità degli spazi in relazione al n. di studenti frequentanti Idoneità qualitativa degli spazi Rispetto normativo (sicurezza, prevenzione incendi, barriere architettoniche) Analisi delle condizioni di sicurezza Il progetto offerta e gli sviluppi successivi finalizzati all implementazione del sistema, da perfezionarsi anche insede di Team Misto, potranno prevedere ulteriori parametri di classificazione o una revisione, motivata e ragionata, dei parametri elencati. Alcuni parametri (caratteristiche di efficienza energetica, analisi delle condizioni di sicurezza) verosimilmente richiederanno un analisi basata su una scomposizione dell edificio in elementi, su un modello analogo a quello attuato per la condition, dove gli elementi potranno essere un sottoinsieme degli elementi già individuati per la condition (ad es. nel caso dell efficienza energetica saranno rilevanti pareti perimetrali, chiusura superiore, infissi esterni ed impianti; nel caso della sicurezza rileveranno gli elementi tecnologici della scomposizione finalizzata alla condition ma anche elementi non connessi direttamente alla fisicità dell edificio, come ad esempio la presenza di piani di evacuazione, le condizioni delle vie d esodo, degli arredi, ecc.) Per ciascun edificio verrà poi determinata la classificazione relativamente allo stato medio definito per ciascun parametro (scostamento rispetto allo stato medio di efficienza energetica, alla media dei costi manutentivi e di esercizio, all idoneità degli spazi in relazione agli studenti frequentanti, ecc.) pag.83 di 123

84 Il tutto dovrà contribuire a fornire una matrice di valutazione complessiva delle condizioni di efficienza e degli oneri di gestione del patrimonio, utile ai fini di una programmazione strategica degli interventi. Un prototipo di matrice, riportato come elemento di riferimento, ma che dovrà essere oggetto di sviluppo, è riportato nelle figure 19 e 20, la prima delle quali rappresenta i valori numerici effettivi degli indicatori di valutazione adottati, la seconda gli stessi indicatori dopo pesatura ed omogeneizzazione. Figura 19: Matrice degli indicatori di sintesi pag.84 di 123