RENDICONTAZIONE PROGETTI & PREPARAZIONE AUDIT LINEE GUIDA

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1 RENDICONTAZIONE PROGETTI & PREPARAZIONE AUDIT LINEE GUIDA Milano aprile 2009

2 1. VERIFICHE CONTABILI Verificare che i tassi di cambio siano correttamente inseriti: o cambio info Euro per tutti i mesi o secondo accordi con il donor; Nel caso in cui il progetto venga implementato in due zone geografiche diverse (ad esempio una parte in Senegal ed una parte in Italia) verificare sin dall inizio che la codifica sia la medesima e che permetta poi una reintegrazione semplice. Accertarsi che il budget a cui si fa riferimento corrisponda con il budget definitivo approvato formalmente dal donor e con le eventuali successive modifiche budgettarie. Se c è un c/c bancario dedicato di progetto, effettuare la riconciliazione bancaria: o Verificare la corrispondenza degli e/c bancari con i mastrini banche; o Controllare di aver considerato i costi bancari o Accertarsi che il conto non vada mai in rosso ma che non resti neppure con saldi attivi (i non spesi sono da restituire). o Evitare che il conto maturi degli interessi e in ogni caso verificare con il donor se questi possano essere spesi o vanno restituiti a saldo. Effettuare la riconciliazione di cassa: o Verificare nei mastrini casse che le casse non vadano mai in negativo; o il saldo finale nei mastrini casse corrisponda col saldo fisico; o accertarsi che la cassa non resti con dei saldi attivi (che sono d restituire). Nel caso in cui si lavori con altri partner, creare una scheda contabile in xls di crediti/debiti che dovrà comunque chiudere a zero Mastrini debiti/crediti diversi: o Evitare di utilizzare i fondi per altre attività ma ove questo avvenga, registrare crediti verso xy e chiudere a zero prima di terminare tutte le attività per avere il tempo di spendere i fondi per le attività; 2

3 Verificare che i costi indeducibili siano pari a zero: o Accertarsi in primo luogo che eventuali indeducibili non possano essere effettivamente imputati in qualche linea del progetto; o Verificare poi che eventuali indeducibili non possano essere imputati in qualche altro progetto in corso, con rimborso da quel progetto. o Verificare se è possibile sostituire questa spesa o Verificare infine, se le altre possibilità non sono realizzabili, se l associazione è in grado di assumere questo costo imprevisto. Premesse fondamentali sono: la conoscenza delle regole del donor (contratto, budget commentato, mail con il donor, chiarezza, dettaglio) 2. CONTROLLO DOCUMENTAZIONE/CONTABILITA Verificare la coerenza dello sbilancio con il rapporto finanziario e stampare lo sbilancio. In caso di incongruenze, verificare i mastrini e la situazione contabile. Verificare che ci siano i documenti cartacei in riferimento a tutte le registrazioni contabili. Stampare tutti i mastrini dei conti di progetto per controllo con pezze giustificative e imputazioni. Verificare che tutte le registrazioni contabili siano state imputate correttamente sul capitolo di spesa del budget. Controllare che tutti i pagamenti via banca abbiano la copia del bonifico o assegno allegato. Se il pagamento è stato fatto con assegno, controllare che ci sia il relativo estratto conto. Verificare di avere tutte le ricevute di pagamento in contanti allegati ai documenti contabili. Esempio fattura con timbro pagato e varie ricevute di pagamento per anticipi e saldo. Controllare che tutti i pagamenti registrati in contabilità (anticipi e saldo) corrispondano al totale della spesa di riferimento. Controllare che tutti i documenti contabili abbiano il timbro PAGATO e il codice di progetto sopra. 3

4 La lingua di descrizione contabile deve essere quella del contratto o comunque concordata con il donor. Verificare che le date delle registrazioni contabili non siano mai antecedenti alla data dei documenti contabili. Verificare che, in caso di registrazioni contabili in data successiva alla data del documento, nella descrizione sia riportata tra parentesi la data del documento. Verificare che tutte le spese effettuate rientrino nel periodo di eleggibilità dei costi. Controllare che tutti i documenti contabili siano eleggibili. Tenere sotto controllo l eventuale ripartizione di spesa (vedi budget preventivo associazione) tra i diversi donors (es. ufficio, casa, macchine ripartiti su piu progetti) Verificare che la data dei contratti non sia mai successiva alla data di chiusura delle attività del progetto. Verificare che tutti i pagamenti siano saldati entro i tempi previsti dal donor Verificare che la descrizione e l importo della spesa corrisponda al documento contabile di riferimento. Controllare di aver inserito correttamente i costi bancari (le commissioni bancarie direttamente imputabili ad un acquisto inserirle nella linea dell acquisto, mentre i costi generali inserirli nella linea costi bancari o secondo accordi presi con il donatore). Nei costi bancari non inserire eventuali perdite per cambio (svalutazione valuta se il progetto viene implementato con diversa valuta di spesa) ; verificare con il donatore per tempo per potersi attrezzare per tempo onde evitare di trasferire e spendere più danaro per raggiungere il budget di spesa previsto. Verificare che le imputazioni di gettoni, consulenze o altre forme di pagamento ad altri partners e/o controparti, corrispondano con quanto previsto nei protocolli d accordo. Se non esistono protocolli d accordo stabilirli formalmente sin dall inizio del progetto. 4

5 3. PERSONALE: CONTRATTI, DICHIARAZIONI E DOCUMENTI LEGATI AL CONTRATTO Verificare di avere contratti e proroghe per tutto il personale dichiarato. Verificare che ciascun membro dello staff imputato al progetto sia sempre inserito nella corretta linea di budget. Verificare che siano state fatte delle lettere di incarico a progetto nel caso in cui il contratto è generico e con periodi di riferimento più lunghi del progetto. Nel caso in cui un lavoratore lavora su piu progetti, controllare che il lavoratore non sia imputato contemporaneamente in due progetti diversi. Verificare che siano fatte delle lettere di incarico specifiche. Controllare di aver modificato o rinnovato i contratti in caso di estensione del progetto. Tutte le modifiche del periodo di presenza devono essere motivate e comunicate al donor. Non sono riconosciute spese relative a periodi precedenti o successivi a quelli dichiarati. I documenti comprovanti il trasferimento bancario sono la disposizione riportante il nome del cooperante e la contabile bancaria. Il solo estratto conto non è sufficiente a giustificare il pagamento. Saldare i pagamenti con i collaboratori, per il periodo imputato a progetto, entro i tempi della rendicontazione a meno che il donatore non stabilisca altre regole. Verificare in caso di anticipi stipendi se l importo totale tra anticipi cassa e banca e saldo corrispondono all ammontare come da contratto. Verificare che siano previste e correttamente imputate imposte e tasse secondo il rapporto di collaborazione/affitto; considerare come costo del personale/o degli spazi anche eventuali assicurazioni stipulate per lo svolgimento di eventi specifici. 5

6 Le multe o il pagamento di danni provocati durante l implementazione di eventi non sono rendicontabili. Prevenire con assicurazioni, e provvedere per tempo, nel caso, con altre soluzioni. Le more per l'errato calcolo, il ritardato o il mancato pagamento di imposte non sono eleggibili 4. DOCUMENTAZIONE PER ACQUISTI, LAVORI E SERVIZI La documentazione relativa alla gestione degli acquisti, lavori e servizi (vedi procedure donor), deve comprendere: o richiesta quotazioni (stessa data) timbrata e firmata per ricezione. La richiesta deve indicare con precisione la tipologia del prodotto. o Quotazioni che evidenzino criteri di selezione (prezzi, quantita, qualita, tempi consegna). Sulle quotations dovrebbero essere specificati quantita disponibili e tempi di consegna. o Si devono formalizzare i criteri di scelta (documento interno firmato dal responsabile dell'acquisto con tabella confronto prezzi e descrizione dei motivi che hanno portato alla scelta del fornitore). o Per lavori e servizi vengono richiesti i contratti (entro le date di implementazione attivita). Per la fornitura di beni occorre l'ordine che deve riportare quantita previste, tempi di consegna, prezzi previsti. o Autorizzazione alla spesa. o Documento di consegna e trasporto dal fornitore alla logistica. Fattura e ricevute di pagamento anticipi e saldi dell' importo della fornitura a cui fa riferimento la fattura. o Se il pagamento è fatto con assegno occorre copia dell'assegno + estratto conto, altrimenti disposizione e contabile bancaria 5. AMMORTAMENTI Verificare se il donor accetta gli ammortamenti cioè il carico di una quota di deprezzamento di un bene di proprietà dell Associazione. In tal caso rifarsi alle regole civilistiche in materia (vedi dettaglio cespiti e aliquote di ammortamento) 6

7 7. ARCHIVIAZIONE E DOCUMENTAZIONE DA ALLEGARE Creare un faldone documenti ufficiali di progetto : o Accordo di collaborazione firmato; o Documento di progetto firmato; o Budget definitivo o modificato con approvazione del donor; o Rapporti narrativi e finanziari inviati; o Inventario ufficiale degli équipements acquistati con i fondi donor o Comunicazioni al donor anche se unilaterali o Lista del personale, collaboratori ecc. o Protocolli d accordo con partners e controparti o In caso di nce o ce allegare l avenant (ricordarsi in questo caso che occorre predisporre avenants a tutti i contratti, accordi e protocolli) Creare un faldone contabilità finanziaria : o Copia bancaria sovvenzione ricevuta o estratto conto banca, uscita banca entrata cassa progetto o stampa mastrini banca e cassa mensili e archivio insieme ad e/c bancari mensili Creare un faldone pagamenti : o lista personale con nome, cognome, ruolo, luogo di lavoro, periodo, salario lordo o contratti e avenants a copertura del periodo o fiches per il pagamento cumulativo delle imposte (non fare le fotocopie da allegare al voucher del singolo pagamento) o stessa cosa per pagamento affitto case, ufficio, magazzino, sale, auto ecc Creare un faldone contabilità di progetto : stampa dei mastrini di ogni linea di budget e dei voucher per ogni registrazione contabile, sui quali allegare le pezze giustificative. 8. REGOLE DONORS E RAPPORTI Controllare che le procedure di procurement siano conformi alle procedure del donor e tengano conto delle eventuali deroghe. Controllare che le deroghe siano formali e scritte (no silenzio assenso) 7

8 Verificare che eventuali sbudgettamenti nelle linee di budget non superino il limite percentuale previsto dal donor (esaminare i contratti di collaborazione col donor e verificare l esistenza di eventuali autorizzazioni per il supero di questi limiti ottenute dal donor) Verificare la presenza di T.o.r per l eleggibilità dei costi: implementing partners, contractors, fattibilità, visibilità, monitoring, valutazioni, audit Controllare di aver spiegato adeguatamente nel rapporto narrativo eventuali modifiche/variazioni dei capitoli di budget. I rapporti finanziari e narrativi devono essere coerenti tra loro Verificare altre particolarità e deroghe su corrispondenza col donor (lettere di accompagnamento ai report, altra corrispondenza, etc). 8