Il sistema intelligente per la registrazione delle fatture

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1 Il sistema intelligente per la registrazione delle fatture

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3 Raccoglie Documenti cartacei ed elettronici consegnati fisicamente o ricevuti via internet Estrae Tutti i dati utili alla registrazione Prepara Prepara la prima nota contabile Conserva Predispone gli archivi per la conservazione digitale

4 Raccolta documenti La sola attività di ricezione del cliente e presa in carico dei documenti, senza particolari formalità può richiedere un tempo medio di 10 minuti a cliente per ogni operazione. Vediamo l incidenza su 100 ditte. Ditte Totali 100 Mensili - 30 Tempo consegna documenti (media) 10 minuti x 12 volte anno 120 * 30 = 3600 minuti (60 ore) [ 8 gg ] Trimestrali minuti x 4 volte anno 40 * 70 = 2800 (46 ore) [ 5/6 gg ] Tempo Gestione aggiungere tempo fotocopie, numerazione, fascicolazione, restituzione e aumentare i 10 minuti in proporzione 15 gg x???? =

5 Processo raccolta documenti Nel processo di raccolta tradizionale, si costringono i clienti che hanno documenti elettronici a stamparli. La particolarità di alcuni documenti genera fotocopie, la consegna e concentrata a fine periodo. Documenti elettronici Stampa Riconsegna Ditta cliente Documenti cartacei Accumula Copia alcuni Consegna allo studio Studio Attività di reception Ordinamento Registrazione Marcatura Fotocopiatura Sistemazione

6 Spazio ai clienti elettronici Ditta cliente Ha un computer? Requisito essenziale Produce documenti elettronici? Può inviare le fatture pdf via internet Lo studio risparmia il 75% del tempo Riceve documenti elettronici? Può inviare anche le fatture di acquisto pdf ricevute Lo studio risparmia il 75% del tempo Ha uno scanner o multi funzione? Può anche acquisire le cartacee ed inviarle Lo studio risparmia il 60% del tempo Se non fornisco strumenti innovativi perdo il cliente QUANTI SI'? Se fornisco strumenti innovativi risparmio sui costi Studio Attivare la ricezione elettronica dei documenti

7 Attivare la ricezione elettronica Lo studio abilita le ditte ad inviare documenti via web. REGALA un programma per il collegamento, la scansione e l invio. Consegna delle etichette per codificare i documenti cartacei. Per gli elettronici è bene fare un sezionale a parte.

8 La ditta cliente invia documenti elettronici La ditta con il programma gratuito che ha ricevuto invia documenti elettronici. Se vuole etichetta e scansiona i documenti cartacei.

9 Processare i documenti ricevuti La studio da una consolle unica vede l elenco delle ditte che hanno inviato documenti o che hanno documenti da registrare. Avvia il processo OCR per i cartacei (riconoscimento del testo) E avvia l elaborazione della prima nota

10 Il risultato Estrazione dati e controllo Dati generali Dati iva Dati contabili

11 Il risultato Dati generali Dati iva Dati contabili Dati pag.to

12 Il risultato Dati generali Dati iva Dati contabili Dati Intra

13 I cartacei ricevuti in studio Acquisire velocemente i cartacei ricevuti in studio La scansione avviene velocemente grazie ai bar code che separano e codificano i documenti. I clienti possono COLLABORARE con lo studio, usando clips (e non spille) e applicando le etichette

14 I barcode Per attivare la scansione di numerose pagine (scansione massiva di lotti di documenti) occorre interporre tra ogni documento un elemento separatore che faciliti il raggruppamento delle pagine. Questo può essere: Un foglio separatore Un foglio bianco Una etichetta con codice a barre Un dato presente sul documento L etichetta con bar code è il separatore più utilizzato

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16 Il risultato Dati generali Dati iva Dati contabili

17 La prima nota di Captidoc All avvio vediamo l elenco delle ditte assegnate all utente e per ogni ditta le tipologie e le quantità di documenti in elaborazione.

18 La prima nota di Captidoc Nel dettaglio vediamo i singoli documenti. Con il comando Prepara si avvia la composizione della prima nota.

19 Il ragionamento Sottotipo documento In fatture acquisto abbiamo schede carburante, ricevute, assicurazioni, il programma individua il sottotipo per scegliere anche la causale o eventuali regole specifiche Scelta conti iva Dalla prima nota storica il programma apprende conti e tipo iva di ogni fornitore / ditta Soggetto Un soggetto è sempre la ditta, se sono fatture di vendita verrà usata come fornitore se fatture acquisto come cliente. L'altro soggetto è il primo dato che il programma cerca Decodifica iva conti detraibilità L'utente insegna al programma i comportamenti SOGGETTIVI di ogni contabilità Applicazione di codici iva Dati generali Sono dait generali, il numero, la data, il totale documento utilizza i dati ricercati per generare comportamenti specifici come: Applicazione di indetraibilità Applicazione di conti Dettaglio iva Castelletto iva nel massimo dettaglio Dat Utili Spese (trasporto bolli incasso) anticipazioni, totali merce, sconti etc.

20 Fatture Normali

21 Fatture Normali

22 Fatture Normali

23 Fatture Intra

24 Fatture con decodifica

25 Personalizzando detraibilità e conto sulla base del numero apparato o del numero tessera, otteniamo una registrazione già completa.

26 Fatture con decodifica

27 Viene automaticamente applicata la indetraibilità e assegnati i giusti conti

28 Collegamento lynfa I documenti registrati rimangono collegati alla prima nota e possono essere visualizzati dal partitario.

29 Altri Automatismi e funzioni TASTO FUNZIONE + % - DAL TOTALE DOCUMENTO SCORPORA IVA TASTO FUNZIONE dal dettaglio iva e totale documento genera movimento contabile PAGAMENTI: Permette di inserire gli estremi del pagamento EFFETTI: Permette di inserire lo scadenziario RITENUTE: Permette di inserire gli estremi della ritenuta nel pagamento di fornitori professionisti.

30 Criticità Organizzare bene la scansione Coinvolgere i clienti Sfruttare al massimo la ricezione elettronica Utilizzare strumenti efficienti Monitor 24/27 o doppi REQUISITI Stampante zebra GK420T Etichette 2*1 pollici Nastri a trasferimento Altri requisiti Vedi scheda prodotto.

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34 Vantaggi della raccolta elettronica

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