MANUALE PROGRAMMA FATTURAZIONE ELETTRONICA PA

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1 MANUALE PROGRAMMA FATTURAZIONE ELETTRONICA PA Il programma permette di importare da ADHOC le fatture destinate alla pubblica amministrazione e predisporre il relativo file XML per l invio. Il file XML andrà poi firmato digitalmente con le procedure della firma digitale posseduta (es. Aruba Key) Vedi Quindi il file XML firmato andrà inviato al servizio SDI (sistema di interscambio) via posta elettronica certificata (PEC) oppure (avendo l apposito PIN) via web. Vedi Sul sito ufficiale vi sono anche delle guide utili per capire che dati si possono o devono inserire in una fattura PA. Il documento più utile all operatore finale in tal senso è Suggerimenti per la compilazione della FatturaPA Vedi GSC Computers & Software Snc 1 Fatturazione Elettronica PA

2 Il programma è monoutente. Anche se installato su un server e condiviso fra più utenti può essere utilizzato da un singolo utente per volta. Il programma può essere configurato per gestire più aziende. All avvio del programma compare la maschera di scelta dell azienda su cui lavorare. Cliccare sulla riga dell azienda voluta e poi su [Conferma] Dalla stessa maschera, cliccando su [Manutenzione] si apre il relativo menu che permette di creare e configurare le aziende di lavoro I dati di configurazione di un azienda sono minimali e includono la descrizione, il nome della cartella di lavoro (evitare spazi e punteggiature) e la versione del file XML da generare (SDI11 a partire da febbraio 2015) GSC Computers & Software Snc 2 Fatturazione Elettronica PA

3 Il menu principale è sempre visibile sulla sinistra e comprende 5 sottomenù selezionabili cliccando sul relativo tag. 1 Attività. Contiene la gestione principale (Elenco Documenti) e l opzione per uscire da programma. 2 Anagrafiche Base. Contiene le chiamate per gestire le tabelle Nazioni, Province, Divise (Valute), Causali Pagamento, Resa. 3 Codifiche PA. Contiene le chiamate per gestire le quattro tabelle di codifica della PA, visionabili sul sito ufficiale, Regimi Fiscali, Tipi Cassa, Modalità Pagamento, Natura Beni e Servizi 4 Configurazioni. Contiene i parametri dell azienda e la configurazione per l interfacciamento al gestionale (es. ADHOC) 5 Manutenzione. Contiene una procedura per la manutenzione (ottimizzazione) degli archivi Ad esempio cliccando sul tag Codifiche PA e poi su Tipi Cassa si può vedere GSC Computers & Software Snc 3 Fatturazione Elettronica PA

4 CONFIGURAZIONE Cliccando sul tag Configurazioni e poi sul pulsante del menu Configurazione si può specificare il percorso del programma ADHOC da cui pescare i dati. Vi sono anche i parametri per un invio automatico dei dati utilizzando un server FTP oppure dei WebServices a seconda del servizio sottoscritto. Cliccando su Salva i dati vengono memorizzati. GSC Computers & Software Snc 4 Fatturazione Elettronica PA

5 Cliccando poi sul pulsante Parametri Azienda (sempre del tag Configurazioni ) si possono specificare tutti i dati dell azienda (dati trasmittente, dati cedente/prestatore, dati sede, ecc.. selezionando le pagine tramite gli appositi tag) Compilare tutti i dati significativi e confermare cliccando su Salva. Se è stato configurato il collegamento con ADHOC possiamo cliccare sul pulsante per precompilare alcuni dei dati. E necessario però che in ADHOC questi dati siano stati specificati (vedi pag. seguente) GSC Computers & Software Snc 5 Fatturazione Elettronica PA

6 ADHOC In ADHOC le tabelle relative alla fatturazione PA si trovano nel modulo fatture elettroniche: Ognuna delle quattro tabelle possiede un pulsante per poter precaricare il contenuto Nei dati azienda di ADHOC, nella pagina Tel./Titolare, ora troviamo una sezione da compilare riguardante la fatturazione PA, dove indicare il Regime Fiscale e altri dati. GSC Computers & Software Snc 6 Fatturazione Elettronica PA

7 Nell anagrafica clienti di ADHOC, nella pagina Altri Dati troviamo da specificare il Codice IPA (indice della pubblica amministrazione). C è anche un comodo pulsante di richiamo del sito che contiene l elenco delle pubbliche amministrazioni con i vari dati, compreso il codice IPA. GSC Computers & Software Snc 7 Fatturazione Elettronica PA

8 Cliccando sul pulsante col simbolo dell Euro Troviamo il Codice IPA Nell anagrafica Pagamenti di ADHOC troviamo la casella per specificare la Modalità Pagamento per la PA GSC Computers & Software Snc 8 Fatturazione Elettronica PA

9 Nell anagrafica dei Codici IVA di ADHOC troviamo la casella per specificare la Natura per la PA La procedura Fatturazione PA quando si interfaccia con ADHOC prenderà in considerazione solamente documenti relativi a clienti con Codice IPA compilato. GSC Computers & Software Snc 9 Fatturazione Elettronica PA

10 Variazioni tabelle ADHOC per Fatturazione PA (versione SDI 1.1 in vigore dal 2 febbraio 2015) PA Tabella Modalità Pagamento Variare la descrizione del codice MP08 da carta di credito a carta di pagamento Aggiungere i seguenti codici e descrizioni MP18 bollettino di c/c postale MP19 SEPA Direct Debit MP20 SEPA Direct Debit CORE MP21 SEPA Direct Debit B2B PA Tabella Natura Aggiungere il seguente codice e descrizione N6 inversione contabile (reverse charge) GSC Computers & Software Snc 10 Fatturazione Elettronica PA

11 IMPORTAZIONE FATTURE Una volta entrati nel programma avendo selezionato l azienda di lavoro, cliccare su [Elenco Documenti] Compare l elenco dei documenti precedenti e il menu seguente, suddiviso in tre sezioni, Attività, Edit e XML. GSC Computers & Software Snc 11 Fatturazione Elettronica PA

12 Dal menu Attività possiamo importare in blocco dei documenti da ADHOC cliccando su [Importa] Compare la richiesta del periodo da importare Il programma importa solamente documenti di ADHOC legati a clienti con codice IPA compilato in anagrafica. Inoltre in fase di importazione viene controllato il numero documento per evitare di importare più volte la stessa fattura. Al termine compare il riepilogo di quante fatture sono state importate GSC Computers & Software Snc 12 Fatturazione Elettronica PA

13 Durante l importazione ogni fattura viene controllata per verificare se i dati sono sufficienti a generare il file XML. Quindi sull elenco compare lo stato. Una fattura appena importata può avere stato = A (Aperto) che significa che la generazione del relativo XML non dovrebbe dare problemi. Alternativamente può avere stato = E (Errore) che significa un problema nei dati che impedisce la generazione del file XML (mancanza di alcuni dati oppure incongruenza negli stessi) Infine può avere stato = I (Incompleto) che significa principalmente che è stata importata una fattura con codici CIG e CUP ma deve essere completata con i dati dell ordine di acquisto. NB: con questa modalità è stato scelto di fare un documento XML per ogni documento (fattura) da inviare. Sebbene le regole del Sistema di Interscambio permettano di inserire più fatture in un unico file XML (se relative allo stesso destinatario) pensiamo che in questo modo sia più semplice gestire le varie operazioni. Con la modalità di compilazione manuale rimane comunque la possibilità di creare documenti XML contenenti più fatture. Gli altri tipi di stato previsti sono X (XML generato), T (Trasmesso XML), C (Completato) Lo stato di un documento XML viene cambiato automaticamente dal programma in alcuni casi (generazione XML, test ecc..) mentre in altri casi è a carico dell operatore. Cliccando col tasto destro del mouse sulla casella dello stato compare un menu contestuale dove selezionare il nuovo stato da assegnare al documento evidenziato. GSC Computers & Software Snc 13 Fatturazione Elettronica PA

14 In alternativa, cliccando dal menu a sinistra sul pulsante [Modifica] possiamo entrare nella maschera di modifica dell intestazione, che comprende anche i dati dello storico e lo stato. GSC Computers & Software Snc 14 Fatturazione Elettronica PA

15 MODIFICHE E CORREZIONI Per visualizzare e modificare un documento, selezionarlo cliccandoci sopra, poi cliccare su [Lista Documenti] Compare una finestra con l elenco fatture abbinate al documento (normalmente ce n è una sola). Cliccando su [Modifica] si entra nel dettaglio del documento GSC Computers & Software Snc 15 Fatturazione Elettronica PA

16 Da qui possiamo visualizzare le righe che compongono il documento cliccando su [Righe] Possiamo visualizzare il castelletto di riepilogo delle aliquote IVA cliccando su [Dato Riepilogo] Cliccando sul menu a sinistra Archivi Collegati possiamo vedere tutte le altre voci relative al documento, fra cui quella che ci permette di risolvere lo stato = I (Incompleto) per via dei codici CIG e CUP. Infatti cliccando su [Ordine Acquisto] vedremo la riga importata e incompleta. Ora cliccando su [Modifica] possiamo completare con data e Id del documento di ordine d acquisto. GSC Computers & Software Snc 16 Fatturazione Elettronica PA

17 Per risolvere lo stato = E (Errore) è necessario fare un test più approfondito. Dall elenco documenti, attivare a sinistra il menu XML e, dopo aver selezionato la riga del documento con stato = E cliccare su [XML Singolo] Comparirà a questo punto l errore di generazione XML con una descrizione che (purtroppo) è abbastanza difficile da interpretare. Nel caso in esame si nota che si fa riferimento all elemento Sede, dice che manca (missing) un elemento che si aspettava, con nome Nazione. Cliccando su OK si apre il file XML generato temporaneamente (in quanto errato) ma cercare qui dentro il problema risulta alquanto difficile. L informazione più utile è che manca la Nazione nell indicazione della Sede. Sono dati di testata del documento XML quindi sempre dall elenco documenti clicchiamo a sinistra su [Modifica] e poi portiamoci sulla pagina del Cessionario/Committente. Qui vediamo ad esempio che manca l indicazione della Nazione. GSC Computers & Software Snc 17 Fatturazione Elettronica PA

18 Una volta corretti i dati, è possibile rifare il test per vedere se c è qualche altro problem. Sempre dall elenco documenti, aprire a sinistra il menu XML e cliccare su [XML test] Se il documento ora risulta corretto, lo stato passerà da E (Errore) ad A (Aperto). GSC Computers & Software Snc 18 Fatturazione Elettronica PA

19 GENERAZIONE FILE XML Dalla lista documenti aprire sulla sinistra il menu XML e cliccare su [XML Generazione] Verrà eseguita la generazione dei file XML per tutti documenti con stato = A (Aperto) Al termine Lo stato cambia da A (Aperto) a X (Generato XML) Nello storico (cliccare su modifica dall elenco documenti) si può vedere il nome del file generato e altri dati. GSC Computers & Software Snc 19 Fatturazione Elettronica PA

20 Cliccando sul pulsante con l occhio possiamo visualizzare il file oppure stamparlo cliccando su Stampa XML Per vedere tutti i files XLM generati possiamo aprire la relativa cartella cliccando su [Apri Cartella] Viene aperta la sottocartella XMLDOCS sotto l installazione del programma Tipicamente è C:\Fatturazione_PA\XMLDOCS Ecco un esempio: Lo stesso file in formato stampabile, usando l apposito foglio di stile: GSC Computers & Software Snc 20 Fatturazione Elettronica PA

21 I nomi dei files XML seguono lo standard dettato dall SDI (Sistema di Interscambio). Iniziano con l identificativo del trasmittente (partita iva) seguiti da un numero progressivo. E possibile verificare preventivamente la correttezza del file XML tramite la seguente pagina del sito ufficiale: (1) Selezionare il file XML generato col programma (2) Inserire il codice di sicurezza indicato nell immagine (3) Cliccare su [Controlla] Questo controllo risulta più approfondito di quello che può fare il programma, perché (ad esempio) oltre alla validità del file XML controlla anche l effettiva correttezza di altri dati, come ad esempio l esistenza di partita iva o codice fiscale, esistenza di codice IPA ecc.. GSC Computers & Software Snc 21 Fatturazione Elettronica PA