SOFTWARE GESTIONALE. Manuale d uso

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1 SOFTWARE GESTIONALE Manuale d uso Le informazioni riportate su questo documento potrebbero risultare, al momento della lettura, obsolete o poco attinenti alla versione in uso. Consigliamo la consultazione dell area supporto on-line per verificare la disponibilità di documenti aggiornati. Documento aggiornato al 15/03/2011

2 Sommario degli argomenti Agenti... 3 Anagrafica Agente... 3 Dati aggiuntivi agente 4 Configurazione delle regole di calcolo... 5 Struttura di una regola di calcolo delle provvigioni 6 Definizione delle condizioni di calcolo delle provvigioni 6 Esempi di regole per il,calcolo delle provvigioni 9 Movimenti e calcolo provvigioni Creazione e/o Modifica di un movimento 14 Generazione movimenti di provvigione 14 Gestione agenti e subagenti Provvigioni calcolate e maturate 16 Provvigioni liquidabili 16 Visualizzare il Saldo delle provvigioni 17 Estratto conto Provvigioni maturate/da maturare 17 Intrastat Anagrafica azienda Articoli 18 Elenchi Intrastat Ricalcola il valore statistico e fiscale 21 La creazione dei documenti intrastat da prima nota Causali contabili 22 Collegamento da Prima Nota Contabile 22 La creazione dei documenti intrastat da documenti Modelli e supporto magnetico di 27

3 Agenti Le operazioni di vendita possono essere effettuate direttamente dall azienda, mediante personale alle sue dirette dipendenze, oppure tramite ausiliari commerciali che operano senza vincoli di dipendenza e di subordinazione. Gli ausiliari commerciali possono assumere figure giuridiche diverse agendo in maniera differente a seconda della categoria alla quale appartengono. Una delle categorie più importanti è quella dell Agente. Il contratto che lega l Agente con l azienda per la quale agisce è detto contratto di agenzia che, secondo l art del C.C.: è il contratto attraverso il quale una parte assume stabilmente l incarico di promuovere, per conto dell altra, verso retribuzione, la conclusione di contratti in una zona determinata. La legge definisce agente di commercio chiunque (persona o società) venga stabilmente incaricato da una o più imprese di promuovere la conclusione di contratti in una o più zone determinate. Il rappresentante di commercio, invece, è colui che viene stabilmente incaricato da una o più imprese di concludere contratti in una o più zone determinate. La differenza tra le due figure, pertanto, sta nel potere, o meno, di concludere i contratti con i clienti, impegnando direttamente l azienda preponente. L attività degli agenti viene retribuita con delle provvigioni calcolate in percentuale o in misura fissa sui soli affari andati a buon fine che sono stati portati a termine nella zona ad essi affidata. Nello svolgimento della sua attività l agente, infine, può avvalersi della collaborazione di altre persone che assumono la veste di sub agenti. In tal caso all agente spetterà una percentuale sulle provvigioni spettanti ai suoi sub-agenti. Anagrafica Agente La prima operazione da compiere per gestire gli agenti e le provvigioni è la creazione delle anagrafiche agenti. Dalla gestione Anagrafiche basta cliccare su Nuovo barrare il check Tipo anagrafica Agente e confermare. Si apre una finestra formata da 6 schede in cui è possibile inserire: i dati anagrafici dell agente; i dati del codice ENASARCO, la categoria agente e la Tipologia agente; l agente di riferimento se si tratta di un sub agente; i dati del contratto. 3 di 27

4 Dati aggiuntivi agente Dal menu Strumenti è possibile richiamare i dati aggiuntivi che permettono di associare l agente ad alcune informazioni necessarie per il calcolo delle provvigioni. L agente, infatti, può essere associato a : una o più zone e per ognuna di queste è possibile indicare se è mono o plurimandatario; una o più regole di calcolo delle provvigioni indicando quella predefinità; uno o più clienti, indicando per ciascuno l importo o la percentuale di provvigione e la data di validità della stessa. Questa informazione viene memorizzata anche sui dati aggiuntivi dell anagrafica di ciascun cliente indicato; uno o più articoli indicando per ciascuno la percentuale di provvigione e la data di validità. Anche questa informazione viene riportata sull anagrafica dell articolo in questione. Questo permette di impostare le regole di calcolo delle provvigioni in modo tale che la percentuale o l importo della provvigione da calcolare venga ripreso dalla scheda del cliente o dell articolo. Ad esempio all agente Gialli Ermellino è associata; - la regola di calcolo Provvigione su scheda cliente; - il cliente Elettronic center; - la provvigione del 3% fino al 31/12/2008. In fase di fatturazione indicato il cliente Elettronic center, verrà riportato in automatico l agente Gialli, la regola Provvigione su scheda cliente e verrà applicata la percentuale del 3% sul valore indicato nella regola. 4 di 27

5 Configurazione delle regole di calcolo L attività degli agenti e dei rappresentanti di commercio viene retribuita con le provvigioni calcolate in percentuale o in misura fissa sugli Affari andati a buon fine nella zona ad essi affidata. L agente o il rappresentante hanno diritto alla provvigione per tutte le vendite effettuate nella zona geografica a loro riservata, anche se sono state compiute senza il loro intervento. Questo diritto deriva dal fatto che l impresa deve rispettare l esclusiva dei propri agenti non nominando altri ausiliari nella stessa zona e non agendovi direttamente. La misura della provvigione e il modo di calcolarla possono essere liberamente pattuiti, e si possono anche stabilire misure diverse per diversi prodotti o categorie di prodotti. I procedimenti più applicati si possono ricondurre alle seguenti formule: Percentuale costante: viene stabilita una percentuale costante sulle vendite, qualunque sia l ammontare annuo delle stesse. Percentuale crescente: viene stabilita una percentuale crescente sulle vendite, con determinati scatti quando gli affari superano certi limiti. Percentuale costante e premio: vengono stabiliti una percentuale costante sulle vendite, qualunque sia l ammontare delle stesse, e un premio crescente sui quantitativi venduti. Sovrapprezzo: viene stabilita a favore dell agente una percentuale a titolo di sovrapprezzo, ossia della differenza tra il prezzo di vendita e il prezzo minimo di listino. Misura fissa: viene stabilita una cifra fissa per ogni contratto concluso. Per agevolare l azienda nello svolgimento del rapporto di agenzia, viene messo a disposizione una serie di funzioni che le consentono di gestire i diversi aspetti legati al rapporto stesso. L obiettivo che si vuole raggiungere con quest applicazione, quindi, è quello di ottenere una gestione delle provvigioni flessibile che si adatti alla maggior parte delle casistiche richieste. L azienda può differenziare il calcolo delle provvigioni a seconda delle proprie esigenze. E possibile, infatti, indicare un certo numero di condizioni discriminando per: categoria merceologica; categoria cliente; categoria provvigione; singolo cliente; singolo articolo; zona di competenza; tipo ordine; listino. Questa condizioni sono dette condizioni unitarie. Al verificarsi di queste condizioni sono collegate un certo numero di formule o espressioni che definiscono la percentuale o l importo fisso della provvigione, la base di calcolo, il tipo di liquidazione da applicare. E possibile, poi, associare tali regole di calcolo agli agenti inseriti in anagrafica, ed indicare, per ogni riga di dettaglio dei documenti di vendita, un agente e una regola di calcolo diversa. All avvio dell applicazione appare una finestra contenente due sezioni: Elenco Regole Elenco Struttura regola Posizionando il cursore sulla linea di delimitazione verticale delle sezioni e trascinando il mouse da una parte all altra sarà possibile modificare le dimensioni delle sezioni allargandole o restringendole. Cliccando sui rispettivi pulsanti della barra dei menù o degli strumenti, è possibile richiamare tutte le varie funzionalità legate alle regole di calcolo delle provvigioni, che saranno di seguito elencate. 5 di 27

6 Struttura di una regola di calcolo delle provvigioni Ogni regola è costituita da una o più condizioni principali legate l una all altra in modo che il verificarsi dell una escluda l applicabilità dell altra. Ognuna di esse può essere costituita da una o più condizioni unitarie, ossia è possibile prevedere un calcolo delle provvigioni che tenga conto di uno o più dei seguenti elementi: Categoria merceologica Singolo articolo Categoria cliente Singolo cliente Zona Listino Tipo ordine Categoria di provvigione Ad ogni condizione unitaria impostata sono collegate delle formule di calcolo o espressioni. Il calcolo delle provvigioni può essere effettuato al momento dell emissione della fattura di vendita. o in un momento successivo. Questa opzione va impostata in anagrafica azienda sui Parametri gestione agenti barrando o meno la casella Genera automaticamente i movimenti di provvigione dai documenti Per ogni riga di dettaglio della fattura può essere indicato un agente e una formula diversa. Il programma, al salvataggio del documento, verifica che per ogni riga di dettaglio siano soddisfatte le regole di calcolo impostate; quindi calcola la provvigione. In particolare valuta la validità della condizione principale e di quelle unitarie. Se queste risultano soddisfatte, vengono valutate le espressioni ad esse associate, ed applicate quelle che risultano vere. Se una delle condizioni principali non si verifica il programma passa a valutare quella successiva, in ordine di inserimento, se ne sono state impostate altre. Lo stesso accade all interno della condizione principale. Infatti, se una delle condizioni unitarie non si verifica il programma valuta la validità di quelle successive, e così via. Se, ad esempio, l azienda decide di attribuire una determinata provvigione agli agenti che operano in una certa zona e una diversa a coloro che operano in un altra, la condizione unitaria sarà rappresentata dalla Zona. Maggiore è il numero di condizioni unitarie che costituiscono quella principale, più difficile sarà il verificarsi di quest ultima e quindi l attribuzione della provvigione prevista nella regola Definizione delle condizioni di calcolo delle provvigioni La definizione delle condizioni di calcolo delle provvigioni può essere schematizzata come segue: selezionare la voce Aggiungi condizione o Aggiungi espressione dal menù Modifica. E possibile ottenere lo stesso risultato selezionando la voce Aggiungi Condizione o Aggiungi Espressione dal menù di scelta rapida visualizzabile cliccando con il tasto destro del mouse sulla sezione Elenco Struttura Regola oppure utilizzando i pulsanti della barra degli strumenti, indicare, nella finestra di dettaglio condizione/espressione che viene visualizzata, le condizioni ed espressioni di calcolo da cui deve essere costituita la regola. La finestra può essere richiamata anche attraverso la voce Proprietà del menù Visualizza o della barra degli strumenti, o la voce Proprietà del menù di scelta rapida visualizzabile cliccando con il tasto destro del mouse sulla sezione Elenco Struttura Regola. La finestra è formata da due schede: Scheda Condizione Scheda Espressione 6 di 27

7 Scheda Condizione Le informazioni visualizzate in questa scheda dipendono dalle impostazioni fatte in sede di definizione dell azienda. In anagrafica azienda, infatti, è possibile specificare, tra i parametri, le condizioni che l azienda intende gestire per il calcolo delle provvigioni. Se ad esempio le provvigioni devono essere calcolate per Categoria merceologica e Tipo ordine, all avvio della funzionalità verranno visualizzate solo queste informazioni che rappresenteranno le condizioni unitarie utilizzabili. Se, invece, sono gestite tutte quelle previste, la finestra avrà il seguente aspetto: Categoria cliente Cliente Categoria provvigione Listino Categoria merceologica Articolo Zona Tipo ordine Calcola solo la prima espressione valida Ad ogni condizione è associato un simbolo selezionabile barrando il corrispondente pulsante di opzione. Ogni pulsante indica se la condizione deve avere valore: uguale a quello indicato nel campo abilitato; diverso da quello indicato nel campo abilitato; compreso tra due valori indicati. Barrando questo pulsante, dove è presente, si abilita anche il secondo campo, in modo da poter indicare l intervallo entro il quale la condizione si deve verificare. Se la condizione è formata da più espressioni e la casella Calcola solo la prima espressione valida è attiva, in fase di calcolo della provvigione il programma applica solo la prima espressione verificata Scheda Espressione In questa scheda è possibile inserire la formula da associare a ciascuna condizione impostata. Si può definire uno scaglione in percentuale o ad importo fisso. Quello ad importo fisso consente di definire l importo massimo entro il quale la provvigione deve essere calcolata ed è riferito a quanto specificato nella sezione Calcola provvigione su. La provvigione può essere calcolata su Valore campo o sulla Differenza. Sul Valore campo vuol dire che viene calcolata su un campo specifico. Sono previsti i seguenti campi: Costo medio Costo ultimo Importo netto sconto di rigo netto iva Prezzo di listino non scontato netto iva Prezzo di listino scontato netto iva Prezzo di vendita non scontato netto iva Prezzo di vendita scontato netto iva Totale merce netto sconti netto iva Sulla differenza vuol dire che la provvigione viene calcolata sulla differenza tra due dei campi sopra elencati. Uno viene indicato su Nome del campo e l altro su Nome del campo da sottrarre. 7 di 27

8 Il valore della provvigione può essere: in percentuale; ad importo fisso; uguale al Valore campo, ossia ad uno dei campi indicati nella sezione calcola provvigione su; uguale alla differenza tra i due campi indicati nella sezione calcola provvigione su; ripreso dalla scheda del cliente. Sull anagrafica del cliente nei dati aggiuntivi è possibile indicare l agente, la regola di calcolo e la percentuale di provvigione da applicare; ripreso dalla scheda articolo. Nella gestione articoli è possibile indicare sui dati aggiuntivi di ogni artioclo informazioni sull agente, la regola, la percentuale di provvigione da applicare; ripreso dal documento di vendita. Su ciascuna riga di dettaglio dell artiocolo è possibile indicare oltre alla regola di calcolo e all agente anche la percentuale o l importo della provvigione. La liquidazione della provvigione può avvenire: sul fatturato; al saldo intero documento; al saldo intera scadenza; a data indicata alla scadenza intero documento alla scadenza singolo effetto Infine, è possibile indicare la provvigione per l agente di riferimento. Questa provvigione può essere definita sull importo del documento o sulla provvigione dell agente in percentuale, oppure ad importo fisso. Modalità di applicazione e modifica della priorità di verifica Le condizioni e le espressioni possono essere associate, rispettivamente, ad una regola o ad una condizione secondo un determinato ordine di priorità di valutazione. Questo è rappresentato graficamente dalla disposizione in cui sono visualizzate nella lista Struttura. Ne consegue che durante il calcolo delle provvigioni, le condizioni vengono valutate una alla volta, a partire da quella con la priorità più alta, ossia la prima della lista. Le provvigioni, quindi, sono calcolate a partire dalle espressioni associate alla prima condizione e il risultato è dato dalla somma algebrica dei totali parziali ottenuti da ogni singola espressione. La priorità può essere variata aggiornando graficamente la lista Struttura, ossia modificando l ordine di visualizzazione delle condizioni. Questa funzione può essere realizzata utilizzando: le voci del menù Strumenti Aumenta priorità e Diminuisci priorità ; le voci Sposta su e Sposta su del menù di scelta rapida che appare cliccando con il tasto destro del mouse sulla descrizione della condizione o dell espressione; i pulsanti della barra degli strumenti. 8 di 27

9 Esempi di regole per il,calcolo delle provvigioni Esempio 1 L azienda Alfa ha stabilito che la provvigione deve essere calcolata come percentuale del 10% sul costo ultimo e liquidata alla scadenza dell intero documento. A questo calcolo devono aggiungersi una provvigione calcolata come percentuale del 2% sul costo medio da liquidare alla scadenza dell intero documento e una provvigione del 3% sul prezzo di vendita al lordo degli sconti da liquidare alla scadenza dell intero documento. In questo esempio è possibile individuare una condizione e tre espressioni. Inoltre il valore della seconda e della terza espressione verranno aggiunte a quello della prima. Condizione. Condizione Nessuna condizione da indicare Espressione1: Provvigione somma Provvigione calcolata come percentuale del 10% sul costo ultimo e liquidata alla scadenza dell intero documento. Espressione 2: Provvigione da aggiungere Provvigione calcolata come percentuale del 2% sul costo medio da liquidare alla scadenza dell intero documento da aggiungere a quella precedente. Provvigione 3 da aggiungere Provvigione del 3% sul prezzo di vendita al lordo degli sconti da liquidare alla scadenza dell intero documento. 9 di 27

10 Esempio 2 Il cliente è E.R. Elettronica S.p.A. e Articolo Televisore Panasonic 32 poll.. La provvigione deve essere pari alla differenza tra prezzo di vendita e costo ultimo dell articolo fino ad uno scaglione di da liquidare al saldo dell intero documento, e pari al 20% sul prezzo di vendita per un importo superiore a da liquidare al saldo dell intero documento. In questo caso, è possibile individuare una condizione (formata da due condizioni unitarie) e due espressioni. Condizione Cliente = E.R. Elettronica S.p.A. Articolo = Televisore Panasonic 32 poll Espressione 1 Provvigione calcolata come differenza tra prezzo di vendita e costo ultimo dell articolo fino a da liquidare al saldo dell intero documento. Espressione 2 Provvigione calcolata come percentuale del 20% sul prezzo di vendita oltre da liquidare al saldo dell intero documento. 10 di 27

11 Esempio 3 Se la provvigione viene calcolata in base alla Categoria Cliente Italia, e l azienda ha stabilito che sia pari al prezzo medio di vendita fino a e sia liquidata a data indicata, si avrà una condizione e un espressione. Condizione Categoria Cliente = Cliente Italia. Espressione 1 Provvigione pari al prezzo di vendita netto sconti netto iva da liquidare a data indicata In questo caso se si verifica la condizione indicata, viene valutata l espressione e se questa è soddisfatta ossia si rientra nello scaglione dei viene applicata la formula di calcolo definita. Se l agente cui è associata una regola di calcolo è un sub agente, sarà necessario indicare, all interno della stessa, la provvigione per l agente di riferimento. Quest ultima può essere calcolata ad esempio come percentuale del 2 % sulla provvigione del sub agente. La provvigione dell agente di riferimento, però, può essere calcolata anche come percentuale sull importo del documento o ad importo fisso. Esempio 4 Se la zona di attività è Sud Italia e gli articoli considerati appartengono alla categoria Prodotti informatici l azienda ha stabilito che la provvigione deve essere calcolata sul prezzo di vendita al netto degli sconti con percentuale uguale al 10% fino a 1.000,00, da liquidare al saldo dell intero documento, e una percentuale del 15% per importi superiori, da liquidare al saldo del singolo effetto, al risultato si deve sommare un importo fisso pari a 100,00 per importi fino a 1.000,00 e 150,00 e per importi superiori. In questo esempio è possibile individuare una condizione (formata da due condizioni unitarie) e quattro espressioni. Condizione Zona = Italia del sud Categoria merceologica = Prodotti infomatici Espressione 1 Provvigione calcolata come percentuale del 10% sul prezzo di vendita al netto degli sconti fino a 1.000,00 da liquidare al saldo totale del documento. 11 di 27

12 Espressione 2 Alla provvigione calcolata con l espressione 1 devono essere aggiunte 100,00 da liquidare al saldo totale del documento. Espressione 3 Provvigione calcolata come percentuale del 15% sul prezzo di vendita al netto degli sconti oltre 1.000,00 da liquidare al saldo del singolo effetto. Espressione 4 Alla provvigione calcolata con l espressione 3 devono essere aggiunte 150,00 da liquidare al saldo del singolo effetto. 12 di 27

13 Movimenti e calcolo provvigioni I documenti di vendita contengono le informazioni necessarie per il calcolo delle provvigioni degli agenti in essi indicati. In ogni riga di dettaglio del documento sono specificati l agente che ha portato a termine la trattativa, la regola di calcolo delle provvigioni da applicare, il tipo di ordine pervenuto. Da queste informazioni è possibile calcolare le provvigioni spettanti a ciascun agente generandone i relativi movimenti. L agente, inoltre, sulle provvigioni maturate, ha diritto ad anticipi, e l azienda può rettificare le provvigioni spettanti in funzione di note di credito o per retribuire dei premi. Queste informazioni possono essere gestite come movimenti di rettifica che influenzano il totale da liquidare ad ogni singolo agente. Da quanto detto consegue che per ogni agente si a- vranno due tipologie di movimenti: di provvigione di rettifica Ogni azienda può decidere, indicandolo tra i parametri dell anagrafica azienda, se: generare movimenti di provvigione e/o di rettifica in automatico alla registrazione dei documenti di vendita; inserirli manualmente attraverso questa gestione; generali avviando la corrispondente applicazione Crea provvigioni. Se si è barrata, in Anagrafica Azienda sotto Strumenti\Parametri Gestione agenti la casella Genera automaticamente i movimenti di provvigione dai documenti, al salva di un qualsiasi documento di vendita vengono generati i movimenti di provvigione e/o di rettifica (nel caso di nota di credito a cliente) e da questa gestione è possibile eliminarli o modificarli. Se non è stata barrata la casella in azienda, è possibile generare i movimenti di provvigione e/o rettifica in un momento successivo tramite l applicazione Generazione movimenti di provvigione o Crea Provvigioni. All avvio, l applicazione si predispone per l inserimento di un movimento di rettifica. Cliccando però sul corrispondente pulsante della barra dei menù o degli strumenti è possibile modificare la visualizzazione della finestra e predisporla per l inserimento di un movimento di provvigione. 13 di 27

14 Creazione e/o Modifica di un movimento Per la creazione di un movimento di provvigione o rettifica manuale, è necessario specificare le informazioni di testata, ossia inserire i dati generali relativi alla descrizione, al segno, alla data del movimento e alla tipologia di documento cui lo stesso deve riferirsi. Successivamente devono essere inserite le informazioni del dettaglio movimento, ossia la data di maturazione e di liquidazione, l importo della provvigione e l agente cui la stessa deve essere liquidata; e infine quelle del dettaglio articoli riguardanti i dati relativi alle righe di dettaglio del documento di vendita a cui il movimento inserito si riferisce. Per la modifica, invece, è necessario selezionare il movimento utilizzando o la modalità elenco, o la funzionalità Trova, richiamabili dalle corrispondenti voci della barra dei menù o dai pulsanti della barra degli strumenti. E possibile, in particolare: Liquidare manualmente i movimenti di provvigione e di rettifica; Inserire, per ogni movimento di rettifica, delle righe riferite ai vari agenti indicati nelle righe di dettaglio del documento di vendita, al fine di gestire acconti premi o altro; Modificare gli importi e le date di maturazione dei movimenti di provvigione; Inserire ed eliminare dei movimenti di rettifica; Annullare l elaborazione dei movimenti di provvigione. Non è possibile, invece, modificare righe di dettaglio liquidate; in particolare: Provvigioni liquidate; Rettifiche pagate. Nel caso sia necessario modificare provvigioni pagate, bisognerà inserire una riga di dettaglio al movimento di rettifica associato al documento; se, invece, si vuole modificare un movimento di rettifica pagato, bisognerà inserire una nuova riga definendone segno e importo Generazione movimenti di provvigione La generazione dei movimenti di provvigione e di rettifica può avvenire in maniera differita selezionando le fatture o le note di credito da cui avviare l elaborazione. Questo è possibile utilizzando l applicazione generazione movimenti di provvigione. All avvio si apre un autocomposizione formata da tre passi che permette la selezione dei documenti specificando il tipo e l intervallo di date di emissione. In base a questi parametri viene proposto l elenco di tutte le fatture o note di credito che appartengono al tipo specificato, la cui data rientra nell intervallo indicato e che non siano già stati associati ad un movimento di provvigione o rettifica. Da quest elenco è possibile selezionare tutti i documenti o solo alcuni. 1 2 Selezionare il tipo di documento e l intervallo della data di emissione. Selezionare i documenti da cui generare i movimenti di provvigione o di rettifica. Indicare all ultimo passo la data di creazione del movimento e confermare quindi la creazione. 14 di 27

15 Gestione agenti e subagenti Quest applicazione permette di visualizzare l elenco degli agenti che operano per l azienda corrente, il legame con i loro eventuali sub agenti, le provvigioni calcolate e maturate, nonché quelle liquidabili. Inoltre, permette di calcolare l estratto conto analitico o sintetico e il saldo delle provvigioni che spettano a ciascun agente. All avvio dell applicazione appare una finestra in cui è visualizzato l Elenco degli Agenti presenti in anagrafica per l azienda corrente. Ogni singolo agente è rappresentato da un icona. Cliccando con il tasto destro del mouse sulla lista degli agenti è possibile visualizzare un menu a tendina contenente due voci: Mostra legame Agenti/Subagenti: permette di vedere i legami tra l agente selezionato e l agente di riferimento. Questa relazione, creata in Anagrafica, può essere richiamata, anche, mediante la corrispondente voce della barra dei menù o il pulsante della barra degli strumenti. Il legame viene rappresentato mediante una struttura ad albero in cui agli agenti vengono associate delle icone che ne indicano lo stato (selezionato o non selezionato) e il tipo (agente di riferimento o no.. Anagrafica Agente: permette di aprire la gestione anagrafica per la modifica dell agente selezionato o l inserimento di altre anagrafiche agente. Selezionato un agente dall elenco degli agenti o dalla struttura agenti/sub agenti, è possibile visualizzare le in- formazioni relative alle provvigioni che gli spettano. L ammontare delle provvigioni calcolate in fase di emissione delle fatture di vendita. Per ogni riga di dettaglio delle fatture, infatti, indicato l agente e la regola di calcolo della provvigione, viene calcolata la provvigione. L ammontare delle provvigioni maturate. ossia le provvigioni che, in base al tipo di liquidazione indicato sulla regola, maturano e possono essere liquidate all agente. L ammontare delle provvigioni liquidabili ossia la somma delle provvigioni maturate che non su- perano un valore massimo da specificare e che l azienda ha deciso di pagare all agente. 15 di 27

16 Provvigioni calcolate e maturate Richiamata la visualizzazione delle Provvigioni calcolate o delle Provvigioni maturate dal menu Visualizza o dal corrispondente pulsante della barra degli strumenti, si aggiunge alle due sezioni della finestra principale un altra area. Indicato l intervallo entro il quale devono essere prese in considerazione le provvigioni ed, e- ventualmente, il documento da cui le stesse sono state originate, basta cliccare su Refresh Dati o sul corrispondente pulsante della barra degli strumenti per visualizzare le informazioni relative all ammontare delle provvigioni calcolate a favore dell agente selezionato, oppure di quelle maturate. Queste informazioni vengono visualizzate all interno di una griglia, in cui sono presenti tutte le informazioni sul tipo di movimento (provvigione o rettifica, ossia proveniente da documento o nota di credito), sui dati del documento, sulla data di maturazione della provvigione, sul totale delle provvigioni e sul totale delle rate cui si riferiscono le provvigioni stesse. Provvigioni liquidabili Nel momento in cui la provvigione matura, ad esempio viene pagata una singola scadenza o l intero documento, in base al tipo liquidazione indicato sulla regola, la provvigione è liquidabile. Richiamata la visualizzazione delle Provvigioni Liquidabili dal menu Visualizza o dal corrispondente pulsante della barra degli strumenti, si pare un altra sezione accanto alla finestra principale. Indicato l intervallo di date entro il quale prendere in considerazione le provvigioni, e l importo massimo da liquidare, basta cliccare sul Refresh dati per ottenere l elenco delle informazioni richieste. La prima colonna visualizzata nella griglia è priva di intestazione ed è utilizzata per selezionare il movimento da liquidare. Di default tutte le righe sono selezionate. Cliccando con il tasto destro del mouse su ciascuna riga appare un menu di scelta rapida che permette di selezionare o deselezionare la riga stessa.nella parte bassa della griglia vengono visualizzati due totali: Totale Movimenti liquidabili: visualizza il totale delle provvigioni maturate e liquidabili in base alle date selezionate e all importo massimo indicato; Totale movimenti selezionati: visualizza il totale delle provvigioni selezionate che può coincidere o meno con il totale movimenti liquidabili. Selezionate le provvigioni è possibile liquidarle utilizzando la voce del menu Strumenti Liquida provvigioni. Questo procedimento pone i movimenti di provvigione come Pagati ma non realizza il passaggio dei pagamenti in contabilità. 16 di 27

17 Calcolo della data di Maturazione Effettiva E possibile avviare questa funzionalità mediante la corrispondente voce della barra dei menù o il pulsante della barra degli strumenti. Consente di ri-calcolare la data di maturazione effettiva dei movimenti di provvigione, non ancora pagati, in relazione al pagamento di una scadenza tra quelle associate. Infatti, se nello scadenzario non è previsto l aggiornamento automatico delle date di maturazione dei movimenti di provvigione, nel caso di variazioni alle scadenze, i dettagli dei movimenti stessi e le relative rate di scadenza non saranno allineati e si dovrà procedere al ricalcolo. Visualizzare il Saldo delle provvigioni Selezionato un agente dall elenco degli agenti o dalla struttura agenti/sub agenti, è possibile visualizzare le informazioni relative ai saldi calcolati Calcola saldi in un intervallo di tempo specificato. Richiamata la visualizzazione dei Saldi utilizzando la corrispondente voce della barra dei menù Strumenti\ Calcola Saldi o il pulsante della barra degli strumenti, si apre un altra area. Indicato l intervallo entro il quale devono essere prese in considerazione le provvigioni, sarà possibile visualizzare le informazioni riguardanti l agente selezionato utilizzando la voce della barra dei menù Refresh Dati o il corrispondente pulsante della barra degli strumenti. Viene visualizzata una griglia contenente per anno e per mese le provvigioni liquidate, da maturare, maturate e sospese dell agente selezionato. Estratto conto Provvigioni maturate/da maturare Selezionato un agente dall elenco degli agenti o dalla struttura agenti/sub agenti, è possibile visualizzare l Estratto conto analitico o sintetico delle provvigioni spettanti all agente. Selezionato un agente basta richiamare la funzionalità Estratto conto dal menu Strumenti, indicare il periodo di riferimento e premere il pulsante Refresh dati. Viene visualizzato l estratto conto sintetico che riporta: le informazioni sui documenti che hanno i movimenti di provvigione o di rettifica; numero, data, tipo e segno del movimento; Importo della provvigione; data maturazione presenta ed effettiva della provvigione. E possibile richiamare l Estratto conto analitico dal menu Visualizza o dalla corrispondente voce della barra degli strumenti, oppure cliccando con il tasto destro del mouse sulla griglia in cui sono visualizzati i movimenti di provvigione. L estratto conto analitico visualizza anche le informazioni relative agli articoli contenuti nei documenti che hanno generato la provvigione o il movimento di rettifica. 17 di 27

18 Intrastat Le operazioni di acquisto e vendite effettuati tra operatori economici comunitari comportano l introduzione dell obbligo di compilazione, da parte dei contribuenti, di appositi elenchi riepilogativi delle cessioni e degli acquisti intracomunitari effettuati. Detti elenchi, noti anche come Elenchi Intrastat, sono stati introdotti per conseguire il duplice scopo di controllare il rispetto della normativa IVA comunitaria e di fornire dati statistici sulla circolazione delle merci tra i paesi membri. La periodicità di invio degli elenchi Intrastat e i relativi termini di presentazione sono variabili; dipendono dal volume delle cessioni e degli acquisti intracomunitari effettuati nel corso dell'anno precedente, in base ai valori esposti nella seguente tabella. Acquisti Ammontare Cessioni Periodicità di presentazione < euro < euro trimestrale oltre euro oltre i euro mensile I soggetti che presentano un elenco riepilogativo con periodicità trimestrale e che, nel corso di un trimestre, superano la soglia di euro presentano l elenco riepilogativo con periodicità mensile a partire dal mese successivo a quello in cui tale soglia è superata. In tal caso, sono presentati gli elenchi riepilogativi, appositamente contrassegnati, per i periodi mensili già trascorsi. Il superamento o meno della soglia di euro deve essere accertato distintamente per l elenco delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi rese, da un lato, e per l elenco degli acquisti di beni e delle prestazioni di servizi ricevute, dall altro. E, quindi, possibile che il medesimo soggetto sia tenuto, per esempio, ad una periodicità trimestrale per l elenco relativo agli acquisti di beni e servizi ed una periodicità mensile per l elenco relativo alle cessioni di beni e servizi. Inoltre, va tenuto presente che, nel caso di superamento della soglia di euro per una singola categoria di operazioni (cioè solo per le cessioni intracomunitarie di beni ovvero solo per i servizi resi a soggetti passivi comunitari, ovvero solo per gli acquisti intracomunitari di beni o solo per i servizi ricevuti da soggetti passivi intracomunitari), scatta l obbligo di presentazione mensile per l intero elenco di cessioni o di acquisti. Ad esempio, se nel corso di un trimestre un soggetto passivo ha realizzato cessioni intracomunitarie di beni pari a euro e, nel medesimo periodo, ha prestato servizi per euro, sarà tenuto a presentare mensilmente l elenco riepilogativo delle cessioni intracomunitarie di beni e dei servizi intracomunitari resi. Analogamente, se nel corso di un trimestre un soggetto passivo ha realizzato acquisti intracomunitari di beni pari a euro e, nel medesimo periodo, ha ricevuto prestazioni di servizi per euro, sarà tenuto a presentare mensilmente l elenco riepilogativo degli acquisti intracomunitari di beni e dei servizi intracomunitari ricevuti. Dunque, le singole categorie di operazioni relativi ai beni ed ai servizi non si sommano, ma sono considerate singolarmente; tuttavia, il superamento della soglia per una singola categoria comporta l applicazione della periodicità mensile anche per l altra categoria. Ovviamente, come previsto dall articolo 2, comma 4, del decreto, nel caso in cui il soggetto obbligato dovesse superare nel corso del trimestre la soglia di euro, secondo le indicazioni sopra evidenziate, sarà tenuto a presentare gli elenchi con periodicità mensile, a partire dal mese successivo a quello in cui la soglia è stata superata. Anagrafica azienda Per ogni azienda è stata prevista la possibilità di specificare i dati anagrafici del Soggetto delegato e della periodicità di presentazione dei modelli tramite la funzionalità Dati Intrastat attivabile dal menu Strumenti. Articoli Nell anagrafica articoli, nel caso in cui si è in possesso della licenza di utilizzo per la Gestione Intrastat, è possibile attivare tramite il menu Strumenti la voce Dati Intrastat. 18 di 27

19 Se indicati, questi dati sono resi disponibili nei documenti e negli ordini: selezionando l articolo in questione, vengono automaticamente proposti nel dettaglio questi valori. L utente in ogni caso può procedere alla loro variazione. Se si attiva la voce di menu quando si è in modalità tabellare, si aprirà un altra finestra che permette di calcolare la massa netta in Kg. per tutti gli articoli filtrati. Se si mette la spunta sulla casella Servizio per indicare che l articolo è da intendersi come servizio, questo farà si che si potrà indicare, nel campo della Nomenclatura combinata, un codice appropriato per i servizi (tabella CPA 2008). 19 di 27

20 Elenchi Intrastat La gestione Intrastat permette l immissione, la variazione, la cancellazione e la stampa (sia su modello in carta bianca che su modello ministeriale) dei documenti da presentare negli elenchi Intrastat di ciascun periodo. I documenti Intrastat si differenziano per periodo di riferimento (mese, trimestre,) in base alla scelta che annualmente si compie dall Anagrafica Azienda. La gestione dei documenti Intrastat è unica sia per i documenti bis (operazioni) che per i documenti ter (rettifiche) e sia per le cessioni (Intra-1) che per gli acquisti (Intra-2). In questo modo l utente, filtrando i documenti per il periodo di interesse, può disporre di tutti gli elementi che sono contenuti nei modelli del periodo. In immissione viene richiesta la tipologia di documento come dato preliminare ed in base al tipo di documento (bis o ter) saranno abilitati solo i campi di pertinenza. Documento I dati elencati in questa scheda rappresentano le informazioni sul documento di acquisto o cessione. L utente, tra i dati da specificare, può inserire una Data consegna/spedizione che determinerà il periodo di presentazione del documento. In assenza tale periodo sarà determinato dalla data documento. In caso di acquisti la selezione di un fornitore determina il riporto della valuta corrispondente al suo codice ISO. La valuta servirà ad esprimere il campo imponibile nella valuta della testata e degli elementi Intrastat. Tramite la gestione Passaggio documenti in Intrastat, in questa sezione verranno riportati tutti i dati di testata del documento di vendita a cui è riferito. Riferimento Questa sezione serve per riferirsi ad un altro documento Intrastat già immesso (es. per una nota di credito ci si riferisce alla relativa fattura, già caricata come documento Intrastat). Se il documento corrente è una Cessione (bis o ter) si possono selezionare documenti Cessioni bis. Se il documento corrente è un Acquisto (bis o ter) si possono selezionare documenti Acquisti bis. Indicato il documento nella griglia vengono visualizzati tutti gli elementi Intrastat di quel documento. Tramite la gestione Passaggio documenti in Intrastat, in caso di nota di credito, in questa sezione verranno riportati tutte le informazioni sulla fattura originaria. Dati statistici Dati statisti compilabili se i dati richiesti sono Fiscali e statistici e, quindi, solo se si tratta di periodicità mensile. La scheda non è compilabile se i dati richiesti sono solo fiscali e quindi con periodicità trimestrale.. 20 di 27

21 Elementi Intrastat Questa scheda espone il dettaglio delle righe che saranno riportate negli elenchi Intrastat. E possibile indicare sia beni che servizi. Nel caso di servizi si abilitano i campi Codice e Servizio. Mod. erogazione, mod. incasso, Nazione pagamento. La sezione Rettifiche si abilita solo se si tratta di un movimento di rettifica sia di cessione che di acquisto.. In base al valore del campo Dati richiesti, saranno compilabili solo i campi Fiscali (valore operazione in valuta, valore operazione, natura transazione, nomenclatura combinata) oppure solo i campi Statistici (natura transazione, nomenclatura combinata, massa, unità supplementare, valore statistico) oppure entrambi. Nei campi Valore operazione valuta, Valore operazione e Valore statistico, per ogni nuovo dettaglio, viene automaticamente riportata la differenza tra i valori di testata e la somma dei relativi campi degli elementi già immessi. Il campo Nomenclatura combinata non è compilabile se la periodicità di presentazione è annuale. Il campo Unità supplementari è compilabile solo se richiesto dalla relativa nomenclatura combinata. In caso di un documento ter è obbligatorio indicare il segno, il codice ISO ed il Codice IVA del cliente/fornitore. Ad ogni nuovo dettaglio viene riportato come default il segno corrispondente alla differenza sopra citata per il bis, il codice ISO e l IVA del cliente/fornitore del documento corrente (in caso di segno più) oppure il codice ISO e l IVA del cliente/fornitore del documento di riferimento (in caso di segno meno). Se si tratta di un servizio sarà abilitata l opzione Servizio e i campi relativi alla modalità erogazione, modalità di incasso, nazione pagamento. Così come indicato per le Note di credito, la sezione Rettifiche verrà abilitata se il movimento corrente è una Rettifica (sia di Cessione che di Acquisto). Ricalcola il valore statistico e fiscale Si tratta di una funzionalità che permette, nel caso di acquisti intracee, di rideterminare il valore statistico e il valore imponibile.in particolare l'utente può indicare un importo positivo o negativo (relativo ad esempio a spese di trasporto, imballaggio, ecc.) tramite il quale sarà possibile rideterminare il valore statistico di tutti i dettagli inseriti e di conseguenza del totale valore statistico. Il riproporzionamento verrà effettuato sulla base della massa netta o del valore imponibile. Inoltre è possibile indicare un importo positivo o negativo (relativo ad esempio a sconti di fine documento) tramite il quale è possibile rideterminare il valore imponibile, di conseguenza anche il valore statistico, di tutti i dettagli inseriti e dunque i totali del documento; il riproporzionamento verrà effettuato in base alla massa netta o al valore imponibile. Dalla gestione Intrastat,, sulle operazioni di acquisto, dal menu strumenti, richiamare la funzionalità Ricalcola il valore statistico e fiscale. Viene visualizzata una finestra i cui campi saranno diversamente abilitati a seconda della tipologia di Dati richiesti indicati. Esempio Solo Fiscali: Su un operazione di acquisto in cui si è indicato come dati richiesti Solo fiscali, si richiama la funzionalità Ricalcola il valore statistico e fiscale. Si apre una finestra in cui è abilitata solo la sezione valore fiscale. Inserito un importo positivo ad esempio L , alla conferma l importo indicato viene ripartito fra tutti i dettagli in proporzione del valore imponibile o della massa netta Esempio Solo statistici: Su un operazione di acquisto in cui si è indicato come dati richiesti Solo Statistici, si richiama la funzionalità Ricalcola il valore statistico e fiscale. Si apre una finestra in cui è abilitata solo la sezione valore statistico. Inserito un importo positivo ad esempio L e barrato il pulsante di opzione Ridetermina il valore statistico, alla conferma il valore statistico viene ricalcolato e ripartito fra i dettagli in proporzione del valore imponibile o della massa netta. Se, invece, è stato barrato il pulsante di opzione Applica al valore statistico già esistente, l importo viene sommato al valore già presente e ridistribuito fra i dettagli. 21 di 27

22 La creazione dei documenti intrastat da prima nota In fase di immissione di una fattura di vendita o di acquisto, oppure in variazione richiamando il Riepilogativo collegamenti non completi, si può effettuare un collegamento con la gestione Intrastat, sempre che la causale contabile sia stata debitamente personalizzata, ed effettuare l immissione dei dati negli elenchi. Causali contabili Prima di procedere con la registrazione in Prima Nota Contabile, occorre personalizzare appositamente le causali contabili da utilizzare. L unica modifica che bisogna apportare è l indicazione della Funzionalità collegata, tramite il menu a discesa posto nella scheda Collegamenti e concatenamenti. Il collegamento con la Gestione Intrastat può essere effettuato solo per le causali di tipo Operazione con IVA e solo per i Tipo registri e Tipo documento descritti nella tabella sottostante: Tipo registro Tipo documento Tipo collegamento Vendite Acquisti Corrispettivi aliquota certa Corrispettivi aliquota ventilare Fattura Nota credito Nota debito Fattura Nota credito Nota debito Fattura Fiscale Fattura in corrispettivi Nota credito in corrispettivi Nota debito in corrispettivi Fattura Fiscale Fattura in corrispettivi Nota credito in corrispettivi Nota debito in corrispettivi Cessioni Intra - Sezione Bis Cessioni Intra - Sezione Ter Acquisti Intra - Sezione Bis Acquisti Intra - Sezione Ter Cessione Intra - Sezione Bis Cessione Intra - Sezione Ter Cessione Intra - Sezione Bis Cessione Intra - Sezione Ter Collegamento da Prima Nota Contabile Alla fine della registrazione di una fattura di vendita (cessione intracomunitaria), oppure di un documento di acquisto (acquisto intracomunitario), viene attivata la gestione Elenchi Intrastat per l immissione dei dati. Le videate proposte per l inserimento dei dati sono esattamente le stesse descritte nel precedente paragrafo Elenchi Intrastat Il collegamento NON avviene nelle seguenti condizioni: Se le causali contabili non prevedono il collegamento con la gestione Intrastat. Se il cliente o il fornitore è sprovvisto del codice ISO. In tal caso viene visualizzato un messaggio di avvertimento. Se al cliente o al fornitore non è stata agganciata come Classificazione IVA la voce Intracee. 22 di 27

23 La creazione dei documenti intrastat da documenti Per ogni documento di vendita oppure ordine da cliente, si possono specificare, qualora l utente voglia successivamente optare per il passaggio documenti nella Gestione Intrastat, dei dati aggiuntivi necessari per la creazione degli Elenchi Intrastat. Alcuni di questi dati riguardano la testata del documento, in quanto in comune per tutti gli articoli, altri si riferiscono ad ogni singolo dettaglio. Tutti i tipi di documento prevedono degli appositi modelli di layout personalizzati. Tra i dati disponibili nella testata dei documenti, occorre porre particolare rilievo alla casella di selezione Documento: Cessione Intracomunitaria, di tipo Si/No, che consente di contrassegnare i documenti relativi alle operazioni intracomunitarie. Solo i documenti con questo campo selezionato durante il Passaggio documenti in Intrastat confluiranno per la creazione automatica degli elenchi, ovvero saranno trasferiti nella gestione Intrastat. Tra i dati di dettaglio, se la casella Articolo Intrastat: non riportare il valore nella gestione Intrastat è barrata, l articolo specificato non sarà trasferito nella gestione Intrastat. Nella Nota di credito sono stati previsti i campi specifici, richiesti nel caso di rettifiche dei Servizi, come il Codice della sezione doganale presso cui è stata registrata la dichiarazione da rettificare, l anno della dichiarazione da rettificare, il protocollo della dichiarazione da rettificare e il progressivo della riga della dichiarazione da rettificare. Passaggio documenti in Intrastat Tramite questa funzionalità è possibile trasferire i documenti personalizzati con i dati Intrastat nell omonima gestione. Appena attivata, viene proposta la lista dei filtri di ricerca che si possono indicare per filtrare solo i documenti interessati. 23 di 27

24 Particolare attenzione va riposta al campo Ripartizione delle spese, che in base al valore indicato può assumere significato diverso, come riportato nella tabella: Voce Valore della merce Comportamento Le spese del documento verranno ripartite tra gli elementi di dettaglio in base al Valore delle merce, ai fini del calcolo del Valore statistico. Massa netta Le spese del documento verranno ripartite tra gli elementi di dettaglio in base alla Massa netta, ai fini del calcolo del Valore statistico. Nessun riporto Le spese del documento non verranno riportate nei documenti Intrastat e quindi il Valore statistico sarà uguale al Valore fiscale delle merci. Indicare tutti i filtri desiderati e premere il pulsante Esegui Ricerca. Dopo aver selezionato i documenti che si vogliono trasferire nella Gestione Intrastat, premere il pulsante Elabora. 24 di 27

25 Modelli e supporto magnetico Per far fronte agli adempimenti legati alla gestione Intrastat, è presente un apposita autocomposizione, che permette di: Stampare i modelli Intra-1 (cessioni) e Intra-2 (acquisti). Creare il supporto magnetico. Stampa modelli Intra-1 e Intra-2 Dal primo passo dell autocomposizione, scegliere l opzione Intra-1 oppure Intra-2 per avviare la stampa degli elenchi riepilogativi Intrastat rispettivamente relativi alle cessioni oppure agli acquisti. Premere il pulsante Avanti per visualizzare il passo 2. In questa videata sono presentati i filtri che è possibile indicare per ottenere la stampa od anteprima di stampa od esportazione desiderata. Tra i dati preliminari è possibile specificare una lista di aziende oppure una sola azienda (se non si indicano dei limiti, vengono stampate tutte le aziende che presentano documenti Intrastat per il periodo indicato) e la valuta dei modelli. Nel passo 2 dell autocomposizione, sia per la generazione del file da trasmettere telematicamente che per la stampa del modello (da utilizzare solo per verifiche e non per presentazione alla Dogana, in quanto è richiesto in maniera obbligatoria la presentazione telematica) è stata data la possibilità di definire, nel caso di presentazione trimestrale, quali mesi devono essere compresi nella dichiarazione. Gli elementi estratti terranno conto di questo filtro e l indicazione del periodo verrà riportato anche in stampa del brogliaccio di controllo. L ultimo passo è utile per avviare la stampa del modello scelto. 25 di 27