Manuale Sebina OpenLibrary Gestione utenti e servizi

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1 1 di 11 Manuale Sebina OpenLibrary Gestione utenti e servizi Indice Introduzione Configurazioni utenti e servizi Gestione utenti Gruppi di utenti Autoregistrati Stampe utenti Funzioni di servizio Servizi aggiuntivi Introduzione Questo servizio offre ai bibliotecari la possibilità di gestire le schede anagrafiche degli utenti e di abilitarli ad una serie di attività messe a disposizione dalle biblioteche e dal sistema. Le funzionalità offerte dal servizio permettono una gestione completa delle attività di: Gestione utenti Gruppi di utenti Autoregistrati Tessere utenti Etichette utenti Elenco utenti All'utente invece, offre la possibilità di eseguire l'autoregistrazione in una biblioteca o nel sistema. Configurazioni utenti e servizi Sono state qui raggruppate tutte le tabelle che vengono utilizzate dalla gestione utenti e legate ai servizi per gli utenti (Anagrafica). Si precisa che la configurazione di utenti e servizi SOL può essere modificata dalle seguenti voci di menù di Back Office: Parametri di servizio (nel modulo Amministrazione sistema) Configurazioni utente (nel modulo Utenti e servizi) Parametri di servizio Per impostare i parametri a livello di Polo occorre seguire questo percorso: Amministrazione sistema> Polo> (cercare il Polo)> Abilita> (cercare i Tipi servizio BO ANAG)> Parametri servizio Tipo servizio BO ANAG: gestione utenti/gruppi di utenti Parametro di servizio Associa utente tutte le biblioteche (BIB_TUTTE) Se si desidera associare i lettori a livello di Sistema impostare 'S', se si desidera associare i lettori a livello di singola biblioteca impostare 'N'. L'impostazione a 'S' consente ai lettori iscritti presso una particolare biblioteca del Sistema, di essere associati automaticamente anche alle altre biblioteche del Sistema. Gestione aree interesse (GES_AIN) Ciascuna biblioteca può decidere se gestire il valore a livello di Polo o di Biblioteca Gestione tipo provenienza (GES_TPV) Ciascuna biblioteca può decidere se gestire il valore a livello di Polo o di Biblioteca Gestione tipo utente (GES_TUT) Ciascuna biblioteca può decidere se gestire il valore a livello di Polo o di Biblioteca Stampa tessera con codice a barre (A_STA_COD_BRE) Determina se stampare il codice a barre nella tessera utente (il codice stampato è di tipo 39). Codice utilizzato per la creazione dello username (ID_USERNAME)

2 2 di 11 Tipo servizio Parametro di servizio Lo username è il codice necessario all'utente per accedere ai servizi dalla pagina SOL di Front-Office. Può essere impostato come: codice utente recuperato da import codice utente matricola codice fiscale altro codice nome.cognome Prefisso username (PREF_USERNAME) Nella gestione dello username è possibile impostare un qualsiasi valore alfanumerico come prefisso, che andrà ad aggiungersi al valore username impostato. Suffisso username (SUFF_USERNAME) Nella gestione dello username è possibile impostare un qualsiasi valore alfanumerico come suffisso, che andrà ad aggiungersi al valore username impostato. Riassegna username se trasformo GUE in UTE (Username per utente autoregistrato) (NUOVOUSERNAME_UTEGUE) Quando il bibliotecario trasforma l'utente autoregistrato in utente registrato, lo username impostato autonomamente dal lettore in fase di autoregistrazione può: rimanere tale essere ri-assegnato secondo quando specificato nel parametro username Password di default:username (A_SET_PSW) E' la password necessaria all'utente per accedere la prima volta ai servizi dalla pagina SOL di Front-Office. Può essere impostata: uguale allo username (valore S) uguale alla data di nascita (con formato: gg/mm/aaaa ) (valore N) Validità password utente -espressa in giorni - (A_UTE_PSWD_NDAY) Validità, espressa in giorni, della password degli utenti. Si consiglia di mantenere questa configurazione a livello di Polo in modo da garantire che le regole siano uniformi per tutti gli utenti del Polo Bibliotecario. Formato password utente - regular expression - (A_UTE_PSWD_FORMATO) Formato della password utente. Tale configurazione permette sia la creazione di password interamente alfabetiche sia la creazione di password con caratteri misti alfabetici, numerici e caratteri speciali. Si consiglia di mantenere questa configurazione a livello di Polo in modo da garantire che le regole siano uniformi per tutti gli utenti del Polo Bibliotecario. Validità account primo accesso utente - espressa in giorni - (A_UTE_ACCOUNT_NDAY_0) Validità, espressa in giorni, dell'account dell'utente, prima del primo accesso. Si consiglia di mantenere questa configurazione a livello di Polo in modo da garantire che le regole siano uniformi per tutti gli utenti del Polo Bibliotecario. Validità account utente - espressa in giorni - (A_UTE_ACCOUNT_NDAY_1) Validità, espressa in giorni, dell'account dell'utente. Si consiglia di mantenere questa configurazione a livello di Polo in modo da garantire che le regole siano uniformi per tutti gli utenti del Polo Bibliotecario. Altri parametri. Tutti i parametri sotto riportati sono relativi ai campi presenti nella form dell'anagrafica dell'utente a seguito della ricerca. Per ogniuno dei campo elencato è possibile indicare se tale campo deve essere visibile, Modificabile, Non modificabile. Tali valori non sono validi nella fase di inserimento utente. I valori ammerssi sono: Modificabile (valore M) Non Modificabile (valore MN) Non Visibile (valore NV) Gestione campi cognome nome (A_UTE_GES_NOME) Gestione campo sesso (A_UTE_GES_SESSO) Gestione campo luogo di nascita (A_UTE_GES_LNASCITA) Gestione campo data di nascita (A_UTE_GES_DTNASC) Gestione campo indirizzo (A_UTE_GES_IND) Gestione campo città (A_UTE_GES_CITTA) Gestione campo cap (A_UTE_GES_CAP) Gestione campo provincia (A_UTE_GES_PROV) Gestione campo paese (A_UTE_GES_PAESE) Gestione campo tel (A_UTE_GES_TEL) Gestione campo fax (A_UTE_GES_FAX) Gestione campo cellulare (A_UTE_GES_CELL)

3 3 di 11 Tipo servizio Parametro di servizio Gestione campo e_mail (A_UTE_GES_ ) Gestione campo codice fiscale (A_UTE_GES_CDFISC) Gestione campo matricola (A_UTE_GES_MATR) Gestione campo altro codice (A_UTE_GES_ALTROCOD) Gestione campo tipo documento (A_UTE_GES_DOCUMENTO) Gestione campo tipo utente (A_UTE_GES_TUT) Gestione campo tipo provenienza (A_UTE_GES_TPV) Gestione campo titolo di studio (A_UTE_GES_TTS) Gestione campo trattamento dati personali (A_UTE_GES_FLPRI) Gestione campo note (A_UTE_GES_NOTE) Gestione campo recapito preferenziale (A_UTE_GES_RECPREF) Gestione campo indirizzo preferenziale (A_UTE_GES_FLINDPRINC) Gestione campo foto (A_UTE_GES_FOTO) N.B. Tutti i parametri di servizio vengono stabiliti inizialmente a livello di Polo. Gli stessi parametri di servizio possono essere diversificati per ogni singola biblioteca. Per impostare i parametri a livello di Biblioteca occorre seguire questo percorso: Amministrazione sistema> Biblioteca> (cercare la Biblioteca)> Abilita> (cercare i Tipi servizio BO ANAG)> Parametri servizio. Configurazioni utente Molte tabelle sono fornite già precompilate con codici standard tenendo conto dei codici che vengono attualmente usati in Sebina4. Nel gestire le tabelle si consiglia di mantenere i codici forniti al momento dell'installazione della procedura. Alcune tabelle devono comunque essere aggiornate con i valori in uso presso la biblioteca o il sistema bibliotecario. NOME Province Comuni Tipo utente Titolo di studio Provenienza Aree di interesse Tipo documento di identità Fasce d'età DESCRIZIONE Contiene l'elenco delle province italiane Attualmente non in uso Consente di suddividere gli utenti per professione o corso di studi (o come la biblioteca ritiene più opportuno), al fine di estrarre statistiche sulla composizione del bacino di utenza della biblioteca e del sistema. Si precisa che pur essendo questa tabella condivisa a livello di sistema, ogni biblioteca ha la possibilità di specificare per gli utenti abilitati al prestito, un proprio codice che ne identifichi la tipologia lettore. Il tipo utente può essere utilizzato per impostare gli automatismi Gruppi-Utenti Consente di registrare il Titolo di studio degli utenti iscritti al fine di estrarre statistiche sulla composizione del bacino di utenza della biblioteca e del sistema. Consente di suddividere gli utenti in base all'area geografica di provenienza al fine di estrarre statistiche sulla composizione del bacino di utenza della biblioteca e del sistema. Si precisa che pur essendo questa tabella condivisa a livello di sistema, ogni biblioteca ha la possibilità di specificare per i lettori abilitati al prestito, un proprio codice che ne identifichi la provenienza lettore. La provenienza può essere utilizzata per impostare gli automatismi Gruppi-Utenti Consente di suddividere gli utenti per aree d'interesse al fine di estrarre statistiche sulla composizione del bacino di utenza della biblioteca e del sistema. Si precisa che pur essendo questa tabella condivisa a livello di sistema, ogni biblioteca ha la possibilità di specificare per gli utenti abilitati al prestito, un proprio codice che ne identifichi l'area d'interesse per l'utente. Ad ogni utente è possibile attribuire più aree di interesse. Contiene i codici relativi ai documenti di riconoscimento di identità degli utenti. Consente di suddividere gli utenti per fasce d'età al fine di estrarre statistiche sulla composizione del bacino di utenza della biblioteca o del sistema. Le fasce d'età sono gestite tramite modelli di fasce d'età. Il modello rappresenta un insieme di fasce d'età che vengono usate per analizzare le statistiche dell'utenza. Ogni modello è disponibile a tutti gli utenti del sistema autorizzati. Configurazione automatismi Gruppi-Utente Questa funzione permette all'amministratore di definire gli automatismi base attraverso i quali gli utenti vengono associati a gruppi di utenti. L'utente al momento dell'iscrizione o dell'abilitazione nella biblioteca viene automaticamente associato ad uno o più gruppi (a livello di Biblioteca, di Sistema/i, Polo), in base alla combinazione dei valori impostati per i seguenti attributi: Tipo utente

4 4 di 11 Tipo provenienza Area di interesse In fase di installazione il Polo viene legato ai due gruppi di utenti POLDEF01 e POLDEF02. In questo modo ogni nuovo utente del Polo verrà legato automaticamente a questi gruppi. In fase di installazione la biblioteca di Default viene legata ai due gruppi di utenti DEF01 e DEF02. In questo modo ogni nuovo utente di ogni nuova biblioteca viene legato automaticamente a questi gruppi. Funzioni attive per gli automatismi registrati nell'archivio Per ogni automatismo registrato sono associate funzioni presenti in menu verticale che consentono di completarne la definizione. Nuovo Serve per inserire un nuovo automatismo, può essere attivata quando la ricerca effettuata non ha prodotto risultati oppure se l'automatismo ricercato non è presente nell'elenco prodotto dal sistema. La maschera presentata per l'inserimento del nuovo automatismo presenta alcuni campi contrassegnati da * (asterisco) la cui compilazione è obbligatoria. Per alcuni campi sono attivi menu a tendina da cui selezionare i codici. In particolare a fianco del codice gruppo è presente il simbolo? (punto interrogativo) che permette di ricercare il gruppo da associare agli utenti che corrispondono alle caratteristiche comunicate attraverso la maschera di ricerca dei gruppi di utenti. Cancella La cancellazione permette di eliminare dell'archivio un automatismo che non si vuole più attivare all'iscrizione di un utente. Il sistema chiede una conferma alla cancellazione dell'automatismo. Le associazioni (utenti-gruppi) già esistenti create dall'automatismo vengono mantenute. Gestione utenti La gestione degli utenti permette al bibliotecario di registrare la scheda anagrafica di un utente sia in qualità di Persona fisica che in qualità di Ente. L'archivio anagrafico degli utenti viene condiviso dalle biblioteche ed ogni biblioteca può decidere quali servizi offrire ai propri iscritti. L'utente viene associato ad uno o più gruppi di appartenenza per i quali sono definiti i servizi e le funzioni ai quali l'utente può accedere. L'utente può essere registrato nel momento in cui si presenta in biblioteca oppure può avere effettuato l'autoregistrazione on-line ed essere trasformato successivamente dal bibliotecario in utente registrato. Ricerca La funzione di ricerca permette di individuare un utente per gestirne la scheda anagrafica e per associarlo a biblioteche, gruppi e a servizi. La ricerca è possibile tramite uno dei codici che identificano in maniera univoca l'utente: Codice utente - Codice fiscale - Numero di matricola - Altro codice Se non si conosce nessuno di questi parametri si può eseguire la ricerca dell'utente tramite Cognome e Nome (la ricerca è per parte iniziale). Come Filtro di ricerca è possibile selezionare Utenti di biblioteca - Utenti di Polo - Utenti di sottosistema - Tutti gli utenti - Tutte le anagrafiche e l'eventuale Sottosistema sul quale eseguire la ricerca. Dopo aver cliccato sul pulsante ricerca il sistema presenta la scheda anagrafica dell'utente che corrisponde al codice comunicato oppure un elenco di utenti. Ad ogni nuova ricerca il sistema visualizza l'elenco degli utenti individuati nell'ultima ricerca eseguita e la lista ultimi utenti inseriti : è possibile cliccare su un nome presente in queste liste per accedere ai dati anagrafici dell'utente. Registrare un nuovo utente La registrazione di un nuovo utente può essere attivata se la ricerca effettuata non ha prodotto risultati oppure se l'utente non è presente nell'elenco anagrafico prodotto dal sistema. Per inserire il nuovo utente è necessario cliccare sul pulsante Nuovo presente nel menù verticale delle funzioni. E' possibile registrare un utente che corrisponde ad una Persona fisica (pulsante Nuovo utente) oppure ad un Ente (pulsante Nuovo ente). Nuovo utente Serve ad inserire la scheda anagrafica di un nuovo utente corrispondente a Persona fisica. La maschera utilizzata per l'inserimento del nuovo utente presenta alcuni campi contrassegnati da * la cui compilazione è obbligatoria.

5 5 di 11 L'indirizzo presente nella scheda è quello relativo alla residenza dell'utente; per inserire l'indirizzo del domicilio e per selezionarlo come eventuale indirizzo principale si deve utilizzare la funzione Recapiti aggiuntivi abilitata tra le Funzioni attive per gli utenti registrati nell'archivio anagrafico al termine della registrazione anagrafica. Per alcuni campi sono attivi menu a tendina da cui selezionare i codici tabellari. In particolare il campo username può essere digitato oppure lasciato vuoto : in questo caso il sistema provvede ad impostarlo con il Codice utente assegnato dal sistema. In entrambi i casi la password assegnata all'utente viene registrata uguale al campo username (o alla data di nascita, in base a quanto stabilito nei parametri di servizio); sarà quindi l'utente stesso a modificarla al primo accesso. Terminato l'inserimento dei dati è necessario cliccare sul tasto conferma e il sistema provvede ad assegnare il Codice utente identificativo univoco dell'utente ; il Cognome e il Nome dell'utente vengono registrati in lettere maiuscole. In seguito al corretto inserimento dell'utente vengono visualizzate nel menù verticale le Funzioni attive per gli utenti registrati nell'archivio anagrafico. La definizione del Tipo utente permette di associare l'utente ad un gruppo per il quale sono stati definiti i diritti nella biblioteca. Nuovo ente Serve ad inserire la scheda anagrafica di un nuovo utente corrispondente a Ente. La maschera utilizzata per l'inserimento del nuovo utente presenta alcuni campi contrassegnati da * la cui compilazione è obbligatoria. Per alcuni campi sono attivi menu a tendina da cui selezionare i codici tabellari. In particolare il campo username può essere digitato oppure lasciato vuoto : in questo caso il sistema provvede ad impostarlo con il Codice utente assegnato dal sistema. In entrambi i casi la password assegnata all'utente viene registrata uguale al campo username (o alla data di nascita, in base a quanto stabilito nei parametri di servizio); sarà quindi l'utente stesso a modificarla al primo accesso. Terminato l'inserimento dei dati è necessario digitare il tasto conferma e il sistema provvede ad assegnare il Codice utente identificativo univoco dell'utente ; la Denominazione dell'ente viene registrata in lettere maiuscole. In seguito al corretto inserimento dell'utente vengono visualizzate nel menù verticale le Funzioni attive per gli utenti registrati nell'archivio anagrafico. La definizione del Tipo utente permette di associare l'utente ad un gruppo per il quale sono stati definiti i diritti nella biblioteca. Variare i dati anagrafici di un utente registrato La variazione dei dati anagrafici di un utente può essere eseguita se l'utente è registrato nell'archivio anagrafico. In seguito alla identificazione dell'utente ottenuta tramite la funzione di Ricerca viene presentata la scheda compilata con i dati anagrafici. Se l'utente corrisponde a Persona Fisica viene presentata la stessa videata utilizzata per l'inserimento dei dati anagrafici della funzione Nuovo utente ed è quindi possibile eseguire la Variazione di tutti i dati tranne il Codice utente e lo Username; analogamente se l'utente corrisponde a Ente viene presentata la maschera utilizzata per l'inserimento dei dati anagrafici della funzione Nuovo ente ed è quindi possibile eseguire la Variazione ente di tutti i dati tranne il Codice utente e l'username. Variazione Serve a variare la scheda anagrafica di un utente corrispondente a Persona fisica. La maschera presentata in fase di variazione dell'utente presenta alcuni campi contrassegnati da * la cui compilazione è obbligatoria. L'indirizzo è quello di residenza dell'utente ; per variare l'indirizzo del domicilio e per selezionarlo come eventuale indirizzo principale si deve utilizzare la funzione Recapiti aggiuntivi abilitata tra le Funzioni attive per gli utenti registrati nell'archivio anagrafico. Per alcuni campi sono attivi menu a tendina da cui selezionare i codici tabellari. Non è possibile variare il campo username. Terminata la variazione dei dati è necessario digitare il tasto conferma e il sistema provvede ad aggiornare la scheda anagrafica. La variazione del Tipo utente permette di modificare l'associazione ad un gruppo per il quale sono stati definiti i diritti nella biblioteca. Variazione ente Serve a variare la scheda anagrafica di un utente corrispondente a Ente. La maschera presentata in fase di variazione dell'utente presenta alcuni campi contrassegnati da * la cui compilazione è obbligatoria. Per alcuni campi sono attivi menu a tendina da cui selezionare i codici tabellari. Non è possibile variare il campo username. Terminata la variazione dei dati è necessario digitare il tasto conferma e il sistema provvede ad aggiornare la scheda anagrafica. La variazione del Tipo utente permette di modificare l'associazione ad un gruppo per il quale sono stati definiti i diritti nella biblioteca. Funzioni attive per gli utenti registrati nell'archivio anagrafico Per un utente registrato sono associate alcune funzioni presenti nel menù verticale che consentono di completarne la definizione o di gestirne i dati anagrafici: Nuovo Ricerca Cancella Recapiti aggiuntivi Foto Associa a biblioteche Associa a gruppo Visualizza servizi abilitati Aree di interesse Stampa tessera Stampa etichette Info registrazione

6 6 di 11 Rinnovo Card Sospendi servizio di prestito Situazione utente Registra prestito Reimposta password Cancella La funzione permette di eliminare dagli archivi anagrafici un utente per il quale non esistono movimentazioni di documenti. Il sistema chiede una conferma alla cancellazione dell'utente. Recapiti aggiuntivi Serve a registrare l'indirizzo di domicilio dell'utente. Il sistema visualizza il codice utente, il cognome, il nome e l'indirizzo di residenza dell'utente presenti nella scheda anagrafica. La videata presentata per l'inserimento del recapito aggiuntivo presenta alcuni campi contrassegnati da * la cui compilazione è obbligatoria. Per alcuni campi sono attivi menu a tendina da cui selezionare i codici tabellari. In particolare l'indirizzo di domicilio può essere selezionato come indirizzo principale dell'utente in alternativa all'indirizzo di residenza, visualizzandolo nella scheda anagrafica. La funzione Recapiti aggiuntivi non è attiva se l'utente corrisponde ad un ente. Foto Serve ad associare la fotografia dell'utente alla scheda anagrafica. Il sistema visualizza il Codice utente, il Cognome e il Nome dell'utente presenti nella scheda anagrafica. La videata presentata per l'inserimento della fotografia dell'utente presenta alcuni campi contrassegnati da * la cui compilazione è obbligatoria. In particolare deve essere digitato l'indirizzo presso il quale la fotografia dell'utente è stata memorizzata. In alternativa è presente una funzione Sfoglia per cercare l'immagine nelle directories del pc in uso. Associa a biblioteche Serve ad indicare l'elenco delle biblioteche alle quali l'utente è associato e la relativa data di associazione. Cliccando sul nome di una delle biblioteche a cui l'utente è associato vengono visualizzate nel menù verticale le Funzioni attive per nuove associazioni. Nel menù verticale è presente la funzione Nuova associazione che serve ad associare l'utente ad una nuova biblioteca. Funzioni attive per nuove associazioni Servono a gestire il collegamento tra utente e biblioteca: Nuova associazione Modifica associazione Cancella associazione Aree di interesse Nuova associazione (a biblioteca) Il sistema presenta l'elenco delle biblioteche appartenenti al Polo di riferimento. E' possibile selezionare una o più biblioteche a cui l'utente deve essere associato oppure utilizzare la sottostante funzione di Ricerca biblioteca per individuare la biblioteca a cui l'utente deve essere associato. Dopo aver cliccato sul bottone conferma viene presentata una videata riassuntiva del legame tra utente e biblioteca nel quale è possibile definire il Tipo utente e la Provenienza nel caso in cui questi dati siano gestiti a livello di biblioteca. La data di associazione è impostata con la data corrente e può essere variata. In seguito al corretto inserimento della nuova associazione vengono visualizzate nel menù verticale le Funzioni attive per nuove associazioni. Modifica associazione (a biblioteca) Serve a modificare la data di associazione e di variare il Tipo utente e la Provenienza nel caso in cui questi dati siano gestiti a livello di biblioteca. Cancella associazione (a biblioteca) Serve ad eliminare il collegamento tra utente e biblioteca.

7 7 di 11 Aree di interesse (di biblioteca) Serve a definire gli interessi del lettore nell'ambito della biblioteca. Viene presentato l'elenco delle aree di interesse già definite per l'utente. Per incrementare un nuovo argomento tra gli interessi dell'utente o eliminarne uno esistente, è necessario cliccare sul bottone modifica. Viene presentato l'elenco delle aree di interesse della biblioteca già collegate all'utente e nel menù verticale vengono visualizzate le Funzioni attive per aree di interesse. Se le aree di interesse sono gestite a livello sistema viene visualizzata una apposita segnalazione. Funzioni attive per aree di interesse Servono a gestire l'associazione tra l'utente e gli argomenti di interesse definiti a livello biblioteca: Nuovo (area di interesse) Cancella (area di interesse) Nuovo (area di interesse) Viene presentato l'elenco delle aree di interesse definite dalla biblioteca. Per associare gli argomenti all'utente è necessario spuntare le aree visualizzate e quindi cliccare sul pulsante conferma. Ad ogni nuova associazione viene incrementato l'elenco delle aree collegate all'utente e decrementato l'elenco delle aree della biblioteca ancora disponibili. Cancella (area di interesse) Per eliminare l'associazione tra l'utente e gli argomenti è necessario spuntare le aree visualizzate e quindi cliccare sul bottone cancella presente nel menù verticale. Ad ogni nuova cancellazione viene decrementato l'elenco delle aree collegate all'utente e incrementato l'elenco delle aree della biblioteca ancora disponibili. Associa a gruppo Serve a gestire l'associazione di un utente ad un gruppo del quale condivide i servizi. L'utente registrato viene automaticamente collegato ad uno o più gruppi che garantiscono alcuni servizi di base. Cliccando sul bottone Associa a gruppo viene presentato l'elenco dei gruppi a cui l'utente è collegato e la data di associazione al gruppo. Nel menu verticale sono attive le funzioni: Nuova associazione (a gruppo) Abilitazioni (Visualizza servizi abilitati) Cliccando sul nome di un gruppo a cui l'utente è associato viene visualizzato il dettaglio del collegamento. E' possibile in questa funzione variare la data di associazione e indicare che l'utente svolge il ruolo di referente per il gruppo. Nel menu verticale sono attive le funzioni : Nuova associazione (a gruppo) Cancella associazione (a gruppo) Nuova associazione (a gruppo) Serve ad associare l'utente ad un gruppo di cui condivide i servizi. Viene presentato l'elenco dei gruppi esistenti da cui eseguire la spunta di quelli da associare all'utente. E' possibile eseguire una ricerca dei gruppi tramite Codice o Nome. Cliccando sul nome di un gruppo è possibile accedere alle funzioni per la gestione del Gruppo. Dopo aver selezionato il gruppo a cui associare l'utente e aver digitato il bottone conferma, viene visualizzata la maschera di dettagliato del collegamento per la conferma. Cancella associazione (a gruppo) Serve ad eliminare l'associazione di un utente ad un gruppo. In seguito a conferma l'utente perde i servizi e le funzioni specifiche a cui il gruppo è abilitato. Visualizza servizi abilitati (Abilitazioni) Serve ad esaminare i profili a cui l'utente è abilitato tramite l'associazione ai gruppi. Viene presentato l'elenco del Tipo servizio e dell'erogatore del servizio. Cliccando su una delle tipologie di servizio è possibile visualizzare il dettaglio del legame tra l'utente e il tipo di servizio. Aree di interesse (di sistema) Serve a definire gli interessi del lettore nell'ambito del sistema.

8 8 di 11 Viene presentato l'elenco delle aree di interesse già definite per l'utente e nel menù verticale vengono visualizzate le Funzioni attive per aree di interesse. Funzioni attive per aree di interesse (di sistema) Servono a gestire l'associazione tra l'utente e gli argomenti di interesse definiti a livello sistema. Nuovo (area di interesse) Cancella (area di interesse) Nuovo (area di interesse) Viene presentato l'elenco delle aree di interesse definite dal sistema. Per associare gli argomenti all'utente è necessario spuntare le aree visualizzate e quindi cliccare sul pulsante conferma. Ad ogni nuova associazione viene incrementato l'elenco delle aree collegate all'utente e decrementato l'elenco delle aree del sistema ancora disponibili. Cancella (area di interesse) Per eliminare l'associazione tra l'utente e gli argomenti è necessario spuntare le aree visualizzate e quindi cliccare sul bottone cancella presente nel menù verticale. Ad ogni nuova cancellazione viene decrementato l'elenco delle aree collegate all'utente e incrementato l'elenco delle aree del sistema ancora disponibili. Altre funzioni Stampa tessera Permette di stampare la tessera dell'utente su cui si è posizionati. Stampa etichetta Permette di stampare l'etichetta contenente l'indirizzo dell'utente su cui si è posizionati. Info registrazione Vengono visualizzati i dati relativi alla registrazione dell'utente: la biblioteca che lo ha iscritto con data e operatore che ha effettuato l'iscrizione e i dati relativi alla variazione (data ultima variazione e operatore che l'ha effettuata). Rinnovo card La funzione è attiva solo per quegli utenti che sono associati al gruppo BIBLIOCARD. Per ulteriori informazioni si veda capitolo 'Servizi aggiuntivi' di questo manuale. Sospendi servizio di prestito Permette di impostare la data di sospensione dei diritti al servizio di prestito, deve essere comunicato l'intervallo di date di sospensione. La sospensione può essere effettuata, se la biblioteca offre il servizio, anche sui servizi di prestito interbibliotecario, document delivery, riproduzione. Situazione utente La funzione permette di esaminare la situazione del lettore su cui si è posizionati relativamente ai prestiti in corso, ai prestiti storici e ad altri movimenti in corso. Viene visualizzata la situazione sintetica per ciascuna tipologia di prestito in corso (scaduti, esterni, consultazioni, notturni, intersistemici e interbibliotecari), di prestito storico (esterni, consultazioni, notturni, intersistemici e interbibliotecari) e degli altri movimenti in corso (prenotazioni, richieste e pianificazioni); è inoltre presente l'elenco della situazione dettagliata relativa ai prestiti ed ai movimenti in corso del lettore. Per esaminare la situazione storica del lettore è attivo il bottone Situazione utente storica tramite il quale è possibile visualizzare l'elenco dei prestiti ottenuti dal lettore, con la possibilità di indicare un periodo entro il quale limitare la ricerca dei prestiti. Registra prestito Viene attivata la funzione di Registrazione prestito che permette al bibliotecario di registrare la movimentazione di un documento richiesto in prestito da un lettore. Si veda manuale di 'Prestito e Circolazione Documenti' al capitolo 'Registrazione prestito'.

9 9 di 11 Reimposta password Per ciascuno degli utenti della biblioteca, analogamente come avviene per gli operatori bibliotecari, è possibile re-impostare la password. La funzione è particolarmente utile nei casi in cui l'utente abbia dimenticato la propria password personale. Una volta attivata la funzione, password viene automatica re-inizializzata al valore di default previsto nella installazione, che può essere: uguale al valore della username uguale alla data di nascita Al primo accesso dell'utente ai servizi di Front Office, utilizzando la propria username, verrà richiesto di modificare la password: la nuova password dovrà essere lunga almeno 8 caratteri e contenere sia lettere che numeri. Nella stessa maschera verrà richiesto anche di comunicare una frase di controllo e la relativa risposta: queste informazioni saranno richieste per re-impostare nuovamente la password, nel caso in cui venga dimenticata. Gruppi di utenti La gestione del gruppo di utenti permette di definire un insieme di servizi e di funzioni rilasciate dalla biblioteca o dal sistema. Le abilitazioni ai servizi che un utente registrato riceve sono diretta conseguenza della sua associazione ad un gruppo. Per la gestione dei gruppi si veda il manuale di Amministrazione sistema. Autoregistrati Serve a trasformare un utente che ha eseguito la propria autoregistrazione on-line utilizzando i servizi di Front Office, in un utente registrato. Viene visualizzato un elenco di utenti autoregistrati che possono essere selezionati dal bibliotecario per la registrazione della scheda anagrafica. Se questa operazione non viene eseguita l'utente che si è autoregistrato non può essere abilitato ad alcuni dei servizi offerti della biblioteca. Trasformare un utente autoregistrato in utente registrato E' possibile eseguire la ricerca di un utente autoregistrato per cognome e nome oppure selezionando un intervallo di date ; come filtri di ricerca possono essere selezionati la biblioteca o il Polo. Cliccando sul pulsante ricerca viene presentato l'elenco degli utenti che corrispondono ai parametri utilizzati. Per ogni utente sono indicati il codice del Polo, il codice della biblioteca, il cognome e nome, la data di nascita nel caso di Persona Fisica. Nella parte inferiore della maschera è presente la funzione di ricerca. Cliccando sul nome dell'utente viene presentata la funzione di Registrazione nuovo utente tramite la quale possono essere completati i dati anagrafici dell'utente. Nel menù verticale sono presentate le funzioni: Ricerca Registra utente Cancella Ricerca Serve ad eseguire la ricerca di un utente autoregistrato. Registra utente Serve a trasformate l'utente autoregistrato in utente effettivo. Viene utilizzata la maschera di inserimento di un nuovo utente che prevede la compilazione di alcuni campi obbligatori. Cancella Serve ad eliminare un utente dall'elenco degli utenti autoregistrati. Stampe utenti Tessere utenti

10 10 di 11 Serve a produrre le tessere degli utenti registrati. I parametri di estrazione sono per intervallo di codice utente, intervallo di nome ; possono essere selezionate la tipologia e la provenienza. Se per la biblioteca è stato impostato a 'S' il parametro 'Stampa tessere con codice a barre' del tipo servizio 'Gestione Utenti/ gruppi di utenti' nella stampa con formato.pfd viene prodotto anche il codice a barre. Etichette utenti Serve a produrre le etichette degli utenti registrati. I parametri di estrazione sono per intervallo di codice utente, intervallo di nome ; possono essere selezionate la tipologia e la provenienza. Elenco utenti Serve a produrre un elenco degli utenti registrati. I parametri di estrazione sono per intervallo di codice utente, intervallo di nome ; possono essere selezionate la tipologia e la provenienza. Funzioni di servizio Sostituzione automatica utenti Questa funzione permette di sostituire, fondere, due utenti selezionati. La ricerca degli utenti da sostituire deve essere fatta comunicando il codice utente. Dopo la conferma da parte dell'operatore inizia l'elaborazione. A fine elaborazione compare il messaggio di elaborazione avvenuta correttamente. Servizi aggiuntivi BIBLIOCARD Viene denominata BIBLIOCARD la tessera di iscrizione, sottoscritta dagli utenti di un dato sistema bibliotecario, valida in tutte le Biblioteche del sistema stesso. L'iscrizione eseguita in una qualsiasi delle biblioteche del sistema bibliotecario offre agli utenti che ne sono in possesso, oltre a sconti con soggetti esterni, anche l'utilizzo di servizi aggiuntivi in tutte le biblioteche del sistema bibliotecario. Nella funzione 'Gruppi di utenti' viene creato un gruppo denominato 'BIBLIOCARD' al quale sono associati i servizi offerti dal Polo agli utenti che sottoscrivo tale tessera. La durata del servizio, espressa in mesi, deve essere impostata in Amministrazione sistema> Polo> Abilita> BO SPM: Utilizzo card servizi> Parametri servizio> valore in mesi della card (VCARD). Abilitazione card Per abilitare un utente ai servizi offerti dalla BIBLIOCARD si deve associare l'utente al gruppo BIBLIOCARD tramite la funzione 'Associa a gruppo' presente sull'anagrafica dell'utente. Il codice della biblioteca che ha eseguito l'iscrizione al servizio, tramite l'associazione al gruppo, viene memorizzato al fine di produrre la statistica relativa alle BIBLIOCARD rilasciate in un periodo. Quando l'utente è abilitato alla BIBLIOCARD e non è ancora trascorsa la data di scadenza, nella lista utenti ottenuta dalla ricerca e nella maschera di gestione anagrafica dell'utente, accanto al codice utente, viene riportata la dicitura 'BIBLIOCARD'. Rinnovo card La funzione è attiva solo per quegli utenti che sono associati al gruppo BIBLIOCARD. Il rinnovo della BIBLIOCARD può essere attivato in una qualsiasi delle bibliotechce in cui l'utente è abilitato. Per effettuare il rinnovo della BIBLIOCARD deve essere confermata la data di scadenza che viene calcolata a partire dal giorno di inscrizione dell' utente, considerando la durata impostata in Amministrazione sistema, ma è modificabile dall'operatore. Il codice della biblioteca che ha eseguito l'abilitazione al servizio, viene aggiornato con il codice della biblioteca che ha eseguito il rinnovo; non viene quindi mantenuta l'informazione della prima biblioteca che ha rilasciato la BIBLIOCARD o che ha eseguito il rinnovo precedente, che non potrà più essere utilizzato a fini statistici. Statistica servizio BIBLIOCARD La statistica servizio BIBLIOCARD fornisce il numero delle tessere BIBLIOCARD rilasciate in un periodo da una biblioteca o da tutte le

11 11 di 11 biblioteche. Se 'elenco utenti' = si, viene stampato anche l'elenco degli utenti (codice, cognome, nome) che hanno effettuato l'iscrizione a pagamento. Si precisa che, per ogni utente, viene memorizzato solamente il codice dell'ultima biblioteca che ha eseguito l'iscrizione o il rinnovo della tessera Bibliocard, che può quindi essere utilizzato a fini statistici.