L evoluzione del PMO in UniCredit Business Integrated Solutions

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1 L evoluzione del PMO in UniCredit Integrated Solutions PMO, supporto di iniziative di trasformazione aziendale Roberta Leon, Head of Portfolio and Organization & Logistics coordination Milano, 28 Febbraio 2012

2 Spunti di riflessione UniCredit e UniCredit Integrated Solutions PMO, supporto di iniziative di trasformazione aziendale Sviluppo della Company Evoluzione della funzione PMO Lessons Learned Q & A 2

3 UniCredit at a glance Employees: over 160,000 Branches: 9,508 Banking operations in 22 countries International network spanning : ~ 50 countries player in asset management: bn in managed assets Market leader in Central and Eastern Europe leveraging on the region s structural strengths Source: UniCredit Company Profile, 30rd Sept 2011

4 UniCredit Integrated Solutions: a Service Company UK GERMANY CZ REP. POLAND ITALY SLOVAKIA HUNGARY ROMANIA About people 11 Countries* 4 Legal Entity AUSTRIA UniCredit Integrated Solutions, owned 100% by UniCredit, is dedicated to providing services in the sectors of Information and Communication Technology (ICT), Back Office and Middle Office, Real Estate, Security and Procurement. * UniCredit Integrated Solutions operates also in 2 branches, one located in New York and one in Singapore

5 PMO: supporto di iniziative di trasformazione aziendale In UniCredit e in UniCredit Integreted Solutions esistono diverse capabilites PMO Il PMO, oggetto della presentazione, è a supporto di iniziative di trasformazione aziendale di UniCredit Integrated Solutions L evoluzione della funzione PMO è strettamente legata allo sviluppo della Company 5

6 Sviluppo della Company: fasi principali Fasi principali Domestic Champion Cross-border integrator enabler player Progetti Programmi Pj 2 Pj 1 Pj 3 pj1 Porfolio Pj n pjn Evoluzione PMO 1^ Step 2^ Step 3^ Step Focus 1 Programma Molteplici Progetti di integrazione - Industrializzazione Portfolio Management: Iniziative organizzative e corporate strategiche

7 Cross-border integrator enabler player La funzione PMO per un programma corporate di integrazione internazionale 2006 : NECESSITA AZIENDALE DI GESTIRE LA COMPLESSITA INTEGRAZIONE DI 2 SOCIETA UK Germany Poland NUOVO MODELLO DI SERVIZIO PER LE BANCHE Czech Rep. Slovakia NUOVO MODELLO OPERATIVO GLOBALE 3 paesi : Italia, Germania, Austria Austria Italy Hungary persone circa impattate Culture aziendali diverse Normative nazionali diverse Struttura organizzativa funzionale forte Diversi livelli di maturità aziendale di PM UniCredit Information services: ICT Company di UniCredit Da a più di resources Da 10 filiali italiane e 2 filiali estere a 19 siti in 8 countries 7

8 Il PMO del programma 2B1 Cross-border integrator enabler player PROFILO DEL PMO 1^ STEP Ruolo di supporto al Program Leader e tutti i work streams Leaders Staff al Program Leader Dimensioni: 8 risorse Struttura a matrice Skills: conoscenza metodologia di PM, capacità relazionali, organizzative e di problem-solving Strumenti utilizzati: Microsoft office, e-collaboration KEY SUCCESS FACTORS approccio semplice e flessibile comunicazione efficace punto di riferimento riconosciuto per aiutare a risolvere le issues forte orientamento ai deliverables 8

9 Cross-border integrator enabler player Il PMO si consolida e si specializza PROFILO DEL PMO 2^ STEP UCG GBS S.b.a. Group ICT & Group ICT & Operations Operations Nel 2009 la funzione PMO diventa struttura organizzativa aziendale stabile: Organization & Integration Projects Riporta al responsabile della divisione Organizational Quercia Software Special Projects Planning, Planning, Finance & Finance & Administration Administration Organizational Organizational Governance Governance Chairman Chairman Board of Directors Board of Directors CEO CEO Audit (Managed by UniCredit Audit) Legal, Legal, Compliance & Compliance & ORM ORM Human Human Resources Resources Regional Manager Regional Manager Germany Germany Regional Manager Regional Manager Austria Austria ICT Governance ICT Governance & Strategy & Strategy Governance ICT Procurement & ICT Procurement & Cost Management Cost Management Communication Communication Gestisce nuovi progetti strategici di Integrazione Relationship Relationship Management Management ICT Security ICT Security Infrastructure Infrastructure Management & Management & Customer Services Customer Services EUROSIG CB, EUROSIG CB, & & GES GES Markets & Markets & Treasury Treasury CEE Commercial CEE Commercial Banking Banking I Project Managers appartengono alla struttura con piena responsabilità Dimensioni circa 6 risorse Strumenti utilizzati: Microsoft office, e-collaboration KEY SUCCESS FACTORS Consolidamento della funzione con specializzazione su Progetti internazionali di integrazione Industrializzazione delle funzione 9

10 Il PMO si industrializza Cross-border integrator enabler player PMO KIT: vengono documentati i processi principali gestiti dal PMO, definiti templates standard, le golden rules, etc. WORK BREAKDOWN STRUCTURE per i progetti di integrazione con fasi, attività e deliverables standard (Blueprint da utilizzare per il set up dei progetti di corporate integration) Phases Kick off Assessment Go or No Go Day1 Convergence Post Day1 A B C INTEGRATION PROCESS viene definito nel Process framework aziendale un processo per gestire le integrazioni 10

11 Cross-border integrator enabler player ALL4Q: un programma di trasformazione Italy Italy Nel 2011 viene lanciato il Programma di trasformazione societaria che poterà all attuale assetto societario: ALL4Q Go-live 1 gennaio 2012 UCBP Austria Austria UGIS Germania Germania La complessità aumenta: Consolidamento di 11 Legal Entities UCBP GMBH UGIS Branch URE Unicredit Spa GBS selected dept. BAGIS QS Bank Austria AG - GBS selected dept. UGIS Branch Domus Facility UCBP Branch HVB Immo 11 paesi Unicredit Bank AG - GBS selected dept persone impattate HVB Secur Lines 7 differenti linee di servizio Commercial Banking MM CB CEE Products Markets BRM BRM nuovo modello operativo ed è coordinato dallo stesso co-leader del Programma che si avvale delle capabilities esistenti Service Line s Client ClientSupport Support ICT ICTInfrastructure Infrastructure ICT ICTSecurity Security Security Security Real RealEstate Estate Procurement Procurement 11 Trading & Treasury Operations Operations Il PMO è chiamato a dare supporto OTS AAD&M AAD&M Glob. Enterprise HR Services

12 Cross-border integrator enabler player Il PMO oggi PROFILO DEL PMO 3^ Step INTERNAL CONTROLS AND RISKS COMMITTEE CHAIRMAN Le capabilities PMO rimangono nell ambito del Department Organization & Logistics, al cui responsabile riportano gerarchicamente BOARD OF DIRECTORS Chief Executive Officer Internal Audit (Managed by UniCredit Audit SCpA) COMMITTEES P. Cederle Change Management Online Community G.Torretta S.Todisco CSO Planning, Finance & Administration S.Codnich O.Massolini Foreign Branches Management Risk Management L. Hatzidimoulas M.Giambelli Human Resources Strategy Management M.M.Ungaro S.Signani Identity & Communications Value Proposition & Quality Development M.Mariani R.Domeniconi Legal Compliance and Corporate Affairs viene costituita una nuova funzione di Portfolio per gestire il coordinamento di tutte le iniziative aziendali Organizzative, di corporate integration e altre iniziative aziendali strategiche F.Soda General Manager General Manager M.Milanta M.Schiattarella Relationship Management Innovation Knowledge Center G.Piacentini C.Nau G.Vitiello Enterprise Performance Management M.Perego BL Commercial Banking CEE A.Pomasan SL Application Architecture Development & Management D.Donisi Branch Branch Germany Germany L.Hatzidimoulas L.Hatzidimoulas UBIS UBIS Austria Austria GmbH GmbH UCBP UCBP Sro Sro UNI UNI IT IT Organization & Logistics V.Meli Market Development D.Augugliaro BL Commercial Banking Mature Markets P.Chiaverini SL Client Support B.Giani BL Enterprise Services SL ICT Infrastructure M.Messina BL HR U.Larizza BL Markets P.Mortara BL Products G.Carmignato A.Mugnai SL ICT Security C.Baffigi SL Security A.Panizzolo SL Operations D.Augugliaro SL Procurement F.Donatelli SL Real Estate P.Gencarelli Ruolo di supporto per verifica costante di allineamento alle strategie Aziendali, priorità del, analisi dei benefici e utilizzo effciente delle risorse FOCUS Il primo PMO è consolidato altre capabilities di PMO sono presenti all interno delle altre funzioni aziendali di organizzazione Stumenti: Microsoft office, e-collaboration (in corso di valutazione strumenti per Porfolio Mgmt.) 12 una visione di sintesi di tutte le iniziative di trasformazione aziendale a supporto delle Strategie e delle priorità del

13 Evoluzione della funzione PMO PMO 3^ STEP PMO 2^ STEP PMO come struttura aziendale stabile PMO 1^ STEP PMO ad hoc per un Programma specifico Focus Obiettivi del Programma Punto di riferimento per la gestione di progetti specifici di corporate integration Industrializzazione Specializzazione Nuova funzione di Portfolio management come struttura stabile per il coordinamento e punto di sintesi delle diverse iniziative gestite da Organizzazione Il primo PMO è consolidato come pure altre capabilities di PMO all interno dell Organizzazione Focus su allineamento alle strategie e alle priorità del Focus Obiettivi di Portfolio nel perimetro integrazioni Il P3MO Competency Continuum.. (G. Hill)

14 Lessons Learned La funzione PMO deve nascere ed evolversi da concrete esigenze aziendali L approccio iniziale deve essere semplice procedendo per step successivi di consolidamento ed evoluzione E fondamentale comprendere i bisogni del per poter fornire un concreto contributo, entrare nei contenuti e non fermarsi agli aspetti metodologici di PM La funzione deve portare un effettivo valore ai diversi stakeholders, lo Sponsor è necessario ma non sufficiente per garantire il successo di un PMO Con l evolversi della funzione le competenze di PM devono essere sempre più mature Molto tatto e diplomazia con i diversi stakeholders Motivazione, disponibilità e self-commitment nel proprio ruolo 14