Segreteria Territoriale di Ragusa

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1 Segreteria Territoriale di Ragusa

2 Pagina 2 Quando il dipendente è considerato in trasferta? Quando, per esigenze di servizio, è chiamato ad operare provvisoriamente fuori dalla località dove è ubicata la propria sede dì lavoro; il personale di livello A è considerato in trasferta quando opera fuori dalla propria sede di lavoro,anche nell'ambito della stessa località. Cosa si intende per sede di lavoro, località, luogo di lavoro e dimora abituale? La sede di lavoro è la struttura immobiliare presso la quale il dipendente abitualmente rende la prestazione lavorativa. Con il termine "località" e I'espressione "luogo di lavoro,, si intende I'ambito territoriale di un Comune. Per "dimora abituale" si intende la dimora effettivamente utilizzata, in modo non occasionale, dal lavoratore. Quale trattamento spetta in caso di trasferta? I dipendenti inviati in trasferta hanno diritto: - al rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio documentate; all'indennità di trasferta commisurata proporzionalmente alla,assenza dal posto di lavoro purché tale assenza sia di durata pari o superiore alle quattro ore, compreso il tempo trascorso in viaggio. In quali casi non spettano l'indennità di trasferta e il rimborso delle spese di vitto? Ai dipendenti appartenenti, ai livelli F,E,D,C e B non viene riconosciuta l'indennità di trasferta ed il rimborso delle spese di vitto per Ie trasferte: - effettuate nella località di abituale dimora, ove questa sia diversa da quella dell'abituale sede di lavoro; effettuate in località distanti meno di dieci chilometri dalla sede di lavoro o dalla dimora abituale. Quali sono i mezzi di trasporto utilizzabili in occasione di una trasferta? - Aereo: è possibile utilizzare il mezzo aereo per tratte superiori ai 400 Km, ricorrendo alle agenzie di viaggio convenzionate con poste ltaliane e facendo inserire, all'atto della prenotazione dei biglietti nazionali e internazionali, per i voli Alitalia il codice commerciale A- zienda n. 08'1214, per i voli Air One, il codice commerciale Azienda POSTE ; - Treno: è possibile utilizzare tale mezzo ferroviario, viaggiando in seconda classe. anche con i treni Eurostar o lntercity; per i viaggi superiori a 400 km a tratta è consentita la prima classe e l uso delle cuccette (viaggi dalle ore 22:00 e le ore 08:00). ll dipendente dovrà comunicare il codice Azienda n" all'atro della prenotazione o dell'acquisto del biglietto; - Mezzi pubblici: può essere autorizzato I'uso di altri mezzi pubblici di linea, di superficie e marittimi; - Taxi: l'utilizzo del taxi è previsto esclusivamente per spostamenti in caso di: - tragitti urbani ed extraurbani non adeguatamente serviti dagli altri mezzi pubblici; - partenze o rientri in orari "scomodi", orari inconciliabili, ecc..

3 Pagina 3 È possibile utilizzare il mezzo proprio? Eccezionalmente, per esigenze di carattere funzionale e/o di motivo di convenienza economica, può essere autorizzato l'uso del proprio mezzo di trasporto (con esclusione dei veicoli a due ruote) e il noleggio dì auto. L utilizzo del mezzo proprio à autorizzato solo per percorsi al di fuori dell'ambito del Comune della sede di lavoro non superiori ai 500 km (a/r). Come si calcola la distanza? La distanza è misurata dalla sede di lavoro (struttura immobiliare nella quale è situato il posto di lavoro) o dall'abituale dimora, se quest'ultima si trova in posizione intermedia (minore distanza) alla struttura immobiliare della località oggetto della trasferta. La distanza è rilevabile dall'azienda con appositi strumenti di misurazione. Quali sono le spese di viaggio rimborsabili? Vengono rimborsate: - le spese di viaggio sostenute per l'utilizzo dei mezzi di trasporto previsti, compresi i pedaggi autostradali; - i biglietti riferiti all'itinerario sede di lavoro/località di trasferta e viceversa; - i biglietti urbani emessi nella località di trasferta per spostamenti connessi al servizio. L uso del mezzo proprio è rimborsato rapportando ogni chilometro percorso a un quarto del costo di un litro di carburante alla data di partenza. ll noleggio è rimborsato solo se preventivamente autorizzato dal Responsabile di struttura per motivate esigenze di carattere funzionale o di contenimento dei costi. Quali documenti si devono presentare per ottenere il rimborso delle spese di viaggio? È necessario esibire i biglietti e Ie ricevute in originale, compresi i pedaggi autostradali. Le ricevute del taxi, per essere ammesse al rimborso, devono riportare I'indicazione del percorso effettuato, che deve essere attinente e riferibile all incarico di servizio. Quali sono le spese di vitto rimborsabili? Le spese di vitto sono rimborsata limitatamente a due pasti giornalieri (pranzo e cena), da consumare nelle ore rituali entro i limiti di 35,00 euro a pasto. Nel caso in cui il dipendente maturi il diritto ai due pasti giornaliere ma ne consumi uno solo, per esigenze aziendali, il massimale previsto è elevato a 45,00 euro. Quando l'attività lavorativa in trasferta si svolge in sedi di lavoro servite da mense aziendali o da esercizi convenzionati, il dipendente deve utilizzare dette strutture per la consumazione dei pasti meridiani. Quando non si ha diritto al rimborso? Non sono rimborsabili i pasti consumati in località diverse da quella della trasferta, ad eccezione di quelli consumati lungo I'itinerario, nei casi di trasferte in cui il viaggio viene effettuato con l'auto aziendale, il mezzo proprio o a noleggio, ovvero con il mezzo ferroviario. Non è rimborsabile il pranzo in caso di trasferta iniziata dopo le ore 13:00,

4 Pagina 4 Non è rimborsabile il pasto serale per il dipendente che, usando i normali mezzi di trasporto, rientra nella propria abitazione entro le ore 21 :00. Non ò rimborsabile la spesa desumibile da ricevute fiscali rilasciate cumulativamente per più persone. Quali documenti si devono presentare per ottenere il rimborso delle spese sostenute per il vitto? Danno titolo al rimborso gli scontrini fiscali, rilasciati da esercizi commerciali abilitali ad attività di ristoro (bar/gastronomia, snack, pizzeria, fast food), con esclusione di esercizi alimentari, pasticcerie, supermercati. Sono ammesse a rimborso le singole ricevute fiscali che i ristoratori sono tenuti a rilasciare, di volta in volta, secondo le norme vigenti in materia. Quando o secondo quali modalità è consentito ricorrere al pernottamento in albergo? Il pernottamento è previsto nel caso in cui il dipendente, usando, normali mezzi di trasporto, non possa far rientro in giornata nella propria abitazione. È riferito, di norma, alla camera singola ed agli alberghi appositamente convenzionati. I voucher sono forniti dalle Agenzie di viaggio, fatta eccezione per i casi di indisponibilità di alberghi nella località di trasferta. ln tal caso è consentito; il pernottamento in alberghi diversi entro il limite di spesa di 125,00 euro a notte. ll dipendente assumerà a proprio carico le eccedenze a tale limite, salvo casi motivati ed autorizzati espressamente dal Responsabile di struttura. Quali sono le spese di pernottamento rimborsabili? Sono rimborsabili le spese documentate da ricevuta fiscale per il pernottamento dove consentito, in alberghi non convenzionati entro i limiti stabiliti. Non sono rimborsabili spese riferite a servizi diversi, quali frigobar, minibar, telefono, colazione in camera, video, pay tv, stireria/lavanderia, cantina, mance. Quale trattamento spetta al dipendente in uscita per servizio? Al dipendente impegnato fuori dalla sede di lavoro, ma nell ambito della località ove è ubicata la sede stessa (intero territorio comunale) sono rimborsabili le spese di viaggio debitamente documentate. Ai dipendenti che beneficiano del trattamento di cui all'art. 78, comma 1 del CCNL, può essere riconosciuto il rimborso del vitto nei limiti dell'importo di euro 4,00. Per le uscite di servizio in ambito comunale il dipendente deve privilegiare l utilizzo della autovettura di servizio, preventivamente autorizzata. In alternativa, se indisponibile detta autovettura, può utilizzare i mezzi pubblici. Eccezionalmente, per esigenze funzionali ed economiche, si può richiedere I'autorizzazione all'utilizzo dell'auto propria o del taxi. Quale trattamento è previsto in caso di trasferta all'estero? La trasferta all'estero deve essere sempre autorizzata dai Direttori delle Divisioni\Di.ezioni centrali.

5 Pagina 5 L'uso del proprio mezzo di trasporto è consentito unicamente per spostamenti tra la sede di lavoro (struttura immobiliare nella quale è situato il posto di lavoro) o dall'abituale dimora - nel caso in cui quest ultima si trovi in posizione intermedia - e I'aeroporto. Le spese di pernottamento e vitto, nei limiti della normalità, sono rimborsate dietro presentazione dei documenti fiscalmente previsti dalle normative in uso nei singoli paesi. Le valute estere negoziabili da Poste ltaliane (sterlina, franco svizzero e dollaro), quelle non negoziabili e quelle non disponibili presso gli Uffici postali, saranno rimborsate dietro presentazione della distinta di cambio comprensive delle relative commissioni. In caso contrario la valuta sarà calcolata con riferimento al cambio vigente alla data di inizio della trasferta, rilevabile dal sito ma la commissione sarà a carico del dipendente. ln quali casi particolari spetta l indennità di trasferta? L indennità di trasferta spetta: - ai dipendenti, anche in aspettativa per malattia, chiamati per essere sottoposti a visita medicolegale in località diversa da quella della sede di lavoro; ai dipendenti chiamati, nell'interesse dell'azienda, in località diversa da quella della sede di lavoro, in veste di testimoni in procedimenti penali o civili, per essere ascoltati su fatti relativi all esercizio delle proprie funzioni; in tali casi, dall'indennità di trasferta sarà detratta la somma eventualmente Iiquidata dall'autorità Giudiziaria. Cosa accade in caso di ferie? Nel caso di ferie chieste alla fine dell' incarico fuori sede, il viaggio di ritorno verrà rimborsato ove non comporti oneri aggiuntivi per I Azienda. Durante le ferie l'indennità è in ogni caso interrotta e non sono riconosciuti i rimborsi di vitto ed alloggio. Qualora il dipendente in ferie venga richiamato in servizio per essere inviato in trasferta, la durata della stessa, ai fini del relativo trattamento, si computa dall'ora di partenza dal luogo in cui il dipendente si trova in ferie, a quella di ritorno nello stesso luogo o nella sede di lavoro. ll dipendente al termine della trasferta avrà la facoltà di fruire le ferie compatibilmente con le esigenze di servizio. E in caso di infortunio? Al dipendente colpito da infortunio e/o malattia nel luogo di trasferta è corrisposta, indipendentemente dal trattamento di infortunio, I'indennità di trasferta, fino a quando. a giudizio delle strutture sanitarie preposte, si trovi nell'impossibilità di tornare nella propria sede di servizio o di abituale dimora. È possibile ottenere un anticipo delle spese di trasferta? ll dipendente inviato in trasferta può chiedere al punto amministrativo competente un anticipo limitatamente alle spese vive previste, per un importo minimo di 100,00 euro. ll punto amministrativo interessato provvede agli adempimenti necessari e all'erogazione degli importi, che sarà effettuata con accredito su conto corrente postale o in assenza, con bonifico domiciliato.

6 Pagina 6 Come per lo straordinario, anche un distacco non può essere rifiutato senza validi e giustificati motivi dal dipendente il quale, però, può far valere tutta una serie di obiezioni a un uso indiscriminato di tale strumento contrattuale. Il concetto principale da tenere ben presente è il seguente: il dipendente mette a disposizione la sua prestazione lavorativa, ma è l Azienda che deve provvedere al suo spostamento, anche dal punto di vista organizzativo. Ricapitoliamo alcuni concetti chiave : 1) Ogni distacco, così come lo straordinario, va comandato per iscritto dal Servizio O.S.C. di Filiale; l eventuale assenza di un ordine scritto potrebbe comportare tra l altro il mancato riconoscimento dei rimborsi previsti. N.B.: Il tragitto, i mezzi da utilizzare, gli orari: sono tutte informazioni a carico dell Azienda. Il dipendente non è tenuto a chiamare le Società di Autotrasporti, né a predisporre la programmazione migliore. 2) L eventuale inconciliabilità di orario dei mezzi pubblici comporta la possibilità per il dipendente che lo volesse di utilizzare il mezzo proprio. L inconciliabilità si realizza quanto si verifica almeno uno di questi due casi: a) quando il mezzo pubblico arriva nel comune di destinazione più di 30 minuti prima dell inizio dell orario di lavoro, o quando parte dal medesimo comune più di 30 minuti dopo il termine dell orario di lavoro. b) qualora gli orari di partenza e rientro siano palesemente scomodi (lunghe percorrenze con uso di più mezzi); N.B.: Non c è obbligo di uso del mezzo proprio. Se un dipendente utilizza previa autorizzazione la propria vettura per recarsi in distacco lo fa a proprio rischio, pericolo e spese; l usura del mezzo, il rischio di incidenti, le possibili multe e il costo per i parcheggi sono tutte cose delle quali l Azienda non si fa carico, e non si vede perché il dipendente dovrebbe sopportarle in sua vece! 3) In caso di incompatibi- lità (vedi punto 2) e rifiuto all uso del mezzo pro- prio, l Azienda può u- gualmente disporre il di- stacco pagandone il pernottamento presso il Co- mune di destinazione. Ricordiamo però che il pernottamento l Azienda lo può autorizzare solo quando la distanza sia tale da non consentire al lavoratore il rientro in giornata presso la propria abitazione.

7 Pagina 7 4) L Azienda può mettere a disposizione del dipendente una vettura aziendale, ma non può obbligarlo a guidarla personalmente. 5) L Azienda può utilizzare un taxi per il trasporto del dipendente. 6) Nel caso di distacco ordinato nella medesima giornata valgono tutte le disposizioni di cui ai punti precedenti, compreso il non-obbligo all uso del mezzo proprio (anche se il dipendente lo ha utilizzato per recarsi al lavoro). In tal caso, inoltre, per il computo dell inconciliabilità e della durata del distacco, il comune su cui misurare inizio e fine del distacco è quello dove si trova l Ufficio di applicazione a inizio turno. 7) Nel caso in cui fosse necessario consegnare o ritirare le chiavi dell Ufficio presso cui si è stati distaccati, tempo e tragitto necessari per tale consegna sono da considerare a tutti gli effetti parte integrante del distacco. 8) Alcune categorie (Legge 104, part-time orizzontale o misto) godono di limitazioni al distacco. 9) Il dipendente inviato in trasferta può chiedere al Punto Amministrativo competente un anticipo limitatamente alle spese previste. Il Punto Amministrativo provvede agli adempimenti necessari e all erogazione degli importi che avverrà con accredito su conto corrente postale o, in assenza, con bonifico domiciliato. Ci rendiamo conto del fatto che, in alcune situazioni, l utilizzo del mezzo proprio consente al dipendente di tornare alla propria abitazione in minor tempo, così da avere più tempo a disposizione per sé e per la propria famiglia. N.B. : per questi motivi riteniamo quindi che ogni situazione vada valutata caso per caso E però importante sapere quali sono tutti i propri diritti. E anche importante capire che, assecondando ogni volta gli ordini aziendali, l Azienda non sarà mai stimolata a trovare soluzioni meno pesanti e penalizzanti per i suoi dipendenti. Per quanto riguarda la scelta del dipendente da inviare in trasferta, questa spetta al Direttore dell Ufficio Postale, attenendosi alle disposizioni aziendali che prevedono un equa rotazione. Quindi, nel caso in cui un dipendente ravvisasse un atteggiamento discriminatorio nei propri confronti, è pregato di rivolgersi in prima istanza al proprio Direttore e successivamente, se necessario, al proprio Rappresentante Sindacale o RSU.

8 Pagina 8 Tutto il personale di sportelleria che intende fare rispettare la Policy, evitando così l uso indiscriminato di tale strumento, dovrà dichiarare la propria indisponibilità all utilizzo del mezzo proprio nelle trasferte comandate dall Azienda. (in allegato troverete il facsimile da inviare al Responsabile Servizio Operazione Clienti della Filiale e da esibire al DUP dell ufficio di appartenenza). Dalla data della comunicazione di non disponibilità del mezzo di proprietà per le trasferte pretenderemo che l Azienda si attenga scrupolosamente alla vigente TRA- VEL POLICY (dicembre 2009) e al Codice Civile. N.B.: Il personale sportellista dovrà pertanto attenersi scrupolosamente a quanto stabilisce la Travel Policy aziendale, che prevede inoltre l utilizzo dei mezzi pubblici idonei a raggiungere la sede di lavoro, tenendo conto della conciliabilità dell orario di entrata e uscita non superiore ai 30 minuti PER ORARIO NON CONCILIABILE SI IN- TENDE IL TEMPO DI PERCORRENZA CHE VA OLTRE I 30 MINUTI RISPETTO ALL ORARIO DI APERTURA DELL UFFICIO O DI OLTRE 30 MINUTI RISPET- TO ALLA CHIUSURA DELL UFFICIO. Se l orario dei mezzi pubblici risultasse superiore alla mezz ora anche in un solo percorso (di andata o di ritorno ) si dovrà chiedere : L utilizzo di un mezzo aziendale L autorizzazione all utilizzo del taxi RIPORTIAMO DALLA POLICY AZIENDALE: PUNTO 8 DURATA pagina 11 La trasferta decorre dal momento della partenza dal "luogo di lavoro", ovvero dalla località di abituale dimora - se diversa da quella in cui è ubicata la sede di lavoro e più vicina alla località di destinazione - e termina al momento del rientro nella stessa località. PUNTO 9 USO DEI MEZZI DI TRASPORTO pagina 12 L utilizzo del taxi è previsto esclusivamente per spostamenti in caso di: tragitti urbani ed extraurbani non adeguatamente serviti dagli altri mezzi pubblici; partenze o rientri in orari "scomodi", orari inconciliabili, ecc.; N.B.: Le ricevute del taxi devono riportare, ai fini della validità contabile, l indicazione del percorso effettuato.. In casi eccezionali potrà essere autorizzato dal responsabile che dispone la trasferta l utilizzo di un veicolo di servizio ad uso esclusivo aziendale (es: vetture in full-rent)

9 Pagina 9 FAC SIMILE Poste Italiane SpA A RESPONSABILE SERVIZIO OPERAZIONI CLIENTI FILIALE di RAGUSA Oggetto : Trasferta Il sottoscritto applicato presso l ufficio, in seguito all ordine Scritto/Verbale, ricevuto dal DUP/Filiale di di recarsi in distacco presso l ufficio di, per il periodo dal al, con la presente dichiara di non avere in disponibilità un proprio mezzo di trasporto per recarsi nella località di trasferta. Pertanto chiede che le vengano fornite utili indicazioni circa l utilizzo dei mezzi pubblici idonei a raggiungere la predetta località in orari conciliabili con quelli di inizio e fine turno di lavoro. Si precisa che per orari conciliabili le normative vigenti mai disconosciute intendono l orario conciliabile quello compreso entro 30 minuti dall inizio/fine turno di lavoro. In difetto di orari conciliabili il sottoscritto comunica la propria impossibilità a richiedere, così come previsto dalla Vostra Travel Policy (di cui si riporta stralcio punto 5 Commi 1 e 2), l autorizzazione all utilizzo di un TAXI per recarsi in trasferta, in quanto la comunicazione per la stessa non è giunta in tempo utile a soddisfare quanto previsto dalla stessa policy. Omissis..La trasferta deve essere preventivamente autorizzata dal Responsabile della struttura di riferimento dell'interessato, che sia almeno un terzo livello organizzativo, per indifferibili esigenze di servizio e per il tempo strettamente necessario all'espletamento dell'incarico. L autorizzazione deve essere richiesta in forma scritta utilizzando l apposito modulo almeno 3 giorni prima dell inizio della trasferta, contestualmente all eventuale richiesta di anticipo. Omissis., Pertanto il sottoscritto, rimane in attesa di vostre ulteriori disposizioni in merito e comunque a disposizione presso l ufficio di applicazione. Data Firma

10 Pagina 10 Al fine della corretta consuntivazione/liquidazione delle trasferte effettuate dal lavoratore impegnato fuori dalla propria sede di lavoro, riassumiamo le principali disposizioni in materia. L indennità di trasferta ed il rimborso delle spese di vitto sono dovute: Se la durata della trasferta è superiore alle 4 ore; Se fuori dal comune ove il dipendente presta la propria attività; Se la distanza è superiore ai 10 Km. MODULISTICA I modelli da utilizzare, in possesso dagli Uffici, sono i seguenti: 1. Modulo richiesta trasferta: può essere utilizzato sia per una trasferta singola che per una trasferta multipla (es. distacchi continuativi della durata di più giorni); in questo caso la data di inizio e fine trasferta dovrà coincidere con quanto disposto nella comunicazione di distacco. Importante: selezionare correttamente il Motivo Trasferta tra: Missione operativa (distacchi); Missione commerciale (viste clienti); Formazione (corsi) in questo caso si deve indicare il titolo e codice corso comunicato all atto della convocazione; Meeting (incontri di aggiornamento operativo/commerciale). Si dovrà verificare che il modello sia correttamente compilato. Nel caso in cui venga autorizzato l utilizzo del mezzo proprio (si rammenta che non sono autorizzati veicoli a due ruote), dovrà essere barrata la casella relativa. Il modulo di richiesta trasferta dovrà essere firmato dal lavoratore. La data della richiesta deve essere antecedente o coincidere con quella della relativa convocazione. La firma che approva la trasferta responsabile 3 livello è quella del Direttore di Filiale. 2.Modulo consuntivazione trasferta: Per trasferte singole, si precisa quanto segue: 1. Il luogo di lavoro è l Ufficio di assegnazione; 2. Per il calcolo dei Km percorsi, andrà verificato quale percorso (tra sede di lavoro e luogo di abituale dimora) sia più vicino alla località di destinazione; 3. Dovranno essere indicati i dati del veicolo personale (in caso di autorizzazione all uso del mezzo prorpio); 4. Il modulo dovrà essere firmato e datato dal lavoratore (la data deve essere posteriore al giorno di trasferta). La firma che approva la trasferta Responsabile 3 livello) è quella del Direttore di Filiale.

11 Pagina 11 Attenzione IMPORTANTE!!! La documentazione relativa alla trasferta, con la quale vengono richiesti i rimborsi, dovrà essere inviata entro 10 giorni dalla trasferta stessa alla Struttura di Filiale competente (Risorse Umane o Gestione Operativa). Per trasferte multiple (trasferte di più giorni): Deve essere descritta la trasferta giorno per giorno (ogni modulo di consuntivazione trasferta multipla dà la possibilità di descrivere sei giorni). Anche in questo caso dovrà essere indicata al motivazione, i Km percorsi e gli eventuali dati della propri auto (nel caso di autorizzazione all uso del mezzo proprio). Dopo aver firmato il modulo di trasferta multipla ed aver indicato la data (che deve essere successiva all ultimo giorno di trasferta), tutta la documentazione deve essere inviata entro 10 giorni alla Struttura di Filiale competente (Gestione Operativa o Risorse Umane). DOCUMENTAZIONE: ai predetti modelli deve essere allegata la seguente documentazione: Scontrini: sempre in originale (gli stessi non sono cumulabili per uno stesso pasto). Attenzione: qualora l attività in trasferta si svolga presso sedi di lavoro servite da mense aziendali, il dipendente dovrà utilizzare dette strutture per la consumazione del pasto. In caso di utilizzo del ticket restaurant (cartaceo o elettronico) al dipendente verrà rimborsato l eventuale maggiore costo sostenuto, documentato dallo scontrino fiscale. Non verranno rimborsati i pasti consumati in località diverse da quella/e di trasferta. Biglietti ferroviari o biglietti per altri mezzi di trasporto: Sempre in originale. Gli stessi devono riportare la data del giorno di trasferta. 1. E previsto anche il rimborso del pedaggio autostradale, solo se strettamente correlato alla trasferta, e dietro esibizione della ri- cevuta originale. 2. Le convocazioni per corsi o distacchi devono sempre in- dicare il nominativo del dipendente inviato in trasferta. Si rammenta inoltre che, congiuntamente al cedolino di stipendio, vie- ne inviato nella casella di posta elettronica personale il Riepilogo trasferte che dettaglia in maniera analitica le voci di rimborso di e- ventuali trasferte liquidate nel mese.

12 Il presente Vademecum ha finalità divulgative ed informative, è destinato a tutti i dipendenti di Poste Italiane SpA e delle Società del Gruppo cui si applica il CCNL e recepisce le previsioni e le indicazioni normative operanti in Azienda. (Travel Policy) novembre 2013