Manuale d uso per l esercente. La corsia veloce per la tua fattura

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1 Manuale d uso per l esercente versione 1.1.x La corsia veloce per la tua fattura Get your bill è un sistema innovativo per la fatturazione delle spese aziendali Attraverso i dispositivi di pagamento elettronico (POS) qualsiasi acquisto effettuato dai titolari di Partita IVA e dagli addetti aziendali è registrabile senza errori. GYB permette di fatturare rapidamente importi di qualsiasi entità anche presso negozi e locali dove i dati aziendali non siano già memorizzati, con un notevole risparmio di tempo. L utilizzo del sistema non ha alcun costo per l acquirente e le fatture emesse vengono archiviate on-line in modo semplice e sicuro.

2 Complimenti per aver scelto il servizio GET YOUR BILL Da oggi il tuo unico sistema di fatturazione. Niente più code alla cassa e pagamenti più veloci. GET YOUR BILL, la corsia veloce anche per l esercente! Emettere fattura ai propri clienti non è mai stato così semplice! Il servizio permette di recuperare digitalmente i dati per la fatturazione e salva in CLOUD tutte le fatture emesse. Inviale al tuo commercialista con un click, recuperandole dalla tua area personale sul sito getyourbill.com. GET YOUR BILL È VELOCE > niente più clienti in coda davanti alla tua cassa! ECONOMICO > non dovrai sostenere alcun investimento per nuovi dispositivi, ma userai il tuo POS FACILE > è semplicissimo da usare, non dovrai imparare nuove complicate procedure SICURO > garantisce un archiviazione assolutamente sicura delle fatture, sia per te che per il tuo cliente VANTAGGIOSO > fidelizza il tuo cliente, offrendogli un servizio comodo e gratuito PROMOZIONALE > sarai presente sul sito e nella app di Get Your Bill Get Your Bill è un servizio Ultroneo S.r.l. che viene erogato dal vostro istituto bancario: 2

3 INSTALLAZIONE Prima di iniziare la procedura di attivazione del servizio verifica che il POS sia connesso alla rete elettrica e collegato al cavo di rete o sotto copertura GPRS. Successivamente alla firma del contratto il servizio verrà installato da remoto sul vostro POS. Dopo l aggiornamento (solitamente avviene nelle ore notturne) viene stampato uno scontrino contenente un messaggio di benvenuto che conferma l attivazione di Get Your Bill. Nei casi in cui non fosse possibile l attivazione tramite telegestione, interverrà un tecnico on site. Prima di procedere al punto successivo controlla che il POS abbia carta disponibile per stampare 0 - TELIUM MANAGER 1 - GETYOURBILL Per procedere con l attivazione premi il tasto F e seleziona la voce GET YOUR BILL e premi il tasto VERDE. Data xxxxxx ID Terminale xxxxxx Matricola xxxxxx ID Esercente xxxxxx Primo inserim xxxxxx Ultima modifica xxxxxx Mastrino xxxxxx Il POS si connette al server per la prima volta e stampa uno scontrino con una serie di dati molto importanti che ti verranno richiesti per la registrazione sul sito web Per completare la registrazione vai sul sito quindi alla pagina Registrati. Inserisci la tua mail e scegli una password. Riceverai una mail di verifica con il link sicuro per la creazione del tuo profilo esercente. Clicca sul link della mail che hai appena ricevuto ed esegui il login con i dati che hai impostato. Spunta la voce esercente e prosegui con la compilazione. 3

4 Data xxxxxx ID Terminale xxxxxx Matricola xxxxxx ID Esercente xxxxxx Primo inserim xxxxxx Ultima modifica xxxxxx Mastrino xxxxxx Questa selezione aprirà una finestra dedicata dove ti verrà richiesto di inserire i dati riportati nello scontrino di attivazione. Sul sito compare un messaggio di conferma dell avvenuta registrazione. A questo punto il tuo profilo è correttamente registrato. Aggiorna l elenco dei prodotti fatturabili dal menu GESTIONE PRODOTTI. Ricordati di verificare l anagrafica perchè i dati in quest area verranno riportati nell intestazione delle fatture. * Per aggiornare l elenco prodotti segui la procedura a pag. 7 alla sezione FUNZIONALITA ACCESSIBILI DAL SITO GETYOURBILL.COM di questo manuale. NESSUN PRODOTTO SINCRONIZZO LISTINO? R=ANN V=OK Per procedere con la sincronizzazione dei prodotti premi il tasto F e seleziona la voce GET YOUR BILL e premi il tasto VERDE. Seleziona a voce EMETTI FATTURA, quindi premi il tasto VERDE e attendi la stampa di uno scontrino riepilogativo dei prodotti ora disponibili sul tuo listino. In questo modo i prodotti che hai inserito sul sito (procedura pag. 7) verranno riportati sul tuo dispositivo POS. Complimenti! Hai completato la procedura di installazione. COME FUNZIONA? Al momento della vendita di un bene o servizio ti viene richiesta la fattura? Utilizzando GYB sarà sufficiente seguire alcuni semplici passi: Un cliente ti chiede l emissione della fattura Inserisci la voce d acquisto nel POS Inserisci la carta di pagamento nel POS Strappa la fattura stampata dal POS 4

5 FLUSSO DI FATTURAZIONE 5

6 FUNZIONALITA ACCESSIBILI DAL SITO GETYOURBILL.COM Per accedere all area riservata GET YOUR BILL è necessario accedere al portale digitando la propria USER-ID E PASSWORD. MENU DEL GESTIONALE ONLINE L etichetta FATTURE consente l accesso alle fatture EMESSE e RICEVUTE. Le fatture non possono venire modificate. La consultazione dell archivio è facilitata dalla presenza di filtri per la visualizzazione selettiva delle fatture archiviate. I documenti archiviati sono scaricabili in formato PDF. NOTE DI CREDITO permette di consultare le note di credito emesse. (al momento in sviluppo) 3 4 L etichetta CHIUSURA CONTABILE identifica l area del sito da cui sono scaricabili i file digitali delle chiusure contabili richieste dal POS. I file digitali sono scaricabili in formato PDF. NOTA: la chiusura contabile viene originata solo successivamente alla ricezione della richiesta inviata dal terminale POS. L etichetta ANAGRAFICA permette di modificare e aggiornare i dati relativi all impresa. Attiva anche il tuo profilo ACQUIRENTE! Aggiorna l anagrafica scegliendo il CODICE CLIENTE che ti permetterà la corretta associazione della tua carta di pagamento la prima volta che utilizzerai il servizio. Dalla tua area riservata potrai così accedere sia al tuo profilo ESERCENTE sia al tuo profilo ACQUIRENTE, con la possibilità di consultare sia le FATTURE EMESSE che quelle RICEVUTE. (Verrà rilasciato prossimamente) Per modificare la mail di contatto è necessario contattare l assistenza. 6

7 L etichetta GESTIONE CARTA indica una funzione del profilo ACQUIRENTE per la gestione delle carte associate. Attraverso il pannello GESTIONE PRODOTTI è possibile aggiornare il listino disponibile sul server e utilizzato dal software GET YOUR BILL per le operazioni di fatturazione tramite POS. Il pannello consente la creazione di un NUOVO PRODOTTO attraverso l inserimento delle voci indicate. Ogni prodotto consente la personalizzazione attraverso l indicazione del NOME PRODOTTO, CODICE PRODOTTO (che identifica in modo univoco il prodotto), PREZZO, TASSAZIONE IVA. Tutte le voci inserite sono modificabili attraverso l apposita funzione MODIFICA. Per eliminare un prodotto seleziona ELIMINA e conferma l operazione. Per sincronizzare l elenco prodotti aggiornato accedere al menu dal POS, seleziona IMPOSTAZIONI e inizializzare la funzione AGGIORNA PRODOTTI. Quando selezioni con il POS una delle voci da listino, durante l emissione di una fattura, sarà comunque possibile modificare l importo del prezzo (direttamente dal POS) per quell acquisto. Il prezzo impostato dal sito è quindi suggerito ma sempre modificabile durante l emissione di una fattura con il POS. 7 8 Se possiedi più di un terminale POS, accedi alla funzione AGGIUNGI POS e compila il form con i dati richiesti. Il tuo commercialista è registrato al servizio Get Your Bill? Associa il tuo account inserendo il CODICE COMMERCIALISTA che ti fornirà, in questo modo darai accesso diretto alle tue fatture. Invita il tuo commercialista a registrarsi. I servizi di gestione clienti Get Your Bill sono gratuiti per il profilo commercialista. 7

8 FUNZIONALITA ACCESSIBILI DAL POS LEGENDA DEL POS TASTO F > accesso al menù TASTI ALFANUMERICI > selezione funzioni TASTI DI NAVIGAZIONE > consentono lo scorrimento verticale del cursore sul monitor F1 F2 F3 F F X < O TASTO ROSSO > annulla operazione TASTO GIALLO > elimina ultima riga nella compilazione della fattura o cancella l ultima cifra digitata TASTO VERDE > conferma operazione Tutte le funzioni del terminale si attivano dallo stato di riposo, identificato dal logo GET YOUR BILL oppure dal logo della Banca proprietaria del POS. Il terminale POS ha una serie di tasti abilitati alle funzionalità del servizio Get YOUR BILL. FATTURAZIONE con GYB Posso fare fattura? Per emettere fattura ad un cliente registrato a Get Your Bill segui il flusso dettagliato nella sezione dedicata alle funzioni ordinarie. Per tutte le altre casistiche, fai riferimento agli scenari prospettati in seguito. MESSAGGI SUL DISPLAY TERMINALE POS 0 - TELIUM MANAGER 1 - GETYOURBILL Le funzioni operative sono attivabili direttamente con il tasto F che permette di accedere al menù principale. Premi il tasto F per accedere al menù. Utilizza i tasti di navigazione per selezionare la voce GET YOUR BILL e premi il tasto VERDE. 0 - TELIUM MANAGER 1 - GETYOURBILL Oppure digita il numero della funzione corrispondente. 0 - Emetti fattura 1 - Ristampa ultima 2 - Chiusura contabile 3 - Annulla fattura Seleziona EMETTI FATTURA e premi il tasto VERDE. Oppure premi il tasto funzione corrispondente (tasto 0). SELEZIONA PRODOTTO 0 - Articolo AA 1 - Articolo BB 2 - Articolo CC 3 - Articolo DD Accedi al pannello SELEZIONA PRODOTTO. Seleziona la voce di menù da inserire in fattura. La voci menù sono personalizzabili dall area personale del sito 8

9 SELEZIONA PRODOTTO 0 - Articolo AA 1 - Articolo BB 2 - Articolo CC 3 - Articolo DD Seleziona la voce desiderata. Articolo CC Quantità 1 Inserisci la quantità e conferma con il tasto VERDE Articolo CC 0 - Importo unitario 1 - Importo totale Se la quantità è maggiore di 1 compare la selezione tra importo unitario e importo totale. Selezionando importo unitario tale cifra verrà moltiplicata per la quantità. L importo totale permette invece di inserire un importo cumulativo. Articolo CC Importo in eurocent 800 Inserisci il prezzo e conferma con il tasto VERDE (ad esempio per 8,00 digitare 800) 01xArticolo CC 8,00 F=+ G=- -- TOT: 8,00 Il display del POS visualizza il riepilogo delle voci inserite. Premi il tasto F per aggiungere altre voci dal menù, inserendo il costo unitario e la quantità o GIALLO per eliminare l ultima voce inserita. Per annullare l intera operazione premi tasto ROSSO. Ogni voce aggiunta andrà a sommarsi al totale. Per confermare il totale premi il tasto VERDE. CLIENTE REGISTRATO GYB Scenario: Acquirente iscritto al servizio con carta già associata Inserisci carta o Premi F per P.IVA NESSUN ADDEBITO VERRA' EFFETTUATO F1 F2 F3 F F X < O A questo punto chiedi all acquirente se è già registrato a Get Your Bill. Solo se il tuo cliente è registrato, l inserimento della carta associata al profilo Get Your Bill permette l identificazione dell ACQUIRENTE e il recupero istantaneo dei dati per la fatturazione. In caso di errore premi il tasto ROSSO per tornare al riepilogo delle voci inserite. NOTA: se l acquirente non è registrato NON INSERIRE ALCUNA CARTA DI PAGAMENTO ma procedi con l inserimento manuale della P.IVA. Consulta la sezione UTENTE NON REGISTRATO. Inserisci la carta già associata al profilo Get Your Bill. ** Se la carta non è associata consulta la sezione SCENARI NOTA: la carta va inserita per la lettura del chip e non strisciata. 9

10 CLIENTE REGISTRATO GYB Scenario: Acquirente iscritto al servizio con carta NON associata CARTA NON ASSOCIATA Inserisci Codice Cliente Se l acquirente è registrato al sistema, ma la carta risulta non associata, il software richiede all utente di digitare un codice univoco. Questo codice viene scelto dal cliente nel momento in cui si registra al servizio. Questa operazione viene richiesta dal sistema alla prima associazione del profilo ACQUIRENTE Get Your Bill con la carta di pagamento. CLIENTE NON REGISTRATO Scenario: Recupero dati automatico Inserisci carta o Premi F per P.IVA NESSUN ADDEBITO VERRA' EFFETTUATO FATTURA CON P.IVA Inserisci la partita IVA Se l acquirente non è registrato al servizio, il software recupera digitalmente i dati fiscali dal database di Get Your Bill. Successivamente alla conferma dell importo da fatturare, se il cliente NON È REGISTRATO a Get Your Bill è possibile procedere comunque con la stampa della fattura compilata automaticamente. Premere F ed inserire la P.IVA del cliente. Dopo l inserimento della Partita IVA avvengono il recupero dei dati di fatturazione del cliente non registrato e la successiva stampa della fattura. Get Your Bill, collegandosi con il datatbase online delle aziende iscritte al Registro Imprese della Camera di Commercio, recupera i dati mancanti e compila correttamente la fattura in tutte le sue parti. La copia digitale della fattura viene salvata nel profilo personale ESERCENTE, mentre l acquirente non registrato conserva solo copia cartacea dell operazione. CLIENTE NON REGISTRATO Scenario: Fattura in bianco e compilazione manuale... Spet. P. IVA C.F.... Esistono alcuni profili i cui dati di fatturazione non sono presenti nel database Get Your Bill. In questo caso il sistema stamperà una FATTURA IN BIANCO. Procedi quindi alla compilazione a penna dei campi in bianco con l inserirmento della ragione sociale e della sede legale. La fattura salvata digitalmente nella tua area personale riporta soltanto il dato della PARTITA IVA digitato dall acquirente e per questo motivo sarà necessario inviare al commercialista anche copia della fattura compilata a penna. 10

11 CONCLUSIONE FATTURA con GYB Per tutti gli scenari Invio... Attendi che il POS confermi l operazione. Nel caso in cui ci fosse un inaspettata interruzione della corrente elettrica, prima di reimpostare la fattura procedi con la RISTAMPA dell ultima operazione memorizzata dal server. La FATTURA viene stampata in doppia copia (una per l esercente e Stampa una per l acquirente). La fattura viene inoltre salvata digitalmente sia all interno del profilo personale ESERCENTE sia nel profilo ACQUIRENTE dell utente registrato al servizio. A questo punto la fattura è creata e registrata ma non è stato eseguito il pagamento. In chiusura verrà richiesta la modalità di pagamento. PAGAMENTO PAGAMENTO CON CARTA? R=ANN V=OK Per procedere al pagamento elettronico con l applicazione dedicata premi il tasto VERDE. Per il pagamento in contanti, premi il tasto ROSSO. INVITA IL TUO CLIENTE E IL TUO COMMERCIALISTA A REGISTRARSI SU GET YOUR BILL PER POTER USUFRUIRE GRATUITAMENTE DELLE AGEVOLAZIONI DEL SERVIZIO RISPARMIO attraverso la detrazione fiscale delle spese VELOCITÀ nell erogazione della fattura e nel recupero del file digitale dal sito getyourbill.com SEMPLICE, dopo la registrazione e l associazione dei dati di fatturazione alla carta, le fatture vengono automaticamente salvate nella propria area personale SICURO perché l archivio digitale delle fatture si trova su un server bancario GRATUITO per l acquirente ACCESSIBILE sia dal web che da altri dispositivi come smartphone o tablet SEMPLICE, niente più invii di o plichi di documenti cartacei ORDINATO, perché le fatture di ogni utente vengono archiviate e conservate on-line PRECISO, con il recupero automatico dell anagrafica aziendale, evitando qualsiasi errore di trascrizione dati GRATUITO: nessun costo o vincolo per il commercialista SICURO perché l archivio digitale delle fatture si trova su un server bancario 11

12 CHIUSURA CONTABILE 0 - Emetti fattura 1 - Ristampa ultima 2 - Chiusura contabile 3 - Annulla fattura La CHIUSURA CONTABILE viene originata successivamente alla richiesta di emissione inviata dal terminale POS. Il documento stampato viene automaticamente salvato in digitale nell area riservata. Conferma CHIUSURA CONTABILE? R=ANN V=OK La chiusura contabile è un documento riepilogativo che si rinnova ogni qualvolta ne viene richiesta l emissione. Per annullare l operazione premi tasto ROSSO. Per confermare e stampare premi il tasto VERDE. ANNULLA FATTURA ANNULLARE ULTIMA FATTURA EMESSA? R=ANN V=OK ANNULLA FATTURA è selezionabile premendo il numero corrispondente all opzione, oppure, selezionando la voce con i tasti di navigazione e premendo il tasto VERDE. Viene richiesta una doppia conferma prima di procedere all annullo dell ultima fattura. L ultima fattura è l ultima memorizzata dal sistema. La fattura annullata va distrutta e non va consegnata al cliente. RISTAMPA FATTURA 0 - Emetti fattura 1 - Ristampa ultima 2 - Chiusura contabile 3 - Annulla fattura Per ristampare l ultima fattura emessa, seleziona dal menù la voce ULTIMA FATTURA. La fattura ristampata è l ultima memorizzata dal sistema. NOTA: questa funzione può essere utile nel caso in cui l erogazione della copia cartacea della fattura fosse stata sospesa per un qualsiasi motivo (interruzione corrente, fine carta...), permette infatti di verificare che l ultima operazione eseguita sia stata correttamente salvata dal sistema. 12

13 IMPOSTAZIONI IMPOSTAZIONI 0 - Aggiorna prodotti 1 - Num. copie fattura 2 - Stampa codici web 3 - Informazioni Il pannello IMPOSTAZIONI permette di aggiornare il listino prodotti precedentemente modificato all interno del profilo esercente sul sito Per scaricare il listino aggiornato premi il tasto VERDE. IMPOSTAZIONI 0 - Aggiorna prodotti 1 - Num. copie fattura 2 - Stampa codici web 3 - Informazioni Con questa funzione scegli se stampare 1 o 2 copie della fattura per ogni transazione. IMPOSTAZIONI 0 - Aggiorna prodotti 1 - Num. copie fattura 2 - Stampa codici web 3 - Informazioni Questa funzione permette di ristampare i codici per il primo accesso all area riservata sul sito IMPOSTAZIONI 2 - Stampa codici web 3 - Informazioni 4 - Servizio La funzione INFORMAZIONI va utilizzata durante la chiamata d assistenza telefonica all Help Desk. IMPOSTAZIONI 2 - Stampa codici web 3 - Informazioni 4 - Servizio La funzione SERVIZIO è riservata al tecnico dell assistenza. 13

14 FAQ Carta esaurita Per la sostituzione del rotolino consultare il manuale del POS. BlackOut o batteria scarica In caso di mancanza di alimentazione il POS si spegnerà. Al susccessivo riavvio verificare l utima fattura registrata tramite la funzione RISTAMPA ULTIMA FATTURA. Errore di INVIO... In caso di errore in fase di INVIO... verificare la connessione via rete o la copertura GPRS. Se l invio non va a buon fine la fattura non viene emessa ne registrata. Il mio POS non si collega Contatta la compagnia telefonica che gestisce il servizio. 14

15 GET YOUR BILL E LA FISCALITA Il servizio GET YOUR BILL semplifica e velocizza la gestione delle fatture emesse. Ogni fattura emessa attraverso il servizio viene regolarmente salvata in formato digitale nell area riservata del sito getyourbill.com. L esercente, accedendo con le proprie credenziali, scarica tutte le fatture emesse in formato digitale velocizzando le procedure per l invio della documentazione al commercialista di fiducia. In allegato troverete una scheda informativa da consegnare al vostro commercialista. Allegare alla documentazione anche il cartaceo in caso di emissione di FATTURE IN BIANCO. HELP DESK Per qualsiasi problema contatta il servizio assistenza clienti indicato dalla tua banca, al Numero Verde dal lunedì al sabato dalle 7.00 alle 22.00, la domenica dalle 9.00 alle

16 WELCOME KIT Con l attivazione del servizio ti è stato consegnato il welcome kit. Contiene una serie di utili strumenti per promuovere il servizio ai tuoi clienti. Il kit contiene: 1 Espositore Lo strumento per mettere in primo piano il materiale promozionale. 1 Brochure Opuscoli informativi che illustrano il servizio ai tuoi clienti Vetrofania Etichetta visiva da applicare sulla vetrina della tua attività per segnalare che è attivo il servizio. Stickers per il POS Etichette adesive che puoi applicare sui tuoi POS Stickers Etichette adesive che puoi applicare all interno dei tuoi listini. Informativa per il commercialista Guida pratica per semplificare le operazioni di gestione delle tue fatture per il tuo commercialista Manuale d uso completo In questo manuale trovi spiegate tutte le procedure operative del servizio. Manuale rapido da banco Per qualsiasi dubbio avrai sempre sotto mano la guida rapida d uso del servizio, che riporta gli scenari più comuni. 8 Non hai più materiale promozionale? Scrivi a info@getyourbill.com indicando la quantità e il numero collegato all elemento che vuoi richiedere. Get Your Bill è un prodotto di ULTRONEO S.r.l. Società iscritta alla camera di commercio di Udine - Sede legale: Via Vittorio Veneto Udine P.IVA e Codice fiscale: info@getyourbill.com