COLLECTIVEACCESS. L'open source al servizio degli archivi storici

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1 L'open source al servizio degli archivi storici

2 1 PERCHE' CollectiveAccess è un software open source per la gestione digitale del patrimonio archivistico, bibliografico e museale. È una soluzione ottimale per ogni tipologia di archivio: un unico strumento permette di valorizzare una collezione sotto i diversi aspetti, dalla catalogazione alle molteplici possibilità di comunicazione. Ideato nel 2003, CollectiveAccess nasce dalla ricerca e dalla collaborazione tra importanti istituti culturali americani. Oggi è utilizzato da archivi, biblioteche e musei in tutto il mondo, negli Stati Uniti e in Europa, ma anche in Sud America, Giappone e Nuova Zelanda. Promemoria è la società che ha introdotto e personalizzato CollectiveAccess per gli archivi italiani. È tra i software convenzionati con la Direzione Generale Archivi (DGA) del Ministero per i Beni e le Attività Culturali. 2 PERCHE' OPEN SOURCE Lo sviluppo e l evoluzione di CollectiveAccess sono garantiti dal lavoro collaborativo della community internazionale che opera intorno alla piattaforma open source. Questo rappresenta un grande vantaggio. La community di Collective Access, infatti, riunisce competenze di alto livello archivistico e informatico ed è molto attiva e coesa: è punto di riferimento per il supporto offerto a chi utilizza il software e per l implementazione di nuove funzionalità. Nuove release sono rilasciate a cadenza semestrale e sono attivi forum, wiki, mailing list e newsgroup ricchi di documentazione. La scelta di utilizzare un software open source come CollectiveAccess assicura inoltre maggiore stabilità informatica, elevati standard tecnici, facilità di personalizzazione, interoperabilità e riduzione dei costi.

3 3 NEL MONDO Una centinaio di istituzioni, musei e archivi in tutto il mondo utilizzano CollectiveAccess per creare, gestire e pubblicare le risorse delle loro collezioni. Ultimamente hanno visto la luce progetti quali la Brooklyn Academy of Music, un archivio che presenta una collezione unica di migliaia di fotografie, programmi e documenti sulle arti dello spettacolo degli ultimi 150 anni a Brooklyn. Altro progetto degno di nota è il New Museum of Contemporary Art che comprende immagini digitalizzate, video, audio, documenti e opere d'arte. CollectiveAccess è stato utilizzato anche per il Mattress Factory Active Archive, una collezione digitale che include più di immagini di grande valore artistico, il Centre Belge de la Bande Dessinée di Bruxelles, e il Teatro Argentino de La Plata di Buenos Aires. Inoltre, CollectiveAccess è utilizzato da centri di ricerca e università come la School of Visual Art of New York, musei come il National September 11 Memorial & Museum di New York, Il Musée Rodin di Parigi e il Computersplielemuseum di Berlino, da biblioteche e archivi quali l'instituut voor Oorlogs- Holocaust-en Genocidestudies di Amsterdam, la West Liberty Public Library dello Iowa o la Deutsche Kinemathek a Berlino.

4 4 HANNO SCELTO IN ITALIA E PROMEMORIA Alcuni dei progetti più significativi: Centro Storico Fiat (2011) La prima sperimentazione e ottimizzazione del software in un grande archivio d impresa ha mostrato le potenzialità di applicazione alla realtà italiana. Archivio Storico Lavazza (2012) Alla base dello studio e della realizzazione dell archivio storico, l introduzione di CollectiveAccess è parte di un progetto innovativo che fa del patrimonio storico un asset aziendale, con la costituzione di un heritage department all interno della società. Teatro Regio di Torino (2012) e Arena di Verona (2014) CollectiveAccess è stato adattato alle esigenze di documentazione proprie dei teatri lirici e di prosa. Sono stati realizzati moduli dedicati alla descrizione delle risorse e degli spettacoli e un interfaccia personalizzata per l utenza web. Centro Rete Biellese Archivi Tessile e Moda (2013) CollectiveAccess ha permesso la creazione di un sistema territoriale di archivi. Le installazioni diffuse del software consentono ai diversi operatori della rete (imprese, istituti culturali ed enti locali) di pubblicare e condividere cataloghi e inventari dei rispettivi patrimoni archivistici. Paul Kahle Archive (2013) Le potenzialità tecniche del software hanno reso possibile lo sviluppo di un motore di ricerca per set multipli di caratteri (latino, arabo, ebraico): una sperimentazione innovativa legata alla presenza di documenti d archivio compilati in tre diversi alfabeti. Compagnia di San Paolo (2014) La Compagnia di San Paolo ha scelto CollectiveAccess dopo un attenta valutazione dei più importanti software archivistici in Italia. Il progetto prevede la costruzione di un sistema informativo e archivistico che integra database nati su applicativi diversi. È stato creato un modulo per la gestione della sala studio. Archivio digitale Vogue Italia (2014) Digitalizzazione, descrizione e catalogazione del patrimonio prodotto da designer, fotografi, stilisti e illustratori dal 1892 per la rivista dell haute couture: CollectiveAccess è stato scelto per la realizzazione dell archivio digitale Vogue Italia, inserito nel più ampio progetto inaugurato con il The Vogue Archive (USA). Regione Piemonte (2014) La Regione Piemonte si è orientata a riversare tutti i dati archivistici catalogati e descritti con il software Guarini su CollectiveAccess dopo aver fatto testare i principali software archivistici italiani dal CSI Piemonte

5 5 CARATTERISTICHE PRINCIPALI DEL SOFTWARE è open source (GNU PLv3), web-based (non necessita di installazioni, si può lavorare da ogni pc connesso a Internet) e multilingue. è articolato in due ambienti: il back-end di gestione per tutte le impostazioni, la scelta della scheda descrittiva, l inserimento dei dati, il caricamento degli oggetti digitali; il front-end per la pubblicazione on line, con un interfaccia web adatta a esigenze di marketing e comunicazione e ottimizzabile su più piattaforme. permette la visualizzazione 3D di tutti gli oggetti digitali della collezione (disegni, immagini, fotografie ) con funzioni per eseguire zoom, ruotare, orbitare rispetta gli standard internazionali di descrizione archivistica e biblioteconomica (ISAD, ISAAR, DublinCore, DACS, MARC, PBCore e altri) consente una gestione unificata di diverse banche dati, tracciando quelle pre-esistenti in caso di migrazione da altri applicativi (Guarini Archivi, GEA, Arianna, MS Access, MS Excel ) garantisce l'interoperabilità e la condivisione delle risorse con altri sistemi informativi. È possibile esportare i dati codificati XML-EAD e XML-EAC. l'ambiente software è indipendente dalla piattaforma di installazione, che può essere proprietaria (Microsoft Windows Server 2003, Server 2008, Windows XP e Windows 7, Solaris 9+ o Mac OS X ) oppure open source (Linux, nelle diverse distribuzioni)

6 6 IL CONTRIBUTO DI PROMEMORIA ALLA COMMUNITY Modulo wordpress per la pubblicazione delle collezioni Promemoria ha reso disponibile un modulo specifico di Wordpress (piattaforma cms) per la pubblicazione on line delle collezioni. L interfaccia personalizzata migliora l interazione e la user experience nella navigazione e nella consultazione dei contenuti. È totalmente responsive per ottimizzare la fruizione su tutti i dispositivi (desktop, tablet, smartphone). Versione mobile (ios e Android) Promemoria ha realizzato la versione di CollectiveAccess nativa per mobile, per l utilizzo degli ambienti di back-end e front-end su ipad e iphone. Questa versione garantisce agli archivisti una maggiore libertà di lavoro e aggiunge funzionalità per la fruibilità dei contenuti: mappe concettuali, timeline, storytelling, navigazione georeferenziata, gallerie fotografiche, mostre virtuali. 7 SCHEDA DESCRITTIVA: LE PRINCIPALI FUNZIONI Organizzazione delle risorse Le risorse descritte sono organizzate in varie tipologie di visualizzazione (alberatura, preview ecc). Gestisce operazioni di stampa totale e parziale degli inventari, rinumerazione e riordinamenti.

7 La scheda descrittiva permette di descrivere oggetti appartenenti a vari domini: archivistico, fotografico, museale, bibliografico, ecc. E' altamente personalizzabile. Inoltre permette di stabilire relazioni tra le risorse: ogni oggetto descritto è relazionabile con altri oggetti, persone, enti, famiglie o temi. I media permette di integrare diversi formati digitali, tra cui immagini, video, audio, documenti e scansioni 3D (Jpeg, Tiff, Psd, Mp3, Wav, AAC, mpeg2-4, Flv, Doc, Xls, Ppt, Pdf). Tutti i media possono essere automaticamente filigranati e convertiti in formati web. E possibile eseguire ricerche all interno dei singoli documenti. Dispone inoltre di strumenti di annotazione per immagini, documenti, video e audio.

8 La georeferenziazione consente la georeferenziazione del dato con GoogleMaps oppure è possibile inserire coordinate geografiche utilizzando la banca dati Geonames Place Authority. Si possono anche importare dati geografici in formato KML (compatibile con Google Earth). Gestione back-end consente di definire profili diversi per l'accesso alla descrizione e alla consultazione delle risorse con privilegi differenziati. Inoltre permette di modificare o inserire nuovi metadati descrittivi e personalizzare l interfaccia per l inserimento dati.

9 8 I SERVIZI DI PROMEMORIA Promemoria segue i progetti di valorizzazione del patrimonio storico, sia di aziende sia di istituzioni culturali. Per il patrimonio culturale pubblico offre servizi archivistici per fondazioni ed enti pubblici, strumenti multimediali per la promozione di teatri e musei, strategie di fund-raising per istituzioni culturali, progetti digitali di interoperabilità fra biblioteche musei e archivi pubblici. In questo ambito ogni attività viene elaborata per fare della conoscenza un bene collettivo da valorizzare. Fondata nel 2011 Promemoria ha uno staff interdisciplinare di più di 20 professionisti specializzati nei diversi ambiti del management e del culture heritage, in modo da organizzare e pianificare soluzioni personalizzate per i propri partner e seguire i progetti a 360. Un network di professionisti capaci di elaborare progetti in cui il lavoro archivistico è unito alla creatività, la qualità dell informazione alla sensibilità per il design e la comunicazione, l utilizzo delle nuove tecnologie alla cura del dettaglio sempre nel rispetto dei budget e delle tempistiche. Il team di Promemoria lavora nelle sedi di Torino, Roma e Parigi. Per la gestione archivistica Promemoria propone: analisi e strutturazione ex novo di un archivio installazione di CollectiveAccess e di tutti i suoi componenti personalizzazione della scheda descrittiva sulla base della tipologia dell archivio e degli standard internazionali personalizzazione dell interfaccia web e delle modalità di ricerca migrazione dati da ogni tipo di sistema descrittivo sviluppo di moduli o funzionalità aggiuntive digitalizzazione e scanning servizio di hosting

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