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1 Circolare docenti n. 22 Circolare ATA n. 9 Caluso, 26/09/2012 Ai docenti Al personale ATA OGGETTO: Acquisti beni e servizi - Indicazioni procedurali. INDICAZIONI DI CARATTERE PROCEDURALE TIPOLOGIA DI ACQUISTO Gli acquisti, per loro natura, si dividono in ordinari e straordinari. Ordinari sono gli acquisti di beni e servizi a ricorrenza annuale nella gestione, per il normale funzionamento didattico-amministrativo. Rientrano in questa categoria: Acquisti e rinnovi di modesta entità delle attrezzature tecnico-scientifiche per laboratori e dei sussidi didattici (audiovisivi). Modesti rinnovi e completamenti di mobili e arredi. Libri, riviste, periodici e giornali tecnici e scientifici e relativi abbonamenti. Materiale di facile consumo, attrezzeria, ecc. Manutenzione delle macchine e delle attrezzature di laboratorio, officine e apparecchiature informatiche di proprietà. Manutenzione del mobilio e degli arredi. Acquisti di attrezzi ginnico-sportivi di modesto importo. Cancelleria, stampati, posta, telegrafo. Materiali di pulizia Straordinari sono gli acquisti concernenti spese di investimento per beni durevoli (di non facile consumo e deterioramento) aventi rilevante valenza economica, e quindi inventariabili. Il carattere di straordinarietà deriva dalla non necessaria ricorrenza della gestione. Sono annoverati tra gli acquisti straordinari: Mobili, arredi, macchine e strumenti dei laboratori e delle officine industriali, apparecchiature audiovisive, apparecchiature informatiche ed ogni altra attrezzatura avente le caratteristiche di rilevanza economica e di durata nel tempo. PROCEDURA PER GLI ACQUISTI La procedura per gli acquisti si sviluppa in queste fasi: Richiesta di approvvigionamento da parte del personale qualificato (responsabile di laboratorio, docente coordinatore, etc.). Da compilarsi sia per acquisti ordinari, sia per acquisti straordinari. Destinatari, albo, atti, 1 /ga

2 Da inoltrare al Dirigente Scolastico, compilata e firmata dal richiedente, in cui siano indicati i quantitativi, tutte le caratteristiche merceologiche e tecniche e ogni altro elemento caratterizzante utile a individuare con precisione il materiale occorrente. Si sottolinea l importanza di tali indicazioni, che eviteranno incomprensioni o interpretazioni errate, e che consentiranno, ove previsto, di acquisire dei preventivi equiparabili, in mancanza dei quali si dovrà necessariamente ricominciare la procedura, con la produzione di una Richiesta di approvvigionamento adeguata. Per razionalizzare gli acquisti, si invitano gli operatori scolastici a concordare coi responsabili di reparto e con i colleghi le richieste d acquisto. La presentazione della Richiesta d approvvigionamento non significa automatico acquisto. Essa sarà sottoposta a valutazioni di tipo finanziario e di merito, verificando l economicità, l utilità in rapporto ai programmi di studio, la collocazione, gli allacciamenti, le attrezzature già in dotazione. N. B. - Nel caso di acquisti straordinari è necessario allegare relazione tecnica redatta su modulo apposito, in cui devono essere evidenziati: Utilizzazione didattica: (motivazione della richiesta, in rapporto ai programmi di studio) Personale idoneo all utilizzazione: (nel caso fosse necessario personale particolarmente qualificato) Verifica idoneità di locazione: (indicare quale locale e quale parte dello stesso dovrà essere impegnata dall attrezzatura) Eventuali opere o impianti: (basamenti, supporti, collegamenti di alimentazione, ecc.) Attrezzature equipollenti e complementari già in dotazione : (indicare, anche sommariamente, le attrezzature aventi funzionalità similare a quelle richieste, nonché le attrezzature che, per funzioni e caratteristiche, sono integrative a quella proposta) Valutazione delle giacenze di magazzino. Se il materiale è disponibile in magazzino, viene consegnato al reparto richiedente, nel più breve tempo possibile, previa compilazione del buono di prelevamento o di scarico. Se il materiale non è disponibile in magazzino, si provvederà all acquisto previa verifica della disponibilità in bilancio oppure, ove necessario, a redigere la richiesta di offerta. Richiesta di offerta. La richiesta d offerta viene redatta secondo le vigenti disposizioni. Essa viene inviata alle ditte ritenute idonee alla fornitura dell oggetto dell acquisto e in possesso dei requisiti previsti dal Sistema di qualità dell Istituto. Tutto l iter procedurale relativo agli acquisti, compresa l acquisizione dei preventivi, sarà espletato dalla Presidenza, per il tramite dell Ufficio di segreteria. Gli interessati potranno comunque segnalare nominativi di ditte da interpellare, collaborando in ciò con l Ufficio stesso. Verbale di scelta. Acquisiti i preventivi, verrà predisposto il Prospetto comparativo delle offerte. Quindi, la Commissione Tecnica per gli acquisti, redigerà il Verbale di scelta, in cui verrà individuata e motivata l offerta migliore, evidenziando le caratteristiche tecniche dei materiali, il prezzo ed ogni altro elemento utile alla scelta. Come ci si rende conto, è una procedura che richiede del tempo per giungere a compimento: per questo occorre essere precisi sin dall'inizio. Ciò significa evitare che le ditte non rispondano o che producano offerte di materiali aventi caratteristiche radicalmente diverse da quelle delle altre ditte, e quindi non confrontabili. Accertamento disponibilità in bilancio. Individuato l aggregato di spesa su cui gravare l acquisto, si verifica la copertura economica. Proposta di acquisto, da parte del Dirigente Scolastico, alla Giunta Esecutiva e, dalla Giunta, al Consiglio d Istituto. Destinatari, albo, atti, 2 /ga

3 Delibera del Consiglio d Istituto. La deliberazione del Consiglio dovrà contenere l indicazione dei mezzi finanziari con cui s intendono effettuare gli acquisti, i beni da acquistare con la loro destinazione, i prezzi unitari, il prezzo complessivo (comprensivo di tasse e altre spese di corollario alla fornitura) e le voci di bilancio a cui imputare la spesa. Il Consiglio, nel deliberare la scelta del contraente, pur disponendo di una certa discrezionalità, deve comunque attenersi ai criteri di economicità e convenienza, sia in relazione al prezzo offerto sia in relazione alle altre condizioni (quali la qualità della merce, i termini di consegna, ecc.). Esecuzione della delibera da parte della Giunta Esecutiva. CALENDARIO ACQUISTI Al fine di consentire un accurato esame e di espletare l iter procedurale corrispondente, eventuali richieste devono essere presentate seguendo determinate cadenze temporali. Più precisamente, fatte salve le specifiche competenze di ciascun organo collegiale e nel rispetto della vigente normativa, al fine di razionalizzare le procedure relative agli acquisti, si dispone quanto segue: ACQUISTI ORDINARI Con lo scopo di consentire un adeguata programmazione, le richieste devono essere trasmesse al Dirigente Scolastico entro il 28 febbraio, il 30 giugno, il 30 settembre, il 31 ottobre. ACQUISTI STRAORDINARI le proposte di acquisto, formulate utilizzando l allegato modulo, devono essere presentate in Presidenza entro il 30 giugno e il 30 settembre. Tale calendario ha, ovviamente, carattere puramente indicativo e, pertanto, qualora particolari esigenze lo richiedessero, saranno apportati i necessari adattamenti. Per il conseguimento degli obiettivi enunciati, si confida nella consueta, collaborazione di tutto il personale, che in tal senso è invitato ad attenersi alle indicazioni contenute nella presente. Il Dirigente Scolastico (Prof. Gaetano ALBANESE) Allegati: a) Prospetto Richiesta di approvvigionamento b) Prospetto RELAZIONE TECNICA Destinatari, albo, atti, 3 /ga

4 AL DIRINTE SCOLASTICO Il sottoscritto docente di presso codesto Istituto richiede l acquisizione del seguente materiale: n. unità Descrizione particolareggiata in cui siano evidenziate le caratteristiche tecniche atte ad individuare con precisione il tipo di materiale richiesto, eventualmente il modello e la ditta fabbricante Utilizzazione didattica (motivazione della richiesta, in rapporto ai programmi di studio) Personale idoneo all utilizzazione (indicare anche se è necessario personale particolarmente qualificato) Struttura per locazione attrezzatura (descrivere quali locali, o parti di questi, dovranno essere impegnati per l eventuale collocazione del materiale e se sono idonei) Descrizione eventuali impianti necessari per l installazione e il funzionamento dell attrezzatura (basamenti, supporti, collegamenti di alimentazione o di scarico, ecc. ) Attrezzatura del tipo di quella richiesta eventualmente già in dotazione al reparto (quantità, descrizione sommaria, anno acquisizione, numero inventario) Data Firma N.B. Da allegare alla RICHIESTA DI APPROVVIGIONAMENTO per acquisti di beni strumentali/attrezzature.

5 RICHIESTA DI APPROVVIGIONAMENTO Richiedente Indirizzo: Data PAG. 1 descrizione unità misur a quantità note TOTALE PAGINE COMPILATE IL RICHIEDENTE QUESTA PARTE COMPETE AGLI UFFICI AMMINISTRATIVI N. (progressivo) disponibilità in bilancio Avvio procedura d acquisto data di ricezione (timbro protocollo) - riscontrata la disponibilità in bilancio: CAPITOLO si autorizza non si autorizza IL PRESIDE

6 SEGUE RICHIESTA DI APPROVVIGIONAMENTO PAG. descrizione unità misur a quantità note IL RICHIEDENTE