CAPITOLATO TECNICO 1/15

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1 CAPITOLATO TECNICO 1/15

2 Indice 1. Descrizione del servizio Attività a canone Attività ordinarie di pulizia Presidio Attività Extra-canone Processo di approvazione Orari di espletamento dei servizi Sedi di svolgimento del servizio e personale attualmente impiegato Modalità di rilevazione anomalie/ non avvenuta attività Referente/i dell appaltatore rappresentante/i dell appaltatore Referente dell Appaltatore Rappresentante dell Appaltatore Organizzazione del servizio e prescrizioni varie Monitoraggio della qualità dei servizi, SLA e penali Report di qualità Service Level Agreement Penali Allegati /15

3 1. DESCRIZIONE DEL SERVIZIO Il servizio di pulizia ed igiene ambientale per le sedi di CDP S.p.a. prevede le seguenti attività: Attività a canone: - Attività ordinarie di pulizia; - Presidio; Attività Extra-canone; - Attività di Mano d opera Integrativa (attivata a richiesta) per pulizie extra rispetto a quelle previste ordinarie; - Pulizie di Primo Ingresso; Il servizio si svolgerà nelle sedi indicate al successivo 3 e come meglio specificato nelle Schede di Consistenza relative a ciascuna sede (ALL. n. 1). Con riferimento alle attività ordinarie di pulizia, gli ambienti in cui saranno effettuati i servizi sono classificati in: Uffici, Uffici di rappresentanza, Ingressi / Hall, Aree esterne, Servizi igienici, Locali tecnici e Locali rifiuti. L Appaltatore dovrà utilizzare attrezzature elettriche (aspirapolvere, lavapavimenti, etc. etc. ) a basso consumo energetico rientrabili nella classe A e le relative emissioni sonore non dovranno superare i 70 db. In ogni caso, tutte le attrezzature/macchinari dovranno essere, comunque, in ottimo stato di conservazione. Si precisa che - sia per lo svolgimento delle attività a canone (Attività ordinarie di pulizia e Presidio) che per lo svolgimento delle Attività extra-canone (Pulizie di Primo Ingresso e Attività di mano d opera integrativa) - tutti gli oneri per la fornitura dei materiali di consumo e/o l impiego di macchinari/attrezzature, al pari di tutti gli eventuali ulteriori oneri sono a carico dell Appaltatore e si intendono, pertanto, nelle condizioni economiche offerte da quest ultimo in sede di gara. 1.1 Attività a canone Attività ordinarie di pulizia La consistenza e la frequenza nelle attività ordinarie di pulizia per la cui descrizione/specificazione si rinvia al alla Descrizione delle attività ordinarie di pulizia (ALL. n. 2) è indicata nella seguente tabella: Aree Aree Settore Attività Frequenza Uffici A-01. Pavimenti Tappeti Rivestimenti pareti spazzatura lucidatura a spray deceratura e ceratura pavimenti duri raccolta rifiuti su pavimento aspirazione a schiuma iniezione/estrazione aspirazione con spostamento arredi Annuale 3/15

4 Ascensori/montacarichi e sbarchi Scale Sale break e aree fumatori esterne, terrazzi Porte Finestre Postazioni di lavoro Mobili e pareti armadiate Raccolta rifiuti rivestimenti lavabili spazzatura pulizia sbarco ascensori pulizia superfici verticali interne ascensori spazzatura/aspirazione pavimenti pavimenti duri corrimano pulizia superfici verticali/ringhiere delle scale spazzatura e pavimenti pulizia superfici verticali svuotamento cestini aree break: pulizia distributori e arredi svuotatura e posaceneri terrazzi: detersione arredi e portavasi pulizie delle caditoie e griglie cancellatura impronte spolveratura e spolveratura scrivanie cassettiere e appendiabiti aspirazione e sedute micropulizia/disinfezione apparati detersione rivestimenti lavabili spolvero cancellatura impronte svuotamento cestini raccolta differenziata Bimestrale Bimestrale Bigiornaliera Bigiornaliera Bimestrale Bimestrale Bimensile Semestrale 4/15

5 Uffici di rappresentanza Ingressi / Hall A-02. A-03. Pavimenti Rivestimenti pareti Porte Finestre Postazioni di lavoro Mobili e pareti armadiate Raccolta rifiuti Tappeti Pavimenti Vetri sanificazione dei contenitori portarifiuti e dei locali macero spazzatura lucidatura a spray deceratura e ceratura pavimenti duri aspirazione con spostamento arredi rivestimenti lavabili cancellatura impronte spolveratura e spolveratura scrivanie cassettiere e appendiabiti aspirazione e sedute micropulizia/disinfezione apparati detersione rivestimenti lavabili spolvero cancellatura impronte svuotamento cestini raccolta differenziata sanificazione dei contenitori portarifiuti e dei locali macero raccolta rifiuti su pavimento aspirazione a schiuma iniezione/estrazione spazzatura e pavimenti lucidatura a spray deceratura e ceratura pavimenti duri vetrate fisse interne vetrate fisse esterne Bimensile Semestrale Bimestrale Bimensile Bimestrale Bimensile Bigiornaliera Bigiornaliera Annuale 5/15

6 Aree esterne Servizi igienici Locali tecnici e locali rifiuti A-04. A-05. A-06. cancellatura impronte superfici vetrate ed infissi delle finestre Tornelli spolveratura e Bigiornaliera spazzatura e pavimenti Pavimenti e scale spazzatura e scala antincendio lucidatura targhe esterne e portoni Ringhiere finestre raccolta dei rifiuti e spolveratura a fondo sanitari Sanitari specchi ripasso intervallo Gestione accessori (inclusa gestione e manutenzione) ripristino prodotti di consumo Bigiornaliera Pavimenti raccolta rifiuti su pavimento Bigiornaliera Bigiornaliera superfici verticali Ambienti Deodorazione programmata sanificazione locali spazzatura pavimenti Locali tecnici pavimenti spolveratura ambienti spazzatura pavimenti Locali rifiuti pavimenti spolveratura ambienti Le attività su aree/superfici esterne saranno svolte compatibilmente con le condizioni meteorologiche. Contestualmente all esecuzione di qualsiasi operazione di della pavimentazione, il personale dell Appaltatore dovrà provvedere a segnalare l area interessata con appositi cartelli (per esempio il pericolo di scivolamento). L Appaltatore dovrà provvedere anche alla fornitura ed al reintegro del materiale igienico-sanitario (di consumo) occorrente quale: asciugamani, carta igienica, sapone per dispenser, cartucce igienizzanti, copriwater, sacchetti igienici per signora, ecc. Al fine di fornire elementi utili alla quotazione dell incidenza all interno del corrispettivo, nelle Schede di Consistenza relative a ciascuna sede (ALL. n. 1) è specificato anche il numero di occupanti per ciascuna sede. Per quanto attiene alle attività periodiche da effettuarsi sulle postazioni di lavoro (per esempio: vetrate, moquette, micropulizia PC), le relative date di svolgimento dovranno essere previamente concordate con la Committente che, a sua volta, provvederà, in tempo utile, a segnalare agli utenti la data di prevista esecuzione delle attività. Al termine dei lavori, l Appaltatore provvederà a segnalare alla Committente l avvenuta esecuzione delle prestazioni. Tra le prestazioni oggetto del servizio è inclusa la raccolta differenziata dei rifiuti nel rispetto di quanto previsto dai Regolamenti Comunali in vigore in relazione a ciascun sito. 6/15

7 Per la raccolta differenziata di rifiuti vari (carta, vetro-lattine-plastica, toner esausti, batterie esauste, etc.), l Appaltatore dovrà posizionare, nei luoghi indicati dalla Committente, appositi contenitori forniti dalla stessa Committente (i cd. ecobox ). L'Appaltatore è produttore/detentore dei rifiuti derivanti dall'attività di pulizia e raccolta. Lo stesso, quindi, dovrà provvedere: i) per quanto attiene al contenuto dei cestini e degli eco-box, al conferimento negli appositi cassonetti dedicati dall Ente Comunale alla raccolta differenziata, rispettando la destinazione dello specifico rifiuto; ii) per quanto attiene gli altri rifiuti, al conferimento tramite società di trasporto autorizzata nonché soggetti smaltitori autorizzati; in tal caso, resta l'obbligo in capo all'appaltatore di comunicare alla Committente, se richiesto, il nominativo dei trasportatori e i dati dell'impianto di conferimento Presidio Nell ambito delle attività a canone, rientra anche il cd. Presidio (consistente nella presenza fissa e continuativa di personale di pulizia a disposizione della Committente) da assicurarsi in alcune delle sedi di cui al successivo 3, come da miglior specifica contenuta nelle Schede di Consistenza (ALL. n. 1) e salvo ogni diversa eventuale indicazione della Committente stessa. A mero titolo esemplificativo e non esaustivo, rientrano tra le attività richiedibili al personale preposto al Presidio: il ripasso continuativo dei servizi igienici, la predisposizione delle sale riunioni (pulizia, posizionamento di bottigliette d acqua e bicchieri di plastica, etc. etc.). Per quanto attiene la sede di Roma - via Alessandria, trattandosi di un appartamento ad uso foresteria, sono previste solo attività da svolgersi dal personale di presidio e riguardanti la pulizia dei locali (pavimenti, mobili, sanitari, maioliche; riassetto generale delle camere da letto; delle stoviglie; della biancheria domestica con l'utilizzo della lavatrice presente nella sede). 1.2 Attività Extra-canone La Committente si riserva la facoltà di richiedere attività di pulizia extra rispetto a quelle previste tra le attività ordinarie di cui al precedente 1.1 ossia resesi necessarie al ricorrere di situazioni contingenti. Tra le attività extra canone, rientra anche il servizio di Pulizie di Primo Ingresso che comprende tutte quelle attività atte a rendere idonee ed agibili, dal punto di vista della sanificazione ambientale, le aree dei fabbricati di nuova costruzione, ristrutturazione o inutilizzate da tempo. Le attività extra canone non possono essere eseguite dal personale di presidio e, pertanto, saranno compensate in base alle ore effettivamente lavorate applicando, alle tariffe di cui allo Elenco Prezzi Listino C Attività extra canone - Attività di manodopera integrativa (ALL. n. 3), il ribasso offerto in gara dall Appaltatore; per le sole Pulizie di Primo Ingresso, le medesime verranno, invece, contabilizzate in base alle tariffe di cui allo Elenco Prezzi Listino C1 Attività extra canone - Pulizie di primo Ingresso Processo di approvazione Con riferimento alle Attività Extra-canone eventualmente richieste, verrà adottata la seguente modalità operativa: a) invio della richiesta scritta dalla Committente all Appaltatore, con specifica indicazione: i) della prestazione richiesta; ii) delle relative tempistiche di attuazione; iii) delle risorse stimate e del conseguente corrispettivo da riconoscersi all Appaltatore; b) redazione da parte dell Appaltatore di un preventivo dettagliato sulla base dei Listini contrattuali o conferma della stima effettuata dalla Committente; c) invio del preventivo o della conferma della stima effettuata dalla Committente al Referente di CDP entro 8 ore lavorative dalla data di ricezione della richiesta della Committente; d) formale autorizzazione a procedere da parte del Referente di CDP (non verbale: fax e/o o, comunque, un atto 7/15

8 scritto); e) invio al Referente di CDP di apposita comunicazione al termine dell intervento. 2. ORARI DI ESPLETAMENTO DEI SERVIZI Salvo diverse indicazioni della Committente: i) le attività a canone ad eccezione di quelle di Presidio dovranno essere effettuate secondo la seguente cadenza temporale: - dal lunedì al venerdì, dalle ore 5.00 alle ore nonché dalle ore alle ore nonché dalle ore alle ore Dalle ore alle ore i servizi di pulizia riguarderanno solo i servizi igienici e le aree break; - il sabato, dalle ore 5.00 alle ore Per quanto attiene il Presidio, si rinvia agli orari di cui alle Schede di consistenza di ciascuna sede (cfr. ALL. n. 1). Eventuali deroghe agli orari dovranno essere concordate con il Referente di sito della Committente. ii) tutte le attività extra canone dovranno, invece, essere garantite senza alcuna limitazione di orario; dette attività potranno svolgersi anche il sabato e/o nei giorni festivi nonché in orario notturno. 3. SEDI DI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO E PERSONALE ATTUALMENTE IMPIEGATO Al momento di indizione della presente procedura e salvo quanto precisato nel prosieguo, le sedi di svolgimento delle prestazioni sono le seguenti: a) Roma Goito; b) Roma Montesacro; c) Roma Alessandria; d) Caserta Casagiove. In ogni caso, detta elencazione è puramente indicativa, non limitativa, né esaustiva potendo, pertanto, subire variazioni in aumento o difetto durante tutta la validità del contratto senza che questo costituisca variazione del contratto stesso. Gli importi utilizzati per la contabilizzazione delle attività sono riportati nell Elenco Prezzi (cfr. ALL. n. 3) a cui verrà applicato il ribasso offerto in gara dall Appaltatore. 4. MODALITÀ DI RILEVAZIONE ANOMALIE/ NON AVVENUTA ATTIVITÀ Se necessario, al termine di ogni giornata lavorativa, il personale di piano/area dell Appaltatore dovrà eventualmente compilare e consegnare al Referente di sito della Committente il modulo denominato: Scheda di segnalazione anomalie (di seguito riportato) allo scopo di segnalare le anomalie riscontrate negli ambienti durante lo svolgimento del proprio lavoro. 8/15

9 Analogamente, dovrà procedersi con riferimento al modulo denominato: Scheda di segnalazione non avvenuta attività, di seguito riportato, per segnalare gli uffici e/o le postazioni di lavoro che non sono state pulite per cause non imputabili all Appaltatore. 9/15

10 5. REFERENTE/I DELL APPALTATORE RAPPRESENTANTE/I DELL APPALTATORE 5.1 Referente dell Appaltatore L Appaltatore nominerà uno o più referenti del servizio (di seguito, singolarmente: Referente dell Appaltatore o, per brevità, Referente ) che dovranno garantire la corretta esecuzione delle prestazioni. 10/15

11 Con riferimento alla sede di Roma - Goito, l Appaltatore dovrà nominare uno (o più) Referenti specifici, che dovrà/anno erogare un servizio continuativo di coordinamento delle risorse operanti ed essere reperibile/i presso le sedi in questione per almeno 8 ore al giorno dal lunedì al venerdì, senza turnazione. In particolare, il Referente riceverà tutte le comunicazioni e le eventuali segnalazioni di problematiche da parte di CDP, implementando le opportune soluzioni operative. Il Referente dell Appaltatore sarà responsabile: della gestione dei rapporti con la Committente; dell organizzazione dell erogazione dei servizi in conformità con le specifiche richieste e nel rispetto dei livelli di servizio definiti; del coordinamento di tutte le attività contrattualmente previste; dell attuazione delle richieste di modifica dei servizi prestati; del monitoraggio periodico della qualità del servizio erogato. Tutte le comunicazioni e contestazioni di inadempienze (anche telefoniche) fatte in contraddittorio con il Referente dovrà intendersi rese direttamente all Appaltatore. 5.2 Rappresentante dell Appaltatore L Appaltatore dovrà, altresì, nominare uno (o più) rappresentanti (di seguito, singolarmente: Rappresentanti dell Appaltatore o, per brevità, Rappresentanti ) con potere di discutere ogni problematica con la Committente e concordare le eventuali soluzioni, assumendo i conseguenti impegni. Il Rappresentante dovrà: essere disponibile a recarsi, su richiesta della Committente, nel sito in cui vengono espletati i servizi; essere dotato di telefono cellulare il cui numero dovrà essere comunicato al Referente della Committente; costituire l'interfaccia della Committente per la gestione delle attività contrattuali a carattere straordinario e/o aventi maggiore criticità; essere in grado ad impegnare formalmente l Appaltatore nei confronti della Committente. 6. ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO E PRESCRIZIONI VARIE Il personale adibito al servizio deve essere a conoscenza delle modalità di espletamento dello stesso e dovrà essere consapevole dell ambiente in cui è chiamato ad operare. L Appaltatore deve incaricare del servizio persone di provata capacità, onestà e moralità e in grado di mantenere un contegno decoroso ed irreprensibile, riservato, corretto e disponibile alla collaborazione con il personale della Committente. Il personale dell Appaltatore è tenuto a mantenere il segreto su fatti e circostanze di cui venga a conoscenza nell espletamento dei propri compiti. E facoltà della Committente chiedere all'appaltatore la sostituzione del personale che, a giudizio insindacabile della stessa, abbia tenuto un comportamento non consono all ambiente di lavoro (quale, ad. es., un uso inappropriato del cellulare cfr. infra). In tal caso, l Appaltatore dovrà provvedere alla sostituzione del personale in questione entro e non oltre il termine di cui al relativo SLA di cui al successivo /15

12 Il personale dell Appaltatore deve presentarsi in servizio in divisa da lavoro. Ogni operatore deve portare sulla divisa il cartellino di riconoscimento, corredato di fotografia del dipendente formato tessera, contenente informazioni relative alla ditta di appartenenza, il proprio nominativo e numero di matricola. L uso del telefono cellulare personale durante l orario di lavoro non è di norma consentito. Sarà tollerato esclusivamente in casi di comprovata necessità ed emergenza. In ogni caso, il cellulare deve restare in modalità silenziosa. In caso di ingiustificata violazione di quanto sopra, la Committente si riserva la facoltà di chiedere la sostituzione del personale coinvolto. Per l esecuzione dei Servizi, con particolare riferimento a quelli richiesti con continuità nel tempo, l Appaltatore dovrà provvedere alla rotazione del personale: in particolare, mensilmente, almeno il 10% degli addetti coinvolti nelle attività dovrà essere adibito ad aree/piani differenti. Il programma di rotazione deve essere presentato al Referente di sito della Committente e da quest ultimo preventivamente approvato. I prodotti utilizzati dall Appaltatore dovranno essere accompagnati, ove applicabile, dalla relativa "scheda di sicurezza in 16 punti" che dovrà essere consegnata alla Committente prima dell utilizzo e/o della consegna; resta in ogni caso inteso che una copia della scheda di sicurezza in 16 punti dovrà essere custodita nei luoghi di deposito dei prodotti. 7. MONITORAGGIO DELLA QUALITÀ DEI SERVIZI, SLA E PENALI 7.1 Report di qualità Costituirà obbligo dell Appaltatore inviare alla Committente, un report ( Report di qualità ) in formato elettronico con cadenza mensile - entro il giorno 10 (dieci) di ciascun mese successivo a quello cui detto report si riferisce - contenente informazioni relative ai parametri indicati nella tabella seguente. SLA Tempo di sostituzione del personale dell Appaltatore Monte ore per le attività ordinarie Attività programmate previste dal piano di pulizie di cui al precedente Contenuti del report di qualità data di richiesta di sostituzione da parte della Committente; data di presa servizio del nuovo addetto proposto dall Appaltatore. con riferimento alle attività ordinarie - per ogni sede e per ogni giorno: l orario di ingresso e di uscita, il livello ed il monte ore giornaliero per ogni risorsa impiegata unitamente ad un riepilogo mensile, suddiviso per sede e livello; con riferimento al Presidio - per ogni sede e per ogni giorno: l orario di ingresso e di uscita di ogni risorsa impiegata unitamente ad un riepilogo mensile, suddiviso per sede e livello; con riferimento alle attività extra-canone eventualmente richieste dalla Committente - per ogni giorno: l orario di ingresso e di uscita e l attività effettuata da ogni risorsa impiegata unitamente ad un riepilogo mensile, suddiviso per sede e livello. attività non giornaliere effettuate, specificando - con riferimento a ciascuna sede - la frequenza ed il giorno di relativa esecuzione. Tabella 1 Contenuto del report di qualità 12/15

13 7.2 Service Level Agreement Nel presente paragrafo (cfr. tabella seguente), sono definiti i parametri di SLA (Service Level Agreement) che l Appaltatore dovrà rispettare nell ambito dell erogazione dei servizi richiesti. Per ciascuno di tali parametri è stabilito un valore target (nel seguito: "SLA Target") al superamento del quale scatta il meccanismo di applicazione delle penali secondo le modalità previste nel successivo 7.3. Il Concorrente, per alcuni dei parametri di SLA (specificati nell'ultima colonna della tabella che segue), ha facoltà di proporre nell Offerta Tecnica dei valori migliorativi rispetto a quelli minimi di cui allo SLA target; in caso di aggiudicazione, i valori migliorativi offerti costituiranno il nuovo SLA target. Parametro di SLA SLA target Attribuzione di punteggio in caso di miglioramento dello SLA Target in fase di Offerta Tempo di sostituzione del personale dell Appaltatore È definito come il tempo, misurato in giorni solari, che intercorre fra la data di richiesta, avanzata dalla Committente, di sostituzione di un membro del personale dell Appaltatore addetto all erogazione dei servizi e la data di presa servizio del nuovo addetto. Tempo di intervento in modalità Presidio È definito come il tempo, misurato in minuti lavorativi, che intercorre fra l istante di richiesta di servizio in modalità presidio (ricezione della Richiesta di servizio ordinaria da parte dell Appaltatore) e l istante di disponibilità del personale preposto. Tempo di intervento in modalità a richiesta (par ) È definito come il tempo, misurato in ore lavorative, che intercorre fra l istante di inizio del servizio previsto dalla Committente e l effettivo inizio del servizio. Tempo di conclusione di un intervento a richiesta (par ) È definito come il tempo, misurato in ore lavorative, che intercorre fra il termine previsto dalla Committente e l effettivo termine del servizio. 30 (trenta) giorni solari No 20 (venti) minuti No Tempistica specificata nella richiesta della Committente Tempistica specificata nella richiesta della Committente No No 13/15

14 Parametro di SLA SLA target Attribuzione di punteggio in caso di miglioramento dello SLA target in fase di Offerta Rispetto del monte ore di cui all Offerta Tecnico - Quantitativa È definito come il monte ore erogato nel mese (verificabile attraverso i dati riportati nel report consegnato entro il 10 giorno del mese successivo al mese di riferimento) confrontato con il monte ore offerto dall Appaltatore. Rispetto delle attività ordinarie di cui all offerta tecnica qualitativa È definito come il rispetto nella modalità/frequenza di esecuzione delle attività ordinarie (di base d asta o migliorative). Data di consegna del report di qualità di cui al 7.1 È definita come la data in cui la Committente riceve il report di qualità redatto dall Appaltatore. Rispetto della data di consegna del preventivo di cui al precedente È definito come il tempo, misurato in ore lavorative, che intercorre fra l istante di ricezione da parte dell Appaltatore della richiesta di preventivo e l istante di trasmissione alla Committente del preventivo medesimo. Tabella 2 - Parametri di SLA 100 % Si 100 % No giorno 10 (dieci) di ogni mese entro 8 ore lavorative dalla data di ricezione della richiesta della Committente No No 7.3 Penali In caso di mancato rispetto degli SLA Target di cui al paragrafo precedente, l'appaltatore sarà tenuto a corrispondere alla Committente le penali indicate nella tabella seguente, fatto salvo in ogni caso il risarcimento dell'eventuale maggior danno: Parametro di SLA Tempo di sostituzione del personale dell Appaltatore Tempo di intervento in modalità presidio Tempo di intervento in modalità a richiesta Tempo di evasione di un intervento a richiesta Rispetto del monte ore per le attività ordinarie Importo della penale Per ciascuna richiesta di sostituzione, 100 (cento) per ciascun giorno solare di ritardo rispetto al valore definito dallo SLA target 50 (cinquanta) ogni trenta minuti lavorativi di ritardo rispetto al valore definito dallo SLA target 100 (cento) per ciascuna ora lavorativa di ritardo rispetto al valore definito dallo SLA target 200 (duecento) per ciascuna ora lavorativa di ritardo rispetto al valore definito dallo SLA target 30 (trenta) (indipendentemente dal livello) per ciascuna ora in diminuzione 14/15

15 rispetto al monte ore definito dallo SLA target Rispetto delle attività previste nelle operazioni ordinarie Data di consegna del Report di qualità di cui al 7.1 Rispetto della tempistica di consegna del preventivo di cui al (cinquecento) per ciascuna attività non eseguita 50 (cinquanta) per ciascun giorno lavorativo di ritardo rispetto al valore definito dallo SLA target 100 (cento) ogni 8 ore lavorative di ritardo rispetto al valore definito dallo SLA target Tabella 3 Penali 8. ALLEGATI Sono allegati al presente Capitolato, costituendone parte integrante e sostanziale, i seguenti documenti: ALLEGATO 1) - Schede di Consistenza relative alle sedi di Roma e Caserta; ALLEGATO 2) - Descrizione delle attività ordinarie di pulizia; ALLEGATO 3) - Elenco Prezzi. 15/15

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