Le indicazioni obbligatorie negli atti, nella corrispondenza e nei siti web delle società

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1 CIRCOLARE N. 2 DEL 29 GENNAIO 2010 DIRITTO SOCIETARIO Le indicazioni obbligatorie negli atti, nella corrispondenza e nei siti web delle società

2 ABSTRACT Questa circolare illustra le novità introdotte con la legge comunitaria del 2008 per le società in tema di obblighi informativi negli atti, nella corrispondenza e nei siti web, in attuazione dei principi della direttiva 2003/58/CE. Le nuove disposizioni modificano le norme del codice civile sulla materia, per estendere gli obblighi informativi alle comunicazioni in via telematica e ai siti web delle società. La novità più rilevante è rappresentata dalla espressa previsione di una sanzione amministrativa pecuniaria, nel caso di mancato rispetto degli obblighi informativi su atti, corrispondenza e siti web. Alla luce dei nuovi principi va dunque analizzata la nozione di atti e corrispondenza della società, rivista, in particolare, con riguardo alle attuali forme di comunicazione commerciale on-line. Gli obblighi riguardano anche le comunicazioni di posta elettronica verso terzi. La circolare illustra infine gli obblighi pubblicitari sul sito web delle società. PROVVEDIMENTI COMMENTATI Articolo 42 della legge 7 luglio 2009, n. 88 (Legge comunitaria 2008) Art c.c. Art c.c. 2

3 INDICE Introduzione p Gli obblighi di indicazione dell articolo 2250 c.c. p La nozione di atto e corrispondenza p Gli obblighi pubblicitari sul sito web p. 8 3

4 Introduzione L articolo 42 della legge comunitaria , in attuazione della direttiva 2003/58/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 15 luglio 2003, ha modificato gli articoli 2250 e 2630 del codice civile che contemplano rispettivamente l obbligo per le società di fornire, negli atti e nella corrispondenza, una serie di informazioni e le sanzioni per i casi in cui si ometta di eseguire denunce, comunicazioni o depositi. Per poter correttamente inquadrare le novità introdotte all articolo 2250 c.c. in materia di obblighi pubblicitari delle società è necessario collocare questa disciplina nel contesto comunitario di riferimento. La direttiva 68/151/CEE (cd. Prima direttiva societaria), nell armonizzare le legislazioni di diritto delle società 2 degli Stati membri relativamente al regime pubblicitario di determinati atti sociali, aveva previsto (articolo 4) che la corrispondenza e gli ordinativi delle società indicassero: l ufficio del registro pubblicitario e il numero di iscrizione; il tipo di società, la sede sociale e lo stato di liquidazione. La direttiva 2003/58/CE, sulla scorta delle raccomandazioni del Gruppo di lavoro nell ambito del processo di semplificazione della legislazione relativa al mercato interno (SLIM), ha aggiornato la predetta direttiva 68/151/CEE relativamente agli obblighi pubblicitari che gravano sulle società, sostituendo l articolo 4 3. Due sono le innovazioni più rilevanti della nuova formulazione. La prima novità è quella di aver precisato che l obbligo di fornire determinate informazioni riguarda la corrispondenza e gli ordinativi, sia in forma cartacea sia in altro formato. La relazione alla proposta di direttiva illustra la modifica affermando che: Il paragrafo modifica l articolo 4 della prima direttiva, che specifica le informazioni da indicarsi nella corrispondenza e negli ordinativi delle società, affinché sia chiaro che la disposizione si applica a tutta la corrispondenza e agli ordinativi, sia su supporto cartaceo che in qualsiasi altra forma (ad esempio: fax, posta elettronica, internet ). La seconda novità è quella di aver esteso ai siti web delle società l obbligo di fornire le informazioni. Secondo la relazione non è opportuno obbligare tutte le società ad avere un sito web, ma nel caso in cui la società abbia un sito esso deve fornire le stesse informazioni minime indicate nella corrispondenza e negli ordinativi delle società. 1 Legge 7 luglio 2009, n Nel nostro ordinamento le misure di coordinamento riguardano le società di capitali (società per azioni, in accomandita per azioni e a responsabilità limitata). 3 Cfr. articolo 1, paragrafo 5, della direttiva 2003/58/CE. 4

5 Questi obblighi vengono rafforzati dalla modifica anche dell articolo 6 della direttiva, con cui si prevede che gli Stati membri devono stabilire adeguate sanzioni per i casi di mancanza delle indicazioni obbligatorie nei documenti commerciali e nei siti web. È da segnalare che la direttiva 68/151/CEE è stata ora abrogata e sostituita dalla direttiva 2009/101/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 16 settembre Quest ultima direttiva, che rappresenta la versione codificata della precedente (cioè la versione che consolida in un unico testo la direttiva con le modifiche intervenute successivamente), senza modificarne il contenuto, ha disposto una nuova numerazione delle varie disposizioni. In particolare le previsioni relative alle informazioni da fornire sugli atti, la corrispondenza e il sito web sono contenute ora nell articolo 5; quelle relative alle sanzioni nell articolo Gli obblighi di indicazione dell articolo 2250 c.c. L articolo 4 della direttiva 68/151/CEE (ora articolo 5 della direttiva 2009/101/CE) era stato recepito nell articolo 2250 del codice civile, che stabilisce l obbligo per le società di fornire determinate informazioni negli atti e nella corrispondenza. Le società soggette all obbligo di iscrizione nel registro delle imprese devono indicare la loro sede, l ufficio del registro delle imprese presso il quale esse sono iscritte 5 nonché, nel caso in cui si sia verificata una causa di scioglimento, il fatto di trovarsi in uno stato di liquidazione. Le società per azioni, le società in accomandita per azioni e le società a responsabilità limitata devono indicare il capitale sociale effettivamente versato e nella misura esistente in base all ultimo bilancio. Le società per azioni e le società a responsabilità limitata che presentino un unico socio devono indicare questa situazione. Il quadro degli obblighi informativi si completa con le disposizioni in materia di direzione e coordinamento. Secondo l articolo 2497 bis del codice civile, infatti, la società deve indicare la società o l ente alla cui attività di direzione e coordinamento essa è soggetta negli atti e nella corrispondenza, nonché mediante iscrizione presso il registro delle imprese. 4 Essa è stata pubblicata sulla Gazzetta ufficiale dell Unione europea del 1 ottobre Questo obbligo sussiste per ogni imprenditore commerciale soggetto all iscrizione nel registro delle imprese, in base all art c.c.. 5

6 L articolo 42 della legge comunitaria 2008, in attuazione dei nuovi principi comunitari, ha modificato l articolo 2250 c.c. imponendo ora che non solo gli atti e la corrispondenza, ma anche lo spazio elettronico destinato alla comunicazione collegato ad una rete telematica ad accesso pubblico riportino le informazioni sopra indicate. L articolo 2250 c.c. è stato modificato anche sotto un diverso profilo, che attiene propriamente al regime pubblicitario del registro delle imprese. Si prevede che gli atti delle società per azioni, delle società in accomandita per azioni e delle società a responsabilità limitata, da pubblicare nel registro delle imprese, possono essere pubblicati anche in un altra lingua ufficiale delle Comunità europee, con traduzione giurata di un esperto, in un apposita sezione del registro (attuazione del nuovo articolo 3 bis della direttiva 68/151/CEE, ora articolo 4 della direttiva 2009/101/CE). In caso di discordanza con gli atti pubblicati in lingua italiana, quelli pubblicati in altra lingua non possono essere opposti a terzi, ma questi possono avvalersene, salvo che la società dimostri che essi erano a conoscenza della loro versione in lingua italiana. La violazione dell obbligo di fornire le informazioni sopra indicate è punito con un apposita sanzione. L articolo 2630 c.c. commina infatti una sanzione amministrativa pecuniaria da 206 euro a euro a chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite nella società, omette di assolvere ai predetti obblighi La nozione di atto e corrispondenza La prima questione applicativa che si pone riguarda la nozione di atto e corrispondenza della società, alla luce delle forme nuove che ha assunto la comunicazione commerciale. La questione si pone in particolare per i messaggi di posta elettronica. La soluzione del problema passa dal principio per cui le norme nazionali di diritto societario che costituiscono attuazione di direttive comunitarie non possono che essere interpretate conformemente ai principi comunitari di riferimento. 6 Il profilo sanzionatorio della disciplina in esame ha presentato nel tempo una serie di oscillazioni. La violazione dell obbligo era originariamente sanzionata penalmente dall articolo 2627 del codice civile che prevedeva l irrogazione di un ammenda. A seguito della depenalizzazione realizzata con la legge 24 dicembre 1975, n. 706 all ammenda si è sostituita una sanzione amministrativa pecuniaria. Con la riforma degli illeciti penali e amministrativi riguardanti le società commerciali disposta dal decreto legislativo 11 aprile 2002, n. 61 la fattispecie punitiva è stata abrogata. La nuova disciplina reintroduce quindi nuovamente una norma sanzionatoria in materia. 6

7 Considerati i principi comunitari sopra illustrati, in base ai quali le modifiche alla direttiva si giustificano proprio al fine di chiarire che la norma comprende ogni tipo di atto o corrispondenza della società, tanto se trasmessi su carta quanto se trasmessi in via informatica (posta elettronica o internet), non possono esservi dubbi in ordine al fatto che i messaggi di posta elettronica rientrano nella disciplina. Quello che si deve però sottolineare è che la ratio della disciplina è quella di soddisfare le esigenze informative dei terzi interessati che entrano in contatto con la società. Dove questo contatto con i terzi non esiste, si è fuori dell ambito di applicazione della disciplina (cioè dell obbligo e della sanzione). Si pensi ad esempio alle comunicazioni che si veicolano attraverso sistemi di reti chiuse (intranet), tra diversi settori della società, oppure nel caso in cui le comunicazioni avvengono verso soggetti esterni che comunque appartengano al medesimo gruppo, i quali possono già conoscere le informazioni e non hanno un interesse specifico a conoscere i dati informativi in questione. La presenza, oggi, di una sanzione per le mancate informazioni su atti e corrispondenza rende importante circoscrivere con maggior precisione la nozione stessa di atti e corrispondenza della società. In dottrina sono presenti due filoni interpretativi della nozione. C è chi ne accoglie un accezione ampia e omnicomprensiva, distinguendo tra corrispondenza, intesa come ogni comunicazione scritta indirizzata dalla società ad un destinatario determinato e atti, intesi come documenti scritti che promanano dalla società 7. Secondo altra opinione il concetto di corrispondenza può essere inteso in modo più ristretto e non comprendere ad esempio la brochure pubblicitaria 8. L interpretazione più condivisibile della nozione di atti e corrispondenza dovrebbe tenere conto della finalità della disposizione che, come detto, è quella di assicurare ai terzi che entrano in contatto con la società le informazioni rilevanti su di essa. In tale ottica si dovrebbero comprendere tutti gli atti e la corrispondenza della società, in formato cartaceo o telematico, destinati ad essere recapitati a terzi 9. Significativo in 7 P. Abbadessa, Le disposizioni generali sulla società, in Rescigno (diretto da), Trattato di diritto privato, 1 ed., Torino, 1985, vol. 16, Tomo II, 43; A. Bertolotti, Le disposizioni generali sulla società, in Rescigno (diretto da), Trattato di diritto privato, 2 ed., Torino, 2008, vol. 16, Tomo I, Una dottrina pone bene in luce la necessità di interpretare queste nozioni in modo ristretto (cfr. S. Spolidoro, Indicazione obbligatoria del capitale negli atti e nella corrispondenza, in Giur. Comm. 1989, I, 313). 9 Una dottrina parla chiaramente di scritture destinate ad essere recapitate (cfr. L. Conti, Disposizioni penali in materia di società e consorzi, in Commentario del codice civile Scialoja Branca, 1988, Bologna, 7

8 questo senso è la previsione comunitaria che parla di ordinativi e corrispondenza e mette in evidenza la finalità commerciale del documento e lo scambio d informazioni e contenuti ad esso sotteso. Non dovrebbero rientrare in tale categoria quelle forme di comunicazione che si rivolgono ad un ambito indistinto di soggetti (si pensi alla cartellonistica pubblicitaria), i quali potrebbero accedere a maggiori informazioni sulla società entrando in contatto diretto e più specifico con essa. 3. Gli obblighi pubblicitari sul sito web L obbligo di fornire le informazioni sopra indicate deve essere assolto anche nel caso in cui la società disponga di uno spazio elettronico destinato alla comunicazione collegato ad una rete telematica ad accesso pubblico. Il legislatore italiano individua con questa formula il canale di comunicazione che il legislatore comunitario qualifica in termini più semplici con la dizione di sito web. Al riguardo è da sottolineare che la norma non impone alle società di dotarsi di un sito web, ma si limita a prevedere che, nel caso in cui le società abbiano un sito, esso deve riportare le informazioni indicate dall articolo 2250 c.c.. È da sottolineare che, nel caso in cui la società fornisca servizi della società dell informazione disciplinati dal decreto legislativo 9 aprile 2003, n , il sito web deve contenere anche le informazioni previste dall articolo 7 del decreto ). 10 Questo decreto attua nel nostro ordinamento la cd. direttiva sul commercio elettronico (direttiva 2000/31/ CE del Parlamento europeo e del Consiglio dell 8 giugno 2000). 11 Secondo l articolo 7 del decreto legislativo n. 70/2003 il prestatore di servizi della società dell informazione, in aggiunta agli obblighi informativi per specifici beni e servizi, deve rendere facilmente accessibili al soggetto che utilizza un servizio della società dell informazione un complesso ordine di informazioni. In particolare: a) il nome, la denominazione o la ragione sociale; b) il domicilio o la sede legale; c) gli estremi che permettono di contattare rapidamente il prestatore e di comunicare direttamente ed efficacemente con lo stesso, compreso l indirizzo di posta elettronica; d) il numero di iscrizione al repertorio delle attività economiche o al registro delle imprese; e) gli elementi di individuazione nonché gli estremi della competente autorità di vigilanza qualora un attività sia soggetta a concessione, licenza o autorizzazione; f) il numero della partita IVA; g) l indicazione chiara ed inequivocabile dei prezzi e delle tariffe dei servizi della società dell informazione forniti evidenziando se comprendono le imposte, i costi di consegna ed altri elementi aggiuntivi da specificare; h) l indicazione delle attività consentite al consumatore e al destinatario del servizio e gli estremi del contratto qualora un attività sia soggetta ad autorizzazione o l oggetto della prestazione sia fornito sulla base di un contratto di licenza d uso. 8

9 Le informazioni richieste possono essere rese pubbliche attraverso il loro inserimento diretto sull Home Page del sito o anche attraverso un collegamento ipertestuale ad altre pagine web. Le informazioni da riportare sul sito web, seguendo un interpretazione letterale della norma, sono solo quelle indicate dall articolo 2250 c.c.. In tale ambito non rientra l indicazione della società o ente che esercita la direzione e coordinamento (quest obbligo è infatti contenuto nell articolo 2497 bis del codice civile). Tuttavia, è da ritenere che l art bis c.c. abbia integrato, sotto un profilo sostanziale, lo statuto informativo dell articolo 2250 c.c., ampliando l ambito delle informazioni obbligatorie da fornire negli atti e nella corrispondenza della società. Di conseguenza è opportuno che la società indichi nel sito web anche il soggetto che esercita direzione e coordinamento. Il Direttore Generale Micossi 9

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